Informe especial n° 23/98 sobre las medidas de información y comunicación a cargo de la Comisión, acompañado de las respuestas de la Comisión (para la elaboración de un informe con arreglo al párrafo segundo del apartado 4 del artículo 188 C del Tratado CE) Diario Oficial n° C 393 de 16/12/1998 p. 0047 - 0064 INFORME ESPECIAL N° 23/98 sobre las medidas de información y comunicación a cargo de la Comisión, acompañado de las respuestas de la Comisión (para la elaboración de un informe con arreglo al párrafo segundo del apartado 4 del artículo 188 C del Tratado CE) (98/C 393/03) INTRODUCCIÓN 1.
La auditoría analizó las actividades permanentes de información y comunicación (B3-3 0 0 «Acciones generales de información y comunicación sobre la Unión Europea», B3-3 0 1 «Difusión de información» y B3-3 0 2 «Programas de información hacia terceros países») y las medidas de información específicas (B3-3 0 6: Programa Prince «Acciones informativas sobre políticas específicas»). Las actividades permanentes de información y comunicación incluyen información sobre actividades de la Unión Europea encaminadas a proporcionar al ciudadano europeo información acerca de cuestiones de interés general sobre Europa.
Las medidas de información específicas o prioritarias se ocupan de políticas comunitarias específicas sobre temas concretos («Ciudadanos de Europa», Euro, «Construyamos juntos Europa»). De la gestión de dichas actividades y medidas se ocupa la DG X. Asimismo, la DG X asume la responsabilidad general de la coordinación interna de las actividades de información y comunicación. 2. Las actividades permanentes de información y comunicación se dividen en: a) Acciones generales de información y comunicación sobre la Unión Europea (B3-3 0 0) Estas medidas abarcan las actividades de información y las operaciones a escala europea que ha de llevar a cabo la Comisión Europea en asociación con las demás instituciones europeas y que han sido diseñadas para proporcionar a los ciudadanos europeos información sobre Europa.
Las unidades de gestión que intervienen en el desarrollo de los proyectos pertenecen a la DG X y de su puesta en práctica descentralizada se encargan en parte las Oficinas de la Comisión en los Estados miembros. b) Difusión de la información (B3-3 0 1) Esta medida se ocupa principalmente de la financiación de actividades permanentes de información a través de acuerdos específicos con cuatro tipos de redes: i) puntos de información europeos (PIE) (1); ii) centros rurales de información y promoción (CRIP) (2); iii) foros urbanos (FU) (3); iv) centros de información europea (CIE) (4). c) Programas de información hacia terceros países (B3-3 0 2) Esta medida se ocupa de la financiación de proyectos diseñados para promover la imagen de la Comunidad entre las varias audiencias estratégicas y los distintos líderes de opinión (centros universitarios, cámaras de comercio e industria, sindicatos, organizaciones profesionales y de trabajadores) destinatarios de países no miembros de la Unión Europea.
La DG X/B/2 ha desarrollado una gama de estrategias de información regional adaptadas a las condiciones particulares de los grandes bloques mundiales, definiendo objetivos específicos y mensajes clave para cada región y para sus principales audiencias destinatarias. Del total de la subvención aportada por la línea presupuestaria B3-3 0 2, una parte la gastan las Delegaciones fuera de la Comunidad y otra la gastan directamente las unidades centrales de la DG X. 3. Las actividades específicas se encuadran en el programa Prince (B3-3 0 6). Esta medida comprende tres campañas de información («Ciudadanos de Europa», «Euro» y «Construyamos juntos Europa»), lanzadas conjuntamente por el Parlamento Europeo y por la Comisión en octubre de 1995 con la intención de estimular el debate sobre cuestiones importantes.
La gestión de esta medida se confió a un grupo de trabajo específico creado ad hoc con este propósito dentro de la DG X. El grupo de trabajo Prince colabora estrechamente con la DG XV (para «Ciudadanos de Europa») y la DG II (para Euro), pero asume toda la responsabilidad de la tercera campaña («Construyamos juntos Europa»). Los fondos para estas campañas se aportaron bajo la supervisión de un grupo de dirección integrado por miembros del Parlamento Europeo y de la Comisión encargados de la coordinación de las tres campañas. La puesta en práctica descentralizada del programa Prince queda garantizada mediante un sistema de acuerdos con algunos Estados miembros, por la participación de las Oficinas de la Comisión en los Estados miembros y por un conjunto de redes de información sustentadas por la DG X/B/3.
El grupo de trabajo Prince preparó un plan de comunicación para cada una de las tres campañas. Sobre la base de dichos planes de comunicación, adoptados por el grupo de dirección, se llevaron a cabo un total de 235 y 662 proyectos en 1996 y en 1997, respectivamente. 4. La auditoría abarca el período 1995 1997, es decir, casi 300 millones de ecus en créditos de compromiso durante estos tres años. Las auditorías se llevaron a cabo en los servicios de la Comisión en la DG X, así como en cinco Oficinas de la Comisión (Bélgica, Alemania, España, Francia y Reino Unido). DESARROLLO PRESUPUESTARIO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 5.
Antes de 1995 no existía una política presupuestaria de conjunto en relación con las actividades de información. Ese año, en respuesta a una solicitud de la Inspección General de Servicios, la DG XIX realizó por primera vez un inventario de los recursos presupuestarios asignados a las actividades de información en toda la Comisión. Desde entonces, cada año se ha venido realizando un ejercicio similar, cuyos resultados se comunican al Comité de dirección para la política de información y comunicación. Este cálculo se basa en la población de los pagos Sincom a través de la identificación de los gastos relacionados con actividades de información, determinados mediante la aplicación de códigos analíticos específicos en todos los departamentos de la Comisión.
Los datos consolidados aportados por la DG XIX muestran la siguiente tendencia en lo que respecta a las actividades de información: a) 1995: 137 040 143 ecus; b) 1996: 158 116 392 ecus; c) 1997: 189 926 270 ecus. Para el período abarcado por la auditoría, no fue posible determinar el importe total de los créditos de compromiso disponible para asignar a actividades de información en la Comisión. Dentro del ámbito de la política de información gestionado directamente por la DG X, las cuatro medidas que contempla la auditoría del Tribunal de Cuentas han seguido los desarrollos presupuestarios, tal como se refleja en los cuadros 1, 2 y 3.
6. En cuanto a las líneas presupuestarias B3-3 0 0 0 y B3-3 0 6 0, una parte de los fondos previstos se ingresa en una reserva (capítulo B0-4 0) y precisa de procedimientos específicos antes de que pueda ser liberada por la Autoridad Presupuestaria. La liberación de dicha parte generalmente tiene lugar en la segunda mitad del ejercicio financiero, lo que repercute negativamente en el funcionamiento de la Unidad financiera de la DG X y da lugar a un bajo porcentaje de ejecución de los pagos. Esto es precisamente lo que ha ocurrido con la ejecución del programa Prince en 1996. 7. No todas las redes de información relacionadas con actividades de información permanentes se financian con la línea presupuestaria B3-3 0 1; algunas se cofinancian con la línea presupuestaria B3-3 0 0.
A fin de garantizar la adhesión a unos principios presupuestarios básicos y una gestión general coherente y eficaz, la totalidad de las redes de información debería financiarse con una única línea presupuestaria. MARCO JURÍDICO 8. En el ámbito de la política de información y comunicación, la adopción de medidas se caracteriza por un marco jurídico endeble. El propio presupuesto incluye una referencia jurídica a los artículos 126 y 127 del Tratado, que no tratan de política de información y comunicación sino de educación, formación profesional y juventud. La Comisión no ha definido de manera suficiente los objetivos generales de la política de información, los sistemas de gestión y las reglas que deben aplicarse en este sector, los fondos indicativos disponibles ni la distribución de dichos fondos entre los objetivos.
La DG X ha establecido algunas directrices de carácter general en las Comunicaciones SEC(93) 916/9 («La política de información y comunicación de la Comisión: un nuevo enfoque») y SEC(93) 1248/3 («Mecanismo del plan de información»). De estas Comunicaciones se desprende que la Comisión carecía de una estrategia general coordinada en materia de política de comunicación y que, a fin de hacer frente a los desafíos de este sector, fue preciso crear un mecanismo apropiado (los planes de información) para garantizar que la dimensión de información y comunicación quedase integrada en todas las políticas de la Comisión que tuvieran repercusiones externas.
Asimismo, se previó que la nueva organización de la DG X se base en una clara distinción entre las tareas de concepción y las de ejecución, a través de un refuerzo de las Oficinas de la Comisión en la Comunidad, las cuales tendrían que desempeñar un papel fundamental en relación con las redes de información que operan en sus países. 9. Se han elaborado otras propuestas específicas al objeto de aplicar nuevos procedimientos y estructuras, principalmente éstas: a) SEC(94) 80/4, que establece las funciones y deberes de las Oficinas de la Comisión en los Estados miembros; b) SEC(94) 82/4, que establece los objetivos generales de las actividades externas de información y comunicación en relación con terceros países; c) SEC(94) 488, que establece el marco operativo de las redes de información.
10. En su evaluación de la operación de estos nuevos procedimientos y estructuras, el Tribunal identificó los siguientes obstáculos de cara a su ejecución eficaz: a) los planes de información se conciben como documentos internos con la única finalidad de servir como guía operativa, sin un vínculo directo con la ejecución presupuestaria de créditos dentro de la línea presupuestaria B3-3 0 0; b) es importante garantizar que las Oficinas de la Comisión en los Estados miembros intervengan como es debido en la difusión de la información producida en Bruselas. En este orden de ideas, es preciso reforzar la autoridad de la DG X con respecto a las Oficinas de la Comisión; c) la DG X todavía no ha elaborado el Manual operativo sobre organismos de enlace previsto en la Comunicación SEC(94) 488.
11. El 11 de octubre de 1995 la Comisión adoptó la Comunicación SEC(95) 1672 sobre las actividades de información del programa Prince. Sin embargo, en esta ocasión no se creó ningún instrumento jurídico para organizar el funcionamiento de esas actividades de información concretas. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Objetivos poco claros 12. No se han definido suficientemente los objetivos que se pretende alcanzar a través de la financiación de los proyectos o medidas con fondos procedentes de la línea presupuestaria B3-3 0 0. En la práctica, se financiaron algunos proyectos que no tenían una vinculación definida con las actividades de la política de información.
La creación del «mecanismo del plan de información» [SEC(93) 1248/3] debería haberse utilizado como marco básico de referencia para establecer un conjunto de proyectos o medidas merecedores de ser financiados por medio de la línea presupuestaria B3-3 0 0. Funcionamiento de las redes de información Descripción general del sistema 13. El cuadro 4 muestra las redes de información subvencionadas por la DG X desglosadas por Estado miembro y tipo de red. A pesar de que las redes constituyen un instrumento fundamental en la política de información de la Comisión, sigue habiendo zonas vacías, principalmente en el Reino Unido y Alemania, donde es preciso reforzar la presencia de las redes.
Al mismo tiempo, se requiere un esfuerzo para garantizar el equilibrio regional en la distribución geográfica de los cuatro tipos de redes. Es cierto que existen otras estructuras de información en los Estados miembros, como las bibliotecas públicas del Reino Unido, pero figuran fuera de la red europea y por ello no están obligadas a cumplir los requisitos fijados en los acuerdos específicos establecidos por la Comisión. 14. La modernización de la política de información de la Comisión debería basarse en un sistema eficaz de redes de información. En este orden de ideas, habría que tener en cuenta la experiencia obtenida en los CIE de París, Lisboa y Berlín para su aplicación en toda la Comunidad.
No obstante, debe introducirse una cantidad máxima en las subvenciones anuales. El cuadro 5 muestra el apoyo económico que ha prestado la Comunidad a los CIE en el período 1992 1997. 15. El apoyo comunitario al CIE de París lo conceden varios departamentos de la Comisión, cuya contribución comunitaria total oscila entre el 44 % y el 51 % de los ingresos presupuestarios del período 1992 1997. La Comisión pretende que este Centro sirva de modelo para proyectos similares en el resto de Estados miembros. El Centro desarrolla dos actividades prioritarias: financiar la red de canales difusores de la información en Francia y producir y distribuir documentos de información dirigidos al público en general.
16. En líneas generales, el Tribunal ha valorado positivamente las actividades de información y documentación realizadas por el Centro. Sin embargo, la impresión del Tribunal en cuanto al sistema de financiación del Centro es menos favorable. En diciembre de 1991, las autoridades nacionales francesas y la Comisión acordaron dividir las aportaciones a los gastos de alquiler de modo que las autoridades nacionales asumieran y el presupuesto comunitario del total, mientras que el resto de gastos de funcionamiento se dividiría por igual entre ambas partes. Este acuerdo se modificó en 1994, cuando la contribución de la Comunidad al alquiler se incrementó hasta el 50 %, debido a que las autoridades nacionales no cumplieron su parte del acuerdo inicial.
Al mismo tiempo, se volvió a examinar el importe del alquiler, reduciéndolo en consecuencia. Posteriormente se renegoció dicho importe por segunda vez en 1997, obteniéndose una nueva reducción. Pero, a pesar de dichas reducciones del alquiler, el Tribunal estima que la Comisión no debería haber aceptado este cambio en la proporción de la cofinanciación (5), ni tampoco la responsabilidad de asumir unilateralmente el déficit acumulado del Centro (6) en el año 1996 a 31 de diciembre de 1997. 17. Asimismo, el Centro se enfrenta cada cierto tiempo a problemas de liquidez a consecuencia de retrasos en el desembolso de la contribución nacional a pagar en los meses de abril y octubre.
Aunque la aplicación del principio de cofinanciación ha tenido una buena acogida, no existe motivo alguno para que la contribución nacional se deba pagar meses después de las fechas de pago acordadas con la Comisión. Acuerdos de la red de información 18. En función de la naturaleza de la red, existen tres tipos de acuerdos escritos entre la Comisión y los Estados miembros. Los tres proporcionan una clara descripción de las funciones de las redes, un sistema de elaboración de informes semestrales y anuales, y las condiciones de la ayuda económica que se ha de conceder. No obstante, el sistema de acuerdos no se ha aplicado todavía a todas las redes; al término de 1997, 34 PIE, 1 CRIP y 2 FU seguían esperando que se firmara el correspondiente acuerdo.
Todos los acuerdos con los FU se firmaron a finales de diciembre de 1997, lo que retrasó claramente la transferencia de fondos de la DG X y, por tanto, causó un perjuicio al funcionamiento de las actividades de información que debían desempeñar los FU. Existe una falta de armonización entre los tres tipos de acuerdos en cuanto al nivel de ayuda económica (subvención inicial y subvenciones periódicas). 19. En Alemania, la Oficina de la Comisión apenas hace caso de las directrices emanadas de la DG X/B/3. Los Puntos de Información creados en Bonn y Erfurt no sólo no firmaron el acuerdo normalizado, sino que además las subvenciones que recibieron duplicaban o triplicaban el nivel normal.
En el caso del Punto de Información de Bonn, la contribución económica procedente del presupuesto comunitario cubre el 100 % de los costes, lo cual infringe los procedimientos obligatorios del Comité consultivo de compras y contratos (CCCC). 20. En España, la creación de Puntos de Información estuvo orientada a la creación de una red informatizada basada en las «Diputaciones». En el período 1995 1997, se eligieron cinco «Diputaciones» como sede de la primera fase de la red, con un compromiso global de 145 000 ecus. Dos años después, no se habían utilizado estos fondos comprometidos.
Se está poniendo en práctica un nuevo enfoque basado en el ámbito regional. 21. En el Reino Unido, la Oficina de la Comisión en Londres ha concedido dos contratos a una empresa que proporciona apoyo administrativo a la Oficina de Londres para atender la red nacional de información y además le ayuda en un programa de actividades de seguimiento. El primer contrato, firmado el 15 de diciembre de 1993, ha dado lugar a un pago total de 1 045 752 ecus, pese a que el Dictamen n° 818/93 modificado por los Dictámenes nos 877/95 y 700/96 de la CCCC, en relación con dicho contrato, establecía un gasto máximo de 909 500 ecus.
Posteriormente, el 30 de octubre de 1996 se publicó una licitación pública restringida y en esta ocasión el límite de gasto se amplió a 3 242 925 ecus por un período de cinco años. Sobre esta base, el 11 de abril de 1997 se otorgó un segundo contrato a la empresa. Los dos contratos juntos representan un gasto de al menos 4 millones de ecus en ocho años. 22. El pliego de condiciones (servicios normalizados y servicios adicionales) delega en el adjudicatario una serie de tareas permanentes cuya realización debería correr a cargo de la propia Oficina de Londres. Los pagos al adjudicatario se basan exclusivamente en facturas por servicios prestados y en unos escuetos informes trimestrales.
Dichos informes, por su falta de detalle, no permiten analizar los gastos en que se ha incurrido en relación con el contrato. La Comisión debería examinar si no resultaría más rentable que fuera la propia Oficina de Londres quien realizara ese trabajo. 23. En el pasado, la DG X no ha incorporado de manera sistemática en sus acuerdos las condiciones generales del contrato, de la misma manera que se incluyen en los contratos tipo establecidos por la Comisión. En algunos casos, los pagos se hacían efectivos de manera automática sin que se exija justificación alguna. Asimismo, en algunos contratos no se establecían derechos de auditoría, ni de los servicios de la Comisión ni del Tribunal de Cuentas, contrariamente a las disposiciones del Reglamento financiero.
Acuerdos Prince 24. En relación con el programa Prince, el sistema de acuerdos con algunos Estados miembros se ha aplicado en las dos campañas que han conservado un planteamiento de gestión descentralizada: Euro y «Construyamos juntos Europa» (véase el cuadro 6). 25. Las principales ventajas de la firma de acuerdos con los Estados miembros para la realización de actividades del programa Prince son la reducción de la dispersión operativa que caracteriza la realización de actividades permanentes de información, en especial en lo que respecta a la línea presupuestaria B3-3 0 0, y la aplicación sistemática del principio de cofinanciación, a pesar de que para el resto de los proyectos del programa Prince el objetivo de financiar el 50 % del coste total no es una regla obligatoria.
26. En el período 1995 1997, el sistema de acuerdos abarcó un total de 15 proyectos, los cuales generaron un gasto de 29,3 millones de ecus, el 25 % de los fondos asignados al programa Prince. Un mayor uso de este mecanismo supondría un incremento del valor monetario y además simplificaría la gestión administrativa a nivel de la Comisión, gracias a la correcta aplicación de los principios de subsidiariedad y de cofinanciación. Actividades de evaluación e inspección 27. En el período abarcado por la auditoría (1995 1997) se llevaron a cabo pocas evaluaciones de la DG X en el ámbito de la política de información, y sólo en relación a acciones de las líneas presupuestarias B3-3 0 1 y B3-3 0 2.
Se presta una atención insuficiente a la puesta en práctica sobre el terreno de los proyectos de información y al seguimiento de las actividades de las Oficinas de la Comisión. Las visitas de control a las Oficinas de la Comisión por parte de los departamentos centrales se organizan con arreglo a la Nota n° 1887 del Director General de la DG X de 13 de marzo de 1995, de acuerdo con la IGS. En el período 1995 1997 tan sólo se visitaron cuatro Oficinas de la Comisión (1996: España y Reino Unido; 1997: Francia y Portugal). Marco de control para el apoyo comunitario 28. Durante el período 1995 1997, la asignación de contribuciones financieras se caracterizó por un pobre marco contractual, basado exclusivamente en dos Circulares de la DG X de 1993 y 1995.
La unidad DG X/1 ha preparado recientemente un vademécum sobre subvenciones que debería entrar en vigor a partir de 1998. Sobre la base de una muestra de proyectos auditados a ambos niveles (unidades centrales y Oficinas de la Comisión), el Tribunal ha identificado varias cuestiones que convendría tener en cuenta a la hora de aplicar el nuevo vademécum sobre subvenciones. 29. Con muy pocas excepciones (los proyectos de juventud y algunas acciones del programa Prince), las contribuciones financieras concedidas en el período 1995 1997 carecieron de la garantía de transparencia que se consigue con la aplicación de un sistema de licitación pública.
30. La Circular n° 6268 de la DG X, de 13 de octubre de 1993, desaprobaba la creación de una dependencia directa de los beneficiarios finales respecto de la Comisión, pero el Tribunal señala algunos casos en que la auditoría revela que se han asignado fondos a los mismos beneficiarios durante varios años sucesivos. 31. La Circular n° 6268 de la DG X, de 13 de octubre de 1993, estableció que las contribuciones financieras no debían superar el 50 % del coste de los proyectos. Su Circular n° 2074, de 17 de marzo de 1995 indica una serie de contribuciones financieras a tres niveles: >SITIO PARA UN CUADRO> Estas circulares adolecen de la precisión necesaria, ya que la base de cálculo para determinar la contribución financiera no se ha definido con claridad.
Al objeto de conseguir un tratamiento igual y uniforme para todos los solicitantes, es imprescindible definir una única base de cálculo. Las solicitudes y aprobaciones de los proyectos auditados se basaban algunas veces en un procedimiento de contabilidad íntegra de los costes (costes totales) y otras veces en un método de cálculo directo (costes adicionales originados por el proyecto). El porcentaje de contribución tiende a ser mayor en el segundo caso, llegando al 80 %, por ejemplo en el caso de los proyectos de varias fundaciones alemanas. 32. La naturaleza de este sistema puede dar lugar a una considerable variación en el alcance de las contribuciones financieras.
En la muestra de proyectos auditados, el Tribunal observó las siguientes fluctuaciones en el período 1995 1997: a) en Alemania, las contribuciones financieras oscilaron entre el 25 % y el 100 % del coste total del proyecto; b) en España, las contribuciones financieras oscilaron entre el 13 % y el 84 % del coste del proyecto; c) en Bélgica, las contribuciones financieras oscilaron entre el 9 % y el 100 % del coste del proyecto; d) en el Reino Unido, las contribuciones financieras oscilaron entre el 11 % y el 75 % del coste del proyecto. Además, en ninguno de los casos auditados en los cuales el porcentaje de contribución financiera superaba el límite indicativo del 50 % del coste total, los expedientes contenían una justificación satisfactoria.
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES 33. La ejecución de la política de información de la Unión Europea en los Estados miembros corre a cargo principalmente de las Oficinas de la Comisión. Hay una definición insuficiente de los objetivos que se pretende conseguir mediante la financiación de proyectos o medidas con fondos procedentes de las líneas presupuestarias B3-3 0 0, y en la práctica algunos proyectos que no tenían un vínculo demostrable con actividades de política de información se han beneficiado de financiación. La creación del «mecanismo del plan de información» [SEC(93) 1248/3] debería haberse utilizado como marco básico de referencia a fin de establecer un conjunto de proyectos o medidas que se financiaran con fondos procedentes de la línea presupuestaria B3-3 0 0 (véanse los apartados 8 11).
34. Se precisa un mejor sistema de evaluación para determinar la eficacia del gasto comunitario en la consecucion de los objetivos en relación con los grupos destinatarios. Esta necesidad es aún mayor en vista del incremento que previsiblemente se va a producir en la dotación asignada a las actividades de política de información. Es preciso mejorar los métodos de evaluación y los sistemas de seguimiento a nivel de los servicios centrales de la DG X. Debería reforzarse el sistema de evaluación e inspección mediante: a) desarrollo ulterior de un plan de evaluación anual, que incluyera las actividades permanentes (B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 2) y específicas (B3-3 0 6) de la política de información; b) incrementar la inspección del uso de los fondos de la DG X, estableciéndose una visita de auditoría periódica a cada una de las Oficinas de la Comisión (véase el apartado 27).
35. Las medidas de información de la Comisión, tal y como se estipulan en los programas de trabajo anuales de la DG X, no consiguió normalizar: a) el procedimiento de aplicación; b) el procedimiento de selección de proyectos; c) el alcance de la contribución de la Comunidad; d) la línea presupuestaria que aporta los fondos; e) la subvencionabilidad del gasto ocasionado (véanse los apartados 28 32). 36. A fin de simplificar los procedimientos de gestión y garantizar la transparencia y el trato ecuánime de los beneficiarios finales, la Comisión debería: a) incrementar el recurso a procedimientos de licitación pública a la hora de seleccionar a los beneficiarios finales; b) establecer un baremo normalizado de justificación de las distintas categorías de gasto subvencionable, debiendo utilizar el beneficiario dicho baremo en la elaboración del informe final; c) establecer porcentajes de contribución financiera para todos los proyectos, basados en un método de cálculo común, con la única excepción de las redes de información financiadas con una subvención a tanto alzado; d) limitar el importe del anticipo a un porcentaje prudente del total de la contribución financiera aprobada; e) establecer una proporción máxima admisible de gastos generales que pueda tomarse en consideración (véanse los apartados 28 32).
37. Aparte de la excepción parcial de las redes de información, en general hace falta un conjunto adecuado y sistemático de reglas relativas a los contratos con los beneficiarios. Los contratos futuros deberían incluir disposiciones financieras más claras y estrictas, especialmente en lo tocante a dos ámbitos de riesgo, como son: a) el nivel de los gastos generales admisibles; b) el uso de cifras reales en lugar de cifras de presupuesto en el informe final (véanse los apartados 28 y 31 32). 38. La ejecución financiera de los acuerdos dentro del programa Prince precisa del establecimiento de reglas estrictas, especialmente en lo que respecta al nivel de gasto originado por el pago de anticipos, períodos de admisibilidad y los gastos generales (véanse los apartados 24 26).
39. Las Oficinas de la Comisión deberían desempeñar un papel fundamental en la financiación de las redes permanentes y en las actividades de información del programa Prince. Con estos objetivos en mente, la Comisión debería establecer un marco jurídico al objeto de definir los objetivos generales de la política de información, los sistemas de gestión y los fondos indicativos disponibles, incluida una distribución de dichos fondos entre los objetivos. En este orden de ideas, la DG X debe reforzar su función de coordinación interna a fin de garantizar la mejora de las actividades de información y comunicación de la Comisión.
El presente informe fue aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 14 y 15 de octubre de 1998. Por el Tribunal de Cuentas Bernhard FRIEDMANN Presidente >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> (1) Proporcionan al público en general información básica sobre la Unión Europea y sus políticas, y distribuyen las publicaciones de la Comisión sobre cuestiones generales. (2) La finalidad de los centros rurales es informar a todos los segmentos de la sociedad rural sobre la Unión Europea, y en particular sobre las diferentes políticas y programas de la Unión que previsiblemente les vayan a afectar directamente.
(3) Se han concebido para que tanto las personas que intervienen en actividades cívicas como los ciudadanos normales participen en la ejecución de la estrategia de la Unión Europea que aboga por un tipo de desarrollo que respete el medio ambiente y los recursos naturales. Los foros se celebran en las instalaciones de los organismos locales que tengan experiencia en el desarrollo local y la información pública. (4) Los centros los crearon conjuntamente la Comisión y las autoridades de los países anfitriones. Los centros se encuentran en las capitales nacionales y tienen por misión informar al público en general, dar respuesta a las solicitudes de información procedentes de grupos de interés y ofrecer un recinto donde celebrar reuniones, cursos de formación y otras actividades relacionadas con Europa.
Hasta la fecha se han abierto tres centros, en París, Lisboa y Berlín. (5) Como consecuencia, el porcentaje que la Comisión aporta al alquiler aumentó del 33 % al 50 %. (6) El déficit fue de 150 000 ecus. (7) La supresión de la reserva bloqueada en la partida presupuestaria B0-4 0 se llevó a cabo en dos etapas: - 23 millones de ecus el 15 de mayo de 1996 - 12 millones de ecus el 8 de octubre de 1996. (8) La supresión de la reserva bloqueada en la partida presupuestaria B0-4 0 se llevó a cabo en dos etapas: - 5 millones de ecus el 21 de mayo de 1997 - 6 millones de ecus el 22 de julio de 1997.
(9) La supresión de la reserva bloqueada en la partida presupuestaria se llevó a cabo de una vez: - 15 millones de ecus el 10 de septiembre de 1997. (10) Incluidos 150 000 ecus para cubrir una subvención compensatoria excepcional procedente de los créditos de 1998. (11) Incluida una subvención compensatoria excepcional para cubrir el déficit de 1996 que estuvo disponible en marzo de 1998. RESPUESTAS DE LA COMISIÓN INTRODUCCIÓN 1. La Comisión Europea adoptó a partir de 1993 un nuevo enfoque para su política de información y comunicación. Las Direcciones Generales se encargan de la información relativa a las políticas de su responsabilidad.
La DG X es responsable de la información general y de la coordinación de la política de información y comunicación. La Comisión creó un marco en forma de varias comunicaciones (seis entre 1993 y 1997 y una en 1998) que cubrían los distintos aspectos de esta política (enfoque general, planes de información, papel de las Representaciones de la Unión en los Estados miembros, información en terceros países, redes y enlaces, acciones prioritarias de información y estrategia de información sobre el euro). Dicho marco fija los objetivos generales, los sistemas de gestión y las normas que deben aplicarse.
Para llevar a cabo esta política, la Comisión asocia, en todos aquellos ámbitos en los que es posible, a las demás instituciones, habiéndose establecido una estrecha cooperación con los servicios del Parlamento. Dicha cooperación es objeto de informes regulares de la Comisión al Parlamento. Se organizan reuniones conjuntas con el Consejo y los responsables de las políticas de información y comunicación en los Estados miembros, con el fin de armonizar y coordinar las acciones de información. Esto garantiza una coordinación externa a nivel europeo. Por otra parte, la coordinación interna de la Comisión se ha reforzado considerablemente en los últimos años.
Un Comité director se reúne regularmente. Las nuevas iniciativas comunitarias deben ir acompañadas de planes de información. Anualmente se elabora un programa integrado para el conjunto de la política de información. En la coordinación de las acciones de información trabajan varios grupos por familias de políticas comunitarias. Los objetivos generales (descentralización, coordinación, utilización de los nuevos medios de comunicación, etc.) se definen en el marco reglamentario ya mencionado. Además, cada año, la Comisión se fija objetivos específicos relativos a su política de información general.
Así, en 1998 se dio prioridad a las acciones a través de la televisión, a las acciones directas en favor del ciudadano (call center), a las acciones en favor de las mujeres y a la coordinación de las redes de enlace de información a través de toda Europa. La descentralización es uno de los objetivos principales de la política de información, que se aplica progresivamente mediante la responsabilización de las Representaciones de la Unión en los Estados miembros, el desarrollo coordinado de más de 800 enlaces en el territorio europeo, los acuerdos con los Estados miembros para acciones comunes y la asociación de la sociedad civil a las acciones de información de la Unión.
Las nuevas tecnologías, en particular Internet, ofrecen posibilidades que permiten llegar a un gran número de ciudadanos, en particular a los jóvenes, a un coste modesto. La Comisión inició esta vía a partir de 1995. El sitio Internet plurilingüe Europa tiene una calidad reconocida. En el marco del programa Prince se definieron algunas acciones prioritarias de información conjuntamente con el Parlamento Europeo, acciones que permitieron centrar la información y los recursos en los temas importantes de la actualidad (derechos del ciudadano, tratado de Amsterdam, euro, etc.), reforzar aún más la cooperación con el Parlamento y, en particular por lo que se refiere al euro, desarrollar campañas de información comunes con los Estados miembros.
La estructura de gestión, por su parte, ha sido reforzada, en particular con la preparación en 1997 de un Vademécum de las subvenciones en el sector de la información y la comunicación. Todas las observaciones del Tribunal en materia de gestión se aplican ya desde la entrada en vigor de dicho Vademécum el 1 de enero de 1998. En un contexto muy evolutivo, la Comisión adoptó y sigue adoptando su política de información y comunicación, ya sea en términos de estrategia, de organización, de objetivos y de gestión. 2. a) Desde la reorganización de la DG X el 1 de agosto de 1997, la denominación que se utiliza para las Oficinas de la Unión Europea en los Estados miembros es «Representación». b) Además de la lista establecida por el Tribunal, hay otros tres tipos de enlace financiados por la línea B3-3 0 1: - las Casas de Europa, gestionadas por la Federación Internacional de Casas de Europa (FIME), - las secciones nacionales del Movimiento Europeo, - los Centros de Documentación Europeos (CDE).
DESARROLLO PRESUPUESTARIO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 5. En 1993, la Comisión adoptó un nuevo enfoque [SEC (93) 916/9 y 1248/3] para la política de información y comunicación, encomendando a las DG la información sectorial y a la DG X la información general y la coordinación. Este enfoque implicó una descentralización de la utilización de los medios presupuestarios para las actividades de información de la Comisión, al margen de la información general. Sobre esta base, a partir de 1995 se realizó efectivamente un inventario de los recursos dedicados a la información y a la comunicación.
El crecimiento entre 1995 y 1997 se debe principalmente a la creación del programa Prince. Como complemento de este inventario, la Comisión ha establecido en 1998 un programa integrado de acciones de información, preparado sobre la base de una encuesta realizada en todos sus servicios y que adopta un enfoque integrado de su política de información. A partir del próximo ejercicio presupuestario, los créditos previstos para cada una de estas acciones se recogerán también en este programa integrado. Esto permitirá conocer al principio del año los créditos de compromiso asignados al conjunto de actividades de información de la Comisión.
6. El sistemático traspaso a reservas de los créditos relativos a la información por la Autoridad Presupuestaria desde 1996 ha penalizado efectivamente la ejecución del presupuesto y la gestión de las acciones, sobre todo teniendo en cuenta que los créditos no están disponibles inmediatamente después de la decisión de levantamiento de las reservas. 7. La Comisión reconoce que todas las acciones de información general de los enlaces deberían financiarse con cargo a una única línea. Tal es el caso a partir de 1998. En el pasado las cosas no pudieron hacerse completamente así a causa de la imprecisión en los comentarios presupuestarios.
MARCO JURÍDICO 8. La Comunicación de la Comisión a la Autoridad Presupuestaria sobre los fundamentos jurídicos y los importes máximos [SEC(94) 1106] define el marco reglamentario general de la política de información y comunicación: «La Comisión realiza algunas acciones en virtud de las tareas que el Tratado le asigna de manera inherente cuando actúa como organismo de ejecución de las políticas comunitarias». Tal es el caso, en particular, de las acciones realizadas en el marco de la política de información y destinadas a la presentación y la promoción de las distintas realizaciones comunitarias.
Tales actividades pertenecen al ámbito de acción autónomo de la Comisión, para el que no considera necesario prever la adopción de un fundamento jurídico. Desde 1993, la Comisión ha aprobado sobre esta base varias Comunicaciones (seis entre 1993 y 1997 y una en 1998) que establecen un nuevo enfoque para la política de información, sus objetivos generales, los sistemas de gestión y las normas que ha aplicado después en la ejecución de las actividades derivadas de las líneas de información y de comunicación. Constatando que antes de 1993 había un déficit de coordinación, la Comisión decidió reforzar, a partir de entonces, ese aspecto.
Los mecanismos se fueron estableciendo progresivamente. Los planes de información asociados a las iniciativas de la Comisión se aplicaron y se reformaron en 1996. El Comité director se ha reunido regularmente desde su creación. Este dispositivo quedó reforzado con la definición de un programa anual integrado de acciones de información (véase el apartado 5) y con la creación de grupos de trabajo del Comité director de la información, que coordinan las acciones de información por familias de políticas. La nueva organización de la DG X está en marcha desde el 1 de agosto de 1997. Una dirección está a cargo de la concepción de la información y la coordinación interservicios.
El papel de las Representaciones se ha reforzado, en particular por lo que se refiere a la coordinación in situ de las redes de enlaces. 9. En 1998, la DG X fijó sus objetivos para sus propias actividades de información y comunicación. 10. a) Los planes de información son documentos que las DG presentan a la DG X para su aprobación. Esos planes se producen cuando una DG propone una iniciativa a la Comisión. Por lo que se refiere a las iniciativas sectoriales, en general no están cubiertas por la línea B3-3 0 0 (acciones generales de información), lo cual se ajusta a la Comunicación SEC(93) 916/9.
Estos planes de información, incluido el de la DG X, se integran en un programa anual (véase el apartado 8) que hará de nexo de unión entre esas actividades y la línea B3-3 0 0. b) La difusión de la información siempre ha formado parte del papel esencial de las Representaciones, anteriormente conocidas como «Oficinas de Prensa e Información». La Representación debe adaptar esa información a las sensibilidades propias del país de que se trate. Así pues, las Representaciones aportan un valor añadido en la difusión de la información (por ejemplo: elaboración de folletos regionales, coordinación de las redes de información, etc.).
En este contexto, el vínculo jerárquico se reforzó en el marco de la reorganización del 1 de agosto de 1997. Las Representaciones dependen de la DG X y más concretamente de la Dirección X/B «Redes de Información». El papel de las Representaciones se define en la Comunicación SEC(94) 80/4. Por lo que se refiere al manual operativo sobre los enlaces, en la práctica, se aplica ya en buena medida un enfoque sistemático y coherente y el manual estará completo a finales de 1998. 11. El programa Prince pertenece al ámbito de la política de información y comunicación que no requiere fundamento jurídico (véase el apartado 8).
Además de la Comunicación mencionada por el Tribunal, la Comisión ha aprobado también en 1998 una Comunicación sobre la estrategia de información sobre el euro [COM(1998) 39]. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Objetivos mal definidos 12. Los objetivos fueron definidos por la propia Comisión en sus comunicaciones emitidas durante el período examinado (véanse los apartados 8 y 9). La DG X fija los objetivos anuales para sus propias actividades. Los créditos se aprueban sobre la base de un proyecto de programa anual presentado por las Unidades y las Representaciones y siguen muy de cerca las prioridades de la Comisión.
Para 1998, se dio prioridad a las acciones realizadas a través de la televisión, a las acciones directas en favor del ciudadano, a las acciones en favor de las mujeres y a la coordinación de los enlaces, en comparación con las publicaciones escritas, coloquios, seminarios, ferias o exposiciones. La Comisión está de acuerdo en precisar aún más la definición de los objetivos anuales. Los criterios de subvencionalidad de los proyectos ya se precisaron en su Vademécum de las subvenciones vigente desde el 1 de enero de 1998. Tal como se explica en el apartado 8 y en la letra a) del apartado 10, los planes de información, incluido el de la DG X, se integran en un programa anual que servirá de enlace entre las actividades de información y la línea B3-3 0 0.
Funcionamiento de las redes de información Descripción general del sistema 13. La consecución de un equilibrio geográfico entre los Estados miembros y las distintas regiones en la implantación de los enlaces es una preocupación permanente de la DG X, por lo que también tiene en cuenta enlaces Eurodesks, Centros transfronterizos de información y asesoramiento a los consumidores, Euro infocentros, etc., que dependen de otras DG de la Comisión (DG XIII, XVI, XXII, XXIII, XXIV). De acuerdo con la política de descentralización, es indispensable tener en cuenta las especificidades nacionales.
Esta es la razón por la que: - en el Reino Unido, donde el público se orienta de buen grado hacia las public libraries, el sistema de información europea se basa en las bibliotecas, que son 180 y que gozan de la ayuda técnica, la documentación y la formación de la Representación; - en Alemania, la información se difunde sobre todo a través de las 33 Casas de Europa allí establecidas (un tercio de las Casas de Europa de la FIME se encuentra en Alemania). Hay cinco IPE y tres Carrefours en proceso de creación. La consolidación de las redes se completará a finales de 1999. En total, la red alemana incluirá más de una docena de IPE y quince o dieciséis Carrefours.
A esta situación se añade el hecho de que varias candidaturas presentadas por este país han sido consideradas demasiado poco sólidas para poder actuar eficazmente como Carrefour. La Comisión considera que el equilibrio geográfico está así garantizado [véase también la letra b) del apartado 2]. 14. La Comisión no considera que convenga fijar un importe máximo para este tipo de subvención, cuyo importe depende del presupuesto aprobado por las asambleas generales en las que participa cada año. 15. El Centro de París es un modelo entre otros. El desarrollo de una red de enlace en un Estado miembro depende de varios parámetros, sobre todo de las especificidades nacionales.
En función de estos parámetros se han previsto varios modelos. 16. La Comisión consideró que la carga del alquiler en la estructura financiera de Fuentes de Europa (Sources d'Europe) era demasiado importante. Esta es la razón por la que, inicialmente, sólo aceptó asumir un tercio del alquiler. En 1994, el alquiler fue revisado a la baja por primera vez y la Comisión decidió volver a la paridad para su financiación. En 1997 se renegoció por segunda vez el alquiler, lo que se tradujo en una nueva disminución. Esta renegociación se inscribía en un plan global de reactivación del Centro, es decir: - renegociación del alquiler, - liquidación de la deuda causada por los intereses de demora de 1994 (a cargo del Estado francés a través de la Caisse des dépôts et de consignation), - liquidación del déficit acumulado a finales de 1997 (a cargo de la Comisión), - decisión de una subvención complementaria a partir de 1998 por la Caisse des dépôts et de consignation y, por consiguiente, del Estado francés, - redefinición del mandato del Centro, - evaluación de las medidas después de un año.
La Comisión considera que este es un plan equilibrado desde el punto de vista de las obligaciones de sus miembros fundadores, el Gobierno francés y la Comisión, y que, en estas condiciones, debía financiar el déficit acumulado a finales de 1997. 17. Cada una de las partes paga las subvenciones en dos veces. La Comisión paga su subvención en enero y julio, mientras que el Gobierno francés debería pagarlas en abril y octubre. Acuerdos de la red de información 18. La evaluación del conjunto de la política de enlaces por una parte, y de cada enlace en particular, es la razón principal que condujo a retrasar la firma de algunos convenios.
Otra razón fue la necesidad de profundizar bien en la cuestión de la multifinanciación de los enlaces. La firma de los convenios es ya efectiva para todos los Carrefours y para todos los Foros Urbanos. Siguen los contactos con los IPE existentes, con el fin de obtener una situación homogénea a finales de 1998. Toda nueva apertura de Infopoint Europe está forzosamente condicionada por la firma del convenio. La Comisión está de acuerdo con el análisis del Tribunal de que es deseable armonizar los contratos de los enlaces y su nivel de financiación. 19. La Representación en Alemania no ignoró las recomendaciones generales dadas por los servicios de Bruselas.
En Alemania se ha adoptado un enfoque adaptado a la estructura política alemana. Algunos enlaces en los Estados federados sirven como centros regionales de información sobre la Unión Europea. Ello implica que las acciones son diferentes en este tipo de enlace y, de común acuerdo entre el Jefe de Representación y los servicios de Bruselas, condujo a unas modalidades diferentes de las de los enlaces locales. El nivel de financiación debe ser superior en estos casos y la normativa será adaptada en consecuencia. El Infopoint de Bonn es esencial para la cobertura de la capital federal de Alemania en que, mientras tanto, se ha convertido Berlín.
Hasta ahora no ha sido posible encontrar socio alguno para este enlace. Por lo tanto, habida cuenta de su importancia, la Comisión ha tenido que gestionarlo directamente y firmar contratos con prestadores de servicio, lo que explica la financiación al 100 %. 20. Tras algunas tentativas a nivel local, la Comisión ha establecido una estrategia para España, basada en acuerdos de cooperación con las comunidades autónomas. El nuevo IPE/Carrefours se inscribe en esta estrategia. Los créditos comprometidos en su momento para subvencionar a las «Diputaciones» han sido aprobados. La puesta en marcha del Foro Urbano de Gante-Amberes fracasó debido a la defección del organismo anfitrión, de lo cual la Comisión no es responsable.
Está en curso una orden de recuperación. 21. A la sociedad seleccionada para la animación de los enlaces en el Reino Unido se le encomendó la puesta en marcha, para el período 1993 1997, de una Mobile Information Unit que no formaba parte integrante del contrato de base, lo que explica el rebasamiento del límite máximo del CCCC. Esta situación ha sido ya corregida y desde 1997 este puesto ha quedado recogido en el contrato aprobado por el CCCC. En relación con el contrato de 1993, las prestaciones solicitadas en la nueva solicitud de ofertas se ampliaron sobre todo para cubrir un número de enlaces claramente mayor, lo que justifica su mayor coste.
Por lo que se refiere a la elección del contratista en 1997, la única oferta que respetaba el conjunto de servicios estipulados y que se ajustaba a los criterios de la solicitud de ofertas procedía del contratista elegido. La Comisión considera que, dada la amplia gama de tareas encomendadas al contratista, el importe del contrato, resultante de un concurso realizado en buena y debida forma, está justificado. 22. Las tareas efectuadas por el contratista pertenecen, esencialmente, al ámbito de la logística y de la aplicación de una acción de información. El hecho de que sean permanentes, lo que se deriva de la propia permanencia de la red de enlace, no significa que deban ser llevadas a cabo por la Representación.
El contratista aporta un conocimiento y una experiencia. Las tareas que efectúa, como la identificación y el alquiler de las salas de conferencia, el envío de las invitaciones, la manipulación de los stands de exposición, la logística del Mobile Information Centre, etc., pueden ser encomendadas al exterior. La Representación reforzó la gestión de este contrato con una serie de medidas, incluido un reporting mensual detallado. La Comisión opina, pues, que, actualmente, este contrato es pertinente y está justificado desde un punto de vista coste-eficacia. Sin embargo, está dispuesta a hacer un examen más detallado.
23. Desde hace varios ejercicios presupuestarios, todo nuevo contrato se basa en las disposiciones del Vademécum del CCCC y el contrato modelo de la Comisión, prestándose especial atención a la cuestión de las condiciones necesarias para la puesta en marcha de los pagos. Actividades de evaluación e inspección 27. A partir de 1993, la DG X se dotó de los medios necesarios para comprobar el impacto de sus acciones de información. Una solicitud de ofertas permitió la firma de diez contratos marco con sociedades externas especializadas en evaluaciones. La evaluación de la política de información se inscribe en el plan de evaluación global de la DG X.
Las líneas afectadas por estas evaluaciones son las líneas B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 3 y B3-3 0 6. En el período al que se refiere la auditoría del Tribunal, hubo una evaluación en los siguientes ámbitos: - material de promoción, - enlace, - revista Contact - información en cuatro regiones del mundo. Por otra parte, se transmitió un inventario de las actividades de información de las Representaciones en 1994, 1995 y 1996 al Parlamento Europeo. A partir de 1998 están previstos: - Europe by Satellite, - red de conferenciantes, - instauración de un sistema permanente de evaluación de los enlaces, - las acciones prioritarias de información.
La Comisión (DG X) está redefiniendo su política en materia de control de los beneficiarios y proyectos, orientándose hacia controles a tres niveles: 1) el control normal del expediente con balance financiero certificado, 2) control de una parte de los documentos en el caso de los expedientes «de riesgo» o en aquellos en los que el importe sea considerable, y por muestreo en los demás, 3) en caso de irregularidades, control in situ. Las inspecciones de las Representaciones están siendo objeto de una actualización metodológica en 1998, elaborada en común por la IGS y la DG X. En lo sucesivo, las inspecciones se llevarán a cabo sobre esta base.
La Comisión estudia la posibilidad de aumentar el número de auditorías financieras. Marco de control para el apoyo comunitario 28. Desde hace años, toda contribución financiera es objeto de una declaración del beneficiario en la que haga constar que está de acuerdo con todas sus obligaciones para con la Comisión (incluido el derecho del Tribunal al control). Esta declaración constituyó el marco contractual de 1995 1997. La DG X preparó en 1997 un Vademécum de subvenciones. Desde la aplicación de este Vademécum el 1 de enero de 1998, toda contribución financiera es objeto de un convenio de financiación firmado por ambas partes.
29. La Comisión estableció progresivamente unas solicitudes de propuestas para las contribuciones financieras en los ámbitos de su competencia (cultura, sector audiovisual e información). La circular 2074 (de la DG X) de 17 de marzo de 1995 establece como objetivo ampliar las solicitudes de propuesta en el ámbito de la información. En este ámbito, el Vademécum vigente prevé la generalización de las solicitudes de propuesta, con excepción de algunas situaciones especiales claramente definidas y debidamente justificadas. 30. La Comisión comparte la opinión del Tribunal de que las acciones de información y de comunicación no deberían dar lugar a subvenciones repetitivas para el mismo beneficiario.
Sin embargo, este principio no es aplicable a los enlaces de información. Por el contrario, la Comisión busca, en este caso, organismos susceptibles de difundir, durante varios años, la información sobre la Unión Europea. 31. La circular 2074 de 17 de marzo de 1995 no tenía por objeto ampliar la gama de fluctuaciones de los límites máximos de participación en las contribuciones financieras sino precisar su aplicación (en función del importe y porcentaje de financiación, de la definición de los criterios de coste-eficacia y de las delegaciones de firma). En efecto, hasta el comienzo de la aplicación del Vademécum, el 1 de enero de 1998, la base de cálculo sobre la que se aplicó el límite máximo pudo variar, razón por la cual dicha base de cálculo es ahora objeto de una definición precisa en el Vademécum.
32. Además, tal como se indica más arriba, el sistema de asignación ha quedado claramente precisado en el Vademécum vigente desde el 1 de enero de 1998. Sin embargo, en opinión de la Comisión, cierta fluctuación en los porcentajes de financiación, superior al 50 %, puede ser justificable. La norma general del 50 % como límite máximo en relación con el coste del proyecto es ampliamente aplicada. En 1997, más del 90 % de las subvenciones de la línea B3-3 0 0 respetaban este principio. Sobre todo por lo que se refiere a las acciones realizadas en el marco del programa Prince, y más concretamente las relacionadas con el euro, el carácter prioritario de este programa y el carácter incitativo de la acción de la Unión, al menos inicialmente, condujeron a las instancias de selección a autorizar, en algunos casos, un porcentaje de financiación superior al 50 %.
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES 33. La Comisión ha establecido los objetivos generales de la política de la información en varias comunicaciones (seis entre 1993 y 1997 y una en 1998). La DG X fija los objetivos anuales para sus propias actividades. Los créditos se aprueban sobre la base de un proyecto de programa anual presentado por las Unidades y las Representaciones y siguen de muy cerca las prioridades de la Comisión. La Comisión está de acuerdo en precisar aún más la definición de los objetivos anuales. Los criterios de subvencionabilidad de los proyectos se definen en su Vademécum de las subvenciones vigente desde el 1 de enero de 1998.
Los planes de información, incluido el de la DG X, están ya integrados en un programa anual que se completará para que sirva de nexo de unión entre las actividades de información y la línea B3-3 0 0. 34. a) La Comisión reforzará el plan de evaluación existente. A tal efecto, en su reorganización el 1 de agosto de 1997, creó un sector de evaluación en la DG X. b) Las inspecciones de las Representaciones ya realizadas por la DG X y la IGS, y que son actualmente objeto de actualización metodológica, proseguirán. La DG X estudia la posibilidad de aumentar el número de auditorías financieras.
35. La DG X ha normalizado las letras a), b), c) y e), elaborando en 1997 un Vademécum de las subvenciones que entró en vigor el 1 de enero de 1998. La elección de la línea presupuestaria [letra d] se realiza en función del presupuesto votado y los comentarios asociados. 36. Todas las observaciones del Tribunal sobre la transparencia y los procedimientos se aplican en la Comisión desde la entrada en vigor el 1 de enero de 1998 del Vademécum de la DG X sobre las subvenciones. 37. Todas las observaciones del Tribunal sobre los contratos con los beneficiarios se aplican en la Comisión desde la entrada en vigor el 1 de enero de 1998 del Vademécum de la DG X sobre las subvenciones.
38. Todas las observaciones del Tribunal están cubiertas por el Vademécum de subvenciones que entró en vigor el 1 de enero de 1998 y que se aplica también al programa Prince. 39. Las Representaciones desempeñan ya un papel esencial en la aplicación de las redes de enlace y el programa Prince (coordinación de las actividades in situ, gestión de la información para los enlaces y seguimiento de los convenios Prince con los Estados miembros). Por cuestiones de eficacia de gestión, en particular en el período de puesta en marcha de ambas acciones, la Comisión prefirió conservar, en esa fase, la gestión de los créditos a nivel central.
El marco reglamentario para las acciones de información y comunicación existe. Ha sido objeto de varias comunicaciones (seis entre 1993 y 1997 y una en 1998). La Comisión tiene intención de reforzar la aplicación de las medidas previstas y, en caso necesario, de adoptar otras nuevas. La DG X se ha fijado objetivos anuales, incluso en términos financieros, y ya ha reforzado de manera significativa la coordinación entre Direcciones Generales, tal como recomienda el Tribunal, estableciendo un programa anual integrado de acciones de información de la Comisión.