Acto del Consejo de administración de Europol, de 27 de septiembre de 1999, por el que se establecen normas sobre los ficheros de personal de Europol Diario Oficial n° C 065 de 28/02/2001 p. 0001 - 0005 Acto del Consejo de administración de Europol de 27 de septiembre de 1999 por el que se establecen normas sobre los ficheros de personal de Europol (2001/C 65/01) EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE EUROPOL Visto el Acto del Consejo, de 3 de diciembre de 1998, por el que se adopta el Estatuto del personal de Europol(1) y, en particular, su artículo 23, Teniendo en cuenta los principios establecidos en el Convenio del Consejo de Europa de 28 de enero de 1981 y la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos(2), A propuesta del Director, previa consulta al Comité de personal de Europol, de conformidad con el artículo 23, HA ADOPTADO LAS PRESENTES NORMAS:
Artículo 1 Definiciones A efectos de las presentes normas, se entenderá por: a) "datos personales": toda información sobre una persona identificada o identificable; se considerará identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse directa o indirectamente, en particular, mediante referencia a un número de identificación o a uno o varios factores individuales físicos, fisiológicos, psicológicos, económicos, culturales o sociales; b) "tratamiento de datos personales" ("tratamiento"): cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas o no mediante procedimientos automatizados y aplicadas a datos personales, como la recogida, registro, organización, almacenamiento, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión así como su bloqueo, eliminación o destrucción; c) "fichero de datos personales" ("fichero"): todo conjunto estructurado de datos personales, accesible con arreglo a criterios determinados, ya sea centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica; d) "responsable del tratamiento": la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que solo o conjuntamente con otros determine los fines y los medios del tratamiento de datos personales; e) "encargado del tratamiento": la persona que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento; f) "tercero": cualquier persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo distinto del interesado, del responsable del tratamiento, del encargado del tratamiento y de las personas autorizadas para tratar los datos bajo la autoridad directa del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento; g) "destinatario": la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que reciba comunicación de datos, se trate o no de un tercero.
No obstante, las autoridades que puedan recibir una comunicación de datos en el marco de una investigación específica no serán considerados destinatarios; h) "consentimiento del interesado": toda manifestación de voluntad libre, específica e informada, mediante la que el interesado consienta el tratamiento de datos personales que le conciernan. Artículo 2 Nombre y objeto del fichero; utilización de datos 1. El fichero se denomina "Sistema de administración de personal de Europol". 2. El objeto del fichero es realizar las tareas de administración del personal que trabaja o que está acreditado ante Europol, en la medida en que sea necesario para el cumplimiento de sus funciones en el seno de la organización.
El fichero se conservará parcialmente en versión electrónica y parcialmente en versión papel. 3. Los datos contenidos en el fichero podrán ser utilizados únicamente de acuerdo con el objeto del fichero, si se solicita en base a una disposición normativa, o previo consentimiento del interesado. Artículo 3 Responsabilidades 1. El Director de Europol es el responsable del tratamiento del fichero. Se responsabilizará de asegurar que todo personal bajo su autoridad maneje el fichero y trate la información incluida en el mismo de acuerdo con las presentes normas. 2. La responsabilidad del funcionamiento diario del fichero recae en el jefe de la unidad de recursos humanos, y asume la función de encargado del tratamiento del fichero.
Designará a la persona o personas responsables del tratamiento de la información en el fichero y asegurará que la información sea completa, precisa y actualizada. Artículo 4 Categorías de personas 1. La información se introducirá en el fichero según las categorías citadas a continuación: a) agentes de Europol, incluyendo a los agentes locales; b) funcionarios de enlace de Europol; c) expertos y otros funcionarios adscritos a Europol bajo responsabilidad de los Estados miembros; d) personal contratado de agencias externas para empleos temporales; e) candidatos que se presentan a ofertas de empleo; f) candidatos que presentan solicitudes de empleo espontáneas; g) personal en prácticas.
2. También se incluirá la información de: a) cónyuges o ex-cónyuges de las personas mencionadas en la letra a) del apartado 1; b) hijo(s) a su cargo, tal y como figura en el apartado 2 del artículo 2 del apéndice 5 del Estatuto del personal, de las personas mencionadas en la letra a) del apartado 1; c) otros familiares de las personas mencionadas en la letra a) del apartado 1, en la medida en que sean considerados como hijos dependientes con arreglo al apartado 4 del artículo 2 del apéndice 5 del Reglamento de personal; d) otras personas que hayan obtenido la custodia del/de los hijo(s) legítimo(s), natural(es) o adoptado(s) de las personas mencionadas en la letra a) del apartado 1; así como información de aquellas personas significativas para el cálculo o asignación de indemnizaciones, o de personas de contacto en caso de emergencia.
3. La información también podrá incluir a las personas de contacto en casos de emergencia de todas las demás categorías mencionadas en el apartado 1. Artículo 5 Categorías de datos 1. En las categorías de personas mencionadas en el apartado 1 del artículo 4, con excepción de los funcionarios de enlace, podrán almacenarse datos de las siguientes categorías: a) datos de identificación que incluyan el apellido, apellido de soltero, fecha y lugar de nacimiento, país y lugar de origen, nacionalidad, estado civil, dirección, número de teléfono particular, "Sofinummer" (número de seguridad social en los Países Bajos), número de cuenta bancaria -o postal-, nombre y apellidos, dirección y número de teléfono de la persona de contacto en caso de emergencia; b) información curricular facilitada por las personas mencionadas en el artículo 4, relativa a estudios, exámenes, experiencia profesional previa, formación y práctica especializada, práctica relacionada con el ámbito laboral, autoridad de origen competente y fecha de entrada en Europol/UDE; c) descripción de la carrera profesional que incluya la descripción del procedimiento de contratación, pruebas escritas con el resultado, resultados del procedimiento de selección, contratos, promociones, formaciones, evaluaciones, procedimientos disciplinarios o similares, controles relativos a descripción de funciones y referencias; d) información relativa a ausencias del trabajo, periodos de vacaciones, enfermedad u otros periodos de ausencia; e) información médica significativa para el puesto, facilitada por el interesado; f) información relativa a una revisión médica previa al contrato o información necesaria para la preparación de la reincorporación de la persona interesada en su puesto, facilitada por el "Arbo Management Group" o cualquier otra empresa o persona empleada en Europol relacionada con el estado de salud de las personas mencionadas en la letra a) del apartado 1 del artículo 4; g) información relativa a la fecha de registro del agente en los Países Bajos y lugares y periodos de residencia de los 5 años y medio anteriores a la entrada en Europol/UDE, cuando sea necesario para el cálculo de las indemnizaciones de expatriación; h) información relativa a los niveles de alquiler y personas que comparten su alojamiento con el agente, cuando sea necesario para el cálculo de las indemnizaciones por alquiler; i) información relativa a la custodia de cualquier hijo a su cargo, tal y como figura en el apartado 2 del artículo 2 del apéndice 5, de las personas mencionadas en la letra a) del apartado 1 del artículo 4, incluyendo información relativa a las indemnizaciones percibidas por estos niños de cualquier otra fuente, si son relevantes para el cálculo de las indemnizaciones familiares o por hijos; j) información relativa a salarios e indemnizaciones, cuando Europol se encargue de la administración salarial de tales personas.
2. Para los funcionarios de enlace de Europol, sólo se guardarán los datos de identificación mencionados en la letra a). La información de las letras b) y d) puede registrarse, cuando tal información sea facilitada por el interesado o el Estado miembro acreditante del funcionario de enlace. 3. Para las personas citadas en el apartado 2 del artículo 4, sólo podrá registrarse la información facilitada en la letra a), que incluye información relativa a salarios y cualquier otra información adicional que sea relevante para el cálculo de las indemnizaciones. Artículo 6 Fuentes de información Los datos mencionados en el artículo 5 deberán obtenerse de las fuentes que se citan a continuación: a) de las personas mencionadas en el artículo 4; b) de antiguos patronos, previo consentimiento del interesado; c) de la organización misma; d) de las autoridades encargadas de las investigaciones de seguridad; e) del "Arbo Management Group" o de cualquier otra empresa o persona empleada por Europol que tenga relación con el estado de salud de las personas mencionadas en la letra a) del apartado 1 del artículo 4.
Artículo 7 Revisión y periodos de almacenamiento de la información 1. La información introducida en el fichero deberá revisarse una vez al año para comprobar su utilidad para el mismo, su precisión y actualización. 2. La información contenida en el fichero será borrada si se determina que ya no se necesita. En el caso de información que sea incorrecta o no esté actualizada, se procederá a su corrección. 3. El tiempo de almacenamiento de la información no podrá exceder los seis meses cuando se trate de "candidaturas espontáneas", un año para candidatos no seleccionados de ofertas de empleo, y cinco años tras el pago de salarios, indemnizaciones o pensiones, una vez hayan cesado en sus funciones, para el resto de categorías.
Artículo 8 Personas a las que puede facilitarse información 1. Los datos recogidos en el fichero podrán facilitarse: a) a los miembros de la dirección, si es necesario para el ejercicio de sus responsabilidades de gestión para una persona concreta; b) a las autoridades del Estado miembro acreditante, si es necesario para la planificación profesional de la persona en cuestión; c) a la unidad de finanzas de Europol, conforme a sus necesidades en materia de administración de salarios, indemnizaciones o pensiones; d) a compañías que tienen un contrato con Europol para administrar las prestaciones en materia de seguridad social conforme al Estatuto del personal aplicable a los empleados de Europol (seguro de enfermedad y accidente, pensión de jubilación, seguro de invalidez y de vida), en la medida en que sea necesario para la administración de tales prestaciones.
2. Los datos incluidos en el fichero podrán transmitirse a terceros cuando tal acción responda a los fines del fichero, cuando lo requiera algún acto jurídico, o cuando se obtenga el consentimiento de la persona en cuestión. Se guardará un registro de todas estas transmisiones. Artículo 9 Acceso directo 1. La información contenida en el fichero podrá ser consultada directamente por las personas mencionadas en el apartado 2 del artículo 3. 2. Se guardará un registro de todas las conexiones a la parte automatizada del fichero que se realicen por parte de las personas mencionadas en el apartado 1.
Estos datos sólo se utilizarán con fines de control y serán borrados cumplido el plazo de un año. Artículo 10 Transferencia directa de datos 1. El sistema financiero de Europol tendrá acceso directo de entrada y salida al fichero de datos personales para el desarrollo de la gestión financiera de Europol. La transmisión directa de datos sólo podrá realizarse de resultar necesaria para la administración de salarios, indemnizaciones y pensiones. 2. El fichero no permitirá la transferencia directa de datos a cualquier otra base de datos. Artículo 11 Seguridad de los datos Es competencia del encargado del tratamiento tomar las medidas de seguridad pertinentes para la protección de datos personales registrados en el sistema de administración de personal de Europol frente a una posible destrucción accidental o no autorizada de los mismos, pérdida accidental así como acceso, alteración o difusión no autorizados.
Artículo 12 Información sobre la obtención de datos Las personas mencionadas en el artículo 4 serán informadas de las categorías de datos que son tratados, los fines del tratamiento, los destinatarios de los datos y de los derechos específicos de los interesados tal y como se expresa en los artículos 13, 14 y 15. Artículo 13 Derechos de acceso 1. Cualquier persona que quiera ejercer su derecho de acceso a los datos relacionados a sí mismo o quiera comprobar los mismos podrá hacer una petición por escrito al encargado del tratamiento. En un plazo no superior a cuatro semanas desde su recibo, deberá darse una respuesta por escrito a esta petición.
2. El acceso a tales datos podrá únicamente ser rechazado si es extrictamente necesario para salvaguardar los intereses de Europol, o para salvaguardar los derechos de terceras partes. 3. Si se restringe el acceso o no se recibe respuesta en el plazo especificado en el apartado 1, el solicitante podrá presentar la cuestión al responsable del tratamiento. El responsable del tratamiento deberá tomar una decisión definitiva en esta materia en un plazo no superior a cuatro semanas desde la presentación de la misma e informará de su decisión al solicitante por escrito. Artículo 14 Rectificación y supresión 1.
La persona a la que se le facilita el acceso a datos sobre sí mismo, con arreglo al artículo 13, podrá solicitar, por escrito, al encargado del tratamiento la corrección, adición o eliminación de tales datos si son realmente incorrectos, incompletos o irrelevantes para los fines del fichero o si se han incluido contraviniendo este reglamento. 2. El encargado del tratamiento informará al solicitante, por escrito, en un plazo no superior a cuatro semanas desde la recepción de la petición si, y en su caso, cumple con los requisitos pertinentes. 3. Si la corrección, añadido o supresión solicitada es denegada, o no se recibe respuesta en el plazo especificado en el apartado 1, el solicitante podrá presentar esta cuestión ante el responsable del tratamiento.
El responsable del tratamiento deberá tomar una decisión final relativa a esta cuestión en un plazo no superior a cuatro semanas posteriores a su recibo e informará de su decisión al solicitante por escrito. Artículo 15 Derecho a ser informado de los datos transmitidos a terceros 1. El encargado de tratamiento informará al interesado de cualquier transmisión a terceros, de conformidad con el apartado 2 del artículo 8, de datos que le afecten. Además, cualquier persona tendrá derecho a solicitar por escrito al encargado del tratamiento la información de la misma ha sido transmitida a terceros con arreglo al apartado 2 del artículo 8.
Se contestará a esta petición en un plazo no superior a cuatro semanas desde su recibo. 2. El acceso a la información de transmisiones a terceros sólo podrá denegarse cuando sea estrictamente necesario para salvaguardar los intereses de Europol o salvaguardar derechos de terceras partes. 3. Si se deniega el acceso a la información solicitada o no se recibe respuesta en el plazo especificado en el apartado 1, el solicitante podrá presentar su petición al responsable del tratamiento. El responsable del tratamiento deberá tomar una decisión final en un plazo no superior a cuatro semanas desde su recibo, e informará de su decisión al solicitante por escrito.
Artículo 16 Vías de recurso Las decisiones adoptadas en el ámbito de las presentes normas podrán ser objeto de reclamación ante el director, de conformidad con el artículo 92 del Estatuto del personal, y de un recurso ante el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas, en las condiciones previstas en el artículo 93 del Estatuto del personal. Artículo 17 Derecho aplicable Con arreglo al artículo 4 del Acuerdo entre el Reino de los Países Bajos y la Oficina Europea de Policía (Europol) relativo a la sede de Europol, la legislación en materia de protección de datos del Estado anfitrión no será de aplicación a la información personal recogida por Europol para usos administrativos.
Artículo 18 Publicación y entrada en vigor 1. Las presentes normas se pondrán a disposición de todas las personas mencionadas en el artículo 4 mediante su publicación electrónica en la red Europol. Podrá asimismo obtenerse una copia en papel en la unidad de recursos humanos. 2. Las presentes normas entrarán en vigor el día después de su adopción. Hecho en La Haya, el 27 de septiembre de 1999. Por el Consejo de administración El Presidente K. Rantama (1) DO C 26 de 30.1.1999, p. 23. (2) DO L 281 de 23.11.1995, p. 31.