2004/508/CE:Decisión del Consejo de Administración de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo, de 4 de marzo de 2004, sobre la aplicación del Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión

1 Este derecho de acceso se refiere a los documentos que obren en poder de la Agencia, es decir, los que la Agencia ha elaborado o recibido y estén en su posesión.

2 Los ciudadanos de la Unión, así como las personas físicas y jurídicas que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro ejercerán su derecho de acceso a los documentos de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (en lo sucesivo, «la Agencia») en virtud de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 2 del Reglamento (CE) no 1049/2001 con arreglo a los procedimientos establecidos en las presentes disposiciones.

3 En aplicación del apartado 2 del artículo 2 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, tanto los ciudadanos de terceros países que no tengan su residencia en un Estado miembro como las personas jurídicas que no tengan su domicilio social en uno de los Estados miembros, se beneficiarán del derecho de acceso a los documentos de la Agencia en las mismas condiciones que los beneficiarios citados en el apartado 1 del artículo 2 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

1 Toda solicitud de acceso a documentos de la Agencia que no sean de acceso público se efectuará por escrito y se enviará a esta última por correo electrónico ([email protected]), por correo postal (Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo, Documentación, Gran Vía, 33, E-48009, Bilbao) o por fax [(34) 944 79 43 83]. La Agencia responderá a las solicitudes de acceso iniciales y confirmatorias dentro de los quince días laborables siguientes al registro de la solicitud. Cuando se trate de solicitudes complejas o voluminosas, este plazo podrá prorrogarse quince días laborables. Toda prolongación del plazo deberá motivarse y comunicarse previamente al solicitante.

2 En caso de solicitud imprecisa contemplada en el apartado 2 del artículo 6 del Reglamento (CE) no 1049/2001, la Agencia invitará al solicitante a proporcionar informaciones complementarias que permitan identificar los documentos solicitados; el plazo de respuesta sólo comenzará a correr una vez que la Agencia disponga de tales informaciones.

3 Toda decisión negativa, aún en el caso de que sea parcial, deberá indicar el motivo de la denegación sobre la base de una de las excepciones enumeradas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, debiendo asimismo informar al solicitante de las vías de recurso de que dispone.

1 Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 8 de la presente Decisión, se remitirá un acuse de recibo al solicitante una vez registrada su solicitud, salvo cuando la respuesta pueda enviarse a vuelta de correo. Tanto el acuse de recibo como la respuesta se enviarán por escrito, en su caso por vía electrónica.

2 El solicitante será informado por el Jefe de Unidad correspondiente del curso reservado a su solicitud.

3 Toda respuesta total o parcialmente negativa deberá informar al solicitante de su derecho a presentar, en un plazo de quince días laborables a contar desde la recepción de la respuesta, una solicitud confirmatoria de que la Agencia reconsidera su posición.

4 La ausencia de respuesta de la Agencia en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria.

1 El Director de la Agencia tomará las decisiones de denegación de acceso relativas a las solicitudes confirmatorias, e informará de ello al Consejo de Administración de la Agencia.

2 La decisión se comunicará al solicitante por escrito, en su caso por vía electrónica, informándole de su derecho a interponer un recurso ante el Tribunal de Primera Instancia, o a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo.

1 Cuando la Agencia reciba una solicitud de acceso a un documento que obre en su poder pero emane de un tercero, la Agencia comprobará la aplicabilidad de alguna de las excepciones contempladas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

2 Si, al término de este examen, la Agencia considerara que el acceso al documento solicitado debe denegarse en virtud de alguna de las excepciones contempladas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, la respuesta negativa se enviará al solicitante sin previa consulta del tercero autor del documento.

3 La Agencia dará curso favorable a la solicitud sin consultar previamente al tercero autor del documento cuando: a) el documento solicitado ya haya sido divulgado por su autor o en virtud del Reglamento (CE) no 1049/2001 o disposiciones similares; b) la divulgación, en su caso parcial, de su contenido no lesione manifiestamente ninguno de los intereses contemplados en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

4 En todos los demás casos, se consultará al tercero autor del documento. En particular, si la solicitud de acceso se refiere a un documento que emana de un Estado miembro, la Agencia consultará a la autoridad de origen cuando: a) el documento haya sido transmitido a la Agencia antes de la fecha de entrada en vigor del Reglamento (CE) no 1049/2001; b) el Estado miembro haya pedido a la Agencia que no divulgue el documento sin su previo consentimiento, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

5 El tercer autor del documento al que se haya consultado dispondrá de un plazo de respuesta que no podrá ser inferior a cinco días laborables, pero que deberá permitir a la Agencia respetar sus propios plazos de respuesta. A falta de respuesta en el plazo fijado, o cuando el tercero en cuestión resulte imposible de encontrar o de identificar, la Agencia resolverá con arreglo al régimen de excepciones del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, teniendo en cuenta los intereses legítimos del tercero sobre la base de los elementos disponibles.

6 En caso de que la Agencia tenga previsto dar acceso a un documento en contra de la voluntad expresa de su autor, informará a éste de su intención de divulgar el documento en un plazo de diez días laborables, y le informará de las vías de recurso de que dispone para oponerse a esta divulgación.

1 Los documentos se enviarán por correo, fax o, en su caso, por correo electrónico. Cuando la solicitud se refiera a documentos de gran volumen o difíciles de manipular, podrá invitarse al solicitante a desplazarse para consultar los documentos in situ. Esta consulta será gratuita.

2 Cuando el documento haya sido publicado, la respuesta consistirá en facilitar las referencias de publicación y/o el lugar en que puede accederse al documento y, en su caso, la dirección del documento en el sitio internet: www.agency.osha.eu.int.

3 Cuando el volumen de los documentos solicitados supere las veinte páginas, podrá exigirse al solicitante el pago de 0,10 euros por página, más los gastos de envío. Los gastos que se deriven de otro tipo de soportes se decidirán caso por caso, evitando que excedan de un importe razonable.

1 Para garantizar a los ciudadanos el ejercicio efectivo de los derechos reconocidos en el Reglamento (CE) no 1049/2001, la Agencia pondrá a disposición del público un registro de documentos. El acceso al registro se facilitará por medios electrónicos.

2 El registro contendrá el título del documento (en las lenguas en que esté disponible), y otras referencias útiles para identificar el documento.

3 Una página de ayuda (en todas las lenguas oficiales) informará al público de la forma en que es posible obtener el documento. Si el documento está publicado, se incluirá un enlace con el texto original.

1 Las disposiciones del presente artículo sólo se aplicarán a los documentos redactados o recibidos después de la fecha de entrada en vigor del Reglamento (CE) no 1049/2001.

2 Se facilitarán automáticamente previa solicitud y, en la medida de lo posible, estarán directamente accesibles por vía electrónica, los documentos siguientes: a) los documentos originarios de terceros ya divulgados por su autor o con su consentimiento; b) los documentos ya divulgados en respuesta a una solicitud anterior.

La Agencia publicará dentro del Informe anual información sobre la aplicación de esta Decisión, en concreto estadísticas sobre el número de solicitudes de acceso a los documentos de la Agencia y sobre las denegaciones registradas y motivo de las mismas, de acuerdo con el apartado 1 del artículo 17 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción y se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.