Acte de l'organe de contrôle commun d'Eurojust du 2 mars 2004 établissant son règlement intérieur Journal officiel n° C 086 du 06/04/2004 p. 0001 - 0007 Acte de l'organe de contrôle commun d'Eurojust du 2 mars 2004 établissant son règlement intérieur (2004/C 86/01) L'ORGANE DE CONTRÔLE COMMUN, vu la décision du Conseil du 28 février 2002 instituant Eurojust afin de renforcer la lutte contre les formes graves de criminalité (ci-après dénommée "décision Eurojust")(1), modifiée en dernier lieu le 18 juin 2003(2), et notamment son article 23, paragraphe 9, considérant que les personnes désignées par les États membres conformément à l'article 23, paragraphe 1, de la décision Eurojust adoptent le règlement intérieur de l'organe de contrôle commun, A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:
TITRE I FONCTIONS ET COMPÉTENCES DE L'ORGANE DE CONTRÔLE COMMUN Article premier Fonctions L'organe de contrôle commun exerce les fonctions énoncées à l'article 17, paragraphe 4, point b), à l'article 19, paragraphe 8, et à l'article 23, paragraphes 1 et 7, de la décision Eurojust. Article 2 Compétences 1. Aux fins de l'exécution de ses fonctions, l'organe de contrôle commun est doté des compétences prévues par la décision Eurojust. 2. En particulier, l'organe de contrôle commun est autorisé à recueillir des informations auprès d'Eurojust, à obtenir un accès total à tous les documents d'Eurojust, qu'il s'agisse de documents papier ou de documents stockés sur support électronique, et à se voir accorder le libre accès à tout moment à tous les locaux d'Eurojust.
Sont aussi visés les informations sur les matériels et logiciels et l'accès à ceux-ci, chaque fois que cela est nécessaire pour l'exécution des tâches de l'organe de contrôle commun. Les modalités peuvent être précisées dans des accords conclus entre l'organe de contrôle commun et le collège d'Eurojust. TITRE II RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L'ORGANE DE CONTRÔLE COMMUN Artikel 3 Composition 1. L'organe de contrôle commun est composé conformément à l'article 23, paragraphes 1, 2, 3, 4 et 5, de la décision Eurojust. 2. Les membres de l'organe de contrôle commun sont indépendants; ils ne sont liés par aucune instruction dans l'exercice de leurs obligations et ne sont soumis qu'à la loi.
En particulier, ils ne peuvent être en même temps membres d'une autre instance créée au titre de la décision Eurojust ou agents d'Eurojust. 3. Lorsqu'un membre de l'organe de contrôle commun est, dans des circonstances exceptionnelles, empêché de siéger, il peut désigner un suppléant répondant aux exigences énoncées à l'article 23, paragraphe 1, de la décision Eurojust. Les droits et obligations conférés aux membres au titre du présent règlement intérieur s'appliquent entièrement aux suppléants. 4. En cas de conflit d'intérêts, la personne concernée le signale et ne prend pas part aux discussions ni à la décision prise sur cette question.
Elle peut, le cas échéant, être exclue par un vote à bulletin secret acquis à l'unanimité des membres présents. La personne concernée est entendue avant qu'une exclusion ne soit prononcée, mais elle ne prend pas part à la décision. Si une personne se retire ou est exclue, elle est remplacée par son suppléant. Article 4 Présidence 1. L'organe de contrôle commun est présidé conformément à l'article 23, paragraphe 3, de la décision Eurojust. 2. Le président représente l'organe de contrôle commun et en préside les réunions. Il veille au bon déroulement de ses travaux. Il convoque les réunions de l'organe de contrôle commun et décide du lieu, de la date et de l'heure de ces réunions.
Il ouvre et clôture les réunions. Il élabore le projet d'ordre du jour et assure l'exécution des décisions de l'organe de contrôle commun. 3. En l'absence du président, le membre désigné par l'État membre qui exercera la présidence suivante du Conseil fait fonction de président, conformément à l'article 23, paragraphe 3, de la décision Eurojust. 4. Afin de préparer ses travaux sur une question particulière, l'organe de contrôle commun peut désigner un rapporteur parmi ses membres, sur proposition du président. S'il s'agit d'une question urgente, le président peut procéder d'office à cette désignation.
Dans ce cas, il en informe sans délai les membres de l'organe de contrôle commun. 5. Le collège d'Eurojust, des agents d'Eurojust ou d'autres personnes peuvent être invités à assister aux réunions de l'organe de contrôle commun. Article 5 Méthodes de travail 1. L'organe de contrôle commun se réunit conformément aux dispositions de l'article 23, paragraphe 1, deuxième alinéa, de la décision Eurojust. Le président d'Eurojust, le collège, le directeur administratif ou le délégué à la protection des données peuvent proposer l'inscription de points à l'ordre du jour. 2. Sauf dans les cas considérés comme urgents par le président, les convocations sont transmises en temps voulu pour qu'elles arrivent deux semaines au moins avant la réunion.
La convocation comprend le projet d'ordre du jour et les documents nécessaires pour la réunion, à moins que la nature de ces documents ne le permette pas. L'ordre du jour définitif est adopté au début de chaque réunion. 3. L'organe de contrôle commun ne peut valablement siéger que si deux membres permanents au moins sont présents. Les décisions sont prises conformément à l'article 23, paragraphe 6, de la décision Eurojust. 4. Conformément à l'article 23, paragraphe 11, de la décision Eurojust, les réunions de l'organe de contrôle commun ne sont pas publiques. 5. L'organe de contrôle commun délibère sur la base de documents et de projets établis dans la langue officielle de l'État dont est ressortissant l'un de ses membres.
Cependant, les membres ont le droit de demander une traduction dans leur langue. 6. L'organe de contrôle commun se concerte en tant que de besoin avec le délégué à la protection des données d'Eurojust. 7. Les décisions de l'organe de contrôle commun peuvent être prises par procédure écrite dans la mesure où tous les membres ont approuvé cette procédure. En cas d'urgence, le président est habilité à prendre l'initiative d'une procédure écrite. Dans un cas comme dans l'autre, le président transmet un projet de décision aux membres de l'organe de contrôle commun. Si les membres ne s'opposent pas au projet de décision dans un délai, spécifié par le président, de quatorze jours au moins à compter de la réception de la proposition, celle-ci est réputée adoptée.
Si un membre, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception du projet de décision, demande qu'elle fasse l'objet de discussions orales au sein de l'organe de contrôle commun, la procédure écrite est suspendue. Article 6 Vérifications sur place et experts 1. Dans le cadre des compétences que lui reconnaît l'article 23, paragraphe 1, de la décision Eurojust, l'organe de contrôle commun peut effectuer des vérifications en matière de protection des données auprès d'Eurojust. 2. L'organe de contrôle commun peut désigner un ou plusieurs membres pour effectuer ces vérifications.
Dans la mesure où il le juge approprié, ces membres sont assistés d'experts. Ceux-ci peuvent appartenir au personnel des autorités de contrôle nationales ou des services gouvernementaux, dans la mesure où ces autorités et services disposent de tels experts. Tous les experts doivent satisfaire aux exigences de sécurité applicables en vertu de leur législation nationale et des règles en vigueur au sein d'Eurojust. 3. Lorsque le président considère qu'une affaire est urgente, il peut désigner d'office lesdits membres et experts. Dans ce cas, il en informe sans délai les membres de l'organe de contrôle commun.
4. Les membres de l'organe de contrôle commun chargés de procéder à une vérification lui font rapport sur les résultats de leurs travaux. Article 7 Procédure en cas de non-respect Si l'organe de contrôle commun constate que des dispositions de la décision Eurojust n'ont pas été respectées en ce qui concerne le stockage, le traitement ou l'utilisation de données à caractère personnel, il en informe Eurojust et demande qu'il lui soit répondu dans un délai qu'il fixe. Le non-respect d'une décision de l'organe de contrôle commun prise conformément au présent règlement intérieur est considéré comme une violation de la décision Eurojust.
Les décisions de l'organe de contrôle commun sont définitives et contraignantes à l'égard d'Eurojust. Article 8 Procès-verbal Toutes les réunions de l'organe de contrôle commun font l'objet d'un procès-verbal. Le projet de procès-verbal est établi par le secrétariat sous la direction du président, et soumis à l'organe de contrôle commun en vue de son adoption à sa prochaine réunion. Chaque participant a le droit de proposer des modifications au projet de procès-verbal. Article 9 Rapport d'activité 1. L'organe de contrôle commun fait rapport une fois par an au Conseil conformément à l'article 23, paragraphe 12, de la décision Eurojust.
Ce rapport est établi au cours du premier semestre de chaque année et porte sur l'année précédente. Un mois au moins avant que le rapport d'activité ne soit transmis au Conseil, Eurojust a la faculté d'émettre un avis qui sera joint au rapport. 2. L'organe de contrôle commun décide de rendre public ou non son rapport d'activité et, le cas échéant, décide des modalités de cette publication. TITRE III AUTRES RÈGLES CONCERNANT LES RECOURS Article 10 Fonctions de l'organe de contrôle commun 1. L'organe de contrôle commun examine les recours prévus à l'article 23, paragraphe 7, de la décision Eurojust.
2. L'organe de contrôle commun prend des décisions à l'égard des questions visées au paragraphe 1. Article 11 Membres ad hoc 1. Si aucun représentant de l'État membre d'où proviennent les données à caractère personnel qui font l'objet du recours ne fait partie de l'organe de contrôle commun, la personne désignée par cet État membre conformément à l'article 23, paragraphe 1, troisième alinéa, de la décision Eurojust fait fonction de juge ad hoc au sein de l'organe de contrôle commun pendant l'examen dudit recours. 2. Les droits et obligations conférés aux membres au titre du présent règlement intérieur s'appliquent entièrement aux membres ad hoc.
Article 12 Représentation Le requérant peut se faire assister ou représenter par un avocat ou un conseil. L'organe de contrôle commun peut écarter un avocat ou un conseil de la procédure pour inconduite grave. Dans ce cas, le président fixe un délai pour permettre à la partie concernée de désigner un autre avocat ou conseil, et la procédure est suspendue jusqu'à l'expiration de ce délai. Tout avocat ou conseil doit pouvoir produire un mandat du requérant en bonne et due forme, si l'organe de contrôle commun lui en fait la demande. Article 13 Langues 1. La procédure se déroule dans une des langues officielles des institutions de l'Union européenne.
Le requérant choisit la langue officielle dans laquelle la procédure se déroule. La langue de la procédure est utilisée pour les déclarations orales et les documents écrits des parties, ainsi que pour le procès-verbal et les décisions de l'organe de contrôle commun. 2. Les documents rédigés dans une langue autre que celle de la procédure sont accompagnés d'une traduction dans la langue de la procédure. Si les documents sont très longs, la traduction présentée peut être limitée à des extraits ou à des résumés. L'organe de contrôle commun peut, d'office ou à la demande d'une partie, exiger à tout moment une traduction complète.
3. Si nécessaire, tous les membres de l'organe de contrôle commun et les parties bénéficient de services d'interprétation et de traductions. Les décisions de l'organe de contrôle commun sont traduites dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union européenne. 4. Lorsqu'aucune des langues officielles des institutions de l'Union européenne n'est comprise du requérant, la plainte peut être déposée dans une autre langue. Le requérant est tenu de déposer un résumé des faits dans une des langues officielles. Le président ou le rapporteur fait traduire la plainte dans la langue choisie.
Article 14 Engagement d'une procédure 1. Le recours est formé par le dépôt d'une plainte écrite auprès du secrétariat de l'organe de contrôle commun dans un délai de trente jours à compter de la date de réception de la décision d'Eurojust pour ce qui concerne les demandes de correction ou d'effacement de données personnelles et dans un délai de trois mois à compter de la date de réception de la décision d'Eurojust dans les cas de demandes d'accès à des données personnelles. 2. Le requérant indique dans ses grandes lignes l'objet de la plainte. L'identité du requérant, la nature et les motifs de la plainte doivent être clairement établis.
La plainte est accompagnée de toute pièce justificative disponible. Le requérant peut retirer sa plainte à tout moment. 3. Le secrétariat accuse réception de la plainte dans un délai de quatre semaines et donne des informations générales sur le déroulement de la procédure. 4. Si la plainte ne répond pas aux conditions précitées, le secrétariat invite le requérant à remédier aux omissions éventuelles dans un délai de quatre semaines. 5. Les recours non conformes aux conditions précitées sont rejetés par l'organe de contrôle commun, sur proposition du président ou du rapporteur.
Article 15 Examen préliminaire 1. Si la plainte est conforme aux conditions précitées, elle est examinée par l'organe de contrôle commun. 2. Copie de la plainte est adressée à Eurojust, qui soumet ses observations dans un délai de quatre semaines susceptible d'être prorogé de deux semaines. 3. L'organe de contrôle commun peut demander au collège d'Eurojust de désigner un représentant pour le recours. Le requérant est informé de cette décision. Une copie des observations du requérant est transmise aux membres nationaux concernés afin de leur permettre de présenter leurs observations, qui doivent être soumises dans un délai de quatre semaines susceptible d'être prorogé de deux semaines.
4. Après réception des observations ou après expiration des délais, la plainte est examinée par l'organe de contrôle commun dans les trois mois qui suivent. Article 16 Informations supplémentaires 1. L'organe de contrôle commun peut inviter le requérant, Eurojust ou tout autre organisme à lui fournir des informations, éléments de preuve ou observations. Les parties concernées peuvent présenter à l'organe de contrôle commun des propositions quant aux modalités d'examen de ces éléments de preuve ou demander l'examen d'autres éléments de preuve. L'organe de contrôle commun accepte ces propositions et statue sur ces demandes dans la mesure nécessaire à l'examen de l'affaire.
2. L'organe de contrôle commun peut également décider d'enquêter sur place auprès d'Eurojust. L'article 6 est également d'application. Dans ce cas, le requérant ou son conseil sont informés du résultat de l'enquête. Article 17 Accès au dossier de la procédure 1. Toutes les parties ont, si elles le souhaitent, accès au dossier de la procédure et le secrétariat de l'organe de contrôle commun leur fournit des extraits ou des photocopies à leurs propres frais. L'accès aux documents est refusé lorsqu'un des motifs visés à l'article 19, paragraphe 4, de la décision Eurojust s'applique ou dans la mesure où cela est nécessaire pour protéger les droits et libertés des tiers.
2. Eurojust peut indiquer dans quelle mesure les informations qu'il fournit ne doivent pas être communiquées au demandeur, en exposant les raisons de cette restriction. L'organe de contrôle commun peut demander que ces raisons soient précisées. Dans la mesure où l'organe de contrôle commun trouve ces raisons acceptables, les informations concernées ne sont pas divulguées. L'organe de contrôle commun ne peut en décider autrement qu'en l'absence de raisons acceptables. Dans cette hypothèse, l'organe de contrôle commun peut exiger qu'un résumé soit mis à la disposition du demandeur ou que certaines informations lui soient fournies.
Article 18 Procédure orale 1. Les parties sont entendues par l'organe de contrôle commun si elles en font la demande. L'organe de contrôle commun informe dûment les parties de leur droit à être entendues. Ce droit est exercé par écrit. L'organe de contrôle commun peut décider d'avoir recours à une procédure orale, à la demande d'une des parties à la procédure, dans la mesure jugée nécessaire à l'examen de l'affaire. L'organe de contrôle commun informe dûment les parties de leur droit à demander une procédure orale. Toutes les parties sont informées en temps utile qu'une procédure orale aura lieu et ont le droit d'être présentes.
2. La procédure orale est publique à moins que l'organe de contrôle commun ne décide, d'office ou à la demande d'une des parties, d'exclure le public en tout ou en partie, lorsque la sécurité publique, notamment pour les raisons visées à l'article 19, paragraphe 4, de la décision Eurojust, ou la protection de la vie privée d'une personne l'exigent ou, dans la mesure strictement nécessaire, de l'avis de l'organe de contrôle commun, dans des circonstances particulières lorsque le fait de la rendre publique risque d'affecter la décision sur le recours. Si Eurojust demande que le public ne soit pas admis aux audiences, l'organe de contrôle commun ne peut en décider autrement qu'en l'absence des raisons visées dans la première phrase du présent paragraphe.
3. L'organe de contrôle commun peut décider, à la demande d'une partie ou de sa propre initiative, d'entendre une partie en dehors de la présence des autres parties, si cela est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement d'Eurojust, pour garantir la sécurité d'un État membre ou pour protéger les intérêts du requérant ou d'une tierce partie. Les parties absentes sont informées du déroulement de la procédure en leur absence. Article 19 Audition de témoins et d'experts 1. L'organe de contrôle commun peut, à la demande d'une partie ou de sa propre initiative, entendre des témoins.
Toutes les parties et les témoins concernés sont informés en temps opportun de la tenue de l'audition. L'article 18, paragraphes 2 et 3, est également d'application. 2. Les témoins convoqués par l'organe de contrôle commun peuvent demander le remboursement de leurs frais de voyage et de séjour conformément aux règles applicables aux agents d'Eurojust ainsi qu'une compensation pour leurs pertes de revenus, dans la mesure que l'organe de contrôle commun juge équitable. Ils peuvent recevoir les avances nécessaires. 3. Les témoins sont entendus par l'organe de contrôle commun. Les membres de l'organe de contrôle commun peuvent poser des questions aux témoins.
Avec l'autorisation du président, les parties peuvent poser des questions aux témoins. Avant le début de l'audition, le président rappelle aux témoins qu'ils sont tenus de dire la vérité. Un témoin a le droit de refuser de répondre aux questions. 4. L'organe de contrôle commun peut nommer un expert, définir son mandat et établir son droit à rémunération. L'organe de contrôle commun peut décider d'entendre l'expert. Les règles relatives à l'audition de témoins sont également d'application. Article 20 Déclarations finales Avant de prendre une décision définitive, l'organe de contrôle commun invite toutes les parties à faire des déclarations finales.
Article 21 Procès-verbaux de la procédure de recours 1. L'organe de contrôle commun dresse les procès-verbaux de la procédure de recours, qui reflètent le déroulement de chaque audition et les déclarations qui y ont été faites. Les parties peuvent demander que certains documents ou déclarations soient inclus en tout ou en partie dans les procès-verbaux. Les procès-verbaux sont signés par le président, transmis aux parties et classés au dossier. Dans les cas visés à l'article 18, paragraphe 2, ou à l'article 19, paragraphe 1, l'organe de contrôle commun impose des restrictions.
2. L'article 8 est également d'application pour toutes les réunions de l'organe de contrôle commun auxquelles les parties n'assistent pas. Article 22 Décisions et confidentialité 1. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents à la réunion, sauf si le présent règlement en dispose autrement. En cas de partage égal des voix, le président a une voix prépondérante. Toutes les personnes qui prennent part à la décision définitive doivent avoir été présentes à une audition, pour autant qu'une telle audition ait eu lieu. 2. Les délibérations restent confidentielles.
3. La décision définitive de l'organe de contrôle commun peut contenir les noms des parties et de leurs représentants, les noms des membres de l'organe de contrôle commun qui ont participé à la décision, la date pour laquelle la décision est annoncée, le dispositif de la décision, une brève présentation des faits de l'espèce et les motifs. Elle est communiquée aux parties et rendue publique. Article 23 Notifications Les notifications et autres communications aux parties, témoins et experts se font par des moyens qui garantissent de manière raisonnable que ces personnes sont dûment informées et qui, si nécessaire, peuvent être vérifiés.
Article 24 Frais de procédure 1. L'organe de contrôle commun statue sur les frais de la procédure dans sa décision définitive. La procédure devant l'organe de contrôle commun est gratuite. Si le demandeur obtient gain de cause, tout ou partie des frais nécessaires qu'il a exposés pour introduire et faire instruire sa plainte sont pris en charge par Eurojust dans la mesure où l'organe de contrôle commun le juge équitable. 2. Si le requérant n'est pas en mesure de supporter tout ou partie des frais, il peut, à sa demande et à tout moment, se voir octroyer une aide financière pour le paiement des frais.
Lorsqu'il introduit la demande, il joint les documents prouvant qu'il est dans le besoin. L'organe de contrôle commun peut retirer l'aide financière à tout moment si les conditions qui ont justifié son octroi changent en cours d'instance. Si l'aide financière est approuvée, les frais seront payés sur la ligne budgétaire de l'organe de contrôle commun. Si cela est équitable, la décision définitive peut exiger d'une partie qu'elle rembourse au budget d'Eurojust les avances octroyées. Lorsqu'il introduit sa demande, le requérant marque son accord pour rembourser les frais si la décision définitive le prévoit.
Article 25 Respect de la légalité Dans les cas non prévus par le présent règlement, l'organe de contrôle commun veille à ce que le déroulement de la procédure soit conforme aux principes généraux du respect de la légalité. TITRE IV DISPOSITIONS FINALES Article 26 Secrétariat 1. L'organe de contrôle commun dispose d'un secrétariat, basé au siège d'Eurojust, pour l'assister dans l'accomplissement de ses fonctions. Le secrétariat est un organe permanent dont le personnel est recruté sur la seule base de sa compétence. Les membres du personnel du secrétariat agissent dans le seul intérêt de l'organe de contrôle commun, sont entièrement indépendants d'Eurojust et n'acceptent aucune instruction de la part d'aucune autre autorité dans le cadre des fonctions qu'ils exercent pour le compte de l'organe de contrôle commun.
L'affectation au secrétariat a lieu sur proposition de l'organe de contrôle commun. Les membres du personnel du secrétariat n'entreprennent aucune autre activité sans l'autorisation du président de l'organe de contrôle commun. 2. Le secrétariat est placé sous la direction du président de l'organe de contrôle commun, conformément aux règles arrêtées par celui-ci. Le secrétariat tient un registre des recours et de tous les autres documents. 3. Le secrétariat veille à ce que les obligations visées à l'article 25 de la décision Eurojust soient également respectées dans le cadre des travaux de l'organe de contrôle commun.
Article 27 Confidentialité 1. Les membres de l'organe de contrôle commun, les experts et les membres du personnel du secrétariat sont tenus de traiter de manière confidentielle les informations qui viennent à leur connaissance dans le cadre de leur activité, à moins que l'exécution correcte de leur tâche n'exige le contraire. Ils restent soumis à cette obligation après la cessation de leurs fonctions. 2. Lors de leur nomination, les membres de l'organe de contrôle commun, les experts et les membres du personnel du secrétariat déclarent accepter ces obligations. 3. En cas de violation de l'obligation de secret, tout membre de l'organe de contrôle commun peut être suspendu par un vote à bulletin secret acquis à l'unanimité des membres présents à une réunion de l'organe de contrôle commun.
La personne concernée est entendue avant que la suspension ne soit prononcée, mais elle ne prend pas part à la décision. Article 28 Budget et frais 1. Le secrétariat prépare des propositions de budget annuel pour le secrétariat de l'organe de contrôle commun; une fois approuvées, celles-ci sont transmises au collège. 2. L'organe de contrôle commun décide du décaissement du budget qui lui est attribué, qui est géré par le secrétariat, conformément au règlement financier d'Eurojust. 3. Les frais de l'organe de contrôle commun, y compris ceux des membres, qui sont nécessaires au bon exercice de leurs fonctions, sont imputés à la ligne budgétaire de l'organe de contrôle commun.
Article 29 Modification du règlement intérieur Les modifications au présent règlement intérieur sont adoptées conformément à la procédure prévue à l'article 23, paragraphe 9, de la décision Eurojust. Article 30 Accès du public aux documents 1. Toute personne physique ou morale a un droit d'accès aux documents de l'organe de contrôle commun, sous réserve des principes, conditions et limites définis par le présent article. 2. Le présent article s'applique à tous les documents détenus par l'organe de contrôle commun, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession.
3. Sans préjudice des paragraphes 4 et 5 du présent article, les documents sont rendus accessibles au public soit à la suite d'une demande écrite, soit directement sous forme électronique. 4. L'organe de contrôle commun refuse l'accès à un document dans le cas où la divulgation porterait atteinte à la protection: a) de l'intérêt public, en ce qui concerne: - la sécurité publique et les enquêtes judiciaires, - la défense et les affaires militaires, - les relations internationales, - la politique financière, monétaire ou économique de la Communauté ou d'un État membre, - l'exécution des tâches d'Eurojust visant à renforcer la lutte contre les formes graves de criminalité, - les enquêtes nationales auxquelles Eurojust prête son assistance. b) de la vie privée et de l'intégrité de l'individu, notamment en conformité avec les règles relatives à la protection des données à caractère personnel.
5. L'organe de contrôle commun refuse l'accès à un document dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection: - des intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris en ce qui concerne la propriété intellectuelle, - des procédures juridictionnelles et des avis juridiques, - des objectifs des activités d'inspection, d'enquête et d'audit, à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé. 6. L'accès à un document établi par l'organe de contrôle commun pour son usage interne ou reçu par elle et qui a trait à une question sur laquelle l'organe de contrôle commun n'a pas encore pris de décision est refusé dans le cas où sa divulgation porterait gravement atteinte au processus décisionnel, à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé.
L'accès à un document contenant des avis destinés à un usage interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de l'organe de contrôle commun est refusé même après que la décision a été prise, dans le cas où la divulgation du document porterait gravement atteinte au processus décisionnel de l'organe de contrôle commun, à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé. 7. Dans le cas de documents de tiers, l'organe de contrôle commun consulte le tiers afin de déterminer si une exception prévue au paragraphe 4 ou 5 est d'application, à moins qu'il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué.
Un État membre peut demander à l'organe de contrôle commun de ne pas divulguer un document lui appartenant sans son accord préalable. 8. Si une partie seulement du document demandé est concernée par une ou plusieurs des exceptions susvisées, les autres parties du document sont divulguées. 9. Les demandes d'accès aux documents sont formulées sous forme écrite, y compris par des moyens électroniques, dans l'une des langues officielles et de façon suffisamment précise pour permettre à l'organe de contrôle commun d'identifier le document. Le demandeur n'est pas obligé de justifier sa demande.
10. Si une demande n'est pas suffisamment précise, l'organe de contrôle commun invite le demandeur à la clarifier et assiste celui-ci à cette fin. 11. En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, l'organe de contrôle commun peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement équitable. 12. L'organe de contrôle commun informe et assiste les citoyens quant aux modalités de dépôt des demandes d'accès aux documents. 13. Les demandes d'accès aux documents sont traitées avec promptitude. Un accusé de réception est envoyé au demandeur.
Dans un délai de trente jours ouvrables à partir de l'enregistrement de la demande, le président de l'organe de contrôle commun soit octroie l'accès au document demandé et le fournit dans le même délai conformément au paragraphe 15 du présent article, soit communique au demandeur, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel et l'informe de son droit d'introduire une demande confirmative conformément au paragraphe 14 du présent article. 14. En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut adresser, dans un délai de trente jours ouvrables suivant la réception de la réponse de l'organe de contrôle commun, une demande confirmative tendant à ce que celle-ci révise sa position.
15. L'accès aux documents s'exerce soit par consultation sur place, soit par délivrance d'une copie, y compris une copie électronique si elle est disponible, selon la préférence du demandeur. Le coût de la réalisation et de l'envoi des copies peut être mis à la charge du demandeur. Il ne peut excéder le coût réel de la réalisation et de l'envoi des copies. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place ou lorsque le nombre de copies n'excède pas 20 pages A4, ainsi qu'en cas d'accès direct sous forme électronique. 16. Si un document a déjà été divulgué par l'organe de contrôle commun, par Eurojust ou par une autre institution et qu'il est aisément accessible pour le demandeur, l'organe de contrôle commun peut satisfaire à son obligation d'octroyer l'accès aux documents en informant le demandeur des moyens d'obtenir le document souhaité.
17. Les documents sont fournis dans une version et sous une forme existantes, en tenant pleinement compte de la préférence du demandeur. Article 31 Évaluation Le présent règlement intérieur est évalué par l'organe de contrôle commun dans un délai de un à trois ans après son entrée en vigueur et à la lumière de l'expérience acquise. Article 32 Entrée en vigueur du règlement intérieur Le présent règlement intérieur entre en vigueur le jour qui suit celui de son adoption conformément à l'article 23, paragraphe 9, de la décision Eurojust. Fait à La Haye, le 2 mars 2004. Pour l'organe de contrôle commun Le président Joe Meade (1) JO L 63 du 6.3.2002, p.
1. (2) JO L 245 du 29.9.2003, p. 44.