Décision du Parlement européen du 12 avril 2005 concernant la décharge au directeur de l ' Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes sur l ' exécution de son budget pour l ' exercice 2003 (2005/548/CE) LE PARLEMENT EUROPÉEN, vu le rapport de la Cour des comptes sur les comptes annuels de l ' Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes relatifs à l ' exercice 2003, accompagné des réponses de l ' Observatoire , vu la recommandation du Conseil du 8 mars 2005 (6861/2005 — C6-0067/2005), vu le traité CE, et notamment son article 276, vu le règlement (CE, Euratom) n o 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes , et notamment son article 185, et le règlement (CE) n o 1652/2003 du Conseil du 18 juin 2003 modifiant le règlement (CE) n o 1035/97 portant création d ' un Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes , et notamment son article 12 bis , vu le règlement (CE, Euratom) n o 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l ' article 185 du règlement (CE, Euratom) n o 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes , et notamment son article 94, vu les articles 70 et 71 ainsi que l ' annexe V de son règlement, vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l ' avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A6-0074/2005), 1. donne décharge au directeur de l ' Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes pour l ' exécution de son budget pour l ' exercice 2003;
2. présente ses observations dans la résolution ci-jointe; 3. charge son président de transmettre la présente décision, ainsi que la résolution qui en fait partie intégrante, au directeur de l ' Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes, et d ' en assurer la publication au Journal officiel de l ' Union européenne (série L). Le président Josep Borrell Fontelles Le secrétaire général Julian Priestley L 196 2005 FR 126 1 01 20050412 FR 020.001 127 1 131 5 Résolution du Parlement européen contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge au directeur de l ' Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes sur l ' exécution de son budget pour l ' exercice 2003 LE PARLEMENT EUROPÉEN, vu le rapport de la Cour des comptes sur les comptes annuels de l ' Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes relatifs à l ' exercice 2003, accompagné des réponses de l ' Observatoire , vu la recommandation du Conseil du 8 mars 2005 (6861/2005 — C6-0067/2005), vu le traité CE, et notamment son article 276, vu le règlement (CE, Euratom) n o 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes , et notamment son article 185, et le règlement (CE) n o 1652/2003 du Conseil du 18 juin 2003 modifiant le règlement (CE) n o 1035/97 portant création d ' un Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes , et notamment son article 12 bis , vu le règlement (CE, Euratom) n o 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l ' article 185 du règlement (CE, Euratom) n o 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes , et notamment son article 94, vu les articles 70 et 71 ainsi que l ' annexe V de son règlement, vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l ' avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A6-0074/2005), A. considérant que, dans son rapport spécifique susmentionné, la Cour des comptes européenne (CCE) indique avoir obtenu une assurance raisonnable que les comptes annuels de l ' exercice clos le 31 décembre 2003 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières, B. considérant que le 21 avril 2004 , le Parlement européen a donné décharge au directeur de l ' Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes pour l ' exécution de son budget pour l ' exercice 2002 et que dans la résolution accompagnant la décision de décharge, le Parlement, notamment: invitait l ' Observatoire à réduire encore davantage les reports et à contrôler les recettes par l ' émission opportune des ordres de recouvrement, se disait préoccupé par les problèmes de flux de trésorerie dus aux retards de paiement des subventions communautaires par la Commission et invitait la Commission et l ' Observatoire à améliorer leur coordination afin d ' éviter qu ' une situation similaire ne se reproduise, invitait l ' Observatoire à poursuivre les efforts d ' amélioration de son contrôle interne et à veiller au respect du règlement financier, à améliorer la gestion des contrats et à renforcer le suivi et l ' évaluation de la qualité des travaux effectués par les points focaux nationaux du réseau RAXEN;
1. constate que les comptes de l ' Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (EUMC) sont établis comme suit pour les exercices 2003 et 2002: Compte de gestion pour les exercices 2003 et 2002 NB : Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis. Source : Données de l ' Observatoire. Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l ' Observatoire dans ses propres comptes. (en milliers d ' euros) 2003 2002 Recettes Subventions communautaires 7318 4320 Autres recettes 374 Recettes financières 21 43 Recettes Phare 676 Total des recettes (a) 8389 4363 Dépenses Personnel — Titre I du budget Paiements 2618 2416 Crédits reportés 64 187 Fonctionnement — Titre II du budget Paiements 412 377 Crédits reportés 51 60 Activités opérationnelles — Titre III du budget Paiements 1678 1686 Crédits reportés 1162 1234 Dépenses Phare Paiements 377 Crédits reportés 694 Total des dépenses (b) 7055 5960 Résultat de l ' exercice (a – b) 1334 – 1597 Solde reporté de l ' exercice précédent – 1579 – 8 Crédits reportés annulés 301 52 Réemplois non utilisés de l ' exercice précédent 38 151 Différences de change 5 2 Remboursements à la Commission – 179 Solde de l ' exercice 98 – 1579 2. se félicite des résultats de l ' Observatoire dans la réduction des reports de crédits opérationnels; invite l ' Observatoire à poursuivre ses efforts pour réduire davantage encore les reports; demande à l ' Observatoire d ' indiquer les activités susceptibles d ' être financées par des crédits différenciés, ce qui permettrait une réduction encore plus importante des reports;
3. demande que, conformément aux observations de la CCE, l ' Observatoire présente correctement, dans son budget général, les subventions communautaires qu ' il a reçues et gérées au titre de programmes extérieurs (subventions Phare) ainsi que les autres sources de revenus pour disposer ainsi d ' un budget général intégral; 4. invite l ' Observatoire à mettre en place, conformément à la recommandation de la CCE, un système de gestion et de suivi efficace des recettes à encaisser permettant l ' émission opportune des ordres de recouvrement; 5. demande à l ' Observatoire d ' améliorer la gestion des contrats afin de respecter les dispositions du règlement financier; invite l ' Observatoire à contrôler de près, désormais, l ' exécution des contrats afin de garantir un meilleur contrôle de la qualité des travaux effectués;
6. se félicite de la solution apportée à la demande générale de publication du rapport de 2003 sur le racisme et encourage l ' Observatoire à améliorer à l ' avenir les travaux préparatoires à ce type de rapports; 7. constate et déplore l ' absence d ' un plan en matière d ' égalité et attend de l ' Observatoire qu ' il élabore un tel plan à bref délai pour devenir un employeur qui souscrit au principe de l ' égalité des chances; attend de l ' Observatoire non seulement qu ' il prenne en considération les aspects d ' égalité au stade du recrutement, mais aussi qu ' il s ' emploie activement, à long terme, à promouvoir l ' égalité entre les sexes;
8. se félicite du projet d ' audit sur la diversité et du fait que l ' Observatoire a intégré, à tous les niveaux, du personnel venant de minorités; espère que l ' Observatoire augmentera nettement la proportion des femmes occupant des postes à responsabilité; 9. se félicite de la stratégie de communication de l ' Observatoire, mais espère que d ' autres mesures seront prises pour la développer et la consolider, notamment dans le cadre de l ' information et de la communication auprès des citoyens, où il faut montrer que l ' Observatoire a un rôle particulièrement important à jouer dans la sensibilisation et la lutte contre le racisme et la xénophobie;
Observations d ' ordre général à l ' adresse de la Commission et des agences 10. rappelle que, s ' il approuve les efforts faits par la Commission pour établir un nombre limité de modèles, au moins pour les agences « réglementaires » à venir, il estime aussi que la structure des agences, existantes et à venir, demande à être examinée de façon approfondie à l ' échelon interinstitutionnel; de plus, souligne que, avant que la Commission définisse les conditions-cadres relatives à la fonction des agences réglementaires, il faut qu ' il y ait un accord interinstitutionnel énonçant des lignes directrices communes, et cela préalablement à la mise en place d ' un cadre harmonisé concernant la structure des agences;
11. prend acte de la position de la Commission concernant la délégation de la responsabilité pour l ' exécution de tâches à des organismes — y compris des agences — autres que l ' administration principale de la Commission; estime que cette position ne répond pas à la demande formulée par le Parlement pour obtenir un examen approfondi, à l ' échelon interinstitutionnel, de la structure des agences existantes; invite donc la Commission à fournir des éclaircissements à ce sujet et sur le futur accord interinstitutionnel global relatif aux nouvelles dispositions à prendre dans le cadre des perspectives financières ou en parallèle à celles-ci ;
12. invite la Commission à organiser et à réaliser, sur le moyen terme, par exemple sur un cycle triennal standard, une analyse transversale des évaluations réalisées concernant les différentes agences, et cela dans le but: a) de dégager des conclusions en ce qui concerne, d ' une part, la cohérence de l ' activité des agences dans le cadre des politiques de l ' Union européenne en général et, d ' autre part, les synergies existantes ou à développer entre les agences et les services de la Commission, en vue également de prévenir les chevauchements mutuels; b) d ' évaluer, d ' une part, la valeur ajoutée européenne générale attribuable aux résultats obtenus par les agences dans leurs domaines d ' activité respectifs et, d ' autre part, la pertinence, le rendement et l ' efficacité du modèle « Agence » dans la mise en œuvre ou la définition des politiques communautaires; c) de déterminer et de renforcer l ' impact de l ' action des agences en termes de proximité, d ' accessibilité et de visibilité de l ' Union européenne par rapport à ses citoyens;
13. demande qu ' une telle analyse globale soit disponible pour la fin de 2005, de manière qu ' elle couvre la période de trois ans commençant à la date de l ' entrée en vigueur du nouveau règlement financier et du nouveau cadre applicable, en conséquence, au système des agences; 14. invite les agences à participer activement à un tel processus et à coopérer avec la Commission, en fournissant les contributions indispensables, d ' une part, sur les questions qui, selon elles, sont importantes du point de vue de leur fonctionnement, de leur rôle, de leur mission et de leurs besoins et, d ' autre part, sur toute question susceptible de contribuer à améliorer la procédure de décharge dans son ensemble, et cela en vue de contribuer au succès dudit processus et d ' accroître la responsabilisation et la transparence des agences; invite les agences à présenter aussi leurs contributions à ses commissions compétentes;
15. invite la Commission à présenter, parallèlement à cet exercice, pour la fin de 2005 au plus tard, des propositions relatives aux modifications à apporter aux actuels actes constitutifs des agences, en vue, entre autres, d ' optimiser ses relations avec les agences; ces propositions devraient viser: a) à renforcer la communication entre la Commission et les agences; b) à mettre en place ou à développer une coopération, d ' une part, en matière de définition des besoins à satisfaire, des objectifs à atteindre, des résultats à obtenir et de la stratégie à mettre en œuvre à cet effet et, d ' autre part, en matière de fixation de normes de suivi et d ' évaluation; c) à renforcer la complémentarité d ' action, à mieux organiser les ressources nécessaires et leur affectation efficace et à mettre au point une stratégie de communication pour la diffusion des résultats obtenus;
16. souligne que, avant l ' adoption de toute décision sur la création d ' une nouvelle agence, la Commission doit procéder à une évaluation rigoureuse de l ' opportunité et de la valeur ajoutée des fonctions que cette agence sera appelée à assumer, en prenant en considération les structures existantes et les principes de subsidiarité, de discipline budgétaire et de simplification des procédures; 17. demande à la Commission de présenter rapidement, en ce qui concerne la politique du personnel des agences, les lignes directrices qu ' il lui avait demandé de présenter avant la fin de la procédure budgétaire 2005;
Observations d ' ordre général à l ' adresse des agences 18. demande à chacune des agences de lui présenter, comme prévu à l ' article 72, paragraphe 5, du règlement (CE, Euratom) n o 2343/2002, le rapport résumant les informations relatives aux audits effectués par l ' auditeur interne, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations; 19. invite les agences à s ' attacher davantage à appliquer correctement, en ce qui concerne leur personnel, le statut des fonctionnaires et le régime applicable aux autres agents (procédures de recrutement, décisions, dossiers personnels, calcul des rémunérations et des autres droits, politique de promotion, pourcentage de postes à pourvoir, quotas en matière de respect de l ' égalité entre les sexes, etc.);
20. note que, d ' une manière générale, la composition du personnel des agences fait apparaître, en pourcentage, un déséquilibre entre hommes et femmes; déplore que les hommes — environ un tiers du personnel — soient surreprésentés dans les emplois de grade supérieur, tandis que les femmes sont généralement surreprésentées dans les emplois de grade inférieur; demande aux agences de prendre des dispositions pour remédier immédiatement et efficacement à cet état de choses; 21. invite les agences à veiller à ce que toutes les dispositions applicables de la directive 2002/73/CE du Parlement européen et du Conseil du 23 septembre 2002 modifiant la directive 76/207/CEE du Conseil relative à la mise en œuvre du principe de l ' égalité de traitement entre hommes et femmes en ce qui concerne l ' accès à l ' emploi, à la formation et à la promotion professionnelles, et les conditions de travail soient intégrées dans leurs politiques du personnel respectives;
22. demande aux agences de donner suite aux observations faites à cet égard par la CCE en se conformant pleinement aux principes budgétaires énoncés dans le règlement financier, en particulier aux principes d ' unicité et d ' exactitude budgétaires; invite les agences qui ne l ' ont pas encore fait à se conformer aux exigences formulées dans le règlement financier en matière comptable et à renforcer encore leurs procédures de gestion et de contrôle internes, en vue d ' accroître la responsabilité, la transparence et la valeur ajoutée européenne; 23. exhorte les agences, surtout celles dont les activités ont des points communs avec les activités ou les missions d ' autres agences, à renforcer leur coopération, de manière à ouvrir des possibilités de synergie; les invite à formaliser, le cas échéant, cette coopération dans le cadre d ' accords spécifiques (déclarations conjointes, mémorandums d ' entente, décisions prévoyant une programmation conjointe ou des actions/programmes complémentaires), de sorte qu ' il n ' y ait pas chevauchement, que le travail de chaque agence soit clairement identifié et que le résultat des efforts communs ait pour effet de maximiser la valeur ajoutée et l ' impact de leur travail; souhaite être informé régulièrement à ce sujet;
24. invite les agences à accorder une attention particulière aux procédures d ' attribution et de gestion des contrats; les invite à prendre toutes les dispositions appropriées en ce qui concerne leurs structures administratives, afin de renforcer la gestion, les procédures de contrôle et les canaux de communication internes; estime que de telles mesures pourraient comporter, quand cela est nécessaire ou réalisable, la mise en place d ' unités spécialisées chargées d ' indiquer, sur la base d ' analyses des risques, comment préparer au mieux les procédures d ' attribution de contrats et d ' assurer le contrôle et le suivi, selon les besoins; à cet égard, invite la Commission et la CCE à renforcer leur coopération avec les agences;
25. note les difficultés que certains directeurs, notamment des agences « nouvellement créées » , ont évoquées en ce qui concerne l ' observance, par les agences, du calendrier et des échéances fixés, en matière de rapports, dans le règlement financier; invite les directeurs des agences, dans la perspective de la révision prochaine du règlement financier, en 2005, à informer sa commission des budgets et sa commission du contrôle budgétaire des difficultés rencontrées à ce jour, de manière que celles-ci puissent être examinées dans le cadre de la révision; demande aux directeurs de formuler, en matière d ' échéances, des propositions spécifiques prévoyant des dispositions nouvelles susceptibles de mieux répondre à leurs besoins de fonctionnement, tout en étant conformes aux obligations prévues dans le règlement financier en ce qui concerne les rapports à présenter par les agences;
26. note la réaction positive des directeurs des agences à la demande formulée par la commission du Parlement compétente en matière de décharge pour que soit mis en place un système de communication plus précis, en particulier en ce qui concerne la transmission par les agences, à cette commission, des documents relatifs aux obligations des agences en matière de rapports; estime qu ' une meilleure organisation de cette communication aura pour effet de renforcer sa coopération avec les agences et de renforcer le contrôle démocratique; 27. invite les directeurs des agences à assortir dorénavant leurs rapports d ' activité annuels — qui sont présentés avec les informations financières et les informations en matière de gestion — d ' une déclaration d ' assurance concernant la légalité et la régularité des opérations, sur le modèle des déclarations signées par les directeurs généraux de la Commission;
28. invite les agences à mettre au point une stratégie globale de communication prenant en compte la nécessité de mettre les résultats de leur travail non seulement à la disposition des institutions, des services compétents des États membres, des spécialistes, des partenaires ou de bénéficiaires spécifiques, mais aussi, sous une forme appropriée, à la disposition du grand public; invite les agences, dans la perspective de la mise au point d ' une telle stratégie, à intensifier leur coopération et à échanger des informations sur les meilleures pratiques permettant d ' atteindre cet objectif; demande aux agences d ' informer dûment ses commissions compétentes, avant le prochain exercice de décharge, des progrès réalisés dans la mise au point de cette stratégie, afin de permettre un suivi efficace et en temps utile de leurs activités;
Observations d ' ordre général à l ' adresse de la CCE et des agences 29. se félicite que la CCE ait pris l ' initiative d ' insérer, dans ses rapports spécifiques concernant les agences, un tableau donnant, à propos de l ' agence considérée, des informations succinctes sur les points suivants: compétences, gouvernance, moyens mis à la disposition de l ' agence et produits et services; estime que ces tableaux renforcent la clarté et la transparence du travail de ces organismes communautaires, tout en fournissant, le cas échéant, une base de comparaison utile dans la perspective de la mise en place du cadre harmonisé pour les agences demandé par le Parlement;
30. invite la CCE et les agences à intensifier leur coopération, afin de renforcer les procédures et outils techniques destinés à améliorer la gestion de tous les problèmes financiers et budgétaires, et cela en vue de mettre en place une méthode propre à préparer le terrain, dès le début du processus, pour une décharge budgétaire positive; souhaite être informé régulièrement des progrès accomplis et de la mise en œuvre des meilleures pratiques; 31. invite la CCE et les agences à accroître la transparence de la procédure contradictoire préalable au rapport final de la CCE, de manière à écarter toute contradiction ou ambiguïté qui pourrait mettre en péril la crédibilité de l ' exercice tout entier; à cet égard, invite la CCE et la Commission à proposer un moyen praticable de mettre à jour — depuis la date à laquelle le rapport préparatoire de la CCE est examiné pour la première fois jusqu ' à la date à laquelle est prise la décision concernant la décharge — les informations sur les améliorations apportées et/ou les problèmes constatés, et cela de sorte que la situation des agences soit présentée avec un maximum d ' exactitude.