2008/893/CE: Décision de la Banque centrale européenne du 17 novembre 2008 établissant le cadre applicable aux achats conjoints de l’Eurosystème (BCE/2008/17)

Aux fins de la présente décision, on entend par: a) «Eurosystème»: la BCE et les banques centrales nationales des États membres qui ont adopté l’euro; b) «missions de l’Eurosystème»: les missions confiées à l’Eurosystème conformément au traité et aux statuts du SEBC; c) «banque centrale»: la BCE ou la banque centrale nationale d’un État membre qui a adopté l’euro; d) «banque centrale chef de file»: la banque centrale qui est chargée de conduire la procédure d’appel d’offres conjointe; e) «banque centrale hôte»: la banque centrale désignée par le conseil des gouverneurs pour héberger l’EPCO; f) «comité de pilotage de l’EPCO»: le comité de pilotage mis en place par le conseil des gouverneurs afin de guider les activités de l’EPCO. Le comité de pilotage de l’EPCO est composé d’un membre issu de chaque banque centrale, choisi parmi les membres du personnel de haut niveau dotés de connaissances et d’expérience dans les questions d’organisation et de stratégie au sein de leur institution respective, et d’experts dans le domaine des achats. Le comité de pilotage de l’EPCO rend compte au conseil des gouverneurs par l’intermédiaire du directoire. La présidence et le secrétariat du comité de pilotage de l’EPCO sont assurés par la BCE; g) «procédure d’appel d’offres conjointe»: une procédure en vue de l’achat conjoint de biens et de services qui est menée par la banque centrale chef de file au profit des banques centrales participant à la procédure d’appel d’offres conjointe.

1 La présente décision est applicable à l’achat conjoint, par les banques centrales, de biens et de services nécessaires à l’accomplissement des missions de l’Eurosystème.

2 La participation des banques centrales aux activités de l’EPCO et aux procédures d’appel d’offres conjointes a lieu volontairement.

3 La présente décision est sans préjudice de l’orientation BCE/2004/18 du 16 septembre 2004 relative à l’approvisionnement en billets en euros .

1 L’EPCO exerce l’ensemble des missions suivantes: a) encourager l’adoption de bonnes pratiques en matière d’achat au sein de l’Eurosystème; b) développer l’infrastructure (par exemple, les compétences, les outils fonctionnels, les systèmes informatiques et les processus) nécessaire aux achats conjoints; c) recenser les cas d’achat conjoint, entrant ou n’entrant pas dans le champ d’application de la présente décision, qui sont susceptibles de se présenter au vu des besoins en matière d’achat communiqués à l’EPCO par les banques centrales; d) préparer, et mettre à jour si nécessaire, un programme d’achat annuel pour les procédures d’appel d’offres conjointes, sur la base de l’évaluation décrite au point c); e) préparer des exigences communes en collaboration avec les banques centrales participant à une procédure d’appel d’offres conjointe; f) assister les banques centrales dans le cadre des procédures d’appel d’offres conjointes; g) assister les banques centrales dans le cadre d’achats relatifs à des projets communs du Système européen de banques centrales, à la demande de la banque centrale conduisant le projet.

2 La banque centrale hôte fournit les ressources matérielles et humaines nécessaires à l’accomplissement de ses missions par l’EPCO conformément au budget approuvé par le conseil des gouverneurs, tel que prévu au paragraphe 4.

3 La banque centrale hôte peut, en consultation avec le comité de pilotage de l’EPCO, adopter des règles concernant l’organisation interne et l’administration de l’EPCO, y compris un code de conduite applicable aux membres du personnel de l’EPCO et ayant pour objectif d’assurer qu’ils exercent leurs fonctions avec la plus grande intégrité.

4 Les banques centrales financent le budget de l’EPCO conformément aux règles adoptées par le conseil des gouverneurs. Avant le début de l’exercice, l’EPCO soumet une proposition de budget pour l’exercice pour approbation au conseil des gouverneurs, par l’intermédiaire du comité de pilotage de l’EPCO et du directoire.

5 L’EPCO présente un rapport annuel sur ses activités au conseil des gouverneurs, par l’intermédiaire du comité de pilotage de l’EPCO et du directoire.

6 Les activités de l’EPCO sont soumises au contrôle du comité des auditeurs internes, conformément aux règles adoptées par le conseil des gouverneurs. Ce qui précède est sans préjudice des règles de contrôle et d’audit qui s’appliquent à la banque centrale hôte ou qui sont adoptées par celle-ci.

7 Le comité de pilotage de l’EPCO procède à l’évaluation de l’efficacité et de l’efficience des activités de l’EPCO cinq ans après la mise en place de celui-ci. Sur la base de cette évaluation, le conseil des gouverneurs décide s’il est nécessaire d’ouvrir une procédure de sélection pour choisir une nouvelle banque centrale hôte.

1 Une procédure d’appel d’offres conjointe est considérée comme nécessaire au sens de la présente décision: i) s’il est raisonnable de penser que l’achat conjoint de biens et de services devrait permettre d’obtenir des conditions d’achat plus avantageuses conformément aux principes d’efficience en termes de coûts et d’efficacité; ou ii) si les banques centrales doivent adopter des exigences et des normes harmonisées relativement à ces biens et/ou services.

2 Lorsqu’un cas d’achat conjoint susceptible de se présenter a été recensé, l’EPCO invite les banques centrales à participer à une procédure d’appel d’offres conjointe. Les banques centrales informent l’EPCO en temps voulu de leur intention de participer ou de ne pas participer à la procédure d’appel d’offres conjointe et, dans le premier cas, elles lui communiquent leurs besoins opérationnels. Une banque centrale peut renoncer à sa participation à une procédure d’appel d’offres conjointe avant la publication de l’avis de marché.

3 Sur la base d’un programme d’achat annuel pour les procédures d’appel d’offres conjointes préparé par l’EPCO, et après avoir consulté le comité de pilotage de l’EPCO, le conseil des gouverneurs peut lancer des procédures d’appel d’offres conjointes et choisir une ou plusieurs banques centrales chefs de file parmi les banques centrales participant à la procédure d’appel d’offres conjointe. Toute mise à jour du programme d’achat annuel est transmise au conseil des gouverneurs.

4 La banque centrale chef de file mène la procédure d’appel d’offres conjointe au profit des banques centrales participant à celle-ci, conformément aux règles de passation des marchés auxquelles la banque centrale chef de file est soumise. La banque centrale chef de file précise dans l’avis de marché quelles banques centrales participent à la procédure d’appel d’offres ainsi que la structure de la relation contractuelle.

5 La banque centrale chef de file prépare la documentation de l’appel d’offres et évalue les candidatures et les offres en collaboration avec l’EPCO et les autres banques centrales participant à la procédure d’appel d’offres conjointe.

6 La banque centrale chef de file mène la procédure d’appel d’offres conjointe dans la (les) langue(s) indiquée(s) dans le programme d’achat annuel.

Le conseil des gouverneurs peut inviter les banques centrales nationales des États membres qui n’ont pas encore adopté l’euro à participer aux activités de l’EPCO ainsi qu’aux procédures d’appel d’offres conjointes aux mêmes conditions que celles qui sont applicables aux banques centrales.

La présente décision entre en vigueur le 1er décembre 2008.