Akt Nr. 29/2009 der gemeinsamen Kontrollinstanz von Europol vom 22. Juni 2009 zur Festlegung ihrer Geschäftsordnung (Text von Bedeutung für den EWR)

1 Die Aufgabe der gemeinsamen Kontrollinstanz besteht darin, nach Maßgabe des Europol-Beschlusses die Tätigkeit von Europol daraufhin zu überprüfen, ob durch die Speicherung, Verarbeitung und Verwendung der bei Europol vorhandenen Daten die Rechte des Einzelnen verletzt werden. Darüber hinaus kontrolliert die gemeinsame Kontrollinstanz die Zulässigkeit der Übermittlung der von Europol stammenden Daten (Artikel 34 Absatz 1 Satz 1 und 2 des Europol-Beschlusses).

2 Zu diesem Zweck nimmt die gemeinsame Kontrollinstanz insbesondere folgende Aufgaben wahr: a) Prüfung von Fragen betreffend: die Anwendung und Auslegung des Europol-Beschlusses im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Europol bei der Verarbeitung und Verwendung personenbezogener Daten (Artikel 34 Absatz 3 des Europol-Beschlusses); die von den nationalen Kontrollinstanzen der Mitgliedstaaten unabhängig vorgenommenen Kontrollen (Artikel 34 Absatz 3 des Europol-Beschlusses); die Ausübung des Zugangsrechts (Artikel 34 Absatz 3 des Europol-Beschlusses); die Erarbeitung harmonisierter Vorschläge im Hinblick auf gemeinsame Lösungen für die bestehenden Probleme (Artikel 34 Absatz 3 des Europol-Beschlusses). b) Prüfung von Anordnungen zur Errichtung einer Analysedatei (Artikel 16 Absatz 2 des Europol-Beschlusses) und von Entscheidungen zur Fortführung der Analysedatei (Artikel 16 Absatz 3 des Europol-Beschlusses); c) Prüfung der Kontrollmechanismen für Datenabfragen aus den automatisierten Dateien von Europol, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet werden (Artikel 18 des Europol-Beschlusses); d) Prüfung der Rechtmäßigkeit und Richtigkeit einer möglichen Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Verwendung personenbezogener Daten durch Europol auf Ersuchen eines Einzelnen (Artikel 30 Absatz 7 des Europol-Beschlusses); e) Stellungnahmen betreffend: die Einrichtung eines neuen Systems für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 10 Absatz 2 des Europol-Beschlusses); die für die korrekte Anwendung von Artikel 25 des Europol-Beschlusses notwendigen Maßnahmen (Artikel 25 Absatz 7 des Europol-Beschlusses); die Bedingungen für die Verarbeitung der Daten zu dem in Artikel 10 Absatz 4 des Europol-Beschlusses angegebenen Zweck (Artikel 10 Absatz 4 des Europol-Beschlusses); die in Artikel 15 Absatz 4 des Europol-Beschlusses genannten Verfahren zur Ausgestaltung der Indexfunktion, einschließlich der Bedingungen für den Zugang zu dieser Funktion (Artikel 15 Absatz 4 des Europol-Beschlusses); die in Artikel 14 Absatz 1 des Europol-Beschlusses genannten Durchführungsbestimmungen zu Arbeitsdateien zu Analysezwecken (Artikel 14 Absatz 1 des Europol-Beschlusses); die Durchführungsbestimmungen zur Regelung der Beziehungen zwischen Europol und den in Artikel 22 Absatz 1 und Artikel 23 Absatz 1 des Europol-Beschlusses genannten Einrichtungen (Artikel 26, Absatz 1 Buchstabe b des Europol-Beschlusses); die Vorschriften zur Regelung des Inhalts von Vereinbarungen gemäß Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe c Ziffer ii und des Verfahrens für den Abschluss solcher Vereinbarungen (Artikel 26 Absatz 2 des Europol-Beschlusses); die Abkommen oder Arbeitsvereinbarungen mit den in Artikel 22 Absatz 1 des Europol-Beschlusses genannten Organen, Einrichtungen, Ämtern und Agenturen der Union oder der Gemeinschaft, soweit sie den Austausch personenbezogener Daten betreffen (Artikel 22 Absatz 2 des Europol-Beschlusses); die in Artikel 23 Absatz 2 des Europol-Beschlusses genannten Abkommen, soweit sie den Austausch personenbezogener Daten betreffen (Artikel 23 Absatz 2 des Europol-Beschlusses); die in Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe c Ziffer ii des Europol-Beschlusses genannte Vereinbarung (Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe c Ziffer ii des Europol-Beschlusses). f) Erstellung von Tätigkeitsberichten in regelmäßigen Abständen (Artikel 34 Absatz 6 des Europol-Beschlusses); g) Zusammenarbeit mit anderen Aufsichtsbehörden, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist und zu einer einheitlicheren Anwendung der Vorschriften und Verfahren für die Datenverarbeitung beiträgt (Artikel 34 Absatz 5 des Europol-Beschlusses).

1 Die gemeinsame Kontrollinstanz verfügt zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben über die im Europol-Beschluss vorgesehenen Befugnisse.

2 Die gemeinsame Kontrollinstanz ist insbesondere berechtigt, von Europol Auskünfte einzuholen, Einsicht in alle Unterlagen und Akten sowie Zugriff auf die von Europol gespeicherten Daten und jederzeit ungehindert Zutritt zu allen Diensträumen von Europol zu erhalten (Artikel 34 Absatz 2 des Europol-Beschlusses). Dazu zählen auch Informationen über Hardware und Software und der Zugriff darauf, wenn dies für die Erfüllung der Aufgaben der gemeinsamen Kontrollinstanz erforderlich ist. Näheres kann durch Vereinbarungen zwischen der gemeinsamen Kontrollinstanz und dem Verwaltungsrat von Europol geregelt werden.

1 Die gemeinsame Kontrollinstanz setzt den Ausschuss nach Artikel 34 Absatz 8 des Europol-Beschlusses ein.

2 Sie kann einen oder mehrere andere interne Ausschüsse einsetzen und deren Zusammensetzung und Mandat bestimmen (Artikel 34 Absatz 9 des Europol-Beschlusses).

1 Die gemeinsame Kontrollinstanz setzt sich aus höchstens zwei Mitgliedern oder Vertretern jeder nationalen Kontrollinstanz zusammen, die eine Delegation bilden. Jedes Mitglied kann einen Stellvertreter haben. Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz und ihre Stellvertreter werden von jedem Mitgliedstaat für fünf Jahre ernannt (Artikel 34 Absatz 1 des Europol-Beschlusses); Wiederernennung ist zulässig.

2 Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz und ihre Stellvertreter sind unabhängig, bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nicht an Weisungen gebunden und nur dem Gesetz unterworfen. Sie dürfen insbesondere nicht gleichzeitig Mitglied eines anderen nach dem Europol-Beschluss eingesetzten Gremiums oder Mitglied des Personals von Europol sein. Entsteht ein Interessenkonflikt, so legt die betroffene Person dieses Interesse offen und nimmt nicht an den Beratungen und der Beschlussfassung in der betreffenden Angelegenheit teil. Sie kann nötigenfalls mit der Mehrheit der Stimmen, die in geheimer Abstimmung von den an der Sitzung teilnehmenden Delegationen abgegeben werden, ausgeschlossen werden. Vor einem Ausschluss wird die betroffene Person gehört, nimmt jedoch nicht an der Beschlussfassung teil. Eine Person, die zurücktritt oder ausgeschlossen wird, kann durch ihren Stellvertreter ersetzt werden.

3 Nur Personen mit der erforderlichen Befähigung können zu Mitgliedern der gemeinsamen Kontrollinstanz oder zu Stellvertretern ernannt werden (Artikel 34 Absatz 1 des Europol-Beschlusses). Dabei wird besonderes auf die Anforderungen für den Beschwerdeausschuss geachtet.

4 Ist ein Mitglied der gemeinsamen Kontrollinstanz verhindert, an einer Sitzung teilzunehmen, kann es sich durch seinen Stellvertreter vertreten lassen.

5 Die Mitgliedschaft in der gemeinsamen Kontrollinstanz endet, wenn die betroffene Person zurücktritt. Die Mitgliedschaft endet ebenfalls, wenn die betreffende Person aus dem Dienst der nationalen Kontrollinstanz als deren Mitglied oder Vertreter ausscheidet, es sei denn, sie wird von dem betreffenden Mitgliedstaat erneut in ihrem Amt bestätigt. Die Ernennung zum Mitglied darf nur im Einklang mit den nationalen Rechtsvorschriften widerrufen werden. Dies gilt entsprechend auch für die Stellvertreter.

1 Die gemeinsame Kontrollinstanz wählt aus ihren Reihen einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen, die in geheimer Abstimmung von den an der Sitzung teilnehmenden Delegationen abgegeben werden. Der stellvertretende Vorsitzende darf nicht der Delegation des Vorsitzenden angehören. Erreicht keiner der Kandidaten im ersten Wahlgang die erforderliche Mehrheit, so findet ein zweiter Wahlgang zwischen den beiden Kandidaten statt, die die meisten Stimmen auf sich vereinigt haben. Der Vorsitzende und sein Stellvertreter werden für die Dauer von zwei Jahren gewählt. Eine Wiederwahl für eine zweite Amtszeit von einem Jahr ist möglich.

2 Der Vorsitzende vertritt die gemeinsame Kontrollinstanz und führt in ihren Sitzungen den Vorsitz. Er überwacht den ordnungsgemäßen Ablauf ihrer Tätigkeit. Er beruft die Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz ein und bestimmt Ort, Datum und Uhrzeit dieser Sitzungen. Er eröffnet und schließt die Sitzungen. Er stellt die vorläufige Tagesordnung auf und sorgt für die Durchführung der Beschlüsse der gemeinsamen Kontrollinstanz.

3 Der stellvertretende Vorsitzende nimmt die Aufgaben des Vorsitzenden wahr, wenn dieser verhindert ist. Bei Abwesenheit des stellvertretenden Vorsitzenden nimmt das Mitglied mit dem höchsten Lebensalter die Aufgaben des stellvertretenden Vorsitzenden wahr. Die erste Sitzung der gemeinsamen Kontrollinstanz wird von dem Mitglied mit dem höchsten Lebensalter einberufen und geleitet, bis der Vorsitzende gewählt ist.

4 Die gemeinsame Kontrollinstanz kann zur Vorbereitung ihrer Beratungen über ein spezifisches Thema aus ihren Reihen auf Vorschlag des Vorsitzenden einen oder mehrere Berichterstatter bestellen. Handelt es sich um eine dringende Angelegenheit, so kann der Vorsitzende die Bestellung kraft seines Amtes vornehmen. In diesem Fall unterrichtet er unverzüglich die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz.

5 Der Vorsitzende oder eine Mehrheit der Delegationen kann die Anwesenheit des Direktors von Europol in Sitzungen verlangen sowie Mitglieder des Personals von Europol, nationale Sachverständige, Verbindungsbeamte und andere Personen zur Teilnahme einladen.

1 Die gemeinsame Kontrollinstanz tritt mindestens viermal jährlich zusammen. Darüber hinaus tritt sie auf Veranlassung des Vorsitzenden zusammen oder wenn mindestens drei Delegationen einen entsprechend begründeten schriftlichen Antrag stellen oder dies in einer vorangehenden Sitzung mündlich beantragen. Der Vorsitzende des Verwaltungsrats und der Direktor von Europol sind befugt, Themen zur Aufnahme in die Tagesordnung und die Einberufung der gemeinsamen Kontrollinstanz vorzuschlagen.

2 Außer in den vom Vorsitzenden als dringend erachteten Fällen wird die Einberufung mindestens zwei Wochen vor der Sitzung schriftlich mitgeteilt. Die Einberufung enthält die vorläufige Tagesordnung und die Sitzungsunterlagen, es sei denn, die Art der Unterlagen lässt dies nicht zu. Die endgültige Tagesordnung wird zu Beginn jeder Sitzung angenommen.

3 Die gemeinsame Kontrollinstanz ist nur beschlussfähig, wenn mindestens zwei Drittel der Delegationen an der Sitzung teilnehmen. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden Delegationen gefasst, sofern in dieser Geschäftsordnung nichts anderes vorgesehen ist. Jede Delegation hat eine Stimme. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag.

4 Die Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz sind nicht öffentlich. Jedoch sind die Sitzungsunterlagen in Übereinstimmung mit Artikel 7 dieser Geschäftsordnung der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

5 Die gemeinsame Kontrollinstanz stützt sich in ihren Sitzungen auf Unterlagen und Entwürfe von Dokumenten, die in allen Amtssprachen der Organe der Europäischen Union ausgearbeitet werden. Ausnahmen von dieser Regel sind nur in Dringlichkeitsfällen zulässig. Jede Delegation hat jedoch das Recht, eine Übersetzung in ihre eigene Sprache zu verlangen.

6 Beschlüsse der gemeinsamen Kontrollinstanz können im Wege des schriftlichen Verfahrens gefasst werden, wenn alle Delegationen diesem Verfahren in einer Sitzung zugestimmt haben. In dringenden Fällen ist der Vorsitzende befugt, das schriftliche Verfahren von sich aus einzuleiten. In beiden Fällen übermittelt der Vorsitzende den Mitgliedern der gemeinsamen Kontrollinstanz einen Beschlussentwurf. Bringen die Delegationen gegen den in die einzelnen Amtssprachen übersetzten Beschlussentwurf binnen einer vom Vorsitzenden festgelegten Frist von mindestens vierzehn Tagen nach dessen Erhalt keine Einwände vor, so gilt der Entwurf als angenommen. Beantragt eine Delegation binnen fünf Arbeitstagen nach Erhalt des Beschlussentwurfs, dass darüber von der gemeinsamen Kontrollinstanz mündlich beraten wird, so wird das schriftliche Verfahren abgebrochen.

1 Jede natürliche und juristische Person hat das Recht auf Zugang zu Dokumenten der gemeinsamen Kontrollinstanz gemäß den in diesem Artikel festgelegten Grundsätzen, Bedingungen und Einschränkungen.

2 Dokumente in Bezug auf Beschwerden, die bei dem nach Artikel 34 Absatz 8 des Europol-Beschlusses eingesetzten Ausschuss eingereicht werden, sind von diesem Artikel ausgenommen.

3 Unbeschadet der Absätze 4 und 5 werden Dokumente der Öffentlichkeit entweder auf schriftlichen Antrag oder direkt in elektronischer Form zugänglich gemacht.

4 Die gemeinsame Kontrollinstanz kann den Zugang zu einem Dokument verweigern, soweit dies erforderlich ist: a) zum Schutz der öffentlichen Sicherheit und Ordnung in den Mitgliedstaaten oder zur Bekämpfung von Straftaten, b) zum Schutz der Rechte und Freiheiten Dritter, c) für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben von Europol, d) für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben der gemeinsamen Kontrollinstanz, und deswegen das Interesse der antragstellenden Person zurücktreten muss.

5 Bei Dokumenten, die die gemeinsame Kontrollinstanz von einem Dritten erhalten hat oder die Daten über einen Dritten enthalten und in Bezug auf die nicht klar ist, ob sie offengelegt werden dürfen, konsultiert die gemeinsame Kontrollinstanz diesen Dritten, um festzustellen, ob eine Ausnahme nach Absatz 4 anwendbar ist. Der Zugang zu Dokumenten, die von Europol erhalten werden, unterliegt ebenfalls den in Artikel 40 Absatz 1 des Europol-Beschlusses genannten Vertraulichkeitsregeln.

6 Wenn die Ausnahmen nur Teile des angeforderten Dokuments betreffen, wird das restliche Dokument offengelegt.

7 Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher, einschließlich elektronischer, Form in einer der Amtssprachen der Organe der Europäischen Union zu stellen und müssen so präzise formuliert sein, dass die gemeinsame Kontrollinstanz das betreffende Dokument ermitteln kann. Der Antragsteller ist nicht verpflichtet, Gründe für seinen Antrag anzugeben.

8 Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, ersucht die gemeinsame Kontrollinstanz den Antragsteller, den Antrag zu präzisieren und unterstützt ihn dabei.

9 Betrifft ein Antrag ein sehr umfangreiches Dokument oder eine sehr große Zahl von Dokumenten, so kann sich die gemeinsame Kontrollinstanz mit dem Antragsteller informell beraten, um eine angemessene Lösung zu finden.

10 Die gemeinsame Kontrollinstanz informiert die Bürger darüber, wie und wo Anträge auf Zugang zu Dokumenten gestellt werden können, und leistet ihnen dabei Hilfe.

11 Die gemeinsame Kontrollinstanz registriert einen Antrag auf Zugang zu einem Dokument unverzüglich und sendet dem Antragsteller eine Bestätigung. Binnen 20 Arbeitstagen nach Registrierung des Antrags gewährt der Vorsitzende der gemeinsamen Kontrollinstanz entweder Zugang zu dem angeforderten Dokument und macht es innerhalb dieses Zeitraums gemäß Absatz 14 zugänglich oder informiert den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung und über dessen Recht, gemäß Absatz 13 einen Folgeantrag zu stellen.

12 In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder falls ein Dritter konsultiert werden muss, kann die in Absatz 11 vorgesehene Frist um 20 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.

13 Im Fall einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung kann der Antragsteller binnen 20 Arbeitstagen nach Eingang des Antwortschreibens der gemeinsamen Kontrollinstanz einen Folgeantrag an die gemeinsame Kontrollinstanz richten und um eine Überprüfung ihres Standpunkts ersuchen.

14 Der Zugang zu den Dokumenten erfolgt je nach Wunsch des Antragstellers entweder durch Einsichtnahme vor Ort oder durch Bereitstellung einer Kopie, gegebenenfalls in elektronischer Form. Die Kosten für die Erstellung und Versendung von Kopien ab 20 DIN-A4-Seiten sind von Antragsteller zu tragen, sie dürfen jedoch die für die Erstellung und Versendung der Kopien tatsächlich angefallenen Kosten nicht übersteigen. Die Einsichtnahme vor Ort, Kopien von weniger als 20 DIN-A4-Seiten und der direkte Zugang in elektronischer Form sind kostenlos.

15 Wurde ein Dokument von der gemeinsamen Kontrollinstanz oder einem anderen Organ bereits offengelegt und ist für den Antragsteller einfach zugänglich, dann ist die Pflicht der gemeinsamen Kontrollinstanz erfüllt, indem sie den Antragsteller informiert, wie er Zugang zu diesem Dokument erhalten kann.

1 Die gemeinsame Kontrollinstanz kann im Rahmen ihrer Befugnisse nach Artikel 34 des Europol-Beschlusses Datenschutzkontrollen bei Europol durchführen.

2 Mit der Durchführung dieser Kontrollen kann die gemeinsame Kontrollinstanz ein oder mehrere Mitglieder beauftragen. Soweit die gemeinsame Kontrollinstanz dies für zweckmäßig erachtet, können die betreffenden Mitglieder von Sachverständigen unterstützt werden, die nur aus einer von der gemeinsamen Kontrollinstanz vorab erstellten und Europol übermittelten Liste ausgewählt werden. Die Sachverständigen dieser Liste sind Mitarbeiter der nationalen Kontrollinstanzen und von Regierungsstellen, es sei denn, sie sind dort nicht verfügbar. Alle Sachverständigen müssen die nach ihren nationalen Rechtsvorschriften geltenden Sicherheitsanforderungen erfüllen.

3 Wenn der Vorsitzende einen Fall als dringend betrachtet, kann er die betreffenden Mitglieder und Sachverständigen kraft seines Amtes bestellen. In diesem Fall unterrichtet er unverzüglich die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz.

4 Die mit der Durchführung einer Kontrolle beauftragten Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz erstatten der gemeinsamen Kontrollinstanz über die Ergebnisse ihrer Arbeit Bericht.

Stellt die gemeinsame Kontrollinstanz Verstöße gegen die Bestimmungen des Europol-Beschlusses bei der Speicherung, Verarbeitung oder Verwendung personenbezogener Daten fest, so unterrichtet sie den Direktor von Europol und fordert ihn schriftlich auf, sich innerhalb einer bestimmten Frist dazu zu äußern. Ist die gemeinsame Kontrollinstanz der Auffassung, dass die Antwort unzureichend ist oder nicht rechtzeitig erfolgte, oder treten sonstige Schwierigkeiten auf, so befasst sie den Verwaltungsrat schriftlich mit der Angelegenheit (Artikel 34 Absatz 4 des Europol-Beschlusses). Die Nichtbefolgung einer rechtskräftigen Entscheidung des Beschwerdeausschusses gilt als Verstoß gegen den Europol-Beschluss.

Über alle Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz wird Protokoll geführt. Der Protokollentwurf wird vom Sekretariat unter der Aufsicht des Vorsitzenden ausgearbeitet und der gemeinsamen Kontrollinstanz in ihrer nächsten Sitzung zur Annahme vorgelegt. Jedes Mitglied hat das Recht, eine Änderung des Protokollentwurfs zu beantragen, damit die von dem betreffenden Mitglied in der Sitzung vorgetragenen Bemerkungen zum Ausdruck gebracht werden.

1 Die gemeinsame Kontrollinstanz erstellt mindestens alle zwei Jahre einen Tätigkeitsbericht. Spätestens einen Monat vor der Übermittlung des Tätigkeitsberichts an das Europäische Parlament und den Rat erhält der Verwaltungsrat Gelegenheit zur Abgabe einer Stellungnahme, die dem Bericht beigefügt wird (Artikel 34 Absatz 6 des Europol-Beschlusses).

2 Der Tätigkeitsbericht der gemeinsamen Kontrollinstanz wird dem zuständigen Ausschuss im Europäischen Parlament sowie dem Rat zum gleichen Zeitpunkt übermittelt.

3 Die gemeinsame Kontrollinstanz muss ihren Tätigkeitsbericht veröffentlichen.

1 Der Beschwerdeausschuss (nachstehend als „Ausschuss“ bezeichnet) prüft Beschwerden im Sinne des Artikels 32 des Europol-Beschlusses.

2 Der Ausschuss fällt rechtskräftige Entscheidungen in den in Absatz 1 genannten Angelegenheiten.

3 Außer den in Artikel 2 Absatz 2 genannten Befugnissen verfügt der Ausschuss über die in diesem Kapitel vorgesehenen Befugnisse.

1 Der Ausschuss setzt sich aus jeweils einem qualifizierten Mitglied jeder Delegation in der gemeinsamen Kontrollinstanz zusammen. Jedes Mitglied kann einen Stellvertreter haben. Die Mitglieder des Ausschusses und ihre Stellvertreter werden nach Benennung durch die betreffende Delegation von der gemeinsamen Kontrollinstanz für fünf Jahre ernannt; eine Wiederernennung ist zulässig.

2 Die Ausschussmitglieder und ihre Stellvertreter müssen die nötige Befähigung zur Prüfung der Beschwerden nach Artikel 12 Absatz 1 und zur Entscheidung darüber besitzen, wozu unter anderem juristische Fachkompetenz sowie Erfahrung bei der Lösung von Konflikten und in Datenschutzfragen zählen.

3 Ist ein Mitglied des Ausschusses verhindert, an einer Sitzung teilzunehmen, kann es von seinem Stellvertreter vertreten werden.

4 Die Mitgliedschaft im Ausschuss endet mit dem Rücktritt der betreffenden Person oder ihrem Ausscheiden aus der gemeinsamen Kontrollinstanz. Dies gilt entsprechend auch für die Stellvertreter.

1 Die Mitglieder und ihre Vertreter sind bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten unabhängig und unparteilich, nicht an Weisungen der gemeinsamen Kontrollinstanz oder anderer gebunden und nur dem Gesetz unterworfen. Während ihrer Amtszeit dürfen sie keine Tätigkeiten aufnehmen, die mit ihrer Unabhängigkeit und Unparteilichkeit als Mitglieder des Ausschusses oder mit der erforderlichen Verfügbarkeit im Dienst des Ausschusses unvereinbar sind. Tätigkeiten, die im Auftrag der nationalen Kontrollinstanz ausgeführt werden oder ausgeführt worden sind, gelten nicht als unvereinbar mit der Arbeit im Ausschuss. Dieser Absatz gilt entsprechend auch für die Stellvertreter.

2 Ist ein Mitglied des Ausschusses oder ein Stellvertreter mit einem Fall in einer Weise befasst gewesen, die seine Unparteilichkeit ernstlich in Frage stellt, oder treten sonstige Umstände auf, die die ordnungsgemäße Entscheidung über eine Beschwerde beeinträchtigen können, legt die betreffende Person dies offen und tritt von dem Fall zurück.

3 Wird ein Mitglied oder Stellvertreter von einer Partei aus Gründen im Sinne der Absätze 1 und 2 abgelehnt, hört der Ausschuss die betroffene Person und die anderen Parteien und entscheidet anschließend in Abwesenheit des Betroffenen in geheimer Abstimmung über die Ablehnung.

4 Eine Person, die nach Absatz 3 von einem Fall zurücktritt oder ausgeschlossen wird, wird durch ihren Stellvertreter ersetzt.

1 Der Ausschuss wählt aus seinen Reihen einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen, die von den an der Sitzung teilnehmenden Mitgliedern in geheimer Abstimmung abgegeben werden. Erreicht keiner der Kandidaten die erforderliche Mehrheit im ersten Wahlgang, so findet ein zweiter Wahlgang zwischen den beiden Kandidaten statt, die die meisten Stimmen auf sich vereinigt haben. Der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende der gemeinsamen Kontrollinstanz kann weder zum Vorsitzenden oder zum stellvertretenden Vorsitzenden des Ausschusses gewählt werden noch derselben Delegation angehören. Der Vorsitzende und sein Stellvertreter werden für die Dauer von zwei Jahren gewählt. Eine Wiederwahl für eine zweite Amtszeit von einem Jahr ist möglich.

2 Der Vorsitzende führt in den Sitzungen des Ausschusses den Vorsitz. Er überwacht den ordnungsgemäßen Ablauf der Arbeiten des Ausschusses. Er beruft die Sitzungen des Ausschusses ein und bestimmt Ort, Datum und Uhrzeit dieser Sitzungen. Er erstellt die vorläufige Tagesordnung.

3 Der stellvertretende Vorsitzende nimmt die Aufgaben des Vorsitzenden wahr, wenn dieser verhindert ist. Bei Abwesenheit des stellvertretenden Vorsitzenden nimmt das Mitglied mit dem höchsten Lebensalter die Aufgaben des stellvertretenden Vorsitzenden wahr. Die erste Sitzung des Ausschusses wird von dem Mitglied mit dem höchsten Lebensalter einberufen und geleitet, bis der Vorsitzende gewählt ist.

4 Der Ausschuss kann zur Vorbereitung seiner Beratungen aus seinen Reihen auf Vorschlag des Vorsitzenden einen oder mehrere Berichterstatter bestellen. In diesen Fällen stammt das zum Berichterstatter bestellte Mitglied grundsätzlich aus dem Mitgliedstaat, aus dem der Antragsteller kommt, oder, falls der Antragsteller aus einem Nichtmitgliedstaat stammt, aus dem Mitgliedstaat, in dem der Fall seine engsten Anknüpfpunkte hat. Handelt es sich um eine dringende Angelegenheit, kann der Vorsitzende die Bestellung kraft seines Amtes vornehmen. In diesem Fall unterrichtet er unverzüglich die Mitglieder des Ausschusses. Der Berichterstatter prüft die Beschwerde und legt dem Ausschuss einen Bericht über ihre Zulässigkeit sowie einen Vorschlag für das weitere Vorgehen insbesondere hinsichtlich der erforderlichen Vorbereitungen vor.

Der Antragsteller kann von einem Rechtsanwalt oder einem sonstigen Berater unterstützt oder vertreten werden. Der Ausschuss kann einen Rechtsanwalt oder Berater bei schwerwiegendem Fehlverhalten von den Beratungen ausschließen. Wird ein Rechtsanwalt oder Berater ausgeschlossen, so setzt der Vorsitzende der betroffenen Partei eine Frist, damit diese einen anderen Rechtsanwalt oder Berater bestellen kann; die Beratungen werden bis zum Ablauf dieser Frist ausgesetzt. Der Rechtsanwalt oder der Berater muss eine ordnungsgemäße Vollmacht des Antragstellers vorlegen, wenn der Ausschuss ihn hierzu auffordert.

1 Das Verfahren wird in einer der Amtssprachen der Organe der Europäischen Union geführt. Der Antragsteller wählt die Amtssprache, in der das Verfahren geführt wird. Die Verfahrenssprache wird in den mündlichen Erklärungen und in den Unterlagen der Parteien sowie im Protokoll und in den Entscheidungen des Ausschusses verwendet.

2 Dokumenten in einer anderen Sprache als der Verfahrenssprache wird eine Übersetzung in die Verfahrenssprache beigegeben. Bei langen Dokumenten kann die Übersetzung sich auf Auszüge oder Zusammenfassungen beschränken. Der Ausschuss kann von Amts wegen oder auf Antrag einer Partei jederzeit eine vollständige Übersetzung verlangen.

3 Erforderlichenfalls werden für jedes Ausschussmitglied und für die Parteien kostenlos Dolmetschdienste und Übersetzungen bereitgestellt. Die Entscheidungen des Ausschusses werden in alle Amtssprachen der Organe der Europäischen Union übersetzt.

4 In den Fällen, in denen der Antragsteller keine der Amtssprachen der Organe der Europäischen Union beherrscht, kann der Antrag in einer anderen Sprache gestellt werden. Der Antragsteller ist verpflichtet, eine Zusammenfassung in einer der Amtssprachen vorzulegen. Der Vorsitzende oder der Berichterstatter lässt den Antrag in die gewählte Sprache übersetzen.

1 Die Beschwerde wird durch Vorlage eines schriftlichen Antrags beim Sekretariat der gemeinsamen Kontrollinstanz innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Entscheidung von Europol beim Antragsteller eingeleitet. Liegt keine Entscheidung vor, so wird die Beschwerde innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der entsprechenden Fristen nach Artikel 30 Absatz 3 und Artikel 31 Absatz 5 des Europol-Beschlusses eingeleitet. Bei Zweifeln hinsichtlich der Einhaltung einer Frist wird zugunsten des Antragstellers entschieden.

2 Der Antragsteller legt die Grundzüge des Antrags dar. Beschwerdeführer, Beschwerdegegenstand und Beschwerdegrund müssen daraus eindeutig hervorgehen. Der Antrag ist mit allen zur Verfügung stehenden Belegen zu versehen. Der Antragsteller kann seine Beschwerde jederzeit zurückziehen.

3 Das Sekretariat bestätigt den Eingang der Beschwerde innerhalb von vier Wochen und erteilt allgemeine Informationen über den Verlauf des Verfahrens.

4 Erfüllt der Antrag die in Absatz 2 Sätze 1 und 2 und in Artikel 17 Absatz 4 Satz 2 genannten Anforderungen nicht, so fordert das Sekretariat den Antragsteller auf, etwaige Mängel binnen vier Wochen zu beheben.

5 Beschwerden, die die Anforderungen nicht erfüllen, werden vom Ausschuss auf Vorschlag des Vorsitzenden oder des Berichterstatters abgelehnt. Eine Beschwerde, bei der die Fristen nach Absatz 1 nicht eingehalten werden, kann entgegengenommen werden, wenn sich die Fristüberschreitung durch besondere Umstände rechtfertigen lässt.

1 Erfüllt der Antrag die Anforderungen, so wird er vom Ausschuss unter Zugrundelegung der nachstehenden Bestimmungen und unter Berücksichtigung des Europol-Beschlusses, insbesondere der Artikel 30, 31 und 32, geprüft.

2 Eine Abschrift des Antrags wird Europol übermittelt, damit das Amt binnen vier Wochen hierzu Stellung nehmen kann; eine Verlängerung der Frist um weitere zwei Wochen ist möglich.

3 Betrifft die Beschwerde eine Entscheidung gemäß den Artikeln 30 oder 31 des Europol-Beschlusses, so konsultiert der Ausschuss die nationale Kontrollinstanz oder die zuständige Justizbehörde des Mitgliedstaats, von dem die Daten stammen, oder des unmittelbar betroffenen Mitgliedstaats.

4 Der Ausschuss kann im Einzelfall beschließen, zusätzlich eine oder mehrere nationale Stellen an dem Beschwerdeverfahren zu beteiligen. Der Antragsteller und Europol werden über diesen Beschluss unterrichtet. Die betreffenden nationalen Stellen erhalten eine Abschrift der Bemerkungen von Europol und des Antragstellers, damit sie binnen vier Wochen eigene Bemerkungen vorlegen können; eine Verlängerung der Frist um weitere zwei Wochen ist möglich.

5 Nach Eingang der Bemerkungen oder nach Ablauf der Fristen sowie nach Eingang der in den Artikeln 20, 22, 23 und 24 genannten Informationen wird der Antrag vom Ausschuss innerhalb der darauffolgenden drei Monate behandelt.

1 Der Ausschuss kann den Antragsteller, Europol, die nationalen Stellen, die nationalen Kontrollinstanzen oder jede andere Stelle ersuchen, ihm weitere Informationen, Beweismittel oder Bemerkungen vorzulegen. Die Parteien können dem Ausschuss Vorschläge für die Beweiserhebung unterbreiten oder Beweisanträge stellen. Der Ausschuss kommt diesen Vorschlägen und Anträgen in dem für die Prüfung des Falles erforderlichen Maße nach.

2 Der Ausschuss kann außerdem beschließen, bei Europol vor Ort zu ermitteln. Artikel 8 gilt entsprechend.

1 Alle Parteien haben auf Wunsch Zugang zu den Verfahrensakten und können beim Sekretariat der gemeinsamen Kontrollinstanz auf eigene Kosten Auszüge oder Fotokopien anfordern. Der Zugang kann verweigert werden, soweit dies erforderlich ist: für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben von Europol, zum Schutz der öffentlichen Sicherheit und Ordnung in den Mitgliedstaaten oder zur Bekämpfung von Straftaten, zur Sicherstellung, dass eine nationale Ermittlung nicht gefährdet ist, zum Schutz der Rechte und Freiheiten Dritter, wobei das Interesse der betroffenen Person zu berücksichtigen ist.

2 Europol, die nationalen Stellen und die nationalen Kontrollinstanzen können angeben, inwieweit die von ihnen gegebenen Informationen dem Antragsteller nicht zugänglich gemacht werden sollten, wobei sie die Gründe für eine solche Einschränkung darlegen. Der Ausschuss kann weitere Begründungen verlangen. Sofern der Ausschuss diese Gründe als zulässig erachtet, werden die betreffenden Informationen nicht zugänglich gemacht. Der Ausschuss kann nur wegen Fehlens zulässiger Gründe und nur einstimmig eine gegenteilige Entscheidung treffen. In diesem Fall kann der Ausschuss verlangen, dass dem Antragsteller eine Zusammenfassung zur Verfügung gestellt wird oder dass dem Antragsteller bestimmte Informationen zugänglich gemacht werden.

1 Die Parteien werden vom Ausschuss gehört, sofern sie dies verlangen. Der Ausschuss hat die Parteien von ihrem Recht auf Anhörung ordnungsgemäß zu unterrichten. Dieses Recht wird auf schriftlichem Wege ausgeübt. Der Ausschuss beschließt, auf Antrag einer der am Verfahren beteiligten Parteien eine mündliche Anhörung durchzuführen, sofern er dies für die Prüfung des Falls als notwendig erachtet. Der Ausschuss hat die Parteien von ihrem Recht auf Beantragung einer mündlichen Anhörung ordnungsgemäß zu unterrichten. Alle Parteien werden über die mündliche Anhörung rechtzeitig unterrichtet und sind berechtigt, ihr beizuwohnen.

2 Mündliche Anhörungen sind öffentlich, es sei denn, der Ausschuss beschließt kraft seines Amtes oder auf Antrag einer der Parteien, die Öffentlichkeit in den Fällen, in denen dies im Interesse der öffentlichen Sicherheit, insbesondere aus den in Artikel 30 Absatz 5 des Europol-Beschlusses aufgeführten Gründen, oder zum Schutz der Privatsphäre eines Betroffenen geboten ist, ganz oder teilweise auszuschließen oder aber im Falle besonderer Umstände, wenn öffentliche Verhandlungen die ordnungsgemäße Entscheidung über eine Beschwerde beeinträchtigen würden, die Öffentlichkeit in dem Umfang auszuschließen, den der Ausschuss als unbedingt erforderlich erachtet. Stellt ein Mitgliedstaat, der am Verfahren beteiligt ist, oder Europol den Antrag, die Öffentlichkeit vom Verfahren auszuschließen, so kann der Ausschuss eine gegenteilige Entscheidung nur wegen Fehlens der in Satz 1 genannten Gründe und nur einstimmig treffen.

3 Der Ausschuss kann auf Antrag einer Partei oder von sich aus beschließen, eine Partei in Abwesenheit anderer Parteien zu hören, sofern dies notwendig ist, um das ordnungsgemäße Funktionieren von Europol, die Sicherheit eines Mitgliedstaats oder den Schutz der Interessen des Antragstellers oder eines Dritten zu gewährleisten. Die abwesenden Parteien werden über die in ihrer Abwesenheit geführten Verhandlungen unterrichtet.

1 Der Ausschuss kann auf Antrag einer Partei oder von sich aus beschließen, Zeugen zu hören. Alle Parteien und die betroffenen Zeugen werden rechtzeitig über die Anhörung unterrichtet. Artikel 22 Absätze 2 und 3 gelten ebenfalls.

2 Vom Ausschuss geladene Zeugen haben Anspruch auf Erstattung ihrer Reise- und Aufenthaltskosten sowie auf Entschädigung für entgangene Einkünfte in dem Umfang, den der Ausschuss für angemessen hält. Sie können die erforderlichen Vorschüsse erhalten. Alle Zahlungen werden aus dem Haushalt der gemeinsamen Kontrollinstanz getätigt.

3 Die Zeugen werden vom Ausschuss gehört. Die Mitglieder des Ausschusses können die Zeugen befragen. Mit Erlaubnis des Vorsitzenden können auch die Parteien die Zeugen befragen. Vor Beginn der Anhörung erinnert der Vorsitzende die Zeugen an ihre Verpflichtung zu wahrheitsgemäßer Aussage.

4 Der Ausschuss kann einen Sachverständigen bestellen und dessen Mandat festlegen. Der Sachverständige hat Anspruch auf Vergütung seiner Leistungen. Der Ausschuss kann beschließen, den Sachverständigen zu hören. Die Regeln für die Anhörung von Zeugen gelten ebenfalls.

Der Ausschuss fordert alle Parteien auf, Schlussbemerkungen vorzubringen, bevor er eine rechtskräftige Entscheidung trifft.

1 Der Ausschuss erstellt über seine Verhandlungen ein Protokoll, in dem der Verlauf jeder Anhörung wiedergegeben ist und die abgegebenen Erklärungen enthalten sind. Die Parteien können beantragen, dass bestimmte Dokumente oder Erklärungen ganz oder teilweise in das Protokoll aufgenommen werden. Das Protokoll wird vom Vorsitzenden unterzeichnet, den Parteien zugestellt und in die Verfahrensakte aufgenommen. Der Ausschuss sieht Beschränkungen für die in Artikel 22 Absatz 2 oder Artikel 23 Absatz 1 genannten Fälle vor.

2 Artikel 9 gilt auch für alle Sitzungen des Ausschusses, an denen die Parteien nicht teilnehmen.

1 Der Ausschuss ist nur beschlussfähig, wenn vier Fünftel der Mitglieder oder ihrer Stellvertreter an der Sitzung teilnehmen.

2 Entscheidungen werden mit einfacher Mehrheit der an der Sitzung teilnehmenden Mitglieder oder Stellvertreter getroffen, sofern diese Geschäftsordnung oder der Europol-Beschluss nichts anderes vorsehen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag. Alle an der rechtskräftigen Entscheidung beteiligten Personen müssen einer mündlichen Anhörung beigewohnt haben.

3 Die Beratungen des Ausschusses unterliegen der Geheimhaltung.

4 Die rechtskräftige Entscheidung des Ausschusses enthält die Namen der Parteien und ihrer Vertreter, die Namen der an der Entscheidung beteiligten Ausschussmitglieder, das Datum der Verkündung der Entscheidung, den Tenor der Entscheidung, eine kurze Darlegung des Sachverhalts und die Begründung der Entscheidung. Die Entscheidung wird in öffentlicher Sitzung verkündet und den Parteien zugeleitet. Eine Abschrift der Entscheidung wird der gemeinsamen Kontrollinstanz zugeleitet.

Vorladungen und andere Mitteilungen an Parteien, Zeugen und Sachverständige ergehen in einer Form, die in angemessener Weise sicherstellt, dass eine ordnungsgemäße Unterrichtung erfolgt ist und dies erforderlichenfalls nachgeprüft werden kann.

1 Der Ausschuss entscheidet in seiner rechtskräftigen Entscheidung über die Kosten des Verfahrens. Das Verfahren vor dem Ausschuss ist kostenlos. Wird der Beschwerde ganz oder teilweise stattgegeben, so trägt Europol die Kosten, die dem Antragsteller durch das Vorbringen der Beschwerde und das Verfahren entstanden sind, in dem Umfang, den der Ausschuss für angemessen hält.

2 Kann der Antragsteller sämtliche oder einen Teil der Kosten des Verfahrens nicht tragen, so kann ihm auf Antrag jederzeit ein Zuschuss zu den Kosten gewährt werden. Er fügt seinem Antrag Nachweise für seine Bedürftigkeit bei. Der Ausschuss kann den Zuschuss jederzeit zurückziehen, wenn die Voraussetzungen, unter denen er gewährt worden war, sich im Laufe der Beratungen ändern. Wird der Zuschuss bewilligt, werden die Kosten vom Haushalt der gemeinsamen Kontrollinstanz getragen. Wenn es angemessen ist, kann in der rechtskräftigen Entscheidung von einer Partei verlangt werden, die gewährten Vorschüsse an den Haushalt der gemeinsamen Kontrollinstanz zurückzahlen. Bei der Einreichung seines Antrags erklärt sich der Antragsteller einverstanden, die Kosten zurückzuzahlen, wenn dies in der rechtskräftigen Entscheidung verlangt wird.

In den in dieser Geschäftsordnung nicht geregelten Fällen führt der Ausschuss seine Verfahren im Einklang mit den in Artikel 6 Absatz 2 des Vertrags über die Europäische Union genannten allgemeinen Grundsätze des Gemeinschaftsrechts durch.

1 Die gemeinsame Kontrollinstanz wird bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben von einem Sekretariat unterstützt, das an ihrem Sitz untergebracht ist. Das Sekretariat ist eine ständige Einrichtung, deren Mitarbeiter allein aufgrund ihrer Befähigung eingestellt werden. Die Mitarbeiter des Sekretariats handeln ausschließlich im Interesse der gemeinsamen Kontrollinstanz, genießen völlige Unabhängigkeit von Europol und nehmen von keiner anderen Behörde Weisungen entgegen. Die Einstellung oder die Abordnung von Personal für das Sekretariat erfolgt auf Vorschlag der gemeinsamen Kontrollinstanz. Die Mitarbeiter des Sekretariats dürfen ohne Erlaubnis des Vorsitzenden der gemeinsamen Kontrollinstanz keine anderen Tätigkeiten ausüben.

2 Das Sekretariat arbeitet unter der Dienstaufsicht des Vorsitzenden der gemeinsamen Kontrollinstanz gemäß den von der gemeinsamen Kontrollinstanz aufgestellten Regeln. Es steht mit seinen Diensten auch dem Beschwerdeausschuss zur Verfügung. Bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben untersteht es der Dienstaufsicht des Vorsitzenden des Beschwerdeausschusses. Das Sekretariat führt ein Verzeichnis der Beschwerden und aller übrigen Dokumente.

3 Das Sekretariat stellt sicher, dass die Verpflichtungen nach Artikel 41 des Europol-Beschlusses auch im Rahmen der Arbeit der gemeinsamen Kontrollinstanz erfüllt werden.

1 Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz, die Stellvertreter, die Sachverständigen und die Mitarbeiter des Sekretariats sind verpflichtet, die Sachverhalte, von denen sie in Ausübung ihrer Tätigkeit Kenntnis erhalten, vertraulich zu behandeln, sofern nicht die ordnungsgemäße Erledigung ihrer Aufgaben etwas anderes erfordert. Diese Pflicht besteht auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst fort.

2 Bei ihrer Ernennung erklären die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz, die Stellvertreter, die Sachverständigen und die Mitarbeiter des Sekretariats, dass sie diese Pflichten anerkennen.

3 Im Falle einer Verletzung der Geheimhaltungspflicht kann ein Mitglied der gemeinsamen Kontrollinstanz oder sein Stellvertreter mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen, die von den an einer Sitzung der gemeinsamen Kontrollinstanz teilnehmenden Delegationen in geheimer Abstimmung abgegeben werden, suspendiert werden. Die betroffene Person wird zuvor gehört, nimmt jedoch an der Beschlussfassung nicht teil. Diese Bestimmung gilt entsprechend für den Beschwerdeausschuss, wenn sich die Verletzung der Geheimhaltungspflicht auf die Tätigkeit des Ausschusses bezieht. In diesem Fall wird die gemeinsame Kontrollinstanz unverzüglich unterrichtet. Im Falle einer Suspendierung wird das suspendierte Mitglied durch seinen Stellvertreter ersetzt. Die Suspendierung wird der für die Ernennung des suspendierten Mitglieds zuständigen nationalen Kontrollinstanz mitgeteilt.

1 Das Sekretariat arbeitet Vorschläge für einen jährlichen Haushaltsplan für die gemeinsame Kontrollinstanz aus, die nach ihrer Billigung dem Verwaltungsrat im Vorgriff auf die nach Artikel 34 Absatz 10 des Europol-Beschlusses erforderliche Konsultation vorgelegt werden.

2 Die gemeinsame Kontrollinstanz entscheidet über die Auszahlung der ihr zugewiesenen Haushaltsmittel, die vom Sekretariat verwaltet werden.

3 Die Kosten der gemeinsamen Kontrollinstanz und des Beschwerdeausschusses, einschließlich der Ausgaben für die Mitarbeiter des Beschwerdeausschusses und ihre Stellvertreter, die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich sind, gehen zu Lasten des Haushalts der gemeinsamen Kontrollinstanz gemäß den von ihr aufgestellten Regeln.

Änderungen der vorliegenden Geschäftsordnung werden von der gemeinsamen Kontrollinstanz mit einer Zweidrittelmehrheit ihrer Mitglieder angenommen und dem Rat zur Genehmigung vorgelegt, der mit qualifizierter Mehrheit beschließt (Artikel 34 Absatz 7 des Europol-Beschlusses).

Diese Geschäftsordnung wird frühestens ein Jahr und spätestens drei Jahre nach ihrem Inkrafttreten einer Evaluierung durch die gemeinsame Kontrollinstanz unterzogen.

Diese Geschäftsordnung tritt am Tag nach ihrer Genehmigung durch den Rat gemäß Artikel 34 Absatz 7 des Europol-Beschlusses in Kraft.