Décision du bureau du Parlement européen du 29 mars 2004 fixant les modalités d'application du règlement (CE) n ° 2004/2003 du Parlement européen et du Conseil relatif au statut et au financement des partis politiques au niveau européen

La présente réglementation fixe les modalités d'application du règlement (CE) no 2004/2003 du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003 relatif au statut et au financement des partis politiques au niveau européen. Sauf disposition contraire explicite, la présente réglementation s'applique aux partis politiques au niveau européen, ci-après dénommés «les partis», et aux fondations politiques au niveau européen, ci-après dénommées «les fondations».

S'agissant du financement des partis et des fondations, le Bureau adopte au début de chaque législature un cadre financier indicatif pluriannuel, fondé sur les valeurs de référence concernant le montant de base alloué par parti et le montant complémentaire établi en fonction du nombre de députés membres du parti concerné. Ce cadre constituera, pour l'autorité budgétaire du Parlement européen, la référence essentielle dans le cadre de la procédure budgétaire annuelle, sans préjudice des compétences dévolues par le traité à l'autorité budgétaire.

Le Parlement européen publie chaque année, avant la fin du premier semestre, un appel à propositions en vue de l'octroi de la subvention pour le financement des partis et des fondations. La publication indique les critères d'éligibilité, les modalités de financement communautaire et les dates envisagées pour la procédure d'attribution.

1 Aux fins de l'application de l'article 4 du règlement (CE) no 2004/2003, chaque organisation souhaitant bénéficier d'une subvention par le budget général de l'Union européenne introduit sa demande par écrit auprès du président du Parlement européen avant le 1er octobre précédant l'exercice budgétaire pour lequel la subvention est demandée. Les conditions énoncées à l'article 3 dudit règlement doivent être remplies à la date de l'introduction de la demande et persister durant toute la période de financement.

2 Le formulaire à utiliser pour la demande de subvention est annexé à la présente réglementation (voir annexe 1). Il est disponible sur le site Internet du Parlement.

3 Toute notification au titre de l'article 4, paragraphe 3, du règlement (CE) no 2004/2003 est adressée au président du Parlement européen.

1 Sur proposition du Secrétaire général, le Bureau examine les demandes de financement sur la base des critères établis aux articles 3 et 4 du règlement (CE) no 2004/2003, afin de déterminer les demandes susceptibles de bénéficier d'un financement. Le Bureau et, dans le cadre de la préparation de la décision du Bureau, également le Secrétaire général peuvent inviter un demandeur à compléter ou à expliciter les pièces justificatives jointes à la demande, dans le délai qu'ils fixent.

2 Avant le 1er janvier de l'exercice budgétaire pour lequel la subvention est demandée, le Bureau arrête la liste des bénéficiaires et les montants retenus. En cas de non-octroi de la subvention demandée, le Bureau énonce dans la même décision les motifs du rejet de la demande, au regard notamment des critères établis aux articles 3 et 4 du règlement (CE) no 2004/2003. Si, en fonction de la date de la dernière réunion du Bureau avant les vacances parlementaires de Noël, il est impossible de finaliser l'examen des demandes en temps voulu, le délai prévu à l'alinéa 1 peut être prorogé dans des cas exceptionnels. La décision du Bureau est adoptée sur la base de l'examen des demandes prévu au paragraphe 1. Elle tient compte des changements de la situation éventuellement intervenus depuis l'introduction de la demande, sur la base de communications reçues au titre de l'article 4, paragraphe 3, du règlement (CE) no 2004/2003 et des changements qui sont notoires. Conformément à l'article 10, paragraphe 1, point b), la subvention revenant à chaque parti est déterminée au vu du nombre de députés au Parlement européen membres du parti demandeur à la date limite de présentation des demandes, sauf dans le cas où le nombre de députés a augmenté en raison de l'adhésion de nouveaux États membres. Lorsque, par suite d'un changement dans le nombre des organisations demandant à bénéficier d'un financement, ou du nombre des députés ayant entre-temps adhéré à un parti demandeur, les montants de référence destinés aux demandeurs diffèrent sensiblement de ceux qui pourraient être attendus en application de l'article 1er bis, le Secrétaire général en informe immédiatement le Bureau qui peut inviter le Président à soumettre une proposition à la commission compétente en vue de l'adaptation des crédits disponibles.

3 Le Secrétaire général ou une personne dûment mandatée par lui informe par écrit le demandeur de la décision relative à sa demande. En cas d'octroi, la communication comporte, en annexe, la décision d'octroi de subvention du Bureau. En cas de non-octroi de la subvention demandée, il communique les motifs du rejet par le Bureau. L'information des demandeurs dont la demande n'a pas été retenue par le Bureau intervient dans les quinze jours calendrier suivant la transmission de la décision d'octroi aux bénéficiaires.

La subvention d'un bénéficiaire fait l'objet d'une décision d'octroi de subvention du Bureau notifiée au bénéficiaire, conformément à l'article 108, paragraphe 1, dernier alinéa, 2e possibilité du Règlement financier. Le texte du projet de décision d'octroi de subvention est annexé à la présente réglementation (voir annexe 2).

1 Sauf décision contraire du Bureau, la subvention sera versée en tant que préfinancement aux bénéficiaires en une tranche unique équivalent à 80 % du montant maximal de la subvention, et ce dans les quinze jours suivant la date de la décision d'octroi de subvention. Un préfinancement à 100 % du montant maximal de la subvention est possible, si le bénéficiaire fournit une garantie conformément à l'article 182 des modalités d'exécution du règlement financier (MODEX), couvrant 40 % de la subvention accordée.

2 La liquidation du solde intervient après la fin de la période d'éligibilité au financement communautaire sur la base des dépenses réellement encourues par le bénéficiaire pour la réalisation du programme de travail. Lorsque le montant total des paiements précédents est supérieur au montant de la subvention finale déterminée, le Parlement européen procède au recouvrement des paiements indus.

3 Avant le 15 mai et au plus tard le 30 juin qui suit la fin de l'exercice budgétaire, le bénéficiaire remet les documents suivants permettant la liquidation du solde: un rapport final sur la réalisation du programme de travail, tel que défini à l'annexe 1, section II, point 2.1; un décompte financier final des dépenses éligibles réellement encourues, en suivant la structure du budget prévisionnel; un état récapitulatif complet des recettes et des dépenses correspondant aux comptes du bénéficiaire pour la période d'éligibilité couverte par la décision d'octroi de subvention, qui fait apparaître, dans le cas des partis, le montant de l'excédent reporté par le parti sur l'exercice suivant et le montant à inscrire dans la réserve financière; la liste visée à l'article 6, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 2004/2003, qui spécifie les donateurs et leurs dons respectifs excédant 500 euros par an par donateur; une liste des contrats, à l'exception des contrats de bail pour les bureaux et des contrats de travail du personnel salarié, excédant 10000 euros, avec mention du partenaire contractuel, de son adresse et de la nature des biens ou des services; un rapport d'audit externe des comptes du bénéficiaire effectué par un organisme ou un expert indépendant, habilité selon la législation nationale à procéder à des missions de contrôle des comptes et nommé par le Parlement européen pour l'ensemble des partis et des fondations.

4 L'audit externe a pour objet de certifier que: les décomptes financiers ont été élaborés dans le respect de la législation nationale applicable au bénéficiaire, ne comportent pas d'anomalies significatives et donnent une image fidèle et sincère de la situation financière et des résultats d'exploitation; les documents financiers soumis par le bénéficiaire au Parlement sont conformes aux dispositions financières de la décision d'octroi de subvention du Bureau; les dépenses déclarées sont réelles; les recettes déclarées sont exhaustives; les obligations découlant des articles 6, 7 et 8 et de l'article 10, paragraphe 2, du règlement (CE) no 2004/2003 ont été respectées; dans le cas des subventions aux partis, tout excédent reporté sur l'exercice suivant a été utilisé durant le premier trimestre de l'exercice conformément à l'article 6 bis; dans le cas des subventions aux partis, les obligations découlant de l'article 109, paragraphe 4, du règlement financier ont été respectées. L'auditeur est mandaté par le Parlement, sous réserve des procédures de passation des marchés prévues par le règlement financier. Les honoraires de l'auditeur sont à la charge du Parlement.

5 À la réception des documents visés au paragraphe 3 et dans un délai de deux mois, le Bureau approuve, sur proposition du Secrétaire général, le rapport final sur la réalisation du programme de travail et le décompte financier final. Le Bureau et, lorsque la décision du Bureau est en préparation, le Secrétaire général peut demander au bénéficiaire des pièces justificatives ou tout complément d'information qu'il jugera nécessaire pour permettre l'acceptation du rapport final et du décompte financier final. Le bénéficiaire dispose de 15 jours pour soumettre les pièces justificatives. Le Bureau, après avoir entendu les représentants du bénéficiaire concerné, peut rejeter le rapport final et le décompte final et demander la soumission d'un nouveau rapport et d'un nouveau décompte. Le bénéficiaire dispose de 15 jours pour soumettre un nouveau rapport et un nouveau décompte. En l'absence de réaction écrite du Parlement dans le délai précité de deux mois, le rapport final et le décompte financier final sont réputés acceptés.

6 Le bénéficiaire notifie au Parlement le montant des intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par les préfinancements qu'il a reçus du Parlement. La notification doit intervenir lors de la demande de paiement du solde qui apure le préfinancement. Ces intérêts font l'objet d'un ordre de recouvrement par le Secrétaire général ou son délégué.

1 Excédent de recettes L'excédent de recettes de l'exercice N qui, aux termes de l'article 109, paragraphe 4, du règlement financier, peut être reporté sur l'exercice suivant et inscrit dans une réserve spécifique est constitué par la différence entre les dépenses éligibles totales et a) le montant de la subvention initiale octroyée par le Parlement européen pour l'exercice N conformément à l'article 4, paragraphe 2, et b) les ressources propres du parti destinées à couvrir les dépenses éligibles, étant entendu que le parti a préalablement couvert les dépenses non éligibles par ses seules ressources propres, et c) tout excédent reporté de l'exercice N-1.

2 Report sur l'exercice suivant a) L'excédent de recettes qui peut être reporté sur l'exercice N+1 ne doit pas représenter plus de 25 % des recettes totales visées au paragraphe 1, points a) et b). b) Le montant réellement reporté est inscrit dans le bilan de clôture de l'exercice N comme «provision à reporter sur l'exercice N+1 pour les dépenses éligibles à effectuer durant le premier trimestre de l'exercice N+1». La dotation à cette provision constitue un coût éligible au titre de l'exercice N. c) La provision en question est inscrite dans le compte de résultats de l'exercice N+1. Une liquidation provisoire des comptes, à effectuer au 31 mars de l'exercice N+1, détermine les dépenses éligibles réellement effectuées à cette date. Si la provision est supérieure aux dépenses, la différence entre les deux sommes est déduite de la subvention au moment où la subvention finale pour l'exercice N est établie conformément à l'article 7.

3 Compte de réserve spécifique a) Les engagements inscrits dans le bilan de clôture peuvent comporter un compte de réserve spécifique dans lequel peut seul être porté en crédit l'excédent de recettes visé au paragraphe 1. b) L'excédent de recettes pouvant être affecté au compte de réserve spécifique ne doit pas dépasser la différence entre les recettes visées au paragraphe 1, point b), et la part théorique minimale (15 %) des ressources propres nécessaire pour couvrir les dépenses éligibles effectivement effectuées ou inscrite dans la provision pour être reportée sur l'exercice N+1. c) Il ne peut pas être inscrit au compte de réserve spécifique une somme qui porterait son montant total au-dessus du montant de référence visé à l'article 109, paragraphe 4, troisième alinéa, du règlement financier, défini comme la moyenne arithmétique des recettes totales des trois derniers exercices.

1 Sans préjudice des informations obtenues ultérieurement dans le cadre des contrôles et d'audits, le Bureau arrête, après avoir entendu les représentants du bénéficiaire concerné qui en exprime la demande, le montant de la subvention finale à octroyer au bénéficiaire sur la base des documents visés à l'article 6, paragraphe 3, acceptés par le Bureau.

2 En aucun cas le montant total versé par le Parlement au bénéficiaire ne peut excéder: le montant maximal de la subvention fixé à l'article I.3, paragraphe 2, de la décision d'octroi de subvention; 85 % des dépenses réelles éligibles.

3 La subvention est limitée au montant nécessaire pour équilibrer les recettes et les dépenses éligibles du budget de fonctionnement du bénéficiaire ayant conduit à la réalisation du programme de travail, et en aucun cas elle ne lui procure de profit après application de l'article 109, paragraphe 4, du règlement financier et de l'article 6 bis de la présente réglementation. Tout excédent donne lieu à une réduction, à due concurrence, du montant de la subvention.

4 Sur la base du montant de la subvention finale ainsi déterminée et du montant cumulé des paiements qu'il a précédemment effectués au titre de la décision d'octroi de subvention, le Bureau arrête le montant du solde à payer à hauteur des montants restant dus au bénéficiaire. Lorsque le montant cumulé des paiements précédemment effectués excède le montant de la subvention finale, le Secrétaire général ou son délégué émet un ordre de recouvrement pour le montant en excès.

Sur proposition du Secrétaire général, le Bureau suspend les paiements et réduit la subvention, et le cas échéant révoque la décision d'octroi de subvention, en demandant éventuellement le remboursement à due concurrence, a) en cas d'utilisation de la subvention pour des dépenses non autorisées par le règlement (CE) no 2004/2003; b) en cas de non-notification au titre de l'article 4, paragraphe 3, du règlement (CE) no 2004/2003; c) en cas de non-respect des conditions et des obligations visées respectivement aux articles 3 et 6 du règlement (CE) no 2004/2003; d) en cas de réalisation d'une des circonstances décrites aux articles 93 ou 94 du règlement financier. Avant de prendre une décision, le Bureau donne au bénéficiaire la possibilité de prendre position sur les irrégularités constatées.

1 Lorsque des montants ont été indûment versés au bénéficiaire ou lorsqu'une procédure de recouvrement est justifiée aux termes des conditions de la décision d'octroi de subvention, le bénéficiaire verse au Parlement, dans les conditions et à la date d'échéance fixées par celui-ci, les montants concernés.

2 En cas d'absence de paiement par le bénéficiaire à la date d'échéance fixée par le Parlement, celui-ci majore les sommes dues d'intérêts de retard au taux défini à l'article II.13, paragraphe 3, de la décision d'octroi de subvention. Les intérêts de retard portent sur la période écoulée entre la date d'échéance fixée pour le paiement, exclue, et la date de réception par le Parlement du paiement intégral des sommes dues, incluse.

1 La vérification régulière au titre de l'article 5, paragraphe 1, du règlement (CE) no 2004/2003 est effectuée par le Secrétaire général.

2 Le bénéficiaire fournit toutes les données détaillées demandées au Parlement, ainsi qu'à tout autre organisme externe mandaté par le Parlement, afin que ce dernier puisse s'assurer de la bonne exécution du programme de travail et des dispositions de la décision d'octroi de subvention.

3 Le bénéficiaire tient à la disposition du Parlement l'ensemble des documents originaux, notamment comptables, bancaires et fiscaux ou, dans des cas exceptionnels dûment justifiés, les copies certifiées conformes des documents originaux relatifs à la décision d'octroi de subvention pendant une période de cinq ans à partir de la date de paiement du solde des montants dus visé à l'article I.4 de la décision d'octroi de subvention.

4 Le bénéficiaire facilite la réalisation par le Parlement, soit directement par l'intermédiaire de ses agents, soit par l'intermédiaire de tout autre organisme externe qu'il aura mandaté à cet effet, d'un audit sur l'utilisation qui est faite de la subvention. Ces audits peuvent se faire pendant toute la période d'exécution de la décision d'octroi de subvention jusqu'au paiement du solde, ainsi que pendant une période de cinq ans à compter de la date de paiement du solde. Le cas échéant, les résultats de ces audits pourront conduire à des décisions de recouvrement par le Bureau.

5 La décision d'octroi de subvention prévoit expressément le pouvoir de contrôle du Parlement européen et de la Cour des comptes, sur pièces et sur place, du bénéficiaire d'une subvention à la charge du budget général de l'Union européenne. Des contrôles ex post sont réalisés par l'ordonnateur visé aux paragraphes 107 et 115 de la décision du Parlement européen du 5 mai 2010 concernant la décharge sur l'exécution du budget général de l'Union européenne pour l'exercice 2008, section I – Parlement européen.

6 En vertu du règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) , ce dernier peut également effectuer des contrôles et des vérifications sur place selon les procédures prévues par la législation communautaire pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités. Le cas échéant, les résultats de ces contrôles pourront conduire à des décisions de recouvrement par le Bureau.

1 Sur proposition du Secrétaire général, le Bureau peut octroyer aux partis une assistance technique, conformément à la décision du Bureau du 14 mars 2000 régissant l'utilisation des locaux du Parlement européen par des utilisateurs externes, telle que modifiée par la décision du 2 juin 2003, et toute autre assistance technique prévue par une réglementation ultérieure. Le Bureau peut déléguer au Secrétaire général certains types de décisions relatives à l'octroi d'une assistance technique. À cet égard, et en vertu de l'article 1, paragraphe 2, les fondations politiques sont assimilées à des partis politiques.

2 Chaque année, dans les trois mois suivant la fin de l'exercice budgétaire, le Secrétaire général soumet à l'attention du Bureau un rapport qui présente en détail l'assistance technique fournie par le Parlement européen à chaque parti politique au niveau européen. Le rapport est ensuite publié sur le site Internet du Parlement.

En temps utile avant les élections au Parlement européen de 2009, le Bureau peut adopter des règles gouvernant l'éligibilité des dépenses des partis au titre des campagnes conduites par ces derniers dans le cadre des élections au Parlement européen.

1 Le Parlement européen publie sur son site Internet au minimum les informations visées à l'article 9 bis du règlement (CE) no 2004/2003 et à l'article 169 du règlement (CE) no 2342/2002 au cours du premier semestre de l'exercice suivant.

2 Le bénéficiaire publie au minimum les informations énumérées à l'article 6, paragraphe 1, du règlement (CE) no 2004/2003 au plus tard le 30 septembre suivant l'exercice au titre duquel la subvention a été octroyée sur son site Internet ou, en l'absence d'un tel site, dans un média approprié.

Les décisions prises en vertu de la présente réglementation peuvent faire l'objet d'un recours devant la Cour de justice des Communautés européennes et le Tribunal de première instance des Communautés européennes, dans les conditions prévues par le traité.

1 Le Parlement européen communiquera aux parties concernées, dans les meilleurs délais après l'adoption des modifications à la présente réglementation, le 18 février 2008, les informations relatives aux fondations affiliées visées à l'article 2.

2 Lorsqu'un parti présente, en vertu des changements découlant de la modification du règlement (CE) no 2004/2003 ou de la présente réglementation, une demande supplémentaire au sens de l'article 2 du règlement (CE) no 1524/2007, a) pour son propre financement: l'ordonnateur délégué est habilité à signer la convention de subvention modificative afférente sans une nouvelle décision du Bureau; b) pour le financement d'une fondation: les dates du 1er novembre et du 1er février, figurant à l'article 3, paragraphe 1, et à l'article 4, paragraphe 2, sont remplacées par le 28 mars et le 28 juin.

Avant le 30 septembre 2010, le Secrétaire général du Parlement européen présente au Bureau un rapport sur la mise en œuvre de la présente réglementation. Le rapport indique, le cas échéant, d'éventuelles propositions de modifications à apporter à cette réglementation et au système de financement des partis politiques européens prévu par le règlement (CE) no 2004/2003.

Les modifications adoptées par le Bureau le 2 février 2011 sont d'application à partir de la procédure d'octroi des subventions pour l'année 2012. La présente réglementation est publiée au Journal officiel de l'Union européenne et sur le site Internet du Parlement européen.