Regelung über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Europäischen Parlaments — Beschluss des Präsidiums vom 28. November 2001

1 Für die Dokumente des Europäischen Parlaments wird ein elektronisches Bezugsregister (EBR) eingerichtet.

2 Das so eingerichtete Bezugsregister enthält die Verweise auf die Dokumente, die vom Organ ab dem Zeitpunkt des Beginns der Anwendung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 (vorbehaltlich des folgenden Absatzes) erstellt wurden oder bei ihm eingegangen sind .

3 Auf der Grundlage von Artikel 10 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 ist es nicht erforderlich, im EBR Dokumente anderer Organe zur Verfügung zu stellen, die das Europäische Parlament erhalten hat und die bereits im elektronischen Register des betreffenden Organs leicht zugänglich sind. Im EBR wird ein Verweis auf das Register des betreffenden Organs angelegt.

4 Diese Verweise bilden den „Dokumentenausweis“, der nicht nur die in Artikel 11 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgeschriebenen Angaben enthält, sondern so weit wie möglich auch die Angaben, die die Identifizierung des Urhebers jedes einzelnen Dokuments, der verfügbaren Sprachen, des Status und der Kategorie des Dokuments sowie des Ortes, an dem das Dokument aufbewahrt wird, gestatten.

Das EBR ist so strukturiert, dass es Folgendes ermöglicht: die Identifizierung der Dokumente durch ein einheitliches System von Verweisen, den direkten Zugang zu den Dokumenten, insbesondere legislativen Dokumenten, die Übermittlung von Informationen für den Fall, dass die Dokumente nicht unmittelbar in elektronischer Form zugänglich sind, unter Anwendung der Artikel 4 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

Die Dienststelle „Transparenz — Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten und Beziehungen zu den Interessenvertretern“ (nachstehend „die zuständige Dienststelle“) nimmt die folgenden Aufgaben wahr: Kontrolle der Registrierung der Dokumente, die vom Europäischen Parlament erstellt werden oder bei ihm eingegangen sind, in das EBR, Entgegennahme und Behandlung der Anträge auf Zugang in schriftlicher oder elektronischer Form innerhalb einer Frist von fünfzehn Arbeitstagen, die gegebenenfalls verlängert wird, Übermittlung einer Empfangsbescheinigung, Unterstützung des Antragstellers im Hinblick auf die Präzisierung des Inhalts seines Antrags und Beratung mit dem Antragsteller im Falle von Anträgen auf Zugang zu sehr umfangreichen oder komplexen Dokumenten, Erleichterung des Zugangs des Antragstellers zu den bereits veröffentlichten Dokumenten, Koordinierung der Beantwortung mit der Dienststelle, die das Dokument verfasst hat oder besitzt, oder mit der befugten Person, wenn der Antrag ein nicht im Register enthaltenes Dokument betrifft oder wenn er ein Dokument betrifft, für das die in den Artikeln 4 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Einschränkungen gelten, die Konsultation Dritter gemäß Artikel 4 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

1 Die Verweise auf Dokumente werden gemäß den vom Generalsekretär beschlossenen Anweisungen, mit denen die Rückverfolgbarkeit der Dokumente gewährleistet wird, in das EBR aufgenommen. Der Umfang des EBR wird schrittweise erweitert. Er wird auf der Website Europarl auf der Leitseite des EBR angezeigt.

2 Hierzu werden die in Artikel 104 Absatz 2 der Geschäftsordnung genannten Dokumente des Europäischen Parlaments unter der Verantwortung des Gremiums oder der Dienststelle, das bzw. die das Dokument verfasst hat, in das EBR aufgenommen.

3 Die im Rahmen des Legislativverfahrens oder der parlamentarischen Tätigkeit erstellten Dokumente werden in das EBR aufgenommen, sobald sie eingereicht oder veröffentlicht werden.

4 Die übrigen Dokumente, die in die Zuständigkeit der Verwaltungsdienste des Generalsekretariats des Europäischen Parlaments fallen, werden, so weit wie möglich, gemäß den Anweisungen des Generalsekretärs in das EBR aufgenommen.

5 Verweise auf Dokumente Dritter im Sinne des Artikels 3 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 werden durch die Dienststelle, die die Dokumente erhält, in das EBR aufgenommen.

1 Alle Dokumente, die vom Europäischen Parlament im Rahmen des Legislativverfahrens erstellt wurden oder bei ihm eingegangen sind, müssen vorbehaltlich der in den Artikeln 4 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Einschränkungen für die Bürger in elektronischer Form zugänglich sein.

2 Das Europäische Parlament macht alle Legislativdokumente im Sinne des Artikels 12 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 auf elektronischem Wege über das EBR oder die Website Europarl zugänglich.

3 Die Kategorien von direkt zugänglichen Dokumenten werden in einem vom Präsidium angenommenen und auf der Website Europarl veröffentlichten Verzeichnis aufgeführt. Dieses Verzeichnis schränkt nicht das Recht auf Zugang zu Dokumenten ein, die nicht unter die genannten Kategorien fallen und auf schriftlichen Antrag zugänglich gemacht werden können.

1 Die Dokumente, die vom Europäischen Parlament außerhalb des Legislativverfahrens erstellt werden oder bei ihm eingegangen sind, sind im Rahmen des Möglichen und vorbehaltlich der in den Artikeln 4 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Einschränkungen für die Bürger über das EBR direkt zugänglich.

2 Wenn die Aufnahme eines Dokuments in das EBR den direkten Zugang zum vollständigen Text nicht gestattet, entweder, weil das Dokument elektronisch nicht verfügbar ist, oder aufgrund der in den Artikeln 4 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Einschränkungen, kann der Zugang zu dem Dokument schriftlich oder unter Verwendung des über die Website Europarl auf der Leitseite des EBR verfügbaren elektronischen Formulars beantragt werden.

3 Die Dokumente, die vom Europäischen Parlament vor dem Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erstellt wurden oder bei ihm eingegangen sind und auf die daher nicht aus dem EBR verwiesen wird, sind auf schriftlichen oder elektronischen Antrag, vorbehaltlich der in den Artikeln 4 und 9 der oben erwähnten Verordnung vorgesehenen Einschränkungen, verfügbar.

4 Das Parlament stellt den Bürgern eine Online-Hilfe dazu bereit, wie und wo Anträge auf Zugang zu Dokumenten gestellt werden können.

Diese Regelung gilt für jeden Antrag auf Zugang zu einem Dokument des Europäischen Parlaments, der über das auf der Leitseite des EBR bereitgestellte Formular gestellt wurde oder sich explizit auf das Recht auf Zugang zu Dokumenten bezieht, wie es in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegt ist. Nicht unter diese Regelung fallen jedoch Anträge, die sich auf ein besonderes Recht auf Zugang stützen, wie es insbesondere in der Geschäftsordnung des Parlaments, der Haushaltsordnung, der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 zum Schutz personenbezogener Daten und dem Beamtenstatut festgelegt ist.

1 Der Antrag auf Zugang zu einem Dokument des Europäischen Parlaments ist schriftlich, per Fax oder in elektronischer Form in einer der in Artikel 342 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union aufgeführten Sprachen einzureichen.

2 Anträge in elektronischer Form werden, so weit wie möglich, über das auf der Leitseite des EBR oder die Online-Hilfe bereitgestellte elektronische Formular eingereicht.

3 Der Antrag muss hinreichend präzise formuliert sein und muss insbesondere die Angaben, mit denen das angeforderte Dokument bzw. die angeforderten Dokumente ermittelt werden können, sowie den Namen und die Anschrift des Antragstellers enthalten.

4 Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, fordert das Organ den Antragsteller gemäß Artikel 6 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 auf, den Antrag zu präzisieren, und leistet ihm dabei Hilfe.

1 Alle Anträge auf Zugang zu einem im Europäischen Parlament vorhandenen Dokument werden am Tage ihrer Registrierung an die zuständige Dienststelle weitergeleitet, die ihren Empfang bestätigen, die Antwort abfassen und das Dokument innerhalb der vorgesehenen Frist zur Verfügung stellen muss.

2 Betrifft der Antrag ein vom Europäischen Parlament erstelltes Dokument, für das eine der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen gilt, oder muss das angeforderte Dokument identifiziert und ausfindig gemacht werden, so wendet sich die zuständige Dienststelle an die Dienststelle oder das Gremium, die bzw. das das Dokument erstellt hat und die/das dann innerhalb einer Frist von fünf Arbeitstagen einen Vorschlag für die weitere Bearbeitung des Antrags vorlegt.

1 Wenn der Antrag Dokumente Dritter betrifft, überprüft die zuständige Dienststelle – gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit der Dienststelle, die im Besitz der Dokumente, auf die sich der Antrag bezieht, ist —, ob eine Ausnahme nach den Artikeln 4 oder 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 anwendbar ist.

2 Wird nach Abschluss dieser Überprüfung festgestellt, dass der Zugang zu den Dokumenten, auf die sich der Antrag bezieht, aufgrund einer Ausnahme nach den Artikeln 4 oder 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 zu verweigern ist, so wird die abschlägige Antwort dem Antragsteller zugestellt, ohne den Dritten, der das Dokument verfasst hat, zu konsultieren.

3 Die zuständige Dienststelle genehmigt einen Antrag, ohne den Dritten, der das Dokument verfasst hat, zu konsultieren, wenn das angeforderte Dokument bereits von seinem Verfasser gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder analoger Bestimmungen veröffentlicht worden ist; die — gegebenenfalls auszugsweise — Veröffentlichung des Inhalts den in den Artikeln 4 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Interessen keinen offensichtlichen Schaden zufügt.

4 In allen anderen Fällen werden die Dritten konsultiert, und ihnen wird eine Frist von fünf Arbeitstagen für die Beantwortung eingeräumt, um dann festzulegen, ob eine Ausnahme nach den Artikeln 4 oder 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 anwendbar ist.

5 Sofern innerhalb der festgelegten Frist keine Antwort übermittelt wird oder wenn der Dritte nicht auffindbar ist oder nicht identifiziert werden kann, entscheidet das Europäische Parlament gemäß den Ausnahmen des Artikels 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 und trägt dabei den legitimen Interessen des Dritten auf der Grundlage der ihm vorliegenden Angaben Rechnung.

1 In den Fällen einer Gewährung des Zugangs stellt die zuständige Dienststelle die angeforderten Dokumente binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Registrierung des Antrags bereit.

2 Ist das Europäische Parlament außerstande, Zugang zu den angeforderten Dokumenten zu gewähren, unterrichtet es den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung und über sein Recht, einen Zweitantrag einzureichen.

3 In diesem Fall kann der Antragsteller binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Eingang der Antwort einen Zweitantrag stellen.

4 In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in Absatz 1 dieses Artikels vorgesehene Frist um fünfzehn Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.

5 Antwortet das Organ nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, so hat der Antragsteller das Recht, einen Zweitantrag zu stellen.

1 Die an das Europäische Parlament gerichteten Erstanträge werden vom Generalsekretär auf Weisung des für die Aufsicht über die Behandlung von Anträgen auf Zugang zu den Dokumenten zuständigen Vizepräsidenten gemäß Artikel 104 Absatz 4 und 6 der Geschäftsordnung behandelt.

2 Die positiven Antworten auf die Erstanträge werden dem Antragsteller vom Generalsekretär selbst oder von der zuständigen Dienststelle auf Weisung des Generalsekretärs übermittelt.

3 Die ordnungsgemäß begründete Ablehnung eines Erstantrags wird vom Generalsekretär auf Vorschlag der zuständigen Dienststelle und nach Konsultation des Autors des Dokuments beschlossen. Jeder ablehnende Beschluss wird zur Information an den zuständigen Vizepräsidenten weitergeleitet.

4 Der Generalsekretär oder die zuständige Dienststelle können im Zusammenhang mit einer Entscheidung über einen Antrag auf Zugang jederzeit den Juristischen Dienst und/oder den Datenschutzbeauftragten befassen.

1 Der Zweitantrag muss entweder innerhalb einer Frist von fünfzehn Arbeitstagen ab dem Erhalt der Antwort, mit der der Zugang zu dem angeforderten Dokument vollständig oder teilweise verweigert wird, oder im Falle einer nicht gegebenen Antwort auf den Erstantrag nach Ablauf der Beantwortungsfrist gestellt werden.

2 Der Zweitantrag muss den gemäß den in Artikel 8 dieses Beschlusses für den Erstantrag vorgesehenen formellen Bestimmungen genügen.

1 Die Registrierung von Zweitanträgen und mögliche Konsultationen erfolgen nach den in den Artikeln 9 und 10 dieses Beschlusses vorgesehenen Modalitäten.

2 Innerhalb einer Frist von fünfzehn Arbeitstagen ab der Registrierung des Antrags gewährt das Europäische Parlament entweder Zugang zu dem angeforderten Dokument oder teilt schriftlich oder auf elektronischem Wege die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mit.

3 Wenn der Antrag ein sehr umfangreiches Dokument oder eine große Zahl von Dokumenten betrifft, kann die im vorhergehenden Absatz vorgesehene Frist, mit vorheriger Unterrichtung des Antragstellers und genauer Begründung, ausnahmsweise um fünfzehn Arbeitstage verlängert werden.

1 Für die Beantwortung der Zweitanträge ist das Präsidium des Europäischen Parlaments zuständig. Der für die Behandlung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zuständige Vizepräsident beschließt im Namen des Präsidiums und unter dessen Aufsicht über die Zweitanträge.

2 Der Vizepräsident ist gehalten, das Präsidium in dessen erster Sitzung nach der Beschlussfassung und der Unterrichtung des Antragstellers über seinen Beschluss zu unterrichten. Wenn er es für notwendig hält, kann der Vizepräsident innerhalb der vorgegebenen Fristen das Präsidium mit dem Entwurf eines Beschlusses befassen, insbesondere dann, wenn die Antwort grundsätzliche Fragen im Hinblick auf die vom Europäischen Parlament verfolgte Politik der Transparenz aufwerfen würde. Der Vizepräsident ist in seiner Antwort an den Antragsteller an den Beschluss des Präsidiums gebunden.

3 Der Vizepräsident und das Präsidium beschließen auf der Grundlage des Vorschlags, der von der zuständigen Dienststelle Kraft einer Vollmacht des Generalsekretärs ausgearbeitet worden ist. Diese Dienststelle ist befugt, die Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten anzufordern, der seine Stellungnahme innerhalb einer Frist von drei Arbeitstagen abgeben muss.

4 Der Entwurf der Antwort wird vorab vom Juristischen Dienst geprüft, der seine Stellungnahme innerhalb einer Frist von drei Arbeitstagen abgeben muss.

1 Verweigert das Europäische Parlament den beantragten Zugang vollständig oder teilweise, so unterrichtet das Organ den Antragsteller über mögliche Rechtsbehelfe, d. h. Erhebung einer Klage gegen das Organ oder Einreichen einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten nach Maßgabe der Artikel 263 bzw. 228 AEUV.

2 Antwortet das Organ nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, gilt dies als abschlägiger Bescheid und berechtigt den Antragsteller nach Maßgabe der im vorangehenden Absatz vorgesehenen Bedingungen, Klage zu erheben oder Beschwerde einzulegen.

1 Sensible Dokumente gemäß Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 werden in das EBR aufgenommen, wenn sich der Urheber damit einverstanden erklärt. Die Personen oder Gremien des Europäischen Parlaments, die ein sensibles Dokument von einem Dritten erhalten, entscheiden, welche Verweise in das EBR aufgenommen werden können. Diese Personen oder Gremien lassen sich von dem für die Behandlung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zuständigen Vizepräsidenten, dem Generalsekretär oder gegebenenfalls dem Vorsitzenden des betroffenen parlamentarischen Ausschusses beraten.

2 Ein vom Europäischen Parlament erstelltes Dokument, das sich auf ein sensibles Dokument bezieht, wird nur mit Genehmigung des für die Behandlung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zuständigen Vizepräsidenten in das EBR aufgenommen. Die Verweise auf ein derartiges Dokument werden unter denselben Bedingungen erstellt wie im vorherigen Absatz vorgesehen.

Der Generalsekretär leitet den Antrag auf Zugang zu einem sensiblen Dokument an den für die Behandlung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zuständigen Vizepräsidenten weiter, dem auch die Antwort auf einen Erstantrag obliegt. Für die Antwort auf einen Zweitantrag ist das Präsidium zuständig, das diese Aufgabe an den Präsidenten übertragen kann. Der zuständige Vizepräsident und das Präsidium oder der Präsident lassen sich vom Generalsekretär oder gegebenenfalls dem Vorsitzenden des betroffenen parlamentarischen Ausschusses beraten. Die Bedingungen für die Registrierung und die Fristen sind mit denen für die anderen Anträge auf Zugang identisch.

Die Personen, die befugt sind, bei der Behandlung von Anträgen auf Zugang zu sensiblen Dokumenten Kenntnis von diesen Dokumenten zu erhalten, sind: der Präsident des Europäischen Parlaments, der für die Behandlung von Anträgen auf Zugang zu den Dokumenten zuständige Vizepräsident, der Vorsitzende des unmittelbar betroffenen parlamentarischen Ausschusses, der Generalsekretär und die Mitarbeiter der dazu befugten zuständigen Dienststelle, sofern nicht Vereinbarungen mit anderen Organen eine besondere Befugnis vorsehen.

Sensible Dokumente unterliegen strengen Sicherheitsregeln, um die vertrauliche Behandlung innerhalb des Organs zu gewährleisten. Diesbezüglich wird interinstitutionellen Vereinbarungen in den Regeln Rechnung getragen.

1 Ergänzend zu Artikel 10 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 kann dem Antragsteller eine Gebühr in Höhe von 0,10 EUR pro Seite zuzüglich der Portokosten in Rechnung gestellt werden, wenn die beantragten Dokumente länger als zwanzig Seiten sind. Über die Kosten für andere Datenträger wird von Fall zu Fall entschieden, sofern sie einen angemessenen Betrag nicht überschreiten.

2 Die veröffentlichten Dokumente sind von diesem Beschluss nicht betroffen; für sie gelten weiterhin ihre eigenen Preisregelungen.

Dieser Beschluss gilt unter Einhaltung und unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 sowie der Geschäftsordnung des Europäischen Parlaments.

Dieser Beschluss ist mindestens bei jeder Überarbeitung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 Gegenstand einer erneuten Prüfung.

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft .