Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) — Geschäftsordnung des OLAF-Überwachungsausschusses

1 Der Überwachungsausschuss des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung nimmt die ihm in der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 und im Beschluss 1999/352/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 28. April 1999 zur Errichtung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) übertragenen Aufgaben wahr.

2 Um die Unabhängigkeit des Amtes zu stärken, kontrolliert der Überwachungsausschuss regelmäßig die Untersuchungstätigkeit des OLAF und unterstützt den Generaldirektor des OLAF bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben.

1 Bei der regelmäßigen Kontrolle der Untersuchungstätigkeit des OLAF hat der Untersuchungsausschuss Zugang zu allen Informationen und Schriftstücken, die er für zur Ausübung seiner Tätigkeit notwendig erachtet.

2 Der Überwachungsausschuss prüft regelmäßig die vom Generaldirektor des OLAF gemäß Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 übermittelten Informationen.

3 Der Überwachungsausschuss bearbeitet die Informationen, die ihm die Bediensteten des OLAF gemäß Artikel 22a des Beamtenstatuts in Bezug auf jegliche Vorfälle, mögliche rechtswidrige Handlungen oder unangemessenes Verhalten innerhalb des OLAF zur Verfügung gestellt haben.

4 Bei den vom OLAF an die nationalen Justizbehörden übermittelten Informationen, die vorab dem Überwachungsausschuss mitgeteilt werden, prüft der Ausschuss, ob die Grundrechte und Verfahrensgarantien während der Untersuchung beachtet wurden.

5 Der Überwachungsausschuss stellt sicher, dass die vom OLAF übermittelten Informationen und Dokumente vertraulich behandelt werden.

6 Der Ausschuss nimmt seine Aufgaben und Befugnisse gemäß den Bestimmungen von Titel III der vorliegenden Geschäftsordnung wahr.

1 Die Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 regelt die Zusammensetzung des Überwachungsausschusses, das Verfahren zur Ernennung der Mitglieder sowie die Dauer ihrer Amtszeit.

2 Nach Ablauf der Amtszeit bleiben die Mitglieder des Ausschusses so lange im Amt, bis ihre Ersetzung oder Wiederernennung vollzogen ist.

3 Ist ein Mitglied des Überwachungsausschusses verhindert, sein Mandat auszuüben, oder legt es sein Mandat nieder, ist der Vorsitzende des Ausschusses davon in Kenntnis zu setzen, damit entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden können.

1 Gemäß Artikel 11 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 handeln die Mitglieder des Überwachungsausschusses unabhängig; sie verlangen bei der Erfüllung ihrer Pflichten keine Anweisungen seitens einer Regierung, eines Organs, einer Einrichtung, eines Amtes oder einer Agentur und nehmen auch keine Anweisungen von diesen entgegen.

2 Gemäß dem Beschluss zu ihrer Ernennung behandeln sie zudem keine Angelegenheiten, an denen sie unmittelbar oder mittelbar persönliche Interessen — insbesondere familiärer oder finanzieller Natur — haben, die ihre Unabhängigkeit beeinträchtigen könnten. Sie wahren die völlige Vertraulichkeit der ihnen vorgelegten Unterlagen und ihrer Beratungen.

3 Die Mitglieder unterrichten den Überwachungsausschuss über jeden Umstand, der die in den Absätzen 1 und 2 genannten Grundsätze beeinträchtigen könnte. Der Ausschuss trifft die entsprechenden Maßnahmen.

1 Der Überwachungsausschuss wählt mit der Mehrheit seiner Mitglieder einen Vorsitzenden aus dem Kreis seiner Mitglieder.

2 Der Vorsitzende wird für ein Jahr gewählt. Die Wiederernennung ist zulässig. Die Wahl des Vorsitzenden findet in der letzten vom scheidenden Vorsitzenden geleiteten Sitzung statt.

3 Sollte der Vorsitzende aus irgendeinem Grund auf längere Dauer zur Wahrnehmung seiner Aufgaben außerstande sein, setzt er die Mitglieder hiervon in Kenntnis. In diesem Fall wird nach den in Absatz 1 aufgeführten Modalitäten ein neuer Vorsitzender gewählt.

4 Der Vorsitzende vertritt den Überwachungsausschuss und führt den Vorsitz in dessen Sitzungen. Er wacht über den ordnungsgemäßen Ablauf seiner Arbeiten. Er beruft die Sitzungen des Ausschusses ein und bestimmt Ort, Datum und Uhrzeit dieser Sitzungen. Er arbeitet eine vorläufige Tagesordnung aus und stellt die Durchführung der Beschlüsse des Ausschusses sicher.

5 Im Falle einer vorübergehenden Verhinderung kann der Vorsitzende ein Mitglied des Ausschusses auffordern, ihn zu vertreten.

6 Ist der Vorsitzende verhindert und wurde nicht auf das Verfahren von Absatz 5 zurückgegriffen, wird der Vorsitz vom ältesten Mitglied wahrgenommen.

7 Der Vorsitzende verfügt über die uneingeschränkte Befugnis, Schreiben bzw. Antwortschreiben betreffend die Tätigkeiten des Überwachungsausschusses zu verfassen. Er unterrichtet die Mitglieder des Ausschusses über die Schreiben, die ihm zugegangen sind, sowie über die Schreiben, auf die er geantwortet hat.

8 Der Vorsitzende unterrichtet den Ausschuss über die Arbeiten des Sekretariats und dessen Leiters, damit regelmäßig geprüft werden kann, ob das Sekretariat ordnungsgemäß arbeitet.

1 Der Überwachungsausschuss nimmt seine Zuständigkeiten in Sitzungen wahr, zu denen er als Kollegium zusammentritt. Er hält mindestens zehn Sitzungen pro Jahr ab. Der Überwachungsausschuss ist nur beschlussfähig, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend ist. Ferner tritt er auf Initiative des Vorsitzenden und immer dann zusammen, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder dies beantragt.

2 Außer in den Fällen, die von dem Vorsitzenden als dringlich eingestuft werden, werden die Einladungen so übermittelt, dass sie mindestens eine Woche vor der Sitzung beim Empfänger eingehen. Der Einladung liegen der Entwurf der Tagesordnung und die für die Sitzung notwendigen Dokumente bei, es sei denn, dies ist aufgrund der Natur dieser Dokumente nicht möglich. Die endgültige Fassung der Tagesordnung wird zu Beginn jeder Sitzung angenommen.

3 Jedes Mitglied kann den Vorsitzenden ersuchen, dass bestimmte Punkte oder Fragen auf den Entwurf der Tagesordnung gesetzt bzw. dem Entwurf der Tagesordnung hinzugefügt werden.

4 Der Vorsitzende kann auf Ersuchen des Generaldirektors des OLAF den Überwachungsausschuss einberufen oder die Tagesordnung ergänzen. Den Vorschlägen des Generaldirektors liegen alle sachdienlichen Unterlagen bei.

5 Der Überwachungsausschuss kann den Generaldirektor des OLAF ersuchen, an den Sitzungen und den mit seiner Tätigkeit in Zusammenhang stehenden Arbeiten mitzuwirken. Mitarbeiter des OLAF können zu den Sitzungen des Überwachungsausschusses hinzugezogen werden, wenn ihre Anwesenheit für erforderlich gehalten wird. Die entsprechende Einladung ergeht über den Generaldirektor des OLAF. Der Generaldirektor des OLAF wird über die Tagesordnungspunkte informiert, bei denen die in Unterabsatz 1 genannten Personen anwesend sein sollen.

6 Jeder Vertreter der Organe, Einrichtungen, Ämter oder Agenturen der Europäischen Union, der Mitgliedstaaten oder assoziierter Staaten kann aufgefordert werden, in Bezug auf einen genau festgelegten Tagesordnungspunkt an den Arbeiten des Überwachungsausschusses mitzuwirken.

1 Die Sitzungen des Überwachungsausschusses sind nicht öffentlich. Die Beratungen des Ausschusses und sämtliche Dokumente, die als Unterlagen für diese Beratungen dienen, unterliegen der Vertraulichkeit, sofern der Überwachungsausschuss nichts anderes beschließt. Die vom Generaldirektor des OLAF vorgelegten Dokumente und Informationen unterliegen den in Artikel 339 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union genannten Bestimmungen über den Schutz der Vertraulichkeit sowie den in Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 genannten Bestimmungen.

2 Der Überwachungsausschuss legt bis zu drei Arbeitssprachen fest. Dokumente und Entwürfe von Stellungnahmen, Berichten und Beschlüssen sind in den vom Ausschuss festgelegten Arbeitssprachen zu verfassen. Erforderlichenfalls können die Mitglieder beantragen, dass die Unterlagen in ihre eigene Sprache übersetzt werden.

3 Die Stellungnahmen, Berichte und Beschlüsse des Überwachungsausschusses werden im Plenum angenommen.

4 Abweichend von diesem Grundsatz können bestimmte Beschlüsse im schriftlichen Verfahren gefasst werden, wenn der Überwachungsausschuss zuvor ein solches Verfahren genehmigt hat. In dringlichen Fällen ist der Vorsitzende befugt, ein schriftliches Verfahren zur Konsultation der Mitglieder des Ausschusses einzuleiten. In jedem dieser Fälle übermittelt der Vorsitzende den Mitgliedern des Ausschusses einen Beschlussentwurf. Erheben die Mitglieder innerhalb der vom Vorsitzenden festgelegten Frist von fünf Werktagen ab Eingang des Vorschlags keine Einwände gegen den Entwurf, gilt dieser als angenommen. Beantragt ein Mitglied innerhalb einer Frist von fünf Werktagen nach Eingang des Beschlussentwurfs dessen Erörterung, wird das Verfahren der schriftlichen Konsultation ausgesetzt.

1 Zur Vorbereitung seiner Beratungen bzw. Arbeiten kann der Überwachungsausschuss aus dem Kreis seiner Mitglieder auf Vorschlag des Vorsitzenden einen oder mehrere Berichterstatter benennen.

2 Handelt es sich um eine dringliche Frage, kann der Vorsitzende diese Benennung von sich aus vornehmen. In diesem Fall setzt er die Mitglieder des Ausschusses umgehend hiervon in Kenntnis.

3 Der Berichterstatter legt dem Überwachungsausschuss nach Prüfung der ihm anvertrauten Angelegenheiten seinen Bericht im Entwurf vor. Im Bedarfsfall wird der Berichterstatter vom Sekretariat des Ausschusses unterstützt.

1 Die Beschlüsse werden auf Vorschlag des Vorsitzenden mit der Mehrheit der Mitglieder des Überwachungsausschusses gefasst.

2 Auf Vorschlag eines Mitglieds kann eine geheime Abstimmung angesetzt werden.

1 Über sämtliche Sitzungen des Überwachungsausschusses wird ein Protokoll angefertigt. Das Protokoll wird in den Arbeitssprachen des Ausschusses abgefasst und enthält die zu jedem Tagesordnungspunkt gefassten Beschlüsse.

2 Der Entwurf des Protokolls wird vom Sekretariat unter Aufsicht des Vorsitzenden erstellt und den Mitgliedern des Überwachungsausschusses zur Annahme in der nächsten Sitzung unterbreitet.

3 Jedes Mitglied kann zum Zeitpunkt der Annahme des Entwurfs des Protokolls Änderungen vorschlagen. Außerdem kann jedes Mitglied veranlassen, dass dem Protokoll alle von ihm für zweckmäßig erachteten schriftlichen Erklärungen oder Dokumente beigefügt werden.

4 Das Protokoll wird nach seiner Annahme vom Vorsitzenden und vom Leiter des Sekretariats unterzeichnet und im Ausschusssekretariat abgelegt. Das Protokoll kann auf Beschluss des Ausschusses veröffentlicht werden.

1 Gemäß Artikel 11 Absatz 6 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 wird der Überwachungsausschuss bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von einem Sekretariat unterstützt. Das Sekretariat, das unter dem Vorsitz des Ausschusses und seiner Mitglieder völlig unabhängig arbeitet, trägt dafür Sorge, dass der Ausschuss ordnungsgemäß arbeitet.

2 Der Überwachungsausschuss teilt dem Generaldirektor des OLAF mit, welche personellen und sonstigen Mittel das Sekretariat zur Wahrnehmung der Aufgaben des Ausschusses und zur Wahrung der Kontinuität seiner Arbeiten benötigt.

3 In jedem Fall informiert der Leiter des Sekretariats den Überwachungsausschuss über die Bewerber um einer Ernennung als Mitglied des Sekretariats. Sobald der Ausschuss über die Bewerber in Kenntnis gesetzt wurde, tritt er im Plenum zusammen, um deren Eignung hinsichtlich der Arbeitsanforderungen des Ausschusses zu erörtern und dem Direktor des OLAF einen Vorschlag für die Ernennung zu unterbreiten.

4 Der Leiter des Sekretariats erstattet dem Ausschussvorsitzenden Bericht über seine Tätigkeit. Er koordiniert die Sekretariatsarbeiten und ist für die Verwaltung und Haushaltsführung des Ausschusses und seines Sekretariats zuständig. Der Überwachungsausschuss ernennt aus dem Kreis seiner Mitglieder diejenigen Personen, die an der Auswahl des Sekretariatsleiters teilnehmen. Die ernannten Mitglieder erstatten dem Ausschuss in einer Plenarsitzung Bericht über die Arbeiten und Ergebnisse des Auswahlgremiums.

5 Der Überwachungsausschuss bewertet regelmäßig die Arbeit des Sekretariatsleiters und der Mitglieder des Sekretariats.

6 Die Bediensteten des Sekretariats sind gehalten, die ihnen zur Kenntnis gebrachten Informationen vertraulich zu behandeln. Sie unterliegen dieser Verpflichtung auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit. Wenn dem Überwachungsausschuss zur Kenntnis gelangt, dass ein Bediensteter des Sekretariats gegen die Vertraulichkeitspflicht verstoßen hat, unterrichtet der Ausschussvorsitzende den Generaldirektor des OLAF, damit entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

7 Das Sekretariat sorgt dafür, dass der Überwachungsausschuss seine Aufgaben zur Sicherstellung der Unabhängigkeit des OLAF — insbesondere bezüglich seiner Kontrollfunktion — effektiv wahrnehmen kann. Es unterstützt den Vorsitzenden bei der Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen. Es erstellt für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung, entwirft ein Sitzungsprotokoll und stellt sicher, dass die Ausschussmitglieder alle Informationen und Unterlagen im Zusammenhang mit ihren Aufgabenbereichen erhalten; ferner wirkt es unter Verantwortung des Vorsitzenden an der Abfassung von Texten mit und unterstützt die Mitglieder vor allem bei der Wahrnehmung ihrer Aufgabe als Berichterstatter. Hierzu können gemeinsame Sitzungen von Berichterstattern und Bediensteten des Sekretariats abgehalten werden.

Im Einvernehmen mit dem Berichterstatter teilt der Ausschussvorsitzende dem Sekretariat in einem Vermerk mit, bei welchen Untersuchungen eine Einsichtnahme im Sinne von Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 beantragt wurde.

1 Der Überwachungsausschuss prüft das vom Generaldirektor jährlich übermittelte Tätigkeitsprogramm des OLAF und kann dazu im Rahmen seiner Aufgaben Stellung nehmen. Ferner prüft er die regelmäßigen Informationen des Generaldirektors über die Tätigkeiten des OLAF und nimmt gemäß Artikel 11 Absatz 1 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 hierzu Stellung.

2 Nach Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 wird der Überwachungsausschuss regelmäßig über die Untersuchungen des OLAF und über deren Ergebnisse und Folgemaßnahmen unterrichtet. Der Ausschuss kann gegebenenfalls hierzu Kommentare abgeben, greift jedoch nicht in den Ablauf der Untersuchungen ein.

3 Bei allen bereits seit neun Monaten laufenden Untersuchungen prüft der Überwachungsausschuss, warum diese noch nicht abgeschlossen wurden, und legt eine Frist für den Abschluss der Arbeiten fest.

4 Der Ausschuss prüft die Fälle, in denen ein Organ, eine Einrichtung, ein Amt oder eine Agentur den vom Generaldirektor abgegebenen Empfehlungen nicht Folge geleistet hat. Bei dieser Gelegenheit stellt der Ausschuss fest, ob die Arbeiten des OLAF behindert, verzögert oder vereitelt wurden, und schlägt entsprechende Maßnahmen vor.

5 Fälle, bei denen Informationen an die Justizbehörden eines Mitgliedstaats weiterzuleiten sind, werden anhand der vom Generaldirektor des OLAF übermittelten Angaben sowie entsprechend der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 geprüft. Auch die Folgemaßnahmen werden auf dieser Grundlage ergriffen. Der Ausschuss beantragt vor der Weiterleitung der Informationen Einsichtnahme in die betreffenden Untersuchungsunterlagen, um die Einhaltung der Grundrechte und der Verfahrensgarantien zu prüfen. Nachdem dem Sekretariat innerhalb einer für die Erfüllung dieser Aufgabe angemessenen Frist Einsichtnahme in die Unterlagen gewährt wurde, bereiten die für die Prüfung der jeweiligen Fälle ernannten Berichterstatter die Vorlage für die Plenarsitzung des Ausschusses vor. Der zuständige OLAF-Bedienstete kann zu dieser Sitzung eingeladen werden, damit er umfassend informiert ist. Der Ausschuss ernennt Berichterstatter für die Prüfung dieser Untersuchungen und gibt gegebenenfalls eine Stellungnahme ab.

6 Zur Unterstützung des Generaldirektors des OLAF bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben kann der Überwachungsausschuss zur Rolle des OLAF bei der Planung und Entwicklung von Methoden zur Bekämpfung von Betrug und sonstigen gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten rechtswidrigen Handlungen Stellung nehmen.

1 Im Rahmen seiner Befugnisse kann der Überwachungsausschuss alle Prüfungen vornehmen bzw. alle Studien und Untersuchungen durchführen und erforderlichenfalls Berater hinzuziehen. Ferner kann der Ausschuss Beamte und sonstige Bedienstete des OLAF, der Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen der Europäischen Union, der Mitgliedstaaten oder assoziierter Staaten um Unterstützung ersuchen.

2 Die gemäß Artikel 22a des Statuts eingegangenen Informationen leitet der Ausschussvorsitzende an den Ausschuss weiter, damit sie erörtert werden können. Nach dieser ersten Prüfung leitet der Ausschuss die Informationen gegebenenfalls an die zuständige Stelle weiter.

1 Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 nimmt der Überwachungsausschuss mindestens einen Tätigkeitsbericht pro Jahr an und übermittelt ihn den Organen. Dieser Bericht befasst sich mit den Tätigkeiten, die der Ausschuss im Rahmen seiner Zuständigkeiten durchgeführt hat, und enthält eine Bewertung der Tätigkeiten des OLAF und der Durchführung seines Jahresprogramms.

2 Der Bericht wird dem Überwachungsausschuss von einem oder mehreren Berichterstattern vorgelegt.

3 Dem Bericht kann ein Verzeichnis der Stellungnahmen des Überwachungsausschusses beigefügt sein. Ferner können die vom Ausschuss gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 dem Europäischen Parlament, dem Rat, der Kommission und dem Rechnungshof vorgelegten Berichte über die Ergebnisse und die Folgemaßnahmen der vom OLAF durchgeführten Untersuchungen dem Tätigkeitsbericht beigefügt werden.

4 Der Überwachungsausschuss veranlasst die Veröffentlichung seines Tätigkeitsberichts im Amtsblatt der Europäischen Union, nachdem er ihn dem Europäischen Parlament, dem Rat und der Kommission übermittelt hat.

1 Der Überwachungsausschuss prüft die Bewerbungen für die Stelle des Generaldirektors des OLAF und nimmt in Gestalt der für diesen Zweck im Plenum ernannten Ausschussmitglieder am Auswahlverfahren teil. Nach Erörterung der Ergebnisse des Auswahlgremiums gibt der Ausschuss eine Stellungnahme ab, in der die Kriterien dargelegt werden, nach denen der Ausschuss die Qualifikationen und die Eignung der Bewerber beurteilt hat. Die Stellungnahme gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 enthält die Meinung des Ausschusses zu den Bewerbern und wird an die Organe übermittelt.

2 Ist zu keinem Bewerber eine befürwortende Stellungnahme abgegeben worden, teilt der Vorsitzende der Kommission mit, dass der Ausschuss eine ablehnende Stellungnahme zu den vorgelegten Bewerbungen abgegeben hat.

Falls der Überwachungsausschuss in Anwendung von Artikel 12 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 konsultiert wird, gibt er eine mit Gründen versehene Stellungnahme ab.

1 Der Überwachungsausschuss sorgt dafür, dass Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 angewendet wird.

2 Der Überwachungsausschuss kann von sich aus oder auf Initiative des Generaldirektors des OLAF beschließen, eine Stellungnahme abzugeben.

1 Der Überwachungsausschuss gibt eine Stellungnahme zum Vorentwurf des Haushaltsplans ab, der vom Generaldirektor des OLAF vorgelegt wird und an die Generaldirektion Haushalt der Kommission gerichtet ist.

2 Das Sekretariat erstellt für die Arbeiten des Überwachungsausschusses einen jährlichen Haushaltsvorschlag, der nach Genehmigung durch den Ausschuss dem Generaldirektor übermittelt wird.

Jedes Mitglied des Überwachungsausschusses kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt schriftlich Änderungsvorschläge an den Vorsitzenden des Ausschusses richten. Sie werden in der darauf folgenden Sitzung gemäß dem in Artikel 10 festgelegten Abstimmungsverfahren zur Abstimmung gebracht.

1 Die Geschäftsordnung tritt an dem Tag in Kraft, der auf den Tag ihrer Annahme durch den Überwachungsausschuss folgt. Sie ersetzt die im Jahr 2006 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichte Geschäftsordnung .

2 Nach ihrer Annahme veranlasst der Überwachungsausschuss die Veröffentlichung der Geschäftsordnung im Amtsblatt der Europäischen Union.