Reglamento interno del Comité de Dirección de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea

1 El Comité de Dirección estará compuesto por miembros titulares; cada una de las instituciones, tal como se definen en el artículo 2, apartado 7, de la Decisión 2009/496/CE, Euratom, signatarias de la Decisión relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones (en lo sucesivo, «las instituciones»), nombrará uno.

2 El miembro titular podrá designar a su representante o representantes. Comunicará los nombres de los representantes por escrito a la Oficina de Publicaciones, que se encargará de la Secretaría del Comité de Dirección.

3 El Banco Central Europeo participará en los trabajos del Comité de Dirección en calidad de observador. Comunicará los nombres de sus representantes por escrito a la Oficina de Publicaciones.

1 La presidencia del Comité de Dirección será ejercida por un representante de las siguientes instituciones: Parlamento Europeo, Consejo Europeo, Consejo de la Unión Europea, Comisión Europea, Tribunal de Justicia de la Unión Europea, Tribunal de Cuentas Europeo, Comité Económico y Social Europeo, Comité de las Regiones.

2 Las instituciones representadas en el Comité de Dirección designarán al miembro titular que vaya a asumir las funciones de presidente del Comité de Dirección por un período de dos años. Este entrará en funciones a partir del 1 de agosto.

1 El Comité de Dirección será convocado al menos cuatro veces al año por su presidente, bien a iniciativa de éste, bien a petición de uno de los miembros o del Director de la Oficina.

2 Las reuniones se celebrarán en la sede de la Oficina, salvo decisión en contra del Comité de Dirección.

3 Las reuniones del Comité de Dirección no serán públicas.

1 El presidente establecerá el proyecto de orden del día a propuesta del Director de la Oficina. Cualquier punto del que un miembro del Comité de Dirección solicite la inclusión deberá figurar en el mismo.

2 El orden del día distinguirá entre las propuestas de medidas que deban adoptarse, con respecto a las cuales se solicita un dictamen o un permiso al Comité de Dirección, y los puntos que se incluyan para información o simple intercambio de opiniones.

3 El orden del día deberá ser aprobado por el Comité de Dirección al principio de la reunión, por mayoría simple de los votos de sus miembros.

4 Un punto podrá incluirse en el orden del día durante una reunión, siempre que cuente con la aprobación de todos los miembros presentes del Comité de Dirección.

1 El Director de la Oficina se cerciorará de que la convocatoria, el proyecto de orden del día, así como los documentos de trabajo relacionados se hayan enviado a los miembros del Comité de Dirección.

2 Por regla general, los documentos mencionados en el apartado anterior deberán obrar en poder de los miembros del Comité de Dirección dos semanas antes de la fecha de la reunión.

3 En casos de urgencia, y cuando las medidas a adoptar deban aplicarse a corto plazo, el presidente podrá, a petición de un miembro del Comité o del Director de la Oficina, o bien por propia iniciativa, reducir el plazo de transmisión al que se refiere el apartado anterior hasta tres días civiles antes de la fecha de la reunión.

4 En casos de extrema urgencia, el presidente podrá fijar plazos distintos de los establecidos en los apartados 2 y 3.

1 Para que el Comité de Dirección pueda tomar decisiones, cada institución deberá estar representada por el miembro titular o, en su defecto, por su o sus representantes debidamente designados, de conformidad con el artículo 1, apartado 2.

2 No obstante, el Comité de Dirección podrá, de común acuerdo previo entre sus miembros, reunirse excepcionalmente si los miembros titulares o sus representantes de dos instituciones como máximo no están presentes en la reunión. En este caso, los miembros ausentes deberán haber indicado previamente y por escrito al presidente en qué miembro del Comité de Dirección han delegado. En su caso, un miembro presente sólo podrá tener la delegación de un miembro ausente.

3 Se considerará que hay mayoría si cinco miembros del Comité de Dirección han aprobado la decisión presentada al Comité.

4 La abstención no impedirá la adopción de las decisiones que requieren unanimidad.

1 Para el examen de cuestiones específicas, el Comité de Dirección podrá crear grupos de trabajo en los que participarán el Director de la Oficina o su representante, salvo decisión en contra del Comité.

2 Los grupos de trabajo presentarán sus informes al Comité de Dirección. A tal fin, podrán designar a un ponente.

1 El Director de la Oficina asistirá a las reuniones, salvo decisión en contra del Comité de Dirección.

2 El presidente del Comité de Dirección podrá invitar a un representante de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad de la Comisión a asistir a las reuniones del Comité de Dirección para todas las cuestiones que sean de su competencia.

3 El Comité de Dirección podrá recabar la opinión de expertos sobre puntos específicos a petición de un miembro o del Director de la Oficina, o bien por iniciativa del presidente.

4 Los expertos no participarán en las deliberaciones del Comité de Dirección.

1 Por regla general, el Comité de Dirección decidirá durante las sesiones. No obstante, el acuerdo de los miembros del Comité de Dirección sobre una propuesta que emane de uno de ellos o del Director de la Oficina podrá recabarse mediante procedimiento escrito.

2 A tal fin, el Director de la Oficina, de acuerdo con el presidente, comunicará la propuesta a los miembros del Comité de Dirección. Todo miembro que no haya dado a conocer las posibles reservas o enmiendas que le sugiera la propuesta en el plazo fijado en la Comunicación se considerará a favor. Dicho plazo será de 10 días hábiles. Podrá ser prorrogado una vez a petición de un miembro del Comité de Dirección por un período máximo de 10 días hábiles. Cuando se trate de cuestiones urgentes, este plazo se reducirá a cinco días hábiles.

3 No obstante, si un miembro del Comité de Dirección solicita que se examine la propuesta en el transcurso de una reunión, el procedimiento escrito quedará concluido sin resultado y el presidente convocará al Comité de Dirección en el plazo más breve posible.

4 Una propuesta sobre la cual ningún miembro del Comité de Dirección haya formulado o mantenido una reserva al final del plazo inicial o prolongado se considerará aprobada por el Comité.

La Secretaría del Comité de Dirección y, en su caso, de los grupos de trabajo creados en virtud del artículo 7 del presente Reglamento, correrá a cargo de la Dirección de la Oficina.

1 Bajo la responsabilidad del presidente, se redactará un proyecto de acta de cada reunión que incluya, en particular, los dictámenes emitidos sobre las propuestas y las decisiones adoptadas por el Comité de Dirección. El acta de las deliberaciones relativas a cuestiones de personal y otras de carácter confidencial será objeto de un anexo separado.

2 El proyecto de acta se presentará a la aprobación de los miembros del Comité de Dirección en una reunión ulterior o por el procedimiento escrito contemplado en el artículo 9 del presente Reglamento. Los miembros informarán al presidente, por escrito, de sus posibles observaciones. El Comité deberá ser informado de ello; en caso de discrepancia, la modificación propuesta se debatirá en el Comité. Si se mantiene la discrepancia, dicha modificación se incorporará como anexo al acta correspondiente.

1 Los principios y condiciones en cuanto al acceso del público a los documentos del Comité son los mismos que se aplican a los documentos de la Comisión.

2 En caso de que se presente una solicitud relativa a un documento del Comité de Dirección, sus miembros serán informados de ello.

1 Las decisiones adoptadas por el Comité de Dirección serán notificadas bien por el presidente, bien por el Director de la Oficina, en nombre del Comité, a las instituciones o a las personas interesadas.

2 El Comité de Dirección decidirá, por unanimidad, las delegaciones de poderes que convenga dar al Director de la Oficina. Cuando sea necesario, el Director de la Oficina podrá solicitar el dictamen de los funcionarios competentes de las instituciones y dará cuenta de las decisiones adoptadas por el Comité de Dirección.

1 El Director de la Oficina presentará al Comité de Dirección, a más tardar el 31 de marzo de cada año, el proyecto de informe anual de gestión en las condiciones previstas en el artículo 7, apartado 1, letra c), de la Decisión relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones.

2 El proyecto de informe anual de gestión recogerá información detallada sobre los siguientes puntos: trabajos del Comité de Dirección, relaciones con las instituciones y otras organizaciones, actividades de la Oficina, gestión de personal, gestión presupuestaria y financiera, infraestructuras, análisis de riesgo, síntesis de los trabajos de la auditoría interna, síntesis del trabajo de evaluación. Al principio del informe figurarán un prefacio del presidente, un Executive Summary así como una síntesis de los principales indicadores.

El presente Reglamento interno entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.