Delegierte Verordnung (EU) Nr. 363/2012 der Kommission vom 23. Februar 2012 zu den Verfahrensvorschriften für die Anerkennung und den Entzug der Anerkennung von Überwachungsorganisationen gemäß der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen Text von Bedeutung für den EWR

Ergänzend zu den in Artikel 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 enthaltenen Begriffsbestimmungen bezeichnet im Sinne der vorliegenden Verordnung der Ausdruck 1. „betroffene zuständige Behörden“ die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, in denen eine Überwachungsorganisation oder ein Antragsteller, der als Überwachungsorganisation anerkannt werden will, rechtmäßig niedergelassen ist oder im Sinne der Richtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates Dienstleistungen erbringt oder zu erbringen beabsichtigt; 2. „Befähigungsnachweise“ Diplome, Prüfungszeugnisse und sonstige von einer staatlichen, nach den Rechts- und Verwaltungsvorschriften des betreffenden Staates benannten Behörde ausgestellte Nachweise, die den erfolgreichen Abschluss einer Berufsausbildung bescheinigen; 3. „Berufserfahrung“ die tatsächliche und rechtmäßige Ausübung des betreffenden Berufs.

1 Jeder in der Union rechtmäßig niedergelassene öffentliche oder private Rechtsträger, sei er ein Unternehmen, eine Körperschaft, eine Firma, ein Betrieb, eine Institution oder eine Behörde, kann bei der Kommission einen Antrag auf Anerkennung als Überwachungsorganisation stellen. Der Rechtsträger reicht den Antrag zusammen mit den im Anhang aufgeführten Unterlagen in einer der Amtssprachen der Union ein.

2 Um als Überwachungsorganisation anerkannt zu werden, muss der Antragsteller nachweisen, dass er alle Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt.

3 Binnen 10 Arbeitstagen nach Erhalt bestätigt die Kommission den Antragseingang und teilt dem Antragsteller das Aktenzeichen mit. Außerdem teilt sie dem Antragsteller eine Regelfrist mit, in der sie über den Antrag entscheiden wird. Jedes Mal, wenn die Kommission die Regelfrist ändert, weil sie für die Bewertung des Antrags weitere Informationen oder Unterlagen beschaffen muss, unterrichtet sie den Antragsteller.

4 Sind seit dem Antragseingang oder dem letzten Schreiben der Kommission an den Antragsteller, wobei jeweils der spätere Zeitpunkt maßgeblich ist, mehr als drei Monate verstrichen, und die Kommission hat weder eine Anerkennungsentscheidung getroffen noch den Antrag zurückgewiesen, unterrichtet sie den Antragsteller in Schriftform über die Fortschritte bei der Antragsbewertung. Bei der Bearbeitung eines Antrags kann Unterabsatz 1 mehr als einmal Anwendung finden.

5 Die Kommission übermittelt eine Kopie des Antrags und der Antragsunterlagen den betroffenen zuständigen Behörden, die binnen einem Monat nach der Übermittlung zum Antrag Stellung nehmen können.

1 Auf Verlangen der Kommission liefern der Antragsteller oder die betroffenen zuständigen Behörden binnen einer bestimmten Frist alle von der Kommission benötigten ergänzenden Informationen oder Unterlagen.

2 Der Antragsteller gewährt der Kommission Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit sie überprüfen kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 erfüllt sind. Die Kommission unterrichtet den Antragsteller über einen Besuch im Voraus. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen. Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.

Hat die Kommission nach Artikel 8 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 entschieden, den Antragsteller anzuerkennen, unterrichtet sie ihn binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung darüber. Außerdem stellt die Kommission dem Antragsteller unverzüglich eine Bescheinigung über die Anerkennung aus und teilt ihre Entscheidung gemäß Artikel 8 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten binnen der in Absatz 1 genannten Frist mit.

1 Ist der Antragsteller in mehr als einem Mitgliedstaat rechtmäßig niedergelassen, übermittelt er Angaben über seinen eingetragenen Sitz, seine Hauptverwaltung oder Hauptniederlassung in der Union sowie über alle seine Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten. Außerdem teilt der Antragsteller mit, in welchen Mitgliedstaaten er Dienstleistungen zu erbringen beabsichtigt.

2 Ist der Antragsteller eine Behörde oder Teil einer Behörde eines Mitgliedstaats, muss er seine Rechtsträgerschaft und rechtmäßige Niederlassung in der Union nicht nachweisen.

1 Um zu gewährleisten, dass der Antragsteller die Aufgaben einer Überwachungsorganisation gemäß den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 ordnungsgemäß erfüllen kann, genügt dessen fachlich kompetentes Personal ausweislich seiner Befähigungsnachweise und Berufserfahrung folgenden Mindestanforderungen: a) formale Berufsausbildung in einem Gebiet, das für die Aufgaben einer Überwachungsorganisation sachdienlich ist; b) bei leitenden fachlichen Positionen mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit Aufgaben, die denen einer Überwachungsorganisation verwandt sind. Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a gelten mit Forstwirtschaft, Umweltschutz, Rechtswissenschaften, Unternehmensmanagement, Risikomanagement, Handel, Buchprüfung, Finanzkontrolle oder Lieferkettenmanagement verwandte Gebiete als sachdienlich.

2 Der Antragsteller führt Aufzeichnungen, in denen er Aufgaben und Zuständigkeiten seines Personals dokumentiert. Der Antragsteller wendet Verfahren an, mit denen er die Leistungsfähigkeit und fachliche Kompetenz seines Personals überwacht.

1 Der Antragsteller weist nach, dass alle nachstehend aufgeführten Elemente verfügbar sind: a) eine Organisationsstruktur, die gewährleistet, dass die Aufgaben einer Überwachungsorganisation ordnungsgemäß erfüllt werden; b) eine Sorgfaltspflichtregelung, die den Marktteilnehmern zur Verfügung gestellt und von ihnen angewendet wird; c) Strategien und Verfahren, die es ermöglichen, die Sorgfaltspflichtregelung zu überprüfen und zu verbessern; d) Verfahren und Abläufe für die Überprüfung, dass die Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation ordnungsgemäß anwenden; e) Verfahren für zu ergreifende Abhilfemaßnahmen, wenn ein Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation nicht ordnungsgemäß anwendet.

2 Zusätzlich zu den Anforderungen aus Absatz 1 weist der Antragsteller nach, dass er über die finanzielle und fachliche Leistungsfähigkeit für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation verfügt.

1 Der Antragsteller besitzt eine Organisationsstruktur, die die Objektivität und Unparteilichkeit seiner Tätigkeit schützt.

2 Der Antragsteller ermittelt und analysiert Risiken von Interessenkonflikten, die sich aus der Erfüllung seiner Aufgaben als Überwachungsorganisation ergeben, darunter auch Konflikte, die durch seine Beziehungen zu verwandten Einrichtungen oder zu Unterauftragnehmern entstehen, und führt Aufzeichnungen, um diese Risiken zu dokumentieren.

3 Wurde festgestellt, dass das Risiko eines Interessenkonflikts besteht, setzt der Antragsteller schriftlich verfügbare Strategien und Verfahren ein, um Interessenkonflikte auf Ebene der Organisation und des Einzelnen zu vermeiden. Die schriftlichen Strategien und Verfahren werden gepflegt und angewendet. Zu diesen Strategien und Verfahren können auch Prüfungen durch Dritte zählen.

1 Eine Überwachungsorganisation unterrichtet die Kommission unverzüglich, wenn nach ihrer Anerkennung eine der folgenden Situationen eintritt: a) eine Veränderung nach ihrer Anerkennung, die gegebenenfalls die Fähigkeit dieser Überwachungsorganisation beeinträchtigt, die Anforderungen der Artikel 5 bis 8 zu erfüllen; b) die Überwachungsorganisation gründet neben den im Antrag aufgeführten weitere Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen in der Union; c) die Überwachungsorganisation beschließt, Dienstleistungen in anderen als den im Antrag aufgeführten Mitgliedstaaten oder in einem Mitgliedstaat zu erbringen, für den sie gemäß Buchstabe d erklärt hat, die Erbringung von Dienstleistungen dort beendet zu haben; d) die Überwachungsorganisation beendet die Erbringung von Dienstleistungen in einem Mitgliedstaat.

2 Die Kommission übermittelt alle nach Absatz 1 erhaltenen Informationen den betroffenen zuständigen Behörden.

1 Die Kommission kann eine Entscheidung über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation jederzeit überprüfen. Die Kommission führt eine solche Überprüfung durch, wenn eine der folgenden Situationen eintritt: a) eine betroffene zuständige Behörde unterrichtet die Kommission, dass die Überwachungsorganisation nach ihrer Feststellung die in Artikel 8 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder die in Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Anforderungen gemäß den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung nicht länger erfüllt; b) der Kommission liegen einschlägige Informationen einschließlich begründeter Bedenken Dritter vor, nach denen eine Überwachungsorganisation die in Artikel 8 Absätze 1 und 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 sowie die in den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung festgelegten Anforderungen nicht länger erfüllt; c) eine Überwachungsorganisation hat die Kommission über Veränderungen gemäß Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung unterrichtet.

2 Leitet die Kommission eine Überprüfung ein, wird sie von einem Überprüfungsteam unterstützt, das die Überprüfung leitet und Kontrollen durchführt.

3 Der Antragsteller gewährt dem Überprüfungsteam Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit es kontrollieren kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt sind. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen. Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.

4 Das Überprüfungsteam verfasst einen Bericht über seine Ergebnisse. Sachdienliche Beweise werden dem Überprüfungsbericht als Anhang beigefügt. Der Überprüfungsbericht enthält eine Empfehlung, ob die Anerkennung als Überwachungsorganisation entzogen werden sollte. Das Überprüfungsteam übermittelt den Überprüfungsbericht den betroffenen zuständigen Behörden. Diese Behörden können binnen drei Wochen nach Übermittlung des Berichts dazu Stellung nehmen. Das Überprüfungsteam übermittelt der betroffenen Überwachungsorganisation eine Zusammenfassung seiner Ergebnisse und die Schlussfolgerungen des Berichts. Die Organisation kann binnen drei Wochen nach Übermittlung der Zusammenfassung gegenüber dem Überprüfungsteam Stellung nehmen.

5 Stellt das Überprüfungsteam fest, dass eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt, empfiehlt es in seinem Überprüfungsbericht je nach der Schwere der festgestellten Mängel, die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft zu entziehen. Das Überprüfungsteam kann stattdessen auch empfehlen, dass die Kommission Abhilfemaßnahmen vorschreibt, eine offizielle Mahnung ausspricht oder keine weiteren Maßnahmen ergreift.

1 Die Kommission entscheidet unter Berücksichtigung des in Artikel 10 genannten Überprüfungsberichts, ob sie die Anerkennung einer Überwachungsorganisation entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entzieht.

2 Die Kommission kann Abhilfemaßnahmen vorschreiben oder eine offizielle Mahnung aussprechen, wenn die Schwere der festgestellten Mängel nicht gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zu der Feststellung führt, dass die Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt.

3 Eine Entscheidung, die Anerkennung einer Überwachungsorganisation zu entziehen oder gemäß Absatz 2 Abhilfemaßnahmen vorzuschreiben oder eine offizielle Mahnung auszusprechen, wird der betroffenen Überwachungsorganisation und den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung mitgeteilt.

Diese Verordnung berührt die in der Richtlinie 95/46/EG und in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in keiner Weise.

Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.