Règlement d’exécution (UE) n ° 520/2012 de la Commission du 19 juin 2012 sur l’exécution des activités de pharmacovigilance prévues par le règlement (CE) n ° 726/2004 du Parlement européen et du Conseil et par la directive 2001/83/CE du Parlement européen et du Conseil Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE

1 Les informations contenues dans le dossier permanent du système de pharmacovigilance sont exactes et rendent compte du système de pharmacovigilance en place.

2 Le titulaire d’autorisations de mise sur le marché peut, le cas échéant, utiliser des systèmes de pharmacovigilance distincts pour différentes catégories de médicaments. Chacun de ces systèmes est décrit dans un dossier permanent du système de pharmacovigilance distinct. Tous les médicaments pour lesquels ledit titulaire a obtenu une autorisation de mise sur le marché en application de la directive 2001/83/CE ou du règlement (CE) no 726/2004 sont couverts par un dossier permanent du système de pharmacovigilance.

Le dossier permanent du système de pharmacovigilance contient au moins tous les éléments suivants: 1. les informations sur la personne qualifiée responsable en matière de pharmacovigilance suivantes: a) une description de ses responsabilités, démontrant qu’elle dispose d’une autorité suffisante dans le cadre du système de pharmacovigilance pour favoriser, entretenir et améliorer l’exécution des tâches et des responsabilités en matière de pharmacovigilance; b) son curriculum vitæ succinct comprenant une attestation de son inscription dans la base de données Eudravigilance; c) ses coordonnées; d) le détail de la procédure à suivre en son absence; e) les coordonnées et la description des responsabilités de la personne de référence en matière de pharmacovigilance si une telle personne a été désignée au niveau national en vertu de l’article 104, paragraphe 4, de la directive 2001/83/CE; 2. une description de la structure organisationnelle du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché comprenant la liste du ou des sites d’exécution des activités de pharmacovigilance correspondant à la réception des rapports de sécurité de cas individuel, à leur évaluation, à leur saisie dans la base de données sur la sécurité d’emploi, à l’élaboration des rapports périodiques actualisés de sécurité, à la détection et à l’analyse des signaux, à la prise en charge du plan de gestion des risques, des études antérieures ou postérieures à l’autorisation et des modifications des termes de l’autorisation de mise sur le marché relatives à la sécurité d’emploi; 3. une description de l’emplacement et des fonctions des systèmes informatiques et des bases de données servant à recevoir, compiler, enregistrer et transmettre les informations ayant trait à la sécurité d’emploi, accompagnée d’une évaluation de leur adéquation aux objectifs et d’une description des responsabilités conférées; 4. une description du traitement des données, de leur enregistrement et des procédés utilisés au cours des activités de pharmacovigilance suivantes: a) la surveillance permanente du rapport bénéfice/risque du médicament, les résultats de ladite surveillance et les processus de décision permettant de prendre les mesures appropriées; b) l’application du ou des systèmes de gestion des risques et le suivi des résultats des mesures de réduction des risques; c) la réception, l’évaluation et la communication des rapports de sécurité de cas individuel; d) la rédaction et la soumission des rapports périodiques actualisés de sécurité; e) les procédures de communication des problèmes de sécurité et des modifications des informations relatives à la sécurité d’emploi figurant dans le résumé des caractéristiques du médicament et dans la notice destinés aux professionnels de la santé et au grand public; 5. une description du système de qualité pour l’exécution des activités de pharmacovigilance comprenant tous les éléments suivants: a) une description de la gestion des ressources humaines visée à l’article 10 comprenant les éléments suivants: une description de la structure organisationnelle de l’exécution des activités de pharmacovigilance indiquant l’emplacement des dossiers ayant trait aux qualifications du personnel; une description sommaire de la conception de la formation, indiquant l’emplacement des dossiers de formation; des instructions sur les processus critiques; b) une description du système de gestion des documents visé à l’article 12, précisant l’emplacement des documents utilisés pour les activités de pharmacovigilance; c) une description du système assurant le contrôle du fonctionnement du système de pharmacovigilance et l’adéquation des résultats visée à l’article 11; 6. le cas échéant, une description des activités et des services que le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché a sous-traités en application de l’article 6, paragraphe 1.

Le dossier permanent du système de pharmacovigilance est accompagné d’une annexe comportant les documents suivants: 1. une liste des médicaments couverts par le dossier permanent du système de pharmacovigilance précisant le nom du médicament, la dénomination commune internationale (DCI) de ses substances actives et les États membres dans lesquels son autorisation est valable; 2. une liste des règles et procédures écrites assurant la conformité à l’article 11, paragraphe 1; 3. la liste des contrats de sous-traitance visée à l’article 6, paragraphe 2; 4. une liste des tâches déléguées par la personne qualifiée en matière de pharmacovigilance; 5. une liste de tous les audits programmés et terminés; 6. le cas échéant, une liste des indicateurs de résultats visés à l’article 9; 7. le cas échéant, une liste des autres dossiers permanents du système de pharmacovigilance tenus par un même titulaire d’autorisations de mise sur le marché; 8. un journal de bord contenant les informations visées à l’article 5, paragraphe 4.

1 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché tient le dossier permanent du système de pharmacovigilance à jour et le révise au besoin pour prendre en compte l’expérience acquise, les progrès scientifiques et techniques et les modifications de la directive 2001/83/CE et du règlement (CE) no 726/2004.

2 Le dossier permanent du système de pharmacovigilance et son annexe permettent un suivi des différentes versions et indiquent la date à laquelle ils ont été mis à jour pour la dernière fois par le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché.

3 Le dossier permanent du système de pharmacovigilance indique tout écart par rapport aux procédures de pharmacovigilance, en précisant ses conséquences et sa gestion, jusqu’à ce qu’il soit résolu.

4 Sans préjudice des exigences établies par le règlement (CE) no 1234/2008 de la Commission du 24 novembre 2008 concernant l’examen des modifications des termes d’une autorisation de mise sur le marché de médicaments à usage humain et de médicaments vétérinaires , le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché informe immédiatement l’Agence de tout changement de l’emplacement du dossier permanent du système de pharmacovigilance ou du nom et des coordonnées de la personne qualifiée responsable en matière de pharmacovigilance. L’Agence met alors à jour la base de données Eudravigilance visée à l’article 24, paragraphe 1, du règlement (CE) no 726/2004 et, le cas échéant, le portail web européen sur les médicaments visé à l’article 26, paragraphe 1, du règlement (CE) no 726/2004.

1 Les documents contenus dans le dossier permanent du système de pharmacovigilance sont complets et lisibles. Les informations peuvent être présentées sous la forme de graphiques ou d’organigrammes si elles s’y prêtent. Il y a lieu d’indexer et de conserver tous les documents pour pouvoir les retrouver facilement et sans risque d’erreur à n’importe quel moment de la période de conservation.

2 Les informations et documents du dossier permanent du système de pharmacovigilance peuvent être présentés dans des modules correspondant au système décrit en détail par les lignes directrices en matière de bonnes pratiques de pharmacovigilance.

3 Le dossier permanent du système de pharmacovigilance peut être conservé sous un format électronique si le temps n’altère pas la lisibilité du support employé et si une version imprimée clairement mise en page peut être délivrée en cas d’audit ou d’inspection.

4 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché consigne, dans le journal de bord visé à l’article 3, point 8), toute modification du contenu du dossier permanent du système de pharmacovigilance intervenue au cours des cinq dernières années, à l’exception des informations visées à l’article 2, points 1 b) à e), et à l’article 3. Il mentionne, dans le journal de bord, la date, la personne responsable de la modification et, le cas échéant, les motifs.

1 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché peut sous-traiter certaines activités du système de pharmacovigilance à des tiers. Il conserve néanmoins l’entière responsabilité quant à l’exhaustivité et à l’exactitude du dossier permanent du système de pharmacovigilance.

2 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché établit une liste des contrats en cours qu’il a signés avec les tiers mentionnés au paragraphe 1, en indiquant les médicaments et les territoires concernés.

1 Le dossier permanent du système de pharmacovigilance est conservé soit sur le site de l’Union européenne où sont effectuées les principales activités de pharmacovigilance du titulaire d’autorisations de mise sur le marché, soit sur le site de l’Union européenne où exerce la personne qualifiée responsable en matière de pharmacovigilance.

2 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché veille à ce que la personne qualifiée en matière de pharmacovigilance ait en permanence accès au dossier permanent du système de pharmacovigilance.

3 Le dossier permanent du système de pharmacovigilance est immédiatement disponible à tout moment en cas d’inspection sur le site où il est conservé. Quand le dossier permanent du système de pharmacovigilance est conservé sous un format électronique conformément à l’article 5, paragraphe 3, il suffit, aux fins du présent article, que les données conservées sous un tel format soient directement consultables sur le site où le dossier permanent du système de pharmacovigilance est conservé.

4 Aux fins de l’application de l’article 23, paragraphe 4, de la directive 2001/83/CE, l’autorité nationale compétente peut limiter sa demande aux parties ou aux modules du dossier permanent du système de pharmacovigilance qui l’intéressent, et le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché prend à sa charge les frais de présentation d’une copie de son dossier permanent du système de pharmacovigilance.

5 L’autorité nationale compétente et l’Agence peuvent demander au titulaire d’une autorisation de mise sur le marché de leur transmettre à intervalles réguliers une copie du journal de bord visé à l’article 3, point 8).

1 Les titulaires d’autorisations de mise sur le marché, les autorités nationales compétentes et l’Agence établissent et appliquent un système de qualité approprié et efficace pour l’exécution de leurs activités de pharmacovigilance.

2 Le système de qualité s’étend à la structure organisationnelle, aux responsabilités, aux procédures, aux modes opératoires et aux ressources, à la gestion appropriée des ressources, à la gestion de l’adéquation des résultats et à la gestion des documents.

3 Le système de qualité repose sur toutes les activités suivantes: a) planification de la qualité – établir des structures et des modes opératoires intégrés et cohérents de planification; b) suivi de la qualité – assumer des tâches et des responsabilités conformément aux exigences de qualité; c) contrôle de qualité et assurance qualité – suivre et évaluer l’efficacité des structures et des modes opératoires établis et des opérations exécutées; d) amélioration de la qualité – corriger et améliorer les structures et les modes opératoires, en cas de besoin.

4 Tous les éléments, exigences et dispositions adoptés en ce qui concerne le système de qualité sont énoncés de manière systématique et ordonnée sous la forme de règles et de procédures écrites, telles que des plans de qualité, manuels de qualité et dossiers de qualité.

5 Toutes les personnes intervenant dans les procédures et les opérations des systèmes de qualité mis en place par les autorités nationales compétentes et par l’Agence pour l’exécution des activités de pharmacovigilance sont responsables du bon fonctionnement de ces systèmes de qualité et veillent à privilégier systématiquement la qualité, ainsi que l’application et la maintenance des systèmes de qualité.

1 Les titulaires d’autorisations de mise sur le marché, les autorités nationales compétentes et l’Agence peuvent avoir recours à des indicateurs de résultats pour contrôler en permanence la bonne exécution des activités de pharmacovigilance.

2 L’Agence peut publier une liste d’indicateurs de résultats reposant sur une recommandation du comité pour l’évaluation des risques en matière de pharmacovigilance.

1 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché dispose d’un personnel compétent, dûment qualifié et formé en nombre suffisant pour exécuter les activités de pharmacovigilance. Aux fins du premier alinéa, le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché veille à ce que la personne qualifiée responsable en matière de pharmacovigilance ait acquis les connaissances théoriques et pratiques voulues pour l’exécution des activités de pharmacovigilance. Si la personne qualifiée n’a pas accompli la formation médicale de base visée à l’article 24 de la directive 2005/36/CE du Parlement européen et du Conseil du 7 septembre 2005 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles , le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché veille à ce qu’elle soit assistée par une personne ayant une formation médicale. Cette assistance doit être dûment consignée.

2 Les descriptions de postes des dirigeants et du personnel d’encadrement, dont la personne qualifiée responsable en matière de pharmacovigilance, précisent leurs fonctions. Un organigramme définit leurs relations hiérarchiques. Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché veille à doter la personne qualifiée responsable en matière de pharmacovigilance d’une autorité suffisante pour guider la réalisation du système de qualité et l’exécution des activités de pharmacovigilance dudit titulaire.

3 Tous les membres du personnel intervenant dans l’exécution des activités de pharmacovigilance suivent une formation initiale et continue ayant trait à leur fonction et à leurs responsabilités. Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché conserve les plans de formation et les dossiers des formations pour consigner, gérer et étendre les compétences du personnel. Il les tient à disposition en cas d’audit ou d’inspection.

4 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché donne des instructions adéquates sur les procédures à suivre en cas d’urgence, y compris pour assurer la continuité des opérations.

1 Il y a lieu d’établir les procédures et les opérations spécifiques d’un système de qualité de façon à garantir: a) la surveillance permanente des données de pharmacovigilance, la prise en compte des possibilités de prévenir ou réduire les risques, l’adoption, au besoin, des mesures appropriées par le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché; b) l’évaluation scientifique par le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché de toutes les informations concernant les risques que présentent les médicaments visées à l’article 101, paragraphe 1, second alinéa, de la directive 2001/83/CE; c) la transmission à la base de données Eudravigilance de données précises et vérifiables relatives à des effets indésirables graves ou non graves, dans les délais fixés respectivement au premier et au deuxième alinéa de l’article 107, paragraphe 3, de la directive 2001/83/CE; d) la qualité, l’intégralité et l’exhaustivité des informations transmises sur les risques que présentent les médicaments en précisant, par exemple, comment éviter la création de doublons et valider les signaux conformément à l’article 21, paragraphe 2); e) l’efficacité de la communication entre le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché et les autorités nationales compétentes et l’Agence, en ce qui concerne, par exemple, les risques nouveaux ou changés, le dossier permanent du système de pharmacovigilance, les systèmes de gestion des risques, les mesures de réduction des risques, les rapports périodiques actualisés de sécurité, les actions correctives et préventives et les études postautorisation; f) la mise à jour par le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché des informations sur le médicament au vu de l’évolution des connaissances scientifiques et notamment des évaluations et des recommandations rendues publiques grâce au portail web européen sur les médicaments, sur la base d’un suivi permanent des informations publiées sur le portail par ledit titulaire; g) la bonne diffusion par le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché des informations appropriées sur la sécurité d’emploi auprès des professionnels de la santé et des patients.

2 Si le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché a sous-traité certaines tâches relevant de la pharmacovigilance, il reste, par rapport auxdites tâches, responsable de l’application d’un système de qualité efficace.

1 Les titulaires d’autorisations de mise sur le marché consignent toutes les informations relatives à la pharmacovigilance et assurent qu’elles sont traitées et conservées de manière à pouvoir être correctement rapportées, interprétées et vérifiées. Ils mettent en place un système de gestion de tous les documents utilisés pour les activités de pharmacovigilance, qui assure l’accès à ces documents et permet de retracer quand et comment les problèmes de sécurité ont été étudiés et des décisions ont été prises à leur sujet. Les titulaires d’autorisations de mise sur le marché établissent des mécanismes qui permettent de remonter aux sources des notifications d’effets indésirables et de suivre les dossiers.

2 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché prend ses dispositions pour que les éléments visés à l’article 2 soient conservés au moins pendant cinq ans après qu’il a mis formellement fin au système tel qu’il est décrit dans le dossier permanent du système de pharmacovigilance. Les données et les documents de pharmacovigilance concernant chaque médicament autorisé sont conservés pendant la durée de son autorisation et au moins dix ans après l’expiration de celle-ci. Toutefois, les documents sont conservés plus longtemps si le droit européen ou la législation nationale l’exige.

1 Des audits du système de qualité fondés sur les risques sont réalisés à intervalles réguliers pour garantir sa conformité avec les exigences établies aux articles 8, 10, 11 et 12 pour les systèmes de qualité, et mesurer son efficacité. Ils sont menés par des personnes n’ayant pas de liens directs avec les domaines ou les opérations faisant l’objet de l’audit, ni de responsabilités à leur égard.

2 Si cela est nécessaire, des mesures correctives sont adoptées et les lacunes constatées font l’objet d’un audit de suivi. Les résultats de chacun des audits de qualité et de suivi réalisés donnent lieu à un rapport. Celui-ci est transmis aux personnes responsables des domaines ayant fait l’objet de l’audit. Les dates et les résultats des audits et des audits de suivi sont consignés, conformément à l’article 104, paragraphe 2, second alinéa, de la directive 2001/83/CE.

1 Les autorités nationales compétentes et l’Agence disposent d’un personnel compétent, dûment qualifié et formé en nombre suffisant pour exécuter les activités de pharmacovigilance. Leur structure organisationnelle et la répartition des tâches et des responsabilités doivent être claires et aussi transparentes qu’il est nécessaire. Des points de contact sont établis.

2 Tous les membres du personnel intervenant dans l’exécution des activités de pharmacovigilance suivent une formation initiale et continue. Les autorités nationales compétentes et l’Agence conservent les plans de formation et les dossiers des formations pour consigner, gérer et étendre les compétences du personnel. Elles les tiennent à disposition en cas d’audit.

3 Les autorités nationales compétentes et l’Agence donnent à leur personnel des instructions adéquates sur les procédures à suivre en cas d’urgence, y compris pour assurer la continuité des opérations.

1 Les autorités compétentes nationales et l’Agence établissent des procédures et modes opératoires spécifiques pour atteindre tous les objectifs suivants: a) assurer l’évaluation de la qualité des données reçues en matière de pharmacovigilance, et notamment de leur exhaustivité; b) assurer l’évaluation et le traitement de ces données dans les délais prévus par la directive 2001/83/CE et par le règlement (CE) no 726/2004; c) assurer l’indépendance de l’exécution des activités de pharmacovigilance; d) assurer une communication efficace entre autorités compétentes nationales, entre les autorités compétentes nationales et l’Agence et avec les patients, les professionnels de la santé, les titulaires d’autorisations de mise sur le marché et le grand public; e) assurer que les autorités compétentes nationales et l’Agence s’informent mutuellement et informent la Commission de leur intention de divulguer un avis de sécurité concernant un médicament autorisé dans plusieurs États membres ou une substance active présente dans ce médicament, conformément à l’article 106 bis de la directive 2001/83/CE; f) mener des inspections, y compris des inspections préalables à l’autorisation.

2 Outre les procédures visées au paragraphe 1, les autorités nationales compétentes fixent des procédures pour recenser et enregistrer tous les effets indésirables suspectés qui se produisent sur leur territoire.

3 L’Agence établit des procédures permettant d’assurer la veille bibliographique conformément à l’article 27 du règlement (CE) no 726/2004.

1 Les autorités nationales compétentes et l’Agence consignent toutes les informations relatives à la pharmacovigilance et assurent qu’elles sont traitées et conservées de manière à pouvoir être correctement rapportées, interprétées et vérifiées. Elles mettent en place un système de gestion de tous les documents utilisés pour les activités de pharmacovigilance, qui assure l’accès à ces documents et permet de retracer quand et comment les problèmes de sécurité ont été étudiés et des décisions ont été prises à leur sujet.

2 Les autorités nationales compétentes et l’Agence prennent des dispositions pour que les principaux documents décrivant leur système de pharmacovigilance soient conservés pendant au moins cinq ans après qu’elles ont formellement mis fin au système. Les données et les documents de pharmacovigilance concernant chaque médicament autorisé sont conservés pendant la durée de son autorisation et au moins dix ans après l’expiration de celle-ci. Toutefois, les documents sont conservés plus longtemps si le droit européen ou la législation nationale l’exige.

1 Des audits du système de qualité fondés sur les risques sont réalisés à intervalles réguliers selon une méthode commune pour garantir la conformité du système de qualité avec les exigences établies aux articles 8, 14, 15 et 16, et mesurer son efficacité.

2 Si cela est nécessaire, des mesures correctives sont adoptées et les lacunes constatées font l’objet d’un audit de suivi. Celui-ci est transmis aux personnes responsables des domaines ayant fait l’objet de l’audit. Les dates et les résultats des audits et des audits de suivi sont consignés.

1 L’Agence et les autorités nationales compétentes coopèrent pour surveiller les données contenues dans la base de données Eudravigilance.

2 S’ils ont accès à la base de données Eudravigilance, les titulaires d’autorisations de mise sur le marché surveillent les données disponibles.

3 Les titulaires d’autorisations de mise sur le marché, les autorités nationales compétentes et l’Agence assurent un suivi permanent de la base de données Eudravigilance avec une régularité proportionnée au risque avéré, aux risques supposés et au besoin de données supplémentaires.

4 L’autorité compétente de chaque État membre est responsable de la surveillance des données issues du territoire dudit État.

1 Il convient de déterminer si des risques nouveaux sont apparus, ou si les risques existants ont changé, au moyen de la détection des signaux relatifs à un médicament ou à une substance active et de leur analyse. Aux fins du présent chapitre, un signal est une information issue d’une ou de plusieurs sources, des observations et des expériences, par exemple, révélant, avec une probabilité jugée suffisante pour justifier des vérifications, une nouvelle association susceptible d’être une relation causale ou un nouvel aspect d’une association connue entre une intervention et un événement ou un ensemble d’événements liés, que l’effet en soit bénéfique ou indésirable. La surveillance des données de la base de données Eudravigilance ne porte que sur les signaux relatifs à des effets indésirables.

2 La détection d’un signal s’inscrit dans une démarche pluridisciplinaire. Le cas échéant, une analyse statistique complète la détection des signaux dans la base de données Eudravigilance. Après consultation du comité pour l’évaluation des risques en matière de pharmacovigilance, l’Agence peut publier une liste des événements médicaux qui doivent être pris en compte pour la détection d’un signal.

1 Les autorités nationales compétentes, les titulaires d’autorisations de mise sur le marché et l’Agence déterminent la valeur probante d’un signal en appliquant une méthode reconnue tenant compte de la pertinence clinique, de la puissance quantitative de l’association, de la cohérence des données, de la relation exposition-effet, de la plausibilité biologique, des résultats des expériences, des analogies envisageables, de la nature et de la qualité des données.

2 Pour déterminer le niveau de priorité des signaux, il est possible de retenir différents types de facteurs comme la nouveauté du médicament ou de l’association, la puissance de l’association, la gravité de l’effet constaté et des facteurs liés aux documents étayant les notifications de la base de données Eudravigilance.

3 Le comité pour l’évaluation des risques en matière de pharmacovigilance examine régulièrement la ou les méthodes utilisées et publie des recommandations, le cas échéant.

1 Le processus de gestion des signaux comprend les activités suivantes: la détection des signaux, la validation des signaux, la confirmation des signaux, l’analyse des signaux et la détermination de leur niveau de priorité, l’évaluation des signaux et la recommandation de mesures. Aux fins du présent article, la validation des signaux consiste à évaluer les données étayant le signal détecté pour vérifier que la documentation disponible apporte des preuves suffisantes de l’existence d’une nouvelle association susceptible d’être une relation de cause à effet, ou d’un nouvel aspect d’une association connue, et qu’elle justifie donc une analyse approfondie du signal.

2 Quand un titulaire d’autorisation de mise sur le marché détecte un nouveau signal grâce à la surveillance de la base de données Eudravigilance, il le valide et en informe immédiatement l’Agence et les autorités nationales compétentes.

3 Si l’analyse approfondie d’un signal validé est jugée nécessaire, le signal validé doit être confirmé dès que possible et au plus tard dans un délai de trente jours à compter de sa transmission selon les modalités suivantes: a) si le signal porte sur un médicament autorisé en application de la directive 2001/83/CE, il est confirmé par l’autorité compétente de l’État membre sur le territoire duquel le médicament est commercialisé, ou par tout État membre chef de file ou chef de file associé au sens de l’article 22, paragraphe 1; b) si le signal porte sur un médicament autorisé en application du règlement (CE) no 726/2004, il est confirmé par l’Agence en collaboration avec les États membres. Pour analyser le signal validé, les autorités nationales compétentes et l’Agence peuvent prendre en compte d’autres informations disponibles concernant le médicament. Dans les cas où la validité du signal n’est pas confirmée, il y a lieu d’accorder une attention particulière aux signaux non confirmés relatifs à un médicament s’ils sont par la suite suivis de nouveaux signaux concernant le même médicament.

4 Sans préjudice des paragraphes 2 et 3, les autorités nationales compétentes et l’Agence valident et confirment tout signal qu’elles ont détecté à l’occasion de leur surveillance permanente de la base de données Eudravigilance.

5 Tout signal confirmé est introduit dans le système de suivi géré par l’Agence et doit être transmis au comité pour l’évaluation des risques en matière de pharmacovigilance pour qu’il effectue l’analyse initiale et définisse les priorités concernant les signaux conformément à l’article 107 nonies, paragraphe 2, de la directive 2001/83/CE et à l’article 28 bis, paragraphe 2, du règlement (CE) no 726/2004.

6 L’Agence informe sans délai le ou les titulaires d’une autorisation de mise sur le marché concernés des conclusions de l’évaluation d’un signal confirmé rendues par le comité pour l’évaluation des risques en matière de pharmacovigilance.

1 Pour les médicaments autorisés en application de la directive 2001/83/CE dans plus d’un État membre et pour les substances actives contenues dans plusieurs médicaments ayant fait l’objet d’au moins une autorisation de mise sur le marché en application de ladite directive, les États membres peuvent convenir de désigner, dans le cadre du groupe de coordination prévu à l’article 27 de ladite directive, un État membre chef de file et, si besoin, un État membre chef de file associé, ces désignations devant être revues au moins tous les quatre ans. L’État membre chef de file assure la surveillance de la base de données Eudravigilance et valide et confirme les signaux, conformément à l’article 21, paragraphes 3) et 4), au nom des autres États membres. L’État membre chef de file associé assiste l’État membre chef de file dans la réalisation de ses tâches.

2 Quand il désigne parmi les États membres un chef de file et, s’il le juge approprié, un chef de file associé, le groupe de coordination peut prendre en considération l’existence d’un État membre de référence au sens de l’article 28, paragraphe 1, de la directive 2001/83/CE, ou d’un État membre rapporteur pour l’évaluation des rapports périodiques actualisés de sécurité, conformément à l’article 107 sexies de ladite directive.

3 L’Agence publie sur le portail web européen sur les médicaments une liste des substances actives faisant l’objet d’un partage des tâches en application du présent article, en précisant les États membres désignés chefs de file et chefs de file associés pour assurer la surveillance de ces substances dans la base de données Eudravigilance.

4 Sans préjudice du paragraphe 1, tous les États membres demeurent responsables de la surveillance des données de la base de données Eudravigilance conformément à l’article 107 nonies, paragraphe 1, point c), et à l’article 107 nonies, paragraphe 3, de la directive 2001/83/CE.

5 En ce qui concerne les médicaments autorisés en application du règlement (CE) no 726/2004, le rapporteur désigné par le comité pour l’évaluation des risques en matière de pharmacovigilance conformément à l’article 62, paragraphe 1, dudit règlement assiste l’Agence dans la surveillance des données de la base de données Eudravigilance.

L’Agence aide les autorités nationales compétentes à surveiller la base de données Eudravigilance en leur donnant accès aux informations suivantes: a) les données extraites et les rapports statistiques permettant d’examiner tous les effets indésirables signalés dans la base de données Eudravigilance pour une substance active ou un médicament; b) des recherches adaptées contribuant à l’évaluation des rapports de sécurité de cas individuel et des séries de cas; c) des regroupements et une ventilation des données adaptés pour déterminer les groupes de patients présentant un risque plus élevé d’apparition d’effets indésirables ou un risque de gravité accrue des effets indésirables; d) des méthodes statistiques de détection des signaux. L’Agence apporte aux titulaires d’autorisations de mise sur le marché une aide appropriée pour la surveillance de la base de données Eudravigilance.

1 Les autorités nationales compétentes et l’Agence assurent un suivi de leurs activités de détection des signaux menées dans la base de données Eudravigilance, des recherches qu’elles ont suscitées et des résultats obtenus.

2 Ce suivi permet de retracer comment les signaux ont été détectés et comment les signaux validés et confirmés ont été évalués.

1 Pour classer, extraire ou présenter des informations concernant la pharmacovigilance et les médicaments, évaluer les bénéfices et les risques qui en découlent, les échanger par voie électronique et les transmettre, les États membres, l’Agence et les titulaires d’autorisations de mise sur le marché ont recours aux terminologies suivantes: a) le dictionnaire médical des activités de réglementation (MedDRA) élaboré par la Conférence internationale sur l’harmonisation des exigences techniques relatives à l’homologation des produits pharmaceutiques à usage humain (CIH), thème multidisciplinaire M1; b) la liste des termes normalisés publiée par la commission européenne de pharmacopée; c) la terminologie de la norme EN ISO 11615:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations réglementées sur les médicaments (ISO/FDIS 11615:2012); d) la terminologie de la norme EN ISO 11616:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations réglementées sur les produits pharmaceutiques (ISO/FDIS 11616:2012); e) la terminologie de la norme EN ISO 11238:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations réglementées sur les substances (ISO/FDIS 11238:2012); f) la terminologie de la norme EN ISO 11239:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations réglementées sur les formes des doses pharmaceutiques, les unités de présentation, les voies d’administration (ISO/FDIS 11239:2012); g) la terminologie de la norme EN ISO 11240:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations sur les unités de mesure (ISO/FDIS 11240:2012).

2 Les États membres, les autorités compétentes nationales ou les titulaires d’autorisations de mise sur le marché peuvent demander, au besoin, à la Conférence internationale sur l’harmonisation des exigences techniques relatives à l’homologation des produits pharmaceutiques à usage humain, à la commission européenne de pharmacopée, au Comité européen de normalisation ou à l’Organisation internationale de normalisation d’ajouter un nouveau terme à une terminologie visée au paragraphe 1. Ils en informent alors l’Agence.

3 Les États membres, les titulaires d’autorisations de mise sur le marché et l’Agence procèdent à des contrôles systématiques ou aléatoires périodiques de l’emploi des terminologies visées au paragraphe 1.

1 Pour décrire, extraire ou présenter des informations concernant la pharmacovigilance et les médicaments, évaluer les bénéfices et les risques qui en découlent, les échanger par voie électronique et les transmettre, les autorités nationales compétentes, l’Agence et les titulaires d’autorisations de mise sur le marché ont recours aux formats et normes suivants: a) XEVPRM (pour Extended Eudravigilance Medicinal Product Report Message), qui est le format pour la notification, par voie électronique, d’informations relatives aux médicaments à usage humain autorisés dans l’Union conformément à l’article 57, paragraphe 2, second alinéa, du règlement (CE) no 726/2004, tel que publié par l’Agence; b) ICH E2B(R2) «Nouvelle édition des lignes directrices de la CIH – gestion des données de sécurité cliniques: éléments de données pour la transmission électronique de rapports de sécurité de cas individuel»; c) norme ICH M2 «Formulation pour la transmission électronique de rapports de sécurité de cas individuel».

2 Aux fins du paragraphe 1, les autorités nationales compétentes, l’Agence et les titulaires d’autorisations de mise sur le marché peuvent aussi appliquer les formats et normes suivants: a) la norme EN ISO 27953-2:2011 Informatique de santé – rapports de sécurité de cas individuel (ICSRs) en pharmacovigilance – partie 2: exigences pharmaceutiques humaines à rapporter pour un rapport de sécurité de cas individuel (ICSR) (ISO 27953-2:2011); b) la norme EN ISO 11615:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations réglementées sur les médicaments (ISO/FDIS 11615:2012); c) la norme EN ISO 11616:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations réglementées sur les produits pharmaceutiques (ISO/FDIS 11616:2012); d) la norme EN ISO 11238:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations réglementées sur les substances (ISO/FDIS 11238:2012); e) la norme EN ISO 11239:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations réglementées sur les formes des doses pharmaceutiques, les unités de présentation, les voies d’administration (ISO/FDIS 11239:2012); f) la norme EN ISO 11240:2012 Informatique de santé – identification des médicaments – éléments de données et structures pour l’identification unique et l’échange d’informations sur les unités de mesure (ISO/FDIS 11240:2012).

Les rapports de sécurité de cas individuel sont employés pour notifier, dans la base de données Eudravigilance, les effets indésirables suspectés d’un médicament observés chez un patient donné à un moment donné.

1 Les États membres et les titulaires d’autorisations de mise sur le marché veillent à ce que les rapports de sécurité de cas individuel soient aussi complets que possible et transmettent de manière appropriée et fiable à la base de données Eudravigilance toute mise à jour de ces rapports. En cas de notification immédiate, le rapport de sécurité de cas individuel mentionne au moins un déclarant identifiable, un patient identifiable, un effet indésirable suspecté et le ou les médicaments concernés.

2 Les États membres et les titulaires d’autorisations de mise sur le marché enregistrent les renseignements nécessaires pour obtenir des informations de suivi des rapports de sécurité de cas individuel. Le suivi des rapports doit être dûment consigné.

3 Pour notifier des effets indésirables suspectés par voie électronique, les États membres et les titulaires d’autorisations de mise sur le marché fournissent toutes les informations disponibles sur chaque cas individuel, dont les informations suivantes: a) les renseignements administratifs: type de rapport, date, numéro d’immatriculation mondial unique du cas, identification unique de l’expéditeur et catégorie de l’expéditeur; date à laquelle le rapport a été initialement reçu de la source et date de réception de l’information la plus récente, avec utilisation d’un format de date précis; identifiants et sources d’autres cas éventuels, avec les références des documents supplémentaires disponibles détenus par l’expéditeur du rapport de sécurité de cas individuel; b) des références bibliographiques respectant le «style Vancouver» mis au point par le Comité international des rédacteurs de revues médicales pour les effets indésirables signalés dans la littérature médicale mondiale, accompagnées d’une synthèse en anglais des articles cités; c) le type d’étude, le nom de l’étude et le numéro de l’étude parrainée ou le numéro d’immatriculation de l’étude pour les rapports issus d’études qui ne relèvent pas de la directive 2001/20/CE du Parlement européen et du Conseil du 4 avril 2001 concernant le rapprochement des dispositions législatives, réglementaires et administratives des États membres relatives à l’application de bonnes pratiques cliniques dans la conduite d’essais cliniques de médicaments à usage humain ; d) des informations sur la ou les sources primaires: éléments d’identification du déclarant, indiquant ses qualifications professionnelles et l’État membre dans lequel il réside; e) les informations permettant d’identifier le patient (et le parent s’il s’agit d’une notification parent-enfant) précisant l’âge au moment de l’apparition des premiers effets, la catégorie d’âge, la période de gestation si l’effet ou l’événement concerne un fœtus, le poids, la taille, le genre, la date de la dernière menstruation ou la période de gestation au moment de l’exposition; f) les antécédents médicaux pertinents et les conditions concomitantes; g) le nom, au sens de l’article 1er, paragraphe 20, de la directive 2001/83/CE, du ou des médicaments suspectés d’être liés à l’apparition des effets indésirables, dont les médicaments agissant en interaction ou, si ce nom n’est pas connu, les substances actives et toutes autres caractéristiques qui permettent de déterminer le médicament, telles que le nom du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché, le numéro et le pays de l’autorisation, la forme galénique et les voies d’administration (y compris pour le parent), les indications d’emploi données au patient, les doses administrées, les dates de début et de fin de l’administration, les mesures décidées en ce qui concerne le médicament, l’effet de l’arrêt ou de la reprise du médicament suspect; h) pour les médicaments biologiques, le ou les numéros de lot; i) les médicaments concomitants, décrits conformément au point g), non suspectés d’être liés à l’apparition de l’effet indésirable et les traitements médicamenteux antérieurs du patient (et du parent), le cas échéant; j) des informations sur les effets indésirables suspectés: date de début et de fin ou durée, gravité, évolution à la date de la dernière observation, intervalles entre l’administration du médicament suspect et le début de l’effet indésirable, les mots ou phrases succinctes que le premier déclarant a employés pour décrire les effets, l'État membre ou le pays tiers où se sont produits les effets indésirables suspectés; k) les résultats des essais et des procédures pertinents pour l’étude du cas; l) en cas de décès du patient, date du décès et cause officielle, notamment les causes constatées à l’autopsie; m) un exposé du cas, si cela est possible, fournissant toutes les informations pertinentes pour le cas individuel, à l’exception des effets indésirables ne présentant pas de gravité; n) les motifs d’annulation ou de modification d’un rapport de sécurité de cas individuel. Aux fins du point b), à la demande de l’Agence, le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché qui a transmis le rapport initial fournit une copie de l’article cité, sous réserve des restrictions tenant aux droits d’auteur, et une traduction complète de l’article en anglais. Aux fins du point h), il y a lieu d’établir une procédure de suivi pour obtenir le numéro de lot si le rapport initial ne l’indique pas. Aux fins du point m), il convient de présenter ces informations selon un enchaînement des faits logique, en suivant la chronologie de l’expérience du patient et de l’évolution clinique, des mesures thérapeutiques, des résultats et des informations de suivi obtenues; l’exposé doit aussi résumer toute autopsie ou constatation post mortem.

4 Si l’exposé et les descriptions textuelles des effets indésirables suspectés sont transmis dans une langue officielle de l’Union autre que l’anglais, le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché joint au texte original un résumé en anglais. Les États membres peuvent transmettre les exposés de cas dans leur ou leurs langues officielles. Ils en fournissent une traduction sur la demande de l’Agence ou des autres États membres en vue de l’évaluation d’éventuels signaux. La notification des effets indésirables suspectés apparus en dehors de l’Union se fait en anglais.

Les États membres et les titulaires d’autorisations de mise sur le marché utilisent les formats prévus à l’article 26 et les terminologies prévues à l’article 25 pour la notification par voie électronique des effets indésirables suspectés.

1 Le plan de gestion des risques établi par le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché comprend les éléments suivants: a) une description ou une caractérisation du profil de sécurité du ou des médicaments concernés; b) une description des moyens permettant de préciser le profil de sécurité du ou des médicaments concernés; c) une documentation sur les mesures de prévention ou de réduction des risques associés aux médicaments, avec une évaluation de l’efficacité de telles interventions; d) une documentation sur les obligations postautorisation dont est assortie l’autorisation de mise sur le marché.

2 Les médicaments contenant la même substance active et dépendant du même titulaire d’autorisations de mise sur le marché font l’objet d’un seul plan de gestion des risques, si cela s’y prête.

3 Quand un plan de gestion des risques renvoie à des études postautorisation, il indique si le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché a engagé, géré ou financé l’étude à titre volontaire ou pour respecter les obligations que lui imposent les autorités nationales compétentes, l’Agence ou la Commission. Le résumé du plan de gestion des risques énumère toutes les obligations postautorisation en en précisant l’échéancier.

1 Le résumé du plan de gestion des risques rendu public conformément à l’article 106, point c), de la directive 2001/83/CE et à l’article 26, paragraphe 1, point c), du règlement (CE) no 726/2004 reprend les principaux éléments du plan de gestion des risques en mettant l’accent sur les activités de réduction des risques et comporte, par rapport aux spécifications du médicament relatives à sa sécurité d’emploi, des informations importantes sur les risques supposés et avérés et des informations manquantes.

2 Lorsqu’un plan de gestion des risques porte sur plus d’un médicament, chacun fait l’objet d’un résumé du plan de gestion des risques distinct.

1 Quand un titulaire d’une autorisation de mise sur le marché met à jour un plan de gestion des risques, il soumet ledit plan mis à jour aux autorités nationales compétentes ou à l’Agence, le cas échéant. Il peut ne soumettre que les modules concernés par la mise à jour s’il obtient l’accord des autorités nationales compétentes ou de l’Agence, le cas échéant. En cas de besoin, il communique aux autorités nationales compétentes ou à l’Agence un résumé mis à jour du plan de gestion des risques.

2 À chaque soumission, le plan de gestion des risques est daté et reçoit un nouveau numéro de version.

Le plan de gestion des risques est présenté selon le format établi à l’annexe I.

1 Le rapport périodique actualisé de sécurité repose sur toutes les données disponibles et met l’accent sur les informations survenues depuis la date de clôture des données du rapport périodique actualisé de sécurité précédent.

2 Le rapport périodique actualisé de sécurité donne une estimation précise de la population exposée au médicament, avec toutes les données relatives au volume des ventes et des prescriptions. Cette estimation de l’exposition est assortie d’une analyse qualitative et quantitative de l’utilisation réelle, précisant notamment, le cas échéant, en quoi elle diffère de l’utilisation indiquée selon l’ensemble des données à la disposition du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché, comme les résultats des études descriptives ou des études sur l’utilisation du médicament.

3 Le rapport périodique actualisé de sécurité comprend les résultats des évaluations de l’efficacité des activités de réduction des risques intervenant dans l’évaluation des risques et des bénéfices.

4 Les titulaires d’autorisations de mise sur le marché ne sont pas tenus d’insérer systématiquement une liste détaillée des cas individuels, avec leurs exposés, dans le rapport périodique actualisé de sécurité, mais ils insèrent ces exposés dans la partie du rapport périodique actualisé de sécurité consacrée à l’évaluation d’un risque donné quand elle est indispensable à l’analyse scientifique d’un signal ou d’un problème de sécurité de ladite partie.

5 Au vu de l’évaluation des données cumulées sur la sécurité d’emploi et de l’analyse des risques et des bénéfices, le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché tire des conclusions dans le rapport périodique actualisé de sécurité sur les modifications et mesures nécessaires, y compris celles qui concernent le résumé approuvé des caractéristiques du ou des produits faisant l’objet dudit rapport.

6 Sauf indication contraire de la liste des dates de référence pour l’Union et des fréquences de soumission visée à l’article 107 quater de la directive 2001/83/CE ou convenue avec les autorités nationales compétentes ou l’Agence, un seul rapport périodique actualisé de sécurité est élaboré pour tous les médicaments contenant une même substance active et autorisés pour un même titulaire d’autorisations de mise sur le marché. Le rapport périodique actualisé de sécurité regroupe toutes les indications, voies d’administration, formes galéniques et dosages, quels que soient les procédures d’autorisation et les noms sous lesquels les médicaments ont été autorisés. Le cas échéant, les données relatives à des indications, voies d’administration, formes galéniques et dosages particuliers sont présentées dans une partie séparée du rapport périodique actualisé de sécurité, laquelle traite aussi des problèmes de sécurité liés.

7 Si la substance qui fait l’objet d’un rapport périodique actualisé de sécurité est aussi autorisée parce qu’elle entre dans une association fixe de substances actives pour un médicament et sauf indication contraire de la liste des dates de référence pour l’Union et des fréquences de soumission visée à l’article 107 quater de la directive 2001/83/CE, le titulaire des autorisations de mise sur le marché des substances concernées présente un rapport périodique actualisé de sécurité séparé relatif à ladite association, comportant des références croisées avec les rapports périodiques actualisés de sécurité de chacune des substances, ou fournit les données relatives à ladite association dans le rapport périodique actualisé de sécurité de l’une des substances.

1 Les rapports périodiques actualisés de sécurité soumis par voie électronique sont présentés selon le format établi à l’annexe II.

2 L’Agence peut publier des modèles correspondant aux modules établis à l’annexe II.

1 Ce chapitre s’applique aux études de sécurité postautorisation non interventionnelles qui sont engagées, gérées ou financées par le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché pour respecter les obligations imposées par une autorité nationale compétente, l’Agence ou la Commission en vertu des articles 21 bis et 22 bis de la directive 2001/83/CE et des articles 10 et 10 bis du règlement (CE) no 726/2004.

2 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché soumet le protocole d’étude, le résumé du rapport final d’étude et le rapport final d’étude requis en vertu des articles 107 quindecies et septdecies de la directive 2001/83/CE en anglais, sauf pour les études menées dans un seul État membre et imposées par celui-ci en vertu de l’article 22 bis de la directive 2001/83/CE, pour lesquelles ledit titulaire fournit une traduction en anglais du titre et du résumé du protocole d’étude, ainsi que du résumé du rapport final d’étude.

3 Le titulaire d’une autorisation de mise sur le marché veille à ce que toutes les informations relatives à l’étude soient traitées et conservées de manière à pouvoir être correctement rapportées, interprétées et vérifiées, et garantit la confidentialité des dossiers des participants à l’étude. Il veille à conserver sous format électronique la base de données analytique et les programmes statistiques utilisés pour produire les données intégrées dans le rapport final d’étude et à les tenir à disposition en cas d’audit ou d’inspection.

4 L’Agence peut publier des modèles correspondant aux protocoles, résumés et rapports finals de ces études.

Aux fins du présent chapitre, on entend par: 1. «début de la collecte de données», la date à partir de laquelle les informations sur le premier participant à l’étude sont consignées dans la base de données de l’étude ou, dans le cas de données déjà exploitées, la date de commencement de l’extraction des données; 2. «fin de la collecte des données», la date à partir de laquelle toutes les données servant à l’analyse sont disponibles.

Les protocoles, résumés et rapports finals des études de sécurité postautorisation non interventionnelles sont présentés selon le format établi à l’annexe III.

Le présent règlement s’entend sans préjudice des obligations des autorités nationales compétentes et des titulaires d’autorisations de mise sur le marché relatives au traitement des données à caractère personnel en vertu de la directive 95/46/CE, ni des obligations de l’Agence relatives au traitement des données à caractère personnel en vertu du règlement (CE) no 45/2001.

1 L’obligation, pour les titulaires d’autorisations de mise sur le marché, les autorités nationales compétentes et l’Agence, d’utiliser les terminologies prévues à l’article 25, points c) à g), s’applique à partir du 1er juillet 2016.

2 L’article 26, paragraphe 2, s’applique à partir du 1er juillet 2016.

3 L’obligation, pour les titulaires d’autorisations de mise sur le marché, de se conformer aux formats et normes prévus aux articles 29 à 38 s’applique à partir du 10 janvier 2013.

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne. Il s’applique à partir du 10 juillet 2012.