2014/792/UE: Decisión de la Comisión, de 13 de noviembre de 2014 , relativa al sistema de alerta rápida para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas

1 La presente Decisión establece el Sistema de Alerta Rápida (en lo sucesivo, «SAR») para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas que ejecutan el presupuesto general de la Unión Europea y de cualesquiera otros fondos administrados por la Unión.

2 El SAR contribuye a la protección de los intereses financieros de la Unión, la salvaguardia de la imagen de la Unión, la lucha contra el fraude y la buena gestión financiera.

3 El objetivo del SAR es: a) informar mediante el registro de alertas a los ordenadores competentes de la Comisión y de las agencias ejecutivas que una persona puede representar una amenaza para los intereses financieros y la imagen de la Unión y para cualquier otro fondo gestionado por la Unión, y b) facultar al ordenador competente a realizar las verificaciones o tomar las medidas adecuadas, incluidas las mencionadas en la sección 4, sobre la base de las alertas.

4 La información contribuye a garantizar: a) la prevención de riesgos mediante la verificación, a partir de una información temprana, acerca de una persona por sospecha o constataciones relacionadas con cualquiera de los siguientes actos: error sustancial o irregularidad, falta profesional grave, incumplimiento grave de contrato, o fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 ; b) la exclusión de una persona de conformidad con el artículo 106, apartado 1 y el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (en los sucesivo, «el Reglamento Financiero»).

A efectos de la presente Decisión, se entenderá por: a)«el contable»el contable de la Comisión o el miembro del personal subordinado a quien el contable haya delegado algunas de sus funciones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 69 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;b)«el ordenador competente»el ordenador de pagos delegado de la Comisión a efectos del artículo 65 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 responsable, de conformidad con las normas internas de ejecución del presupuesto general de la Unión Europea (en los sucesivo, «el presupuesto»), incluidos los directores de las agencias ejecutivas, los ordenadores subdelegados en el sentido del artículo 65 de dicho Reglamento, que ejerzan la función de director y los jefes de las Delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de la Comisión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56, apartado 2, de dicho Reglamento;c)«persona objeto de los datos»una persona identificable de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos;d)«constataciones»hechos comprobados descubiertos durante el cumplimiento de un compromiso jurídico o registrados en el marco de auditorías o investigaciones realizadas por el Tribunal de Cuentas Europeo, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), el Servicio de Auditoría Interna (SAI) o cualquier otra auditoría o control efectuados bajo la responsabilidad del ordenador competente;e)«compromiso jurídico»un compromiso contraído por la Comisión en virtud de los títulos V a VIII de la parte 1 y de la parte 2 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;f)«persona» cualquier persona física o jurídica o cualquier asociación sin personalidad jurídica según figuran a continuación: un perceptor, tal como se define en el artículo 2, letra i), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, un candidato o un licitador, el solicitante de una subvención, un participante en un concurso dotado de premios, un experto externo remunerado, de conformidad con el artículo 204 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, una persona con competencias de representación, toma de decisiones o control sobre otra persona jurídica a que se refiere el artículo 106, apartado 1, letras b) y e), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012; g)«falta profesional»violación de disposiciones legales o reglamentarias o de las normas deontológicas de la profesión a que pertenece la persona, así como todo comportamiento ilegal que tenga un impacto significativo en su credibilidad profesional;h)«subcontratista»un agente económico propuesto por un candidato, licitador o contratista para llevar a cabo parte de un contrato, sin que el órgano de contratación tenga ningún compromiso jurídico directo con él;i)«error o irregularidad sustancial»error o irregularidad sustancial tal como se definen en el artículo 166, apartado 2, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012;j)«persona de contacto en materia de alertas»la persona en el servicio responsable de la solicitud que está a cargo del expediente de alerta hasta su supresión.

1 El contable deberá asegurarse de que se toman las medidas técnicas apropiadas para un funcionamiento eficaz del SAR y su seguimiento. El contable se encargará de incluir, modificar, renovar o suprimir las alertas SAR solicitadas por el ordenador competente.

2 El contable adoptará las medidas de ejecución de los aspectos técnicos y definirá los procedimientos asociados, incluidos los relativos al ámbito de la seguridad. El contable notificará esas medidas a los servicios de la Comisión y a las agencias ejecutivas.

1 Solo el ordenador competente podrá solicitar el registro, modificación, renovación o retirada de la alerta.

2 El ordenador competente deberá remitir las solicitudes de registro, modificación, renovación o retirada de las alertas al contable. El ordenador competente utilizará a tal efecto el formulario que se recoge en el anexo de la presente Decisión.

3 La persona de contacto en materia de alertas a que se refiere el artículo 8 comprobará que se cumplen los requisitos de los artículos 11 y 12 antes de transmitir la solicitud al contable.

Los servicios de la Comisión y las agencias ejecutivas tendrán acceso directo a los datos del SAR a través del sistema contable central de la Comisión. Los servicios de la Comisión o la agencia ejecutiva responsable de un sistema local podrán utilizar ese sistema para acceder a los datos del SAR, siempre y cuando quede garantizada la coherencia de datos entre el sistema local y el sistema contable central.

La información registrada en el SAR solo podrá utilizarse a los efectos de la ejecución del presupuesto o de cualquier otro fondo gestionado por la Unión. Ello no afectará a la información contenida en la base de datos central de exclusión (en lo sucesivo, «CED») a que se refiere el artículo 1, apartados 2 y 3, del Reglamento (CE, Euratom) no 1302/2008 . La OLAF podrá utilizar la información contenida en el SAR y en la CED para sus investigaciones de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la OLAF y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 (en los sucesivo, «el Reglamento de la OLAF»), así como en relación con las actividades de prevención del fraude, incluido el análisis de riesgos.

El ordenador delegado competente verificará si hay una alerta en el SAR referente a una persona en las fases siguientes: a) antes de que se consigne un compromiso presupuestario individual; b) antes de que se consigne un compromiso presupuestario global en el caso de que la persona sea ya conocida en esa fase; c) en el caso de compromisos presupuestarios provisionales, antes de contraer el compromiso jurídico que obligue a efectuar pagos posteriores, salvo en lo que concierne al pago del personal y el reembolso de gastos de viaje relacionados con la participación en reuniones y concursos; d) en el caso de contratación pública o de concesión de subvenciones, concursos dotados de premios y convocatorias de manifestaciones de interés, a más tardar, antes de la decisión de adjudicación o de concesión; e) en el caso de contratación pública, cuando el órgano de contratación limite el número de candidatos invitados a presentar una oferta, antes de que finalice la selección de candidatos; f) antes de cualquier pago a menos que se refiera al pago del personal y el reembolso de gastos de viaje relacionados con la participación en reuniones y concursos.

La persona de contacto en materia de alertas: a) prepara la solicitud de registro de una alerta; b) transmite la solicitud y cualquier otra información relativa a la alerta al contable; c) suministra información que permita a otro ordenador competente realizar verificaciones o decidir sobre las consecuencias a que se hace referencia en la sección 4.

1 Las alertas del SAR se clasificarán en los dos tipos siguientes: a) «alertas de verificación», cuando se sospeche o se haya constatado que una persona ha cometido un fraude, un acto de corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, errores o irregularidades sustanciales, falta profesional o incumplimiento grave del contrato; b) «alertas de exclusión», cuando una persona sea excluida con arreglo a los motivos previstos en el artículos 106, apartado 1 y en el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.

2 Una persona puede ser objeto de diferentes alertas registradas por distintos motivos.

Las alertas SAR incluirán los siguientes datos: a) la identidad de la persona; b) el tipo de alerta; c) la duración de la alerta; d) la razón por la cual la persona representa una amenaza para los intereses financieros y la imagen de la Unión o para cualquier otro fondo gestionado por la Unión; e) la información relacionada con el procedimiento contradictorio; f) el nombre del ordenador competente; g) el nombre de la persona de contacto en materia de alertas a que se refiere el artículo 8 de la presente Decisión.

1 El ordenador competente podrá solicitar una alerta de verificación cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes: a) la OLAF ha informado al ordenador competente de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 cuando sus investigaciones pongan de manifiesto que podría ser oportuno adoptar medidas para proteger los intereses financieros de la Unión; b) el Tribunal de Cuentas Europeo ha transmitido información a la Comisión o bien el SAI ha transmitido información al ordenador competente indicando la existencia de fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 o bien de errores o irregularidades sustanciales o faltas profesionales o un incumplimiento grave de contrato en relación con una persona; c) el ordenador competente ha realizado una comprobación, una auditoría o un control que indique el fraude, la corrupción, y cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, errores sustanciales, irregularidades o falta profesional o incumplimiento grave de contrato en relación con una persona o haya recibido información relativa a dicha inspección, auditoría o control.

2 Una alerta de verificación tendrá una duración máxima de un año. Se retirará cuando se solicite una alerta de exclusión o cuando ya no haya necesidad de verificación.

3 Al final del plazo contemplado en el apartado 2, la alerta de verificación deberá ser suprimida automáticamente.

4 El ordenador competente podrá solicitar la renovación de la alerta de verificación en caso de que la OLAF considere que las conclusiones de las investigaciones a que se hace referencia en el apartado 1 aún no se hayan elaborado, pero las investigaciones justifiquen el mantenimiento de la alerta de verificación. El ordenador competente podrá también solicitar la renovación de la alerta de verificación en el caso de que se sigan cumpliendo las condiciones establecidas en el apartado 1, letras b) y c).

5 El ordenador competente deberá presentar las razones por las que la renovación es necesaria para la protección de los intereses financieros y la imagen de la Unión.

6 Una renovación se considerará como una nueva solicitud de alerta de verificación.

1 El ordenador competente solicitará una alerta de exclusión en los casos a que se refieren el artículo 106, apartado 1, o el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.

2 La alerta de exclusión se suprimirá al concluir el período de exclusión.

3 La alerta de exclusión se registrará automáticamente en la base de datos central de exclusión del SAR.

Cuando la OLAF transmita información de conformidad con el artículo 7, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 con el fin de ayudar al ordenador competente a decidir adoptar medidas de salvaguardia para proteger los intereses financieros de la Unión Europea o de conformidad con el artículo 11 del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, esta información deberá incluir: a) la identidad de la persona en cuestión; b) un resumen de los hechos y de los riesgos detectados por la investigación. El resumen deberá ser suficiente para permitir que las personas sean realmente oídas en virtud del artículo 16 de la presente Decisión; c) cualesquiera medidas especiales de confidencialidad recomendadas, en particular en asuntos que impliquen el uso de diligencias de investigación que competan a una autoridad judicial nacional o, en el caso de una investigación externa, que competan a una autoridad nacional, de conformidad con la normativa nacional aplicable a las investigaciones.

Antes de tomar la decisión de solicitar el registro de una alerta de verificación sobre la base de la información transmitida por la OLAF de conformidad con el artículo 7, apartado 6 y el artículo 11, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, el ordenador competente consultará a la Dirección General de Presupuestos (Servicio Financiero Central) y, en su caso, al Servicio Jurídico, en estrecha cooperación con la OLAF, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.

Antes de solicitar una alerta de exclusión en los casos a que se refieren el artículo 106, apartado 1, letras b), c), e), y el artículo 109, apartado 1, propuesta por el ordenador competente y su duración adecuada, se llevará a cabo una evaluación centralizada por la Dirección General de Presupuestos y el Servicio Jurídico. En caso de que la alerta de exclusión propuesta por el ordenador competente se base en la información transmitida por la OLAF, esta evaluación se hará en estrecha cooperación con la OLAF.

1 Los registros de alertas de exclusión se sujetarán a las normas siguientes: a) cuando el ordenador competente prevea solicitar el registro de una alerta de exclusión o contemple la adopción de cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate, deberá primero dar a dicha persona la oportunidad de expresar su opinión por escrito. Para ello, concederá a la persona en cuestión un plazo de 14 días naturales como mínimo. Al mismo tiempo, el ordenador competente informará a la persona en cuestión que, a falta de respuesta, la alerta quedará registrada Cuando proceda, el ordenador competente deberá dar a la persona la posibilidad de manifestar su opinión sobre la base de la información facilitada por la OLAF; b) si la persona presenta observaciones que no alteran la evaluación del ordenador competente, este solicitará al contable que active la alerta. Si la persona presenta observaciones que, en opinión del ordenador competente, hacen que la alerta sea desproporcionada o innecesaria, la alerta no se activará y se notificará este extremo a la persona. El contable confirmará el registro de la alerta en el SAR al ordenador competente, en el momento oportuno; c) el ordenador competente notificará a la persona de que se trate la activación de alerta y su duración. Sin embargo, la notificación no será necesaria si la persona no ha respondido a la invitación a presentar observaciones por escrito.

2 El ordenador competente podrá solicitar el registro de una alerta de exclusión en los casos a que se refiere el artículo 106, apartado 1, letra e), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, a la espera de la decisión sobre la duración de la exclusión, antes de haber dado a la persona la posibilidad de manifestar su opinión. El ordenador competente deberá dar a la persona de que se trate la oportunidad de exponer su punto de vista sobre la duración de la exclusión.

3 El ordenador competente podrá solicitar el registro de una alerta de exclusión en relación con las situaciones a que se hace referencia en el artículo 106, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 antes de haber dado a la persona la posibilidad de manifestar su opinión si este posee un documento oficial en el que se establece la situación. El ordenador competente notificará a la persona el registro de la alerta de exclusión.

4 El ordenador competente podrá aplazar excepcionalmente la posibilidad de que la persona interesada manifieste su opinión por escrito antes de la solicitud de registro de una alerta de exclusión o antes de adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a sus derechos, siempre que existan motivos legítimos imperiosos para preservar la confidencialidad de la investigación o de los procedimientos judiciales nacionales y, al mismo tiempo, proceder al registro de la alerta.

5 Cuando la OLAF informe al ordenador competente de conformidad con el artículo 13 deberá indicar si debe mantenerse la confidencialidad de la investigación o de un procedimiento judicial nacional y si debe aplazarse la oportunidad otorgada a la persona de manifestar su opinión.

6 La persona tendrá la oportunidad de manifestar su opinión tan pronto como hayan dejado de existir los motivos para la protección de una investigación o las actuaciones judiciales nacionales.

1 El ordenador competente informará a los interesados de que sus datos podrán ser incluidos en el SAR y a quienes se pueda comunicar los datos. Esta información general deberá ser comunicada por escrito, en particular, en las licitaciones, convocatorias de propuestas, concursos dotados de premios y en ausencia de convocatorias de propuestas, antes de la adjudicación de contratos o la concesión de subvenciones.

2 El ordenador competente que solicite el registro de una alerta será responsable de las relaciones con la persona cuyos datos sean registrados en el SAR. Responderá asimismo a las solicitudes de las personas concernidas para que se rectifiquen datos personales inexactos o incompletos, así como a cualquier otra solicitud o cuestión planteada por estas personas.

3 Una persona podrá, asimismo, solicitar por escrito información al contable sobre si se encuentra o no registrada en el SAR. El contable se encargará de proporcionar esta información, salvo que el ordenador competente, de común acuerdo con la OLAF, en su caso, decida que se aplican las restricciones del artículo 20, apartado 1, del Reglamento no 45/2001.

4 Las alertas suprimidas solo serán accesibles a efectos de auditoría e investigación y no serán visibles para los usuarios del SAR. Sin embargo, los datos personales contenidos en las alertas que se refieran a personas físicas solo serán accesibles a tales efectos durante un período de cinco años a partir de su supresión.

Cuando la persona sobre la cual se ha registrado una alerta en el SAR aporte nuevos elementos que demuestren que ya no hay motivos para el registro, el ordenador responsable solicitará la supresión de la alerta. La persona sobre la cual se haya registrado una alerta de exclusión en el SAR podrá presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo e interponer un recurso judicial.

1 El ordenador competente pedirá toda la información pertinente a través de la persona de contacto en materia de alertas con el fin de decidir sobre las consecuencias contempladas en la presente sección.

2 Cuando, sobre la base de la información facilitada por la OLAF, el ordenador competente solicite el registro de una alerta de verificación de conformidad con el artículo 11, deberá seguir el procedimiento establecido en los artículos 14 o 15 de la presente Decisión y decidirá sobre las consecuencias en estrecha cooperación con la OLAF, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.

3 A la hora de decidir sobre las consecuencias, el ordenador competente tendrá en cuenta los siguientes criterios para todas las alertas: a) los riesgos para los intereses financieros y la imagen de la Unión; b) el importe y la duración del compromiso jurídico; c) la urgencia en la ejecución del compromiso jurídico; d) la naturaleza de los hechos; e) la gravedad de los hechos, y f) las posibles consecuencias en la aplicación del compromiso jurídico. En el caso de las alertas de exclusión, el ordenador competente deberá también tener en cuenta la naturaleza y la gravedad de los motivos de exclusión y la necesidad de la continuidad del servicio.

4 El ordenador competente deberá, en cualquier caso, justificar por escrito su decisión sobre las consecuencias.

1 En el caso de procedimientos de contratación pública, de concesión de una subvención o de concursos dotados de premios, la verificación mencionada podría consistir en lo siguiente: a) la solicitud por el ordenador competente de los documentos justificativos adicionales según lo establecido en el procedimiento de contratación pública, de concesión de una subvención o del concurso dotados de premios; b) en el caso del procedimiento para la concesión de una subvención, un análisis del riesgo relativo a la prefinanciación.

2 En caso de un compromiso jurídico, la verificación mencionada podría consistir en lo siguiente: a) la comprobación de que la acción se ajusta a lo dispuesto en el compromiso jurídico, incluido el respeto de los plazos y el contenido de los resultados previstos; b) en el caso de las ayudas existentes, la comprobación de la subvencionabilidad de los costes antes del pago o la realización de una auditoría o controles sobre el terreno.

El procedimiento previsto en el artículo 15 de la presente Decisión y el derecho a ser oído establecido en virtud del artículo 16 de la presente Decisión se aplicarán asimismo cuando el ordenador competente a raíz de una alerta de verificación prevea adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate.

1 En el caso de procedimientos de contratación pública, de concesión de una subvención o de concursos dotados de premios, el ordenador competente deberá excluir a la persona sujeta a una alerta de exclusión de la participación en los procedimientos de adjudicación de contratos o de concesión de subvenciones, a menos que se hayan cumplido las condiciones establecidas en el artículo 106, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, en el caso en que la persona se encuentre en una situación de monopolio.

2 En el caso de compromisos jurídicos existentes, el ordenador competente decidirá sobre las consecuencias, que podrán consistir en: a) llevar a cabo la ejecución del contrato o de la subvención y formular las oportunas verificaciones; b) suspender el plazo de pago de conformidad con el artículo 92, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012; c) suspender los pagos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 208 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012; d) suspender la ejecución del contrato o de la subvención de conformidad con el artículo 116 y el artículo 125, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012; e) resolver el compromiso jurídico si así lo prevén sus disposiciones sobre la base de la información que ha dado pie a registrar la alerta.

3 Si la persona es un subcontratista, el ordenador competente podrá exigir al licitador o candidato o al contratista que sustituya al subcontratista.

1 En caso de una alerta de exclusión, y cuando se estime necesario, el ordenador competente deberá confirmar en el sistema contable que debe procederse al pago a pesar de la existencia de la alerta.

2 En los casos en que se haya registrado una alerta de exclusión, no se procederá a ningún compromiso presupuestario individual, a ningún registro de un compromiso jurídico individual en la contabilidad presupuestaria basado en un compromiso global y a ninguna contracción de un compromiso jurídico basado en un compromiso provisional, salvo en los casos en que la persona se encuentre en una situación de monopolio de acuerdo con las condiciones establecidas en el artículo 106, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.

Queda derogada la Decisión 2008/969/CE, Euratom relativa al sistema de alerta rápida para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas.

1 Las alertas de exclusión registradas de conformidad con la Decisión 2008/969/CE, Euratom permanecerán activas hasta el final de su duración de conformidad con dicha Decisión.

2 Las alertas W1, W2 y W3b registradas con arreglo a la Decisión 2008/969/CE, Euratom se considerarán como alertas de verificación en virtud de la presente Decisión.

3 Las alertas W3a y W4 se seguirán registrando hasta el 1 de julio de 2015, con arreglo a las condiciones establecidas en la Decisión 2008/969/CE, Euratom. Para la aplicación de la sección 4 de la presente Decisión, las alertas W3a y W4 se considerarán como alertas de verificación en virtud de la presente Decisión. La Decisión 2008/969/CE, Euratom seguirá siendo aplicable a las alertas W5b hasta el 1 de julio de 2015.

La presente Decisión se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.