Règlement délégué (UE) n ° 532/2014 de la Commission du 13 mars 2014 complétant le règlement (UE) n ° 223/2014 du Parlement européen et du Conseil relatif au Fonds européen d'aide aux plus démunis

Le présent règlement arrête les dispositions suivantes, destinées à compléter le règlement (UE) no 223/2014: a) les règles qui précisent les informations liées aux données à enregistrer et à stocker sous forme électronique dans le système de suivi mis en place par l'autorité de gestion; b) les exigences minimales détaillées pour la piste d'audit en ce qui concerne la comptabilité à tenir et les pièces justificatives à conserver au niveau de l'autorité de certification, de l'autorité de gestion, des organismes intermédiaires et des bénéficiaires; c) le champ et le contenu des audits des opérations et des audits des comptes et la méthodologie de sélection de l'échantillon d'opérations; d) les règles détaillées d'utilisation des données collectées lors des audits réalisés par des fonctionnaires de la Commission ou des représentants autorisés de la Commission; e) les règles détaillées relatives aux critères permettant de déterminer les cas considérés comme des défaillances graves dans le fonctionnement efficace des systèmes de gestion et de contrôle, y compris les principaux types de défaillances graves, les critères concernant la fixation du niveau de correction financière à appliquer et les critères concernant l'application des corrections financières forfaitaires ou extrapolées.

1 Les informations sur les données devant être enregistrées et stockées sous forme électronique pour chaque opération dans le système de suivi mis en place conformément à l'article 32, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) no 223/2014 figurent à l'annexe I du présent règlement.

2 Les données sont enregistrées et stockées pour chaque opération, y compris, dans le cas des opérations soutenues par les PO II, les données relatives aux différents participants, ventilées par sexe si possible, afin de permettre leur agrégation, si nécessaire, à des fins de suivi, d'évaluation, de gestion financière, de vérification et d'audit. Cela permet également d'agréger ces données de manière cumulative pour l'ensemble de la période de programmation.

1 Les exigences minimales s'appliquant à la piste d'audit en ce qui concerne la comptabilité à tenir et les documents justificatifs à conserver sont les suivantes: a) la piste d'audit permet l'application des critères de sélection établis dans le programme opérationnel d'aide alimentaire et/ou d'assistance matérielle de base (PO I) ou par le comité de suivi pour les PO II devant faire l'objet d'une vérification; b) en ce qui concerne les subventions au titre de l'article 25, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) no 223/2014, la piste d'audit permet de rapprocher les montants agrégés certifiés à la Commission de la comptabilité et des pièces justificatives détaillées conservées par l'autorité de certification, l'autorité de gestion, les organismes intermédiaires et les bénéficiaires pour les opérations cofinancées au titre du programme opérationnel; c) en ce qui concerne les subventions au titre de l'article 25, paragraphe 1, points b) et c), la piste d'audit permet de rapprocher les montants agrégés certifiés à la Commission des données détaillées relatives aux réalisations ou aux résultats et des pièces justificatives conservées par l'autorité de certification, l'autorité de gestion, les organismes intermédiaires et les bénéficiaires, y compris, le cas échéant, les documents concernant la méthode de détermination des barèmes standard de coûts unitaires et des montants forfaitaires, en ce qui concerne les opérations cofinancées au titre du programme opérationnel; d) en ce qui concerne les coûts déterminés conformément à l'article 25, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) no 223/2014, la piste d'audit démontre et justifie la méthode de calcul, le cas échéant, et la base sur laquelle les taux forfaitaires ont été décidés, ainsi que les coûts directs éligibles ou les coûts déclarés dans d'autres catégories de coûts, auxquels s'applique le taux forfaitaire; e) pour ce qui est des coûts déterminés conformément à l'article 26, paragraphe 2, points b), c) et e), et à l'article 26, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (UE) no 223/2014, la piste d'audit permet de justifier les coûts directs éligibles ou les coûts déclarés dans d'autres catégories de coûts, auxquels s'applique le taux forfaitaire; f) la piste d'audit permet de vérifier le paiement de la contribution publique au bénéficiaire; g) pour chaque opération, la piste d'audit inclut, le cas échéant, le cahier des charges et le plan de financement, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, les documents relatifs aux procédures de passation des marchés publics, les rapports du bénéficiaire et les rapports relatifs aux vérifications et aux audits réalisés; h) la piste d'audit comprend des informations sur les contrôles de gestion et les audits effectués sur l'opération; i) la piste d'audit permet de rapprocher les données relatives aux indicateurs de réalisation de l'opération des données déclarées et des résultats, et, le cas échéant, des objectifs du programme. En ce qui concerne les coûts visés aux points c) et d), la piste d'audit permet de vérifier la conformité de la méthode de calcul utilisée par l'autorité de gestion avec les dispositions de l'article 25, paragraphe 3, du règlement (UE) no 223/2014.

2 L'autorité de gestion s'assure de la disponibilité d'un registre contenant l'identité et la localisation des organismes conservant toutes les pièces justificatives requises pour garantir une piste d'audit adéquate répondant à toutes les exigences minimales fixées au paragraphe 1.

1 La Commission prend toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute divulgation non autorisée des données collectées par la Commission dans le cadre de ses audits et tout accès non autorisé à de telles données.

2 La Commission utilise les données recueillies dans le cadre des audits qu'elle réalise dans le seul but d'exercer les responsabilités qui lui incombent en vertu de l'article 36 du règlement (UE) no 223/2014. La Cour des comptes européenne et l'Office européen de lutte antifraude ont accès à ces informations.

3 Les données collectées ne sont pas transmises à des personnes autres que celles qui, dans les États membres ou au sein des institutions de l'Union, assurent des fonctions exigeant qu'elles y aient accès, conformément à la réglementation applicable, sans l'accord explicite de l'État membre fournissant les informations.

1 Les audits des opérations sont effectués pour chaque exercice comptable sur un échantillon d'opérations sélectionnées par une méthode établie ou approuvée par l'autorité d'audit conformément à l'article 6 du présent règlement.

2 Les audits des opérations sont réalisés sur la base des pièces justificatives qui composent la piste d'audit et ils ont pour objet de vérifier la légalité et la régularité des dépenses déclarées à la Commission, y compris les aspects suivants: a) l'opération a été sélectionnée conformément aux critères de sélection du programme opérationnel, elle n'a pas été matériellement achevée ni pleinement mise en œuvre avant que le bénéficiaire ne présente la demande de financement dans le cadre du programme opérationnel, elle a été mise en œuvre conformément à la décision d'approbation et elle satisfait à toutes les conditions applicables à la date de l'audit en ce qui concerne sa fonctionnalité, son utilisation et les objectifs à atteindre; b) les dépenses déclarées à la Commission correspondent aux documents comptables, et les pièces justificatives exigées démontrent une piste d'audit adéquate, conformément à l'article 3 du présent règlement; c) pour les dépenses déclarées à la Commission et déterminées conformément à l'article 25, paragraphe 1, points b) et c), les réalisations et les résultats qui sous-tendent les paiements au bénéficiaire ont été fournis, les données des participants, le cas échéant, ou les autres documents concernant les réalisations et les résultats sont en congruence avec les informations soumises à la Commission et les pièces justificatives exigées démontrent une piste d'audit adéquate, conformément à l'article 3 du présent règlement. Les audits vérifient également que la contribution publique a été versée au bénéficiaire conformément à l'article 42, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014.

3 Les audits des opérations incluent, le cas échéant, la vérification sur place de la mise en œuvre matérielle de l'opération.

4 Les audits des opérations vérifient l'exactitude et l'exhaustivité des dépenses correspondantes enregistrées par l'autorité de certification dans son système comptable, et le rapprochement de la piste d'audit à tous les niveaux.

5 Lorsque les problèmes détectés semblent avoir un caractère systémique et, partant, entraînent un risque pour d'autres opérations du programme opérationnel, l'autorité d'audit veille à la réalisation d'un nouvel examen, y compris, le cas échéant, d'audits supplémentaires afin de déterminer l'ampleur des problèmes, et elle recommande les mesures correctives nécessaires.

6 Seules les dépenses incluses dans le champ d'un audit réalisé en application du paragraphe 1 sont prises en compte dans le montant des dépenses contrôlées, aux fins de l'établissement des rapports à soumettre à la Commission en matière de couverture annuelle. À ces fins, il convient d'utiliser le modèle du rapport de contrôle défini sur la base de l'article 34, paragraphe 6, du règlement (UE) no 223/2014.

1 L'autorité d'audit établit la méthode de sélection de l'échantillon (ci-après «la méthode d'échantillonnage»), conformément aux exigences énoncées dans le présent article, en tenant compte des normes d'audit reconnues au niveau international, Intosai, IFAC ou IIA.

2 En plus des explications fournies dans la stratégie d'audit, l'autorité d'audit conserve une trace de la documentation et de l'appréciation professionnelle utilisées pour établir les méthodes d'échantillonnage, portant sur les étapes de planification, de sélection, d'essais et d'évaluation, pour prouver que la méthode établie convient.

3 Un échantillon est représentatif de la population à partir de laquelle il a été sélectionné et permet à l'autorité d'audit de rédiger un avis d'audit valable, conformément à l'article 34, paragraphe 5, point a), du règlement (UE) no 223/2014. Cette population comprend les dépenses d'un programme opérationnel qui sont incluses dans les demandes de paiement présentées à la Commission conformément à l'article 41 du règlement (UE) no 223/2014 pour un exercice comptable donné. L'échantillon peut être sélectionné pendant ou après l'exercice comptable.

4 Aux fins de l'application de l'article 34, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014, une méthode d'échantillonnage est statistique lorsqu'elle garantit: i) une sélection aléatoire des éléments de l'échantillon; ii) le recours à la théorie des probabilités pour évaluer les résultats de l'échantillon, y compris pour la mesure et le contrôle des risques d'échantillonnage et de la précision prévue et obtenue.

5 La méthode d'échantillonnage doit garantir une sélection aléatoire de chaque unité d'échantillonnage dans la population au moyen de nombres aléatoires générés pour chaque unité de population en vue de sélectionner les unités constituant l'échantillon ou au moyen d'une sélection systématique utilisant un point de départ aléatoire et appliquant une règle systématique pour sélectionner les éléments supplémentaires.

6 L'unité d'échantillonnage est déterminée par l'autorité d'audit sur la base d'une appréciation professionnelle. L'unité d'échantillonnage peut être une opération, un projet au sein d'une opération ou une demande de paiement par un bénéficiaire. Des informations sur le type d'unité d'échantillonnage sélectionné et sur le jugement professionnel utilisé à cet effet sont incluses dans le rapport de contrôle.

7 Si les dépenses totales relatives à une unité d'échantillonnage pour l'exercice comptable constituent un montant négatif, elles ne sont pas incluses dans la population visée au paragraphe 3 et font l'objet d'un audit séparé. L'autorité d'audit peut également tirer un échantillon de cette population distincte.

8 Lorsque les conditions du contrôle proportionnel prévu à l'article 58, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014 s'appliquent, l'autorité d'audit peut exclure de la population à échantillonner les éléments visés à cet article. Si l'opération concernée a déjà été retenue dans l'échantillon, l'autorité d'audit la remplace au moyen d'une sélection aléatoire appropriée.

9 Toutes les dépenses déclarées à la Commission dans l'échantillon font l'objet d'un audit. Si les unités d'échantillonnage retenues comprennent un nombre important de demandes de paiement ou de factures sous-jacentes, l'autorité d'audit peut procéder à un audit à travers un sous-échantillonnage, sélectionner les demandes de paiement ou les factures sous-jacentes en utilisant les mêmes paramètres d'échantillonnage utilisés pour sélectionner les unités d'échantillonnage de l'échantillon principal. Dans ce cas, la dimension appropriée de l'échantillon est calculée pour chaque unité d'échantillon à contrôler et, en tout état de cause, elle n'est pas inférieure à 30 demandes de paiement ou factures sous-jacentes par unité d'échantillonnage.

10 L'autorité d'audit peut stratifier une population en la divisant en sous-populations, dont chacune est un groupe d'unités d'échantillonnage présentant des caractéristiques similaires, notamment sur le plan du risque ou du taux d'erreur prévu ou lorsque la population comprend des opérations consistant en contributions financières d'un programme opérationnel à des éléments de montant élevé.

11 L'autorité d'audit évalue la fiabilité du système, qu'elle qualifie d'élevée, de moyenne ou de faible, en tenant compte des résultats des audits des systèmes afin de déterminer les paramètres techniques de l'échantillonnage de sorte que le degré d'assurance combiné résultant des audits des systèmes et des audits des opérations soit élevé. Dans un système dont la fiabilité est jugée élevée, le degré de confiance utilisé pour l'échantillonnage des opérations n'est pas inférieur à 60 %. Dans un système dont la fiabilité est jugée faible, le degré de confiance utilisé pour l'échantillonnage des opérations n'est pas inférieur à 90 %. Le seuil de signification maximal est de 2 % des dépenses visées au paragraphe 3.

12 Si des irrégularités ou un risque d'irrégularités ont été décelés, l'autorité d'audit décide, sur la base de son appréciation professionnelle, s'il est nécessaire de contrôler un échantillon supplémentaire d'autres opérations ou parties d'opérations qui n'ont pas été vérifiées dans l'échantillon aléatoire, afin de tenir compte des facteurs de risque spécifiques mis en évidence.

13 L'autorité d'audit analyse séparément les résultats des contrôles réalisés sur l'échantillon complémentaire, tire des conclusions sur la base de ces résultats et les transmet à la Commission dans le rapport annuel de contrôle. Les irrégularités décelées dans l'échantillon complémentaire ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'erreur aléatoire extrapolée pour l'échantillon aléatoire.

14 Sur la base des résultats des audits des opérations obtenus aux fins de l'avis d'audit et du rapport de contrôle visés à l'article 34, paragraphe 5, points a) et b), du règlement (UE) no 223/2014, l'autorité d'audit est chargée de calculer un taux d'erreur total, qui est la somme des erreurs aléatoires extrapolées et, le cas échéant, des erreurs systémiques et des erreurs occasionnelles non corrigées, divisée par la population.

1 Les audits des comptes visés à l'article 49, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014 sont effectués par l'autorité d'audit pour chaque exercice comptable.

2 L'audit des comptes fournit une assurance raisonnable quant à l'intégralité, l'exactitude et la véracité des montants déclarés dans les comptes.

3 Aux fins des paragraphes 1 et 2, l'autorité d'audit prend en compte, en particulier, les résultats des audits des systèmes effectués concernant l'autorité de certification et les audits des opérations.

4 L'audit du système comporte une vérification de la fiabilité du système comptable de l'autorité de certification et, par échantillonnage, de l'exactitude des dépenses des montants retirés et des montants recouvrés enregistrés dans le système comptable de l'autorité de certification.

5 Aux fins de son avis d'audit, pour conclure que les comptes donnent une image fidèle, l'autorité d'audit vérifie que tous les éléments requis par l'article 49 du règlement (UE) no 223/2014 sont correctement inclus dans les comptes et correspondent aux livres comptables tenus par l'ensemble des autorités ou des organismes compétents et des bénéficiaires, pendant les travaux d'audit effectués par l'autorité d'audit. Sur la base des écritures comptables à fournir par l'autorité de certification, l'autorité d'audit vérifie en particulier que: a) le montant total des dépenses publiques éligibles déclarées conformément à l'article 49, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) no 223/2014 correspond aux dépenses et à la participation publique correspondante incluses dans les demandes de paiement présentées à la Commission pour l'exercice comptable en question et, s'il y a des différences, que des explications adéquates ont été fournies dans les comptes pour les montants de réconciliation; b) les montants retirés et recouvrés au cours de l'exercice comptable, les montants à recouvrer à la fin de l'exercice comptable et les montants irrécouvrables présentés dans les comptes correspondent aux montants inscrits dans les systèmes comptables de l'autorité de certification et reposent sur des décisions prises par l'autorité de gestion ou par l'autorité de certification; c) les dépenses ont, le cas échéant, été exclues des comptes conformément à l'article 49, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014, et que toutes les corrections nécessaires ont été prises en compte dans les comptes de l'exercice comptable considéré. Les vérifications visées aux points b) et c) peuvent être effectuées par échantillonnage.

1 La Commission fonde son évaluation du bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle sur les résultats de tous les audits de systèmes disponibles, y compris des tests des contrôles, et des audits des opérations. L'évaluation porte sur l'environnement de contrôle interne du programme, les activités de gestion et de contrôle des autorités de gestion et de certification, le contrôle par l'autorité de gestion et de certification, et les activités de contrôle de l'autorité d'audit; elle repose sur une vérification de la conformité aux exigences clés énoncées dans le tableau 1 de l'annexe II. Le respect de ces exigences clés est évalué sur la base des catégories figurant au tableau 2 de l'annexe II.

2 Les principaux types de défaillances graves dans le fonctionnement efficace du système de gestion et de contrôle sont les cas dans lesquels une des exigences clés visées aux points 2, 4, 5, 13, 15, 16 et 18 du tableau 1 de l'annexe II ou deux ou plusieurs des autres exigences fondamentales figurant dans le tableau 1 de l'annexe II sont considérées comme relevant des catégories 3 ou 4 figurant dans le tableau 2 de l'annexe II.

1 Des corrections financières sont appliquées pour tout ou partie d'un programme opérationnel lorsque la Commission constate une ou plusieurs défaillances graves dans le fonctionnement du système de gestion et de contrôle. Nonobstant le premier alinéa, des corrections financières extrapolées sont appliquées, pour tout ou partie d'un programme opérationnel, lorsque la Commission constate des irrégularités systémiques dans un échantillon représentatif d'opérations, ce qui permet une quantification plus précise des risques pour le budget de l'Union. Dans ce cas, les résultats de l'examen de l'échantillon représentatif sont extrapolés pour le reste de la population dont l'échantillon a été extrait, aux fins de la détermination de la correction financière à appliquer.

2 Le niveau de la correction forfaitaire est fixé en prenant en considération les éléments suivants: a) l'importance relative de la ou des défaillances graves dans le contexte du système de gestion et de contrôle considéré comme un tout; b) la fréquence et l'ampleur de la ou des défaillances graves; c) le degré de risque de pertes pour le budget de l'Union.

3 Compte tenu de ces éléments, le niveau de la correction financière est fixé comme suit: a) lorsque la ou les défaillances graves dans le système de gestion et de contrôle sont si fondamentales, fréquentes ou répandues qu'elles représentent un échec total du système qui met en péril la légalité et la régularité de toutes les dépenses en question, un taux forfaitaire de 100 % est appliqué; b) lorsque la ou les défaillances graves dans le système de gestion et de contrôle sont tellement fréquentes et répandues qu'elles constituent un échec extrêmement grave du système qui met en péril la légalité et la régularité d'une très grande proportion des dépenses concernées, un taux forfaitaire de 25 % est appliqué; c) lorsque la ou les défaillances graves dans le système de gestion et de contrôle sont dues au fait que le système n'est pas pleinement opérationnel ou fonctionne si mal ou si rarement qu'il met en péril la légalité et la régularité d'une grande partie des dépenses en question, un taux forfaitaire de 10 % est appliqué; d) lorsque la ou les défaillances graves dans le système de gestion et de contrôle sont dues au fait que le système ne fonctionne pas de manière cohérente, de sorte qu'il met en péril la légalité et la régularité d'une proportion significative des dépenses concernées, un taux forfaitaire de 5 % est appliqué.

4 Dans le cas où l'application d'un taux forfaitaire fixé conformément au paragraphe 3 serait disproportionnée, le niveau de correction sera réduit.

5 Lorsque, les autorités responsables n'ayant pas pris les mesures correctives adéquates à la suite de l'application d'une correction financière au cours d'un exercice comptable, la ou les mêmes défaillances graves sont constatées lors d'un exercice comptable ultérieur, le taux de correction peut, en raison de la persistance de la défaillance grave ou des défaillances graves, être augmenté sans toutefois dépasser le taux de la catégorie supérieure.

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne. L'article 3 s'applique à compter du 1er décembre 2014 en ce qui concerne les informations sur les données enregistrées et stockées visées à l'annexe I.