Règlement d'exécution (UE) 2015/840 de la Commission du 29 mai 2015 concernant les contrôles effectués par les autorités responsables conformément au règlement (UE) n° 514/2014 du Parlement européen et du Conseil portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises

1 L'autorité responsable effectue un contrôle administratif de toutes les déclarations financières que les bénéficiaires envoient afin de bénéficier d'un financement de l'Union, conformément aux conventions de subvention définies à l'article 1er, point d), du règlement délégué (UE) no 1042/2014 de la Commission (ci-après les «déclarations financières»). Ces contrôles comprennent au moins les éléments suivants: a) des vérifications pour confirmer la régularité formelle et l'exactitude arithmétique des déclarations financières; b) des vérifications pour confirmer que le projet a atteint les objectifs fixés dans la convention de subvention ou que des progrès sont accomplis en vue d'atteindre ces objectifs; c) un examen analytique pour évaluer la pertinence des dépenses exposées dans les déclarations financières et leur conformité aux exigences posées dans la convention de subvention et la réglementation nationale et de l'Union applicable.

2 Si les contrôles administratifs révèlent des incohérences ou des irrégularités, l'autorité responsable procède à des vérifications détaillées afin d'évaluer la légalité et la régularité des dépenses, notamment en examinant un échantillon ciblé de pièces justificatives.

3 L'autorité responsable peut exiger du bénéficiaire qu'il lui fournisse un certificat ou un rapport d'audit couvrant tous les aspects visés au paragraphe 1, points a) et c), et établi par un auditeur indépendant. Dans ce cas, l'autorité responsable définit la portée des contrôles que l'auditeur indépendant doit effectuer ainsi que le modèle du rapport d'audit.

L'autorité responsable effectue des contrôles financiers et opérationnels sur place. Les contrôles sur place sont réalisés à l'aide des documents et registres conservés par les bénéficiaires participant au projet. Des contrôles sur place inopinés peuvent avoir lieu, conformément au droit national, au cas où le niveau d'assurance risquerait d'être compromis si un préavis était donné.

1 Les contrôles financiers sur place visent à fournir un niveau d'assurance suffisant quant à la légalité et à la régularité des transactions et des contrats couverts par les déclarations financières.

2 L'autorité responsable vérifie que: a) les dépenses figurant dans les déclarations financières correspondent aux registres comptables et pièces justificatives conservés par les bénéficiaires participant au projet; b) les dépenses figurant dans les déclarations financières remplissent les conditions d'éligibilité posées dans la convention de subvention et la réglementation nationale et de l'Union applicable; c) les sources de financement sont conformes à l'article 16, paragraphe 2, du règlement (UE) no 514/2014.

3 Sans préjudice de l'article 4, paragraphe 2, du présent règlement, les contrôles financiers sur place couvrent au moins 10 % de la contribution cumulée de l'Union en faveur des projets déclarés comme finalisés dans les comptes annuels visés à l'article 39 du règlement (UE) no 514/2014.

1 L'autorité responsable s'assure du niveau du taux d'erreur dans la contribution de l'Union ayant fait l'objet d'un contrôle dans les comptes annuels visés à l'article 39 du règlement (UE) no 514/2014 pour l'exercice N.

2 L'autorité responsable peut limiter la portée des contrôles financiers sur place au cours de l'exercice suivant N + 1 lorsque les deux conditions suivantes sont remplies: a) le taux d'erreur est inférieur à 2 % de la contribution de l'Union ayant fait l'objet d'un contrôle dans les comptes annuels pour l'exercice N, b) les contrôles financiers sur place effectués depuis le début du programme national couvrent au moins 10 % de la contribution cumulée de l'Union en faveur des projets déclarés comme finalisés dans les comptes annuels depuis le début du programme.

3 Si le taux d'erreur est égal ou supérieur à 2 % de la contribution de l'Union ayant fait l'objet d'un contrôle dans les comptes annuels pour l'exercice N, l'autorité responsable évalue l'importance de ce taux d'erreur afin de déterminer l'ampleur et les conséquences des erreurs et d'établir si le taux d'erreur est représentatif de la population totale des paiements déclarés. L'autorité responsable prend les mesures préventives et correctrices nécessaires, y compris sous la forme de contrôles supplémentaires, et présente les résultats d'une telle analyse dans le résumé annuel visé à l'article 59, paragraphe 5, premier alinéa, point b), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil . Les contrôles financiers sur place concernant l'exercice suivant (N + 1) couvrent un pourcentage de la contribution cumulée de l'Union en faveur des projets déclarés comme finalisés dans les comptes annuels pour l'exercice N + 1 qui est supérieur au pourcentage correspondant pour l'exercice N et au moins égal à 10 %. De plus, jusqu'à l'exercice N + 1, les contrôles financiers sur place effectués depuis le début du programme national couvrent au moins 10 % de la contribution cumulée de l'Union en faveur des projets déclarés comme finalisés dans les comptes annuels depuis le début du programme. Si le taux d'erreur résultant des contrôles accrus effectués au cours de l'exercice N + 1 passe en dessous de 2 %, l'autorité responsable, au cours de l'exercice suivant (N + 2), effectue des contrôles financiers sur place sur au moins 10 % de la contribution cumulée de l'Union en faveur des projets déclarés comme finalisés dans les comptes annuels pour l'exercice N + 2.

1 Lorsqu'elle effectue des contrôles opérationnels sur place, l'autorité responsable vérifie que le projet en question est réalisé conformément à la convention de subvention. En particulier, elle vérifie que les indicateurs communiqués par les bénéficiaires sont fiables et que le projet avance sans retard indu.

2 Les contrôles opérationnels sur place effectués au cours de l'exercice N couvrent au moins 20 % du nombre de projets en cours de réalisation durant cet exercice, tels que déclarés dans les comptes annuels correspondants visés à l'article 39 du règlement (UE) no 514/2014.

L'autorité responsable effectue des contrôles sur place sur un échantillon représentatif de projets suffisamment diversifiés en termes de nature, d'ampleur, de transactions, de bénéficiaires et de modalités d'exécution. L'échantillon tient compte de tous les facteurs de risque ainsi que des aspects coûts-bénéfices des contrôles.

1 L'autorité responsable établit un rapport sur chaque contrôle administratif et chaque contrôle sur place en fournissant les informations suivantes: a) l'identification complète du projet et de la convention de subvention correspondante; b) le nom et la signature du contrôleur; c) le nom du bénéficiaire; d) le type des contrôles (administratif, financier ou opérationnel sur place ou une combinaison de plusieurs types); e) si nécessaire, la portée du contrôle; f) les dépenses entrant dans les limites du contrôle et les dépenses (échantillon) réellement vérifiées; g) le montant des dépenses considérées comme inéligibles; et h) une description des principales constatations, faiblesses, erreurs et irrégularités, des contrôles et analyses supplémentaires effectués, des recommandations et mesures correctrices proposées et de la réaction du bénéficiaire.

2 Le rapport peut se présenter sous la forme d'une liste de contrôle.

Si l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre, comme prévu à l'article 8 du règlement délégué (UE) no 1042/2014, les contrôles administratifs et sur place visés aux articles 1er et 2 du présent règlement sont effectués par une entité ou personne fonctionnellement indépendante des entités ou personnes gérant les projets.

1 L'autorité responsable veille à ce que tous les registres, documents et métadonnées concernant les dépenses exposées et les recettes affectées et tous les audits et contrôles effectués soient tenus à la disposition de la Commission (y compris de l'OLAF) et de la Cour des comptes européenne pendant au moins les quatre années suivant l'exercice au cours duquel le paiement final a été déclaré. À cette fin, l'autorité responsable établit des règles concernant la conservation des registres, documents et métadonnées par les bénéficiaires.

2 Si l'autorité responsable concernée constate des irrégularités, les pièces justificatives visées au paragraphe 1 sont tenues à la disposition de la Commission pendant au moins les trois années suivant l'année au cours de laquelle les montants en question ont été intégralement recouvrés auprès du bénéficiaire et crédités au programme national.

3 Si une procédure d'apurement de conformité visée à l'article 47 du règlement (UE) no 514/2014 est engagée, les pièces justificatives visées au paragraphe 1 du présent article sont tenues à la disposition de la Commission pendant au moins l'année suivant de l'année de conclusion de la procédure.

4 Si une décision de conformité fait l'objet d'une procédure judiciaire auprès de la Cour de justice de l'Union européenne, les pièces justificatives correspondantes sont tenues à la disposition de la Commission pendant au moins l'année suivant l'année de conclusion de la procédure.

5 Les pièces justificatives visées aux paragraphes 1, 2, 3 et 4 sont tenues à la disposition de la Commission sous forme imprimée ou sous forme électronique. Les documents ne peuvent être conservés sous la seule forme électronique que si la législation nationale de l'État membre concerné autorise l'utilisation de documents électroniques en tant que preuve des opérations sous-jacentes devant les juridictions nationales.

6 Les États membres peuvent prévoir des périodes plus longues pour la conservation des pièces justificatives.

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.