Durchführungsbeschluss (EU) 2016/786 der Kommission vom 18. Mai 2016 zur Festlegung des Verfahrens für die Einrichtung und die Arbeitsweise eines unabhängigen Beratergremiums, das den Mitgliedstaaten und der Kommission dabei hilft zu bestimmen, ob ein Tabakerzeugnis ein charakteristisches Aroma hat (Bekanntgegeben unter Aktenzeichen C(2016) 2921) (Text von Bedeutung für den EWR)

In diesem Beschluss wird das Verfahren für die Einrichtung und die Arbeitsweise eines unabhängigen Beratergremiums (im Folgenden „Gremium“) festgelegt, das den Mitgliedstaaten und der Kommission dabei hilft zu bestimmen, ob ein Tabakerzeugnis ein charakteristisches Aroma hat oder nicht.

Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Ausdruck „Testprodukt“ ein Produkt, mit dessen Bewertung ein Mitgliedstaat oder die Kommission das Gremium befasst, damit dieses ein Gutachten abgibt, ob das Produkt ein charakteristisches Aroma im Sinne des Artikels 7 Absatz 1 der Richtlinie 2014/40/EU hat oder nicht.

Das Gremium gibt Gutachten ab, ob die Testprodukte ein charakteristisches Aroma im Sinne des Artikels 7 Absatz 1 der Richtlinie 2014/40/EU haben.

1 Das Gremium setzt sich aus sechs Mitgliedern zusammen.

2 Die Generaldirektorin/Der Generaldirektor für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (im Folgenden „Generaldirektorin/Generaldirektor“), die/der im Namen der Kommission handelt, ernennt die Mitglieder des Gremiums auf der Grundlage einer Liste geeigneter Kandidatinnen/Kandidaten, die nach Veröffentlichung eines Bewerbungsaufrufs auf der Website der Kommission und im Register der Expertengruppen der Kommission und anderer ähnlicher Einrichtungen (im Folgenden „Register der Expertengruppen“) aufgestellt wird. Die Mitglieder werden aufgrund ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung auf den Gebieten der sensorischen, statistischen und chemischen Analyse und unter gebührender Berücksichtigung der Notwendigkeit ausgewählt, dass ihre Unabhängigkeit und die Abwesenheit von Interessenkonflikten gewährleistet sind.

3 Geeignete Kandidatinnen/Kandidaten, die in die Liste aufgenommen, aber nicht als Mitglieder des Gremiums ernannt wurden, werden in eine Reserveliste geeigneter Kandidatinnen/Kandidaten aufgenommen, um Mitglieder zu ersetzen, deren Mitgliedschaft im Einklang mit Artikel 5 Absatz 3 geendet hat. Die Generaldirektorin/Der Generaldirektor holt das Einverständnis der Bewerberinnen/Bewerber ein, bevor er ihre Namen in die Reserveliste aufnimmt.

4 Die Liste der Mitglieder des Gremiums wird im Register der Expertengruppen veröffentlicht und auf der einschlägigen Website der Kommission bereitgestellt.

1 Die Mitglieder des Gremiums werden für eine Amtszeit von fünf Jahren ernannt (Wiederernennung möglich).

2 Falls am Ende der Amtszeit die Wiederernennung oder die Neubesetzung des Gremiums nicht bestätigt worden ist, bleiben die vorhandenen Mitglieder im Amt.

3 Die Mitgliedschaft im Gremium endet, wenn a) das Mitglied stirbt oder nicht mehr in der Lage ist, seine Aufgaben im Rahmen dieses Beschlusses wahrzunehmen; b) das Mitglied sein Amt niederlegt; c) die Generaldirektorin/der Generaldirektor die Mitgliedschaft gemäß Absatz 5 aussetzt; für die Dauer der Aussetzung ist die/der Betreffende kein Mitglied; oder d) die Generaldirektorin/der Generaldirektor die Mitgliedschaft gemäß Absatz 5 beendet.

4 Ein Mitglied, das sein Amt niederlegen möchte, teilt dies der Generaldirektorin/dem Generaldirektor mindestens sechs Monate im Voraus per E-Mail oder Einschreiben mit. Wenn das Mitglied sich in einer Lage befindet, die es ihm ermöglicht, seine Aufgaben wahrzunehmen, und wenn ein Ersetzungsverfahren bereits läuft, kann das Mitglied auf Wunsch der Generaldirektorin/des Generaldirektors im Amt bleiben, bis die Ersetzung bestätigt ist.

5 Die Generaldirektorin/Der Generaldirektor kann die Mitgliedschaft eines Mitglieds vorübergehend aussetzen oder endgültig beenden, wenn nachgewiesen ist oder hinreichende Gründe für die Annahme bestehen, dass a) das Mitglied die Bestimmungen dieses Beschlusses oder des Artikels 339 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union nicht mehr befolgt oder gegen sie verstoßen hat; b) das Mitglied eine oder mehrere wesentliche Bestimmungen im Bewerbungsaufruf nicht mehr befolgt oder die Grundsätze der Unabhängigkeit, der Unparteilichkeit und der Vertraulichkeit gemäß Artikel 16 nicht mehr achtet oder das Verhalten oder die Lage des Mitglieds nicht mit den Erklärungen vereinbar ist, die gemäß den Artikeln 16, 17 und 18 abgegeben worden sind; c) das Mitglied nicht in der Lage ist, seine Aufgaben im Rahmen dieses Beschlusses wahrzunehmen; d) sonstige wichtige Umstände die Arbeit des Gremiums infrage stellen.

6 Hat die Mitgliedschaft eines Mitglieds gemäß Absatz 3 geendet, so ernennt die Generaldirektorin/der Generaldirektor für die verbleibende Amtszeit bzw. für die Zeit der vorübergehenden Aussetzung der Mitgliedschaft ein Ersatzmitglied. Sobald die Reserveliste ausgeschöpft ist, veröffentlicht die Kommission einen neuen Bewerbungsaufruf.

1 Zu Beginn jeder Amtszeit wählt das Gremium aus den Reihen seiner Mitglieder eine(n) Vorsitzende(n) und eine(n) stellvertretende(n) Vorsitzende(n). Die Wahl erfolgt mit einfacher Mehrheit der Stimmen aller Mitglieder des Gremiums. Bei Stimmengleichheit wählt die Generaldirektorin/der Generaldirektor die Vorsitzende/den Vorsitzenden nach einer Bewertung ihrer Qualifikation und Erfahrung aus den Mitgliedern aus, die die meisten Stimmen auf sich vereint haben.

2 Die Amtszeit der/des Vorsitzenden und der/des stellvertretenden Vorsitzenden fällt mit der Amtszeit des Gremiums zusammen (Verlängerung möglich). Wird der/die Vorsitzende oder die/der stellvertretende Vorsitzende ersetzt, so gilt die Ersetzung für die verbleibende Amtszeit des Gremiums.

1 Bei Abstimmungen in Fällen außer denen gemäß Artikel 6 und Artikel 8 Absatz 3 Buchstabe a beschließt das Gremium nur dann, wenn mindestens vier Mitglieder an der Abstimmung teilnehmen, von denen eines die/der Vorsitzende oder die/der stellvertretende Vorsitzende sein muss. Die Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst.

2 Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der Abstimmungsleiterin/des Abstimmungsleiters den Ausschlag.

3 Personen, die nicht mehr Mitglied sind oder deren Mitgliedschaft gemäß Artikel 5 Absatz 5 vorübergehend ausgesetzt ist, werden bei der Berechnung der Mehrheit gemäß Absatz 1 nicht berücksichtigt.

1 Das Gremium beschließt und, falls erforderlich, aktualisiert seine Geschäftsordnung auf Vorschlag der Generaldirektorin/des Generaldirektors und im Einvernehmen mit ihr/ihm.

2 Die Geschäftsordnung stellt sicher, dass das Gremium seine Aufgaben entsprechend den Grundsätzen wissenschaftlicher Exzellenz, Unabhängigkeit und Transparenz wahrnimmt.

3 Die Geschäftsordnung regelt insbesondere Folgendes: a) das Verfahren für die Wahl der/des Vorsitzenden und der/des stellvertretenden Vorsitzenden des Gremiums gemäß Artikel 6; b) die Anwendung der in Kapitel IV aufgeführten Grundsätze; c) das Verfahren zur Annahme eines Gutachtens; d) die Beziehungen zu Dritten, unter anderem zu wissenschaftlichen Einrichtungen; e) sonstige Einzelheiten der Arbeitsweise des Gremiums.

1 Das Gremium bestimmt und, falls erforderlich, aktualisiert die Methodik für die technische Bewertung der Testprodukte. Die Methodik für die sensorische Analyse beruht auf einem Vergleich der Geruchseigenschaften des Testprodukts mit den Geruchseigenschaften von Referenzprodukten. Bei der Entwicklung der Methodik berücksichtigt das Gremium gegebenenfalls den Beitrag der in Artikel 12 genannten technischen Gruppe.

2 Der Entwurf der Methodik und alle Entwürfe von Aktualisierungen werden der Generaldirektorin/dem Generaldirektor zur Genehmigung vorgelegt und werden erst nach Genehmigung anwendbar.

1 Wird das Gremium um ein Gutachten zu einem Testprodukt ersucht, so informiert die/der Vorsitzende alle Mitglieder. Sie/Er kann eine Berichterstatterin/einen Berichterstatter aus den Reihen der Mitglieder ernennen, um die Prüfung eines bestimmten Produkts zu koordinieren. Die/Der Vorsitzende legt der Kommission und gegebenenfalls dem ersuchenden Mitgliedstaat einen Abschlussbericht vor.

2 Hält das Gremium es für die Abgabe eines Gutachtens für erforderlich, so ersucht es die gemäß Artikel 12 eingesetzte technische Gruppe um deren Beitrag. Bei der Formulierung seines Gutachtens berücksichtigt das Gremium die Informationen und Daten, die es von der technischen Gruppe erhalten hat. Das Gremium darf auch andere ihm zur Verfügung stehende Informationen berücksichtigen, die es für zuverlässig und sachdienlich hält, darunter auch solche, die sich aus den Meldepflichten gemäß Artikel 5 der Richtlinie 2014/40/EU ergeben.

3 Im Zusammenhang mit den Daten und Informationen, die die technische Gruppe bereitstellt, unternimmt das Gremium insbesondere Folgendes: a) Es prüft, ob die technische Gruppe die geltenden Bestimmungen und wissenschaftlichen Standards beachtet hat; b) es bewertet die Daten und Informationen insbesondere dahingehend, ob sie ausreichen, eine Feststellung zu treffen, oder ob zusätzliche Daten und Informationen benötigt werden; c) es ersucht die technische Gruppe um weitere Erläuterungen, soweit das Gremium diese benötigt, um eine Feststellung zu treffen.

4 Falls das Gremium die Daten oder Informationen für unzureichend hält oder Zweifel hegt, ob die geltenden Bestimmungen und Standards beachtet worden sind, konsultiert es die Kommission und gegebenenfalls den ersuchenden Mitgliedstaat. Bei Bedarf kann das Gremium die technische Gruppe auffordern, bestimmte Tests zu wiederholen und dabei die Anmerkungen des Gremiums zu berücksichtigen.

5 Hat sich das Gremium davon überzeugt — gegebenenfalls auch mittels des in Absatz 4 beschriebenen Verfahrens —, dass die geltenden Bestimmungen und Standards beachtet worden sind und dass die Daten und Informationen ausreichen, um eine Feststellung zu treffen, so gibt es ein Gutachten gemäß Absatz 2 ab.

6 Das Gremium unterbreitet sein Gutachten der Kommission und gegebenenfalls den befassenden Mitgliedstaaten innerhalb von drei Monaten nach Eingang des Ersuchens oder bis zu einem mit der Kommission oder dem ersuchenden Mitgliedstaat vereinbarten Datum.

1 Die Kommission kann das Gremium zu anderen Fragen im Zusammenhang mit der Bestimmung eines charakteristischen Aromas gemäß Artikel 7 der Richtlinie 2014/40/EU konsultieren. In solchen Fällen entscheidet die Kommission im Einvernehmen mit der/dem Vorsitzenden, ob sie eine Sitzung einberuft oder das schriftliche Verfahren anwendet.

2 Die/Der Vorsitzende kann eine Berichterstatterin/einen Berichterstatter aus den Reihen der Mitglieder des Gremiums ernennen, um die Aufgabe zu koordinieren, und legt der Kommission einen Abschlussbericht vor.

3 In seinen Beratungen berücksichtigt das Gremium die Daten und Informationen, die die technische Gruppe ihm gegebenenfalls bereitgestellt hat, und sonstige sachdienliche Informationen, die ihm gegebenenfalls zur Verfügung stehen.

1 Es wird eine technische Gruppe sensorischer und chemischer Prüferinnen/Prüfer (im Folgenden „technische Gruppe“) eingesetzt, die dem Gremium — als Teil des Verfahrens nach Artikel 10 — eine Bewertung der sensorischen und der, falls erforderlich, chemischen Eigenschaften des Testprodukts bereitstellt. Die technische Gruppe setzt sich wie folgt zusammen: a) zwei qualifizierte Personen, die aufgrund ihres Wissens, ihrer Fähigkeiten und ihrer Erfahrung betreffend die sensorische Analyse ausgewählt werden und die für die Rekrutierung, die Schulung und die Beaufsichtigung der sensorischen Prüferinnen/Prüfer zuständig sind; b) sensorische Prüferinnen/Prüfer, die aufgrund ihrer olfaktorischen Unterscheidungsfähigkeit und ihrer Fähigkeit, Gerüche wahrzunehmen, zu analysieren und zu interpretieren, rekrutiert werden und die die in den anwendbaren nationalen Rechtsvorschriften festgelegte Volljährigkeit erreicht haben; und c) zwei Personen, die aufgrund ihres Wissens und ihrer Fähigkeiten betreffend die chemische und die Laboranalyse ausgewählt werden und für die chemische Analyse von Testprodukten zuständig sind.

2 Um den für die Bildung der technischen Gruppe verantwortlichen Auftragnehmer auszuwählen, findet ein öffentliches Vergabeverfahren statt. Dem Auftragnehmer stehen das technische Mindestfachwissen und die Mindestausstattung gemäß der Ausschreibung zur Verfügung, und er stellt die in Absatz 1 Buchstaben a und c genannten Personen. In der Ausschreibung und den dazugehörigen Vertragsunterlagen wird vorgeschrieben, dass die technische Gruppe unabhängig handeln und vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten schützen muss. Die Ausschreibung enthält außerdem eine Bestimmung, wonach jedes Gruppenmitglied eine ordnungsgemäß ausgefüllte Interessenerklärung einreichen muss, bevor es in irgendeiner Weise für die technische Gruppe tätig wird. Die Ausschreibung und die dazugehörigen Vertragsunterlagen enthalten darüber hinaus mindestens Folgendes: a) eine Beschreibung der wichtigsten Aufgaben der technischen Gruppe; b) Bestimmungen betreffend die Einrichtung, Verwaltung und Arbeitsweise der technischen Gruppe, einschließlich technischer Bestimmungen betreffend die Wahrnehmung der Aufgaben der Gruppe; c) Bestimmungen betreffend das technische Fachwissen und die Ausstattung, die dem Auftragnehmer zur Verfügung stehen müssen; d) Bestimmungen betreffend die Rekrutierung sensorischer Prüferinnen/Prüfer. In diesen Bestimmungen wird außerdem festgelegt, dass die sensorischen Prüferinnen/Prüfer erst rekrutiert werden dürfen, wenn die Kommission die vorgeschlagenen Kandidatinnen/Kandidaten gebilligt hat.

3 Die sensorische Analyse der technischen Gruppe beruht auf der gemäß Artikel 9 festgelegten Methodik.

4 Die sensorische Analyse wird, falls erforderlich, um eine chemische Bewertung der Produktzusammensetzung mittels chemischer Analysen ergänzt. Diese Bewertung wird so durchgeführt, dass sie genaue, kohärente und reproduzierbare Ergebnisse liefert. Die Vorgehensweise und die Ergebnisse der Bewertung werden dokumentiert.

5 Die technische Gruppe legt dem Gremium die Ergebnisse der Produktprüfung bis zu einem vom Gremium gebilligten Datum vor.

6 Die Arbeit der technischen Gruppe unterliegt den Beschränkungen der dafür von der Kommission jährlich zugewiesenen Haushaltsmittel.

1 Die Kommission nimmt die Sekretariatsgeschäfte für das Gremium und für alle anderen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Anwendung dieses Beschlusses wahr.

2 Das Sekretariat leistet administrative Unterstützung, um eine effiziente Arbeit des Gremiums zu ermöglichen und die Einhaltung der Geschäftsordnung zu überwachen.

1 Für ihre Vorarbeiten und ihre Teilnahme (in persona oder auf elektronischem Wege) an den Sitzungen des Gremiums und an anderen mit der Anwendung dieses Beschlusses zusammenhängenden und von den Kommissionsdienststellen organisierten Aktivitäten sowie für ihre Tätigkeit als Berichterstatterin/Berichterstatter zu einer spezifischen Frage haben die Mitglieder des Gremiums Anspruch auf eine Sondervergütung.

2 Die Sondervergütung beträgt höchstens 450 EUR in Form eines Tagessatzes für jeden vollständigen Arbeitstag. Die errechnete Summe der Vergütung wird auf den Betrag aufgerundet, der dem nächsten halben Arbeitstag entspricht.

3 Die Kommission erstattet die Reise- und gegebenenfalls die Aufenthaltskosten, die den Mitgliedern und externen Expertinnen/Experten im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Gremiums entstehen, entsprechend den internen Kommissionsbestimmungen.

4 Alle Vergütungen und Erstattungen richten sich nach den jährlichen Haushaltsmitteln, die die Kommission dem Gremium zuweist.

1 Die/Der Vorsitzende des Gremiums fungiert als Kontaktperson für die Mitgliedstaaten und die Kommission.

2 Die/Der Vorsitzende meldet der Kommission unmittelbar alle Umstände, die die Arbeit des Gremiums beeinträchtigen könnten.

1 Die Mitglieder des Gremiums werden ad personam ernannt. Sie dürfen ihre Aufgaben nicht auf andere übertragen. Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben beachten sie die Grundsätze der Unabhängigkeit, der Unparteilichkeit und der Vertraulichkeit, und sie handeln im öffentlichen Interesse.

2 Zu diesem Zweck müssen Expertinnen/Experten, die sich bewerben, um zu Mitgliedern des Gremiums ernannt zu werden, eine Interessenerklärung abgeben, in der sie alle Interessen nennen, die ihre Unabhängigkeit beeinträchtigen können oder nach vernünftigem Ermessen als ihre Unabhängigkeit beeinträchtigend angesehen werden können; dazu zählen auch alle relevanten Umstände, die ihre engen Familienangehörigen oder ihre Partner betreffen. Nur die Expertinnen/Experten, die eine ordnungsgemäß ausgefüllte Interessenerklärung abgegeben haben, kommen für eine Ernennung zu Mitgliedern des Gremiums infrage. Eine Bewerberin/Ein Bewerber kommt für eine Ernennung infrage, sofern sie/er über das geforderte Fachwissen verfügt und sofern die Kommission feststellt, dass kein Interessenkonflikt besteht.

3 Die Mitglieder des Gremiums unterrichten die Kommission umgehend, wenn die in der Erklärung gemachten Angaben nicht mehr zutreffen; in einem solchen Fall müssen sie unverzüglich eine neue, entsprechend geänderte Erklärung abgeben.

4 Die Mitglieder des Gremiums erklären in jeder Sitzung, ob Interessen bestehen, die ihre Unabhängigkeit in Bezug auf einen Tagesordnungspunkt beeinträchtigen können oder nach vernünftigem Ermessen als ihre Unabhängigkeit beeinträchtigend angesehen werden können. In einem solchen Fall kann die/der Vorsitzende das betreffende Mitglied auffordern, der Sitzung oder Teilen der Sitzung fernzubleiben. Die/Der Vorsitzende unterrichten die Kommission von solchen Erklärungen und Maßnahmen.

5 Die Mitglieder des Gremiums unterlassen unmittelbare oder mittelbare Kontakte zur Tabakindustrie oder ihren Vertretern.

1 Die Mitglieder des Gremiums dürfen Informationen, einschließlich sensibler Geschäftsinformationen und personenbezogener Daten, von denen sie im Rahmen der Tätigkeiten des Gremiums oder im Rahmen anderer Aktivitäten im Zusammenhang mit der Anwendung dieses Beschlusses Kenntnis erlangen, auch dann nicht weitergeben, wenn sie keine Mitglieder mehr sind. Hierzu unterzeichnen sie eine Vertraulichkeitserklärung.

2 Die Mitglieder des Gremiums sind zur Einhaltung der in den Beschlüssen (EU, Euratom) 2015/443 und (EU, Euratom) 2015/444 aufgeführten Sicherheitsvorschriften zum Schutz von EU-Verschlusssachen und von nicht als Verschlusssache eingestuften sensiblen Informationen verpflichtet. Kommen sie diesen Verpflichtungen nicht nach, so kann die Kommission alle erforderlichen Maßnahmen treffen.

Die Mitglieder des Gremiums verpflichten sich, aktiv zur Arbeit des Gremiums beizutragen. Hierzu unterzeichnen sie eine Verpflichtungserklärung.

1 Das Gremium übt seine Tätigkeiten mit einem hohen Maß an Transparenz aus. Die Kommission veröffentlicht alle einschlägigen Dokumente auf einer eigens dafür eingerichteten Website und richtet vom Register der Expertengruppen einen Link zu dieser Website ein. Insbesondere stellt sie der Öffentlichkeit ohne ungebührliche Verzögerung Folgendes zur Verfügung: a) die Namen der Mitglieder; b) die Interessen-, Vertraulichkeits- und Verpflichtungserklärungen der Mitglieder; c) die Geschäftsordnung des Gremiums; d) die vom Gremium gemäß Artikel 10 angenommenen Gutachten; e) die Tagesordnungen und Protokolle der Sitzungen des Gremiums; f) die gemäß Artikel 9 festgelegte Methodik.

2 Abweichend von Absatz 1 muss ein Dokument nicht veröffentlicht werden, wenn dessen Offenlegung den Schutz öffentlicher oder privater Interessen im Sinne von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates verletzen würde.

Dieser Beschluss ist an die Mitgliedstaaten gerichtet.