Decisión (UE) 2016/1170 del Consejo, de 12 de julio de 2016, relativa a la posición que se debe adoptar, en nombre de la Unión Europea, en el Comité Mixto establecido por el Acuerdo Marco Global de Asociación y Cooperación entre la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Indonesia, por otra, con respecto a la adopción del reglamento interno del Comité Mixto y el establecimiento de grupos de trabajo especializados

1 La posición que se debe adoptar en nombre de la Unión en el Comité Mixto creado por el artículo 41 del Acuerdo, sobre: a) la adopción del reglamento interno del Comité Mixto, y b) la creación de grupos de trabajo especializados, se basará en los proyectos de Decisiones del Comité Mixto adjuntos a la presente Decisión.

2 Los representantes de la Unión en el Comité Mixto podrán acordar modificaciones menores del proyecto de Decisiones sin necesidad de consultar al Consejo.

La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.

Queda adoptado el reglamento interno del Comité Mixto, que figura en el anexo.

1 El Comité Mixto, creado con arreglo al artículo 41 del Acuerdo Marco Global de Asociación y Cooperación entre la Unión Europea y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Indonesia, por otra (en lo sucesivo, «Acuerdo»), ejercerá sus funciones según lo dispuesto en el artículo 41 del Acuerdo.

2 El Comité Mixto estará compuesto por representantes de ambas Partes al más alto nivel posible.

3 El Comité Mixto estará presidido, alternativamente, por el Ministro de Asuntos Exteriores de la República de Indonesia y la Alta Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad. Estos podrán delegar la autoridad para presidir la totalidad o parte de las reuniones del Comité mixto en un alto funcionario.

1 Cada Parte notificará a la otra la lista de sus representantes en el Comité Mixto (en lo sucesivo, «miembros»). La lista será gestionada por la Secretaría del Comité Mixto.

2 Cuando un miembro desee hacerse representar por un representante suplente, deberá comunicar por escrito al Presidente el nombre de su representante suplente antes de que se celebre la reunión de que se trate. El representante suplente de un miembro del Comité tendrá los mismos derechos que el miembro titular.

1 Los miembros del Comité Mixto podrán ir acompañados por otros funcionarios. Antes de cada reunión, la Secretaría comunicará a las Partes la composición prevista de las delegaciones que asistirán a la reunión.

2 Cuando resulte conveniente y de mutuo acuerdo entre las Partes, podrá invitarse a otras personas en su condición de expertos, o a representantes de otros organismos, a asistir a las reuniones del Comité Mixto como observadores o para que proporcionen información sobre un tema concreto.

1 El Comité Mixto se reunirá normalmente al menos una vez cada dos años, salvo que las Partes acuerden otra cosa. Las reuniones del Comité Mixto serán convocadas por el Presidente. Las reuniones se celebrarán, alternativamente, en Indonesia y Bruselas, en una fecha que se fijará de común acuerdo. Asimismo, podrán convocarse reuniones extraordinarias del Comité Mixto previo acuerdo entre las Partes.

2 Con carácter excepcional, y siempre que ambas Partes estén de acuerdo, las reuniones del Comité Mixto podrán celebrarse a través de medios técnicos, por ejemplo por videoconferencia o teleconferencia.

3 El Comité Mixto se reunirá al más alto nivel posible, de conformidad con lo acordado por las Partes. Ambas Partes se esforzarán por garantizar la participación a nivel ministerial siempre que sea posible.

4 Cuando el Comité Mixto esté presidido a nivel ministerial, sus sesiones se prepararán mediante una reunión previa de altos funcionarios.

1 Salvo que las Partes decidan otra cosa, las reuniones del Comité Mixto no serán públicas. Cuando una Parte comunique al Comité Mixto información de carácter confidencial, la otra Parte tratará dicha información como tal.

2 El Comité Mixto podrá realizar declaraciones públicas según estime oportuno.

Un representante del Servicio Europeo de Acción Exterior y un representante del Gobierno de la República de Indonesia ejercerán conjuntamente las funciones de secretarios del Comité Mixto. Todas las comunicaciones destinadas a la Presidencia del Comité Mixto o procedentes de la misma serán enviadas a los secretarios. La correspondencia con la Presidencia del Comité Mixto podrá cursarse por cualquier medio escrito, incluido el correo electrónico.

1 La Presidencia establecerá el orden del día provisional de cada reunión. El orden del día se enviará a la otra Parte junto con los documentos pertinentes, a más tardar quince días antes del inicio de la reunión.

2 El Presidente podrá proponer expertos para que asistan a las reuniones del Comité Mixto con el fin de proporcionar información sobre cualquier punto del orden del día.

3 El Comité Mixto aprobará el orden del día al principio de cada reunión. La inclusión en el orden del día de puntos distintos de los que figuran en el orden del día provisional requerirá el acuerdo de ambas Partes.

4 La Presidencia podrá, en determinadas circunstancias y con el acuerdo de ambas Partes, reducir los plazos mencionados en el apartado 1 a fin de atender las exigencias de casos particulares.

1 El resultado de las reuniones del Comité Mixto se hará constar en forma de acta acordada.

2 Ambos secretarios redactarán conjuntamente un borrador del acta acordada de cada reunión una vez que esta haya sido presentada por el organizador, normalmente en un plazo de treinta días naturales desde la reunión. El borrador de acta acordada se basará en una síntesis elaborada por la Presidencia de las conclusiones alcanzadas por el Comité Mixto.

3 El acta acordada será aprobada por ambas Partes en un plazo de cuarenta y cinco días naturales a partir de la fecha de la reunión, o en cualquier otra fecha acordada por las Partes. Una vez se llegue a un acuerdo sobre el acta, dos copias originales serán firmadas por las Partes. Cada Parte recibirá una copia original.

1 A efectos de la ejecución de su misión, prevista en el artículo 41 del Acuerdo, el Comité Mixto podrá acordar la adopción de decisiones o recomendaciones. Tales decisiones o recomendaciones deberán contar con un número de serie, la fecha de su adopción y una descripción de su objeto.

2 En determinadas circunstancias, las decisiones o recomendaciones del Comité Mixto podrán adoptarse mediante procedimiento escrito.

3 Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 5, cada una de las Partes podrá decidir publicar las decisiones y recomendaciones del Comité Mixto en su respectiva publicación oficial.

1 La correspondencia dirigida al Comité Mixto se enviará al secretario de una de las Partes, el cual informará, a su vez, al otro secretario.

2 La Secretaría garantizará que la correspondencia dirigida al Comité Mixto sea transmitida a la Presidencia y, cuando proceda, distribuida como documentos a que se refiere el artículo 11.

3 La Secretaría hará llegar la correspondencia procedente de la Presidencia a las Partes y, cuando proceda, la distribuirá como documentos a que se refiere el artículo 11.

1 Cuando las deliberaciones del Comité Mixto se basen en documentos escritos de apoyo, la Secretaría numerará y transmitirá dichos documentos a los miembros.

2 Cada secretario será responsable de distribuir los documentos a sus miembros del Comité Mixto, así como de entregar sistemáticamente copia al otro secretario.

1 Cada Parte se hará cargo de los gastos en que incurra en razón de su participación en las reuniones del Comité Mixto, tanto los relativos a personal, viajes y estancias como los de correo y telecomunicaciones.

2 Los gastos relacionados con la organización de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte que organice la reunión.

Cada una de las Partes podrá solicitar por escrito una revisión del reglamento interno, que podrá ser modificado de común acuerdo de las Partes, de conformidad con el artículo 9.

1 El Comité Mixto podrá crear grupos de trabajo especializados u otros mecanismos para que le asistan en el desempeño de sus tareas. Los grupos de trabajo especializados y otros mecanismos actuarán bajo la dirección del Comité Mixto.

2 El Comité Mixto podrá decidir la supresión de cualquiera de los grupos de trabajo especializados u otros mecanismos existentes, o crear nuevos grupos de trabajo especializados u otros mecanismos para que le asistan en el desempeño de sus tareas.

3 Los grupos de trabajo especializados y otros mecanismos efectuarán informes minuciosos de sus actividades al Comité Mixto en cada una de sus reuniones.

4 Los grupos de trabajo especializados únicamente estarán facultados para presentar recomendaciones al Comité Mixto.

Se establecen los grupos de trabajo especializados y otros mecanismos enumerados en el anexo de la presente Decisión.