Decisión (UE) 2019/614 del Consejo, de 9 de abril de 2019, sobre la posición que debe adoptarse en nombre de la Unión Europea en el Comité Mixto creado por el Acuerdo entre la Unión Europea y Japón relativo a una Asociación Económica, con respecto a la adopción del reglamento interno del Comité Mixto, del reglamento interno del panel, del código de conducta para los árbitros y del procedimiento de mediación

La posición que debe adoptarse, en nombre de la Unión, en la primera reunión del Comité Mixto creado en virtud del Acuerdo entre la Unión Europea y Japón relativo a una Asociación Económica con respecto a la adopción del reglamento interno del Comité Mixto, del reglamento interno del panel, del código de conducta para los árbitros y del procedimiento de mediación se basará en el proyecto de Decisión del Comité Mixto, incluidos sus anexos, adjunto a la presente Decisión.

La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.

1 El Comité Mixto creado por el artículo 22.1, apartado 1, del Acuerdo entre la Unión Europea y Japón relativo a una Asociación Económica (en lo sucesivo, «el Acuerdo») desempeñará sus funciones con arreglo a lo dispuesto en dicho artículo y será responsable de la aplicación y el funcionamiento generales del Acuerdo.

2 El Comité Mixto estará compuesto por representantes de la Unión Europea y Japón y, de conformidad con el artículo 22.1, apartado 3, del Acuerdo, estará copresidido por el miembro de la Comisión Europea responsable de Comercio y el ministro de Asuntos Exteriores de Japón.

3 Los copresidentes podrán estar representados por sus respectivos delegados con arreglo a lo dispuesto en el artículo 22.1, apartado 3, del Acuerdo. Se entenderá que las referencias posteriores del presente Reglamento a los copresidentes del Comité Mixto incluirán a sus delegados.

4 Los copresidentes podrán estar acompañados por funcionarios. Los puntos de contacto intercambiarán, antes de las reuniones, las listas de los funcionarios que asistirán a las mismas en representación de cada Parte.

5 Los copresidentes podrán decidir, por consenso, invitar a observadores o a expertos independientes sobre una base ad hoc.

1 Los puntos de contacto designados con arreglo al artículo 22.6, apartado 1, del Acuerdo (en lo sucesivo, «los puntos de contacto») coordinarán la preparación y la organización de las reuniones del Comité Mixto.

2 Todo intercambio de correspondencia y comunicaciones entre las Partes relativo a la labor del Comité Mixto y sus reuniones tendrá lugar a través de los puntos de contacto, de conformidad con el artículo 22.6, subapartado 2, letra c), del Acuerdo.

3 Los puntos de contacto se encargarán de coordinar los preparativos del orden del día provisional, los proyectos de decisiones y los proyectos de recomendaciones del Comité Mixto, así como la correspondencia y la comunicación entre el Comité Mixto y los comités especializados, los grupos de trabajo y otros órganos creados en el marco del Acuerdo.

1 Los puntos de contacto elaborarán conjuntamente un orden del día provisional para cada reunión, que se enviará a los miembros del Comité Mixto, junto con los documentos pertinentes, a más tardar quince días naturales antes de la fecha de la reunión.

2 Las Partes podrán proponer puntos para el orden del día a más tardar veintiún días naturales antes de la fecha de la reunión.

3 Las Partes podrán reducir de mutuo acuerdo los plazos a los que se refieren los apartados 1 y 2 para tomar en consideración los requisitos de un caso concreto.

4 El Comité Mixto adoptará el orden del día al comienzo de la reunión. Si las Partes así lo deciden, será posible añadir puntos adicionales en el orden del día provisional.

Salvo que las Partes decidan otra cosa, toda la correspondencia y la comunicación entre las Partes relativa a la labor del Comité Mixto, así como la preparación y las deliberaciones sobre las decisiones y las recomendaciones se desarrollarán en inglés.

1 Las decisiones y recomendaciones del Comité Mixto, de conformidad con el artículo 22.2 del Acuerdo, se tomarán por consenso. Podrán adoptarse por escrito mediante un intercambio de notas entre los copresidentes del Comité.

2 Todas las decisiones y recomendaciones del Comité Mixto recibirán un número de serie, la fecha de adopción y un título que se refiera a su objeto.

1 El proyecto de acta conjunta incluirá, como norma general, el orden del día definitivo y un resumen de los debates relativos a cada punto del orden del día.

2 Los puntos de contacto elaborarán el proyecto de acta conjunta de cada reunión lo antes posible y, a más tardar, en un plazo de sesenta días a partir de la fecha de la reunión.

3 Las Partes aprobarán el proyecto de acta conjunta lo antes posible y, a más tardar, en un plazo de setenta días a partir de la fecha de la reunión. Una vez se haya aprobado el proyecto de acta conjunta, los puntos de contacto firmarán dos copias del acta y cada Parte recibirá una copia original de este documento. Las Partes podrán decidir que la firma y el intercambio de copias electrónicas satisfaga este requisito.

1 Salvo que el Acuerdo disponga otra cosa o que las Partes decidan lo contrario, las reuniones del Comité Mixto no serán públicas.

2 Cuando una Parte comunique al Comité Mixto o a cualquier comité especializado, grupo de trabajo u otro órgano creado en el marco del Acuerdo información considerada confidencial o protegida de toda divulgación con arreglo a las disposiciones legales y reglamentarias de dicha Parte, la otra Parte tratará esa información como confidencial con arreglo a lo dispuesto en el artículo 1.6 del Acuerdo.

3 Cada una de las Partes podrá hacer público, en cualquier medio apropiado, el orden del día ultimado entre las Partes antes de la reunión del Comité Mixto, el acta conjunta aprobada de conformidad con el artículo 6, sin perjuicio de la aplicación del apartado 2. Cada una de las Partes velará por que se hagan públicas las decisiones, recomendaciones e interpretaciones adoptadas por el Comité Mixto.

Cada Parte se hará cargo de los gastos en que incurra a consecuencia de las reuniones del Comité Mixto. Los gastos relacionados con la organización de las reuniones correrán a cargo de la Parte que organice la reunión. En caso de que una reunión se celebre fuera de la Unión Europea o de Japón, las Partes decidirán de mutuo acuerdo a quién deben atribuirse los gastos derivados de la organización de la reunión.