Beschluss (EU, Euratom) 1961/2019 der Kommission vom 17. Oktober 2019 über die Durchführungsbestimmungen für die Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET

1 In diesem Beschluss werden die Modalitäten für die Bearbeitung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften EU-Verschlusssachen (EU-VS) im Einklang mit dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 festgelegt.

2 Dieser Beschluss findet auf alle Dienststellen und Gebäude der Kommission Anwendung.

1 Zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET darf Zugang gewährt werden, wenn a) festgestellt wurde, dass die betreffende Person Zugang zu bestimmten als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Verschlusssachen haben muss, um eine berufliche Funktion oder Aufgabe für die Europäische Kommission wahrzunehmen, b) die Person über die Vorschriften und die einschlägigen Sicherheitsnormen und -richtlinien für den Schutz von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET belehrt wurde, c) die Person ihre Verantwortung für den Schutz der betreffenden Verschlusssachen anerkannt hat, und d) die Person über eine bis zu dem betreffenden Geheimhaltungsgrad und bis zu einem bestimmten Tag geltende Ermächtigung der Sicherheitsbehörde der Kommission für den Zugang zu EU-VS im Sinne des Artikels 10 Absatz 1 Nummer 3 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 verfügt.

2 Praktikanten der Kommission werden keine Aufgaben zugewiesen, für die sie Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET benötigen.

3 Bei anderen Personalkategorien wird der Zugang nach Maßgabe der im Anhang beigefügten Tabelle verweigert oder gestattet.

Der Herausgeber im Sinne des Artikels 1 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 ist das Organ, die Einrichtung oder die Agentur der Europäischen Union, der Mitgliedstaat, der Drittstaat oder die internationale Organisation, unter dessen/deren Verantwortung Verschlusssachen erstellt und/oder in die Strukturen der EU eingebracht wurden; er muss aber nicht zwangsläufig mit dem Verfasser von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET identisch sein.

1 Bedienstete, die ein Dokument auf der Grundlage von Verschlusssachen im Sinne des Artikels 1 abfassen, prüfen stets, ob ihr Dokument als Verschlusssache eingestuft werden muss. Die Einstufung eines Dokuments als EU-VS umfasst eine Bewertung und eine Entscheidung des Herausgebers darüber, ob die Weitergabe des Dokuments an Unbefugte den Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten schaden würde. Wenn die Verfasser eines Dokuments sich nicht im Klaren sind, ob ihr Dokument möglicherweise als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET einzustufen ist, sollten sie mit dem zuständigen Leiter der Dienststelle oder Direktor Rücksprache halten.

2 Ein Dokument wird mindestens als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eingestuft, wenn seine unbefugte Weitergabe beispielsweise Folgendes bewirken könnte: a) die konkrete Schädigung diplomatischer Beziehungen, d. h., dass sie zu förmlichen Protesten oder anderen Sanktionen führt, b) die Beeinträchtigung der Sicherheit oder Freiheit einzelner Personen, c) die Beeinträchtigung der Einsatzfähigkeit oder der Sicherheit von Einsatzpersonal der Mitgliedstaaten oder anderer Partner bzw. der Wirksamkeit wertvoller Sicherheits- oder nachrichtendienstlicher Operationen, d) die wesentliche Beeinträchtigung der finanziellen Tragfähigkeit wichtiger Organisationen, e) die Behinderung der Ermittlungstätigkeit oder Erleichterung schwerer Straftaten, f) die wesentliche Beeinträchtigung der finanziellen, monetären, wirtschaftlichen und handelspolitischen Interessen der Union oder ihrer Mitgliedstaaten, g) die ernstliche Behinderung der Ausarbeitung oder Durchführung wichtiger EU-Politik, h) den Abbruch oder eine erhebliche Unterbrechung wichtiger Aktivitäten der Union, i) die Aufdeckung von Verschlusssachen mit höheren Geheimhaltungsgraden.

3 Eine Information wird mindestens als SECRET UE/EU SECRET eingestuft, wenn ihre unbefugte Weitergabe beispielsweise Folgendes bewirken könnte: a) internationale Spannungen, b) die schwerwiegende Schädigung der Beziehungen zu Drittstaaten oder internationalen Organisationen, c) die unmittelbare Bedrohung von Menschenleben oder eine schwerwiegende Beeinträchtigung der öffentlichen Ordnung oder der Sicherheit oder Freiheit von Einzelpersonen, d) die schwerwiegende Beeinträchtigung der Einsatzfähigkeit oder der Sicherheit von Einsatzpersonal der Mitgliedstaaten oder anderer Partner bzw. der andauernden Wirksamkeit sehr wertvoller Sicherheits- oder nachrichtendienstlicher Operationen, e) die erhebliche materielle Schädigung der finanziellen, monetären, wirtschaftlichen und handelspolitischen Interessen der Union oder eines ihrer Mitgliedstaaten, f) die Aufdeckung von Verschlusssachen mit höheren Geheimhaltungsgraden.

4 Herausgeber können beschließen, dass bestimmten Kategorien von Verschlusssachen, die sie regelmäßig erstellen, ein Standard-Geheimhaltungsgrad zugewiesen wird. Sie stellen jedoch sicher, dass den Verschlusssachen der jeweils angemessene Geheimhaltungsgrad zugewiesen wird.

1 Verschlusssachen werden eingestuft, sobald sie erstellt werden. Persönliche Notizen, vorläufige Entwürfe oder Nachrichten, die Informationen enthalten, die als Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuft werden müssen, werden von Beginn an als solche gekennzeichnet und gemäß diesem Beschluss erstellt und bearbeitet.

2 Wenn der anfangs zugewiesene Geheimhaltungsgrad für das endgültige Dokument nicht mehr erforderlich ist, wird er herabgestuft oder aufgehoben.

Um die Kontrolle durch den Herausgeber im Sinne des Artikels 14 zu ermöglichen, führen die Herausgeber von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET Aufzeichnungen über als Verschlusssache eingestuftes Quellenmaterial von Verschlusssachen; diese Aufzeichnungen enthalten nähere Angaben zu Quellenmaterial, das ursprünglich von EU-Mitgliedstaaten, internationalen Organisationen oder Drittstaaten stammte. Falls erforderlich, werden zusammengefasste Verschlusssachen so gekennzeichnet, dass der Herausgeber des als Verschlusssache eingestuften Quellenmaterials weiterhin erkennbar ist.

1 Nach Artikel 22 Absatz 6 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 entspricht der Geheimhaltungsgrad des Gesamtdokuments mindestens dem Geheimhaltungsgrad seines am höchsten eingestuften Teils. Werden Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, so wird das endgültige Gesamtdokument durchgesehen, um seinen grundsätzlichen Geheimhaltungsgrad zu bestimmen, da es einen höheren Geheimhaltungsgrad als für die einzelnen Bestandteile nötig erfordern kann.

2 Dokumente, die als Verschlusssache eingestufte Teile wie auch nicht als Verschlusssache eingestufte Teile enthalten, werden so untergliedert und gekennzeichnet, dass Teile mit verschiedenen Geheimhaltungsgraden beziehungsweise Vertraulichkeitsstufen leicht zu erkennen sind und gegebenenfalls voneinander getrennt werden können. So kann jeder Teil auf geeignete Weise bearbeitet werden, wenn er von den anderen abgetrennt wird.

1 Informationen, die einer Einstufung als Verschlusssache bedürfen, werden ungeachtet ihrer materiellen Form als Verschlusssache gekennzeichnet und gehandhabt. Die Empfänger werden eindeutig auf den Geheimhaltungsgrad hingewiesen; dies erfolgt entweder durch eine VS-Kennzeichnung (bei schriftlicher Übermittlung der Information auf Papier, auf Wechseldatenträgern oder über ein Kommunikations- und Informationssystem) oder durch einen mündlichen Hinweis (bei mündlicher Übermittlung der Information z. B. in einem Gespräch oder einem Vortrag). Als Verschlusssache eingestuftes Material wird materiell gekennzeichnet, sodass sein Geheimhaltungsgrad leicht erkennbar ist.

2 Auf Dokumenten wird nach Absatz 3 die vollständige Einstufungskennzeichnung CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in Blockschrift auf Französisch und Englisch (Französisch an erster Stelle) angegeben. Die Kennzeichnung wird nicht in andere Sprachen übersetzt.

3 Die Einstufungskennzeichnung CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET wird wie folgt angegeben: a) zentriert oben und unten auf jeder Seite des Dokuments, b) die vollständige Einstufungskennzeichnung in einer Zeile ohne Leerzeichen vor und nach dem Schrägstrich, c) in Großbuchstaben, schwarz, Schriftart Times New Roman 16 (wenn möglich, mindestens aber 14), fettgedruckt und in einem Kasten.

4 Bei Erstellung eines als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokuments a) wird auf jeder Seite der Geheimhaltungsgrad eindeutig vermerkt, b) wird jede Seite nummeriert, c) wird das Dokument mit einem Aktenzeichen, einer Registrierungsnummer und einem Betreff versehen, der selbst keinen Geheimhaltungsgrad führt, sofern er nicht entsprechend gekennzeichnet ist, d) werden alle Anhänge und Anlagen nach Möglichkeit auf der ersten Seite aufgeführt, e) wird auf dem Dokument der Tag seiner Erstellung angegeben.

5 Wenn möglich, wird die Einstufungskennzeichnung SECRET UE/EU SECRET in Rot angegeben.

Die Abkürzungen C-UE/EU-C und S-UE/EU-S können zur Angabe des Geheimhaltungsgrades einzelner Teile eines als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokuments verwendet werden oder wenn die vollständige Einstufungskennzeichnung, z. B. auf einem kleinen Wechseldatenträger, nicht angegeben werden kann. Sie kann im Text verwendet werden, wenn die Verwendung der vollständigen Einstufungskennzeichnungen umständlich ist. In der Kopf- und der Fußzeile des Dokuments darf nicht die Abkürzung anstelle der vollständigen Einstufungskennzeichnung verwendet werden.

1 Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Dokumente können mit anderen Kennzeichnungen oder „Sicherheitskennungen“ versehen sein, die z. B. über den Bereich, auf den sich das Dokument bezieht, oder eine besondere Verteilung gemäß dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ Aufschluss geben. Ein Beispiel dafür ist: RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN

2 Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Dokumente können mit Warnhinweisen versehen sein, die spezifische Anweisungen für die Bearbeitung und Verwaltung der Dokumente geben.

3 Angaben zur Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades werden nach Möglichkeit bei Erstellung des Dokuments auf seiner ersten Seite angebracht. So kann z. B. die folgende Kennzeichnung verwendet werden: SECRET UE/EU SECRET until [dd.mm.yyyy] and RESTREINT UE/EU RESTRICTED thereafter

1 Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Dokumente werden mit elektronischen Mitteln erstellt, sofern diese Mittel verfügbar sind.

2 Bei der Erstellung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET verwenden die Kommissionsbediensteten für den betreffenden Geheimhaltungsgrad akkreditierte Kommunikations- und Informationssysteme. Die Bediensteten halten mit ihren lokalen Sicherheitsbeauftragten Rücksprache, wenn sie sich nicht sicher sind, welches Kommunikations- und Informationssystem verwendet werden kann. In Notfällen oder im Rahmen bestimmter technischer Konfigurationen können in Absprache mit der Sicherheitsstelle der Kommission spezielle technische Verfahren angewandt werden.

3 Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Dokumente, einschließlich Entwürfe, dürfen nach Artikel 5 nicht per E-Mail übermittelt, auf herkömmlichen Druckern oder Scannern gedruckt beziehungsweise gescannt oder auf den privaten Geräten von Bediensteten bearbeitet werden. Für den Ausdruck von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET dürfen nur Drucker oder Kopierer, die an gegen elektromagnetische Abstrahlung geschützte Rechner ohne Netzanschluss oder an ein akkreditiertes System angeschlossen sind, verwendet werden.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden zu Sicherheitszwecken bei Erhalt und vor ihrer Weiterleitung registriert. Die Registrierung erfolgt, wenn sie in einer Verwaltungsstelle eingehen oder diese verlassen und wenn sie in einem Kommunikations- und Informationssystem eingehen oder dieses verlassen.

2 Die Registrierung kann auf Papier oder in elektronischen Logbüchern erfolgen.

3 Wird die Verschlusssache in einem elektronischen Kommunikations- und Informationssystem bearbeitet, so dürfen die Registrierungsverfahren im Wege systeminterner Abläufe erfolgen. In diesem Fall müssen im Kommunikations- und Informationssystem Maßnahmen vorgesehen sein, die die Integrität der Logdateien gewährleisten.

4 Der Registraturkontrollbeauftragte führt ein Register, das zu jeder Verschlusssache mindestens folgende Angaben enthält: a) Tag der Registrierung des endgültigen als Verschlusssache eingestuften Dokuments, b) Geheimhaltungsgrad, c) ggf. Tag, an dem die Gültigkeit des Geheimhaltungsgrades endet, d) Name der herausgebenden Dienststelle, e) der/die Empfänger, f) Betreff, g) Aktenzeichen der herausgebenden Dienststelle für das Dokument, h) Registrierungsnummer, i) Zahl der verbreiteten Exemplare, j) nach Möglichkeit das Verzeichnis der für die Erstellung des Dokuments verwendeten Quellen, k) Tag der Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades und l) nähere Angaben zur Vernichtung (Ort, Tag, Methode, Beaufsichtigung, Vernichtungsbescheinigung).

Der Absender von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET entscheidet nach dem Grundsatz „Kenntnis nur wenn nötig“, an wen diese verteilt werden. Um den Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ weiter durchzusetzen, wird eine Verteilerliste erstellt.

1 Der Herausgeber verfügt bei von ihm erstellten Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/SECRET EU über die „Herausgeberkontrolle“. Die vorherige schriftliche Zustimmung des Herausgebers ist einzuholen, bevor a) der Geheimhaltungsgrad von Verschlusssachen aufgehoben bzw. herabgestuft wird, b) Verschlusssachen für andere als die vom Herausgeber festgelegten Zwecke verwendet werden, c) Verschlusssachen an ein Drittland oder eine internationale Organisation weitergegeben werden, d) Verschlusssachen an eine Partei außerhalb der Kommission, aber innerhalb der EU weitergegeben werden oder e) Verschlusssachen an einen Auftragnehmer oder potenziellen Auftragnehmer mit Sitz in einem Drittland weitergegeben werden.

2 Bei den Besitzern von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET muss es sich um ordnungsgemäß ermächtigte Personen handeln, die Zugang zu den Verschlusssachen erhalten haben, um ihre Aufgaben wahrnehmen zu können. Sie sind nach dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 für die ordnungsgemäße Bearbeitung und Aufbewahrung sowie für den ordnungsgemäßen Schutz der Verschlusssachen verantwortlich. Anders als die Herausgeber von Verschlusssachen sind die Besitzer nicht befugt, darüber zu entscheiden, ob Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad eingestuft werden, ob ihr Geheimhaltungsgrad aufgehoben wird oder ob sie weitergegeben werden.

3 Kann der Herausgeber einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET UE/EU SECRET nicht ermittelt werden, wird die Herausgeberkontrolle von der Dienststelle der Kommission ausgeübt, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet. Vor der Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation wird die Sicherheitsexpertengruppe der Kommission konsultiert.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden mit elektronischen Mitteln bearbeitet und übermittelt, sofern diese Mittel verfügbar sind. Es werden ausschließlich Kommunikations- und Informationssysteme und Ausrüstung verwendet, die von der Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission für die Bearbeitung von Verschlusssachen des einschlägigen oder eines höheren Geheimhaltungsgrades akkreditiert wurden.

2 Verfügt eine Dienststelle der Kommission über die geeignete Ausrüstung für die Bearbeitung und Übermittlung von Verschlusssachen dieser Geheimhaltungsgrade, so unterstützt sie nach Möglichkeit andere Dienststellen der Kommission bei der angemessenen Bearbeitung und Übermittlung solcher Informationen.

1 Die Verwendung von Wechseldatenträgern wird streng kontrolliert und belegt. Verwendet werden ausschließlich von der Kommission zur Verfügung gestellte Wechseldatenträger, die mit einem von der Sicherheitsstelle der Kommission genehmigten Produkt verschlüsselt werden. Private oder auf Konferenzen, Seminaren usw. kostenlos verteilte Wechseldatenträger werden nicht für die Übertragung von Verschlusssachen verwendet. Nach Möglichkeit sollten in Einklang mit den Anweisungen der Sicherheitsstelle der Kommission TEMPEST-sichere Wechseldatenträger verwendet werden.

2 Wird eine Verschlusssache elektronisch auf einem Wechseldatenträger — wie einem USB-Stick, einer CD oder einer Speicherkarte — bearbeitet oder gespeichert, so muss die Einstufungskennzeichnung auf den angezeigten Informationen selbst sowie im Dateinamen und auf dem Wechseldatenträger deutlich erkennbar sein.

3 Die Bediensteten berücksichtigen, dass es im Falle der Speicherung zahlreicher Verschlusssachen auf demselben Wechseldatenträger erforderlich sein kann, den Datenträger in einen höheren Geheimhaltungsgrad einzustufen.

4 Für die Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET auf Wechseldatenträger bzw. für ihr Herunterladen von solchen Datenträgern werden ausschließlich ordnungsgemäß akkreditierte Kommunikations- und Informationssysteme verwendet.

5 Beim Aufladen solcher Informationen auf Wechseldatenträger wird insbesondere darauf geachtet, dass diese vor der Datenübertragung keine Viren oder Schadprogramme enthalten.

6 Gegebenenfalls sind Wechseldatenträger gemäß etwaigen sicherheitsbezogenen Betriebsverfahren für das jeweils verwendete Verschlüsselungssystem zu handhaben.

7 Dokumente auf Wechseldatenträgern, die entweder nicht mehr benötigt werden oder auf ein geeignetes Kommunikations- und Informationssystem übertragen worden sind, werden anhand zugelassener Produkte oder Verfahren sicher entfernt oder gelöscht. Nicht mehr benötigte Wechseldatenträger werden entweder in einem geeigneten Wertschutzschrank aufbewahrt oder vernichtet. Jede Vernichtung oder Löschung erfolgt nach einem den Sicherheitsvorschriften der Kommission entsprechenden Verfahren. Es wird ein Verzeichnis der Wechseldatenträger geführt, und ihre Vernichtung wird registriert.

1 Gemäß Artikel 19 Absatz 3 Buchstabe a des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 werden Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in einem besonders geschützten Bereich bearbeitet.

2 Gemäß Artikel 19 Absatz 3 Buchstabe b des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 können diese Informationen in einem Verwaltungsbereich bearbeitet werden , sofern die EU-VS vor dem Zugang Unbefugter geschützt werden.

3 Diese Informationen können außerhalb eines besonders geschützten Bereichs oder eines Verwaltungsbereichs bearbeitet werden, sofern sich der Besitzer verpflichtet hat, gemäß Artikel 19 Absatz 3 Buchstabe c des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 besondere Maßnahmen einzuhalten, die mindestens Folgendes umfassen: Dokumente des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden nicht an öffentlich zugänglichen Orten gelesen. Der Besitzer hält die EU-VS ständig unter persönlicher Kontrolle. Im Falle von Dokumenten in Papierform hat der Besitzer die einschlägige Registratur davon in Kenntnis gesetzt, dass die Verschlusssachen außerhalb eines besonders geschützten Bereichs oder eines Verwaltungsbereichs bearbeitet werden. Die Dokumente werden in einem geeigneten Wertschutzschrank aufbewahrt, wenn sie nicht gelesen oder erörtert werden. Die Türen des Raums sind geschlossen, wenn das Dokument gelesen oder erörtert wird. Die Inhalte des Dokuments werden weder über das Telefon auf einer nicht gesicherten Leitung noch in einer E-Mail erörtert. Das Dokument wird vom Besitzer weder fotokopiert noch gescannt. Nur die Registratur darf weitere Exemplare bereitstellen. Das Dokument wird nur so lange wie nötig außerhalb eines Verwaltungsbereichs oder besonders geschützten Bereichs bearbeitet bzw. vorübergehend aufbewahrt und anschließend an die Registratur zurückgegeben. Die Rückgabe des Dokuments wird unterschriftlich bestätigt. Der Besitzer wirft die Verschlusssache nicht weg und vernichtet sie auch nicht.

4 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden in einem besonders geschützten Bereich in einem Sicherheitsbehältnis oder in einem Tresorraum aufbewahrt.

5 Weitere Ratschläge können beim lokalen Sicherheitsbeauftragten der zuständigen Dienststelle der Kommission eingeholt werden.

6 Alle mutmaßlichen oder tatsächlichen Sicherheitsvorfälle, die das Dokument betreffen, sind dem lokalen Sicherheitsbeauftragten schnellstmöglich zu melden.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET dürfen auf Anweisung des Besitzers vervielfältigt bzw. übersetzt werden, sofern der Herausgeber keine Einschränkungen auferlegt hat. Es dürfen jedoch nur so viele Exemplare hergestellt werden wie unbedingt erforderlich.

2 Wird nur ein Teil einer Verschlusssache vervielfältigt, gelten dennoch die gleichen Bedingungen wie für die Vervielfältigung des vollständigen Dokuments. Auszüge werden in denselben Geheimhaltungsgrad eingestuft, sofern der Herausgeber sie nicht speziell in einen niedrigeren Grad oder gar nicht als Verschlusssache eingestuft hat.

3 Die für die Original-Verschlusssache geltenden Sicherheitsmaßnahmen finden auch auf Kopien und Übersetzungen Anwendung.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET, die in andere als besonders geschützte Bereiche bzw. Verwaltungsbereiche verbracht werden müssen, werden möglichst elektronisch anhand ordnungsgemäß akkreditierter Mittel übersandt und/oder durch akkreditierte kryptographische Produkte geschützt.

2 Je nach verfügbaren Mitteln bzw. den jeweiligen Umständen dürfen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in Form von Papierdokumenten oder Wechseldatenträgern physisch in persönlichem Gewahrsam befördert werden. Der Verwendung von Wechseldatenträgern zur Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET wird gegenüber dem Versand von Papierdokumenten der Vorzug gegeben.

3 Verwendet werden dürfen ausschließlich solche Wechseldatenträger, die mit einem von der Sicherheitsstelle der Kommission genehmigten Produkt verschlüsselt werden. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET auf Wechseldatenträgern, die nicht durch ein von der Sicherheitsstelle der Kommission zugelassenes kryptographisches Produkt geschützt sind, werden in gleicher Weise behandelt wie Papierdokumente.

4 Eine Sendung darf mehr als eine EU-VS umfassen, sofern der Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ beachtet wird.

5 Die Verpackung ist so auszuwählen, dass der Inhalt nicht eingesehen werden kann. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden in zwei blickdichten Verpackungsschichten befördert, wie z. B. Umschlägen, blickdichten Mappen oder einer Aktentasche. Die äußere Verpackung trägt keinen Hinweis auf Art oder Geheimhaltungsgrad des Inhalts. Die innere Verpackung trägt die Kennzeichnung CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET. Auf beiden Schichten werden der Name des vorgesehenen Empfängers, seine Funktion und Anschrift sowie eine Rücksendeanschrift für den Fall angegeben, dass die Zustellung nicht möglich sein sollte.

6 Bedienstete und Boten, die Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in persönlichem Gewahrsam befördern, müssen sicherheitsermächtigt und im Besitz eines Kurierausweises sein.

7 Der Umschlag/das Versandstück werden während der Beförderung nicht geöffnet. Die Sicherheitsermächtigung für den Boten ermächtigt ihn/sie nicht, Einsicht in den Inhalt der Verschlusssache zu nehmen.

8 Alle Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET, die von Bediensteten oder Boten befördert werden, sind zwecks anschließender Untersuchung über den lokalen Sicherheitsbeauftragten der jeweiligen Dienststelle der Kommission der Direktion Sicherheit in der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit zu melden.

1 Wechseldatenträgern zur Beförderung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET liegt ein Versandschein bei, in dem der Wechseldatenträger selbst sowie alle darauf gespeicherten Dateien angegeben sind, sodass der Empfänger die erforderlichen Überprüfungen vornehmen und den Empfang bestätigen kann.

2 Lediglich die zur Verfügung zu stellenden Dokumente werden auf dem Datenträger gespeichert. So müssten beispielsweise alle Verschlusssachen auf einem USB-Stick für denselben Empfänger bestimmt sein. Der Absender berücksichtigt, dass in dem Fall, dass zahlreiche Verschlusssachen auf einem solchen Datenträger gespeichert werden, die Einstufung des Datenträgers insgesamt in einen höheren Geheimhaltungsgrad erforderlich sein kann.

3 Zur Beförderung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden ausschließlich angemessen gekennzeichnete Wechseldatenträger verwendet.

4 Alle als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften und auf einem Wechseldatenträger gespeicherten Verschlusssachen werden zu Sicherheitszwecken registriert.

1 Sicherheitsermächtigte Bedienstete dürfen Dokumente des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET innerhalb eines Kommissionsgebäudes befördern, sofern die Dokumente ununterbrochen im persönlichen Gewahrsam des Überbringers verbleiben und nicht an öffentlich zugänglichen Orten gelesen werden.

2 Dokumente des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden nicht per Hauspost übermittelt.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET dürfen von Bediensteten oder Kommissionsboten überallhin in der Union befördert werden, sofern nachstehende Anweisungen befolgt werden: a) Für die Übermittlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden ausschließlich doppelte Umschläge bzw. doppelte Verpackungen verwendet, außen befindet sich kein Hinweis auf Art bzw. Geheimhaltungsgrad des Inhalts, b) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET verbleiben ununterbrochen im persönlichen Gewahrsam des Überbringers und c) der Umschlag bzw. das Versandstück werden während der Beförderung nicht geöffnet und die Verschlusssache wird nicht an öffentlich zugänglichen Orten gelesen.

2 Registraturbedienstete, die Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET an andere Orte in der Union senden möchten, können dafür sorgen, dass der Versand auf einem der nachstehenden Wege erfolgt: durch nationale Postdienste, die die Sendung verfolgen, oder durch bestimmte kommerzielle Kurierdienste, die die Beförderung in persönlichem Gewahrsam gewährleisten, sofern sie die Voraussetzungen nach Artikel 24 dieses Beschlusses erfüllen, durch militärischen, diplomatischen oder Regierungskurier.

3 Bedienstete, die Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET an andere Mitgliedstaaten in der EU senden möchten, dürfen über ihre Registratur den Versand ausschließlich durch militärischen, diplomatischen oder Regierungskurier veranlassen, nicht aber durch nationale Postdienste oder kommerzielle Kurierdienste.

4 Kommissionsbedienstete oder offizielle Kommissionsboten, die Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET überbringen, führen für jede Sendung einen von der Registratur der jeweiligen Dienststelle ausgestellten Kurierausweis mit, der bescheinigt, dass der Überbringer zur Beförderung der Sendung ermächtigt ist.

1 Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Verschlusssachen dürfen von Bediensteten in persönlichem Gewahrsam aus dem Gebiet der Union in das Hoheitsgebiet eines Drittstaats bzw. umgekehrt befördert werden.

2 Registraturbedienstete können den Versand durch militärischen, diplomatischen oder Regierungskurier veranlassen.

3 Bei der Beförderung von Papierdokumenten oder Wechseldatenträgern des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in persönlichem Gewahrsam treffen die Bediensteten die nachstehenden Zusatzmaßnahmen: Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden die Verschlusssachen in einer Aktentasche oder anderen Tasche verwahrt, die sich im persönlichen Gewahrsam des Überbringers befindet. Sie werden nicht als aufgegebenes Gepäck befördert. Die innere Verpackungsschicht trägt ein amtliches Siegel, das anzeigt, dass es sich um eine amtliche Sendung handelt, die keiner Sicherheitsprüfung unterzogen werden darf. Der Überbringer führt einen von der Registratur der jeweiligen Dienststelle ausgestellten Kurierausweis mit, der bescheinigt, dass der Überbringer ermächtigt ist, die Sendung des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET zu befördern.

1 Für die Zwecke dieses Beschlusses umfassen „kommerzielle Kurierdienste“ nationale Postdienste und kommerzielle Kurierunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, in deren Rahmen Informationen gegen Gebühr übermittelt und entweder in persönlichem Gewahrsam befördert oder verfolgt werden.

2 Kommerzielle Kurierdienste dürfen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL innerhalb eines Mitgliedstaats oder von einem Mitgliedstaat in einen anderen übermitteln. Kommerzielle Kurierdienste dürfen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades SECRET UE/EU SECRET nur innerhalb eines Mitgliedstaats, nicht jedoch ins Ausland übermitteln.

3 Kommerzielle Kurierdienste werden angewiesen, Sendungen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET ausschließlich dem Registraturkontrollbeauftragten, seinem ordnungsgemäß ermächtigten Vertreter oder dem vorgesehenen Empfänger zu übergeben.

4 Kommerzielle Kurierdienste dürfen die Dienste eines Unterauftragnehmers in Anspruch nehmen. Allerdings verbleibt die Verantwortung dafür, dass diesem Beschluss nachgekommen wird, beim Kurierunternehmen.

5 Von kommerziellen Kurierdiensten angebotene Dienstleistungen zur elektronischen Übermittlung von Einschreiben werden für Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET nicht in Anspruch genommen.

1 Bei der Vorbereitung von Verschlusssachensendungen berücksichtigt der Absender, dass kommerzielle Kurierdienste Sendungen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET ausschließlich dem vorgesehenen Empfänger, seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter, dem Registraturkontrollbeauftragten, seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter oder einem Empfangsmitarbeiter aushändigen dürfen.

2 Werden solche Informationen von einem zugelassenen kommerziellen Kurierdienst zugestellt, so ist die Sendung wie folgt vorzubereiten und zu verpacken: a) Der Versand erfolgt in einem doppelten Umschlag (wobei der innere Umschlag so beschaffen ist, dass ein etwaiger Öffnungsversuch sofort erkennbar ist) oder einem anderen hinreichend sicheren Verpackungsmaterial. b) Der Geheimhaltungsgrad muss auf dem inneren Umschlag oder der inneren Verpackung deutlich sichtbar vermerkt sein. c) Der Geheimhaltungsgrad darf nicht auf dem äußeren Umschlag oder der äußeren Verpackung vermerkt sein. d) Sowohl der innere als auch der äußere Umschlag bzw. die innere und äußere Verpackung sind eindeutig an eine namentlich genannte Person beim vorgesehenen Empfänger zu adressieren und müssen eine Rücksendeadresse enthalten. e) Dem inneren Umschlag oder der inneren Verpackung ist ein Registrierschein beizufügen, den der Empfänger ausfüllt und zurücksendet. Auf diesem Registrierschein, der selbst nicht als Verschlusssache eingestuft wird, sind das Aktenzeichen, das Datum und die Nummer der Ausfertigung des Dokuments, jedoch nicht der Betreff anzugeben. f) In dem äußeren Umschlag oder der äußeren Verpackung ist ein Zustellschein beizulegen. Auf diesem Zustellschein, der selbst nicht als Verschlusssache eingestuft wird, sind das Aktenzeichen, das Datum und die Nummer der Ausfertigung des Dokuments, jedoch nicht der Betreff anzugeben. g) Der Kurierdienst muss einen Nachweis für die Zustellung der Sendung auf dem Unterschrifts- und Registrierungsformblatt erhalten und dem Absender vorlegen, oder Empfangsbestätigungen oder Quittungen über die Nummern der Versandstücke erhalten.

3 Vor dem Versand kontaktiert der Absender den genannten Empfänger, um einen geeigneten Termin für die Zustellung zu vereinbaren.

4 Für Sendungen, die von einem kommerziellen Kurierdienst befördert werden, ist ausschließlich der Absender verantwortlich. Geht die Sendung verloren oder wird sie nicht rechtzeitig zugestellt, hat der Absender dies der Sicherheitsstelle der Kommission zu melden, die den Sicherheitsvorfall dann weiterverfolgt.

1 Alle in Geheimschutzabkommen oder Verwaltungsvereinbarungen festgelegten Beförderungsbedingungen sind einzuhalten. Im Zweifelsfall ziehen die Bediensteten ihre jeweilige Registratur oder die Direktion Sicherheit in der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit zurate.

2 Bei Verschlusssachen, die mittels zugelassener kryptografischer Produkte geschützt sind, kann auf die Vorgabe der doppelten Verpackung verzichtet werden. Zum Zwecke der Adressierung, und da auf dem Wechseldatenträger eine ausdrückliche Einstufungskennzeichnung vermerkt ist, wird dieser zumindest in einem herkömmlichen Umschlag befördert; gegebenenfalls können jedoch zusätzliche physische Schutzmaßnahmen wie ein Luftpolsterumschlag erforderlich sein.

1 Sitzungen, auf denen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL oder SECRET UE/EU SECRET erörtert werden sollen, müssen in einem Sitzungssaal stattfinden, der für den betreffenden oder einen höheren Geheimhaltungsgrad zugelassen ist. Ist kein solcher Raum verfügbar, ziehen die Bediensteten die Sicherheitsstelle der Kommission zurate.

2 Generell sollten Tagesordnungen nicht als Verschlusssachen eingestuft sein. Werden auf der Tagesordnung einer Sitzung Verschlusssachen erwähnt, wird die Tagesordnung selbst nicht automatisch als Verschlusssache eingestuft. Die Tagesordnungspunkte sind so zu formulieren, dass der Schutz der Interessen der Union oder von Mitgliedstaaten nicht gefährdet wird.

3 Die Organisatoren der Sitzung weisen die Teilnehmer darauf hin, dass alle Bemerkungen zu als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Tagesordnungspunkten weder per E-Mail noch auf eine andere, nicht mit Artikel 11 dieses Beschlusses konforme Weise übermittelt werden dürfen.

4 Die Organisatoren der Sitzung versuchen möglichst, Tagesordnungspunkte des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET als Block zusammenzufassen, um einen reibungslosen Ablauf der Sitzung zu erleichtern. Nur Personen, die Kenntnis haben müssen, für den entsprechenden Geheimhaltungsgrad sicherheitsüberprüft und gegebenenfalls entsprechend ermächtigt sind, dürfen bei der Erörterung von Verschlusssachen zugegen sein.

5 In der Einladung werden die Teilnehmer vorab darauf hingewiesen, dass auf der Sitzung Verschlusssachen erörtert werden und entsprechende Sicherheitsvorkehrungen gelten.

6 Die Teilnehmer werden daran erinnert, dass während der Erörterung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET keine tragbaren elektronischen Geräte im Sitzungssaal zugelassen sind.

7 Die Organisatoren der Sitzung erstellen vor der Sitzung eine vollständige Teilnehmerliste.

1 Die Organisatoren der Sitzung informieren die Sicherheitsstelle der Kommission über alle externen Besucher, die in den Gebäuden der Kommission an einer Sitzung teilnehmen werden, auf der Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET erörtert werden.

2 Die Teilnehmer müssen nachweisen, dass sie über eine gültige Erklärung über die Sicherheitsüberprüfung von Personal (Personnel Security Clearance) für den entsprechenden Geheimhaltungsgrad verfügen, um an der Erörterung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Tagesordnungspunkten teilnehmen zu können.

1 Nur im Einklang mit Artikel 11 dieses Beschlusses zugelassene IT-Systeme dürfen zur Bekanntgabe der Inhalte von Verschlusssachen verwendet werden, beispielsweise für Präsentationen, bei denen Inhalte aus Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET gezeigt werden, oder für Videokonferenzen.

2 Der Sitzungsleiter stellt sicher, dass nicht zugelassene tragbare elektronische Geräte außerhalb des Sitzungssaals gelassen wurden.

1 Unmittelbar bevor mit der Erörterung von Verschlusssachen begonnen wird, teilt der Sitzungsleiter mit, dass die weiteren Erörterungen vertraulich sind. Die Türen werden geschlossen.

2 Zu Beginn der Erörterung wird lediglich die benötigte Anzahl an Dokumenten abgezeichnet und den Teilnehmern und erforderlichenfalls den Dolmetschern ausgehändigt.

3 Dokumente des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen während der Sitzungspausen nie unbeaufsichtigt bleiben.

4 Am Ende der Sitzung werden die Teilnehmer und Dolmetscher darauf hingewiesen, dass sie keine als Verschlusssachen eingestuften Dokumente oder gegebenenfalls angefertigte vertrauliche Notizen unbeaufsichtigt im Sitzungssaal zurücklassen dürfen. Alle Dokumente des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET, die von den Teilnehmern am Ende der Sitzung nicht mehr benötigt werden, sowie sämtliche Dokumente der Dolmetscher sind abzuzeichnen und an den Registraturkontrollbeauftragten zur Vernichtung in geeigneten Schreddern zu übergeben.

5 Die Liste der Teilnehmer sowie eine Übersicht über alle Verschlusssachen, die an Mitgliedstaaten weitergegeben und an Drittstaaten oder internationale Organisationen mündlich weitergegeben wurden, werden während der Sitzung erstellt und im Sitzungsergebnis festgehalten.

Nur sicherheitsüberprüfte und ermächtigte Dolmetscher und Übersetzer, die dem Beamtenstatut oder den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union unterliegen oder mit der Kommission in einem Vertragsverhältnis stehen, erhalten Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET.

Ist die Kommission nicht Herausgeber der Verschlusssache oder des gegebenenfalls in ihr enthaltenen Quellenmaterials, um deren bzw. dessen Weitergabe oder Austausch ersucht wird, so holt die Kommissionsdienststelle, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet, zunächst die schriftliche Zustimmung des Herausgebers zur Weitergabe ein. Kann der Herausgeber nicht ermittelt werden, übt die Kommissionsdienststelle, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet, die Herausgeberkontrolle aus.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen nur dann an andere EU-Organe, -Agenturen, -Einrichtungen oder -Ämter weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss und die betreffende Stelle mit der Kommission eine entsprechende rechtliche Vereinbarung geschlossen hat.

2 Innerhalb der Kommission fungiert die vom Generalsekretariat verwaltete EU-VS-Registratur in der Regel als zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Austausch von Verschlusssachen mit anderen EU-Organen, -Agenturen, -Einrichtungen, und -Ämtern. Die Sicherheitsstelle der Kommission wird zurate gezogen, wenn es aus sicherheitstechnischen, organisatorischen oder operativen Gründen eher angebracht ist, dass lokale EU-VS-Registraturen als Ein- und Ausgangsstelle für Angelegenheiten fungieren, die in die Zuständigkeit der betreffenden Dienststelle fallen.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen nur dann an Mitgliedstaaten weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss und sicherheitsüberprüft ist.

2 Verschlusssachen der Mitgliedstaaten mit einer gleichwertigen nationalen Einstufungskennzeichnung , die der Kommission übermittelt wurden, müssen genauso geschützt werden wie Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen nur dann an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss und für das Land oder die internationale Organisation ein geeigneter Rechts- oder Verwaltungsrahmen vorhanden ist, wie etwa ein Geheimschutzabkommen oder eine Verwaltungsvereinbarung mit der Kommission. Die Bestimmungen eines solchen Abkommens oder einer solchen Vereinbarung haben Vorrang vor den Bestimmungen dieses Beschlusses.

2 Die vom Generalsekretariat verwaltete EU-VS-Registratur fungiert in der Regel als zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Austausch von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET zwischen der Kommission und Drittstaaten sowie internationalen Organisationen. Die Sicherheitsstelle der Kommission wird zurate gezogen, wenn es aus sicherheitstechnischen, organisatorischen oder operativen Gründen eher angebracht ist, dass lokale EU-VS-Registraturen als Ein- und Ausgangsstelle für Angelegenheiten fungieren, die in die Zuständigkeit der betreffenden Dienststelle fallen.

3 Alle von einem Drittstaat oder einer internationalen Organisation erhaltene Verschlusssachen werden zu Sicherheitszwecken registriert. Bei Verschlusssachen, die nicht über die üblichen Registrierungskanäle eingehen, kontaktieren die Bediensteten daher die Registratur.

4 Um die Rückverfolgbarkeit sicherzustellen, sind Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET zu registrieren, wenn sie in einer Verwaltungseinheit eingehen oder diese verlassen und wenn sie in einem Kommunikations- und Informationssystem eingehen oder dieses verlassen.

5 Eine solche Registrierung kann auf Papier oder in elektronischen Logbüchern erfolgen.

6 Die Registrierungsverfahren für Verschlusssachen, die in einem zugelassenen Kommunikations- und Informationssystem bearbeitet werden, dürfen systemintern erfolgen. In diesem Fall müssen im Kommunikations- und Informationssystem Maßnahmen vorgesehen sein, die die Integrität der Logdateien gewährleisten.

7 Für Verschlusssachen, die von Drittstaaten oder internationalen Organisationen eingehen, gilt dasselbe Schutzniveau wie für EU-VS des entsprechenden Geheimhaltungsgrades gemäß dem jeweiligen Geheimschutzabkommen oder der entsprechenden Verwaltungsvereinbarung.

1 Stellt die Kommission oder eine ihrer Dienststellen fest, dass es in einem Ausnahmefall notwendig ist, Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET an einen Drittstaat, eine internationale Organisation oder eine Stelle der EU weiterzugeben, jedoch weder ein Geheimschutzabkommen noch eine Verwaltungsvereinbarung besteht, so ist das Verfahren für die Ad-hoc-Weitergabe in Ausnahmefällen zu befolgen.

2 Die Kommissionsdienststellen setzen sich mit der Sicherheitsstelle der Kommission in Verbindung, die die Sicherheitsexpertengruppe der Kommission zurate zieht.

3 Nach Konsultation der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission kann die Kommission auf Vorschlag des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommission die Weitergabe der betreffenden Informationen genehmigen.

1 Informationen bleiben nur so lange als Verschlusssache eingestuft, wie sie Schutz benötigen. Herabstufung bedeutet die Einstufung in einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad. Eine Aufhebung des Geheimhaltungsgrades bedeutet, dass die Informationen gar nicht mehr als Verschlusssache eingestuft werden sollen. Der Herausgeber teilt, sofern möglich, zum Zeitpunkt der Erstellung einer EU-VS mit, ob deren Geheimhaltungsgrad zu einem bestimmten Zeitpunkt oder im Anschluss an ein bestimmtes Ereignis herabgestuft oder aufgehoben werden kann. Andernfalls überprüft der Herausgeber die Informationen und die Risiken mindestens alle fünf Jahre daraufhin, ob der ursprüngliche Geheimhaltungsgrad noch angemessen ist.

2 Der Geheimhaltungsgrad von Kommissionsdokumenten kann auch ad hoc herabgestuft oder aufgehoben werden, beispielsweise im Anschluss an einen Antrag aus der Öffentlichkeit auf Zugang zu den Informationen.

1 Der Geheimhaltungsgrad von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET darf ohne Erlaubnis des Herausgebers nicht herabgestuft oder aufgehoben werden.

2 Die Kommissionsdienststelle, die eine Verschlusssache erstellt, entscheidet darüber, ob ihr Geheimhaltungsgrad herabgestuft oder aufgehoben werden kann. Innerhalb der Kommission wird der Leiter oder Direktor der herausgebenden Dienststelle zu allen Anträgen auf Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades zurate gezogen. Hat die Dienststelle die Verschlusssache aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, so holt sie zunächst die Zustimmung aller anderen Parteien — auch in den Mitgliedstaaten, anderen EU-Einrichtungen, Drittstaaten oder internationalen Organisationen — ein, die Quellenmaterial zur Verfügung gestellt haben.

3 Wenn die herausgebende Kommissionsdienststelle nicht mehr existiert und ihre Verantwortlichkeiten von einem anderen Dienst übernommen wurden, entscheidet dieser über die Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. Wenn die herausgebende Dienststelle nicht mehr existiert und ihre Verantwortlichkeiten nicht von einem anderen Dienst übernommen wurden, entscheiden die Referatsleiter oder Direktoren der empfangenden Generaldirektionen gemeinsam über die Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades.

4 Die für die Herabstufung oder Aufhebung der Geheimhaltungsgrades zuständige Dienststelle erarbeitet mit ihrer jeweiligen Registratur die praktischen Modalitäten für die Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades.

Wenn im Zuge der Überprüfung eines Dokuments entschieden wird, den Geheimhaltungsgrad aufzuheben, muss geklärt werden, ob das Dokument mit einer Verteilungskennzeichnung für vertrauliche Informationen, die nicht zu den Verschlusssachen zählen, im Sinne von Artikel 9 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 versehen werden soll.

1 Die ursprüngliche Einstufungskennzeichnung oben und unten auf jeder Seite muss sichtbar durchgestrichen (nicht entfernt) werden, indem bei elektronischen Formaten die Funktion „Durchstreichen“ verwendet wird und bei Papierfassungen die Kennzeichnung von Hand durchgestrichen wird.

2 Auf der ersten (Titel-) Seite werden die Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades mit einem Stempel vermerkt und die Einzelheiten zu der hierfür zuständigen Stelle sowie das entsprechende Datum angegeben.

3 Die ursprünglichen Empfänger der als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL bzw. SECRET UE/EU SECRET eingestuften Informationen werden über die Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades unterrichtet. Den ursprünglichen Empfängern obliegt es, alle weiteren Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie der als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL bzw. SECRET UE/EU SECRET eingestuften Verschlusssachen übermittelt haben, entsprechend zu unterrichten.

4 Das Historische Archiv der Kommission wird über alle Beschlüsse zur Aufhebung des Geheimhaltungsgrades unterrichtet.

5 Für alle Übersetzungen von Verschlusssachen gelten dieselben Verfahren zur Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades wie für die Originalfassung.

1 Eine teilweise Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades (z. B. der Anhänge oder lediglich einiger Absätze) ist ebenfalls möglich. Hierbei wird genauso verfahren wie bei der Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades eines vollständigen Dokuments.

2 Nach einer teilweisen Aufhebung des Geheimhaltungsgrades von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET eingestuften Informationen („Schwärzung“) wird ein freigegebener Auszug erstellt.

3 Die weiterhin als Verschlusssache eingestuften Teile werden ersetzt durch den Vermerk NICHT FREIGEGEBENER TEIL entweder im Text selbst, wenn der Teil, der als Verschlusssache eingestuft bleibt, Teil eines Absatzes ist, oder als Absatz, wenn es sich bei dem Teil, der als Verschlusssache eingestuft bleibt, um einen ganzen Absatz oder mehr als einen Absatz handelt.

4 Wenn ein vollständiger Anhang nicht freigegeben werden kann und daher nicht im Auszug erscheint, ist dies im Text konkret zu vermerken.

1 Verschlusssachen werden von der Kommission nicht in erheblichem Umfang verwahrt.

2 Die herausgebenden Dienststellen überprüfen mindestens alle fünf Jahre, welche Dokumente vernichtet oder gelöscht werden können. Sowohl die in Papierform aufbewahrten als auch die in Kommunikations- und Informationssystemen gespeicherten Verschlusssachen werden in regelmäßigen Abständen überprüft.

3 Die Bediensteten vernichten keinen Papierausdruck von nicht mehr benötigten, als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten, sondern bitten stattdessen — vorbehaltlich etwaiger Archivierungspflichten für das Originaldokument — den zuständigen Registraturkontrollbeauftragten, die Dokumente zu vernichten.

4 Die Bediensteten sind ist nicht verpflichtet, den Herausgeber in Kenntnis zu setzen, wenn sie Kopien von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten löschen.

5 Bei der Vernichtung von Entwürfen, die als Verschlusssache eingestufte Informationen enthalten, wird nach denselben Methoden verfahren wie bei endgültigen Fassungen von Verschlusssachen.

6 Nur zugelassene Schredder dürfen zur Vernichtung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET verwendet werden. DIN 66399-Schredder der Sicherheitsstufe 5 eignen sich zur Vernichtung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eingestuften Dokumenten. DIN 66399-Schredder der Sicherheitsstufe 6 eignen sich zur Vernichtung von als SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten.

7 Das mit zugelassenen Schreddern zerkleinerte Material darf als normaler Büroabfall entsorgt werden.

8 Der Registraturkontrollbeauftragte erstellt Vernichtungsbescheinigungen und aktualisiert die Logbücher und sonstigen Registrierungsinformationen entsprechend.

9 Alle Medien und Geräte, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Verschlusssachen enthalten, sind am Ende ihrer Lebensdauer ordnungsgemäß zu säubern. Die elektronischen Daten werden so aus den informationstechnischen Ressourcen und den zugehörigen Speichermedien entfernt oder gelöscht, dass hinreichend gewährleistet ist, dass die Informationen nicht wiederhergestellt werden können. Bei der Säuberung sind die Daten vom Speichermedium zu löschen und alle Etiketten, Kennzeichnungen und Aktivitätsprotokolle zu entfernen.

10 Datenträger sind dem lokalen Sicherheitsbeauftragten (LSO) oder dem Beauftragten für die lokale IT-Sicherheit und/oder dem Registraturkontrollbeauftragten zur Vernichtung und Entsorgung auszuhändigen.

1 Der Leiter der Dienststelle entwickelt, genehmigt und aktiviert erforderlichenfalls Notfallpläne für die Auslagerung und Vernichtung von EU-VS, bei denen ein erhebliches Risiko besteht, dass sie während einer Krise in unbefugte Hände gelangen. Dabei ist je nach Art des Notfalls folgende Reihenfolge zu berücksichtigen: 1. Auslagerung der EU-VS an einen alternativen sicheren Ort, sofern möglich in einen besonders geschützten Bereich im selben Gebäude; 2. Auslagerung der EU-VS an einen alternativen sicheren Ort, sofern möglich in einen besonders geschützten Bereich in einem anderen Gebäude, sofern möglich in einem Gebäude der Kommission; 3. Vernichtung der EU-VS, sofern möglich unter Verwendung der zugelassenen Vernichtungsmethoden.

2 Im Falle der Aktivierung von Notfallplänen sind zunächst die als SECRET UE/EU SECRET eingestuften Verschlusssachen und danach alle als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eingestuften Verschlusssachen auszulagern oder zu vernichten.

3 Die praktischen Einzelheiten der Notfallpläne für die Auslagerung und Vernichtung werden ihrerseits als RESTREINT UE/EU RESTRICTED eingestuft. Eine Kopie hiervon ist in jedem Wertschutzschrank aufzubewahren, in dem Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET verwahrt werden, damit sie im Notfall zugänglich ist.

1 Entscheidungen darüber, ob und wann eine Archivierung erfolgt, sowie die zu ergreifenden praktischen Maßnahmen müssen mit der Strategie der Kommission über die Dokumentenverwaltung im Einklang stehen.

2 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen nicht an das Historische Archiv der Europäischen Union in Florenz übermittelt werden.

Dieser Beschluss wird den Bediensteten der Kommission und allen Personen, für die er gilt, zu Kenntnis gebracht und im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.