Decisión de la Junta Única de Resolución de 18 de septiembre de 2019 sobre las normas internas relativas a las limitaciones de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco de un procedimiento informal de la política de la JUR sobre protección de la dignidad de la persona y prevención del acoso psicológico y el acoso sexual (SRB/ES/2019/33)

1 La presente Decisión establece normas internas relativas a las condiciones en las que la JUR, en el marco del procedimiento informal de la política de la JUR sobre protección de la dignidad de la persona y la prevención del acoso psicológico y el acoso sexual. La JUR podrá limitar la aplicación de los derechos consagrados en los artículos 14 a 21 y 35, así como su artículo 4, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725.

2 La presente Decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales por parte de la JUR con el fin de iniciar, llevar a cabo y cerrar procedimientos informales en el marco de la política de la JUR sobre protección de la dignidad de la persona y prevención del acoso psicológico y el acoso sexual. Para las operaciones de tratamiento de datos personales por parte de la JUR con el fin de llevar a cabo investigaciones internas, investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios, se aplica una decisión diferente relativa a la limitación de derechos (para referencia: SRB/ES/2019/32).

3 Las categorías de datos afectadas son los datos sólidos (datos administrativos, teléfono, dirección privada, comunicaciones electrónicas y datos sobre tráfico) y/o los datos frágiles (evaluaciones, apertura de investigaciones, informes sobre investigaciones preliminares, etc.).

4 Con arreglo a las condiciones establecidas en la presente Decisión, las limitaciones podrán aplicarse a los siguientes derechos: derecho de acceso, rectificación, supresión y derechos de portabilidad, derechos de información, confidencialidad de la comunicación y principios del tratamiento de datos, siempre que se refieran a un derecho.

1 Las salvaguardas adoptadas para evitar las violaciones de datos, las filtraciones o las revelaciones no autorizadas son las siguientes: limitación de los derechos de acceso a las carpetas electrónicas y al buzón funcional para la presentación de reclamaciones, armarios protegidos con llaves y formación específica sobre confidencialidad de las personas que manejan la información.

2 El responsable del tratamiento de esta operación de tratamiento es la JUR, representada aquí por el Coordinador para la lucha contra el acoso de la JUR.

3 Los datos personales tratados se almacenan y retienen de conformidad con las normas relativas a la retención de documentos de la JUR. El período de retención respeta el principio de retención no más allá de lo necesario para el cumplimiento de la finalidad de la operación de tratamiento y, en su caso, para permitir la resolución de litigios judiciales o administrativos.

1 De conformidad con el artículo 25, apartado 1, del Reglamento 2018/1725, las limitaciones solo se aplicarán para salvaguardar: la prevención, investigación, detección y enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas a la seguridad pública y su prevención; la protección del interesado o de los derechos y libertades de terceros; la prevención, la investigación, la detección y la resolución de infracciones de normas deontológicas;

2 Toda limitación será la necesaria y proporcionada en una sociedad democrática y respetará la esencia de los derechos y libertades fundamentales.

3 Se realizará una prueba de necesidad y proporcionalidad sobre la base de las presentes normas internas. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas en cada caso.

4 Las limitaciones se controlarán debidamente y se efectuará una revisión periódica cada seis meses.

5 Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hubieran justificado.

6 El riesgo para los derechos y libertades del interesado es la limitación temporal del ejercicio efectivo de sus derechos de información, supresión o defensa, entre otros, tal como garantiza el Reglamento (UE) 2018/1725. Estos riesgos no se tendrán en cuenta en el ámbito de aplicación de la prueba de necesidad y proporcionalidad mencionada en el apartado 3 del presente artículo.

1 La JUR informará, sin demora justificada y a lo largo del procedimiento de limitación, al responsable de la protección de datos (RPD) de la JUR (en lo sucesivo, «el RPD») siempre que se limite la aplicación de los derechos de los interesados de conformidad con la presente Decisión. Facilitará el acceso a los registros y la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación.

2 El RPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. La JUR notificará por escrito al RPD el resultado de la revisión solicitada y cuándo se ha levantado la limitación.

1 En los anuncios de protección de datos, publicados en la intranet, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de determinado procedimiento, la JUR incluirá información sobre la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, las razones de la limitación y la posible duración de esta.

2 Además, la JUR informará a los interesados individualmente de sus derechos en relación con las limitaciones presentes o futuras, sin demora injustificada y por escrito, y sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado siguiente.

3 Se informará a los interesados de los principales motivos en que se hubiera basado la aplicación de la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos.

1 Cuando los interesados soliciten acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o a una operación de tratamiento determinada, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la JUR circunscribirá su evaluación de la solicitud únicamente a dichos datos personales.

2 Cuando la Junta limite, en su totalidad o en parte, el derecho de acceso a que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá adoptar las siguientes medidas: a) informará al interesado, en su respuesta a la solicitud, de la limitación y de los principales motivos de esta, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el SEPD o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea; b) consignará los motivos de la limitación, incluida una evaluación de la necesidad y proporcionalidad de la limitación; a tal efecto, la anotación deberá indicar cómo comprometería la concesión de acceso el objetivo de las actividades de investigación de la JUR o de las limitaciones aplicadas de conformidad con el artículo 2, apartado 3, o cómo podría afectar negativamente a los derechos y libertades de otros interesados. La comunicación de la información mencionada en la letra a) podrá aplazarse, omitirse o denegarse en caso de que pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

3 La anotación a que se refiere la letra b) del apartado 2 y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes serán registrados. Se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud. Será de aplicación el artículo 25, apartado 7, del Reglamento (UE) 2018/1725.

Cuando la JUR limite, total o parcialmente, la aplicación del derecho a la rectificación, supresión o limitación del tratamiento a que se refieren el artículo 18; el artículo 19, apartado 1; y el artículo 20, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, adoptará las medidas contempladas en el artículo 6, apartado 2, de la presente Decisión y las consignará de conformidad con lo dispuesto en su artículo 6, apartado 3.

La presente Decisión entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.