Décision de l’Autorité pour les partis politiques européens et les fondations politiques européennes du 24 juillet 2020 relative à l’accès du public aux documents détenus par l’Autorité pour les partis politiques européens et les fondations politiques européennes 2020/C 258/02

La présente décision a pour objet de définir les conditions, limites et procédures dans lesquelles l’Autorité pour les partis politiques européens et les fondations politiques européennes (l’«Autorité») donne au public accès aux documents qu’elle détient.

1 Tout citoyen de l’Union européenne et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre a un droit d’accès aux documents de l’Autorité sous réserve des conditions définies par la présente décision.

2 L’Autorité peut, sous réserve des mêmes conditions, autoriser l’accès à ces documents à toute personne physique ou morale non domiciliée ou n’ayant pas son siège dans un État membre.

3 La présente décision s’étend à l’ensemble des documents détenus par l’Autorité, c’est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession.

1 L’Autorité refuse l’accès à un document dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection: a) de l’intérêt public, en ce qui concerne: la sécurité publique, la défense et les affaires militaires, les relations internationales, la politique financière, monétaire ou économique de l’Union ou d’un État membre; b) de la vie privée et de l’intégrité de l’individu, notamment en conformité avec la législation de l’Union relative à la protection des données à caractère personnel; et c) de la confidentialité des informations qui sont protégées en tant que telles en vertu du droit de l’Union.

2 L’Autorité refuse l’accès à un document dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à: a) la protection des intérêts commerciaux ou financiers d’une personne physique ou morale, propriété intellectuelle comprise; b) des procédures juridictionnelles et/ou des avis juridiques; et c) des objectifs des activités d’inspection, d’enquête et d’audit.

3 L’accès à un document établi pour usage interne ou reçu par l’Autorité, qui a trait à une question sur laquelle une décision n’a pas été prise, est refusé dans le cas où sa divulgation porterait atteinte au processus décisionnel de l’Autorité. L’accès à un document contenant des avis destinés à l’utilisation interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires menées au sein de l’Autorité, ou à l’extérieur de celle-ci, si l’Autorité y a participé, en particulier pour des échanges de vues entre l’Autorité et le Parlement européen, le Conseil et la Commission, les points de contact nationaux ou le comité de personnalités éminentes indépendantes, est refusé même après qu’une décision a été prise dans le cas où la divulgation du document porterait atteinte au processus décisionnel de l’Autorité.

4 L’Autorité refuse l’accès à un document dans le cas où sa divulgation porterait atteinte au respect, par les partis politiques européens et les fondations politiques européennes, des obligations énoncées dans le règlement (UE, Euratom) no 1141/2014, ou de la capacité de l’Autorité à exercer ses activités de contrôle.

5 Si une partie seulement du document demandé est concernée par une ou plusieurs des exceptions visées dans le présent article, les autres parties du document sont divulguées.

6 En ce qui concerne les paragraphes 2 à 4 ci-dessus, l’accès est néanmoins accordé, en tout ou en partie, en cas d’existence d’un intérêt public supérieur justifiant la divulgation.

7 Si la demande porte sur un document détenu par l’Autorité mais dont elle n’est pas l’auteur, l’Autorité accuse réception de la demande et indique le nom de la personne, de l’institution ou de l’organe auquel la demande doit être adressée.

1 Les demandes d’accès à un document de l’Autorité doivent être formulées par écrit, sur support papier ou par des moyens électroniques, dans l’une des langues officielles de l’Union.

2 Le demandeur n’est pas tenu de motiver la demande, mais il est invité, au moment du dépôt de la demande, à fournir des informations telles que nom, adresse et, le cas échéant, fonction.

3 Les demandes doivent être formulées de façon suffisamment précise et permettre d’identifier clairement le document demandé.

4 Si une demande n’est pas assez précise, l’Autorité invite le demandeur à fournir des précisions en lui apportant l’aide nécessaire.

5 En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, l’Autorité peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement équitable.

6 Lorsque le champ d’application temporel et/ou matériel d’une demande est large et que le demandeur ne précise pas la demande ou refuse de coopérer, l’Autorité peut rejeter la demande dans la mesure où le traitement de celle-ci pourrait compromettre sensiblement le fonctionnement normal de l’Autorité.

1 Les demandes d’accès à un document sont traitées par l’équipe «Transparence» de l’Autorité. Lors de l’enregistrement de la demande, un accusé de réception écrit est rapidement envoyé au demandeur.

2 Dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande ou, le cas échéant, de la réception des informations complémentaires requises conformément à l’article 4, l’Autorité soit octroie l’accès au document demandé, soit communique, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel et informe le demandeur de son droit de présenter une demande confirmative.

3 À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 2 peut, moyennant information préalable et dûment motivée du demandeur, être prolongé de 15 jours ouvrables.

4 Le défaut de réponse de l’Autorité à une demande initiale dans le délai prescrit habilite le demandeur à présenter une demande confirmative.

1 En cas de refus total ou partiel de la demande initiale ou en l’absence de réponse à la demande initiale, le demandeur peut présenter une demande confirmative.

2 Les demandes confirmatives sont adressées au directeur de l’Autorité dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de la réponse de l’Autorité ou, en l’absence de réponse à la demande initiale, suivant l’expiration du délai de réponse.

1 Dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de l’enregistrement d’une demande confirmative, l’Autorité soit octroie l’accès au document demandé, soit communique, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel.

2 En cas de refus total ou partiel, l’Autorité informe le demandeur des voies de recours dont il dispose pour contester ce refus, à savoir former un recours juridictionnel ou adresser une plainte au médiateur européen, dans les conditions prévues aux articles 263 et 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

3 À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 2 peut, moyennant information préalable et dûment motivée du demandeur, être prolongé de 15 jours ouvrables.

4 Le défaut de réponse à une demande confirmative dans le délai prescrit est considéré comme une réponse négative et habilite le demandeur à faire usage des recours visés au paragraphe 2.

1 L’Autorité n’est pas tenue, en vertu de la présente décision, de créer un nouveau document ou un nouveau format ni de recueillir des informations supplémentaires à la demande du demandeur.

2 L’Autorité met à disposition des copies des documents auxquels l’accès a été accordé sur support papier ou sous format électronique. En cas de documents volumineux ou difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à consulter les documents sur place.

3 Des frais pour la réalisation et l’envoi des copies peuvent être facturés au demandeur. Ces frais ne peuvent excéder le coût réel de la réalisation et de l’envoi des copies. Le demandeur est informé au préalable des coûts encourus et indique s’il souhaite maintenir sa demande. La consultation sur place, les copies de moins de 20 pages au format A4 et l’accès sous format électronique sont gratuits.

4 Si un document est accessible au public, l’Autorité peut satisfaire à son obligation d’octroyer l’accès au document demandé en indiquant au demandeur comment obtenir le document souhaité.

1 Les documents divulgués conformément à la présente décision ne peuvent être reproduits ni utilisés à des fins commerciales sans l’autorisation écrite préalable de l’Autorité.

2 La présente décision s’applique sans préjudice de toute réglementation en vigueur dans le domaine du droit d’auteur pouvant limiter le droit du destinataire de reproduire ou d’utiliser les documents divulgués.

3 L’Autorité n’assume aucune responsabilité en cas d’utilisation, de divulgation ou de reproduction illégales ou non autorisées des documents divulgués.

L’Autorité rejette les demandes qui sont abusives ou futiles. Sont concernées notamment les demandes introduites par des particuliers qui utilisent un langage offensant ou menaçant.

La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.