Beschluss des Verwaltungsrats der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht vom 28. Juni 2019 über interne Vorschriften zur Einschränkung bestimmter Rechte von betroffenen Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Tätigkeit der EMCDDA

1 In diesem Beschluss werden die Vorschriften für die Bedingungen festgelegt, unter denen die EMCDDA im Rahmen ihrer in Absatz 2 dargelegten Verfahren die Anwendung der Rechte gemäß Artikel 14 bis 21, 35 und 36 sowie Artikel 4 davon unter Beachtung von Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken kann.

2 Im Rahmen der Verwaltungsarbeit der EMCDDA gilt dieser Beschluss für Verarbeitungsvorgänge an personenbezogenen Daten durch die EMCDDA für folgende Zwecke: Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen, Disziplinarverfahren, vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten, Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing), (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing, der Bearbeitung von internen und externen Beschwerden, internen Audits, Untersuchungen durch den Datenschutzbeauftragten in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT-)Sicherheitsuntersuchungen.

3 Die betroffenen Datenkategorien sind harte Daten („objektive“ Daten wie Identifikationsdaten, Kontaktdaten, berufliche Daten, administrative Einzelheiten, von spezifischen Quellen eingegangene Daten, elektronische Kommunikationen und Verkehrsdaten) und/oder weiche Daten (mit dem Fall in Beziehung stehende „subjektive“ Daten wie Beweisführung, verhaltensbezogene Daten, Beurteilungen, Leistungs- und Verhaltensdaten sowie Daten, die mit dem Gegenstand des Verfahrens oder der Aktivität in Beziehung stehen oder im Zusammenhang damit vorgebracht worden sind).

4 Wenn die EMCDDA ihre Pflichten bezüglich Rechten Betroffener gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt, ist zu berücksichtigen, ob etwaige der in dieser Verordnung vorgesehenen Ausnahmen Geltung haben.

5 Vorbehaltlich der in dem Beschluss festgelegten Bedingungen können die Beschränkungen für die folgenden Rechte gelten: Recht auf Unterrichtung der Betroffenen, Auskunft zu und Berichtigung von personenbezogenen Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, des Rechts zu Mitteilungen über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an den Betroffenen oder Vertraulichkeit von Kommunikationen.

1 Zur Vermeidung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Datenverlusten oder unbefugtem Zugang zu personenbezogenen Daten bestehen die folgenden Garantien: a) Papierdokumente werden in gesicherten Schränken aufbewahrt und sind nur befugten Mitarbeitern zugänglich. b) Alle elektronischen Daten werden in einer sicheren IT-Anwendung in Übereinstimmung mit den Sicherheitsnormen der EMCDDA sowie in spezifischen elektronischen Ordnern gespeichert, die nur für befugte Mitarbeiter zugänglich sind. Angemessener Zugang wird auf individueller Basis erteilt. c) Die Datenbank ist passwortgeschützt unter einem Single Sign-on-System und automatisch mit der ID und dem Passwort des Benutzers verbunden. Das Ersetzen von Benutzern ist streng verboten. E-Aufzeichnungen werden sicher aufbewahrt, um die Vertraulichkeit und den Schutz der darin enthaltenen Daten zu garantieren. d) Alle Personen, die Zugang zu den Daten haben, sind zur Geheimhaltung verpflichtet.

2 Die für die Verarbeitung Verantwortliche ist die EMCDDA, die von ihrem Direktor vertreten wird, der die Funktion des für die Verarbeitung Verantwortlichen delegieren kann. Betroffene Personen werden im Wege der auf der Website und/oder im Intranet der EMCDDA veröffentlichten Datenschutzmitteilungen oder Aufzeichnungen über den delegierten für die Verarbeitung Verantwortlichen informiert.

3 Der in Artikel 1 Absatz 3 genannte Speicherungszeitraum der personenbezogenen Daten ist nicht länger als es für die Datenverarbeitungszwecke notwendig und angemessen ist. Auf jeden Fall ist er nicht länger als der in den Datenschutzhinweisen, Datenschutzerklärungen oder Aufzeichnungen gemäß Artikel 5 Absatz 1 angegebene Speicherungszeitraum.

4 Wenn die EMCDDA eine Beschränkung in Erwägung zieht, werden die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person insbesondere gegen die Risiken für die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen und die Gefahr des Zunichtemachens der Wirkung von EMCDDA-Ermittlungen oder Verfahren beispielsweise durch das Vernichten von Beweismitteln abgewogen. Die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person betreffen in erster Linie jedoch Reputationsrisiken und Risiken für das Verteidigungsrecht und des Anspruchs auf rechtliches Gehör, ohne darauf beschränkt zu sein.

1 Beschränkungen werden von der EMCDDA nur vorgenommen, um Folgendes zu garantieren: a) die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung, einschließlich des Schutzes vor und der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit; b) den Schutz sonstiger wichtiger Ziele des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats, insbesondere der Ziele der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik der Union oder wichtige wirtschaftliche oder finanzielle Interessen der Union oder eines Mitgliedstaats, etwa im Währungs-, Haushalts und Steuerbereich sowie im Bereich der öffentlichen Gesundheit und der sozialen Sicherheit; c) die interne Sicherheit von Organen und Einrichtungen der Union, etwa ihrer elektronischen Kommunikationsnetzwerke; d) den Schutz der Unabhängigkeit der Justiz und der Gerichtsverfahren; e) die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Verstößen gegen Berufsstandsregeln bei reglementierten Berufen; f) eine Kontroll-, Überwachungs- und Ordnungsfunktion, die dauernd oder zeitweise mit der Ausübung öffentlicher Gewalt für die unter den Buchstaben a bis c genannten Zwecke verbunden sind; g) den Schutz des Betroffenen oder der Rechte und Freiheiten anderer Personen.

2 Als eine spezifische Anwendung der in Absatz 1 oben beschriebenen Zwecke kann die EMCDDA unter folgenden Umständen Beschränkungen in Bezug auf personenbezogene Daten, die mit Kommissionsdiensten oder anderen Organen, Einrichtungen, Agenturen und Ämtern der Union, zuständigen Behörden von Mitgliedstaaten oder Drittländern oder internationalen Organisation ausgetauscht werden, auferlegen: a) wo die Ausübung dieser Rechte und Pflichten durch Kommissionsdienste oder andere Organe, Einrichtungen, Agenturen und Ämter der Union auf der Grundlage von anderen in Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechtsakten oder gemäß Kapitel IX dieser Verordnung oder gemäß den Gründungsakten anderer Organe, Einrichtungen, Agenturen und Ämtern der Union beschränkt werden könnte; b) wo die Ausübung dieser Rechte und Pflichten durch zuständige Behörden von Mitgliedstaaten auf der Grundlage von in Artikel 23 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates genannten Rechtsakten oder unter nationalen Maßnahmen zur Umsetzung von Artikeln 13 Absatz 3, 15 Absatz 3 oder 16 Absatz 3 der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates beschränkt werden könnte; c) wenn die Ausübung dieser Rechte und Pflichten die Zusammenarbeit der EMCDDA mit Drittländern oder internationalen Organisationen bei der Durchführung ihrer Aufgaben gefährden könnte. Vor der Auflage von Beschränkungen unter den in Buchstaben a und b des ersten Unterabsatzes genannten Umständen konsultiert die EMCDDA die relevanten Kommissionsdienste, Organe, Einrichtungen, Agenturen, Ämter der Union oder die zuständigen Behörden von Mitgliedstaaten, es sei denn, für die EMCDDA ist klar, dass die Auflage einer Beschränkung durch einen der in diesen Punkten genannten Rechtsakte vorgesehen ist.

3 Etwaige Beschränkungen sind notwendig und verhältnismäßig, und die Risiken für Rechte und Freiheiten von betroffenen Personen werden berücksichtigt und das Wesen der Grundrechte und -freiheiten in einer demokratischen Gesellschaft wird respektiert.

4 Wenn die Auflage einer Beschränkung in Erwägung gezogen wird, wird auf der Grundlage der vorliegenden Vorschriften eine Prüfung von Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit vorgenommen. Zu Rechenschaftszwecken wird dies von Fall zu Fall mittels einer internen Beurteilungsmitteilung dokumentiert.

5 Sobald die die Beschränkungen rechtfertigenden Umstände nicht mehr vorliegen, werden diese aufgehoben. Insbesondere wenn gilt, dass die Wirkung der auferlegten Beschränkung durch die Ausübung des beschränkten Rechts nicht mehr zunichtegemacht wird oder die Rechte oder Freiheiten anderer Betroffener dadurch nicht mehr in Mitleidenschaft gezogen werden.

1 Die EMCDDA unterrichtet den Datenschutzbeauftragten der EMCDDA („DSB“) unverzüglich, wenn der für die Verarbeitung Verantwortliche in Übereinstimmung mit diesem Beschluss die Geltung von Rechten betroffener Personen beschränkt oder die Beschränkung verlängert. Der für die Verarbeitung Verantwortliche verschafft dem DSB Zugang zu der Aufzeichnung, die die Beurteilung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung enthält, und dokumentiert die Mitwirkung des DSB bei den unterschiedlichen Verfahren.

2 Der DSB kann den für die Verarbeitung Verantwortlichen schriftlich dazu auffordern, die Geltung der Beschränkungen zu prüfen. Der für die Verarbeitung Verantwortliche informiert den DSB schriftlich über das Ergebnis der angeforderten Prüfung.

3 Der für die Verarbeitung Verantwortliche informiert den DSB, wenn die Beschränkung aufgehoben worden ist.

1 In hinreichend begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Unterrichtung durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) internen Audits; g) den Untersuchungen durch den Datenschutzbeauftragten in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725; h) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT-)Sicherheitsuntersuchungen. In die auf der Website und/oder im Intranet der EMCDDA veröffentlichten Datenschutzhinweise, Datenschutzerklärungen oder Aufzeichnungen im Sinne von Artikel 31 der Verordnung (EU) 2018/1725, in denen Betroffene über ihre Rechte im Rahmen eines gegebenen Verfahrens informiert werden, nimmt die EMCDDA Informationen über die potenzielle Beschränkung dieser Rechte auf. Die Unterrichtung bezieht sich darauf, welche Rechte beschränkt werden können, die Gründe dafür und die mögliche Dauer.

2 Unbeschadet der Bestimmungen von Absatz 3 informiert die EMCDDA, sofern dies verhältnismäßig ist, auch alle betroffenen Personen, die als von den spezifischen Verarbeitungsvorgängen Betroffene gelten, einzeln, unverzüglich und schriftlich über ihre Rechte in Bezug auf gegenwärtige oder künftige Beschränkungen.

3 Wenn die EMCDDA die in Absatz 2 erwähnte Bereitstellung von Informationen an die Betroffenen gänzlich oder teilweise beschränkt, zeichnet sie die Gründe für die Beschränkung und die Rechtsgrundlage gemäß Artikel 3 dieses Beschlusses, einschließlich einer Beurteilung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung auf. Die Aufzeichnung und gegebenenfalls die Dokumente, die zugrunde liegende sachliche und rechtliche Elemente enthalten, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

4 Die in Absatz 3 erwähnte Beschränkung gilt so lange, wie die sie rechtfertigenden Gründe dafür gelten. Wenn die Gründe für die Beschränkung nicht mehr gelten, informiert die EMCDDA den Betroffenen über die Hauptgründe, auf denen das Auferlegen einer Beschränkung basiert. Gleichzeitig informiert die EMCDDA den Betroffenen darüber, dass er berechtigt ist, jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen. Die EMCDDA prüft das Gelten der Beschränkung alle sechs Monate nach ihrer Auferlegung sowie nach Abschluss der relevanten Ermittlung, des relevanten Verfahrens oder der relevanten Untersuchung. Danach überwacht der für die Verarbeitung Verantwortliche alle sechs Monate die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung einer Beschränkung.

1 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Auskunftsrecht durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) internen Audits; g) den Untersuchungen durch den Datenschutzbeauftragten in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725; h) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT-)Sicherheitsuntersuchungen. Wenn Betroffene gemäß Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725 Auskunft über ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einem oder mehreren spezifischen Fällen oder über einen bestimmten Verarbeitungsvorgang beantragen, beschränkt die EMCDDA ihre Prüfung des Antrags ausschließlich auf diese personenbezogenen Daten.

2 Wenn die EMCDDA das in Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725 genannte Auskunftsrecht ganz oder teilweise beschränkt, ergreift sie folgende Maßnahmen: a) in ihrer Stellungnahme zu dem Antrag informiert sie den Betroffenen über die auferlegte Beschränkung und über die Hauptgründe dafür sowie über die Möglichkeit des Einlegens einer Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder eines Rechtsbehelfs beim Gerichtshof der Europäischen Union; b) in einem internen Beurteilungsvermerk notiert sie die Gründe für die Beschränkung, einschließlich einer Beurteilung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung und ihrer Dauer. Die in Buchstabe a erwähnte Unterrichtung kann zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden, wenn sie die Wirkung der gemäß Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 angewendeten Beschränkung zunichtemachen würde. Die EMCDDA prüft das Gelten der Beschränkung alle sechs Monate nach ihrer Auferlegung sowie nach Abschluss der relevanten Untersuchung. Danach überwacht der für die Verarbeitung Verantwortliche alle sechs Monate die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung einer Beschränkung.

3 Die Aufzeichnung und gegebenenfalls die Dokumente, die zugrunde liegende sachliche und rechtliche Elemente enthalten, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

1 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) internen Audits; g) den Untersuchungen durch den Datenschutzbeauftragten in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725; h) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT-)Sicherheitsuntersuchungen.

2 Wenn die EMCDDA die Geltung des in Artikeln 18, 19 Absatz 1 und 20 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Rechts auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung gänzlich oder teilweise beschränkt, ergreift sie die in Artikel 6 Absatz 2 dieses Beschlusses genannten Maßnahmen und registriert die Aufzeichnung gemäß Artikel 6 Absatz 3 davon.

1 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Mitteilung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) internen Audits; g) den Untersuchungen durch den Datenschutzbeauftragten in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725; h) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT-)Sicherheitsuntersuchungen.

2 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und angemessen, beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) formellen Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT-)Sicherheitsuntersuchungen.

3 Wenn die EMCDDA die Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person oder die Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation, wie in Artikeln 35 und 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 erwähnt, beschränkt, zeichnet sie gemäß Artikel 5 Absatz 3 dieses Beschlusses die Gründe für die Beschränkung auf und registriert sie. Es gilt Artikel 5 Absatz 4 dieses Beschlusses.

Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.