Decisión del Consejo de Gobierno de Fusión para la Energía de 9 de diciembre de 2019 relativa a las normas internas sobre las limitaciones de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de Fusión para la Energía

1 La siguiente decisión establece las normas relativas a las condiciones en las que Fusión para la Energía, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2, puede limitar la aplicación de los derechos previstos en los artículos 14 a 21, 35 y 36, y también de su artículo 4, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725.

2 En el marco del funcionamiento administrativo de Fusión para la Energía, esta decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por Fusión para la Energía a los efectos de hacer indagaciones administrativas, incoar procedimientos disciplinarios, así como llevar a cabo actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitar casos de denuncia de irregularidades (whistleblowing), tratar procedimientos (formales e informales) para la prevención del acoso, tratar reclamaciones internas y externas, tratar datos médicos, realizar auditorías internas e investigaciones emprendidas por el delegado de protección de datos en consonancia con el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). La presente Decisión también debe aplicarse a las actividades de ayuda y cooperación de Fusión para la Energía realizadas al margen de sus investigaciones administrativas para las autoridades nacionales y las organizaciones internacionales. Además, esta decisión se aplica a las actividades relacionadas con la cooperación con las instituciones y organismos de la UE y con la transmisión de información relativa a una investigación administrativa o a un procedimiento disciplinario, cuando dicha información sea necesaria para que el destinatario evalúe los motivos para incoar un procedimiento o investigación formal.

3 Las categorías de datos de que se trata son los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

4 Cuando Fusión para la Energía realice sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho reglamento.

5 Con arreglo a las condiciones previstas en la presente Decisión, las limitaciones pueden aplicarse a los siguientes derechos: la comunicación de información a los interesados, el derecho de acceso, de rectificación, de supresión, la limitación del tratamiento, la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado y la confidencialidad de las comunicaciones.

1 Las salvaguardas adoptadas para evitar las violaciones de datos, las filtraciones o las revelaciones no autorizadas son las siguientes: a) los documentos en papel deberán conservarse en armarios protegidos a los que únicamente pueda acceder el personal autorizado; b) todos los datos en formato electrónico deberán almacenarse en una aplicación informática segura que respete las normas de seguridad de Fusión para la Energía y en carpetas electrónicas específicas a las que únicamente pueda acceder el personal autorizado. Deberán concederse de manera individualizada los niveles de acceso adecuados; c) la base de datos estará protegida con contraseña en virtud de un sistema de autenticación única y conectada automáticamente al identificador y la contraseña del usuario. Queda estrictamente prohibida la sustitución de los usuarios. Los registros electrónicos se conservarán de manera segura para salvaguardar la confidencialidad y la privacidad de los datos que contengan; d) todas las personas que tengan acceso a los datos estarán sujetas a una obligación de confidencialidad.

2 El responsable de las operaciones de tratamiento será Fusión para la Energía, representada por su director, quien podrá delegar la función de responsable del tratamiento de datos. Se informará a los interesados de la identidad del responsable del tratamiento delegado por medio de anuncios de protección de datos o de registros publicados en el sitio web o la intranet de Fusión para la Energía.

3 El período de retención de los datos personales al que hace referencia el artículo 1, apartado 3, no superará el necesario ni el adecuado para los fines que justifiquen el tratamiento de los datos. En ningún caso deberá superar el período de retención especificado en los avisos sobre la protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros a los que se hace referencia en el artículo 5, apartado 1.

4 Cuando Fusión para la Energía estudie aplicar una limitación, deberá sopesar el riesgo para los derechos y las libertades del interesado, en particular, respecto al riesgo para los derechos y las libertades de otros interesados y al riesgo de dejar sin efecto las investigaciones o los procedimientos emprendidos por Fusión para la Energía, por ejemplo, por la destrucción de pruebas. Los riesgos para los derechos y las libertades del interesado consisten principalmente, aunque no de manera exclusiva, en riesgos para la reputación y riesgos para el derecho a la defensa y a ser oído.

1 Fusión para la Energía solo adoptará limitaciones para salvaguardar: a) la prevención, la investigación, la detección y el enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas contra la seguridad pública y su prevención; b) otros objetivos importantes de interés público general de la Unión o de un Estado miembro, en particular los objetivos de la política exterior y de seguridad común de la Unión o un interés económico o financiero importante de la Unión o de un Estado miembro, inclusive en los ámbitos fiscal, presupuestario y monetario, la sanidad pública y la seguridad social; c) la seguridad interna de las instituciones y los organismos de la Unión, incluida la de sus redes de comunicación electrónica; d) la protección de la independencia judicial y de los procedimientos judiciales; e) la prevención, la investigación, la detección y la persecución de infracciones de normas deontológicas de las profesiones reguladas; f) una función de supervisión, inspección o reglamentación vinculada, incluso ocasionalmente, con el ejercicio de la autoridad pública en los casos enunciados en las letras a) a c); g) la protección del interesado o de los derechos y las libertades de terceros; h) la ejecución de demandas civiles.

2 Como aplicación concreta de los fines descritos en el apartado 1 anterior, Fusión para la Energía puede introducir limitaciones en relación con los datos personales compartidos con los servicios de la Comisión o demás instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, las autoridades competentes de los Estados miembros o de terceros países u organizaciones internacionales, en las siguientes circunstancias: a) cuando los servicios de la Comisión u otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión puedan limitar el ejercicio de esos derechos y obligaciones en virtud de los actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho reglamento o con los actos fundacionales de otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión; b) cuando las autoridades competentes de los Estados miembros puedan limitar el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones de acuerdo con los actos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo , o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3, del artículo 15, apartado 3, o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo ; c) cuando el ejercicio de esos derechos y esas obligaciones pueda comprometer la cooperación de Fusión para la Energía con terceros países u organizaciones internacionales en el desempeño de sus funciones. Antes de aplicar las limitaciones en las circunstancias mencionadas en el apartado 1, letras a) y b), Fusión para la Energía consultará a los servicios pertinentes de la Comisión, a las instituciones, a los organismos, las agencias y las oficinas pertinentes de la Unión o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que para Fusión para la Energía resulte evidente que la aplicación de una limitación está prevista en uno de los actos a que se hace referencia en esas disposiciones.

3 Toda limitación deberá ser necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados y el respeto del contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática.

4 Si se estudia aplicar una limitación, deberá llevarse a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas en cada caso.

5 Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hubieran justificado; en particular, cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no anula el efecto de la limitación impuesta ni afecta negativamente a los derechos o las libertades de los demás interesados.

1 (El responsable de protección de datos de) Fusión para la Energía informará a su delegado de protección de datos (en lo sucesivo, «DPD»), sin dilaciones indebidas, de toda situación en la que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o prorrogue la limitación de conformidad con la presente Decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al DPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al DPD.

2 El DPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. Este notificará por escrito al DPD el resultado de la revisión solicitada.

3 El responsable del tratamiento notificará al DPD el levantamiento de las limitaciones.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la información en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). En los avisos de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad y privacidad o los registros, en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web o en la intranet donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de determinado procedimiento, Fusión para la Energía incluirá información relativa a la posible limitación de dichos derechos. La comunicación indicará qué derechos pueden ser objeto de limitaciones.

2 Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3, cuando resulte proporcionado, Fusión para la Energía también notificará de manera individualizada a todos los titulares de datos que se consideren interesados en la operación de tratamiento concreta, cuáles son sus derechos con respecto a las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito.

3 Cuando Fusión para la Energía limite, total o parcialmente, la comunicación de información a los interesados a que se refiere el apartado 2, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al artículo 3 de la presente Decisión, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación. Se deberá registrar la consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes. Dicha consignación y dichos documentos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

4 La limitación a que se refiere el apartado 3 seguirá en vigor mientras los motivos que la justifiquen sigan siendo aplicables. Cuando los motivos que justifiquen la limitación dejen de ser aplicables, Fusión para la Energía informará al interesado de los principales motivos en que se hubiera basado la aplicación de la limitación. Al mismo tiempo, Fusión para la Energía informará al interesado del derecho a presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Fusión para la Energía revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación o el procedimiento pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de acceso, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) el tratamiento de datos médicos, únicamente en casos justificados específicos ; g) las auditorías internas; h) las investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; i) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). Cuando los interesados soliciten el acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o respecto a una determinada operación de tratamiento, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, Fusión para la Energía deberá circunscribir su evaluación de la solicitud a dichos datos personales únicamente.

2 Cuando Fusión para la Energía limite, en su totalidad o en parte, el derecho de acceso a que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá adoptar las siguientes medidas: a) informará al interesado, en su respuesta a la solicitud, de la limitación y de los principales motivos de esta, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea; b) documentará en una nota interna de evaluación los motivos de la limitación, incluida una evaluación de la necesidad, la proporcionalidad y la duración de la limitación. La comunicación de la información mencionada en la letra a) podrá aplazarse, omitirse o denegarse en caso de que pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725. Fusión para la Energía revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación o el procedimiento pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

3 Se deberá registrar la consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes. Dicha consignación y dichos documentos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de rectificación, supresión y limitación, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) el tratamiento de datos médicos, únicamente en casos justificados específicos ; g) las auditorías internas; h) las investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; i) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

2 Cuando Fusión para la Energía limite, total o parcialmente, la aplicación del derecho a la rectificación, supresión o limitación del tratamiento a que se refieren el artículo 18; el artículo 19, apartado 1, y el artículo 20, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, adoptará las medidas contempladas en el artículo 6, apartados 2 y 3, de la presente Decisión.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales, cuando resulte necesario y adecuado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

2 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos formales en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

3 Cuando Fusión para la Energía limite la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas a que se refieren los artículos 35 y 36 del Reglamento (UE) 2018/1725, se aplicará lo dispuesto en el artículo 5, apartados 3 y 4, de la presente Decisión.

La presente Decisión entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.