Decisión del Consejo de Administración de la Agencia de Apoyo al ORECE (Oficina del ORECE) de 10 de septiembre de 2019 por la que se establecen normas internas relativas a la limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco de las actividades realizadas por la Oficina del ORECE

La presente Decisión establece normas relativas a las condiciones en las que la Oficina del ORECE puede limitar la aplicación de los artículos 14 a 20, 35 y 36, así como su artículo 4, sobre la base del artículo 25 del Reglamento.

1 De conformidad con el artículo 25, apartado 1, del Reglamento, la Oficina del ORECE podrá limitar la aplicación de los artículos 14 a 20, 35 y 36, así como su artículo 4, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 20, cuando: a) lleva a cabo investigaciones administrativas y procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y suspensivos, sobre la base del anexo IX del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y del Régimen aplicable a otros agentes de la Unión Europea y de conformidad con la Decisión MC/2012/3 del Comité de Gestión de la Oficina del Organismo de Reguladores Europeos de las Comunicaciones Electrónicas (Oficina del ORECE), por la que se establecen las disposiciones generales de aplicación relativas a la realización de investigaciones administrativas y a los procedimientos disciplinarios, lo que implica el tratamiento de información, incluidos los datos personales. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento; b) garantiza que el personal de la Oficina del ORECE pueda comunicar confidencialmente los hechos si considera que existen irregularidades graves de conformidad con la Decisión n.o MC/2018/11 del Comité de Gestión de la Oficina del Organismo de Reguladores Europeos de las Comunicaciones Electrónicas (Oficina del ORECE) por la que se establecen directrices sobre la denuncia de irregularidades en la Oficina del ORECE. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento; c) garantiza que el personal de la Oficina del ORECE pueda informar confidencialmente a los consejeros confidenciales en el contexto de un procedimiento de acoso de conformidad con la Decisión n.o MC/2016/15 del Comité de gestión de la Oficina del Organismo de Reguladores Europeos de las Comunicaciones Electrónicas (Oficina del ORECE) relativa a la política de protección de la dignidad de la persona y de prevención del acoso psicológico y del acoso sexual. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento.

2 Las categorías de datos incluyen los datos de identificación de una persona física, la información de contacto, las funciones y tareas profesionales, la información sobre la conducta y el rendimiento profesional y privado, y los datos financieros.

3 Toda restricción respetará la esencia de los derechos y las libertades fundamentales y será una medida necesaria y proporcionada en una sociedad democrática.

4 Se llevará a cabo una prueba de necesidad y proporcionalidad, caso por caso, antes de aplicar limitaciones. Las limitaciones quedarán restringidas a lo estrictamente necesario para alcanzar los objetivos fijados, teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y libertades de los interesados.

5 A efectos de la rendición de cuentas, la Oficina del ORECE presentará un registro en el que se describan las razones de las limitaciones aplicadas, entre las enumeradas en el apartado 1, y el resultado de la prueba de necesidad y proporcionalidad. Dichos registros formarán parte de un registro ad hoc, que se pondrá a disposición del SEPD, previa solicitud. Se facilitará periódicamente un informe sobre la aplicación del artículo 25 del Reglamento.

La evaluación de los riesgos para los derechos y libertades de los interesados cuyos datos personales puedan estar sujetos a limitaciones, así como su período de retención, se citan en el registro de las actividades de tratamiento pertinentes de conformidad con el artículo 31 del Reglamento y, si procede, en las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos pertinentes basadas en el artículo 39 del Reglamento.

La Oficina del ORECE aplicará garantías para evitar los abusos o el acceso o la transferencia ilícitos de datos personales que pueden estar sujetos a limitaciones. Estas garantías incluirán medidas técnicas y organizativas y quedarán detalladas, en caso necesario, en las decisiones, procedimientos y normas de ejecución internos de la Oficina del ORECE. Estas garantías incluirán: a) una definición adecuada de las funciones, responsabilidades y etapas del procedimiento; b) en su caso, un entorno electrónico seguro que impida el acceso o la transferencia ilícitas o accidentales de datos electrónicos a personas no autorizadas; c) en su caso, un almacenamiento y tratamiento seguros de los documentos en soporte papel; d) un seguimiento adecuado de las limitaciones y una revisión periódica, que se llevará a cabo al menos cada seis meses. También deberá realizarse una revisión cuando se produzcan cambios en los elementos esenciales del caso en cuestión. Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de ser aplicables las circunstancias que las justifiquen.

1 El DPD de la Oficina del ORECE será informado sin demora injustificada cuando los derechos de los interesados queden limitados de conformidad con la presente Decisión y se le facilitará el acceso al registro y a cualquier documento subyacente a los elementos de hecho y de Derecho.

2 Dicho delegado podrá solicitar que se revise la aplicación de la limitación. La Oficina del ORECE informará por escrito a su DPD del resultado de la revisión solicitada.

3 La participación del DPD de la Oficina del ORECE en el procedimiento de limitación, incluidos los intercambios de información, se documentará de forma adecuada.

1 La Oficina del ORECE incluirá en los anuncios de protección de datos publicados en su sitio web información general a los interesados sobre las posibles limitaciones de los derechos de todos los interesados que se describen en el artículo 2, apartado 1, de la presente Decisión. La información se referirá a qué derechos pueden limitarse, a los motivos y a la duración potencial de la limitación.

2 Además, la Oficina del ORECE informará individualmente a los interesados sobre las limitaciones actuales o futuras de sus derechos, sin demoras indebidas y por escrito, según se especifica en los artículos 7, 8 y 9 de la presente Decisión.

1 Cuando, en el contexto de las actividades mencionadas en la presente Decisión, la Oficina del ORECE limite, total o parcialmente, los derechos mencionados en los artículos 14 a 16 y 35 del Reglamento, se informará a los interesados de las razones principales en las que se basa la aplicación de la limitación, así como de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD y de interponer un recurso judicial ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

2 La Oficina del ORECE podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre las razones de la limitación a que se refiere el apartado 1 durante el tiempo en que anule el efecto de la limitación. Esta evaluación se realizará caso por caso.

1 Cuando, en el contexto de las actividades mencionadas en la presente Decisión, la Oficina del ORECE limite, total o parcialmente, el derecho de acceso a los datos personales, el derecho de rectificación, supresión y limitación del tratamiento a que se refieren, respectivamente, los artículos 17 a 20 del Reglamento, se informará a los interesados, en la respuesta a su solicitud, de las razones principales en las que se basa la aplicación de la limitación, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el SEPD y de interponer un recurso judicial ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

2 La Oficina del ORECE podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre las razones de la limitación a que se refieren el apartado 1 si anula el efecto de la limitación. Esta evaluación se realizará caso por caso.

1 La Oficina del ORECE, en circunstancias excepcionales y de conformidad con las disposiciones y la justificación de la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo , puede limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, tal como se contempla en el artículo 36 del Reglamento. En dicho caso, la Oficina del ORECE detallará las circunstancias, los motivos, los riesgos pertinentes y las garantías relacionadas en las normas internas aplicables.

2 Cuando la Oficina del ORECE limite el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, se informará a los interesados, en la respuesta a su solicitud, de las razones principales en las que se basa la aplicación de la limitación, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el SEPD y de interponer un recurso judicial ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

3 La Oficina del ORECE podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre las razones de la limitación a que se refieren los apartados 1 y 2 durante el tiempo en que anule el efecto de la limitación. Esta evaluación se realizará caso por caso.

La presente Decisión entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.