Décision du conseil d’administration de l’Agence européenne pour la sécurité maritime du 6 avril 2020 portant règles internes relatives à la limitation de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre du fonctionnement de l’Agence européenne pour la sécurité maritime

1 La présente décision fixe les conditions dans lesquelles l’Agence, dans le cadre de ses procédures visées au paragraphe 2, peut limiter l’application des droits consacrés aux articles 14 à 21, 35 et 36, ainsi qu’à l’article 4 du règlement (UE) 2018/1725, conformément à son article 25.

2 La présente décision s’applique, dans le cadre du fonctionnement de l’Agence, aux opérations de traitement de données à caractère personnel qu’elle effectue aux fins suivantes: mener des enquêtes administratives, des procédures disciplinaires, des activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF, traiter des cas de dénonciation des dysfonctionnements, des procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, traiter des plaintes internes et externes, réaliser des audits internes, confier la conduite d’enquêtes au délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et mener des enquêtes de sécurité (informatique) en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple).

3 Les catégories de données concernées sont les données vérifiées (données «objectives», telles que les données d’identification, coordonnées, données professionnelles, données administratives, données provenant de sources spécifiques, communications électroniques et données relatives au trafic) et/ou les données non vérifiées (les données «subjectives» relatives à l’affaire, telles que le raisonnement, les données comportementales, les évaluations, les données relatives à la performance et à la conduite, ainsi que les données touchant à l’objet de la procédure ou de l’activité, ou soumises en rapport avec celui-ci).

4 Lorsque l’Agence exerce ses fonctions au regard des droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, elle examine si l’une des dérogations établies dans ledit règlement s’applique.

5 Sous réserve des conditions énoncées dans la présente décision, les limitations peuvent s’appliquer aux droits suivants: la communication d’informations aux personnes concernées, le droit d’accès, de rectification, le droit à l’effacement, à la limitation du traitement, à la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou à la confidentialité des communications. Conformément à l’article 5, paragraphe 4, du statut, les tableaux établissant l’équivalence entre les types de postes et les intitulés de postes utilisés pour les fonctionnaires et agents temporaires de l’AESM, qui figurent à l’annexe de la présente décision, sont approuvés.

1 L’Agence fait office de responsable des opérations de traitement; elle est représentée par son directeur exécutif, qui peut déléguer la fonction de responsable du traitement. Les personnes concernées sont informées de la délégation de la fonction de responsable du traitement au moyen des avis ou registres relatifs à la protection des données publiés sur le site web et/ou l’intranet de l’Agence.

2 La durée de conservation des données à caractère personnel visées à l’article 1er, paragraphe 3 n’est pas plus longue que nécessaire et appropriée aux finalités pour lesquelles ces données sont traitées. En tout état de cause, elle ne dépasse pas la durée de conservation spécifiée dans les avis relatifs à la protection de données, les déclarations de confidentialité ou les registres mentionnés à l’article 5, paragraphe 1.

3 Lorsque l’Agence envisage d’appliquer une limitation, le risque pour les droits et libertés de la personne concernée doit être mis en balance, en particulier, avec le risque pour les droits et libertés d’autres personnes concernées et le risque de priver d’effet les enquêtes ou procédures de l’Agence, notamment par la destruction de preuves. Les risques pour les droits et libertés de la personne concernée concernent principalement, mais pas seulement, les risques pour la réputation et les risques pour les droits de la défense et le droit d’être entendu.

Le responsable du traitement s’engage à mettre en place des garanties destinées à éviter les abus ou l’accès ou le transfert illicites, qui comprennent, mais sans s’y limiter, les mesures suivantes: a) les documents en version papier sont conservés dans des armoires sécurisées ou dans un ou plusieurs coffre(s)-fort(s) et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé; b) toutes les données électroniques sont stockées dans une application informatique sécurisée, conformément aux normes de sécurité de l’Agence, ainsi que dans des dossiers électroniques spécifiques accessibles uniquement au personnel autorisé. Les niveaux d’accès appropriés sont accordés individuellement; c) la ou les bases de données sont protégées par un mot de passe selon un système d’authentification unique et automatiquement connectées à l’identifiant et au mot de passe de l’utilisateur. L’accès aux bases de données et aux données au nom d’un autre utilisateur/d’une autre personne est strictement interdit. Les enregistrements électroniques sont conservés en toute sécurité afin de préserver la confidentialité et le caractère privé des données qu’ils contiennent; d) toutes les personnes ayant accès aux données sont tenues de respecter l’obligation de confidentialité.

1 L’Agence n’applique une limitation que pour garantir: a) la sécurité nationale, la sécurité publique ou la défense des États membres; b) la prévention et la détection d’infractions pénales, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière ou l’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre les menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces; c) d’autres objectifs importants d’intérêt public général de l’Union ou d’un État membre, en particulier les objectifs de la politique étrangère et de sécurité commune de l’Union ou un intérêt économique ou financier important de l’Union ou d’un État membre, y compris dans les domaines monétaire, budgétaire et fiscal, de la santé publique et de la sécurité sociale; d) la sécurité interne des institutions et organes de l’Union, notamment de leurs réseaux de communications électroniques; e) la protection de l’indépendance de la justice et des procédures judiciaires; f) la prévention et la détection de manquements à la déontologie des professions réglementées, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière; g) une mission de contrôle, d’inspection ou de réglementation liée, même occasionnellement, à l’exercice de l’autorité publique, dans les cas visés aux points a) à c); h) la protection de la personne concernée ou des droits et libertés d’autrui; i) l’exécution des demandes de droit civil.

2 L’Agence peut, à titre d’application spécifique des finalités décrites au paragraphe 1 ci-dessus, appliquer des limitations dans les cas suivants: a) lorsqu’une autre institution, un autre organe ou une autre agence de l’Union est habilité à restreindre l’exercice des droits énumérés sur la base d’autres actes prévus à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 ou conformément au chapitre IX dudit règlement ou aux actes fondateurs d’autres institutions, organes, agences et organismes de l’Union; b) lorsque l’objectif d’une telle limitation de la part de cette institution, cet organe ou cette agence de l’Union serait compromis si l’AESM n’appliquait pas une limitation équivalente en ce qui concerne les mêmes données à caractère personnel; c) lorsque l’exercice de ces droits et obligations pourrait être limité par les autorités compétentes des États membres sur la base des actes visés à l’article 23 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil ou en vertu de mesures nationales transposant l’article 13, paragraphe 3, l’article 15, paragraphe 3, ou l’article 16, paragraphe 3, de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil ; d) lorsque l’objectif d’une telle limitation par cette autorité compétente serait compromis si l’AESM n’appliquait pas une limitation équivalente en ce qui concerne les mêmes données à caractère personnel; e) lorsque l’exercice de ces droits et obligations compromettrait la coopération de l’Agence avec les pays tiers ou les organisations internationales dans l’accomplissement de ses missions. Avant d’appliquer des limitations dans les cas visés aux points a) et b) du premier alinéa, l’Agence consulte les services compétents de la Commission, les institutions, organes et organismes de l’Union ou les autorités compétentes des États membres, à moins qu’il ne soit manifeste pour l’Agence que l’application d’une limitation est prévue par l’un des actes visés à ces points.

3 Toute limitation est nécessaire et proportionnée au regard des risques pour les droits et libertés des personnes concernées et respecte le contenu essentiel des libertés et droits fondamentaux dans une société démocratique.

4 Si l’application de limitations est envisagée, une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est effectuée tous les 6 (six) mois sur la base des règles en vigueur. Le résultat de cette évaluation est consigné dans une note d’évaluation interne, afin de rendre compte, au cas par cas, des limitations considérées.

5 Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient cessent d’exister. En particulier lorsqu’il est considéré que l’exercice du droit limité ne priverait plus d’effet la limitation imposée ou ne porterait plus atteinte aux droits ou aux libertés d’autres personnes concernées.

1 L’Agence informe, sans retard injustifié, le délégué à la protection des données de l’Agence (le «DPD») chaque fois que le responsable du traitement limite l’application des droits des personnes concernées, ou étend la limitation, conformément à la présente décision. Le responsable du traitement accorde au DPD un accès au registre contenant l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation, et consigne la date à laquelle le DPD a été informé dans le registre.

2 Le DPD peut demander au responsable du traitement, par écrit, de réexaminer l’application des limitations. Le responsable du traitement informe le DPD par écrit du résultat du réexamen demandé.

3 Le responsable du traitement informe le DPD lorsque la limitation a été levée.

1 Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées dans la présente décision, le droit à l’information peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation des dysfonctionnements; d) les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les audits internes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple). L’Agence inclut dans les avis relatifs à la protection des données, les déclarations de confidentialité ou les registres, au sens de l’article 31 du règlement (UE) 2018/1725, publiés sur son site web et/ou sur l’intranet pour informer les personnes concernées de leurs droits dans le cadre d’une procédure donnée, des informations relatives à la limitation potentielle de ces droits. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs de la limitation ainsi que sa durée potentielle.

2 Sans préjudice des dispositions du paragraphe 3, l’Agence informe individuellement, lorsque cela est proportionné, toutes les personnes concernées, qui sont considérées comme des personnes concernées par l’opération de traitement spécifique, de leurs droits au regard des limitations actuelles ou futures, dans les meilleurs délais et par écrit.

3 Lorsque l’Agence limite, en tout ou en partie, la communication d’informations aux personnes concernées visées au paragraphe 2, elle consigne les motifs et la base juridique de la limitation conformément à l’article 3 de la présente décision, accompagnés d’une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation. Le relevé et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans un registre. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données sur demande.

4 La limitation visée au paragraphe 3 continue de s’appliquer tant que les raisons la justifiant persistent. Lorsque les raisons des limitations ne s’appliquent plus, l’Agence informe la personne concernée des principales raisons qui motivent l’application d’une limitation. Dans le même temps, elle informe la personne concernée de son droit de déposer une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne. L’Agence examine l’application de la limitation tous les six mois à compter de son adoption et à la clôture de l’enquête ou de la procédure en question. Par la suite, le responsable du traitement vérifie la nécessité de maintenir la limitation tous les six mois.

1 Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions visées dans la présente décision, le droit d’accès peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation des dysfonctionnements; d) les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les audits internes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple). Dans les cas où les personnes concernées demandent à accéder à leurs données à caractère personnel traitées dans le cadre d’un ou de plusieurs cas spécifiques ou d’une opération de traitement particulière, conformément à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, l’Agence limite son examen de la demande à ces seules données à caractère personnel.

2 Lorsque l’Agence limite, en tout ou en partie, le droit d’accès visé à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, elle prend les mesures suivantes: a) elle informe la personne concernée, dans sa réponse à la demande, de la limitation appliquée et des principales raisons qui la motivent, ainsi que de la possibilité de saisir le Contrôleur européen de la protection des données ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne; b) elle consigne dans une note d’évaluation interne les motifs de la limitation, accompagnés d’une évaluation de la nécessité de la limitation, de sa proportionnalité et de sa durée. La communication des informations visées au point a) peut être différée, omise ou refusée si elle prive d’effet la limitation conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement (UE) 2018/1725. L’Agence examine l’application de la limitation tous les six mois à compter de son adoption et à la clôture de l’enquête en question. Par la suite, le responsable du traitement vérifie la nécessité de maintenir la limitation tous les six mois.

3 Le relevé et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans un registre. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données sur demande.

1 Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions visées dans la présente décision, le droit de rectification, d’effacement et de limitation peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation des dysfonctionnements; d) les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les audits internes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple); i) la sauvegarde des enregistrements hors ligne, qui sont séquentiels et ne sont traités qu’en cas de reprise après sinistre ou de récupération de données partielles.

2 Dans le cas où l’Agence limite, en tout ou en partie, l’application du droit de rectification, du droit à l’effacement ou du droit à la limitation du traitement, visés aux articles 18, 19, paragraphe 1, et 20, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, elle prend les mesures visées à l’article 6, paragraphe 2, de la présente décision, et consigne le dossier conformément à l’article 6, paragraphe 3, des présentes. Nonobstant les étapes ci-dessus, chaque limitation fait l’objet d’un réexamen conformément aux conditions établies à l’article 3, paragraphe 4, de la présente décision.

1 Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées dans la présente décision, le droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation des dysfonctionnements; d) le traitement de plaintes internes et externes; e) les audits internes; f) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; g) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple).

2 Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions visées dans la présente décision, le droit à la confidentialité des communications électroniques peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation des dysfonctionnements; d) les procédures formelles en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple).

3 Lorsque l’Agence limite la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou la confidentialité des communications électroniques visées aux articles 35 et 36 du règlement (UE) 2018/1725, elle consigne et enregistre les motifs de la limitation conformément à l’article 5, paragraphe 3, de la présente décision. L’article 5, paragraphe 4, de la présente décision s’applique. Nonobstant les étapes ci-dessus, chaque limitation fait l’objet d’un réexamen conformément aux conditions établies à l’article 3, paragraphe 4, de la présente décision.

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.