Beschluss des Europäischen Investitionsfonds vom 4. Juni 2020 über interne Bestimmungen zur Einschränkung bestimmter Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Tätigkeiten des Europäischen Investitionsfonds

In diesem Beschluss werden Vorschriften in Bezug auf die Bedingungen festgelegt, unter denen der EIF die Anwendung der Artikel 14 bis 20, 35 und 36 sowie des Artikels 4 auf Grundlage von Artikel 25 der Verordnung beschränken darf.

1 Gemäß Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung kann der EIF im Einzelfall die Anwendung der Artikel 14 bis 20, 35 und 36 sowie des Artikels 4, insofern dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 20 vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, zu folgenden Zwecken beschränken: a) Verwaltungsuntersuchungen auf der Grundlage des Verhaltenskodexes für das Personal der EIB-Gruppe und anderer anwendbarer Verhaltenskodexe, b) Untersuchungen gemäß Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung im Zusammenhang mit Angelegenheiten und Vorkommnissen, die in direktem Zusammenhang mit den Aufgaben des DSB stehen, c) Disziplinarverfahren auf der Grundlage von Abschnitt 6 der Personalordnung des EIF, Titel IV der Leitlinien zur Würde am Arbeitsplatz („Dignity at Work Policy“), des Verhaltenskodexes für das Personal der EIB-Gruppe und anderer anwendbarer Verhaltenskodexe des EIF, d) Sicherstellung, dass die Beschäftigten des EIF Tatsachen vertraulich melden können, die ihrer Ansicht nach auf schwerwiegende Unregelmäßigkeiten hindeuten, wie in der Whistleblowing-Politik der EIB-Gruppe geregelt, e) Sicherstellung, dass die Beschäftigten des EIF Tatsachen vertraulich melden können, die ihrer Ansicht nach auf rechtswidrige Verhaltensweisen und Handlungen wie Betrug und Korruption hindeuten, die zum Nachteil der Interessen der Europäischen Union sind, oder dass sie Verhaltensweisen und Handlungen im Zusammenhang mit der Ausübung beruflicher Pflichten vertraulich melden können, die eine schwerwiegende Verletzung ihrer Pflichten darstellen könnten, wie in der Whistleblowing-Politik der EIB-Gruppe, der Betrugsbekämpfungspolitik des EIF und der einschlägigen Verhaltenskodexe des EIF geregelt, f) Untersuchungen zu rechtswidrigen Verhaltensweisen und Handlungen gemäß der Betrugsbekämpfungspolitik des EIF, g) interne Prüfungen in Bezug auf alle Aktivitäten und Abteilungen des EIF, h) Bereitstellung oder Inanspruchnahme von Unterstützung im Zuge der Zusammenarbeit mit anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union im Rahmen der oben genannten Tätigkeiten gemäß den entsprechenden Dienstleistungsvereinbarungen, Absichtserklärungen und Kooperationsvereinbarungen, i) Bereitstellung oder Inanspruchnahme von Unterstützung im Zuge der Zusammenarbeit mit Behörden der EU-Mitgliedstaaten auf deren Ersuchen oder auf eigene Initiative, j) Bereitstellung oder Inanspruchnahme von Unterstützung im Zuge der Zusammenarbeit mit nationalen Behörden von Drittländern und internationalen Organisationen auf deren Ersuchen oder auf eigene Initiative,

2 Zu den Datenkategorien gehören Daten zur Identifizierung einer natürlichen Person, Kontaktdaten, berufliche Zuständigkeiten und Aufgaben, Angaben zu Verhalten und Leistungen auf privater und beruflicher Ebene, Daten über die Beteiligung an Fällen sowie Finanzdaten.

3 Die Anwendung der oben genannten Beschränkungen berührt nicht die etwaige Anwendung der Bestimmungen von Artikel 16 Absatz 5 und Artikel 17 Absatz 4 der Verordnung betreffend die Informationspflicht, wenn die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden, bzw. das Auskunftsrecht der betroffenen Person.

4 Jede Beschränkung muss den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten achten und in einer demokratischen Gesellschaft eine notwendige und verhältnismäßige Maßnahme darstellen, wie aus der Verordnung, den entsprechenden Rechtsakten oder internen Leitlinien des EIF oder der EIB-Gruppe hervorgeht.

5 Jede Beschränkung muss auf einer ausdrücklichen Befugnis in einer geltenden internen Leitlinie oder einem Verfahren des EIF beruhen und die Rechte der betroffenen Person(en) so wenig wie möglich beeinträchtigen, was vom DSB zu bestätigen ist.

6 Vor der Anwendung von Beschränkungen ist eine auf den Einzelfall bezogene und für den DSB zufriedenstellende Prüfung auf Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit durchzuführen. Beschränkungen sind auf das zur Erreichung der festgelegten Ziele unbedingt erforderliche Maß zu begrenzen. Beschränkungen dürfen nur für den Zeitraum festgelegt werden, in dem der für die Beschränkung verantwortliche Grund gemäß Absatz 1 dies erfordert; dies ist auf für den DSB zufriedenstellende Weise nachzuweisen.

7 Wenn IG/IN die Unterrichtung der für eine Untersuchung relevanten betroffenen Person (betroffene Person, Zeuge oder Informant) ganz oder teilweise beschränkt, hält es die Gründe für die Beschränkung in einem Verzeichnis fest, einschließlich einer Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung. In diesem Verzeichnis ist anzugeben, inwieweit die Unterrichtung dem Zweck der Untersuchungstätigkeit oder von Beschränkungen gemäß Artikel 2 Absatz 1 Buchstaben f, g und h des vorliegenden Beschlusses zuwiderlaufen oder die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen beeinträchtigen würde. Das Verzeichnis und etwaige Dokumente, die die zugrunde liegenden Fakten und rechtlichen Aspekte enthalten, werden in einem Register erfasst. Sie sind dem Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.

8 Der EIF führt für Zwecke der Rechenschaftspflicht ein Verzeichnis, in dem beschrieben wird, welche Gründe für die angewandten Beschränkungen vorliegen, welche der in Absatz 1 genannten Gründe gelten und was die Prüfung auf Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit ergab. Diese Aufzeichnungen sind Teil eines Ad-hoc-Registers, das dem EDSB auf Anfrage zur Verfügung gestellt wird.

9 Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Aufgaben des EIF mit anderen Organisationen ausgetauscht werden, konsultiert der EIF diese Organisationen hinsichtlich etwaiger einschlägiger Gründe für die Anwendung von Beschränkungen und hinsichtlich der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit dieser Beschränkungen und wird von ihnen konsultiert, sofern dies nicht die Tätigkeiten des EIF gefährdet.

Auf die Abschätzung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten möglicherweise Beschränkungen unterliegen, sowie auf die Aufbewahrungsfrist wird im Verzeichnis der entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 31 der Verordnung und gegebenenfalls in den einschlägigen Datenschutz-Folgenabschätzungen gemäß Artikel 39 der Verordnung verwiesen.

Der EIF richtet Garantien gegen Missbrauch oder unrechtmäßigen Zugang oder unrechtmäßige Übermittlung personenbezogener Daten ein, die möglicherweise Beschränkungen unterliegen. Diese Garantien umfassen technische und organisatorische Maßnahmen und werden in den internen Beschlüssen, Verfahren und Durchführungsbestimmungen des EIF gegebenenfalls näher erläutert. Die Garantien müssen Folgendes umfassen: 1. eine dem angestrebten Zweck entsprechende Definition der Rollen, Zuständigkeiten und Verfahrensschritte, 2. gegebenenfalls ein sicheres elektronisches Umfeld, das einen unrechtmäßigen oder unbeabsichtigten Zugang oder eine unrechtmäßige oder unbeabsichtigte Übermittlung elektronischer Daten an Unbefugte verhindert, 3. gegebenenfalls sichere Aufbewahrung und Bearbeitung von Dokumenten in Papierform, 4. ordnungsgemäße Überwachung der Beschränkungen und regelmäßige Überprüfung mindestens alle sechs Monate durch den DSB. Darüber hinaus wird eine Überprüfung vorgenommen, wenn sich wesentliche Elemente des betreffenden Falles ändern. Die Beschränkungen werden aufgehoben, sobald die Umstände, die sie rechtfertigen, nicht mehr gelten.

1 Der DBS wird unverzüglich informiert, wenn die Rechte einer betroffenen Person gemäß diesem Beschluss beschränkt werden, und erhält vollen und uneingeschränkten Zugang zu allen Aufzeichnungen und Dokumenten, die zugrunde liegende sachliche oder rechtliche Elemente enthalten, die für die beschlossene Beschränkung und die Überwachung ihrer Aufrechterhaltung relevant sind.

2 Der DSB kann eine Überprüfung der Anwendung der Beschränkung anfordern.

3 Wendet der DSB im Laufe seiner eigenen Ermittlungen Beschränkungen an, setzt er den für die Verarbeitung Verantwortlichen unverzüglich davon in Kenntnis.

4 Die Einbeziehung des DSB in das Beschränkungsverfahren, einschließlich des Informationsaustauschs, wird in angemessener Form dokumentiert und in die entsprechenden Aufzeichnungen und Register aufgenommen.

5 Im Zusammenhang mit Untersuchungen über rechtswidrige Verhaltensweisen und Handlungen konsultiert die Abteilung Betrugsbekämpfung der EIB den DSB, bevor sie bestimmte Gründe für in Artikel 25 der Verordnung genannte Beschränkungen für Datenverarbeitungsvorgänge geltend macht, die sie im Rahmen ihrer Aufgaben gemäß der Betrugsbekämpfungspolitik des EIF, der Charta der Abteilung Betrugsbekämpfung und den Untersuchungsverfahren vornimmt.

1 Der EIF nimmt in die auf seiner Website veröffentlichten Datenschutzhinweise allgemeine Informationen für die betroffenen Personen in Bezug auf die möglichen Beschränkungen der in Artikel 2 Absatz 1 beschriebenen Rechte aller betroffenen Personen auf. Die Informationen erstrecken sich auf die Rechte, die eingeschränkt werden können.

2 Der EIF informiert die betroffenen Personen unverzüglich und in Schriftform einzeln über gegenwärtige oder künftige Beschränkungen ihrer Rechte, wie in den Artikeln 7, 8 und 9 näher erläutert.

1 Beschränkt der EIF im Rahmen der im vorliegenden Beschluss genannten Tätigkeiten die in den Artikeln 14 bis 16 und 35 der Verordnung genannten Rechte von betroffenen Personen ganz oder teilweise, werden die betroffenen Personen über die wesentlichen Gründe für die Anwendung dieser Beschränkung sowie über ihr Recht informiert, Beschwerde beim EDSB oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen. Diese Beschränkung erfolgt nach den in diesem Beschluss festgelegten Bestimmungen und dem dort beschriebenen Verfahren.

2 Der EIF kann die Unterrichtung über die in Absatz 1 genannten Gründe für die Beschränkung zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, insoweit und solange sie den Zweck der Beschränkung gefährden würde. Diese Abschätzung erfolgt auf Einzelfallbasis. Eine solche Zurückstellung oder Ablehnung ist in für den DSB zufriedenstellender Weise hinreichend zu begründen und wird in die einschlägigen Aufzeichnungen und Register aufgenommen. Zur Klarstellung: Betroffene Personen werden über ihr Recht belehrt, beim EDSB Beschwerde und beim Gerichtshof der Europäischen Union einen Rechtsbehelf gegen die Entscheidung einzulegen, die Übermittlung der in Absatz 1 genannten Informationen zurückzustellen oder abzulehnen.

1 Beschränkt der EIF im Rahmen der in diesem Beschluss genannten Tätigkeiten gemäß den Artikeln 17 bis 20 der Verordnung das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ganz oder teilweise, so unterrichtet er die betroffene Person in seiner Antwort auf deren Anfrage über die wesentlichen Gründe für die Anwendung dieser Beschränkung sowie über die Möglichkeit, Beschwerde beim EDSB oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.

2 Wird das Auskunftsrecht ganz oder teilweise beschränkt, teilt der EIF bei der Prüfung der Anfrage der betroffenen Person gemäß Artikel 25 Absatz 7 der Verordnung nur mit, ob die Daten ordnungsgemäß verarbeitet wurden und, falls dies nicht der Fall ist, ob notwendige Korrekturen vorgenommen wurden.

3 Der EIF kann die Unterrichtung über die in den Absätzen 1 und 2 genannten Gründe für die Beschränkung zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, insoweit und solange sie den Zweck der Beschränkung gefährden würde. Diese Abschätzung erfolgt auf Einzelfallbasis und nach den in diesem Beschluss festgelegten Bestimmungen und dem dort beschriebenen Verfahren.

1 Unter außergewöhnlichen Umständen und gemäß den Bestimmungen und der Begründung der Richtlinie 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates kann der EIF das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation in Einklang mit Artikel 36 der Verordnung beschränken. In diesem Fall erläutert der EIF die Umstände, Gründe, entsprechenden Risiken und damit zusammenhängenden Garantien in Form von spezifischen internen Vorschriften.

2 Beschränkt der EIF das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation, unterrichtet er die betroffene Person in seiner Antwort auf deren Anfrage über die wesentlichen Gründe für die Anwendung dieser Beschränkung sowie über die Möglichkeit, Beschwerde beim EDSB oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.

3 Der EIF kann die in den Absätzen 1 und 2 genannte Unterrichtung über die Gründe für die Beschränkung zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn sie die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde. Diese Abschätzung erfolgt auf Einzelfallbasis.

Dieser Beschluss und etwaige Änderungen dazu werden vom Verwaltungsrat des EIF genehmigt und treten am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.