Decisión 2019/15 del Consejo de Administración de la Agencia Europea de Seguridad y Salud en el Trabajo de 11 de diciembre de 2019 relativa las normas internas sobre limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la EU-OSHA

1 La presente Decisión establece las normas relativas a las condiciones en las que la Agencia, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2 del presente artículo, puede limitar la aplicación de los derechos previstos en los artículos 14 a 21, 35 y 36, y también del artículo 4 del Reglamento (UE) 2018/1725, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725.

2 En el marco del funcionamiento administrativo de la Agencia, esta decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por la Agencia a efectos de llevar a cabo investigaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitaciones de casos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitaciones de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones realizadas por el DPD en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725, investigaciones sobre la seguridad (informática, TI) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE) y la ejecución de demandas civiles, así como en la tramitación de solicitudes de acceso al propio expediente médico.

3 Las categorías de datos tratados son los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

4 Cuando la Agencia ejerza sus funciones con respecto a los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

5 Con arreglo a las condiciones previstas en la presente Decisión, las limitaciones pueden aplicarse a los siguientes derechos: la comunicación de información a los interesados, el derecho de acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado y la confidencialidad de las comunicaciones.

1 Las salvaguardas adoptadas para evitar las violaciones de la seguridad de los datos, las filtraciones o las revelaciones no autorizadas son las siguientes: a) los documentos en papel deberán conservarse en armarios protegidos a los que únicamente pueda tener acceso el personal autorizado; b) todos los datos en formato electrónico deberán almacenarse en una aplicación informática segura que respete las normas de seguridad de la Agencia y en carpetas electrónicas específicas a las que únicamente pueda acceder el personal autorizado. Deberán concederse de manera individualizada los niveles de acceso adecuados; c) la base de datos estará protegida con contraseña en virtud de un sistema de autenticación única y conectada automáticamente al identificador y la contraseña del usuario. Queda estrictamente prohibida la sustitución de los usuarios. Los registros electrónicos se conservarán de manera segura para garantizar la confidencialidad y la privacidad de los datos que contengan; d) el médico del prestador de servicios externo que conserve los expedientes médicos estará vinculado por cláusulas contractuales específicas de confidencialidad y tratamiento de datos personales; e) todas las personas que dispongan de acceso a los datos quedarán sujetas a una obligación de confidencialidad.

2 El responsable de las operaciones de tratamiento será la Agencia, representada por su director ejecutivo, quien podrá delegar la función de responsable del tratamiento de datos. Se informará a los interesados de la identidad del responsable del tratamiento delegado por medio de declaraciones sobre privacidad y protección de datos o de registros publicados en el sitio web o la intranet de la Agencia.

3 El período de conservación de los datos personales al que hace referencia el artículo 1, apartado 3, no superará el necesario ni el adecuado para los fines que justifiquen el tratamiento de los datos. En ningún caso deberá superar el período de conservación especificado en las declaraciones sobre privacidad y protección de datos o los registros a los que se hace referencia en el artículo 5, apartado 1.

4 Cuando la Oficina estudie aplicar una limitación, deberá sopesarse el riesgo para los derechos y las libertades del interesado, en particular, con el riesgo para los derechos y las libertades de otros interesados y el riesgo de dejar sin efecto las investigaciones o los procedimientos emprendidos por la Agencia, por ejemplo, por la destrucción de pruebas. Los riesgos para los derechos y las libertades del interesado consisten principalmente, aunque no de manera exclusiva, en riesgos para la reputación y riesgos para el derecho a la defensa y a ser oído.

1 La Agencia solo adoptará limitaciones para salvaguardar: a) la seguridad nacional, el orden público y la defensa de los Estados miembros; b) la prevención, investigación, detección y enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas a la seguridad pública y su prevención; c) otros objetivos importantes de interés público general de la Unión Europea o de un Estado miembro, en particular, los objetivos de la política exterior y de seguridad común de la Unión Europea o un interés económico o financiero importante de la Unión Europea o de un Estado miembro, inclusive en los ámbitos fiscal, presupuestario y monetario, la sanidad pública y la seguridad social; d) la seguridad interna de las instituciones y organismos de la Unión, incluida la de sus redes de comunicación electrónica; e) la prevención, la investigación, la detección y el enjuiciamiento de infracciones de normas deontológicas en las profesiones reguladas; f) una función de supervisión, inspección o reglamentación vinculada, incluso ocasionalmente, al ejercicio de la autoridad pública en los casos enunciados en las letras a) a c); g) la protección del interesado o de los derechos y libertades de otros; h) la ejecución de demandas civiles.

2 Como aplicación concreta de los fines descritos en el anterior apartado 1, la Agencia puede aplicar limitaciones en relación con los datos personales intercambiados con los servicios de la Comisión u otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, autoridades competentes de los Estados miembros o de terceros países u organizaciones internacionales, respectivamente en las siguientes circunstancias: a) cuando el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones pueda ser limitado por los servicios de la Comisión o por otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, sobre la base de otros actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento o con los actos fundacionales de otras instituciones, órganos y organismos de la Unión; b) cuando el ejercicio de tales derechos y el cumplimiento de tales obligaciones pueda verse limitado por las autoridades competentes de los Estados miembros sobre la base de los actos a los que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo , o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3; del artículo 15, apartado 3; o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo ; c) cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda comprometer la cooperación de la Agencia con terceros países u organizaciones internacionales en el desempeño de sus funciones. Antes de aplicar las limitaciones en las circunstancias mencionadas en el apartado 1, letras a) y b), la Agencia consultará a los servicios pertinentes de la Comisión, a las instituciones, organismos, agencias y oficinas pertinentes de la Unión o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que para la Agencia resulte evidente que la aplicación de una limitación está prevista en uno de los actos a que se hace referencia en los apartados correspondientes a dichas letra s).

3 Toda limitación deberá ser necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados y el respeto del contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática.

4 Si se estudia aplicar una limitación, deberá llevarse a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas en cada caso.

5 Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hubieran justificado. En particular, se levantarán cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no anula el efecto de la limitación impuesta ni afecta negativamente a los derechos o las libertades de los demás interesados.

1 La Agencia informará a su delegado de protección de datos (en lo sucesivo, «DPD»), sin dilaciones indebidas, de toda situación en la que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o prorrogue la limitación de conformidad con la presente Decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al DPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al DPD.

2 El DPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. Este notificará por escrito al DPD el resultado de la revisión solicitada.

3 El responsable del tratamiento notificará al DPD el levantamiento de las limitaciones.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones dispuestas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la información en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el DPD en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) gestionadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). En las declaraciones sobre privacidad y protección de datos o los registros, en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web y en la intranet de la Agencia, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de un procedimiento dado, la AESPJ incluirá información sobre la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, las razones de la limitación y la posible duración de la misma.

2 Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3, cuando resulte proporcionado, la Agencia también notificará de manera individualizada a todos los interesados que se consideren afectados por la operación de tratamiento concreta, cuáles son sus derechos con respecto a las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito.

3 Cuando la Agencia limite, total o parcialmente, la comunicación de información a los interesados a que se refiere el apartado 2, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al artículo 3 de la presente Decisión, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación. La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes serán registrados. Estos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

4 La limitación a que se refiere el apartado 3 seguirá en vigor mientras los motivos que la justifiquen sigan siendo aplicables. Cuando los motivos que justifiquen la limitación dejen de ser aplicables, la Agencia informará al interesado de los principales motivos en que se haya basado la aplicación de la limitación. Al mismo tiempo, la Agencia informará al interesado del derecho a presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. La Agencia revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la indagación, el procedimiento o la investigación pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de acceso, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el DPD en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) gestionadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). i) Tramitación de solicitudes de acceso al propio expediente médico. Cuando los interesados soliciten el acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o de una determinada operación de tratamiento, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la Agencia deberá circunscribir su evaluación de la solicitud a dichos datos personales únicamente.

2 Cuando la Agencia limite, en todo o en parte, el derecho de acceso al que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá adoptar las siguientes medidas: a) informará al interesado, en su respuesta a la solicitud, de la limitación y de los principales motivos de la misma, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea; b) documentará en una nota interna de evaluación los motivos de la limitación, incluida una evaluación de la necesidad, la proporcionalidad y la duración de la limitación. Las limitaciones impuestas en materia de acceso al propio expediente médico solo se aplicarán a solicitudes de acceso directo en relación con datos médicos personales de índole psicológica o psiquiátrica cuando el acceso a dichos datos pueda representar un riesgo para la salud del interesado. Esta limitación será proporcional a lo estrictamente necesario para proteger al interesado. El acceso a dicha información se facilitará a través de un médico intermediario a elección del interesado. Dicho médico deberá tener acceso a toda la información y la facultad discrecional para decidir cómo y qué acceso debe proporcionarse al interesado. La comunicación de la información mencionada en la letra a) podrá aplazarse, omitirse o denegarse en caso de que pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725. La Agencia revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación pertinente. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

3 La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes serán registrados. Estos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de rectificación, supresión y limitación, cuando resulte necesario y oportuno, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el DPD en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) gestionadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

2 Cuando la Agencia limite, total o parcialmente, la aplicación del derecho a la rectificación, supresión o limitación del tratamiento a que se refieren el artículo 18; el artículo 19, apartado 1; y el artículo 20, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, adoptará las medidas contempladas en el artículo 6, apartado 2, de la presente Decisión y las consignará de conformidad con lo dispuesto en su artículo 6, apartado 3.

1 En casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el DPD en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) gestionadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

2 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos formales en casos de acoso; e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; f) las investigaciones sobre la seguridad (informática) gestionadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

3 Cuando la Agencia limite la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o de la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas a que se refieren los artículos 35 y 36 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá anotar y registrar los motivos de la limitación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5, apartado 3, de la presente Decisión. Será de aplicación el artículo 5, apartado 4, de la presente Decisión.

La presente Decisión entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.