Décision du Médiateur Européen du 9 novembre 2020 portant règles internes relatives à la limitation de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel

1 La présente décision établit les règles relatives aux conditions dans lesquelles le Médiateur européen peut limiter l’application des articles 4, 14 à 22, 35 et 36, conformément à l’article 25 du règlement.

2 Le bureau du Médiateur européen, en tant que responsable du traitement, est représenté par le Médiateur européen.

1 Le Médiateur européen peut limiter l’application des articles 14 à 22, 35 et 36, ainsi que de l’article 4, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 20: a) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points b), c), f), g) et h), du règlement, lorsqu’il mène des enquêtes administratives, des procédures prédisciplinaires et disciplinaires ou des procédures de suspension en vertu de l’article 86 et de l’annexe IX du statut et de la décision du Médiateur européen du 4 novembre 2004 concernant la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires, et lorsqu’il notifie les cas à l’OLAF; b) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il fait en sorte que les membres du personnel du Médiateur européen puissent, à titre confidentiel, communiquer des faits lorsqu’ils estiment qu’il existe de graves irrégularités, comme prévu dans la décision du Médiateur européen du 20 février 2015 portant règles internes relatives au lancement d’alertes; c) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il veille à ce que les membres du personnel du Médiateur européen puissent informer des correspondants éthiques et/ou le comité de conciliation dans le cadre d’une procédure relative au harcèlement, telle que définie dans sa décision portant sur la politique du Médiateur européen pour la prévention du harcèlement et la protection contre le harcèlement au sein du bureau du Médiateur; d) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il mène des audits internes portant sur les activités ou les départements du Médiateur européen; e) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), d), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec d’autres institutions, organes et organismes de l’Union dans le cadre des activités visées aux points a) à d) du présent paragraphe et conformément aux dispositions des accords de niveau de service, des protocoles d’accord et des accords de coopération; f) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec les autorités nationales de pays tiers et les organisations internationales, à la demande de celles-ci ou à de sa propre initiative; g) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance et la coopération mutuelles avec les pouvoirs publics des États membres de l’Union, à la demande de ceux-ci ou de sa propre initiative; h) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point e), du règlement, lorsqu’il traite les données à caractère personnel contenues dans les documents obtenus par les parties ou les parties intervenantes dans le cadre des procédures devant la Cour de justice de l’Union européenne; i) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il mène des enquêtes sur des cas présumés de mauvaise administration dans les activités des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne, conformément à l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne et au statut et aux dispositions d’exécution du Médiateur.

2 Toute limitation doit respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux et constituer une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique.

3 Une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est effectuée au cas par cas avant l’application des limitations. Les limitations se réduisent à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre leur objectif.

4 À des fins de responsabilité, le Médiateur européen dépose un dossier décrivant les raisons des limitations appliquées, les motifs parmi ceux énumérés au paragraphe 1 qui s’appliquent et le résultat de l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité. Ces dossiers font partie d’un registre, qui est mis à la disposition du CEPD sur demande. Le Médiateur européen prépare des rapports périodiques sur l’application de l’article 25 du règlement.

5 Lorsqu’il traite des données à caractère personnel reçues d’autres organisations dans le cadre de ses missions, le Médiateur européen consulte lesdites organisations sur les motifs potentiels de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité des limitations concernées, à moins que cela ne compromette les activités du Médiateur européen.

1 Les évaluations des risques pour les droits et libertés des personnes concernées de l’imposition des limitations et les informations relatives à la durée d’application de ces limitations sont enregistrées dans le registre des activités de traitement tenu par le Médiateur européen en vertu de l’article 31 du règlement. Elles sont également enregistrées dans les analyses d’impact relatives à la protection des données concernant ces limitations effectuées en vertu de l’article 39 du règlement.

2 Lorsque le Médiateur européen évalue la nécessité et la proportionnalité d’une limitation, il tient compte des risques potentiels pour les droits et libertés de la personne concernée.

1 Le Médiateur européen met en œuvre des garanties afin de prévenir les abus et l’accès ou le transfert illicites des données à caractère personnel pour lesquelles des limitations s’appliquent ou pourraient s’appliquer. Ces garanties comprennent des mesures techniques et organisationnelles et sont détaillées, le cas échéant, dans les décisions, procédures et dispositions d’application du Médiateur européen. Les garanties comprennent: a) une définition claire des rôles, des responsabilités et des étapes de la procédure; b) le cas échéant, un environnement électronique sécurisé qui empêche l’accès ou le transfert illicites ou accidentels de données électroniques à des personnes non autorisées; c) le cas échéant, la conservation et le traitement sécurisés des documents papier; d) un suivi approprié des limitations et un réexamen périodique de leur application. Les réexamens visés au point d) sont effectués au moins tous les six mois.

2 Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient cessent d’exister.

3 Les données à caractère personnel sont conservées conformément aux règles de conservation en vigueur du Médiateur européen, à définir dans les registres concernant la protection des données tenus en vertu de l’article 31 du règlement. À la fin de la durée de conservation, les données à caractère personnel sont supprimées, rendues anonymes ou renvoyées dans des archives conformément à l’article 13 du règlement.

1 Le DPD du Médiateur européen est informé dans les meilleurs délais dès que les droits des personnes concernées sont limités conformément à la présente décision. Il ou elle a accès aux dossiers correspondants et à tout document concernant le contexte factuel ou juridique.

2 Le DPD du Médiateur européen peut demander un examen de l’application d’une limitation. Le Médiateur européen informe son délégué par écrit du résultat de l’examen.

3 Le Médiateur européen documente la participation du DPD à l’application des limitations, y compris la nature des informations qui sont échangées avec lui.

1 Le Médiateur européen inclut, dans les avis de protection des données publiés sur son site web, une section fournissant des informations générales aux personnes concernées sur les limitations potentielles des droits des personnes concernées, conformément à l’article 2, paragraphe 1. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs pour lesquels des limitations peuvent s’appliquer, ainsi que leur durée potentielle.

2 Le Médiateur européen informe les personnes concernées individuellement de toute limitation en cours ou future de leurs droits, par écrit et dans les meilleurs délais. Le Médiateur européen informe la personne concernée des principales raisons qui motivent l’application de la limitation, de son droit de consulter le DPD en vue de contester la limitation et de son droit de saisir le CEPD.

3 Le Médiateur européen peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs d’une limitation et le droit de saisir le CEPD dès lors que cela priverait d’effet la limitation. L’évaluation visant à déterminer si cela est justifié se fait au cas par cas. Dès lors que cela ne prive plus d’effet la limitation, le Médiateur européen communique les informations à la personne concernée.

1 Lorsque le Médiateur européen a l’obligation de communiquer une violation de données en vertu de l’article 35, paragraphe 1, du règlement, il peut, dans des cas exceptionnels, limiter cette communication en tout ou en partie. Il documente dans une note les raisons de la limitation, son motif juridique en vertu de l’article 2 et une évaluation de sa nécessité et de sa proportionnalité. La note est communiquée au CEPD au moment de la notification de la violation de données à caractère personnel.

2 Lorsque les raisons de la limitation ne s’appliquent plus, le Médiateur européen informe la personne concernée de la violation de données à caractère personnel et des principales raisons de la limitation, ainsi que de son droit de saisir le CEPD.

1 Dans des circonstances exceptionnelles, le Médiateur européen peut limiter le droit à la confidentialité des communications électroniques en vertu de l’article 36 du règlement. Ces limitations sont conformes à la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil .

2 Lorsque le Médiateur européen restreint le droit à la confidentialité des communications électroniques, il informe la personne concernée, dans sa réponse à une demande de la personne concernée, des principales raisons qui motivent l’application de la limitation et de son droit de saisir le CEPD.

3 Le Médiateur européen peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs de la limitation et le droit de saisir le CEPD dès lors que cela priverait d’effet la limitation. L’évaluation visant à déterminer si cela est justifié se fait au cas par cas. Dès lors que cela ne prive plus d’effet la limitation, le Médiateur européen communique les informations à la personne concernée.

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.