Decisión GB(D)06-2021 relativa a las normas internas sobre las limitaciones de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la Empresa Común para la Investigación sobre ATM en el Cielo Único Europeo 3 [2022/737]

1 La presente Decisión establece las normas relativas a las condiciones en virtud de las cuales la Empresa Común SESAR 3, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2, podrá limitar el ejercicio de los derechos consagrados en los artículos 14 a 21, 35 y 36, así como la aplicación del artículo 4 del mismo, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725.

2 En el marco del funcionamiento administrativo de la Empresa Común SESAR 3, esta decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la oficina del programa a los efectos de llevar a cabo investigaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitaciones de casos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitaciones de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, el CERT-UE).

3 Las categorías de datos de que se trata son los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y del tráfico electrónicos; así como los datos relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos.

4 Cuando la Empresa Común SESAR 3 ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

El responsable del tratamiento en las operaciones de tratamiento será la Empresa Común SESAR 3, representada por su director ejecutivo.

1 Para prevenir el uso indebido de los datos personales, el acceso ilícito a estos o su transferencia ilícita, la Empresa Común SESAR 3 aplicará las salvaguardias siguientes: a) los documentos en papel se conservarán en armarios protegidos a los que únicamente pueda acceder el personal autorizado; b) todos los datos en formato electrónico se almacenarán en una aplicación informática segura que respete las normas de seguridad de la Empresa Común SESAR 3 y en carpetas electrónicas específicas a las que únicamente pueda acceder el personal autorizado. Se concederán de manera individualizada los niveles de acceso adecuados; c) la base de datos estará protegida por contraseña en virtud de un sistema de autenticación única y conectada automáticamente al identificador y la contraseña del usuario, e incorporará técnicas de «seudonimización» o «cifrado» cuando resulten pertinentes. Queda estrictamente prohibida la sustitución de los usuarios. Los registros electrónicos se almacenarán de forma segura para salvaguardar la confidencialidad y la privacidad de los datos que contengan; d) todas las personas que dispongan de acceso a los datos quedarán sujetas a una obligación de confidencialidad.

2 Con arreglo a lo dispuesto en el artículo 6, apartado 3, las salvaguardias a que hace referencia el apartado 1 deberían ser objeto de revisión periódica.

3 El período de conservación de los datos personales al que se refiere el artículo 1, apartado 3, se indicará en los correspondientes avisos de protección de datos, declaraciones de confidencialidad o registros mencionados en el artículo 7, apartado 1. El período de conservación no superará en ningún caso el necesario ni el adecuado para los fines que justifiquen el tratamiento de los datos.

1 La Empresa Común SESAR 3 solo adoptará limitaciones para salvaguardar: a) la seguridad nacional, el orden público o la defensa de los Estados miembros; b) la prevención, investigación, detección y enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas a la seguridad pública y su prevención; c) otros objetivos importantes de interés público general de la Unión o de un Estado miembro, en particular los objetivos de la política exterior y de seguridad común de la Unión o un interés económico o financiero importante de la Unión o de un Estado miembro, inclusive en los ámbitos fiscal, presupuestario y monetario, la sanidad pública y la seguridad social; d) la seguridad interna de las instituciones y los organismos de la Unión, incluida la de sus redes de comunicación electrónica; e) la prevención, la investigación, la detección y la persecución de infracciones de normas deontológicas de las profesiones reguladas; f) una función de supervisión, inspección o reglamentación vinculada, incluso ocasionalmente, con el ejercicio de la autoridad pública en los casos enunciados en las letras a) a c); g) la protección del interesado o de los derechos y las libertades de terceros; h) la ejecución de demandas civiles.

2 Como aplicación concreta de los fines descritos en el apartado 1, la Empresa Común SESAR 3 podrá aplicar limitaciones en las siguientes circunstancias: a) en relación con los datos personales intercambiados con servicios de la Comisión u otras instituciones, órganos y organismos de la Unión: i) cuando dicho servicio de la Comisión o institución, órgano u organismo de la Unión esté facultado para limitar el ejercicio de los citados derechos sobre la base de otros actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento o con los actos fundacionales de otras instituciones, órganos, agencias y organismos de la Unión, ii) cuando la finalidad de dicha limitación por parte de ese servicio de la Comisión, institución, órgano u organismo de la Unión se vería comprometida si la Empresa Común SESAR 3 no aplicara una limitación equivalente respecto de los mismos datos personales; b) en relación con los datos personales intercambiados con autoridades competentes de los Estados miembros: i) cuando dichas autoridades competentes de los Estados miembros estén facultadas para limitar el ejercicio de los citados derechos sobre la base de los actos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo , o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3, del artículo 15, apartado 3, o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo , ii) cuando la finalidad de dicha limitación impuesta por dicha autoridad competente se pudiera ver comprometida en caso de que la Empresa Común SESAR 3 no aplicara una limitación equivalente en relación con los datos personales en cuestión; c) en relación con los datos personales intercambiados con terceros países u organizaciones internacionales, cuando haya pruebas claras de que el ejercicio de esos derechos y obligaciones puede comprometer la cooperación de la Empresa Común SESAR 3 con terceros países u organizaciones internacionales en el ejercicio de sus funciones. Antes de aplicar las limitaciones en las circunstancias mencionadas en el párrafo primero, letras a) y b), la Empresa Común SESAR 3 consultará a los servicios pertinentes de la Comisión, a las instituciones, órganos y organismos pertinentes de la Unión, o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que para la Empresa Común SESAR 3 resulte evidente que la aplicación de una limitación esté prevista en uno de los actos a que se hace referencia en dichas letra s).

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar los siguientes derechos, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las operaciones de tratamiento previstas en el artículo 1, apartado 2, y en el siguiente apartado 2: a) el derecho a la información; b) el derecho de acceso; c) el derecho de rectificación, supresión y limitación del tratamiento de datos; d) el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado; e) el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas.

2 En los casos debidamente justificados y a fin de salvaguardar los fines citados en el artículo 4, apartado 1, el responsable del tratamiento podrá aplicar limitaciones en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento a que hace referencia el artículo 1, apartado 2: a) la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos formales e informales en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) gestionadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE); i) en el marco de un procedimiento de gestión de subvenciones o de contratación pública, después de la fecha límite para la presentación de solicitudes en las convocatorias de propuestas u ofertas en las licitaciones.

3 En el contexto de los procedimientos por casos de acoso, los derechos mencionados en el apartado 1 podrán limitarse en las mismas condiciones, con la salvedad del derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado a que hace referencia el apartado 1, letra d).

4 En el contexto de un procedimiento de licitación o de gestión de subvenciones, los derechos mencionados en el apartado 1 podrán limitarse en las mismas condiciones, con la salvedad del derecho de rectificación, supresión y limitación del tratamiento de datos a que hace referencia el apartado 1, letra c).

5 En casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de rectificación, supresión y limitación del tratamiento de datos, con las salvedades previstas en los apartados 3 y 4.

6 Cuando la Empresa Común SESAR 3 limite, en todo o en parte, la aplicación de los derechos a que se refieren los apartados 1, 3, 4 y 5, adoptará las medidas contempladas en los artículos 6 y 7 de la presente Decisión.

7 Cuando los interesados soliciten acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o a una operación de tratamiento determinada, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la Empresa Común SESAR 3 circunscribirá su evaluación de la solicitud únicamente a dichos datos personales.

1 Toda limitación adoptada en virtud del artículo 4 será necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados y el respeto del contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática.

2 Si se estudia aplicar una limitación, se llevará a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. La prueba también se llevará a cabo en el contexto de la revisión periódica, una vez se haya evaluado si continúan siendo aplicables los fundamentos de hecho y de derecho en los que se basa la limitación. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas en cada caso.

3 Las limitaciones tendrán carácter temporal. Seguirán aplicándose mientras persistan los motivos que las justifiquen. En particular, cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no anula el efecto de la limitación impuesta ni afecta negativamente a los derechos o las libertades de los demás interesados. La Empresa Común SESAR 3 revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación o del procedimiento pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento supervisará cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

4 Cuando la Empresa Común SESAR 3 aplique, total o parcialmente, las limitaciones a que se refiere el artículo 4 de la presente Decisión, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al apartado 1 anterior, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación. La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes serán registrados. Estos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

1 En los avisos de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros, en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web o en la intranet de la Empresa Común SESAR 3, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de determinado procedimiento, la Empresa Común SESAR 3 incluirá información sobre la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, las razones de la limitación y la posible duración de la misma. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 6, apartado 4, cuando resulte proporcionado, la Empresa Común SESAR 3 también notificará de manera individualizada a todos los titulares de datos que se consideren interesados en la operación de tratamiento concreta cuáles son sus derechos con respecto a las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito.

2 Cuando la Empresa Común SESAR 3 limite, en todo o en parte, los derechos previstos en el artículo 5, informará al interesado sobre la limitación y sobre los principales motivos de la misma, así como sobre la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. La comunicación de la información mencionada en el apartado 2 anterior podrá aplazarse, omitirse o denegarse cuando pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

1 La Empresa Común SESAR 3 informará a su delegado de protección de datos (en lo sucesivo, «DPD»), sin dilaciones indebidas, de toda situación en que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o prorrogue la limitación de conformidad con la presente Decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al DPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al DPD.

2 El DPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. Este notificará por escrito al DPD el resultado de la revisión solicitada.

3 El DPD participará a lo largo de todo el procedimiento. El responsable del tratamiento notificará al DPD el levantamiento de las limitaciones.

La presente Decisión entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.