Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Annahme von Durchführungsbestimmungen

Im Sinne dieser Durchführungsbestimmungen gilt Folgendes: a) „Organ“ bezieht sich auf ein Organ, eine Einrichtung oder sonstige Stelle der Europäischen Union; b) „Statut“ bezieht sich auf die Verordnung des Europäischen Parlaments zur Festlegung der Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten ; c) „Bürgerbeauftragte“ ist die vom Europäischen Parlament gemäß Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union gewählte Person; d) das „Sekretariat“ umfasst die Beamten und sonstigen Bediensteten, die den Bürgerbeauftragten unterstützen; e) ein „Dokument“ bezeichnet jeglichen Inhalt, unabhängig von der Form des Datenträgers (auf Papier oder in elektronischer Form, Ton-, Bild- oder audiovisuelles Material).

1 Der Bürgerbeauftragte nimmt schriftlich eingereichte Beschwerden entgegen. Der Bürgerbeauftragte ergreift angemessene Maßnahmen, um Menschen mit Behinderungen bei der Wahrnehmung ihres Rechts, eine Beschwerde einzureichen, zu unterstützen.

2 Ein Beschwerdeführer kennzeichnet alle Informationen in der Beschwerde, die er für vertraulich erachtet. Die Kennzeichnung solcher Informationen als vertraulich durch einen Beschwerdeführer hindert den Bürgerbeauftragten im Rahmen der Durchführung einer Untersuchung nicht daran, die Informationen dem betreffenden Organ mitzuteilen. Der Bürgerbeauftragte unterrichtet das Organ darüber, welche Informationen der Beschwerdeführer als vertraulich betrachtet.

3 In entsprechenden Fällen kann der Bürgerbeauftragte mit der Zustimmung des Beschwerdeführers eine Beschwerde an eine andere zuständige Behörde weiterleiten.

1 Der Bürgerbeauftragte bearbeitet Beschwerden in jeder Amts- und Arbeitssprache der Organe der Europäischen Union . Der Bürgerbeauftragte kommuniziert mit dem Beschwerdeführer in der Sprache, in der die Beschwerde eingereicht wurde, es sei denn, der Beschwerdeführer erklärt sich damit einverstanden, Mitteilungen in einer anderen Amts- und Arbeitssprache der Organe der Europäischen Union zu erhalten.

2 Der Bürgerbeauftragte entscheidet, ob eine Beschwerde gemäß Artikel 2 Absatz 4 des Statuts zulässig ist. Das Sekretariat kann den Beschwerdeführer auffordern, weitere Informationen oder Dokumente beizubringen, um dem Bürgerbeauftragten eine Entscheidung zu ermöglichen.

3 Ist eine Beschwerde unzulässig, so teilt der Bürgerbeauftragte dies dem Beschwerdeführer mit und schließt die Beschwerdeakte.

4 Entscheidet der Bürgerbeauftragte, dass Gründe für die Untersuchung einer zulässigen Beschwerde vorliegen, leitet er eine Untersuchung ein. Ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass keine Gründe für die Durchführung einer Untersuchung vorliegen, einschließlich in dem Fall, wenn eine Beschwerde offensichtlich unbegründet ist, so teilt er dies dem Beschwerdeführer mit und schließt die Beschwerdeakte.

5 Gegebenenfalls kann der Bürgerbeauftragte das betreffende Organ über unzulässige Beschwerden oder Beschwerden informieren, bei denen der Bürgerbeauftragte feststellt, dass keine Gründe für die Einleitung einer Untersuchung vorliegen.

6 Gemäß Artikel 2 des Statuts kann der Bürgerbeauftragte, wenn er dies für angemessen hält, Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass eine Beschwerde vorrangig behandelt wird, wobei die besondere Art einer Beschwerde berücksichtigt wird, einschließlich in Bereichen wie der Meldung von Missständen und Mobbing.

7 Der Bürgerbeauftragte behandelt missbräuchliche Mitteilungen und Beschwerden, die zu einem Verfahrensmissbrauch führen, gemäß den zu diesem Zweck angenommenen Leitlinien. Diese Leitlinien werden auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht.

1 Wenn der Bürgerbeauftragte Gründe für die Einleitung einer Untersuchung ermittelt, bestimmt er die vom Beschwerdeführer vorgebrachten Behauptungen, die Gegenstand der Untersuchung bilden.

2 Der Bürgerbeauftragte kann das betreffende Organ ersuchen, zu diesen Behauptungen Stellung zu nehmen. Zudem kann der Bürgerbeauftragte das betreffende Organ ersuchen, in seiner Antwort seine Ansicht zu bestimmten Aspekten der Behauptungen und zu konkreten Fragen, die sich aus oder in Zusammenhang mit der Beschwerde ergeben, darzulegen.

3 Auf Ersuchen des Bürgerbeauftragten stellen die Organe dem Bürgerbeauftragten Informationen, einschließlich Dokumente, für die Zwecke einer Untersuchung gemäß Artikel 5 des Statuts zur Verfügung. Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten kann die Informationen prüfen und Dokumente entweder in den Räumlichkeiten des betreffenden Organs oder auf elektronischem Wege einsehen. EU-Verschlusssachen werden in den Räumlichkeiten des betreffenden Organs zur Verfügung gestellt, sofern mit dem Bürgerbeauftragten nichts anderes vereinbart wurde.

4 Die Stellungnahme des Organs zu den in den Absätzen 2 und 3 genannten Sachverhalten ist innerhalb der von dem Bürgerbeauftragten festgelegten Frist vorzulegen, die in der Regel nicht mehr als drei Monate umfasst. Die genaue Frist für die Übermittlung einer Antwort sollte unter Berücksichtigung der Komplexität und Dringlichkeit der Untersuchung angemessen sein. Wenn nach Auffassung des Bürgerbeauftragten eine Untersuchung von öffentlichem Interesse ist, sollte die Frist für die Antwort so kurz wie angemessenerweise möglich sein. Wenn das betreffende Organ nicht in der Lage ist, innerhalb der festgelegten Frist eine Antwort zu übermitteln, sollte es einen begründeten Antrag auf Verlängerung stellen.

5 Der Bürgerbeauftragte kann das betreffende Organ ersuchen, eine Sitzung mit dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten abzuhalten, um Fragen zu klären, die Gegenstand der Untersuchung sind.

6 Der Bürgerbeauftragte kann Beamte oder sonstige Bedienstete eines Organs gemäß Artikel 7 des Statuts anhören.

7 Der Bürgerbeauftragte kann gemäß den im Statut festgelegten Bestimmungen im Rahmen der Durchführung einer Untersuchung einen Mitgliedstaat über die Ständige Vertretung ersuchen, Informationen oder Dokumente in Zusammenhang mit einem mutmaßlichen Verwaltungsmissstand eines Organs vorzulegen.

8 Wenn ein Organ oder ein Mitgliedstaat dem Bürgerbeauftragten Informationen oder Dokumente gemäß den Absätzen 2, 3, 5 oder 7 vorlegt, sind EU-Verschlusssachen oder andere Informationen, die als vertraulich betrachtet werden, eindeutig zu kennzeichnen. Der Bürgerbeauftragte legt solche Informationen ohne die vorherige schriftliche Zustimmung des betreffenden Organs oder der zuständigen Behörde des Mitgliedstaats weder dem Beschwerdeführer noch der Öffentlichkeit offen. Der Bürgerbeauftragte behandelt EU-Verschlusssachen gemäß den im Statut und im Beschluss des Bürgerbeauftragten über die Sicherheitsvorschriften und -verfahren für den Zugang zu EU-Verschlusssachen festgelegten Regeln.

9 Auf Ersuchen des Bürgerbeauftragten übermitteln die Organe ihre Antworten in der Sprache der Beschwerde. Erforderlichenfalls kann der Bürgerbeauftragte die Organe ersuchen, Kopien der maßgeblichen Dokumente in der Sprache der Beschwerde vorzulegen. Bei einem solchen Ersuchen handelt der Bürgerbeauftragte unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit bezüglich der Bedürfnisse des Beschwerdeführers und angemessen mit Blick auf die Ressourcen der Organe.

10 Der Bürgerbeauftragte behält die von einem Organ oder einem Mitgliedstaat im Zuge einer Untersuchung erhaltenen Dokumente oder Informationen, die dieses Organ bzw. dieser Mitgliedstaat für vertraulich erklärt haben, einschließlich EU-Verschlusssachen, nur für den Zeitraum der Untersuchung und bis zum Ablauf der Frist für die Bearbeitung etwaiger Anträge auf Überprüfung gemäß Artikel 9 Absatz 3 in seinem Besitz. Diese Unterlagen oder Informationen werden vernichtet, nachdem die Untersuchung abgeschlossen und die Frist für die Bearbeitung eines Antrags auf Überprüfung abgelaufen ist. Der Bürgerbeauftragte kann ein Organ oder einen Mitgliedstaat ersuchen, solche Dokumente oder Informationen für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren aufzubewahren, nachdem diese darüber benachrichtigt wurden, dass der Bürgerbeauftragte die Dokumente oder Informationen nicht mehr aufbewahrt.

11 Falls ein Organ oder ein Mitgliedstaat dem Bürgerbeauftragten nicht die in den Absätzen 2, 3, 5 und 7 beschriebene Unterstützung leistet, erinnert der Bürgerbeauftragte das betreffende Organ oder den Mitgliedstaat daran, weshalb die Unterstützung erforderlich ist. Wenn nach einer Erörterung mit dem betreffenden Organ oder Mitgliedstaat der Sachverhalt nicht zur Zufriedenheit des Bürgerbeauftragten geklärt werden kann, informiert der Bürgerbeauftragte das Europäische Parlament, das geeignete Maßnahmen ergreift.

12 Der Bürgerbeauftragte kann im Rahmen der Durchführung einer Untersuchung den Beschwerdeführer oder einen Dritten ersuchen, Informationen oder Dokumente einzureichen bzw. Informationen oder Dokumente zu erläutern, die bereits vorgelegt wurden. Gegebenenfalls kann der Bürgerbeauftragte unbeschadet des Artikels 5 Absatz 8 des Statuts die Stellungnahme des Beschwerdeführers zum Standpunkt des Organs einholen. Der Bürgerbeauftragte kann zudem darum ersuchen, eine Sitzung mit dem Beschwerdeführer abzuhalten, um Fragen zu klären, die Gegenstand der Untersuchung bilden. Der Bürgerbeauftragte kann eine Untersuchung abschließen, wenn es der Beschwerdeführer versäumt, erbetene Informationen, die zum Abschluss der Untersuchung erforderlich sind, vorzulegen.

13 Der Bürgerbeauftragte kann Studien oder Sachverständigengutachten in Auftrag geben, die für die Ausübung des Mandats des Bürgerbeauftragten als relevant erachtet werden, einschließlich in den in Artikel 2 Absatz 6 des Statuts genannten Fällen.

1 Wenn einer Beschwerde nach Auffassung des Bürgerbeauftragten abgeholfen werden kann, bemüht er sich mit dem betreffenden Organ um eine Lösung, um den fraglichen Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beseitigen.

2 Das betreffende Organ übermittelt innerhalb einer festgelegten Frist, die in der Regel höchstens drei Monate umfasst, eine Stellungnahme zum Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten. Die genaue Frist für die Übermittlung einer Antwort sollte unter Berücksichtigung der Komplexität und Dringlichkeit der Untersuchung angemessen sein. Wenn nach Auffassung des Bürgerbeauftragten eine Untersuchung von öffentlichem Interesse ist, sollte die Frist für die Antwort so kurz wie angemessenerweise möglich sein. Wenn das betreffende Organ nicht in der Lage ist, innerhalb der festgelegten Frist eine Antwort zu übermitteln, sollte es einen begründeten Antrag auf Verlängerung stellen.

3 Der Bürgerbeauftragte setzt den Beschwerdeführer nach Eingang der Antwort des betreffenden Organs über den Lösungsvorschlag und die Antwort des Organs auf den Vorschlag in Kenntnis. Der Beschwerdeführer kann innerhalb eines Monats Kommentare an den Bürgerbeauftragten übermitteln.

1 Der Bürgerbeauftragte kann im Laufe einer Untersuchung Verbesserungsvorschläge unterbreiten.

2 Wenn der Bürgerbeauftragte keinen Verwaltungsmissstand ermittelt oder feststellt, eine Lösung gefunden wurde oder keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind, schließt er die Untersuchung mit einer Entscheidung, in der die Feststellungen dargelegt werden, ab. In der Entscheidung zum Abschluss der Untersuchung kann der Bürgerbeauftragte Verbesserungen in Bezug auf die im Laufe der Untersuchung festgestellten Probleme vorschlagen. Der Bürgerbeauftragte übermittelt die Entscheidung dem Beschwerdeführer und dem betreffenden Organ.

3 Wenn der Bürgerbeauftragte einen Verwaltungsmissstand feststellt, unterbreitet er dem betreffenden Organ (eine) geeignete Empfehlung/Empfehlungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 des Statuts und ersucht das betreffende Organ, innerhalb von drei Monaten eine Stellungnahme zu der Empfehlung/den Empfehlungen vorzulegen. In der Stellungnahme ist anzugeben, ob und wie das Organ die Empfehlung/Empfehlungen umsetzt oder plant, diese umzusetzen. Der Bürgerbeauftragte leitet die Stellungnahme an den Beschwerdeführer weiter, der innerhalb eines Monats Kommentare übermitteln kann.

4 Nach einer Analyse der Stellungnahme des betreffenden Organs und etwaiger vom Beschwerdeführer nach Absatz 3 übermittelter Kommentare kann der Bürgerbeauftragte die Untersuchung mit seinen Feststellungen abschließen. Wenn der Bürgerbeauftragte die Untersuchung mit der Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit abschließt, kann der Bürgerbeauftragte alle zuvor ausgesprochenen Empfehlungen wiederholen.

5 Wenn dem Bürgerbeauftragten bekannt wird, dass der Sachverhalt der Untersuchung Gegenstand eines gerichtlichen Verfahrens geworden ist, schließt er die Untersuchung ab und informiert den Beschwerdeführer und das Organ entsprechend.

1 Der Bürgerbeauftragte erstattet dem Europäischen Parlament regelmäßig Bericht über die Untersuchungen des Bürgerbeauftragten, unter anderem in Form eines Jahresberichts, der eine Bewertung der Einhaltung der von dem Bürgerbeauftragten abgegebenen Empfehlungen, Lösungsvorschläge und Verbesserungsvorschläge enthält. Der Bericht enthält gegebenenfalls auch die Ergebnisse der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten in Bezug auf Mobbing, Meldung von Missständen und Interessenkonflikte innerhalb der Organe.

2 Der Bürgerbeauftragte kann dem Europäischen Parlament einen Sonderbericht vorlegen, nachdem er das betreffende Organ darüber informiert hat, dass ein solcher Bericht erstellt wird. Sonderberichte können alle Untersuchungen umfassen, bei denen der Bürgerbeauftragte Missstände in der Verwaltungstätigkeit feststellt und die nach Ansicht des Bürgerbeauftragten von besonderem öffentlichen Interesse sind.

1 Im Einklang mit den in Artikel 1 Absatz 3 und Artikel 3 Absatz 3 des Statuts festgelegten Aufgaben des Bürgerbeauftragten führt der Bürgerbeauftragte Untersuchungen aus eigener Initiative durch, die er für gerechtfertigt hält.

2 Der Bürgerbeauftragte kann sich außerhalb des Bereichs der Untersuchungen schriftlich an die Organe wenden, um das Bewusstsein zu schärfen, Beobachtungen mitzuteilen oder Informationen über die Verwaltungspraxis zu sammeln. Innerhalb der Grenzen von Artikel 1 Absatz 3 des Statuts und in Übereinstimmung mit Artikel 3 Absatz 3 des Statuts kann der Bürgerbeauftragte beschließen, nach solchen Kontakten mit den Organen Untersuchungen aus eigener Initiative durchzuführen.

3 Die Verfahren, die für die aufgrund einer Beschwerde eingeleiteten Untersuchungen gelten, finden auf Initiativuntersuchungen nach den Absätzen 1 und 2 Anwendung, soweit sie für diese Untersuchungen relevant sind.

1 Der Bürgerbeauftragte hält den Beschwerdeführer über die Fortschritte der Beschwerde auf dem Laufenden.

2 In jeder Phase der Untersuchung kann der Beschwerdeführer Stellungnahmen abgeben oder zusätzliche Informationen vorlegen, die zum Zeitpunkt der Einreichung der Beschwerde noch nicht bekannt waren und die in den Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten fallen.

3 Ein Beschwerdeführer hat das Recht, eine Überprüfung einer gemäß Artikel 3 Absätze 3 und 4 getroffenen Entscheidung und einer Feststellung in einer Entscheidung zum Abschluss einer Untersuchung mit Ausnahme der Feststellung eines Verwaltungsmissstands zu beantragen. Die detaillierten Bestimmungen, wie der Bürgerbeauftragte mit Anträgen auf Überprüfung umgeht, werden in einem Beschluss des Bürgerbeauftragten dargelegt und auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht.

4 Bei der Stellung eines Antrags auf Überprüfung gemäß Absatz 3 hat der Beschwerdeführer das Recht, Einsicht in die Beschwerdeakte des Bürgerbeauftragten zu verlangen. Die Weitergabe der in der Akte enthaltenen Informationen an den Beschwerdeführer erfolgt nach den im Statut, insbesondere in Artikel 5 Absatz 8 festgelegten Regeln.

5 Um die berechtigten Interessen des Beschwerdeführers oder eines Dritten zu schützen, kann der Bürgerbeauftragte Informationen in einer Beschwerde oder in anderen Dokumenten als vertraulich kennzeichnen und das Organ entsprechend informieren. Unter außergewöhnlichen Umständen, z. B. bei Beschwerden, die die Meldung von Missständen betreffen, kann der Bürgerbeauftragte beschließen, dem betreffenden Organ die Identität des Beschwerdeführers nicht offenzulegen.

6 Der Beschwerdeführer kann seine Beschwerde in jeder Phase einer Untersuchung zurückziehen. Dies hindert den Bürgerbeauftragten nicht daran, eine Untersuchung aus eigener Initiative zum Gegenstand der Beschwerde einzuleiten.

Der Bürgerbeauftragte stellt sicher, dass die Organe über die Untersuchungen des Bürgerbeauftragten und deren Ergebnisse auf dem Laufenden gehalten werden und die Möglichkeit erhalten, Stellungnahmen und Beweise vorzulegen, wie dies in diesem Beschluss und im Statut vorgesehen ist.

Der Bürgerbeauftragte kann Teile des Verfahrens der Beschwerdebearbeitung an das Sekretariat übertragen. Das Sekretariat unterrichtet den Beschwerdeführer über sein Recht, den Bürgerbeauftragten zu ersuchen, eine von dem Bürgerbeauftragten oder seinem Sekretariat getroffene Entscheidung im Einklang mit dem Beschluss des Bürgerbeauftragten über Anträge auf Überprüfung zu überprüfen.

1 Der Bürgerbeauftragte kann im Einklang mit dem Statut mit den Bürgerbeauftragten und vergleichbaren Einrichtungen in den Mitgliedstaaten zusammenarbeiten, einschließlich des Europäischen Verbindungsnetzes der Bürgerbeauftragten.

2 Die Mitglieder des Europäischen Verbindungsnetzes der Bürgerbeauftragten können bei dem Bürgerbeauftragten Anfragen zu Fragen im Zusammenhang mit der Europäischen Union stellen. Wenn der Bürgerbeauftragte dies für angemessen hält, kann der Bürgerbeauftragte das zuständige Organ um eine Antwort auf die Anfrage ersuchen.

Der Bürgerbeauftragte kann nicht als Verschlusssache eingestufte und nicht vertrauliche Informationen über die Fortschritte einer Untersuchung veröffentlichen. Insbesondere bei Untersuchungen von öffentlichem Interesse kann der Bürgerbeauftragte unter den in Artikel 5 Absatz 8 des Statuts festgelegten Bedingungen einen öffentlichen Austausch mit den Organen oder Mitgliedstaaten führen.

1 Der Bürgerbeauftragte hebt die am 20. Juli 2016 erlassenen Durchführungsbestimmungen auf.

2 Dieser Beschluss tritt am 10. Oktober 2023 in Kraft. Er gilt für alle zu diesem Zeitpunkt laufenden Untersuchungen, alle an diesem Datum eingeleiteten Untersuchungen sowie alle Beschwerden, zu denen der Bürgerbeauftragte zu diesem Zeitpunkt noch nicht Stellung genommen hat.

3 Der Bürgerbeauftragte veröffentlicht diesen Beschluss im Amtsblatt der Europäischen Union und auf der Website der Bürgerbeauftragten.