Decisión del Banco Europeo de inversiones, de 9 de octubre de 2023, por la que se establece el reglamento interno relativo al tratamiento de datos personales por la Dirección de Recursos Humanos del Banco Europeo de Inversiones en lo que respecta a la comunicación de información a los interesados y la restricción de algunos de sus derechos [2023/2717]

1 La presente Decisión establece las normas que deberá cumplir el responsable del tratamiento de datos, según se define en el artículo 2, apartado 1, para informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos de conformidad con los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento (UE) 2018/1725. Establece asimismo las condiciones en las que el responsable del tratamiento de datos pertinente podrá restringir la aplicación de los artículos 14 a 21 y 35, así como el artículo 4 del Reglamento, de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h) de dicho Reglamento.

2 La presente Decisión se aplica al tratamiento de datos personales por la Dirección de Recursos Humanos al objeto de o en relación con las actividades realizadas para desempeñar las funciones mencionadas en los artículos 40 y 41 de los Reglamentos del Personal I y II del BEI, así como en la Política en materia de dignidad en el trabajo del BEI y en las posteriores modificaciones de los mismos.

3 En el marco de su mandato, la Dirección de Recursos Humanos trata varias categorías de datos personales, en particular, datos de identificación, datos de contacto, datos profesionales y datos relacionados con los asuntos.

1 El responsable del tratamiento de datos es la Directora General de Recursos Humanos.

2 Los datos personales se almacenan en un entorno electrónico y físico seguro que impide el acceso o la transferencia ilícita de datos a personas que no deban conocerlos.

3 Los datos personales tratados se conservan durante al menos seis meses a partir del punto de partida definido en el calendario de conservación. En el calendario de conservación de la Dirección de Recursos Humanos puede hallarse más información sobre la duración exacta de los períodos de conservación para cada procedimiento.

1 Cuando la Dirección de Recursos Humanos ejerza sus funciones con respecto a los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, considerará si debe aplicarse alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

2 Con arreglo a los artículos 4 a 7 de la presente Decisión, la Dirección de Recursos Humanos podrá limitar la aplicación de los artículos 14 a 21 y 35 del Reglamento (UE) 2018/1725, así como de su artículo 4 en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones contemplados en los artículos 14 a 22 de dicho Reglamento, cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pudiera comprometer el objetivo de los procedimientos previstos en los artículos 40 y 41 de los Reglamentos del Personal I y II del BEI, así como de la Política en materia de dignidad en el trabajo del BEI o pudiera afectar negativamente a los derechos y libertades de otros titulares de datos.

3 Con arreglo a los artículos 4 a 7 de la presente Decisión, la Dirección de Recursos Humanos podrá limitar los derechos y obligaciones a que se refiere el apartado 2 del presente artículo en lo que respecta a los datos personales obtenidos de otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión Europea, de autoridades competentes de los Estados miembros o de organizaciones internacionales, en las circunstancias siguientes: a) cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda ser restringido por otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión Europea sobre la base de otros actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento; b) cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda ser restringido por las autoridades competentes de los Estados miembros sobre la base de los actos jurídicos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo , o con arreglo a las medidas nacionales de transposición de los artículos 13, apartado 3; 15, apartado 3; o 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo ; c) cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda comprometer la cooperación de la Dirección de Recursos Humanos con terceros países y organizaciones internacionales en el desempeño de sus funciones. Antes de aplicar las restricciones en las circunstancias mencionadas en las letras a) y b) del párrafo primero, la Dirección de Recursos Humanos consultará a las instituciones, organismos, oficinas, agencias de la Unión Europea pertinentes o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que esté claro para la Dirección de Recursos Humanos que la aplicación de la restricción está prevista en uno de los actos a que se hace referencia en dichas letras. La letra c) del párrafo primero no se aplicará cuando sobre el interés de la Unión Europea en cooperar con terceros países u organizaciones internacionales prevalezca el interés o los derechos y libertades fundamentales de los interesados.

4 Los apartados 1, 2 y 3 se entenderán sin perjuicio de la aplicación de otras decisiones del BEI por las que se establecen normas internas relativas a la comunicación de información a interesados y la restricción de ciertos derechos al amparo del artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725.

1 La Dirección de Recursos Humanos publicará en la intranet del BEI anuncios de protección de datos en los que se informará a todos los titulares de los datos acerca de las actividades de tratamiento de sus datos personales, incluido un aviso general de protección de datos sobre las posibles restricciones de sus derechos. En la información se especificará qué derechos podrán limitarse, los motivos para la aplicación de dichas restricciones y su posible duración.

2 La Dirección de Recursos Humanos informará individualmente a los interesados que sean partes en un procedimiento, personas afectadas por un procedimiento o testigos, mediante un aviso específico de protección de datos, que incluirá información relativa a los derechos que podrían ser restringidos, los motivos de dichas restricciones y la posible duración de las mismas.

3 Cuando la Dirección de Recursos Humanos restrinja, total o parcialmente, la comunicación de información a los titulares de los datos a que se refiere el apartado 2, hará constar los motivos de la restricción, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la restricción. Esta evaluación también documentará los riesgos para el procedimiento correspondiente y para los derechos y libertades de los interesados. En particular, la anotación deberá indicar cómo la comunicación de información anularía el efecto de la restricción o restricciones aplicadas de conformidad con el artículo 3, apartados 2 y 3, o cómo podría afectar negativamente a los derechos y libertades de otros titulares de datos. La anotación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), previa solicitud.

4 La restricción a que se refiere el apartado 3 seguirá siendo de aplicación mientras los motivos que la justifican sigan siendo aplicables. Cuando los motivos de la restricción dejen de ser aplicables, la Dirección de Recursos Humanos comunicará la información de que se trate y los motivos de la restricción al titular de los datos. Al mismo tiempo, la Dirección de Recursos Humanos informará al titular de los datos de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. La Dirección de Recursos Humanos revisará la aplicación de la restricción al menos cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre del procedimiento en cuestión. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier restricción.

1 Cuando la Dirección de Recursos Humanos restrinja, en su totalidad o en parte, el derecho de acceso a que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá adoptar las medidas siguientes: a) informará al interesado, en su respuesta a la solicitud de acceso, de la restricción aplicada, de los principales motivos de esta, de la duración de la restricción, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea; b) consignará los motivos de la restricción, incluida una evaluación de la necesidad y proporcionalidad de la restricción; a tal efecto, la anotación deberá indicar cómo la comunicación de información y el ejercicio del derecho comprometería el objetivo del procedimiento correspondiente o anularía el efecto de las restricciones aplicadas de conformidad con el artículo 3, apartados 2 y 3, o cómo podría afectar negativamente a los derechos y libertades de otros titulares de datos. La comunicación de la información mencionada en la letra a) podrá aplazarse, omitirse o denegarse con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

2 La anotación a que se refiere el apartado 2, párrafo primero, letra b) y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud. Será de aplicación el artículo 25, apartado 7, del Reglamento (UE) 2018/1725.

3 La restricción a que se refiere el apartado 1 seguirá siendo de aplicación mientras los motivos que la justifican sigan siendo aplicables. Cuando los motivos de la restricción dejen de ser aplicables, la Dirección de Recursos Humanos comunicará la información de que se trate y los motivos de la restricción al titular de los datos. Al mismo tiempo, la Dirección de Recursos Humanos informará al titular de los datos de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. La Dirección de Recursos Humanos revisará la aplicación de la restricción al menos cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre del procedimiento en cuestión. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier restricción.

Cuando la Dirección de Recursos Humanos restrinja, total o parcialmente, la aplicación del derecho a la rectificación, el derecho a la supresión o el derecho a la limitación del tratamiento a que se refieren los artículos 18; 19, apartado 1, y 20, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, adoptará las medidas contempladas en el artículo 5, apartados 2 y 3, de la presente Decisión.

Cuando la Dirección de Recursos Humanos limite la comunicación de una violación de datos personales al interesado a que se refiere el artículo 35 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá anotar y registrar los motivos de la restricción de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4, apartado 3, de la presente Decisión. Será de aplicación el artículo 4, apartado 4, de la presente Decisión.

La Dirección de Recursos Humanos informará, sin dilaciones injustificadas, al RPD antes de restringir el ejercicio de los derechos de los interesados de conformidad con la presente Decisión. El RPD revisará el expediente y la evaluación de la necesidad y proporcionalidad de la restricción. La revisión del RPD estará documentada. El RPD podrá solicitar por escrito a la Dirección de Recursos Humanos una revisión de la aplicación de las restricciones. La Dirección de Recursos Humanos informará por escrito al RPD sobre el resultado de la revisión solicitada.

La presente Decisión, aprobada por el Consejo de Administración del BEI el 9 de octubre de 2023, sustituye a la decisión del BEI por la que se establecen normas internas relativas al tratamiento de datos personales por la Dirección de Recursos Humanos del Banco Europeo de Inversiones en relación con la comunicación de información a los interesados y la restricción de algunos de sus derechos que fue aprobada por el Consejo de Administración del BEI el 26 de febrero de 2019. La presente decisión entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.