Delegierter Beschluss Nr. 17-2023 des Verwaltungsausschusses des Europäischen Rechnungshofs vom 1. März 2023 über die Durchführungsbestimmungen für die Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ beim Europäischen Rechnungshof

1 In diesem Beschluss werden die Modalitäten für die Bearbeitung von als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften EU-Verschlusssachen (EU-VS) im Einklang mit dem Beschluss Nr. 41-2021 festgelegt.

2 Dieser Beschluss findet auf alle Dienststellen und Räumlichkeiten des Rechnungshofs Anwendung. Er gilt auch für seine Kammern und Ausschüsse, die für die Zwecke dieses Beschlusses unter den Begriff „Dienststellen“ fallen.

1 Zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ darf Zugang gewährt werden, wenn a) festgestellt wurde, dass die betreffende Person Zugang zu bestimmten als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Verschlusssachen haben muss, um eine berufliche Funktion oder Aufgabe für den Rechnungshof wahrzunehmen, b) die Person über die Vorschriften und die einschlägigen Sicherheitsnormen und -richtlinien für den Schutz von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ belehrt wurde, und c) die Person ihre Verantwortung für den Schutz der betreffenden Verschlusssachen anerkannt hat.

2 Praktikanten des Rechnungshofs werden keine Aufgaben zugewiesen, für die sie Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ benötigen.

3 Bei anderen Personalkategorien wird der Zugang nach Maßgabe der im Anhang beigefügten Tabelle verweigert oder gestattet.

Der Herausgeber im Sinne des Artikels 2 des Beschlusses Nr. 41-2021 ist das Organ, die Einrichtung oder die Agentur der Europäischen Union, der Mitgliedstaat, der Drittstaat oder die internationale Organisation, unter dessen/deren Verantwortung Verschlusssachen erstellt und/oder in die Strukturen der EU eingebracht wurden; er muss aber nicht zwangsläufig mit dem Verfasser von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ identisch sein.

1 Bedienstete, die ein Dokument auf der Grundlage von Verschlusssachen im Sinne des Artikels 1, sei es im Zusammenhang mit Artikel 3 Absatz 6 des Beschlusses Nr. 41-2021 oder nicht, abfassen, prüfen stets, ob ihr Dokument als Verschlusssache eingestuft werden muss. Die Einstufung eines Dokuments als EU-VS umfasst eine Bewertung und eine Entscheidung des Herausgebers darüber, ob die Weitergabe des Dokuments an Unbefugte den Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten schaden würde. Wenn die Verfasser eines Dokuments sich nicht im Klaren sind, ob ihr Dokument möglicherweise als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ einzustufen ist, sollten sie mit dem zuständigen Leitenden Manager oder Direktor Rücksprache halten.

2 Ein Dokument wird mindestens als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuft, wenn seine unbefugte Weitergabe beispielsweise Folgendes bewirken könnte: a) die Belastung diplomatischer Beziehungen; b) erhebliche Unannehmlichkeiten für Einzelpersonen; c) die Erschwerung der Wahrung der Einsatzfähigkeit oder der Sicherheit von Einsatzpersonal der Mitgliedstaaten oder anderer Partner; d) den Bruch von Verpflichtungen zur Wahrung der Vertraulichkeit von Informationen, die von dritter Seite erteilt wurden; e) die Beeinträchtigung der Ermittlungstätigkeit oder Erleichterung von Straftaten; f) die Benachteiligung der Union oder ihrer Mitgliedstaaten bei Verhandlungen mit Dritten über handelspolitische oder allgemein politische Fragen; g) die Behinderung der wirksamen Ausarbeitung oder Durchführung von EU-Politik; h) die Gefährdung einer sachgerechten Verwaltung der Union und ihrer Aufgaben generell oder i) die Aufdeckung von Verschlusssachen mit höheren Geheimhaltungsgraden.

3 Herausgeber können beschließen, dass bestimmten Kategorien von Verschlusssachen, die sie regelmäßig erstellen, ein Standard-Geheimhaltungsgrad zugewiesen wird. Sie stellen jedoch sicher, dass den Verschlusssachen der jeweils angemessene Geheimhaltungsgrad zugewiesen wird.

1 Verschlusssachen werden eingestuft, sobald sie erstellt werden. Persönliche Notizen, vorläufige Entwürfe oder Nachrichten, die Informationen enthalten, die als Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuft werden müssen, werden von Beginn an als solche gekennzeichnet und gemäß diesem Beschluss erstellt und bearbeitet.

2 Wenn der Geheimhaltungsgrad „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ für das endgültige Dokument nicht mehr erforderlich ist, wird er aufgehoben.

Um die Kontrolle durch den Herausgeber im Sinne des Artikels 13 zu ermöglichen, führen die Herausgeber von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ nach Möglichkeit Aufzeichnungen über als Verschlusssache eingestuftes Quellenmaterial von Verschlusssachen; diese Aufzeichnungen enthalten nähere Angaben zu Quellenmaterial, das ursprünglich von EU-Mitgliedstaaten, internationalen Organisationen oder Drittstaaten stammte. Falls erforderlich, werden zusammengefasste Verschlusssachen so gekennzeichnet, dass der Herausgeber des als Verschlusssache eingestuften Quellenmaterials weiterhin erkennbar ist.

1 Nach Artikel 3 Absatz 1 des Beschlusses Nr. 41-2021 entspricht der Geheimhaltungsgrad des Gesamtdokuments mindestens dem Geheimhaltungsgrad seines am höchsten eingestuften Teils. Werden Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, so wird das endgültige Gesamtdokument durchgesehen, um seinen grundsätzlichen Geheimhaltungsgrad zu bestimmen, da es einen höheren Geheimhaltungsgrad als für die einzelnen Bestandteile nötig erfordern kann.

2 Dokumente, die als Verschlusssache eingestufte Teile wie auch nicht als Verschlusssache eingestufte Teile enthalten, werden so untergliedert und gekennzeichnet, dass Teile mit verschiedenen Geheimhaltungsgraden beziehungsweise Vertraulichkeitsstufen leicht zu erkennen sind und gegebenenfalls voneinander getrennt werden können. So kann jeder Teil auf geeignete Weise bearbeitet werden, wenn er von den anderen abgetrennt wird.

1 Informationen, die einer Einstufung als Verschlusssache bedürfen, werden ungeachtet ihrer materiellen Form als Verschlusssache gekennzeichnet und gehandhabt. Die Empfänger werden eindeutig auf den Geheimhaltungsgrad hingewiesen; dies erfolgt entweder durch eine VS-Kennzeichnung (bei schriftlicher Übermittlung der Information auf Papier, auf Wechseldatenträgern oder über ein Kommunikations- und Informationssystem) oder durch einen mündlichen Hinweis (bei mündlicher Übermittlung der Information z. B. in einem Gespräch oder einem Vortrag). Als Verschlusssache eingestuftes Material wird materiell gekennzeichnet, sodass sein Geheimhaltungsgrad leicht erkennbar ist.

2 Auf Dokumenten wird nach Absatz 3 die vollständige Einstufungskennzeichnung „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ in Blockschrift auf Französisch und Englisch (Französisch an erster Stelle) angegeben. Die Kennzeichnung wird nicht in andere Sprachen übersetzt.

3 Die Einstufungskennzeichnung „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ wird wie folgt angegeben: a) zentriert oben und unten auf jeder Seite des Dokuments; b) die vollständige Einstufungskennzeichnung in einer Zeile ohne Leerzeichen vor und nach dem Schrägstrich; c) in Großbuchstaben, schwarz, Schriftart Times New Roman 16, fett gedruckt und in einem Kasten.

4 Bei der Erstellung eines als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Dokuments a) wird auf jeder Seite der Geheimhaltungsgrad eindeutig vermerkt, b) wird jede Seite nummeriert, c) wird das Dokument mit einem Aktenzeichen und einem Betreff versehen, der selbst keinen Geheimhaltungsgrad führt, sofern er nicht entsprechend gekennzeichnet ist, d) werden alle Anhänge und Anlagen nach Möglichkeit auf der ersten Seite aufgeführt, e) wird auf dem Dokument der Tag seiner Erstellung angegeben.

Die Abkürzung „R-UE/EU-R“ kann zur Angabe des Geheimhaltungsgrades einzelner Teile eines als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Dokuments verwendet werden oder wenn die vollständige Einstufungskennzeichnung, z. B. auf einem kleinen Wechseldatenträger, nicht angegeben werden kann. Sie kann im Text verwendet werden, wenn die Verwendung der vollständigen Einstufungskennzeichnungen umständlich ist. In der Kopf- und der Fußzeile des Dokuments darf nicht die Abkürzung anstelle der vollständigen Einstufungskennzeichnung verwendet werden.

1 Als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestufte Dokumente können mit anderen Kennzeichnungen oder „Sicherheitskennungen“ versehen sein, die z. B. über den Bereich, auf den sich das Dokument bezieht, oder eine besondere Verteilung gemäß dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ Aufschluss geben. Ein Beispiel dafür ist: RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN

2 Als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestufte Dokumente können mit Warnhinweisen versehen sein, die spezifische Anweisungen für die Bearbeitung und Verwaltung der Dokumente geben.

3 Angaben zur Aufhebung des Geheimhaltungsgrades werden nach Möglichkeit bei Erstellung des Dokuments auf seiner ersten Seite angebracht. So kann z. B. die folgende Kennzeichnung verwendet werden: RESTREINT UE/EU RESTRICTED until [dd.mm.yyyy]

1 Als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestufte Dokumente werden mit elektronischen Mitteln erstellt, sofern diese Mittel verfügbar sind.

2 Bei der Erstellung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ verwenden die Bediensteten des Rechnungshofs akkreditierte Kommunikations- und Informationssysteme (siehe Artikel 6 des Beschlusses Nr. 41-2021). Die Bediensteten halten mit dem Informationssicherheitsbeauftragten Rücksprache, wenn sie sich nicht sicher sind, welches Kommunikations- und Informationssystem verwendet werden kann. In Notfällen oder im Rahmen bestimmter technischer Konfigurationen können in Absprache mit dem Informationssicherheitsbeauftragten spezielle technische Verfahren angewandt werden.

3 Als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestufte Dokumente, einschließlich Entwürfen, dürfen nach Artikel 5 nicht über ungeschützte E-Mails übermittelt, auf herkömmlichen Druckern oder Scannern gedruckt beziehungsweise gescannt oder auf den privaten Geräten von Bediensteten bearbeitet werden. Für den Ausdruck von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen nur Drucker oder Kopierer, die an gegen elektromagnetische Abstrahlung geschützte Rechner ohne Netzanschluss oder an ein akkreditiertes System angeschlossen sind, verwendet werden.

Der Absender von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ entscheidet nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“, an wen diese verteilt werden. Um den Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ weiter durchzusetzen, wird bei Bedarf eine Verteilerliste erstellt.

1 Der Herausgeber verfügt bei von ihm erstellten Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ über die „Herausgeberkontrolle“. Die vorherige schriftliche Zustimmung des Herausgebers ist einzuholen, bevor a) der Geheimhaltungsgrad von Verschlusssachen aufgehoben wird, b) Verschlusssachen für andere als die vom Herausgeber festgelegten Zwecke verwendet werden, c) Verschlusssachen an ein Drittland oder eine internationale Organisation weitergegeben werden, d) Verschlusssachen an eine Partei außerhalb des Rechnungshofs, aber innerhalb der EU weitergegeben werden oder e) Verschlusssachen an einen Auftragnehmer oder potenziellen Auftragnehmer mit Sitz in einem Drittland weitergegeben werden.

2 Besitzer von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ haben Zugang zu den Verschlusssachen erhalten, um ihre Aufgaben wahrnehmen zu können. Sie sind nach dem Beschluss Nr. 41-2021 für die ordnungsgemäße Bearbeitung und Aufbewahrung sowie für den ordnungsgemäßen Schutz der Verschlusssachen verantwortlich. Anders als die Herausgeber von Verschlusssachen sind die Besitzer nicht befugt, darüber zu entscheiden, ob der Geheimhaltungsgrad von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ aufgehoben wird oder ob solche Informationen an Drittstaaten oder internationale Organisationen weitergegeben werden.

3 Kann der Herausgeber einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ nicht ermittelt werden, wird die Herausgeberkontrolle von der Dienststelle des Rechnungshofs ausgeübt, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet. Falls die Weitergabe einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation von deren Besitzer als erforderlich angesehen wird, so zieht der Rechnungshof eine der Parteien des Geheimschutzabkommens mit dem betreffenden Drittstaat bzw. der betreffenden internationalen Organisation zurate.

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ werden mit elektronischen Mitteln bearbeitet und übermittelt, sofern diese Mittel verfügbar sind. Gemäß Artikel 6 des Beschlusses Nr. 41-2021 werden nur Kommunikations- und Informationssysteme sowie Ausrüstungen verwendet, die von einem anderen Organ, einer anderen Einrichtung oder einer anderen Agentur der EU zugelassen wurden.

1 Die Verwendung von Wechseldatenträgern wird kontrolliert und belegt. Verwendet werden ausschließlich vom Rechnungshof zur Verfügung gestellte oder von einem anderen Organ, einer anderen Einrichtung oder einer anderen Agentur der EU zur Verfügung gestellte und vom Informationssicherheitsbeauftragten des Rechnungshofs genehmigte Wechseldatenträger, die mit einem vom Informationssicherheitsbeauftragten des Rechnungshofs genehmigten Produkt verschlüsselt werden. Private oder auf Konferenzen, Seminaren usw. kostenlos verteilte Wechseldatenträger werden nicht für die Übertragung von Verschlusssachen verwendet. Nach Möglichkeit sollten in Einklang mit den Anweisungen des Informationssicherheitsbeauftragten TEMPEST-sichere Wechseldatenträger verwendet werden.

2 Wird eine Verschlusssache elektronisch auf einem Wechseldatenträger — wie einem USB-Stick, einer USB-Festplatte, einer CD, einer DVD oder einer Speicherkarte (einschließlich SSD ) — bearbeitet oder gespeichert, so muss die Einstufungskennzeichnung auf den angezeigten Informationen selbst sowie im Dateinamen und auf dem Wechseldatenträger deutlich erkennbar sein.

3 Die Bediensteten berücksichtigen, dass es im Falle der Speicherung zahlreicher Verschlusssachen auf demselben Wechseldatenträger erforderlich sein kann, den Datenträger in einen höheren Geheimhaltungsgrad einzustufen.

4 Für die Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ auf Wechseldatenträger bzw. für ihr Herunterladen von solchen Datenträgern werden ausschließlich ordnungsgemäß akkreditierte Kommunikations- und Informationssysteme verwendet.

5 Beim Aufladen von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ auf Wechseldatenträger wird insbesondere darauf geachtet, dass diese vor der Datenübertragung keine Viren oder Schadprogramme enthalten.

6 Gegebenenfalls sind Wechseldatenträger gemäß etwaigen sicherheitsbezogenen Betriebsverfahren für das jeweils verwendete Verschlüsselungssystem zu handhaben.

7 Dokumente auf Wechseldatenträgern, die entweder nicht mehr benötigt werden oder auf ein geeignetes Kommunikations- und Informationssystem übertragen worden sind, werden anhand zugelassener Produkte oder Verfahren sicher entfernt oder gelöscht. Nicht mehr benötigte Wechseldatenträger werden entweder in geeigneten, verschlossenen Büromöbeln aufbewahrt oder vernichtet. Jede Vernichtung oder Löschung erfolgt nach einem den Sicherheitsvorschriften des Rechnungshofs entsprechenden Verfahren. Es wird ein Verzeichnis der Wechseldatenträger geführt, und ihre Vernichtung wird registriert.

1 Gemäß Artikel 5 Absatz 8 und Artikel 6 Absatz 9 des Beschlusses Nr. 41-2021 werden Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ in einem Verwaltungsbereich oder in einem besonders geschützten Bereich bei der Kommission , für dessen Nutzung der Rechnungshof eine Dienstleistungsvereinbarung abgeschlossen hat, wie folgt bearbeitet: Die Bediensteten schließen die Bürotür, wenn sie Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ bearbeiten; die Bediensteten räumen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ weg oder verdecken sie, falls sie einen Besucher bekommen; die Bediensteten sorgen dafür, dass Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ nicht sichtbar sind, wenn das Büro nicht besetzt ist; Bildschirme, auf denen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ angezeigt werden, sind ununterbrochen von Fenstern und Türen abgewandt zu halten, um eine etwaige unzulässige Einsichtnahme zu verhindern.

2 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen vorübergehend außerhalb eines besonders geschützten Bereichs oder eines Verwaltungsbereichs bearbeitet werden, sofern sich der Besitzer verpflichtet hat, besondere Maßnahmen einzuhalten, um sie vor dem Zugang durch unbefugte Personen zu schützen. Die besonderen Maßnahmen umfassen mindestens Folgendes: Dokumente des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ werden nicht an öffentlich zugänglichen Orten gelesen; der Besitzer hält die EU-VS ständig unter persönlicher Kontrolle; die Dokumente werden in geeigneten, verschlossenen Büromöbeln aufbewahrt, wenn sie nicht gelesen oder erörtert werden; die Türen des Raums sind geschlossen, wenn das Dokument gelesen oder erörtert wird; die Inhalte des Dokuments werden weder über das Telefon auf einer nicht gesicherten Leitung noch in einer unverschlüsselten E-Mail erörtert; das Dokument wird nur auf nicht an ein Netz angeschlossenen oder akkreditierten Geräten vervielfältigt oder gescannt; das Dokument wird nur so lange wie nötig außerhalb eines Verwaltungsbereichs oder besonders geschützten Bereichs bearbeitet bzw. vorübergehend aufbewahrt; der Besitzer wirft die Verschlusssache nicht weg, sondern gibt sie zurück zum Zweck der Aufbewahrung in einem Verwaltungsbereich oder besonders geschützten Bereich, oder er gewährleistet die Vernichtung der Verschlusssache in einem genehmigten Schredder .

3 Druckexemplare von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ werden in verschlossenen Büromöbeln in einem Verwaltungsbereich oder besonders geschützten Bereich aufbewahrt. Sie dürfen vorübergehend außerhalb eines besonders geschützten Bereichs oder Verwaltungsbereichs aufbewahrt werden, sofern sich der Besitzer verpflichtet hat, besondere Maßnahmen einzuhalten.

4 Weitere Ratschläge können beim Informationssicherheitsbeauftragten eingeholt werden.

5 Alle mutmaßlichen oder tatsächlichen Sicherheitsvorfälle, die das Dokument betreffen, sind dem Informationssicherheitsbeauftragten schnellstmöglich zu melden.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen auf Anweisung des Besitzers vervielfältigt bzw. übersetzt werden, sofern der Herausgeber keine Einschränkungen auferlegt hat. Es dürfen jedoch nur so viele Exemplare hergestellt werden wie unbedingt erforderlich.

2 Wird nur ein Teil einer Verschlusssache vervielfältigt, gelten dennoch die gleichen Bedingungen wie für die Vervielfältigung des vollständigen Dokuments. Auszüge werden ebenfalls in den Geheimhaltungsgrad „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuft, außer der Herausgeber hat sie ausdrücklich nicht als Verschlusssache eingestuft.

3 Die für die Original-Verschlusssache geltenden Sicherheitsmaßnahmen finden auch auf Kopien und Übersetzungen Anwendung.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“, die in andere als besonders geschützte Bereiche bzw. Verwaltungsbereiche verbracht werden müssen, werden möglichst elektronisch anhand ordnungsgemäß akkreditierter Mittel übersandt und/oder durch akkreditierte kryptografische Produkte geschützt.

2 Je nach verfügbaren Mitteln bzw. den jeweiligen Umständen dürfen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ in Form von Papierdokumenten oder Wechseldatenträgern physisch in persönlichem Gewahrsam befördert werden. Der Verwendung von Wechseldatenträgern zur Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ wird gegenüber dem Versand von Papierdokumenten der Vorzug gegeben.

3 Verwendet werden dürfen ausschließlich solche Wechseldatenträger, die mit einem vom Informationssicherheitsbeauftragten des Rechnungshofs genehmigten Produkt verschlüsselt werden. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ auf Wechseldatenträgern, die nicht durch ein vom Informationssicherheitsbeauftragten zugelassenes kryptografisches Produkt geschützt sind, werden in gleicher Weise behandelt wie Papierdokumente.

4 Eine Sendung darf mehr als eine Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ umfassen, sofern der Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ beachtet wird.

5 Die Verpackung ist so auszuwählen, dass der Inhalt nicht eingesehen werden kann. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ werden in blickdichter Verpackung befördert, wie z. B. einem Umschlag, einer blickdichten Mappe oder einer Aktentasche. Die Außenseite der Verpackung trägt keinen Hinweis auf Art oder Geheimhaltungsgrad des Inhalts. Wird eine innere Verpackung verwendet, trägt sie die Kennzeichnung „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“. Auf beiden Verpackungsschichten werden der Name des vorgesehenen Empfängers, seine Funktion und Anschrift sowie eine Rücksendeanschrift für den Fall angegeben, dass die Zustellung nicht möglich sein sollte.

6 Alle Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“, die von Bediensteten oder Boten befördert werden, sind zwecks anschließender Untersuchung über den Informationssicherheitsbeauftragten dem Direktor für Personal, Finanzen und Allgemeine Dienste zu melden.

1 Wechseldatenträgern zur Beförderung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ liegt ein Versandschein bei, in dem der Wechseldatenträger selbst sowie alle darauf gespeicherten Dateien angegeben sind, sodass der Empfänger die erforderlichen Überprüfungen vornehmen kann.

2 Lediglich die zur Verfügung zu stellenden Dokumente werden auf dem Datenträger gespeichert. So müssten beispielsweise alle Verschlusssachen auf einem USB-Stick für denselben Empfänger bestimmt sein. Der Absender berücksichtigt, dass in dem Fall, dass zahlreiche Verschlusssachen auf einem solchen Datenträger gespeichert werden, die Einstufung des Datenträgers insgesamt in einen höheren Geheimhaltungsgrad erforderlich sein kann.

3 Zur Beförderung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ werden ausschließlich angemessen gekennzeichnete Wechseldatenträger verwendet.

1 Bedienstete dürfen Dokumente des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ innerhalb eines Gebäudes des Rechnungshofs oder zwischen Organen, Agenturen oder Einrichtungen der Union befördern, sofern die Dokumente ununterbrochen im persönlichen Gewahrsam des Überbringers verbleiben und nicht an öffentlich zugänglichen Orten gelesen werden.

2 Dokumente des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen per Hauspost in einem einfachen, herkömmlichen, blickdichten Umschlag an andere Büros des Rechnungshofs übermittelt werden, sofern außen kein Hinweis erkennen lässt, dass es sich um eine Verschlusssache handelt.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen von Bediensteten oder Boten des Rechnungshofs oder eines anderen Organs, einer anderen Einrichtung oder einer anderen Agentur der Union überallhin in der Union befördert werden, sofern nachstehende Anweisungen befolgt werden: a) Für die Übermittlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ werden ausschließlich blickdichte Umschläge bzw. Verpackungen verwendet, außen befindet sich kein Hinweis auf Art bzw. Geheimhaltungsgrad des Inhalts; b) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ verbleiben ununterbrochen im persönlichen Gewahrsam des Überbringers und c) der Umschlag bzw. das Versandstück werden während der Beförderung nicht geöffnet und die Verschlusssache wird nicht an öffentlich zugänglichen Orten gelesen.

2 Bedienstete, die Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ an andere Orte in der Union senden möchten, können dafür sorgen, dass der Versand auf einem der nachstehenden Wege erfolgt: durch nationale Postdienste, die die Sendung verfolgen, oder durch bestimmte kommerzielle Kurierdienste, die die Beförderung in persönlichem Gewahrsam gewährleisten, sofern sie die Voraussetzungen nach Artikel 23 dieses Beschlusses erfüllen, oder durch militärischen, diplomatischen oder Regierungskurier, in Absprache mit den Bediensteten der Erfassungsstelle.

1 Als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestufte Verschlusssachen dürfen von Bediensteten in persönlichem Gewahrsam aus dem Gebiet der Union in das Hoheitsgebiet eines Drittstaats bzw. umgekehrt befördert werden.

2 Bedienstete der Erfassungsstelle können die Beförderung auf eine der folgenden Arten veranlassen: Beförderung durch Postdienste, die die Sendung verfolgen, oder durch kommerzielle Kurierdienste, die die Beförderung in persönlichem Gewahrsam gewährleisten, oder Beförderung durch militärischen oder diplomatischen Kurier.

3 Bei der Beförderung von Papierdokumenten oder Wechseldatenträgern des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ in persönlichem Gewahrsam treffen die Bediensteten die nachstehenden Zusatzmaßnahmen: Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden die Verschlusssachen in einer Aktentasche oder anderen Tasche verwahrt, die sich im persönlichen Gewahrsam des Überbringers befindet. Sie werden nicht als aufgegebenes Gepäck befördert. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ werden in zwei Verpackungsschichten übermittelt. Die innere Verpackungsschicht trägt ein amtliches Siegel, das anzeigt, dass es sich um eine amtliche Sendung handelt, die keiner Sicherheitsprüfung unterzogen werden darf. Der Überbringer führt einen von der Erfassungsstelle ausgestellten Kurierausweis mit, der bescheinigt, dass der Überbringer ermächtigt ist, die Sendung des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ zu befördern.

1 Für die Zwecke dieses Beschlusses umfassen „kommerzielle Kurierdienste“ nationale Postdienste und kommerzielle Kurierunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, in deren Rahmen Informationen gegen Gebühr übermittelt und entweder in persönlichem Gewahrsam befördert oder verfolgt werden.

2 Kommerzielle Kurierdienste dürfen die Dienste eines Unterauftragnehmers in Anspruch nehmen. Allerdings verbleibt die Verantwortung dafür, dass diesem Beschluss nachgekommen wird, beim Kurierunternehmen.

3 Befindet sich der vorgesehene Empfänger außerhalb der EU, werden zwei Verpackungsschichten verwendet. Bei der Vorbereitung von Verschlusssachensendungen berücksichtigt der Absender, dass kommerzielle Kurierdienste Sendungen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ ausschließlich dem vorgesehenen Empfänger, einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter, dem Registraturkontrollbeauftragten oder seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten Stellvertreter oder einem Empfangsmitarbeiter aushändigen dürfen. Um dem Risiko Rechnung zu tragen, dass die Sendung den vorgesehenen Empfänger nicht erreicht, wird auf der äußeren und gegebenenfalls der inneren Verpackungsschicht der Sendung eine Rücksendeanschrift angegeben.

4 Von kommerziellen Kurierdiensten angebotene Dienstleistungen zur elektronischen Übermittlung von Einschreiben werden für Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ nicht in Anspruch genommen.

1 Alle in Geheimschutzabkommen oder Verwaltungsvereinbarungen festgelegten Beförderungsbedingungen sind einzuhalten. Im Zweifelsfall ziehen die Bediensteten den Informationssicherheitsbeauftragten oder die Erfassungsstelle zurate.

2 Bei Verschlusssachen, die mittels zugelassener kryptografischer Produkte geschützt sind, kann auf die Vorgabe der doppelten Verpackung verzichtet werden. Zum Zwecke der Adressierung, und da auf dem Wechseldatenträger eine ausdrückliche Einstufungskennzeichnung vermerkt ist, wird dieser zumindest in einem herkömmlichen Umschlag befördert; gegebenenfalls können jedoch zusätzliche physische Schutzmaßnahmen wie ein Luftpolsterumschlag erforderlich sein.

1 Sitzungen, auf denen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ erörtert werden sollen, müssen in einem Sitzungssaal stattfinden, der für diesen oder einen höheren Geheimhaltungsgrad zugelassen ist. Ist kein solcher Raum verfügbar, ziehen die Bediensteten den Informationssicherheitsbeauftragten zurate.

2 Generell sollten Tagesordnungen nicht als Verschlusssachen eingestuft sein. Werden auf der Tagesordnung einer Sitzung Verschlusssachen erwähnt, wird die Tagesordnung selbst nicht automatisch als Verschlusssache eingestuft. Die Tagesordnungspunkte sind so zu formulieren, dass der Schutz der Interessen der Union oder von Mitgliedstaaten nicht gefährdet wird.

3 Wenn der Tagesordnung elektronische Dateien als Anhang beigefügt werden müssen, die Informationen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ enthalten, sind diese mittels kryptografischer Produkte zu schützen, die vom Informationssicherheitsbeauftragten des Rechnungshofs genehmigt sind.

4 Die Organisatoren der Sitzung weisen die Teilnehmer darauf hin, dass alle Bemerkungen zu als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Tagesordnungspunkten weder per ungeschützter E-Mail noch auf eine andere, nicht mit Artikel 11 dieses Beschlusses konforme Weise übermittelt werden dürfen.

5 Die Organisatoren der Sitzung versuchen möglichst, Tagesordnungspunkte des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ als Block zusammenzufassen, um einen reibungslosen Ablauf der Sitzung zu erleichtern. Nur Personen, die Kenntnis haben müssen, dürfen bei der Erörterung der Verschlusssachen zugegen sein.

6 In der Einladung werden die Teilnehmer vorab darauf hingewiesen, dass auf der Sitzung Verschlusssachen erörtert werden und entsprechende Sicherheitsvorkehrungen gelten.

7 Die Teilnehmer werden in der Einladung oder dem Vermerk zur Tagesordnung daran erinnert, dass tragbare elektronische Geräte während der Erörterung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ ausgeschaltet sein müssen.

8 Die Organisatoren der Sitzung erstellen vor der Sitzung eine vollständige Liste der externen Teilnehmer.

1 Nur im Einklang mit Artikel 11 dieses Beschlusses zugelassene IT-Systeme dürfen zur Bekanntgabe der Inhalte von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ verwendet werden, beispielsweise bei einer Präsentation oder Videokonferenz.

2 Der Sitzungsleiter stellt sicher, dass nicht zugelassene tragbare elektronische Geräte ausgeschaltet sind.

1 Unmittelbar bevor mit der Erörterung von Verschlusssachen begonnen wird, teilt der Sitzungsleiter mit, dass die weiteren Erörterungen vertraulich sind. Die Türen und Jalousien werden geschlossen.

2 Zu Beginn der Erörterung wird lediglich die benötigte Anzahl an Dokumenten den Teilnehmern und erforderlichenfalls den Dolmetschern ausgehändigt. Dokumente des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen während der Sitzungspausen nie unbeaufsichtigt bleiben.

3 Am Ende der Sitzung werden die Teilnehmer und Dolmetscher darauf hingewiesen, dass sie keine als Verschlusssachen eingestuften Dokumente oder gegebenenfalls angefertigte vertrauliche Notizen unbeaufsichtigt im Sitzungssaal zurücklassen dürfen. Als Verschlusssachen eingestufte Dokumente oder Notizen, die von den Teilnehmern am Ende der Sitzung zurückgelassen wurden, werden von den Organisatoren der Sitzung eingesammelt und mit geeigneten Schreddern vernichtet.

4 Die Liste der Teilnehmer sowie eine Übersicht über alle Verschlusssachen, die an Mitgliedstaaten weitergegeben und an Drittstaaten oder internationale Organisationen mündlich weitergegeben wurden, werden während der Sitzung erstellt und im Sitzungsergebnis festgehalten.

Nur Dolmetscher und Übersetzer, die dem Beamtenstatut oder den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union unterliegen oder mit dem Rechnungshof in einem Vertragsverhältnis stehen, erhalten Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“.

Ist der Rechnungshof nicht Herausgeber der Verschlusssache oder des gegebenenfalls in ihr enthaltenen Quellenmaterials, um deren bzw. dessen Weitergabe oder Austausch ersucht wird, so holt die Dienststelle des Rechnungshofs, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet, zunächst die schriftliche Zustimmung des Herausgebers zur Weitergabe ein. Kann der Herausgeber nicht ermittelt werden, übt die Dienststelle des Rechnungshofs, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet, die Herausgeberkontrolle aus.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen nur dann an andere EU-Organe, -Agenturen, -Einrichtungen oder -Ämter weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss und die betreffende Stelle mit dem Rechnungshof eine entsprechende rechtliche Vereinbarung geschlossen hat.

2 Innerhalb des Rechnungshofs ist die im Sekretariat des Hofes eingerichtete Erfassungsstelle in der Regel die zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Austausch von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ mit anderen EU-Organen, -Agenturen, -Einrichtungen, und -Ämtern. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen jedoch direkt an den vorgesehenen Empfänger weitergegeben werden, nachdem der Informationssicherheitsbeauftragte des Rechnungshofs und die Erfassungsstelle unterrichtet wurden.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen nur dann an Mitgliedstaaten weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss.

2 Verschlusssachen der Mitgliedstaaten mit einer gleichwertigen nationalen Einstufungskennzeichnung , die dem Rechnungshof übermittelt wurden, müssen genauso geschützt werden wie Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“.

1 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen nur dann an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss und für das Land oder die internationale Organisation ein geeigneter Rechts- oder Verwaltungsrahmen vorhanden ist, wie etwa ein Geheimschutzabkommen oder eine Verwaltungsvereinbarung mit dem Rechnungshof. Die Bestimmungen eines solchen Abkommens oder einer solchen Vereinbarung haben Vorrang vor den Bestimmungen dieses Beschlusses.

2 Die im Sekretariat des Hofes eingerichtete Erfassungsstelle ist in der Regel die zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Austausch von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ zwischen dem Rechnungshof und Drittstaaten sowie internationalen Organisationen.

3 Um die Rückverfolgbarkeit sicherzustellen, sind Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ von der Erfassungsstelle zu erfassen, wenn sie in einer Verwaltungseinheit eingehen oder diese verlassen und wenn sie in einem Kommunikations- und Informationssystem eingehen oder dieses verlassen.

4 Eine solche Erfassung kann entweder auf Papier oder in elektronischen Logbüchern erfolgen.

5 Die Erfassungsverfahren für Verschlusssachen, die in einem zugelassenen Kommunikations- und Informationssystem bearbeitet werden, dürfen systemintern erfolgen. In diesem Fall müssen im Kommunikations- und Informationssystem Maßnahmen vorgesehen sein, die die Integrität der Logdateien gewährleisten.

6 Für Verschlusssachen, die von Drittstaaten oder internationalen Organisationen eingehen, gilt dasselbe Schutzniveau wie für EU-VS des entsprechenden Geheimhaltungsgrades gemäß dem jeweiligen Geheimschutzabkommen oder der entsprechenden Verwaltungsvereinbarung.

1 Stellt der Rechnungshof oder eine seiner Dienststellen fest, dass es in einem Ausnahmefall notwendig ist, Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ an einen Drittstaat, eine internationale Organisation oder eine Stelle der EU weiterzugeben, jedoch weder ein Geheimschutzabkommen noch eine Verwaltungsvereinbarung besteht, so ist das Verfahren für die Ad-hoc-Weitergabe in Ausnahmefällen zu befolgen.

2 Die Dienststellen des Rechnungshofs setzen sich mit dem Informationssicherheitsbeauftragten und dem Herausgeber in Verbindung. Der Rechnungshof zieht eine der Parteien des Geheimschutzabkommens mit der betreffenden Stelle der EU, dem betreffenden Drittstaat bzw. der betreffenden internationalen Organisation zurate.

3 Nach dieser Konsultation kann das Kollegium des Rechnungshofs auf Vorschlag des Generalsekretärs die Weitergabe der betreffenden Informationen genehmigen.

1 Informationen bleiben nur so lange als Verschlusssache eingestuft, wie sie Schutz benötigen. Eine Aufhebung des Geheimhaltungsgrades bedeutet, dass die Informationen gar nicht mehr als Verschlusssache eingestuft werden sollen. Der Herausgeber teilt, sofern möglich, zum Zeitpunkt der Erstellung einer EU-VS mit, ob deren Geheimhaltungsgrad zu einem bestimmten Zeitpunkt oder im Anschluss an ein bestimmtes Ereignis aufgehoben werden kann. Andernfalls überprüft der Herausgeber Informationen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ in regelmäßigen Abständen daraufhin, ob ihr Geheimhaltungsgrad noch angemessen ist.

2 Im Einklang mit der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 in der durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 des Rates und die Verordnung (EU) 2015/496 des Rates geänderten Fassung wird der Geheimhaltungsgrad von als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Verschlusssachen, die vom Rechnungshof herausgegeben wurden, nach dreißig Jahren aufgehoben.

3 Der Geheimhaltungsgrad von Dokumenten des Rechnungshofs kann auch ad hoc aufgehoben werden, beispielsweise im Anschluss an einen Antrag aus der Öffentlichkeit auf Zugang zu den Informationen.

1 Der Geheimhaltungsgrad von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ darf ohne Erlaubnis des Herausgebers nicht aufgehoben werden.

2 Die Dienststelle des Rechnungshofs, die eine Verschlusssache erstellt, entscheidet darüber, ob ihr Geheimhaltungsgrad aufgehoben werden kann. Innerhalb des Rechnungshofs wird der Leitende Manager oder Direktor der herausgebenden Dienststelle oder der Aufgabenleiter zu allen Anträgen auf Aufhebung des Geheimhaltungsgrades zurate gezogen. Hat die Dienststelle die Verschlusssache aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, so holt sie zunächst die Zustimmung aller anderen Parteien — auch in den Mitgliedstaaten, anderen EU-Einrichtungen, Drittstaaten oder internationalen Organisationen — ein, die Quellenmaterial zur Verfügung gestellt haben.

3 Wenn die herausgebende Dienststelle des Rechnungshofs nicht mehr existiert und ihre Verantwortlichkeiten von einer anderen Dienststelle übernommen wurden, entscheidet diese über die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. Wenn die herausgebende Dienststelle nicht mehr existiert und ihre Verantwortlichkeiten nicht von einer anderen Dienststelle übernommen wurden, entscheiden die Direktoren des Rechnungshofs gemeinsam über die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades.

Wenn im Zuge der Überprüfung eines Dokuments entschieden wird, den Geheimhaltungsgrad aufzuheben, muss geklärt werden, ob das Dokument mit einer Verteilungskennzeichnung für vertrauliche Informationen, die nicht zu den Verschlusssachen zählen, im Sinne von Ziffer 16 der Politik zur Einstufung von Informationen des Rechnungshofs und Ziffer 4 der Leitlinien zur Einstufung und Bearbeitung von nicht als EU-Verschlusssachen eingestuften Informationen versehen werden soll.

1 Die ursprüngliche Einstufungskennzeichnung oben und unten auf jeder Seite muss sichtbar durchgestrichen (nicht entfernt) werden, indem bei elektronischen Formaten die Funktion „Durchstreichen“ verwendet wird und bei Papierfassungen die Kennzeichnung von Hand durchgestrichen wird.

2 Auf der ersten (Titel-)Seite wird die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades mit einem Stempel vermerkt und werden die Einzelheiten zu der hierfür zuständigen Stelle sowie das entsprechende Datum angegeben.

3 Die ursprünglichen Empfänger der als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Informationen werden über die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades unterrichtet. Den ursprünglichen Empfängern obliegt es, alle weiteren Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie der als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Verschlusssachen übermittelt haben, entsprechend zu unterrichten.

4 Die für die Archive zuständige Dienststelle des Rechnungshofs wird über alle Beschlüsse zur Aufhebung des Geheimhaltungsgrades unterrichtet.

5 Für alle Übersetzungen von Verschlusssachen gelten dieselben Verfahren zur Aufhebung des Geheimhaltungsgrades wie für die Originalfassung.

1 Eine teilweise Aufhebung des Geheimhaltungsgrades (z. B. der Anhänge oder lediglich einiger Absätze) ist ebenfalls möglich. Hierbei wird genauso verfahren wie bei der Aufhebung des Geheimhaltungsgrades eines vollständigen Dokuments.

2 Nach einer teilweisen Aufhebung des Geheimhaltungsgrades von als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Informationen („Schwärzung“) wird ein freigegebener Auszug erstellt.

3 Die weiterhin als Verschlusssache eingestuften Teile werden ersetzt durch den Vermerk NICHT FREIGEGEBENER TEIL entweder im Text selbst, wenn der Teil, der als Verschlusssache eingestuft bleibt, Teil eines Absatzes ist, oder als Absatz, wenn es sich bei dem Teil, der als Verschlusssache eingestuft bleibt, um einen ganzen Absatz oder mehr als einen Absatz handelt.

4 Wenn ein vollständiger Anhang nicht freigegeben werden kann und daher nicht im Auszug erscheint, ist dies im Text konkret zu vermerken.

1 Verschlusssachen werden vom Rechnungshof nicht in erheblichem Umfang verwahrt.

2 Die herausgebenden Dienststellen überprüfen regelmäßig eine kleine Anzahl an Dokumenten daraufhin, ob sie vernichtet oder bald gelöscht werden können. Sowohl die in Papierform aufbewahrten als auch die in Kommunikations- und Informationssystemen gespeicherten Verschlusssachen werden in regelmäßigen Abständen überprüft.

3 Die Bediensteten vernichten — vorbehaltlich etwaiger Archivierungspflichten für das Originaldokument — alle nicht mehr benötigten Dokumente des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“.

4 Die Bediensteten sind nicht verpflichtet, den Herausgeber in Kenntnis zu setzen, wenn sie Kopien von als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Dokumenten vernichten oder löschen.

5 Bei der Vernichtung von Entwürfen, die als Verschlusssache eingestufte Informationen enthalten, wird nach denselben Methoden verfahren wie bei endgültigen Fassungen von Verschlusssachen.

6 Nur zugelassene Schredder dürfen zur Vernichtung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ verwendet werden. DIN 32757-Schredder der Sicherheitsstufe 4 und DIN 66399-Schredder der Sicherheitsstufe 5 eignen sich zur Vernichtung von als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Dokumenten.

7 Das mit zugelassenen Schreddern zerkleinerte Material darf als normaler Büroabfall entsorgt werden.

8 Alle Medien und Geräte, die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestufte Verschlusssachen enthalten, sind am Ende ihrer Lebensdauer ordnungsgemäß zu säubern. Die elektronischen Daten (einschließlich Sicherungskopien) werden so aus den informationstechnischen Ressourcen und den zugehörigen Speichermedien entfernt oder gelöscht, dass hinreichend gewährleistet ist, dass die Informationen nicht wiederhergestellt werden können. Bei der Säuberung sind die Daten vom Speichermedium zu löschen und alle Etiketten, Kennzeichnungen und Aktivitätsprotokolle zu entfernen.

9 Datenträger sind dem Informationssicherheitsbeauftragten zur Vernichtung und Entsorgung auszuhändigen.

1 Der Direktor für Personal, Finanzen und Allgemeine Dienste — in Zusammenarbeit mit dem Informationssicherheitsbeauftragten — entwickelt, genehmigt und aktiviert erforderlichenfalls Notfallpläne für die Auslagerung und Vernichtung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“, bei denen ein erhebliches Risiko besteht, dass sie während einer Krise in unbefugte Hände gelangen. Dabei ist je nach Art des Notfalls folgende Reihenfolge zu berücksichtigen: 1. Auslagerung der EU-VS an einen alternativen sicheren Ort, sofern möglich in einen Verwaltungsbereich oder die Erfassungsstelle in den Räumlichkeiten des Rechnungshofs; 2. Auslagerung der EU-VS an einen alternativen sicheren Ort, sofern möglich in einen Verwaltungsbereich oder einen besonders geschützten Bereich in einem anderen Gebäude und sofern möglich in den besonders geschützten Bereich bei der Kommission, für dessen Nutzung der Rechnungshof eine Dienstleistungsvereinbarung abgeschlossen hat; 3. Vernichtung der EU-VS, sofern möglich unter Verwendung der zugelassenen Vernichtungsmethoden.

2 Im Falle der Aktivierung von Notfallplänen sind zunächst Verschlusssachen höherer Geheimhaltungsgrade auszulagern oder zu vernichten.

3 Die praktischen Einzelheiten der Notfallpläne für die Auslagerung und Vernichtung werden ihrerseits als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuft.

1 Entscheidungen darüber, ob und wann eine Archivierung erfolgt, sowie die zu ergreifenden praktischen Maßnahmen müssen mit der Informationssicherheitspolitik, der Politik zur Einstufung von Informationen und der Archivierungspolitik des Rechnungshofs im Einklang stehen.

2 Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen nicht an das Historische Archiv der Europäischen Union in Florenz übermittelt werden.

Dieser Beschluss wird den Bediensteten des Rechnungshofs und allen Personen, für die er gilt, zur Kenntnis gebracht und im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

Dieser Beschluss tritt — nach Annahme durch den Verwaltungsausschuss — am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.