Décision No 253 du conseil d’administration de l’Agence de l’Union européenne pour les chemins de fer relative aux règles internes concernant les limitations de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre des activités menées par l’Agence de l’Union européenne pour les chemins de fer [2023/1585]

1 La présente décision établit les règles relatives aux conditions dans lesquelles l’Agence peut limiter l’application des articles 4, 14 à 22, 35 et 36, conformément à l’article 25 du règlement.

2 L’Agence, en sa qualité de responsable du traitement, est représentée par son directeur exécutif.

1 L’Agence peut limiter l’application des articles 14 à 22, 35 et 36, ainsi que de l’article 4 du règlement, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 20: a) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points b), c), f), g) et h), du règlement, lorsqu’elle mène des enquêtes administratives, des procédures prédisciplinaires et disciplinaires ou des procédures de suspension en vertu de l’article 86 et de l’annexe IX du statut et en vertu de la décision no 297 du conseil d’administration de l’Agence , ainsi que lorsqu’elle notifie les cas à l’OLAF; b) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’elle fait en sorte que les membres du personnel de l’Agence puissent, à titre confidentiel, communiquer des faits lorsqu’ils estiment qu’il existe de graves irrégularités, comme prévu dans la décision no 183 du conseil d’administration de l’Agence relative au signalement des dysfonctionnements et dans la décision no 8 relative aux enquêtes internes; c) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’elle veille à ce que les membres du personnel de l’Agence soient en mesure de faire rapport aux conseillers confidentiels dans le cadre d’une procédure de harcèlement, telle que définie par la décision ERA-ED-690-2013 de l’Agence ; d) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’elle mène des audits internes portant sur les activités ou les départements de l’Agence; e) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), d), g) et h), du règlement, lorsqu’elle apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec d’autres institutions, organes et organismes de l’Union dans le cadre des activités visées aux points a) à d) du présent paragraphe et conformément aux dispositions des accords de niveau de service, des protocoles d’accord et des accords de coopération; f) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’elle apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec les autorités nationales de pays tiers et les organisations internationales, à la demande de celles-ci ou à de sa propre initiative; g) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’elle apporte ou bénéficie de l’assistance et la coopération mutuelles avec les pouvoirs publics des États membres de l’Union, à la demande de ceux-ci ou de sa propre initiative; h) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point e), du règlement, lorsqu’elle traite les données à caractère personnel contenues dans les documents obtenus par les parties ou les parties intervenantes dans le cadre des procédures devant la Cour de justice de l’Union européenne;

2 Toute limitation doit respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux et constituer une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique.

3 Une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est effectuée au cas par cas avant l’application des limitations. Les limitations se réduisent à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre leur objectif.

4 À des fins de responsabilité, l’Agence dépose un dossier décrivant les raisons des limitations appliquées, les motifs parmi ceux énumérés au paragraphe 1 qui s’appliquent et le résultat de l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité. Ces dossiers font partie d’un registre, qui est mis à la disposition du CEPD sur demande. L’Agence prépare des rapports périodiques sur l’application de l’article 25 du règlement.

5 Lorsqu’elle traite des données à caractère personnel reçues d’autres organisations dans le cadre de ses missions, l’Agence consulte lesdites organisations sur les motifs potentiels de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité des limitations concernées, à moins que cela ne compromette les activités de l’Agence.

1 Les évaluations des risques pour les droits et libertés des personnes concernées de l’imposition des limitations et les informations relatives à la durée d’application de ces limitations sont enregistrées dans le registre des activités de traitement tenu par l’Agence en vertu de l’article 31 du règlement. Elles sont également enregistrées dans les analyses d’impact relatives à la protection des données concernant ces limitations, effectuées en vertu de l’article 39 du règlement.

2 Lorsque l’Agence évalue la nécessité et la proportionnalité d’une limitation, elle tient compte des risques potentiels pour les droits et libertés de la personne concernée.

1 L’Agence met en œuvre des garanties afin de prévenir les abus et l’accès ou le transfert illicites des données à caractère personnel pour lesquelles des limitations s’appliquent ou pourraient s’appliquer. Ces garanties comprennent des mesures techniques et organisationnelles et sont détaillées, le cas échéant, dans les décisions, procédures et dispositions d’application de l’Agence. Les garanties comprennent: a) une définition claire des rôles, des responsabilités et des étapes de la procédure; b) s’il y a lieu, un environnement électronique sécurisé empêchant l’accès et le transfert illicites et accidentels de données électroniques à des personnes non autorisées; c) s’il y a lieu, le stockage et le traitement sécurisés des documents en version papier; d) un suivi approprié des limitations et un réexamen périodique de leur application.

2 Les réexamens visés au point d) sont effectués au moins tous les six mois.

3 Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient cessent d’exister.

4 Les données à caractère personnel sont conservées conformément aux règles de conservation en vigueur de l’Agence, à définir dans les registres concernant la protection des données tenus en vertu de l’article 31 du règlement. À la fin de la durée de conservation, les données à caractère personnel sont supprimées, rendues anonymes ou renvoyées dans des archives conformément à l’article 13 du règlement.

1 Le DPD de l’Agence est informé dans les meilleurs délais dès que les droits des personnes concernées sont limités conformément à la présente décision. Il a accès aux dossiers correspondants et à tout document concernant le contexte factuel ou juridique.

2 Le DPD de l’Agence peut demander un examen de l’application d’une limitation. L’Agence informe son DPD par écrit du résultat de l’examen.

3 L’Agence documente la participation du DPD à l’application des limitations, y compris la nature des informations qui sont échangées avec lui.

1 L’Agence inclut dans les avis de protection des données publiés sur son site web et/ou son intranet une section fournissant des informations générales aux personnes concernées sur les limitations potentielles des droits des personnes concernées, conformément à l’article 2, paragraphe 1. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs pour lesquels des limitations peuvent s’appliquer, ainsi que leur durée potentielle.

2 L’Agence informe les personnes concernées individuellement de toute limitation en cours ou future de leurs droits par écrit et dans les meilleurs délais. L’Agence informe la personne concernée des principales raisons qui motivent l’application de la limitation, de son droit de consulter le DPD en vue de contester la limitation et de son droit de saisir le CEPD.

3 L’Agence peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs d’une limitation et le droit de saisir le CEPD dès lors que cela priverait d’effet la limitation. L’évaluation visant à déterminer si cela est justifié se fait au cas par cas. Dès lors que cela ne prive plus d’effet la limitation, l’Agence communique les informations à la personne concernée.

1 Lorsque l’Agence a l’obligation de communiquer une violation de données en vertu de l’article 35, paragraphe 1, du règlement, elle peut, dans des cas exceptionnels, limiter cette communication en tout ou en partie. Elle documente dans une note les raisons de la limitation, son motif juridique en vertu de l’article 2 et une évaluation de sa nécessité et de sa proportionnalité. La note est communiquée au CEPD au moment de la notification de la violation de données à caractère personnel.

2 Lorsque les raisons de la limitation ne s’appliquent plus, l’Agence informe la personne concernée de la violation de données à caractère personnel et des principales raisons de la limitation, ainsi que de son droit de saisir le CEPD.

1 Dans des circonstances exceptionnelles, l’Agence peut limiter le droit à la confidentialité des communications électroniques en vertu de l’article 36 du règlement. Ces limitations sont conformes à la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil .

2 Sans préjudice de l’article 6, paragraphe 3, lorsque l’Agence restreint le droit à la confidentialité des communications électroniques, elle informe la personne concernée, dans sa réponse à une demande de la personne concernée, des principales raisons qui motivent l’application de la limitation et de son droit de saisir le CEPD.

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.