Beschluss des Hohen Vertreters der Union für Aussen- und Sicherheitspolitik vom 23. Mai 2024 über die Vorschriften zum Dokumentenzugang

Dieser Beschluss enthält Bestimmungen für die Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 (im Folgenden „Verordnung“) durch den EAD.

1 Ein an den EAD gerichteter Antrag auf Zugang zu Dokumenten ist schriftlich über die Website des EAD, per E-Mail an das Team „Transparenz“ des EAD oder per Post an den Korrespondenten für Dokumentenzugang, Europäischer Auswärtiger Dienst, Rond Point Schuman 9A Brüssel 1040, Belgien, zu richten.

2 Der Antrag muss so präzise formuliert sein, dass der EAD die angeforderten Dokumente ermitteln und den Antrag innerhalb der in der Verordnung festgelegten Fristen bearbeiten kann.

3 Sind Anträge nicht hinreichend präzise oder zu weit gefasst, so nimmt der EAD gemäß Artikel 6 Absätze 2 und 3 der Verordnung unverzüglich Kontakt mit dem Antragsteller auf, um den Antrag zu präzisieren oder den Umfang des Antrags einzugrenzen. Geht innerhalb von zehn Arbeitstagen keine Antwort des Antragstellers ein, so setzt sich der EAD erneut mit dem Antragsteller in Verbindung und räumt ihm zusätzlich weitere fünf Arbeitstage ein, um den Antrag zu präzisieren oder einzugrenzen, damit der EAD den Antrag effizient bearbeiten kann. Präzisiert der Antragsteller den Antrag nicht oder grenzt er diesen nicht ein, so gilt der Antrag als abgelehnt.

4 Sobald der Antrag registriert wurde, sendet der Korrespondent für Dokumentenzugang des EAD dem Antragsteller eine Eingangsbestätigung.

5 Personenbezogene Daten von Antragstellern werden im Einklang mit den geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten verarbeitet.

1 Alle Anträge werden unter Einhaltung der in der Verordnung festgelegten Bedingungen und Fristen bearbeitet.

2 In Ausnahmefällen im Sinne von Artikel 7 Absatz 3 oder Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung können die Fristen um fünfzehn Werktage verlängert werden, insbesondere a) bei Anträgen, die komplex sind oder eine große Menge von Daten oder Dokumenten umfassen, b) wenn zur Bearbeitung eines Antrags ein Organ, eine Einrichtung oder sonstige Stelle der Union, ein Mitgliedstaat oder eine Delegation der Union konsultiert werden muss, oder c) wenn Dritte konsultiert werden müssen. Der Antragsteller wird über jede Verlängerung sowie über die Gründe hierfür informiert.

1 Antworten auf Erstanträge werden vom Team „Transparenz“ bearbeitet und vom Korrespondenten für Dokumentenzugang des EAD unterzeichnet.

2 Antworten auf Zweitanträge werden vom Generalsekretär des EAD unterzeichnet, nachdem er die entsprechenden Empfehlungen des Korrespondenten für Dokumentenzugang geprüft hat. Der Generalsekretär kann diese Befugnis innerhalb des EAD delegieren.

Wird ein Antrag ganz oder teilweise abgelehnt, so ist die Ablehnung auf der Grundlage einer der in Artikel 4 der Verordnung genannten Ausnahmeregelungen zu begründen. In der Antwort auf einen Erstantrag wird der Antragsteller über sein Recht unterrichtet, einen Zweitantrag zu stellen. In der Antwort auf einen Zweitantrag wird der Antragsteller über die ihm zur Verfügung stehenden Rechtsmittel unterrichtet, nämlich die Erhebung einer Klage gegen den EAD nach Maßgabe des Artikels 263 AEUV und/oder die Einreichung einer Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten nach Maßgabe des Artikels 228 AEUV.

1 Bei Anträgen auf Zugang zu im Besitz des EAD befindlichen Dokumenten, die von Dritten stammen, konsultiert der EAD Letztere – es sei denn, es ist klar, dass das Dokument veröffentlicht werden muss bzw. nicht veröffentlicht werden darf – und prüft, ob eine der in der Verordnung festgelegten Ausnahmeregelungen anwendbar ist.

2 Der Zugang zu dem Dokument wird ohne Konsultation des Dritten gewährt, wenn das Dokument bereits von seinem Verfasser veröffentlicht oder vom EAD bereits freigegeben wurde oder wenn klar ist, dass die Offenlegung oder teilweise Offenlegung seines Inhalts offensichtlich keines der in Artikel 4 der Verordnung genannten Interessen beeinträchtigen würde.

3 Der Dritte muss stets konsultiert werden, wenn das Dokument unter Artikel 9 der Verordnung fällt oder wenn es von einem Mitgliedstaat stammt, der den EAD gemäß Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung ersucht hat, das Dokument nicht ohne seine vorherige Zustimmung zu verbreiten. Entsprechende Ersuchen der Mitgliedstaaten sind schriftlich zu übermitteln.

4 Der Dritte wird schriftlich konsultiert und erhält unter Berücksichtigung der in Artikel 3 dieses Beschlusses festgelegten Fristen eine angemessene Antwortfrist. Der konsultierte Dritte übermittelt seine Stellungnahme schriftlich.

5 Geht innerhalb der festgesetzten Frist keine Antwort des konsultierten Dritten ein oder ist der Dritte nicht feststell- bzw. auffindbar, entscheidet der EAD über den Antrag entsprechend der in der Verordnung vorgesehenen Ausnahmeregelungen und unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Dritten auf der Grundlage der Angaben, über die der EAD verfügt.

6 Beabsichtigt der EAD, gegen die ausdrückliche Stellungnahme des Dritten Zugang zu einem Dokument zu gewähren, so unterrichtet er den Dritten innerhalb der gemäß der Verordnung geltenden Frist über seine Absicht, das Dokument zu veröffentlichen.

1 Mitgliedstaaten oder andere Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union, denen ein Antrag auf Zugang zu einem in ihrem Besitz befindlichen Dokument zugeht, das vom EAD stammt, richten Anträge auf Konsultation des EAD per Post – Europäischer Auswärtiger Dienst, Rond Point Schuman 9A, Brüssel 1040, Belgien – oder per E-Mail – [email protected] – an das Team „Transparenz“ oder den Korrespondenten für Dokumentenzugang.

2 Der EAD nimmt dazu umgehend und unter Einhaltung etwaiger Beantwortungsfristen spätestens innerhalb von fünf Werktagen Stellung.

1 Betrifft der Antrag auf Zugang zu einem Dokument ein Dokument im Anwendungsbereich von Artikel 9 der Verordnung oder eine andere Verschlusssache gemäß den Schutzvorschriften des EAD, wird er von Bediensteten geprüft, die befugt sind, dieses Dokument einzusehen.

2 Wird der Antrag auf Zugang zu einer Verschlusssache ganz oder teilweise abschlägig beschieden, so ist dies auf der Grundlage der in Artikel 4 der Verordnung genannten Ausnahmeregelungen zu begründen. Ist eine Ablehnung des Zugangs zu dem angeforderten Dokument auf der Grundlage dieser Ausnahmeregelungen nicht möglich, sorgt der Beamte, der diesen Antrag prüft, vor der Überstellung des Dokuments an den Antragsteller für die Aufhebung des Geheimhaltungsgrads des Dokuments.

1 Die Dokumente, zu denen Zugang zu gewähren ist, werden auf per Post oder per E-Mail versandt. Bei umfangreichen oder schwer zu handhabenden Dokumenten kann der Antragsteller gebeten werden, die Dokumente an ihrem Aufbewahrungsort einzusehen. Diese Einsichtnahme ist kostenlos.

2 Wurde ein Dokument bereits vom EAD freigegeben, kann die Antwort darin bestehen, den Antragsteller darüber zu unterrichten, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann, etwa durch Angabe der Fundstellen oder gegebenenfalls der Internetadresse, unter der es verfügbar ist.

3 Überschreitet der Umfang der per Post zu versendenden Kopien der Dokumente 20 Seiten, so kann dem Antragsteller eine Gebühr von 0,10 EUR je Seite zuzüglich Versandkosten in Rechnung gestellt werden. Über die Kosten im Zusammenhang mit anderen Datenträgern wird von Fall zu Fall entschieden, ohne dass diese einen angemessenen Betrag überschreiten dürfen.

1 Dokumente, zu denen aufgrund eines Antrags gemäß der Verordnung Zugang gewährt wird, werden im öffentlichen Register des EAD veröffentlicht. Der Zugang zum Register wird in elektronischer Form gewährt.

2 Dokumente, die gemäß Artikel 9 Absatz 3 der Verordnung als „sensibel“ gelten, werden nur mit Zustimmung des Urhebers in das Register aufgenommen.

Gemäß Artikel 17 Absatz 1 der Verordnung legt der EAD jährlich einen Bericht über das Vorjahr vor, in dem die Zahl der Fälle aufgeführt ist, in denen der EAD den Zugang zu Dokumenten verweigert hat, sowie die Gründe für diese Verweigerungen und die Zahl der sensiblen Dokumente, die nicht in das Register aufgenommen wurden.

Mit dem vorliegenden Beschluss wird der Beschluss PROC HR(2011)012 aufgehoben und ersetzt.

Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Unterzeichnung in Kraft.