Beschluss (EU) 2024/1245 der Kommission vom 2. Mai 2024 zur Festlegung interner Vorschriften über die Unterrichtung betroffener Personen und die Beschränkung bestimmter Rechte dieser Personen durch die Kommission im Rahmen der Tätigkeit der Mediationsstelle

1 Dieser Beschluss gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission als Verantwortliche zum Zweck der Bearbeitung von Anträgen nach Artikel 6 des Beschlusses C(2024) 1420.

2 Dieser Beschluss enthält die Vorschriften, nach denen die Kommission betroffene Personen gemäß den Artikeln 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bei der Bearbeitung von Anträgen nach Artikel 6 des Beschlusses C(2024) 1420 unterrichtet.

3 Ferner wird festgelegt, unter welchen Voraussetzungen die Kommission die Anwendung der Artikel 4, 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h derselben Verordnung beschränken kann.

4 Zu den Kategorien personenbezogener Daten, die unter diesen Beschluss fallen, gehören Identifikations- und Kontaktdaten, Informationen über berufliche Funktionen und Aufgaben sowie Informationen über privates und berufliches Verhalten und über private und berufliche Leistungen. Die Ersuchenden können auch sensible Kategorien personenbezogener Daten gemäß den Artikeln 10 und 11 der Verordnung (EU) 2018/1725 bereitstellen, wenn sie die Mediationsstelle in einem bestimmten Fall um Beistand ersuchen.

1 Vorbehaltlich der Artikel 3 bis 9 dieses Beschlusses kann die Kommission die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie des Transparenzgrundsatzes nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a der genannten Verordnung beschränken, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19, 20 und 35 der genannten Verordnung vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen. Die Kommission kann so verfahren, wenn die Ausübung der dort genannten Rechte und Pflichten den Schutz der betroffenen Person oder die Rechte und Freiheiten anderer Personen nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der genannten Verordnung beeinträchtigen würde.

2 Der Absatz 1 gilt unbeschadet der Anwendung anderer Beschlüsse der Kommission zur Festlegung interner Vorschriften über die Unterrichtung betroffener Personen und über die Beschränkung bestimmter Rechte gemäß Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725.

3 Jegliche Beschränkung der in Absatz 1 genannten Rechte und Pflichten muss den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten achten, eine in einer demokratischen Gesellschaft erforderliche und angemessene Maßnahme darstellen, und dabei die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen berücksichtigen.

4 Bevor die Kommission Beschränkungen vornimmt, prüft sie im Einzelfall, ob diese erforderlich und angemessen sind. Beschränkungen sind auf das zur Verwirklichung ihres Ziels unbedingt erforderliche Maß zu begrenzen.

1 Die Kommission veröffentlicht auf ihrer Website einen Datenschutzhinweis, der alle betroffenen Personen über die Tätigkeiten der Kommission informiert, bei denen die personenbezogenen Daten dieser Personen zum Zweck der Bearbeitung von Anträgen nach Artikel 6 des Beschlusses C(2024) 1420 verarbeitet werden. Der Hinweis enthält auch Informationen über die Möglichkeit, die Rechte betroffener Personen gemäß den Artikeln 2, 3, 4 und 5 dieses Beschlusses zu beschränken, sowie darüber, welche Rechte beschränkt und aus welchen Gründen Beschränkungen angewendet werden können und wie lange die Beschränkungen gelten können.

2 Die Kommission informiert jeden Ersuchenden auf geeignetem Wege individuell über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten. Die Kommission informiert auch den Beteiligten in geeigneter Weise individuell, wenn der Ersuchende einer informellen Mediation mit dem Beteiligten zugestimmt hat.

3 Wenn die Kommission die in Absatz 2 vorgesehene Unterrichtung von Ersuchenden, deren personenbezogene Daten zum Zwecke der Bearbeitung von Anträgen nach Artikel 6 des Beschlusses C(2024) 1420 verarbeitet werden, gemäß Artikel 2 vollständig oder teilweise beschränkt, so erfasst und registriert sie die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6 dieses Beschlusses.

1 Wenn die Kommission das Auskunftsrecht zu personenbezogenen Daten, das Recht auf Löschung oder das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach den Artikeln 17, 19 bzw. 20 der Verordnung (EU) 2018/1725 ganz oder teilweise beschränkt, unterrichtet sie die betroffene Person in ihrer Antwort auf den Antrag auf Auskunft, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung schriftlich und unverzüglich a) über die Beschränkung und die Hauptgründe hierfür sowie b) über die Möglichkeit, Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.

2 Die Unterrichtung über die Gründe für eine Beschränkung nach Absatz 1 kann so lange zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden, wie die Unterrichtung die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde.

3 Die Kommission erfasst im Einklang mit Artikel 6 die Gründe für die Beschränkung.

4 Wenn das Auskunftsrecht ganz oder teilweise beschränkt ist, kann die betroffene Person ihr Auskunftsrecht über den Europäischen Datenschutzbeauftragten nach Artikel 25 Absätze 6, 7 und 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 wahrnehmen.

Obgleich die Kommission nach Artikel 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 verpflichtet ist, die betroffene Person von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, kann sie jedoch diese Benachrichtigung in Ausnahmefällen ganz oder teilweise beschränken. Die Kommission erfasst und registriert die Gründe für die Beschränkung im Einklang mit Artikel 6 dieses Beschlusses. Die Kommission übermittelt dem Europäischen Datenschutzbeauftragten diesen Vorgang zum Zeitpunkt der Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.

1 Die Kommission erfasst unter Berücksichtigung aller relevanten Elemente nach Artikel 25 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 die Gründe für jede Beschränkung nach Maßgabe dieses Beschlusses, einschließlich der Bewertung der mit der Beschränkung verbundenen Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen und der Erforderlichkeit und Angemessenheit dieser Beschränkung.

2 Im Verzeichnis ist anzugeben, inwiefern die Ausübung des Rechts durch die betroffene Person den Schutz der betroffenen Person oder die Rechte und Freiheiten anderer Personen nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 beeinträchtigen würde.

3 Das Verzeichnis und gegebenenfalls Unterlagen, aus denen die zugrunde liegenden Fakten und rechtlichen Grundlagen hervorgehen, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

1 Die in den Artikeln 3, 4 und 5 genannten Beschränkungen gelten, solange die Gründe dafür vorliegen.

2 Wenn die in den Artikeln 3, 4 und 5 genannten Gründe nicht mehr bestehen, hebt die Kommission die Beschränkung auf.

3 Zudem teilt die Kommission der betroffenen Person die wesentlichen Gründe für die Anwendung der Beschränkung mit und informiert sie über die Möglichkeit, jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragen oder Rechtsbehelf vor dem Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.

4 Die Kommission überprüft die Anwendung der in den Artikeln 3, 4 und 5 dieses Beschlusses genannten Beschränkungen, wenn der Ersuchende seine Zustimmung zu einer informellen Mediation mit Beteiligten erteilt, oder spätestens dann, wenn ein gemäß dem Beschluss C(2024) 1420 eingereichter Antrag abgeschlossen ist. Danach prüft die Kommission alle sechs Monate, ob die Beschränkung aufrechterhalten werden muss. Diese Überprüfung schließt eine Bewertung der Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkung unter Berücksichtigung aller relevanten Elemente nach Artikel 25 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 ein.

1 Die Kommission sieht Garantien vor, um personenbezogene Daten, die Beschränkungen unterliegen oder unterliegen könnten, vor Missbrauch, unrechtmäßigem Zugriff oder unrechtmäßiger Übermittlung zu schützen. Diese Garantien umfassen technische und organisatorische Maßnahmen und werden erforderlichenfalls in den internen Verfahren der Kommission im Einzelnen dargelegt. Die Garantien beinhalten Folgendes: a) eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten, Zugangsrechte und Verfahrensschritte, b) eine sichere elektronische Umgebung, die verhindert, dass elektronische Daten rechtswidrig und versehentlich unbefugten Personen zugänglich gemacht oder übermittelt werden, c) eine sichere Aufbewahrung und Verarbeitung von Papierdokumenten sowie d) eine ordnungsgemäße Überwachung der Beschränkungen und eine regelmäßige Überprüfung ihrer Anwendung.

2 Die personenbezogenen Daten werden im Einklang mit Artikel 6 Absatz 11 des Beschlusses C(2024) 1420 gespeichert. Am Ende der Speicherfrist löscht die Kommission die personenbezogenen Daten.

1 Der Datenschutzkoordinator, der zur Beratung der betreffenden Kommissionsdienststelle ernannt wurde, wird vor der Anwendung etwaiger Beschränkungen konsultiert; er überprüft, ob sie mit diesem Beschluss im Einklang stehen.

2 Unbeschadet des Absatzes 1 wird der Datenschutzbeauftragte der Kommission unverzüglich unterrichtet, wenn die Rechte einer betroffenen Person nach Maßgabe des vorliegenden Beschlusses beschränkt werden. Auf Anfrage erhält der Datenschutzbeauftragte Zugang zu den entsprechenden Verzeichnissen und sonstigen Unterlagen, aus denen die zugrunde liegenden Fakten und rechtlichen Grundlagen hervorgehen.

3 Der Datenschutzbeauftragte kann verlangen, dass die Anwendung einer Beschränkung überprüft wird. Die Kommission unterrichtet den Datenschutzbeauftragten schriftlich über das Ergebnis der angeforderten Überprüfung.

4 Die Kommission dokumentiert die Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls des Datenschutzkoordinators in jeden Fall, in dem die in Artikel 2 Absatz 2 genannten Rechte und Pflichten beschränkt werden, und erfasst insbesondere, welche Informationen ihnen übermittelt werden.

Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.