Reglamento de Ejecución (UE) 2024/607 de la Comisión, de 15 de febrero de 2024, relativa a las disposiciones prácticas y operativas para el funcionamiento del sistema de intercambio de información de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065 del Parlamento Europeo y del Consejo (Reglamento de Servicios Digitales)

El presente Reglamento establece las disposiciones prácticas y operativas para el funcionamiento de un sistema fiable y seguro de intercambio de información, en lo sucesivo denominado «AGORA», para la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065.

1 Se establece el sistema de intercambio de información AGORA.

2 AGORA es una aplicación informática accesible a través de internet y la herramienta utilizada para el intercambio de información, incluidos, en su caso, datos personales, que de otro modo tendrían lugar por otros medios, incluidos el correo ordinario o el correo electrónico.

3 AGORA se utilizará para el intercambio de información, incluido el intercambio de información que contenga datos personales, entre los coordinadores de servicios digitales, la Comisión y la Junta Europea de Servicios Digitales (en lo sucesivo, la «Junta»), así como con otras autoridades competentes a las que se conceda acceso a AGORA para desempeñar las funciones que les confiere el Reglamento (UE) 2022/2065, en relación con la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento de dicho Reglamento.

A efectos del presente Reglamento, además de las definiciones que figuran en el artículo 3 y el artículo 49, apartado 1, del Reglamento (UE) 2022/2065, en el artículo 4 del Reglamento (UE) 2016/679 y en el artículo 3 del Reglamento (UE) 2018/1725, se entenderá por: a) «AGORA»: sistema de intercambio de información establecido y mantenido por la Comisión para apoyar todas las comunicaciones con arreglo al Reglamento (UE) 2022/2065 entre los agentes de AGORA para la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065; b) «Agente AGORA»: coordinador de servicios digitales, la Comisión, la Junta u otras autoridades competentes a las que se conceda o puedan tener acceso a AGORA cuando sea necesario para llevar a cabo las tareas que se les hayan conferido de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065; c) «Usuario de AGORA»: persona física que trabaja bajo la autoridad de un agente AGORA y está registrada como tal en AGORA con el fin de desempeñar las tareas atribuidas al agente AGORA por el Reglamento (UE) 2022/2065; d) «Administrador de AGORA»: usuario de AGORA designado por un agente de AGORA con el fin de gestionar AGORA para dicho agente.

1 La Comisión será responsable de llevar a cabo las siguientes tareas en relación con AGORA: a) facilitar el uso de AGORA en todas las lenguas oficiales de la Unión y mantener AGORA; b) velar por la fiabilidad, la disponibilidad, el mantenimiento y el desarrollo de los programas y de la infraestructura informáticos de AGORA; c) ofrecer herramientas de traducción automática para la traducción de documentos y mensajes intercambiados a través de AGORA; d) prestar apoyo a otros agentes de AGORA en relación con el uso de AGORA; e) registrar al menos un administrador de AGORA en nombre de cada coordinador de servicios digitales y de la Junta, y concederles acceso a AGORA; f) nombrar al menos a un administrador de AGORA; g) realizar operaciones de tratamiento de datos personales en AGORA, cuando así lo disponga el presente Reglamento, para la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065; h) auditoría, seguimiento y preparación de los informes necesarios para la auditoría y el seguimiento de AGORA en virtud del Reglamento (UE) 2022/2065; i) proporcionar conocimientos, formación y apoyo, incluida la asistencia técnica, a los administradores de AGORA; j) supervisar el rendimiento de todos los demás agentes de AGORA con arreglo al presente Reglamento de conformidad con el artículo 15.

2 Con el fin de asistir a la Comisión en la realización de las tareas enumeradas en el apartado 1, los demás agentes de AGORA facilitarán a la Comisión información relativa a las operaciones que realicen en AGORA.

1 La Comisión será un encargado del tratamiento en el sentido del artículo 3, punto 12), del Reglamento (UE) 2018/1725 con respecto al tratamiento de datos personales al registrar administradores de AGORA.

2 La Comisión será un responsable del tratamiento independiente en el sentido del artículo 3, punto 8), del Reglamento (UE) 2018/1725 con respecto al tratamiento de datos personales de sus administradores de AGORA y de los usuarios de AGORA.

3 Cuando la Comisión trate datos personales en el funcionamiento de AGORA con el fin de compartir, solicitar y acceder a información, solicitar acciones y apoyo, se considerará responsable del tratamiento independiente, en el sentido del artículo 3, punto 8), del Reglamento (UE) 2018/1725, de los demás agentes de AGORA para las actividades de tratamiento de datos personales que lleva a cabo.

4 Cuando la Comisión trate datos personales en el funcionamiento de AGORA en nombre de otros agentes de AGORA con el fin de compartir, solicitar y acceder a información, solicitar acciones y apoyo, se considerará el encargado, en el sentido del artículo 3, punto 12), del Reglamento (UE) 2018/1725.

5 A efectos del presente Reglamento, las responsabilidades de la Comisión como encargada del tratamiento de datos realizadas en AGORA por esos otros agentes de AGORA se definirán de conformidad con el anexo II.

1 Cada coordinador de servicios digitales designará, para su Estado miembro, al menos un administrador de AGORA.

2 Cada coordinador de servicios digitales será responsable de garantizar que, en relación con el desempeño de las funciones que le hayan sido conferidas de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065, solo los usuarios AGORA autorizados tengan acceso a AGORA.

3 Cada coordinador de servicios digitales informará sin demora a la Comisión del administrador de AGORA designado por ella de conformidad con el apartado 1. La Comisión compartirá dicha información con los demás coordinadores de servicios digitales y con la Junta.

4 Cada coordinador de servicios digitales velará por que se cumplan las responsabilidades del administrador de AGORA con arreglo al presente Reglamento.

5 Los coordinadores de servicios digitales serán responsables independientes en el sentido del artículo 4, punto 7), del Reglamento (UE) 2016/679 con respecto al tratamiento de datos personales al registrar a sus usuarios de AGORA y concederles acceso a AGORA.

6 Cuando los coordinadores de servicios digitales traten datos personales en el funcionamiento de AGORA con el fin de compartir, solicitar y acceder a información que responda a solicitudes de información, remisiones, solicitudes de acción y solicitud de apoyo, los citados coordinadores deben ser responsables independientes en el sentido del Reglamento (UE) 2016/679 para las actividades de tratamiento que lleven a cabo.

7 Cuando otras autoridades competentes designadas por los Estados miembros de conformidad con el artículo 49, apartado 1, del Reglamento (UE) 2022/2065, que no sean el coordinador de servicios digitales, traten datos personales en el funcionamiento de AGORA, dichas autoridades serán responsables independientes en el sentido del Reglamento (UE) 2016/679.

1 La Junta nombrará a un administrador de AGORA. El administrador de AGORA formará parte del apoyo administrativo y analítico prestado a la Junta de conformidad con el artículo 62, apartado 4, del Reglamento (UE) 2022/2065.

2 La Junta será responsable de garantizar que solo los usuarios de AGORA autorizados tengan acceso a AGORA.

3 La Junta informará sin demora a la Comisión de la identidad de su administrador AGORA designado de conformidad con el apartado 1 y de las funciones de las que son responsables en virtud del artículo 8 del presente Reglamento. La Comisión compartirá dicha información con los coordinadores de servicios digitales.

Los administradores de AGORA se encargarán de: a) el registro de usuarios de AGORA y la concesión y revocación del acceso a AGORA; b) actuar como principal punto de contacto de la Comisión para las cuestiones relacionadas con AGORA, incluido el suministro de información sobre aspectos relacionados con la protección de datos personales de conformidad con el presente Reglamento, el Reglamento (UE) 2016/679 y el Reglamento (UE) 2018/1725; c) proporcionar conocimientos, formación y apoyo, incluida la asistencia técnica y un servicio de asistencia técnica, a los usuarios de AGORA registrados por ellos; d) garantizar la prestación eficiente de respuestas adecuadas por parte de los agentes de AGORA.

1 Los agentes de AGORA concederán y revocarán los derechos de acceso a los administradores de AGORA de los que sean responsables.

2 Solo tendrán acceso a AGORA los administradores de AGORA autorizados y los usuarios autorizados de AGORA.

3 Los agentes de AGORA establecerán los medios adecuados para garantizar que los administradores y los usuarios de AGORA solo puedan acceder a los datos personales tratados en AGORA cuando sea estrictamente necesario para la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065.

4 Cuando un procedimiento relativo a la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento en el marco del Reglamento (UE) 2022/2065 implique el tratamiento de datos personales, solo los administradores de AGORA y los usuarios de AGORA que participen en dicho procedimiento tendrán acceso a dichos datos personales.

1 Cada Estado miembro y la Comisión aplicarán sus propias normas sobre secreto profesional u otras obligaciones equivalentes de confidencialidad a sus administradores y usuarios de AGORA de conformidad con el Derecho nacional o de la Unión.

2 Cada agente de AGORA velará por que los administradores de AGORA y los usuarios de AGORA que trabajen bajo su autoridad cumplan las solicitudes de tratamiento confidencial de la información intercambiada en AGORA.

1 La transmisión, conservación y otro tratamiento de datos personales en AGORA solo podrá tener lugar cuando sea necesario y proporcionado y únicamente para los fines siguientes: a) apoyar las comunicaciones entre los agentes de AGORA en relación con la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento con arreglo al Reglamento (UE) 2022/2065; b) tramitación de casos por parte de los agentes de AGORA cuando llevan a cabo sus propias actividades en relación con la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento con arreglo al Reglamento (UE) 2022/2065; c) llevar a cabo las transformaciones empresariales y técnicas de los datos enumerados en el presente Reglamento, cuando sea necesario para permitir el intercambio de información a que se refieren las letras a) y b).

2 Los datos personales en AGORA se podrán tratar únicamente respecto de las categorías de interesados siguientes: a) personas físicas cuya información personal está contenida en documentos obtenidos en relación con la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento con arreglo al Reglamento (UE) 2022/2065; b) los administradores de AGORA y usuarios de AGORA a los que se ha concedido acceso a AGORA.

3 Los datos personales en AGORA se podrán tratar únicamente respecto de las categorías de datos personales: a) datos de identificación, datos de contacto, datos de participación en el caso, datos relacionados con el caso y cualquier otra información que se considere necesaria para la supervisión, investigación, ejecución y seguimiento con arreglo al Reglamento (UE) 2022/2065; b) nombre, dirección, información de contacto, número de contacto e identificación de usuario de los administradores y usuarios de AGORA a que se refiere el apartado 2, letra b).

4 AGORA almacenará las categorías de datos personales enumeradas en el artículo 11, apartado 3, del presente Reglamento y los registros que indiquen información sobre el flujo y los movimientos de los datos intercambiados realizados para la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento con arreglo al Reglamento (UE) 2022/2065.

5 El almacenamiento de los datos a que se refiere el apartado 2 se llevará a cabo utilizando una infraestructura informática situada en el Espacio Económico Europeo.

6 Cada agente AGORA velará por que los interesados puedan ejercer sus derechos de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 y el Reglamento (UE) 2018/1725, y será responsable del cumplimiento de estos reglamentos en lo que respecta a las actividades de tratamiento de datos personales realizadas en su nombre.

7 Las autoridades nacionales de control y el Supervisor Europeo de Protección de Datos, cada uno dentro del ámbito de sus competencias respectivas, garantizarán una supervisión coordinada de AGORA y su uso por parte de los administradores y usuarios de AGORA.

1 Los coordinadores de servicios digitales serán corresponsables del tratamiento, de conformidad con el artículo 26, apartado 1, del Reglamento (UE) 2016/679, para la transmisión, el almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales en AGORA en relación con las actividades de la Junta llevadas a cabo en el contexto de la supervisión, la investigación, la ejecución y el seguimiento con arreglo al Reglamento (UE) 2022/2065.

2 Cuando se lleven a cabo investigaciones conjuntas con arreglo al artículo 60 del Reglamento (UE) 2022/2065 en el contexto de la supervisión, investigación, ejecución y seguimiento de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065, los coordinadores de servicios digitales afectados serán corresponsables del tratamiento, en el sentido del artículo 26, apartado 1, del Reglamento (UE) 2016/679, para la transmisión, almacenamiento y otro tratamiento de datos personales en AGORA en el contexto de una investigación conjunta concreta.

3 A los efectos de los apartados 1 y 2, se atribuirán responsabilidades entre los corresponsables del tratamiento de conformidad con el anexo I.

4 La Comisión será un encargado del tratamiento en el sentido del artículo 3, punto 12), del Reglamento (UE) 2018/1725 para el tratamiento de datos personales llevado a cabo en nombre de los coordinadores de servicios digitales a efectos de las actividades de la Junta, y para las investigaciones conjuntas con arreglo al artículo 60 del Reglamento (UE) 2022/2065 llevadas a cabo en el contexto de la supervisión, investigación, ejecución y seguimiento con arreglo al Reglamento (UE) 2022/2065.

1 La Comisión incorporará las medidas necesarias más avanzadas para velar por la seguridad de los datos de carácter personal objeto de tratamiento en AGORA, incluidas las medidas apropiadas de control de acceso a los datos y un plan de seguridad que se mantendrá actualizado.

2 La Comisión adoptará las medidas necesarias y más avanzadas en caso de incidente de seguridad, adoptará medidas correctoras y velará por que sea posible verificar qué datos personales han sido tratados en AGORA, cuándo, por quién y con qué fin.

1 La Comisión pondrá AGORA a disposición de todas las lenguas oficiales de la Unión y ofrecerá a los usuarios de AGORA herramientas de traducción automática para la traducción de los documentos y mensajes intercambiados en AGORA.

2 Un coordinador de servicios digitales o cualquier otra autoridad competente a la que se conceda acceso a AGORA podrá presentar, en relación con el desempeño de cualquiera de las funciones que le hayan sido conferidas de conformidad con el Reglamento (UE) 2022/2065, cualquier información, documento, constatación, declaración o copia certificada conforme que haya recibido en AGORA, sobre la misma base que la información similar obtenida en su propio país, con fines compatibles con aquellos para los que se recogieron originalmente los datos y de conformidad con la legislación nacional y de la UE pertinente.

1 La Comisión supervisará periódicamente el funcionamiento de AGORA y evaluará periódicamente su rendimiento.

2 A más tardar el 17 de febrero de 2027 y, posteriormente, cada tres años, la Comisión presentará al Parlamento Europeo, al Consejo y al Supervisor Europeo de Protección de Datos un informe sobre la aplicación del presente Reglamento. El informe incluirá información sobre el seguimiento y la evaluación llevados a cabo de conformidad con el apartado 1, y sobre el rendimiento de los agentes de AGORA en relación con AGORA con vistas a garantizar un intercambio eficiente de información y respuestas adecuadas. El informe también abordará aspectos relacionados con el cumplimiento en relación con la protección de los datos personales en AGORA, incluida la seguridad de los datos.

3 A efectos de la elaboración del informe a que se refiere el apartado 2, los coordinadores de servicios digitales, la Junta y otras autoridades competentes a las que se conceda acceso cuando sea necesario para llevar a cabo las funciones que les confiere el Reglamento (UE) 2022/2065 facilitarán anualmente a la Comisión cualquier información pertinente para la aplicación del presente Reglamento en forma de informes, incluida la aplicación de los requisitos de protección de datos y la seguridad de los datos establecidos en el mismo.

1 Los gastos incurridos para la creación, el mantenimiento y el funcionamiento de AGORA estarán cubiertos por las tasas anuales de supervisión recaudadas por la Comisión de conformidad con el artículo 43, apartado 2, del Reglamento (UE) 2022/2065 y el Reglamento Delegado (UE) 2023/1127 de la Comisión .

2 Los gastos de las operaciones AGORA a nivel de los Estados miembros, incluidos los recursos humanos necesarios para las actividades de formación, promoción, asistencia técnica y servicio de asistencia, así como para la administración de AGORA a nivel nacional y cualquier adaptación necesaria en las redes y sistemas de información nacionales correrán a cargo del Estado miembro que los realice.

Los Estados miembros adoptarán todas las medidas necesarias para garantizar la aplicación efectiva del presente Reglamento por parte de sus agentes del AGORA.

El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.