Beschluss des Hohen Vertreters der Union für Außen- und Sicherheitspolitik vom 6. März 2025 über die Vorschriften für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Besitz von EU-Sonderbeauftragten

Jeder Unionsbürger sowie jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat hat gemäß den in Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (im Folgenden „Verordnung“) festgelegten Grundsätzen, Bedingungen und Einschränkungen und den in diesem Beschluss festgelegten Durchführungsbestimmungen ein Recht auf Zugang zu Dokumenten, die von einem Sonderbeauftragten erstellt wurden oder bei ihm eingegangen sind.

1 Ein an einen Sonderbeauftragten gerichteter Antrag auf Zugang zu Dokumenten ist in schriftlicher Form, einschließlich in elektronischer Form per E-Mail an die Funktionsmailbox [email protected], zu stellen.

2 Der Antrag muss so präzise formuliert sein, dass der Sonderbeauftragte das angeforderte Dokument bzw. die angeforderten Dokumente ermitteln und den Antrag innerhalb der in der Verordnung festgelegten Fristen bearbeiten kann.

3 Sobald der Antrag registriert wurde, wird dem Antragsteller eine Empfangsbestätigung zugesandt.

4 Personenbezogene Daten von Antragstellern werden im Einklang mit den geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten verarbeitet .

1 Der Sonderbeauftragte beantwortet die Erst- und Zweitanträge innerhalb von fünfzehn (15) Werktagen ab dem Datum der Registrierung des Antrags.

2 Sind Anträge unpräzise oder zu weit gefasst, so nimmt der Sonderbeauftragte gemäß Artikel 6 Absätze 2 und 3 der Verordnung unverzüglich Kontakt mit dem Antragsteller auf, um den Antrag zu präzisieren oder den Umfang des Antrags einzugrenzen.. Geht innerhalb von zehn Arbeitstagen keine Antwort des Antragstellers ein, so setzt sich der Sonderbeauftragte erneut mit dem Antragsteller in Verbindung und räumt zusätzlich weitere fünf Arbeitstage ein, um den Antrag zu präzisieren oder einzugrenzen, damit der Sonderbeauftragte die angeforderten Dokumente ermitteln und den Antrag effizient bearbeiten kann. Präzisiert der Antragsteller den Antrag nicht oder grenzt er diesen nicht ein, so gilt der Antrag als abgelehnt. Die Frist für die Beantwortung beginnt erst ab dem Zeitpunkt, zu dem der Sonderbeauftragte einschlägige Informationen vom Antragsteller erhält.

3 In Ausnahmefällen im Sinne von Artikel 7 Absatz 3 oder Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung können die Fristen um fünfzehn Werktage verlängert werden, insbesondere a) bei Anträgen, die komplex sind oder eine große Menge von Daten oder Dokumenten umfassen, b) wenn zur Bearbeitung eines Antrags ein Organ, eine Einrichtung oder sonstige Stelle der Union, eine Mission oder Operation im Rahmen der Gemeinsamen Sicherheits- und Verteidigungspolitik oder ein Mitgliedstaat konsultiert werden muss oder c) wenn Dritte konsultiert werden müssen. Der Antragsteller muss über jede Verlängerung sowie über die Gründe hierfür informiert werden.

1 Antworten auf Erstanträge werden vom Büroleiter des Sonderbeauftragten unterzeichnet, der im Büro des jeweiligen Sonderbeauftragten als Korrespondent für Dokumentenzugang fungiert. Gibt es keinen Büroleiter, ernennt der Sonderbeauftragte einen Bediensteten zum Korrespondenten für Dokumentenzugang.

2 Antworten auf Zweitanträge werden vom betreffenden Sonderbeauftragten unterzeichnet.

3 Unbeschadet der vorstehenden Absätze unterstützt und berät das Team „Transparenz“ des EAD die Sonderbeauftragten und ihre Büros bei der Bearbeitung sowohl von Erst- als auch Zweitanträgen auf Zugang zu Dokumenten. Der Hohe Vertreter der Union für Außen- und Sicherheitspolitik wird gegebenenfalls zu der in komplexen Fällen zu treffenden Entscheidung konsultiert.

Wird ein Antrag ganz oder teilweise abgelehnt, so ist die Ablehnung auf der Grundlage einer der in Artikel 4 der Verordnung genannten Ausnahmeregelungen zu begründen. In der Antwort auf einen Erstantrag wird der Antragsteller über sein Recht unterrichtet, einen Zweitantrag zu stellen. Bei einer Ablehnung eines Zweitantrags unterrichtet der Sonderbeauftragte den Antragsteller über die ihm zur Verfügung stehenden Rechtsmittel, nämlich die Erhebung einer Klage gegen den betreffenden Sonderbeauftragten nach Maßgabe des Artikels 263 AEUV und/oder die Einreichung einer Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten nach Maßgabe des Artikels 228 AEUV.

1 Bei Anträgen auf Zugang zu im Besitz eines Sonderbeauftragten befindlichen Dokumenten, die von Dritten stammen, konsultiert der Sonderbeauftragte Letztere — es sei denn, es ist klar, dass das Dokument veröffentlicht werden muss bzw. nicht veröffentlicht werden darf — und prüft, ob eine der in der Verordnung festgelegten Ausnahmeregelungen anwendbar ist.

2 Der Zugang zu dem Dokument wird ohne Konsultation des Dritten gewährt, wenn das Dokument bereits von seinem Verfasser veröffentlicht oder von anderen Organen oder Einrichtungen der EU bereits für die Öffentlichkeit freigegeben wurde oder wenn klar ist, dass die Offenlegung oder teilweise Offenlegung seiner Inhalte offensichtlich keines der in Artikel 4 der Verordnung genannten Interessen beeinträchtigen würde.

3 Der Dritte muss konsultiert werden, wenn das Dokument unter Artikel 9 der Verordnung fällt oder wenn es von einem Mitgliedstaat stammt, der den Sonderbeauftragten gemäß Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung ersucht hat, das Dokument nicht ohne seine vorherige Zustimmung zu verbreiten. Entsprechende Ersuchen der Mitgliedstaaten sind schriftlich zu übermitteln.

4 Der Dritte wird schriftlich konsultiert und erhält unter Berücksichtigung der in Artikel 3 dieses Beschlusses festgelegten Fristen eine angemessene Antwortfrist. Der konsultierte Dritte übermittelt seine Stellungnahme schriftlich.

5 Geht innerhalb der festgesetzten Frist keine Antwort des konsultierten Dritten ein oder ist der Dritte nicht feststell- bzw. auffindbar, entscheidet der Sonderbeauftragte über den Antrag entsprechend der in der Verordnung vorgesehenen Ausnahmeregelungen und unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Dritten auf der Grundlage der Angaben, über die der Sonderbeauftragte verfügt.

6 Beabsichtigt der Sonderbeauftragte, gegen die ausdrückliche Stellungnahme des Dritten Zugang zu einem Dokument zu gewähren, so unterrichtet er den Dritten innerhalb der gemäß der Verordnung geltenden Frist über seine Absicht, das Dokument zu veröffentlichen.

1 Mitgliedstaaten oder andere Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union, denen ein Antrag auf Zugang zu einem in ihrem Besitz befindlichen Dokument zugeht, das von einem Sonderbeauftragten stammt, richten Anträge auf Konsultation eines Sonderbeauftragten per E-Mail an [email protected].

2 Der Sonderbeauftragte nimmt dazu umgehend und unter Einhaltung etwaiger Beantwortungsfristen spätestens innerhalb von fünf Werktagen Stellung.

1 Betrifft der Antrag auf Zugang zu einem Dokument ein Dokument, das unter Artikel 9 der Verordnung fällt, oder ein anderes Dokument, das gemäß den Bestimmungen der betreffenden Organe zum Schutz grundlegender Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten als Verschlusssache eingestuft ist, wird er von Beamten geprüft, die befugt sind, dieses Dokument einzusehen.

2 Wird der Antrag auf Zugang zu einer Verschlusssache ganz oder teilweise abschlägig beschieden, so ist dies auf der Grundlage der in Artikel 4 der Verordnung genannten Ausnahmeregelungen zu begründen. Ist eine Ablehnung des Zugangs zu dem angeforderten Dokument auf der Grundlage dieser Ausnahmeregelungen nicht möglich, sorgt der Beamte, der diesen Antrag prüft, vor der Überstellung des Dokuments an den Antragsteller für die Aufhebung des Geheimhaltungsgrads des Dokuments.

1 Die Dokumente, zu denen Zugang zu gewähren ist, werden per Post oder per E-Mail versandt. Bei umfangreichen oder schwer zu handhabenden Dokumenten kann der Antragsteller gebeten werden, die Dokumente an ihrem Aufbewahrungsort einzusehen. Diese Einsichtnahme ist kostenlos.

2 Wurde das Dokument bereits freigegeben, kann eine Antwort darin bestehen, den Antragsteller darüber zu unterrichten, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann, etwa durch Angabe der Fundstellen oder gegebenenfalls der Internetadresse, unter der es verfügbar ist.

3 Überschreitet der Umfang der per Post zu versendenden Kopien der Dokumente 20 Seiten, so kann dem Antragsteller eine Gebühr von 0,10 EUR je Seite zuzüglich Versandkosten in Rechnung gestellt werden. Über die Kosten im Zusammenhang mit anderen Datenträgern wird von Fall zu Fall entschieden, ohne dass diese einen angemessenen Betrag überschreiten dürfen.

1 Dokumente, die von einem Sonderbeauftragten aufgrund eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten öffentlich gemacht werden, werden mit Unterstützung des EAD veröffentlicht und zu diesem Zweck im öffentlichen Register des EAD geführt.

2 Gemäß Artikel 9 der Verordnung werden Dokumente, die unter diese Bestimmung fallen, nur mit Zustimmung des Urhebers im öffentlichen Register des EAD aufgeführt.

Die Sonderbeauftragten legen dem Hohen Vertreter jährlich einen Bericht über die Zahl der Fälle vor, in denen ihr Büro den Zugang zu Dokumenten verweigert hat, und geben in diesen Fällen die Gründe für die Verweigerung an.

1 Dieser Beschluss gilt für alle Sonderbeauftragten.

2 Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft.