Beschluss (EU) 2025/2024 der Kommission vom 9. Oktober 2025 über die Geschäftsordnung des in Artikel 145 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 des Europäischen Parlaments und des Rates genannten Gremiums

Mit diesem Beschluss wird die Geschäftsordnung des in Artikel 145 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannten Gremiums festgelegt und der Beschluss (EU) 2018/1220 ersetzt.

1 Der/Die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende des Gremiums werden jeweils mit einem Beschluss der Kommission gemäß Artikel 145 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 im Anschluss an einen Aufruf zur Interessenbekundung für eine Amtszeit von fünf Jahren ernannt, die nicht verlängerbar ist. Ihre Amtszeit beginnt mit dem Tag, der im Beschluss über ihre Ernennung zu diesem Zweck festgelegt ist. Diese Beschlüsse werden im Amtsblatt der Europäischen Union — Reihe C — veröffentlicht.

2 Der/Die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende bleiben — soweit dies für die Arbeitsweise des Gremiums erforderlich ist — bis zu sechs Monate nach Ablauf ihrer Amtszeit bis zum Antritt ihrer jeweiligen Nachfolger/-innen im Amt.

3 Der/Die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende werde beide als Sonderberater/-innen der Kommission im Sinne des Artikels 5 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union angestellt. In ihren Sonderberaterverträgen wird ihre Unabhängigkeit in vollem Umfang respektiert und die Dauer ihrer Amtszeit nicht berührt.

4 Die Kommission kann den/die Vorsitzende/-n und den/die stellvertretende/-n Vorsitzende/-n entlassen, wenn sie die für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllen.

5 Die Kriterien für die Auswahl des/der Vorsitzenden nach Artikel 145 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 gelten auch für die Auswahl des/der stellvertretenden Vorsitzenden.

Ist der/die Vorsitzende verhindert oder wird sein/ihr Amt frei, so nimmt der/die stellvertretende Vorsitzende für die Zwecke des Artikels 145 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 den Vorsitz für die Dauer der Verhinderung oder bis zur Ernennung eines/einer neuen Vorsitzenden wahr.

1 Der/Die Vorsitzende vertritt das Gremium.

2 Der/Die Vorsitzende leitet die Sitzungen des Gremiums und organisiert dessen Arbeiten.

3 Der/Die Vorsitzende wird zu diesem Zweck vom dem in Artikel 7 genannten ständigen Sekretariat unterstützt.

4 Der/Die Vorsitzende kann seine/ihre Unterzeichnungsbefugnis an jede/-n der ständigen Vertreter/-innen der Kommission delegieren, sodass diese für ihn/sie Dokumente unterzeichnen können, die mit einem bestimmten Fall oder Verwaltungsangelegenheiten in Zusammenhang stehen.

5 Der/Die Vorsitzende legt nach Konsultation der ständigen Vertreter/-innen der Kommission den Zeitplan für die Sitzungen des Gremiums fest.

6 Der/Die Vorsitzende nimmt die anderen Befugnisse wahr, die ihm/ihr mit diesem Beschluss übertragen werden.

1 Der/Die in der Generaldirektion Haushalt für „Rechtliche Angelegenheiten, Finanzregelung, Kontrollen und Berichterstattung“ zuständige Hauptberater/-in ist nach Artikel 145 Absatz 2 Buchstabe c der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 eine/-r der beiden ständigen Vertreter/-innen der Kommission. Ist das Amt des/der für „Rechtliche Angelegenheiten, Finanzregelung, Kontrollen und Berichterstattung“ zuständigen Hauptberaters/Hauptberaterin frei, so wird der/die Direktor/-in in der Generaldirektion Haushalt, der/die für das ständige Sekretariat zuständig ist, nach Artikel 145 Absatz 2 Buchstabe c der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 eine/-r der beiden ständigen Vertreter/-innen der Kommission. Der/Die Generaldirektor/-in für Haushalt ernennt eine/-n Beamten/Beamtin, der/die zumindest die Funktion eines/einer Referatsleiters/Referatsleiterin oder eine gleichwertige Funktion innehat, zu dem/der Stellvertreter/-in dieses/dieser ständigen Vertreters/Vertreterin der Kommission. Diese Person kann an allen Beratungen des Gremiums teilnehmen, an Abstimmungen jedoch nur dann, wenn der/die ständige Vertreter/-in der Kommission dazu nicht in der Lage ist.

2 Der/Die Generaldirektor/-in für Haushalt ernennt als zweite/-n ständige/-n Vertreter/-in der Kommission ad personam eine/-n Beamten/Beamtin der Kommission, der/die zumindest der Besoldungsgruppe AD 14 angehört. Der/Die Generaldirektor/-in für Haushalt ernennt überdies eine/-n Beamten/Beamtin, der/die zumindest die Funktion eines/einer Referatsleiters/Referatsleiterin oder eine gleichwertige Funktion innehat, zu dem/der Stellvertreter/-in dieses/dieser ständigen Vertreters/Vertreterin der Kommission. Diese Person kann an allen Beratungen des Gremiums teilnehmen, an Abstimmungen jedoch nur dann, wenn der/die ständige Vertreter/-in der Kommission dazu nicht in der Lage ist.

3 Das Mitglied, das den/die antragstellende/-n Anweisungsbefugte/-n vertritt, und seine sämtlichen Stellvertreter/-innen sind Beamte/Beamtinnen oder Bedienstete auf Zeit, die gemäß der Geschäftsordnung und den internen Verwaltungsvorschriften des betreffenden Organs, der betreffenden Einrichtung oder der betreffenden Stelle nach Artikel 73 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 ernannt werden und zumindest die Funktionen eines/einer Referatsleiters/Referatsleiterin oder eines/einer Delegationsleiters/Delegationsleiterin wahrnehmen.

1 Beobachter/-innen können an den Beratungen des Gremiums teilnehmen, sind jedoch nicht stimmberechtigt.

2 Das benannte Mitglied des Juristischen Diensts der Kommission genießt von Rechts wegen für jeden an das Gremium verwiesenen Fall Beobachterstatus und gibt auf eigene Initiative oder auf Ersuchen des/der Vorsitzenden Stellungnahmen ab. Zu diesem Zweck nimmt das benannte Mitglied an allen Beratungen des Gremiums teil. Das Gremium unterrichtet den Juristischen Dienst rechtzeitig vor einer Annahme über alle schriftlichen Verfahren.

3 In Angelegenheiten, in denen sich der Antrag des/der verweisenden Anweisungsbefugten ganz oder teilweise auf vom OLAF übermittelte Informationen stützt, nimmt/nehmen ein/-e oder mehrere Vertreter/-in/-nen des OLAF, darunter, soweit möglich, die für den Fall zuständigen Untersuchungsbeauftragten als Beobachter/-in/-nen an den Sitzungen des Gremiums und an den mündlichen und schriftlichen Verfahren dazu teil. Das OLAF gibt auf Ersuchen des/der Vorsitzenden Stellungnahmen ab.

4 In Angelegenheiten, in denen sich der Antrag des/der verweisenden Anweisungsbefugten ganz oder teilweise auf von der EUStA übermittelte Informationen stützt, nimmt/nehmen ein/-e oder mehrere Vertreter/-in/-nen der EUStA, darunter, soweit möglich, die für den Fall zuständigen gemäß Artikel 103 der Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates als Beobachter/-in/-nen an den Sitzungen des Gremiums und an den mündlichen und schriftlichen Verfahren dazu teil.

5 Wenn dies in bestimmten Fällen begründet ist, kann der/die Vorsitzende das OLAF um Informationen oder Stellungnahmen bitten. Der/Die Vorsitzende kann zudem gemäß Artikel 103 der Verordnung (EU) 2017/1939 die EUStA um Informationen oder Beratung ersuchen.

6 Anweisungsbefugte (außer verweisende Anweisungsbefugte), die von einem an das Gremium verwiesenen Fall betroffen sind, können den/die Vorsitzende/-n um Beobachterstatus bitten. Solche Anweisungsbefugte können an den Beratungen des Gremiums teilnehmen und geben auf Ersuchen des/der Vorsitzenden mündliche und schriftliche Stellungnahmen ab. Das Gremium unterrichtet diese Anweisungsbefugten über einschlägige schriftliche Verfahren.

7 Der/Die Vorsitzende kann nach Konsultation der ständigen Vertreter/-innen der Kommission weitere Beobachter/-innen zu den Beratungen des Gremiums einladen und sie zu mündlichen oder schriftlichen Stellungnahmen auffordern.

1 Das ständige Sekretariat des Gremiums wird von Beamten/Beamtinnen oder sonstigen Bediensteten der Generaldirektion Haushalt gestellt, bei der es administrativ angesiedelt ist.

2 Das ständige Sekretariat, das dem/der Vorsitzenden untersteht, a) überprüft die Qualität des/der verweisenden Anweisungsbefugten, seiner/ihrer benannten Vertreter/-in und etwaiger Beobachter/-innen; b) prüft, ob Anträge auf Empfehlungen vollständig sind und alle notwendigen Unterlagen und Informationen enthalten; c) stellt fest, ob andere Anweisungsbefugte von dem Fall betroffen sind, die als mögliche Beobachter/-innen benannt werden können; d) organisiert die notwendigen Schritte und Kontakte mit dem/der verweisenden Anweisungsbefugten, dem Juristischen Dienst der Kommission und anderen Beobachter/-innen, die an dem betreffenden Fall beteiligt sind oder beteiligt sein könnten, um den Vorgang zu ergänzen; e) fasst Entwürfe ab, die dem Gremium vorzulegen sind, und leitet sie an den/die Vorsitzende/-n, die anderen Mitglieder und die Beobachter/-innen, die zu Beratungen zu einem Fall zugezogen werden, weiter; f) schlägt dem/der Vorsitzenden den Entwurf des Zeitplans für die Sitzungen des Gremiums vor; g) erstellt einen Tagesordnungsentwurf für die Sitzungen des Gremiums und leitet ihn an die Mitglieder und die Teilnehmer der Sitzungen des Gremiums weiter; h) überprüft, ob die Personen anwesend sind und die Unterlagen vorliegen, die notwendig sind, um die Ordnungsmäßigkeit der Beratungen des Gremiums zu gewährleisten; i) nimmt an den Beratungen des Gremiums teil und gewährleistet deren Weiterverfolgung; j) erstellt einen Kurzbericht über jede Sitzung und legt ihn den Mitgliedern vor; k) übermittelt für das Gremium Dokumente und Kommunikationen an Personen oder Stellen, auf die sich das Verfahren bezieht, einschließlich des Schreibens mit den behaupteten Tatsachen und Feststellungen und der vorläufigen rechtlichen Bewertung des Verhaltens; l) übermittelt die vom Gremium abgegebene Empfehlung an den/die verweisende/-n Anweisungsbefugte/-n; m) stellt die Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs sicher, der an das Gremium gerichtet ist oder seine Tätigkeiten betrifft; n) führt das Verzeichnis der vom Gremium abgegebenen Empfehlungen und aller von den zuständigen Anweisungsbefugten gefassten Beschlüsse und o) gewährleistet die Veröffentlichung der in Artikel 142 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 vorgesehenen Entscheidungen über den Ausschluss und finanzielle Sanktionen.

3 Das ständige Sekretariat ist unter folgender E-Mail-Adresse zu erreichen: [email protected].

1 Befinden sich der/die Vorsitzende, der/die stellvertretende Vorsitzende, jedes andere Mitglied oder dessen Stellvertreter/-innen, die Beamten/Beamtinnen und sonstigen Bediensteten, aus denen sich das ständige Sekretariat des Gremiums zusammensetzt, oder jede andere Person, die an den Sitzungen des Gremiums teilnimmt oder Kenntnisse der Unterlagen in Bezug auf einen Fall hat, in einer Situation, die die Gefahr eines Interessenkonflikts nach Artikel 61 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 mit sich bringen könnte, so unterrichten sie unverzüglich die anderen Mitglieder und das ständige Sekretariat. Das Gleiche gilt, wenn sie sich in einer Situation befinden, die objektiv als Interessenkonflikt angesehen werden könnte.

2 Personen, die sich in einer Situation befinden, die die Gefahr eines Interessenkonflikts mit sich bringen oder objektiv als Interessenkonflikt im Sinne von Absatz 1 wahrgenommen werden könnte, nehmen weder an den Beratungen des Gremiums noch an der Annahme des kontradiktorischen Schreibens oder der Empfehlung teil. Ein Vermerk darüber, wie die Gefahr des Interessenkonflikts behandelt wurde, wird in die Akte aufgenommen.

1 Das OLAF arbeitet gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates unter gebührender Berücksichtigung der Achtung der Verfahrens- und Grundrechte sowie des Schutzes von Hinweisgebenden eng mit dem Gremium zusammen.

2 Stützt sich der Antrag des/der verweisenden Anweisungsbefugten auf vom OLAF übermittelte Informationen, so konsultiert das Gremium das OLAF vor der Übermittlung der Mitteilung an Personen oder Stellen, auf die sich der Antrag auf eine Empfehlung bezieht, damit die Vertraulichkeit von vom OLAF durchgeführten oder koordinierten Gerichtsverfahren oder Untersuchungen, einschließlich hinsichtlich des Schutzes von Hinweisgebenden, und von einzelstaatlichen Untersuchungen oder Gerichtsverfahren, nicht beeinträchtigt wird.

3 Die Übermittlung von Informationen, die aus vom OLAF durchgeführten oder koordinierten Untersuchungen stammen oder damit zusammenhängen, an Personen, Stellen oder deren Beauftragte erfordert die Zustimmung des OLAF.

Die Modalitäten der Zusammenarbeit zwischen dem Gremium und der EUStA werden nach Artikel 103 der Verordnung (EU) 2017/1939 festgelegt.

1 Ein Antrag auf eine Empfehlung kann dem Gremium von einem/einer bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission, einem anderen Organ, einem von der Kommission eingerichteten europäischen Amt, einer Exekutivagentur oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle vorgelegt werden.

2 Anträge auf Empfehlungen werden, soweit möglich, über ARES oder andernfalls in vertraulicher Form per E-Mail an das ständige Sekretariat geschickt. Bei Anträgen auf Empfehlungen ist die angemessene Vertraulichkeitsstufe und der Sicherheitshinweis auf allen Dokumenten zu gewährleisten. Stammen Dokumente aus einer Untersuchung des OLAF oder beziehen sie sich darauf, so bringt der/die Anweisungsbefugte die entsprechenden Hinweise auf Untersuchungen des OLAF darauf an. Wird ein Antrag auf eine Empfehlung von einem/einer nicht der Kommission angehörenden Anweisungsbefugten gestellt, so treffen das ständige Sekretariat und diese/-r Anweisungsbefugte die erforderlichen Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit der in dem betreffenden Fall ausgetauschten Informationen.

3 Anträge auf Empfehlungen enthalten alle Informationen, die in Artikel 144 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannt sind. Sie enthalten zudem die übrigen sachdienlichen Informationen nach Artikel 138 Absatz 3 der genannten Verordnung, gegebenenfalls einschließlich der Berichte des OLAF und der Informationen, die von der EUStA übermittelt werden. Sie umfassen einen ordnungsgemäß ausgefüllten Auskunftsbogen.

4 Enthält ein Antrag auf eine Empfehlung Berichte oder andere vom OLAF oder von der EUStA übermittelte Informationen, so konsultiert der/die Anweisungsbefugte das OLAF bzw. die EUStA mit dem Ziel, jene Informationen zu bestimmen, die gegenüber Personen oder Stellen, auf die sich der Antrag auf eine Empfehlung bezieht, nicht offengelegt werden dürfen, und bearbeitet diese Berichte bzw. Informationen vor ihrer Übermittlung an das Gremium entsprechend.

Angelegenheiten, mit denen das Gremium befasst wird, können entweder in einer Sitzung des Gremiums oder im schriftlichen Verfahren entschieden werden.

Der/Die Vorsitzende kann Sitzungen des Gremiums einberufen, um a) die vorläufige rechtliche Bewertung eines Verhaltens gemäß Artikel 138 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 zum Zwecke ihrer Mitteilung an die Personen oder Stellen, die Gegenstand eines Antrags auf eine diesbezügliche Empfehlung sind, festzulegen; b) eine Empfehlung gemäß Artikel 145 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 abzugeben oder c) Fragen im Zusammenhang mit der Arbeitsweise des Gremiums zu erörtern.

Auf Initiative des/der Vorsitzenden oder auf Ersuchen eines anderen Mitglieds des Gremiums können die Feststellung der Sachverhalte und Erkenntnisse und die Festlegung der vorläufigen rechtlichen Bewertung des Verhaltens sowie die Abgabe der Empfehlung im schriftlichen Verfahren erfolgen. Jedes Mitglied des Gremiums kann die Anwendung des schriftlichen Verfahrens ablehnen. Die Beobachter/-innen nehmen an diesem Verfahren teil.

Wenn es die Beschaffenheit oder die Umstände des Falles erfordern, kann das Gremium auf Antrag des/der Anweisungsbefugten oder von sich aus beschließen, das Verfahren zu beschleunigen. In solchen Fällen ist das Gremium bestrebt: a) den Fall vorrangig zu behandeln und der Person oder Stelle, auf die sich das Verfahren bezieht, das kontradiktorische Schreiben nach Artikel 16 innerhalb von 30 Arbeitstagen nach Eingang des Antrags auf eine Empfehlung zu übermitteln und b) die Empfehlung binnen 20 Arbeitstagen nach Ablauf der Frist für Stellungnahmen zu dem in Artikel 16 genannten kontradiktorischen Schreiben anzunehmen.

1 Personen oder Einrichtungen, auf die sich ein Antrag auf eine Empfehlung bezieht, haben das Recht zur Stellungnahme, es sei denn es liegen, wie in Artikel 145 Absatz 5 Satz 2 der Verordnung (EU/Euratom) 2024/2509 festgelegt, außergewöhnliche Umstände vor, unter denen aus zwingenden schutzwürdigen Gründen die Vertraulichkeit einer Untersuchung oder eines einzelstaatlichen Gerichtsverfahrens gewahrt werden muss, weshalb dieses Recht aufgeschoben werden muss, solange diese schutzwürdigen Gründe bestehen.

2 Bei der Annahme seiner Empfehlungen berücksichtigt das Gremium ausschließlich Sachverhalte und Erkenntnisse sowie vorläufige rechtliche Bewertungen von Verhaltensweisen, zu denen die Person oder Stelle, auf die sich der Antrag auf eine Empfehlung bezieht, Stellung nehmen konnte; ausgenommen sind die Fälle, in denen Artikel 145 Absatz 5 Satz 2 der Verordnung (EU/Euratom) 2024/2509 Anwendung findet.

3 Vor der Annahme einer Empfehlung übermittelt der/die Vorsitzende auf Anweisung des Gremiums, vorbehaltlich der Bestimmungen des Artikels 145 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 und gemäß Artikel 17 Absatz 1, der Person oder Stelle, auf die sich der Antrag auf eine Empfehlung bezieht, ein Schreiben mit den vom Gremium in der vorläufigen rechtlichen Bewertung der Verhaltensweise berücksichtigen Sachverhalten und Erkenntnissen (ein „kontradiktorisches Schreiben“). Diese Mitteilung erfolgt grundsätzlich per E-Mail.

4 Der/Die Empfänger/-in eines kontradiktorischen Schreibens übermittelt etwaige Stellungnahmen dazu, gegebenenfalls mit Anhängen oder Anlagen, schriftlich in Form elektronischer Dateien, die sich mit allgemein verfügbarer Büroproduktivitätssoftware öffnen lassen. Die Stellungnahme wird dem ständigen Sekretariat unter der in dem Schreiben angegebenen E-Mail-Adresse übermittelt.

5 Die Stellungnahme ohne Anhänge darf den Umfang des kontradiktorischen Schreibens ohne Anhänge nicht an Seiten übersteigen, außer in den Fällen, in denen de jure oder de facto eine hinreichend begründete Komplexität vorliegt.

6 In der Regel wird dem/der Empfänger/-in von kontradiktorischen Schreiben eine Frist von fünfzehn Arbeitstagen für Stellungnahmen eingeräumt. Der Beginn dieser Frist ist in Artikel 146 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 festgelegt.

7 Stellt der/die Empfänger/-in eines kontradiktorischen Schreibens einen begründeten Antrag, die Frist für die Abgabe einer Stellungnahme zu dem kontradiktorischen Schreiben aufgrund außergewöhnlicher Umstände zu verlängern, so kann das Gremium die Frist um höchstens die Hälfte der ursprünglich eingeräumten Frist verlängern.

8 Hat eine Person oder Stelle, auf die sich ein Antrag auf eine Empfehlung bezieht, binnen der geltenden Frist keine Stellungnahme zu dem kontradiktorischen Schreiben übermittelt, obwohl die Mitteilung des kontradiktorischen Schreibens gemäß Artikel 146 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 erfolgte, so kann das Gremium daraus folgern, dass diese Person oder Stelle die in dem kontradiktorischen Schreiben dargelegten Sachverhalte oder vorläufigen rechtlichen Bewertungen nicht bestreitet.

1 Die Mitglieder des Gremiums streben einen Konsens über den Inhalt kontradiktorischer Schreiben und später einen Konsens über die Empfehlung an.

2 Kommt kein Konsens zustande, so findet eine Abstimmung mit der Mehrheit der Stimmen statt, bei der a) der/die Vorsitzende eine Stimme hat; b) die beiden ständigen Vertreter/-innen der Kommission zusammen eine Stimme haben — kommt es zwischen ihnen zu keiner Einigung, ist die eine Stimme eine negative Stimmabgabe; c) das Mitglied, das den/die verweisende/-n Anweisungsbefugte/-n vertritt, eine Stimme hat.

3 Das Gremium unterrichtet den/die verweisende/-n Anweisungsbefugte/-n und die Beobachter/-innen über seine Empfehlung.

In Ausnahmefällen mit Bezug zur Vergabe öffentlicher Aufträge, in denen strenge Fristen gelten, das Verfahren nur für einen begrenzten Zeitraum ausgesetzt werden kann und das Gremium empfiehlt, keine Verwaltungsmaßnahmen zu erlassen oder bestehende Verwaltungsmaßnahmen aufzuheben, kann das Gremium eine gekürzte Empfehlung annehmen. Hierfür gelten folgende Bedingungen: a) Gekürzte Empfehlungen dürfen nur angenommen werden, wenn das Gremium beabsichtigt, keine Entscheidung über einen Ausschluss, keine Entscheidung zur Verhängung finanzieller Sanktionen gegen eine Person oder Stelle, die Aufhebung einer bestehenden Entscheidung über einen Ausschluss oder die Aufhebung eines Beschlusses zur Verhängung finanzieller Sanktionen zu empfehlen. b) Der/Die Anweisungsbefugte nimmt keine Entscheidung über einen Ausschluss und keine Entscheidung über die Verhängung finanzieller Sanktionen bezüglich einer Person oder Stelle auf der Grundlage einer gekürzten Empfehlung an. Erwägt der/die Anweisungsbefugte eine strengere Entscheidung als die von dem Gremium empfohlene, so erfolgt eine solche Entscheidung im Einklang mit Artikel 145 Absatz 6 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509. c) Empfehlungen in gekürzter Form müssen die Sachverhalte und Hauptgründe für die Schlussfolgerungen des Gremiums enthalten, jedoch nicht auf alle in dem Antrag auf eine Empfehlung oder in den Bemerkungen zum kontradiktorischen Schreiben angeführten Themen eingehen.

1 Hat das Sekretariat den Antrag auf eine Empfehlung geprüft und den Sachverhalt nach Artikel 7 ermittelt, leitet es den Vorgang an den/die Vorsitzende/-n und die Mitglieder des Gremiums weiter. Der/Die Vorsitzende stellt die Vollständigkeit der Akte fest, nachdem er/sie erforderlichenfalls zusätzliche Prüfungs- oder Untersuchungsmaßnahmen gefordert hat.

2 Verfahren vor dem Gremium im Zusammenhang mit einem Antrag auf eine Empfehlung werden dann eingeleitet, wenn das Gremium zu dem Schluss gelangt ist, dass die in der Akte enthaltenen Nachweise für eine vorläufige rechtliche Bewertung des Verhaltens ausreichen, und gelten als abgeschlossen, wenn das Gremium seine Empfehlung dem/der verweisenden Anweisungsbefugten mitgeteilt hat oder der/die verweisende Anweisungsbefugte seinen/ihren Antrag auf eine Empfehlung zurückgezogen hat.

3 Das Gremium bemüht sich grundsätzlich, den verweisenden Anweisungsbefugten seine Empfehlungen binnen einer angemessenen Frist nach Einleitung des Verfahrens abzugeben, wobei sicherzustellen ist, dass das Recht auf rechtliches Gehör gewahrt wird.

Unbeschadet der Anwendung des Artikels 8 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 und des Artikels 22a des Statuts der Beamten wahren die Mitglieder des Gremiums und seines ständigen Sekretariats sowie alle Personen, die in einer beliebigen Funktion an den Arbeiten oder an den Sitzungen des Gremiums teilgenommen haben oder an der Ausarbeitung der Dokumente, Stellungnahmen oder Standpunkte des Gremiums beteiligt waren, in dieser Hinsicht strengste Vertraulichkeit gemäß ihrer etwaigen administrativen, satzungsgemäßen oder vertraglichen Verantwortung. Dies gilt auch für den/die Vorsitzende/-n und den/die stellvertretende/-n Vorsitzende/-n.

Die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 und die Verordnung (EU) 2018/1725 gelten für die Arbeiten des Gremiums.

1 Die Artikel 1 bis 4, 8, 20 und 21 in Kapitel I dieser Geschäftsordnung gelten für die Ausübung der Beratungsfunktion des Gremiums, die ihm durch Artikel 93 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 übertragen wird.

2 Weitere Artikel des Kapitels I dieser Geschäftsordnung gelten ebenfalls für die Ausübung der in Absatz 1 genannten Funktion durch das Gremium, sofern im vorliegenden Kapitel nichts anderes bestimmt ist.

1 Bei der Abgabe der in Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannten Stellungnahme setzt sich das Gremium aus den in Artikel 145 Absatz 2 Buchstaben a bis c dieser Verordnung genannten Mitgliedern und den folgenden drei zusätzlichen Mitgliedern zusammen: a) einem/einer Vertreter/-in der für die Disziplinarmaßnahmen zuständigen Anstellungsbehörde des betreffenden Unionsorgans, der betreffenden Einrichtung der Union, des betreffenden Europäischen Amts oder der betreffenden Einrichtung oder Person, wenn der Fall einer anderen Stelle gemäß Artikel 93 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a zur Stellungnahme vorgelegt wird, oder einem/einer Vertreter/-in des/der zuständigen Anweisungsbefugten, wenn der Fall einer anderen Stelle gemäß Artikel 93 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b zur Stellungnahme vorgelegt wird; b) einem Mitglied, das von der Personalvertretung des betreffenden Unionsorgans, der betreffenden Einrichtung der Union, des betreffenden Europäischen Amts, oder der betreffenden Einrichtung oder Person ernannt wurde; c) einem Mitglied des Juristischen Dienstes des Organs, eines von der Kommission eingerichteten europäischen Amtes, einer Exekutivagentur oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle des/der betreffenden Bediensteten.

2 Die in Artikel 5 Absatz 1 Unterabsatz 2 und Artikel 5 Absatz 2 Unterabsatz 2 genannten Personen können an allen Beratungen des Gremiums teilnehmen und nehmen nur dann an Abstimmungen teil, wenn der/die ständige Vertreter/-in der Kommission, dessen Stellvertreter/-in sie sind, dazu nicht in der Lage ist.

3 Jedes der drei zusätzlichen Mitglieder gemäß Absatz 1 hat eine/-n Stellvertreter/-in, der/die jeweils benannt wird von: a) der betreffenden Anstellungsbehörde oder dem/der zuständigen Anweisungsbefugten; b) dem betreffenden Personalausschuss; c) dem betreffenden Juristischen Dienst.

1 Der Juristische Dienst der Kommission ernennt eine/-n Beobachter/-in, wenn der/die betreffende Bedienstete nicht der Kommission angehört.

2 Der/Die zuständige Anweisungsbefugte oder gegebenenfalls der/die Leiter/-in der Delegation der Union, der/die als nachgeordnet bevollmächtigte/-r Anweisungsbefugte/-r handelt, oder ihre Vertreter/-innen haben Beobachterstatus.

3 Das OLAF ernennt eine/-n Beobachter/-in, wenn die Angaben über den mutmaßlichen Verstoß gegen eine Bestimmung der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509, gegen eine andere Bestimmung über die finanzielle Abwicklung oder die Kontrolle von Vorgängen auf von ihm übermittelte Informationen zurückzuführen sind.

4 Das Disziplinaramt des betreffenden Organs oder der betreffenden Einrichtung ernennt eine/-n Beobachter/-in, wenn die Anstellungsbehörde einen Fall an das Gremium verweist. In anderen Fällen kann das Disziplinaramt von dem/der Vorsitzenden aufgefordert werden, eine/-n Beobachter/-in zu ernennen.

5 Nach Anhörung der Mitglieder kann der/die Vorsitzende weitere Beobachter/-innen einladen.

1 Für die Zwecke dieses Kapitels gilt Artikel 7, mit Ausnahme von Absatz 2 Buchstaben k und o.

2 Insbesondere ist das ständige Sekretariat für Folgendes zuständig: a) wird das Gremium direkt von einer/einem Bediensteten über eine Angelegenheit unterrichtet, so leitet es den Vorgang an die Anstellungsbehörde weiter und setzt den/die Bedienstete/-n, der/die die Informationen übermittelt hat, gemäß Artikel 26 Absatz 2 hiervon in Kenntnis; b) wird ein Fall an das Gremium verwiesen, überprüft es die Eigenschaft der verweisenden Stelle und der von ihr benannten Vertreter; c) es legt im Einvernehmen mit dem/der Vorsitzenden die drei zusätzlichen Mitglieder des Gremiums und die Beobachter/-innen fest und überprüft deren Eigenschaft; d) es prüft, ob die Vorgänge vollständig sind und alle notwendigen Unterlagen und Informationen enthalten, insbesondere den Auskunftsbogen gemäß Artikel 11 Absatz 4, eine Darstellung der Sachverhalte und der mutmaßlichen Unregelmäßigkeit und die Belege, einschließlich der Untersuchungsberichte; e) es prüft, ob das betreffende Mitglied des Personals von der Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls von dem/der zuständigen Anweisungsbefugten regelmäßig gehört wurde; f) es fasst die Entwürfe der Stellungnahmen ab, die dem Gremium zur Prüfung vorzulegen sind, und leitet sie an den/die Vorsitzende/-n, die anderen Mitglieder und die Beobachter/-innen, die zur Bearbeitung eines Falles zugezogen werden, weiter; g) es leitet die in Artikel 93 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannten Empfehlungen an den/die zuständige/-n Anweisungsbefugte/-n und den zuständigen internen Auditdienst weiter; h) ist das Gremium der Auffassung, dass der Fall in die Zuständigkeit des OLAF fällt, leitet es den Vorgang unverzüglich an die Anstellungsbehörde weiter und setzt das OLAF hiervon in Kenntnis.

1 Gemäß Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 wird das Gremium auf Ersuchen einer für Disziplinarmaßnahmen zuständigen Anstellungsbehörde oder eines/einer zuständigen Anweisungsbefugten einberufen, einschließlich eines/einer Leiters/Leiterin einer Unionsdelegation oder eines/einer Stellvertreter/-in, die als nachgeordnet bevollmächtigte/-r Anweisungsbefugte/-r tätig ist (im Folgenden „verweisende Stelle“).

2 Wird das Gremium von einem/einer Bediensteten direkt über eine Angelegenheit unterrichtet, so leitet das Gremium den Vorgang an die zuständige Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls an die zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigte Behörde weiter und setzt diesen/diese Bedienstete/-n hiervon in Kenntnis. Beschließt die zuständige Anstellungsbehörde, den Fall an das Gremium zu verweisen, so setzt sie den/die Bedienstete/-n hiervon in Kenntnis. Beschließt sie, den Fall nicht an das Gremium zu verweisen, so setzt sie das Gremium und den/die Bedienstete/-n hiervon in Kenntnis.

3 Abweichend von Absatz 2 und um einen wirksamen Schutz von Hinweisgebern gemäß Artikel 22a Absatz 3 des Statuts der Beamten zu gewährleisten, kann das Gremium beschließen, die zuständige Anstellungsbehörde nicht zu unterrichten und das OLAF davon in Kenntnis zu setzen.

Auf Initiative des/der Vorsitzenden oder auf Ersuchen eines Mitglieds des Gremiums kann die Annahme der Stellungnahmen im schriftlichen Verfahren erfolgen. Jedes Mitglied des Gremiums kann die Anwendung des schriftlichen Verfahrens ablehnen. In diesem Fall beruft der/die Vorsitzende innerhalb einer angemessenen Frist eine Sitzung ein. Dasselbe gilt für die in Artikel 93 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannte Empfehlung.

1 Das Gremium strebt einen Konsens bei der Feststellung an, ob eine finanzielle Unregelmäßigkeit vorliegt, und über die Begründung, auf die sich seine Stellungnahmen oder Empfehlungen stützen.

2 Kommt kein Konsens zustande, so findet eine Abstimmung statt, bei der a) der/die Vorsitzende eine Stimme hat, b) die beiden ständigen Vertreter/-innen der Kommission zusammen eine Stimme haben und c) drei zusätzliche in Artikel 23 Absatz 1 genannte Mitglieder jeweils eine Stimme haben.

3 Die Absätze 1 und 2 gelten für die Abgabe von Empfehlungen entsprechend. Bei dem Konsens oder der Abstimmung wird insbesondere berücksichtigt, ob die ermittelten Probleme systemischer Art sind.

Das Gremium unterrichtet die verweisende Stelle, den/die zuständige/-n Anweisungsbefugte/-n und die Beobachter/-innen unverzüglich über die Stellungnahmen. Falls die EUStA als Beobachterin eingeladen ist, gelten die Bestimmungen nach Artikel 103 der Verordnung (EU) 2017/1939.

Bevor ein Fall an das Gremium verwiesen wird, gibt die Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls der/die zuständige Anweisungsbefugte dem betreffenden Mitglied des Personals gemäß Artikel 93 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 Gelegenheit, sich zu den ihn/sie betreffenden Sachverhalten zu äußern.

Der Beschluss (EU) 2018/1220 wird hiermit aufgehoben.

Dieser Beschluss tritt am dritten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.