Bericht des Rechnungshofes mit Bemerkungen über die von den Organen der Europäischen Gemeinschaft angewandten Verfahren zur Beschaffung und Überprüfung von Bürobedarf, Anlagen usw.

Bericht des Rechnungshofes mit Bemerkungen über die von den Organen der Europäischen Gemeinschaft angewandten Verfahren zur Beschaffung und Überprüfung von Bürobedarf, Anlagen usw. Amtsblatt Nr. C 326 vom 15/12/1980 S. 0001 - 0021 ++++ BERICHT DES RECHNUNGSHOFES mit Bemerkungen über die von den Organen der Europäischen Gemeinschaft angewandten Verfahren zur Beschaffung und Überprüfung von Bürobedarf , Anlagen usw . ( Originaltext Englisch ) INHALT * Seite * 1 . EINLEITUNG * 3 * 2 . FESTSTELLUNG DES BEDARFS * 4 * 2.1 . System * 4 * 2.2 . Einzelfälle * 4 * 3 . AUSWAHL VON LIEFERANTEN UND PREISEN * 6 * 3.1 .

Haushaltsordnung * 6 * 3.2 . Durchführungsbestimmungen * 6 * 3.3 . Aufgabe der Beschaffungsabteilungen * 7 * 3.4 . Kontaktaufnahme mit Lieferanten * 7 * 3.5 . Interinstitutionelle Koordinierung * 8 * 3.6 . Einzelfälle * 9 * 4 . VERGABE DES AUFTRAGS * 11 * 5 . EINGANGS - UND BESTANDSKONTROLLEN VON VERMÖGENSWERTEN * 11 * 5.1 . Eingang * 11 * 5.2 . Weiterleitung in den Lagern ( Beschreibung eines Modellsystems ) * 12 * 5.3 . Einzelfälle * 12 * 6 . BESTANDSVERZEICHNISSE - KONTROLLE NACH AUSGABE * 13 * 6.1 . System * 13 * 6.2 . Einzelfälle * 13 * 7 . AUSSONDERUNGEN * 14 * 7.1 . Kriterien und Befugnisse * 14 * 7.2 .

Aussonderungsverfahren * 15 * 7.3 . Aussonderung aus den laufenden Bestandsverzeichnissen * 16 * 8 . VERSICHERUNG * 16 * 9 . BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSHOFES * 16 * ANLAGEN : I . Mittelbindungen für die Beschaffung von verwaltungsmässigen Vermögenswerten ( ohne Forschung ) * 20 * II . Bewertung der vorhandenen Vermögenswerte ( ohne Forschung ) * 20 * III . Anzahl der Schreibmaschinen , die zum 31 . Dezember 1978 in Brüssel , Luxemburg und Straßburg verfügbar waren * 21 * IV . Übersicht über die Kosten des von der Kommission für die Laufbahngruppe A 3 ausgewählten Mobiliars ( anläßlich der Vergabe im Leistungswettbewerb Nr .

402/7 ) * 21 * 1 . EINLEITUNG 1.1 . Die Haushaltsordnung vom 21 . Dezember 1977 ( 1 ) sieht in den Artikeln 50 bis 62 Mindestverfahren vor , die jedes Organ in den folgenden Bereichen anzuwenden hat : Ausschreibungen , Auswahl von Lieferanten , Beschaffung von Bau - und sonstigen Leistungen , Auftragsvergabe sowie Bestandsverzeichnisse von beweglichen und unbeweglichen Gegenständen . In den Haushaltsordnung wird auf die Notwendigkeit einer Überprüfung und Feststellung der Vermögenswerte als Bestandteil der Rechnungsführung hingewiesen . 1.2 . Es gibt verschiedene Arten von Vermögenswerten .

Die im vorliegenden Bericht gemachten Bemerkungen beziehen sich auf die Beschaffung und Überprüfung von materiellen körperlichen Vermögenswerten in Form von beweglichen und unbeweglichen Gegenständen sowie Verbrauchsgüterbeständen . In bezug auf die Organe der Gemeinschaft können diese Vermögenswerte in zwei unterschiedliche Kategorien eingeteilt werden - " Bürobedarf und Anlagen usw . " ( im Besitz der verschiedenen Organe an den vorläufigen Arbeitsorten ) und " Vermögenswerte im Rahmen der Forschung " ( Vermögenswerte , die im Rahmen des Forschungshaushalts für die spezialisierten Forschungsstellen erworben wurden ) .

Im vorliegenden Bericht wird jedoch nur auf die ersteren eingegangen und alle Verweise auf " Vermögenswerte " sind dementsprechend zu lesen . Einige der in diesem Bericht aufgeführten Verfahren und Bemerkungen können auch auf die Verfahren der Organe zur Beschaffung von sonstigen Leistungen zutreffen . 1.3 . Der Hof hat festgestellt , daß die Organe in den Haushaltsjahren 1977 und 1978 Mittel in Höhe von 9,5 Millionen ERE bzw . 10,8 Millionen ERE ( Anlage I ) für die Beschaffung von Vermögenswerten verschiedener Art mit einer Nutzungsdauer von mitunter mehreren Jahren gebunden haben . Er hat ferner festgestellt , daß diese Beträge direkt zu Lasten der in den Haushaltsjahren 1977 und 1978 bereitgestellten Mittel gingen ; dies bedeutet , daß all diese Vermögenswerte im Bezugsjahr verbucht wurden .

1.4 . Die Organe führen für bestimmte Vermögenswerte Bestands - und Lagerverzeichnisse ( siehe Ziffern 6.1.1 und 5.3.4.2 ) . Bei ihrer Auswertung - zum Stand vom 31 . Dezember 1977 und 1978 - wurde festgestellt , daß sie Vermögenswerte mit einem Kaufwert in Höhe von 33,2 Millionen ERE bzw . 38,9 Millionen ERE aufwiesen ( Anlage II ) . Wie es im Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 1978 heisst , Ziffer 12.8 , werden Anlagen nicht in der allgemeinen Rechnung oder in den Übersichten über die Vermögen und die Schulden verbucht . 1.5 . Die den folgenden Bemerkungen zugrunde liegende Prüfung wurde in drei Phasen durchgeführt :

Erstens , zum Verständnis dafür , wie die Haushaltsrechnung ausgelegt wird , durch Heranziehen von Belegen sowie durch eine Überprüfung der Verfahren zur Beschaffung und zur Überprüfung der Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit den Lagerbeständen in der Kommission , im Parlament , im Rat , im Gerichtshof sowie im Wirtschafts - und Sozialausschuß ( im vorliegenden Bericht als die Organe bezeichnet ) ; zweitens durch eine Reihe von stichprobenartig durchgeführten ( Einhaltungs - ) Kontrollen darüber , ob jedes Verfahren gemäß den Angaben angewendet wurde ; schließlich durch eine ausführliche ( fundierte ) Prüfung der Verfahren , wie diese bei ausgewählten Vermögenswerten angewendet wurden , die als repräsentativ betrachtet werden können , d.h . insbesondere Möbel , Papier , Offset-Maschinen und Schreibmaschinen .

Andere Bereiche der Vermögensprüfung sollen im Rahmen einer ständigen Prüfung erfasst werden . 1.6 . Bei seinen Prüfungen hat der Hof von den zwischen den Organen herrschenden Unterschieden Kenntnis genommen . Diese Unterschiede sind auf den unterschiedlichen Personalaufwand , die jeweiligen Arbeitsmethoden sowie die verschiedenen Arbeitsorte zurückzuführen . So könnte ohne Zweifel erwartet werden , daß der Gerichtshof in Luxemburg hinsichtlich seiner Beschaffungen weniger Befugnisse besitzt als die Kommission . Dennoch vertritt der Rechnungshof die Auffassung , daß die Effizienz der Beschaffungs - und Kontrollverfahren eines Organs auf die entsprechenden Verfahren der anderen Organe abgestimmt werden sollte ; infolgedessen würde er erwarten , daß diese Organe eher gemeinsam als getrennt vorgehen .

Der Hof hat an erster Stelle die Interessen der Gemeinschaft als ganze und nicht die Interessen der einzelnen Organe zu berücksichtigen . 1.7 . Da die Untersuchungen des Hofes hauptsächlich im Haushaltsjahr 1979 durchgeführt wurden , beziehen sich viele der angeführten Statistiken auf das Haushaltsjahr 1978 . Die über die Verfahren vorgetragenen Bemerkungen betreffen jedoch sowohl das Haushaltsjahr 1978 als auch 1979 . Angaben zu diesem letzteren Jahr wurden jeweils hinzugefügt , wenn diese zum Zeitpunkt der Ausarbeitung dieses Berichtes verfügbar waren . 1.8 . Der Hof hat die Organe während seiner Prüfungen und in der Entwurfsphase seines Berichtes laufend konsultiert .

Ihre Kommentare sind sorgfältig ausgewertet und bei der endgültigen Abfassung der Empfehlungen berücksichtigt worden . Vor allem die Kommission hat sich der Auffassung des Hofes angeschlossen , wonach die Beschaffungsvorgänge in den einzelnen Organen soweit wie möglich rationalisiert werden sollten . Was die allgemeine Empfehlung des Berichtes betrifft , die Beschaffungsfunktion noch stärker zu zentralisieren und in grösstmöglichem Umfang gemeinsame Normen für von allen Organen benutzte Gegenstände einzuführen , so ist die Kommission durchaus bereit , mit den übrigen Organen die vorteilhafteste Methode zur Erreichung dieser Zielsetzung zu diskutieren .

Sie ist sich zwar der Notwendigkeit angemessener Kontrollen von Eingang und Ausgabe von Verbrauchsgütern und der Sicherstellung ihrer Vermögenswerte völlig bewusst , muß jedoch diese Zielsetzung gegen die Priorität anderer konkurrierender Anforderungen abwägen , die an sie gestellt werden und zu deren Durchführung ebenfalls zusätzliche Mittel notwendig sind . Nichtsdestoweniger versichert die Kommission dem Hof , daß sie ihre derzeit gebräuchlichen Verfahren im Lichte der in dem vorliegenden Bericht gemachten Bemerkungen überprüfen wird , um festzustellen , ob und in welchem Umfang eine Verbesserung dieses Verfahrens möglich ist .

1.9 . Nachstehend sind die wichtigsten Bemerkungen aufgeführt , die im Bericht des Hofes enthalten sind : - Gemeinsame Durchführungsbestimmungen sollten die Aufgabe der zentralen Beschaffungsabteilung jedes Organs sowie dessen Verantwortung bei der endgültigen Wahl des Lieferanten genauer festlegen . - Die Institutionen sollten ihren normalen Hauptbedarf durch zentral ausgeschriebene und abgeschlossene Verträge decken . - Qualitätsnormen und Kostenniveau sollten deutlicher und einheitlicher festgelegt werden . - Die Einrichtung eines zentralen Vergabebeirats sollte erwogen werden ( mit entsprechender Änderung der Haushaltsordnung ) . - Der Gewährleistung konkurrenzfähiger Preise sollte im allgemeinen grössere Bedeutung zukommen . - Schwachstellen in den derzeitigen Bestandsverzeichnissen ( siehe Ziffer 5.2 ) , insbesondere in bezug auf das Mobiliar , sollten beseitigt werden . - Schwachstellen in den derzeit gemäß Artikel 59 der Haushaltsordnung erstellten Bestandsverzeichnissen sollten insbesondere zur Erleichterung der Bestandsaufnahme sowie zur Bewertung von Anlagen beseitigt werden .

2 . FESTSTELLUNG DES BEDARFS 2.1 . System 2.1.1 . Theoretisch gliedert sich jeder Beschaffungsvorgang in fünf Phasen - Feststellung des Bedarfs , Auswahl von Lieferanten und Preisen , vertragliche Auftragsvergabe , Empfang und Zahlung sowie schließlich die Verwendung der Vermögenswerte und deren Kontrolle . In der Praxis können diese Phasen nicht immer so deutlich unterschieden werden . 2.1.2 . Die Nachfrage nach einem bestimmten Gegenstand ( Feststellung des Bedarfs ) wird gewöhnlich in allen Organen in den einzelnen Abteilungen oder " Dienststellen " geäussert . Die Art der Nachfrageäusserung unterscheidet sich in den einzelnen Organen .

Drei Organe ( Rat , Kommission , Parlament ) verwenden zur Feststellung ihres normalen regelmässigen Bedarfs jeweils besondere Standardformblätter ; in diesem Zusammenhang sind eine Begründung der Forderung sowie eine Beschreibung ( Spezifizierung ) des benötigten Gegenstands erforderlich . Sowohl der Gerichtshof als auch der Wirtschafts - und Sozialausschuß verwenden das Formblatt , auf dem ihre gesamten Mittelbindungen verzeichnet werden ; diese kleineren Organe gehen formloser vor , und häufig wird nur ein Minimum an Begründungen und Beschreibungen gegeben . Alle Organe stellen selten eintretenden Bedarf durch interne Schreiben oder Memoranda fest .

Im Falle besonders kostspieliger oder technischer Gegenstände werden ausführliche Beschreibungen und Begründungen in Form solcher Schreiben oder Memoranda gegeben . 2.1.3 . In keinem Organ werden die Personen oder Lautbahngruppen , die solche Anträge in jeder Abteilung genehmigen können , formell benannt . Im Rahmen einiger Verträge sind Anträge von zuständigen und befugten Beamten zu unterzeichnen ; die Aufgabe und die Laufbahngruppe dieser Beamten unterscheiden sich jedoch in jedem Organ . 2.1.4 . Jedes Organ verfügt über eine oder mehrere Beschaffungsabteilungen oder entsprechende Dienststellen , die für die Annahme der Bedarfsaufstellung sowie für die Durchführung der Beschaffung zuständig ist .

Diese Abteilung muß feststellen , ob die gewünschten Gegenstände im Lager verfügbar sind , ob sie den Normen des Organs entsprechen und ob ein solcher Antrag aus den genannten Gründen genehmigt werden kann . Sie kann einen Antrag ablehnen oder die Forderung in Frage stellen . Bei seiner Prüfung stieß der Hof auf einige Ablehnungen und stellte fest , daß in dieser Hinsicht die Befugnisse der Beschaffungsabteilungen sowohl vom Status des Antragstellers als auch von der Art des Antrags abhängig sind , d.h . ob dieser technisch komplex ist oder nicht . Die Kommission hat jedoch mitgeteilt , daß ihre Beschaffungsabteilung häufig an Vorbesprechungen teilnahm , die der offiziellen Antragsstellung vorausgingen , und ihr somit hinsichtlich der Angemessenheit des Antrags eine beratende Aufgabe zukam ; der Wirtschafts - und Sozialausschuß hat mitgeteilt , seine Beschaffungsabteilung bestehe häufig darauf , vor der Beschaffung ergänzende Begründungen zu erhalten .

2.2 . Einzelfälle 2.2.1 . In den folgenden Ziffern werden einige der Hauptbereiche , für die vorher festgelegte Normen gelten , dargelegt und die verschiedenen in den Organen angewandten Verfahren erläutert . Auf diese Fragen wird in den folgenden Ziffern im Rahmen der einzelnen Beschaffungsphasen eingegangen . 2.2.2 . Mobiliarbedarf In Anbetracht einer so wesentlichen Frage wie der des Mobiliarbedarfs ist es natürlich nicht möglich , daß jeder Beamte oder jede Abteilung den eigenen Bedarf feststellt . Im Hinblick auf solche Gegenstände werden in jedem Organ die Beschaffungsvorkehrungen mengenmässig getroffen , wobei der Bedarf anhand von vorher festgesetzten Normen berechnet wird , die in quantitativer und qualitativer Hinsicht je nach Laufbahngruppe festgelegt wurden .

Zwischen den Organen herrschen sowohl hinsichtlich des Wertes ( siehe Tabelle 1 ) als auch hinsichtlich Ausführung und Fabrikat der erworbenen Gegenstände erhebliche Unterschiede . Bis zu einem gewissen Maß ist das letztere zulässig . So erwarb die Kommission zur Gewährleistung eines Wettbewerbs auf den einzelnen Märkten Gegenstände verschiedener Fabrikate und Ausführungen . Infolge des Grundsatzes der Kommission , dem zufolge bei einem Umzug nur das Personal , nicht jedoch das Mobiliar die Gebäude wechselt , wird in dieser Hinsicht gewisse Vereinheitlichung berücksichtigt . Das Europäische Parlament bestätigte , daß es hinsichtlich seiner eigenen Beschaffungen über keine vorher festgesetzten Normen verfüge , es jedoch von den Normen der Kommission Kenntnis genommen habe .

2.2.3 . Schreibmaschinen Für Schreibmaschinen wurden in allen Organen keine allgemein geltenden Normen festgelegt ; der Hof konnte ferner keine Angaben über die von den Herstellern angebotenen Ausführungen feststellen , die hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit und Effizienz zweckdienlich wären , wie z.B . die Nutzungsdauer , die Wartungskosten , das Zubehör und die Geschwindigkeit . Beamte des Parlaments sind unabhängig von diesen Erwägungen der Ansicht , daß alle elektrischen Schreibmaschinen IBM-Maschinen sein sollten ; alle anderen Organe hingegen beschränken die Verwendung dieser kostspieligeren Marke ( 2 ) auf bestimmte Dienstposten .

Infolgedessen hat der Rat folgende Normen festgelegt : - Sekretärinnen von Direktoren - elektrische IBM-Maschinen , - Schreibkanzleien - elektrische Olivetti-Maschinen , - für Dienstreisen - Olympia-Maschinen ( meistens mechanisch ) . In der Kommission sind IBM-Maschinen ( 1,5 % aller Maschinen ) nur in den Kabinetten der Mitglieder und ohne Begründung eines besonderen Bedarfs in keiner anderen Dienststelle gestattet ; Hersteller der erworbenen Marken waren bisher : Olympia ( 50 % ) und Olivetti ( 47 % ) . In Anlage III sind die Schreibmaschinen aufgeführt , die in den einzelnen Organen zum 31 .

Dezember 1978 verwendet wurden . 2.2.4 . Offset-Druckmaschinen Die unterschiedliche Feststellung des Bedarfs zeigt sich deutlich im Bereich der Offset-Maschinen . Jedes Organ verfügt über eine eigene je nach Bedarf unterschiedlich grosse Druckerei . In der Praxis ist diese Dienststelle für die Feststellung der Art der von ihr erzeugten Drucksachen und der dazu erforderlichen technischen Anlagen zuständig . Dies führte dazu , daß in fünf Organen drei verschiedene Fabrikate von Offset-Maschinen verwendet werden ( 3 ) . TABELLE 1 Normpreise für Mobiliar Laufbahngruppen * Kommission ( bfrs ) * Rat ( bfrs ) * Gerichtshof ( bfrs ) * Wirtschafts - und Sozialausschuß ( bfrs ) * A 1 * 200 000 ( 1 ) * 278 000 * - * - * A 2 * 155 000 ( 1 ) * 84 000 * 74 000 * 141 000 * A 3 * 76 000 ( 1 ) * 55 000 * 74 000 * 66 000 * A 4 * 42 000 * 37 000 * 74 000 ( 2 ) * 47 000 * A 5 * 30 000 * 32 000 * 60 000 ( 3 ) * 47 000 * A 6 * 30 000 * 32 000 * 60 000 ( 3 ) * 24 000 * A 7 * 30 000 * 25 000 * 60 000 ( 3 ) * 24 000 * A 8 * 30 000 * 25 000 * - * - * B 1 * 30 000 * - * 49 000 * 20 000 * B 2 - 4 * 30 000 * 22 000 * 49 000 * 20 000 * B 5 * 30 000 * 22 000 * - * 20 000 * C 1 - 4 * 30 000 * 21 000 * 30 000 * 17 000 * C 5 * 30 000 * 21 000 * - * 17 000 * C 1 - 5 sec . * 30 000 * 27 000 * - * 17 000 * ( 1 ) Siehe Ziffer 3.6.1.3 .

( 2 ) ausschließlich Abteilungsleiter . ( 3 ) ausschließlich Sprachendienst , LA 5/LA 6/LA 7 . 2.2.5 . Papier Im Zuge der in Europa erzielten allgemeinen Vereinheitlichung der Papiererzeugung dahin gehend , daß A-Formate eingeführt wurden , haben die Organe ihre Bestellungen allgemein auf diese Formate beschränkt . In bezug auf die quantitative Bedarfsaufstellung hat der Hof festgestellt , daß , mit Ausnahme des Amtes für amtliche Veröffentlichungen , die grössten Papierabnehmer in den Organen ihren Bedarf nach einem formellen System von Mindestlagerbeständen aufstellen , deren Umfang nach dem früheren Verbrauch festgelegt wird ( siehe Ziffer 5.3.4.3 ) .

3 . AUSWAHL VON LIEFERANTEN UND PREISEN 3.1 . Haushaltsordnung 3.1.1 . In der Haushaltsordnung ( Artikel 50 bis 58 ) sind die Verfahren festgelegt , die bei der Auswahl von Lieferanten und den mit ihnen abzuschließenden schriftlichen Verträgen anzuwenden sind . 3.1.2 . Sie sieht vor , daß Aufträge bis zu 300 ERE gegen eine einfache Rechnung vergeben werden ( oder 750 ERE ausserhalb der Arbeitsorte des Organs ) . Wenn die Auftragssumme den Betrag von 6 500 ERE nicht übersteigt , ist die freihändige Vergabe eines Auftrags zulässig , wobei das Organ es etwaigen Lieferanten ermöglichen sollte , miteinander in Wettbewerb zu treten .

Ferner können Aufträge , deren Auftragssumme diesen Betrag übersteigt , unter besonderen Bedingungen ohne Einschränkungen freihändig vergeben werden , wenn a ) der Auftrag aus verschiedenen Gründen nur von einem bestimmten Lieferanten ausgeführt werden kann , b ) infolge der Dringlichkeit Ausschreibungen nicht tragbar sind , c ) die Ausschreibungen ergebnislos geblieben sind oder kein Angebot mit annehmbaren Preisen erbracht haben . 3.1.3 . In allen anderen Fällen muß die Vergabe entweder im Preiswettbewerb oder im Leistungswettbewerb erfolgen . Der Unterschied zwischen diesen beiden Verfahren besteht darin , daß die Vergabe im Preiswettbewerb eine Maßnahme der Verwaltung ist , wobei der Auftrag nach einer öffentlichen Ausschreibung öffentlich an den Bieter mit dem niedrigsten Angebot vergeben wird , wohingegen bei einer Vergabe im Leistungswettbewerb das Organ nicht notwendigerweise verpflichtet ist , den Bieter mit dem niedrigsten Angebot zu wählen .

Die Vergabe im Preiswettbewerb oder im Leistungswettbewerb ist öffentlich , wenn jeder Bewerber ein Angebot einreichen kann ; sie gilt als beschränkt , wenn das Organ nur mit einer bestimmten Anzahl von Lieferanten Kontakt aufnimmt . Bei der Prüfung wurde in allen Fällen der Auftrag entweder im Rahmen einer be schränkten Ausschreibung oder freihändig vergeben ; eine Ausnahme bildete das Parlament , als es 1979 eine öffentliche Ausschreibung für verschiedene umfangreiche Beschaffungen durchführte ( 4 ) . Es wurde nicht festgestellt , welches Verfahren bei der Vergabe im Preiswettbewerb angewendet wurde .

3.1.4 . Die Haushaltsordnung sieht vor , daß jedes Organ einen Vergabebeirat einrichtet , dem Vertreter der allgemeinen Verwaltung , der Finanzabteilung und des juristischen Diensten angehören ; als Beobachter nimmt ein Vertreter des Finanzkontrolleurs teil . Der Haushaltsordnung zufolge werden Aufträge , deren Summe 18 000 ERE übersteigt , in jedem Organ vor der Entscheidung des Anweisungsbefugten einem Vergabebeirat zur Begutachtung des eingeschlagenen Vergabeverfahrens , der Wahl des Lieferanten und der vorgesehenen Auftragsbedingungen vorgelegt . Der Beirat kann gutachtlich in allen anderen mit der Beschaffung und Auftragsvergabe zusammenhängenden Problemen gehört werden .

Dies geschieht ungeachtet der für die Wahl des vorgesehenen Lieferanten angewandten Verfahrens . Solche Beiräte wurden in allen Organen eingesetzt . 3.2 . Durchführungsbestimmungen 3.2.1 . Die Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung vom 21 . Dezember 1977 sind noch auszuarbeiten . Die Bestimmungen zur früheren Haushaltsordnung ( 5 ) erläutern aber ausführlich die Verfahren , die bei der Ausschreibung zur Teilnahme an einem Wettbewerb anzuwenden sind und nach einem Standardformblatt oder einem Standardtext erfolgen . Jedes Organ verwendet seine eigenen Formblätter , deren Texte sich zwischen den Organen unterscheiden .

Der Hof hat festgestellt , daß im Parlament , im Rat und im Gerichtshof die Formblätter häufig entweder überhaupt nicht oder ohne Konsultation des juristischen Dienstes abgeändert verwendet werden . Das Parlament teilte dem Hof mit , daß der Bedarf infolge der Tätigkeiten an drei Arbeitsorten eine grössere Flexibilität erfordere als durch die Verwendung von Standardformblättern erreicht werden könne . 3.2.2 . Den Durchführungsbestimmungen zufolge sind alle Angebote in zwei Umschlägen bis zu einem bestimmten Datum einzureichen . Die meisten Organe wenden als normale interne Kontrollmaßnahmen strenge Verfahren zur Öffnung der Angebote an , wobei auch Beamte aus anderen Abteilungen als der des Antragstellers und der Beschaffungsabteilung hinzugezogen werden .

Bei der Prüfung wurde jedoch festgestellt , daß der Rat nicht dieses Verfahren befolgte , obwohl er sich nachträglich dazu bereit erklärte . 3.3 . Aufgabe der Beschaffungsabteilungen 3.3.1 . Bei der Prüfung der Kriterien , nach denen Lieferanten ausgewählt werden , sind die Aufgaben und Wechselbeziehungen der für die Beschaffung von Gütern und sonstigen Leistungen zuständigen Abteilungen innerhalb der Organisationsstruktur jedes Organs zu berücksichtigen . Die im vorliegenden Bericht verwendete Bezeichnung " Beschaffungsabteilungen " erstreckt sich auf die Abteilungen , die gewöhnlich für die Beschaffung von Vermögenswerten in Form von Lager - und Verbrauchsgütern zuständig sind .

Diese Abteilungen sind in finanzieller , wirtschaftlicher und verwaltungsmässiger Hinsicht sowohl für die Tätigkeiten einer Beschaffungsabteilung verantwortlich als auch allgemein für die endgültige Wahl von Lieferanten zuständig , und haben in diesem Rahmen den Bedarf der Verbraucher zu berücksichtigen . Dieser Bedarf wird im allgemeinen zunächst von der Verbraucherabteilung festgestellt und von der Beschaffungsabteilung anhand deren Marktkenntnissen beschafft . Da im Falle einer beschränkten Zahl von technischen Anlagen die spezialisierten Abteilungen über entscheidende detaillierte Angaben verfügen , stellen diese ihren eigenen Bedarf fest und beschaffen eigenständig die erforderlichen Leistungen oder Gegenstände .

Beispiele dieser Art sind im Bereich der Unterbringung , Lebensmittelbeschaffung , Datenverarbeitung und des ärztlichen Dienstes zu finden . Der vorliegende Bericht erstreckt sich jedoch nicht auf die Tätigkeiten dieser Abteilungen , sondern nur auf die Tätigkeiten der in jedem Organ für die Beschaffung von allgemein benötigten Gegenständen und sonstigen Leistungen zuständigen Abteilungen . Diese Grundsätze sind allgemein gültig . 3.3.2 . Es wurde festgestellt , daß mitunter in den Bereichen , für die die " Beschaffungsabteilung " zuständig war , der Antragsteller vorbereitende Untersuchungen durchgeführt und sogar Verhandlungen mit dem Lieferanten eingeleitet hatte , bevor er seine Forderung der Beschaffungsabteilung unterbreitete .

In Ausnahmefällen , wie bei schwer zu beziehenden oder technischen Anlagen kann eine erste Übersicht über die verfügbaren Geräte zulässig sein . Der Hof stieß jedoch auf Anträge für gewöhnlichere Beschaffungen , bei denen der Antragsteller bereits erste Umfragen durchgeführt hatte und kategorisch erklärte , daß aus technischen oder anderen Gründen , z.B . einer Vereinheitlichung , nur ein einziger Lieferant in Frage kam , und in einigen Fällen sogar einen vereinbarten Preis nennen konnte . In solchen Fällen waren die Beschaffungsabteilungen entweder infolge mangelnder Befugnisse , Unzermögens oder Personalmangels nicht in der Lage , diese Erklärung zu prüfen , was zur Folge hatte , daß sie die Wahl des Lieferanten als eine " vollendete Tatsache " , hinnehmen mussten .

Die Kommission hat dem Hof jedoch bestätigt , daß die Beschaffungsabteilung in dieser Hinsicht die endgültige Zuständigkeit habe , und der Hof begrüsst diese Versicherung . 3.4 . Kontaktaufnahme mit Lieferanten 3.4.1 . Im Normalfall entscheidet die Beschaffungsabteilung bei Vorlage der Forderungen , welches Auswahlverfahren anzuwenden ist . Der Hof hat festgestellt , daß die Bestimmung , alle Aufträge über 18 000 ERE dem Vergabebeirat vorzulegen , im allgemeinen von den Organen befolgt wurde . Es sollte darauf hingewiesen werden , daß die Stellungnahmen des Vergabebeirats für die Organe nicht bindend sind , und der Anweisungsbefugte nicht unbedingt den in der Stellungnahme empfohlenen Lieferanten zu wählen hat .

3.4.2 . Zu den Berichten des Vergabebeirats über die einzelnen Aufträge waren gewöhnlich ausführliche Unterlagen verfügbar , aus denen jeder während des Standardverfahrens unternommene Schritt ersichtlich wurde . In diesem Zusammenhang bildete das Parlament die einzige Ausnahme , da 5 der 12 ausführlich geprüften Unterlagen in irgendeiner Hinsicht Mängel aufwiesen , und Unterlagen aus der Zeit vor 1977 Ende 1978 vernichtet wurden . TABELLE 2 Stellungnahme des Vergabebeirats * Anzahl der Stellungnahmen im Jahr 1978 * Zahl der angeschriebenen Lieferanten * * * mehr als 5 * 2 bis 5 * 1 * Kommission * 182 * 75 * 22 * 85 * Parlament * 31 * 11 * 7 * 13 * Rat * 24 * 6 * 4 * 14 * Gerichtshof * 4 * 2 * 2 * - * Wirtschafts - und Sozialausschuß * 3 * 2 * - * 1 * Insgesamt * 244 * 96 * 35 * 113 * 3.4.3 .

Obwohl die Ausschreibungsverfahren für die Vergabe im Wettbewerb dadurch formalisiert wurden , daß Aufträge dem Vergabebeirat vorgelegt werden mussten , wurde nicht zwangsläufig gewährleistet , daß mit möglichst vielen Lieferanten Kontakt aufgenommen wurde . Die Zahl der Lieferanten hing in erheblichem Masse von den betreffenden Gegenständen ab . Der Hof hat beispielsweise festgestellt , daß im Jahr 1978 bei 113 von 244 dem Vergabebeirat vorgelegten Aufträgen nur mit einem Lieferanten Kontakt aufgenommen wurde ( 46 % - Siehe Tabelle 2 ) . Die Kommission hat dem Hof mitgeteilt , daß bei einer sehr beschränkten Zahl von Angeboten , beispielsweise für eine einheitliche Ausrüstung , örtliche Wartungsdienste oder besondere Gegenstände , ein einziges Angebot gewählt wird , wenn bereits früher Angebote ausgeschrieben wurden .

Der Rat hat mitgeteilt , daß in bestimmten Fällen nur mit einem Lieferanten Kontakt aufgenommen wurde , da entweder dessen Leistungen aufgrund früherer Aufträge zufriedenstellend waren oder dies aus Gründen einer technischen Vereinheitlichung oder anderen besonderen Gründen erforderlich war . Der Wirtschafts - und Sozialausschuß hat den Hof davon unterrichtet , daß solche Fälle gewöhnlich nicht dem Vergabebeirat vorgelegt würden , da davon ausgegangen wird , daß das Beschlußverfahren ein solches Vorgehen nicht notwendig machen würde . 3.4.4 . Der Hof hat festgestellt , daß es bei Aufträgen mit einer Summe zwischen 6 500 und 18 000 ERE in den Organen allgemeine Praxis war , ähnlich wie bei den dem Vergabebeirat vorgelegten Aufträgen von mehreren Lieferanten formell schriftliche Angebote einzuholen .

Bei Auftragssummen unter 6 500 ERE war die Zahl der Bewerber , mit denen meistens nicht formell Kontakt aufgenommen wurde , jedoch häufig beschränkt . Von den 120 in allen Organen geprüften Aufträgen mit einer Summe unter diesem Betrag wurde in 87 Fällen ( 72 % ) nur ein Lieferant konsultiert ; von 33 Aufträgen , für die Angebote eingingen , wurden alle ausser 6 an den Bieter mit dem niedrigsten Angebot vergeben . 3.4.5 . Die Beschaffungsabteilung legt bei allen Beschaffungen die Wahl der etwaigen Lieferanten aufgrund ihrer beträchtlichen Erfahrungen sowie anhand ihrer umfassenden Listen und Branchenverzeichnisse fest .

Die Kommission verwendet ein besonderes Verzeichnis mit dem Titel " Justification du marché " , in dem die angeschriebenen Unternehmen , die Methode der Kontaktaufnahme sowie die angebotenen Preise aufgeführt sind . Die anderen Organe verfügten über kein System für eine deutliche Standardaufzeichnung dieser Einzelheiten . Der Hof konnte infolgedessen in verschiedenen Fällen , in denen keine schriftlichen Angebote verfügbar waren , nicht feststellen , ob auch andere Lieferanten neben den ausgewählten Unternehmen angeschrieben wurden . Stichprobenartige Untersuchungen von Fällen unter dem Niveau des Vergabebeirats haben ergeben , daß in zwei Organen besonders unzulängliche Unterlagen über Beratungen mit etwaigen Lieferanten geführt wurden ; so konnte nur in 4 von 27 im Parlament untersuchten Fällen nachgewiesen werden , daß mehr als nur ein Lieferant angeschrieben wurden , beim Wirtschats - und Sozialausschuß geschah dies nur in 3 von 16 Fällen .

3.5 . Interinstitutionelle Koordinierung 3.5.1 . Wie bereits erwähnt , ist jedes Organ unabhängig von den anderen für seine Beschaffungstätigkeit zuständig . Zahlreiche Beschaffungen sind jedoch gemeinsam in allen Organen erforderlich , und eine interinstitutionelle Arbeitsgruppe " Groupe d'harmonisation d'achats " wurde im Februar 1975 zur Harmonisierung dieser Beschaffungen eingesetzt . Diese Arbeitsgruppe setzt sich aus Vertretern der Beschaffungsabteilungen aller Organe zusammen . Die Arbeitsgruppe hat 3 Sitzungen im Jahr 1978 und 3 im Jahr 1979 abgehalten . Erörterte Fragen waren unter anderem : - ein mögliches Standardverfahren für Reinigungsaufträge , - ein Vorschlag für einen Vergleich der Statistiken aller Institutionen hinsichtlich der Marke , der Ausführung und dem Preis von Offset-Maschinen , - ein Vergleich der unterschiedlichen Preise , die zwei Institutionen für Offset-Papier angeboten wurden , - Datenverarbeitungsverfahren und Anlagen , - Vereinheitlichung von Formblättern .

Aus den Protokollen dieser Sitzungen wurde nicht ersichtlich , daß hinsichtlich dieser Fragen irgendwelche Empfehlungen ausgesprochen wurden . 3.5.2 . Die Kommission und das Parlament verwendeten ferner nach Konsultationen über die benötigten Mengen interinstitutionelle Lieferverträge ( " Rahmenverträge " ) . Obwohl diese von allen Organen verwendet werden können , behält sich jedes Organ das Recht vor , eine eigene Auswahl zu treffen . Tabelle 3 illustriert die Verwendung der 45 Lieferverträge oder Beschaffungsaufträge in jedem Organ , die im Jahr 1978 von allen Organen gemeinsam verwendet wurden oder gemeinsam hältten verwendet werden können .

TABELLE 3 Gemeinsam verwendete Lieferverträge * Anzahl * % * Kommission * 45 * 100 * Parlament * 8 * 18 * Rat * 7 * 16 * Gerichtshof * 36 * 80 * Wirtschafts - und Sozialausschuß * 40 * 89 * 3.6 . Einzelfälle 3.6.1 . Mobiliarbeschaffung in der Kommission 3.6.1.1 . Der Hof hat die letzten grösseren von der Kommission durchgeführten Ausschreibungen für Mobiliarangebote untersucht ( August 1977 ref . 402/7 ) . Die Kommission beabsichtigte den Abschluß von interinstitutionellen Verträgen ( Rahmenverträge ) , die ab 1978 gültig sein und die Verträge ersetzen sollten , die 1975 abgeschlossen wurden .

Die Kommission schrieb 97 Möbellieferanten in allen Mitgliedstaaten an und erläuterte die für die Angebote geltenden besonderen Bedingungen sowie die spezifischen Voraussetzungen für das erforderliche Mobiliar . Frist für die Einreichung der Angebote war der 26 . September 1977 . 3.6.1.2 . Es gingen 58 Angebote ein , die den besonderen Bedingungen entsprachen . Diese wurden wie folgt aufgegliedert : - Qualität entsprach nicht den Anforderungen : 18 - Preise übersteigen den Hoechstsatz ( Tabelle 1 ) : 16 - Angebote , die in Betracht kamen : 24 . Von den 16 Angeboten , die alle den Hoechstsatz überschritten , erhielten schließlich zwei den Auftrag , bestimmte Möbelartikel zu liefern , während der Rest , gemeinsam mit den 18 qualitativ schlechteren Angeboten ausscheiden mussten .

Die 24 in Frage kommenden Lieferanten wurden eingeladen , ihre Waren in Brüssel vor Vertretern von sowohl den Verbraucherabteilungen als auch des Vergabebeirats auszustellen . In der Schlußfolgerung des Berichtes des Ausschusses heisst es : " Anhand der Ergebnisse dieser Ausstellung , die insbesondere einen Vergleich der Qualität der verschiedenen Materialien , der Dauerhaftigkeit der Herstellung sowie der Ausstattung der Waren ermöglichte , wurde der Auftrag an ... vergeben " . 3.6.1.3 . Neun der 24 ausstellenden Unternehmen entsprachen den Mobiliarerfordernissen der Institutionen . Die Begründung dieser Auswahl wurde nicht schriftlich festgehalten ; die Kommission hat jedoch dem Hof mitgeteilt , daß es den endgültigen Lieferanten auf dieser Ausstellung ermöglicht werden sollte , ein deutliches Verhältnis zwischen Preis , Qualität und Ausführung zu vermitteln .

Der Hof hat jedoch festgestellt : a ) daß die Preise der ausgewählten Lieferanten sowohl den vor der Ausschreibung festgesetzten Hoechstsatz ( Tabelle 4 ) als auch die Normen anderer Organe überschritten ( Tabelle 1 ) , und b ) daß in einigen Fällen die Preise der Firmen , die von den 24 in Betracht gekommenen Lieferern ausgeschieden waren , unter den Preisen der endgültigen Lieferer lagen ( Anlage IV ) . TABELLE 4 Mobiliarkosten Laufbahngruppe * Hoechstsatz ( bfrs ) * Kosten des endgültig gewählten Mobiliars ( bfrs ) * A 1 * 200 000 * 219 285 * A 2 * 155 000 * 171 483 * A 3 * 76 000 * 103 594 * 3.6.2 .

Mobiliarbeschaffung im Parlament Im Oktober 1978 schrieb das Parlament Angebote für Mobiliarlieferungen für das P-Gebäude Nebengebäude in Straßburg aus und erhielt Angebote von 12 Lieferern in 6 Mitgliedstaaten . Der Vergabebeirat des Parlaments vertrat am 16 . November 1978 mehrheitlich den Standpunkt dem zufolge Artikel eines bestimmten Lieferers , die bereits im Palais de l'Europe verwendet wurden , beschafft werden sollten , obwohl sie nicht die kostengünstigsten waren . Aus dem Protokoll der Sitzung vom 13 . Dezember 1978 wird jedoch ersichtlich , daß letztlich beschlossen wurde , einen anderen Lieferanten , mit dem das Parlament noch keine Geschäftsverbindung unterhielt , zu wählen .

Obwohl keine Begründung für diesen Schluß gegeben wurde , stellte sich heraus , daß diese Wahl sogar erheblich kostspieliger war als die , die vom Vergabebeirat empfohlen wurde ( 34 % mehr im Falle von Standardschreibtischen und 58 % mehr für Schreibtische der Schreibkanzleien ) , hinzu kommt , daß durch diese Wahl die Zahl der in den verschiedenen Gebäuden des Parlaments verwendeten unterschiedlichen Mobiliargegenstände noch erhöht wird , obwohl der Vergabebeirat in seinen Sitzungen vom 16 . November und 13 . Dezember 1978 eine Vereinheitlichung befürwortete . 3.6.3 . Mobiliarbeschaffungen im Rat Auch der Rat trifft im Falle des Mobiliarbedarfs eigene Beschaffungsvorkehrungen .

In bezug auf eine Lieferung von Besuchersesseln zu einem Gesamtbetrag von 649 600 bfrs übermittelte er 5 Lieferanten eine beschränkte Ausschreibung zur Teilnahme an einem Wettbewerb und erhielt daraufhin Angebote von 4 Lieferanten . Von diesen 4 Angeboten wurde das drittniedrigste Angebot für die Mobiliarlieferungen gewählt ( 21 % kostspieliger als das niedrigste Angebot ) . In den Unterlagen der Beschaffungsabteilung zu diesem Vertrag heisst es , daß das niedrigste Angebot bereits 1976 erworben wurde , jedoch nun herstellungsmässig als zu schwach erachtet wurde . Der " Erklärung " für die Ablehnung des zweitniedrigsten Angebots zufolge war dies " zu kostspielig und zu luxuriös " .

TABELLE 5 Institution * Marke * Beschreibung * Erworbene Stückzahl * Stückpreis ( bfrs ) * * * * * 1978 * 1979 * Kommission * Olivetti Lexicon * 93 ch . 13'' * 155 * 21 840 * * * Olivetti Lexicon * 93 ch . 13'' * 60 * * 21 840 * Parlament * IBM * Mod . D Standard * 90 * 33 620 * * * IBM * 82 * 125 * * 29 788 * Rat * Olivetti Editor * 4 Ch . 13'' * 128 * 18 000 * * * Olivetti Editor * 4 Ch . 13'' * 138 * * 21 650 * Gerichtshof * Olivetti Lexicon * 90c Ch . 13'' * 14 23 680 * * * Olivetti Lexicon * 83c Ch . 18'' * 9 * * 27 072 * Wirtschafts - und Sozialausschuß * Olivetti Lexicon * 90c Ch . 18'' * 17 * 23 730 * * * Olivetti Lexicon * 90c Ch .

18'' * 9 * * 24 030 * 3.6.4 . Mobiliarbeschaffung im Gerichtshof Bei seinem Umzug zum neuen Jean-Monnet-III-Gebäude schloß der Gerichtshof zur Mobiliarbeschaffung Rahmenverträge mit drei Lieferanten ab . Die Kosten für das vom Gerichtshof gewählte Mobiliar beliefen sich für die Laufbahngruppen LA auf 45 900 bfrs , für die Laufbahngruppe B auf 25 900 bfrs und für die Laufbahngruppe C auf 17 800 bfrs ; dies lag erheblich unter den in Tabelle 1 aufgeführten Richtpreisen . 3.6.5 . Auswahl von Schreibmaschinen ( siehe Ziffer 2.2.3 . ) Die Auswirkungen der derzeitigen Beschaffungspolitik können anhand eines Vergleichs des von jeder Institution in den Jahren 1978 und 1979 getätigten Ankaufs von elektrischen Schreibmaschinen veranschaulicht werden .

Alle Organe , mit Ausnahme des Parlaments , trafen ihre Auswahl anhand getrennt veröffentlichter Ausschreibungen für Angebote . Die Preise variierten zwischen 33 620 bfrs ( Parlament ) und 18 000 bfrs ( Rat ) . 3.6.6 . Beschaffung von Offset-Maschinen Die Wahl der Offset-Maschinen wird häufig von der technischen Nachfrage der Druckereiabteilungen bestimmt . Im Jahr 1978 wurden im Parlament , im Rat und im Wirtschafts - und Sozialausschuß keine formellen Ausschreibungsverfahren zur Beschaffung von Offset-Maschinen angewendet ; jede Beschaffungsabteilung wurde davon unterrichtet , daß zu dem damaligen Zeitpunkt lediglich ein Fabrikat oder ein Typ ( in jedem Fall unterschiedlich ) dem besonderen Bedarf der entsprechenden Organe entsprach , wobei diese Empfehlungen angenommen wurden .

In der Kommission und im Gerichtshof wurden Lieferangebote eingeholt und anscheinend gründlich geprüft , obwohl bei der endgültigen Auswahl offensichtlich technische Vorzuege mit ausschlaggebend waren . Als Resultat verwendet jede Institution Maschinen , die sich nach Typ und Fabrikat voneinander unterscheiden , obwohl in allen Druckereien ähnliche Druckereiarbeiten ausgeführt werden . Es wurde festgestellt , daß im Gerichtshof die Beschaffung eines Fabrikats genehmigt wurde , das von der Kommission als nicht geeignet erachtet wurde , während der Rat die Beschaffung eines Fabrikats ablehnte , das vom Gerichtshof und vom Parlament für geeignet befunden wurde .

3.6.7 . Auswahl von Offsetpapier Die Beschaffung von Offsetpapier stellt einen anderen Bereich dar , in dem nach getrennt durchgeführten Ausschreibungsverfahren unterschiedliche Schlußfolgerungen gezogen wurden . In Tabelle 6 werden in bezug auf weisses Offsetpapier im A-4-Format ( 80 g/m2 ) die Beschaffung jedes Organs verglichen . TABELLE 6 Institution * Fabrikat * Datum der Beschaffung * Erworbene Stückzahl ( Bögen von 500 Blatt ) * Preis pro Bogen in bfrs * Zahl der eingegangenen Angebote * Niedrigstes oder sonstiges Angebot * Kommission * 1 * September 1978 * 13 000 * 58,13 * Verlängerung des im April 1976 abgeschlossenen Vertrags * * 2 * April 1979 * 190 000 * 55,61 * 7 * 6 . niedrigstes * Parlament * 3 * März 1979 * 100 000 * 55,25 * 6 * niedrigstes * Rat * 3 * Juni 1978 * 100 000 * 53,25 * 4 * 3 . niedrigstes * Gerichtshof * 1 * Dezember 1978 * 17 000 * 59,87 * ( 1 ) * * 3.6.8 .

Beschaffung von Photokopierpapier Die Beschaffung von Photokopierpapier ist ein weiterer Bereich , in dem die Organe infolge getrennter Ausschreibungsverfahren unterschiedliche Schlußfolgerungen gezogen haben ; in Tabelle 7 wird in bezug auf A-4-Photokopierpapier die Beschaffung jedes Organs verglichen ( 80 Gramm pro qm ) . TABELLE 7 Institution * Fabrikat * Datum der Beschaffung * Erworbene Menge ( Bögen von 500 Blatt ) * Preis pro Bogen in FB ( 2 ) ( 3 ) * Kommission * 4 * September 1978 * 7 400 * 67,50 * Parlament * 4 * Februar 1978 * 6 000 * 67,50 ( 1 ) * Rat * 5 * April 1978 * 28 000 58,33 * * 1 * April 1979 * 24 000 * 54,75 * Gerichtshof * 6 * April 1979 * 2 000 * 72,50 * Wirtschafts - und Sozialausschuß * 1 * Oktober 1978 * 4 000 * 69,00 * ( 1 ) Verwendung von interinstitutionellen Verträgen .

( 2 ) Bei allen Vergleichen sollte auch der Mietbetrag des Geräts berücksichtigt werden . ( 3 ) Die Kommission verwendete zudem wiederverwendbares Papier im A-4-Format zu einem Durchschnittspreis von 40,5 bfrs . 4 . VERGABE DES AUFTRAGS 4.1 . In bezug auf die Art und den Entwurf sowohl der bei einem formellen Vertrag verwendeten Formblätter als auch der Auftragsvordrucke , die die allgemeinen Kaufbedingungen enthalten , bestehen zwischen den Organen erhebliche Unterschiede . Der Auftragsvordruck der Kommission legt in 11 Seiten die allgemeinen Geschäftsbedingungen fest und ist in allen Amtssprachen verfügbar .

Der Gerichtshof verwendet zwei Arten von Auftragsvordrucken , von denen sich eine auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen bezieht , diese jedoch nicht nennt ; er hat dem Hof mitgeteilt , daß er die Einführung eines Formblatts nach dem von der Kommission festgelegten Muster erwägt . Das Parlament verwendet eigene Formblätter . 4.2 . Gewöhnlich werden Listen von Beamten verwendet , die befugt sind , Auftragsformblätter zu unterzeichnen ; im Parlament wurden solche Beamte nicht immer deutlich benannt , dem Hof wurde jedoch mitgeteilt , daß eine offizielle Liste ausgearbeitet wird . 5 . EINGANGS - UND BESTANDSKONTROLLEN VON VERMÖGENSWERTEN 5.1 .

Eingang 5.1.1 . Jedes Organ verfügt über zentrale Annahmestellen . Die entsprechende Annahmestelle wird gewöhnlich in den den Lieferern übermittelten Auftragsbestätigungen angegeben . Zu dieser allgemeinen Regel bestehen Ausnahmen , wenn beispielsweise im Rahmen eines besonderen Vertrages bestelltes wertvolles Mobiliar direkt dem Antragsteller zugestellt wird oder ein neues Gebäude mit Mobiliar ausgestattet wird . 5.1.2 . Die Beschaffungsabteilung übermittelt der Annahmestelle eine Abschrift des Auftrags , wo der für den Eingang der Waren zuständige Beamte oder Bedienstete die eingegangenen Waren entweder auf einem internen Annahmeschein , einer Abschrift des Lieferauftrags oder auf dem Lieferschein des Lieferers einträgt .

In der Kommission und im Parlament wird diese Tätigkeit von besonders benannten Lagerverwaltern ausgeuebt , die auch die Übereinstimmung der Waren mit dem ursprünglichen Auftrag sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht prüfen müssen . Da in den kleineren Institutionen keine permanenten Lagerverwalter genannt sind , wird diese Aufgabe häufig von den Beschaffungsabteilungen selbst übernommen . 5.1.3 . Im Falle von Beschaffungen durch die Beschaffungsabteilung ist bei der Verbuchung der entsprechenden Rechnungen auch eine Kontrolle darüber durchzuführen , ob die Waren oder Leistungen ordnungsgemäß eingingen und die Rechnungen mit den Kaufbedingungen übereinstimmen .

Notfalls , z.B . im Falle technischer Geräte , bestätigt die Beschaffungsabteilung zusammen mit dem Antragsteller , daß es sich bei den eingegangenen Waren tatsächlich um die im Auftrag genannten Waren handelt ; dies wird jedoch lediglich in Ausnahmefällen für erforderlich erachtet , da gewöhnlich die Unterzeichnung des Beauftragten in der Eingangsstelle genügt . 5.2 . Weiterleitung in den Lagern ( Beschreibung eines Modellsystems ) 5.2.1 . Die eingegangene Ware wird entweder direkt an den Antragsteller weitergeleitet oder in den Lagern für eine künftige Verwendung aufbewahrt . In diesem Zusammenhang sollte im Rahmen einer gründlichen internen Kontrolle die Weiterleitung der Ware bis zu ihrer endgültigen Bestimmung erfasst werden ; dies sollte zusätzlich zu den in der Haushaltsordnung vorgesehenen Bestandsverzeichnissen geschehen ( siehe Ziffer 6.1.1 dieses Berichtes ) . " Bestandsverzeichnisse " sollten infolgedessen für alle beweglichen Gegenstände bestehen und Belege über alle bei den Institutionen eingegangenen Gegenstände enthalten .

Alle anschließend herausgegebenen oder ausgesonderten Gegenstände sollten deutlich gekennzeichnet sein . In den Lagerverzeichnissen sollten die gelagerten Gegenstände daher mengenmässig verzeichnet sein . Belege sollten für alle Weiterleistungen geführt werden . Der Hof ist der Ansicht , daß neben den vom Lagerverwalter für interne Lagerverwaltungszwecke geführten Bestandskarten auch Lagerverzeichnisse über die Weiterleitung und Erfassung von Gegenständen getrennt eingeführt werden sollten , aus denen jederzeit die jeweiligen Lagerbestände hervorgehen ; auf diese Weise könnten die Gegenstände vom lagerabhängigen Beamten körperlich überprüft werden .

Die Unterlagen über die Herausgabe von Gegenständen würden Aufschluß über deren weitere " Verwendung " geben und sollten von dem zuständigen Empfänger unterzeichnet sein . Sie könnten zudem eine Erleichterung bei künftigen Aufträgen darstellen . 5.2.2 . Diese Art von Kontrolle über die Weiterleitung von Gegenständen nach deren Eingang wird nicht bei bedeutenden Vermögenswerten der Institutionen ausgeuebt ; wie unten dargelegt , wird dies anhand der in den Mobiliarlagern angewandten Verfahren verdeutlicht : 5.3 . Einzelfälle 5.3.1 . Möbellager - Kommission , Brüssel 5.3.1.1 . Eine in den Lagern der Kommission in Zaventem durchgeführten Prüfungen ergab , daß die Kommission über grosse Mengen verschiedener Möbelarten verfügte .

Meistens handelte es sich um neue Möbelgegenstände , die entweder für eine absehbare Zukunft oder für einen etwaigen Ersatz gelagert wurden . In den Lagern befand sich ferner altes Mobiliar , das für eine erneute Verteilung bestimmt war oder zur Instandsetzung , zur Veräusserung oder zur Aussonderung aus dem Bestand genommen wurde . 5.3.1.2 . Der Hof hat festgestellt , daß neue Waren bei Eingang nachgeprüft und deren Empfang auf einer Abschrift des Auftragscheins , der die Grundlage für Zahlungen bildet , durch Unterschrift bestätigt wurde ; unmittelbar im Anschluß daran wurden neue Artikel mit einer ständigen Plakette versehen , die auf die gleichzeitig stattfindende Eintragung in das Bestandsverzeichnis verweist .

Der Hof hat jedoch festgestellt , daß trotz der hohen Zahl an gelagerten Möbelgegenstände weder vom Lagerverwalter noch anderen zuständigen Stellen in der Kommission Lagerverzeichnisse geführt wurden , und somit der Eingang von Waren sowie die Menge der gelagerten Gegenstände nur durch eine körperliche Zählung festgestellt werden könnte ( siehe auch Ziffer 6.1.3 . ) . 5.3.2 . Möbellager - Rat , Brüssel Ein ähnliches Fehlen von Unterlagen wurde bei der im Jahr 1978 vom Hof durchgeführten Überprüfung der Lager des Rates festgestellt ; 1979 wurden jedoch vom Rat Lagerverzeichnisse eingeführt ( siehe Ziffer 6.1.1 . ) .

Diese sind noch vom Hof zu prüfen . 5.3.3 . Möbellager - Parlament , Luxemburg Der Hof hat in den Lagern des Parlaments in Luxembrug ähnliche Schwachstellen wie bei der Kommission festgestellt , obwohl die Lager weitaus kleiner waren . Zeitweilig wurden vom Lagerverwalter für einige gelagerte Gegenstände interne Lagerverzeichnisse geführt sowie Abschriften von allen Empfangs - und Ausgabebescheinigungen abgelegt . Diese Unterlagen waren jedoch zum Zeitpunkt der Kontrolle unzulänglich und ermöglichten dem Hof keine Kontrolle darüber , ob alle bestellten und bezahlten Möbelgegenstände in Bestandsverzeichnisse eingetragen wurden ; solche Verzeichnisse wurden auch an keiner anderen Stelle geführt .

5.3.4 . Lagerung von Verbrauchsgütern 5.3.4.1 . Die Kommission , der Rat und das Parlament verfügten über umfangreiche Bestände an Papier , Bürogegenständen und anderen Verbrauchsgütern ; die anderen Organe führten weitaus kleinere Bestände und deckten ihren Bedarf grosstenteils entweder durch interinstitutionelle Verträge oder direkt aus den Beständen der grösseren Organe . 5.3.4.2 . Die Kommission führt ihre Unterlagen über den Papierbestand und Bürobedarf nach einem Datenverarbeitungssystem . Das Parlament hat dieses System seinem Bedarf angepasst . Der Rat verwendet ein manuelles System .

Die beiden anderen Institutionen führen für ihre kleinen Bestände keine ausführlichen Lagerverzeichnisse . Der Hof hat festgestellt , daß das von der Kommission angewandte System offensichtlich ausreichend funktionierte , sich aber nicht auf Verbrauchsgüter wie Wartungsmaterialien , elektrische Geräte , Telefon - und Motorersatzteile erstreckte . Die hierfür zuständige Abteilung führte die für notwendig erachteten Unterlagen , die sie für erforderlich hielt ; diese wurden jedoch noch nicht vom Hof geprüft . 5.3.4.3 . Die Kommission erklärte , sie strebe danach , für ihre Büros in Brüssel Verbrauchsgüterbestände für mindestens 6 Monate zu führen .

Neubestellungen wurden gewöhnlich jährlich eingereicht und die Bestände würden infolgedessen für 18 Monate ausreichen . Eine Prüfung von 25 Gegenständen ergab , daß 7 einen Bedarf von mehr als 13 Monaten deckten . Ähnliches trifft auf den Rat zu , wo 8 von 30 geprüften Gegenständen einem Bedarf von mehr als 13 Monaten genügten , obwohl es sich in diesem Organ um Gegenstände mit einem niedrigen Wert handelte . Der grösste Lagerbestand wurde jedoch im Amt für amtliche Veröffentlichungen festgestellt , wo eine Prüfung des Produktionsbestands ( Papier , Korrekturabzuege , Offsetplatten , Druckfarbe usw . ) ergab , daß 17 von 64 geprüften Gegenstände einen für 32 Monate ausreichenden Bestand darstellten .

6 . BESTANDSVERZEICHNISSE - KONTROLLE NACH AUSGABE 6.1 . System 6.1.1 . Die Haushaltsordnung vom 21 . Dezember 1977 legt in den Artikeln 59 bis 62 fest , daß alle zum Vermögen der Gemeinschaften gehörenden beweglichen und unbeweglichen Gegenstände in laufenden Bestandsverzeichnissen mengenmässig erfasst werden . Den in Ziffer 3.2.1 . des vorliegenden Berichtes genannten Durchführungsbestimmungen zufolge , handelt es sich bei dem in das Bestandsverzeichnis einzutragende Vermögen um nicht zum Verbrauch bestimmte Güter mit einem Kaufwert von nicht weniger als 30 RE oder 37,5 ERE ( 100 RE oder 125 ERE bei Gegenständen mit wissenschaftlichem oder technischem Charakter ) und einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr ( 2 Jahre bei Gegenständen mit wissenschaftlichem und technischem Charakter ) ( 6 ) .

6.1.2 . Die Prüfung ergab , daß alle Organe mit einer Ausnahme laufende mengenmässige Bestandsverzeichnisse führten , in denen jeder Erwerb durch eine getrennte Eintragungsnummer gekennzeichnet wurde . Die Ausnahme bildete der Gerichtshof , in dem gerade Bestandsverzeichnisse eingeführt wurden . 6.1.3 . In Artikel 59 der Haushaltsordnung heisst es ferner , daß jedes Organ durch seine eigenen Dienststellen die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand nachprüfen lässt . Es gab offensichtlich in keinem Organ ein formelles Verfahren zur regelmässigen Kontrolle darüber , ob tatsächlich alle Gegenstände in jährlichen oder laufenden Bestandsverzeichnissen eingetragen waren .

6.2 . Einzelfälle 6.2.1 . Die Kommission 6.2.1.1 . In der Kommission erhält jeder Gegenstand bei Eingang eine Bestandsverzeichnisnummer ( die auf einer Eintragung in einer manuell geführten Kartei beruht ) und anschließend eine Plakette am Gegenstand ; Einzelheiten über den Gegenstand werden schließlich im Rechenzentrum in Luxemburg in einem Datenverarbeitungssystem gespeichert . Diese Angaben geben Aufschluß über den Zeitpunkt der Eintragung , die Art des Gegenstands sowie den Kaufpreis . Anhand des Datenverarbeitungssystems werden mit Hilfe von Loseblattkarten jede Ortsveränderung festgestellt , monatliche Zusammenfassungen der eingegebenen Daten abgelesen sowie in sechsmonatigen Zeitabständen Auszuege aus allen Eintragungen ausgewertet , die anhand des Kaufpreises mengenmässig erfasst wurden ( eine Wertminderung wird nicht berechnet ) .

Die Loseblattkarten dienen der Lagerabteilung als Grundlage für deren alltägliche Eintragungen und werden manuell auf den laufenden Stand gebracht . 6.2.1.2 . Im November 1976 erließ die Kommission auf der Grundlage einer von der Firma Cap-Sogeti durchgeführten Studie Anweisungen , die auf eine grösstmögliche Nutzung der bestehenden Systeme zur Bestandsverwaltung abzielten . Nach diesen Anweisungen , die darauf beruhten , daß in den Bestandsverzeichnissen selbst genaue Angaben über die Unterbringung der Gegenstände fehlten , sollte eine Kontrolle an Ort und Stelle nur in den folgenden Fällen erfolgen : - Mobiliar - Prüfung anläßlich der Veräusserung oder Aussonderung des Bestands ; - Büromaschinen - anläßlich der Wartung ( Aufstellung einer Kartei , in die die jeweilige Unterbringung eingetragen wird ) ; - sonstige Maschinen und Anlagen - ( z.B .

Vervielfältigungsmaschinen , Rundfunk - und Fernsehstudio ) - Anhand einer Kartei , die von den Verbraucherabteilungen aufgestellt und jährlich geprüft wird . In diesem Zusammenhang wies die Kommission in ihrer Antwort auf Ziffer 11.3 . ( vi ) des Jahresberichts des Hofes zum Haushaltsjahr 1977 darauf hin , daß Kontrollen darüber durchgeführt wurden , ob Gegenstände bei Verlassen der Lager ordnungsgemäß in das Bestandsverzeichnis eingetragen wurden . Der Hof hielt dieses Verfahren jedoch nicht für adäquat und hat seine Absicht bekundet , diese Angelegenheit weiter zu verfolgen . 6.2.1.3 .

Stichprobeartige Prüfungen haben jetzt ergeben , daß die Übereinstimmung des Bestandsverzeichnisses mit den Lagerbeständen nicht umfassend kontrolliert wurde . Die Überprüfung von einigen Möbelgegenständen , die sich entweder im Lager in Zaventem befanden oder benutzt wurden , ergab , daß das Verfahren zur Überprüfung der Lagerbestände zwar alle Gegenstände beim Erwerb und bei der Ausstellung einer Bestandsnummer erfasste , jedoch deren anschließende Unterbringung nur dann verzeichnete , sobald die Herausgabe an den ersten Verbraucher mitgeteilt wurde . Bei den in Zaventem gelagerten Gegenständen wurden infolgedessen im allgemeinen weder deren Unterbringung noch sonstige nach erster Verwendung erfolgte Ortsveränderungen allgemein verzeichnet , und in das Bestandsverzeichnis wurde nicht jeder Gegenstand eingetragen , der nach Zaventem zurückkehrte .

In verschiedenen Fällen wurde ferner festgestellt , daß Mobiliargegenstände dem Bestandsverzeichnis zufolge an Gebäude herausgegeben wurden , die nicht länger von der Gemeinschaft verwendet wurden . Ohne genaue Angaben über die jeweilige Unterbringung fühlen sich Beamte nicht für die von ihnen verwendeten Gegenstände verantwortlich , und eine Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand kann nur durch eine vollständige körperliche Überprüfung aller Vermögenswerte kontrolliert werden . Mit Ausnahme der in Ziffer 6.2.1.2 . erwähnten Maschinen dienen die von der Kommission durchgeführten Kontrollen dieser Art nur der Bestätigung , daß die vorhandenen Vermögenswerte erfasst sind ; sie bestätigen nicht das Gegenteil , daß erfasste Vermögenswerte weiterhin vorhanden sind , wobei dies nämlich das wichtigste Kontrollverfahren darstellt .

6.2.1.4 . Ferner sehen die im November 1976 gegebenen Anweisungen die Entwicklung des derzeitigen Datenverarbeitungssystems vor , damit Wertminderungen berechnet werden können und statistische Daten über die Verwendung von Vermögenswerten verfügbar werden ; der Hof hat erfahren , daß dies noch nicht durchgeführt wurde . 6.2.2 . Das Europäische Parlament 6.2.2.1 . Das Parlament kennzeichnet jeden Gegenstand beim Eingang mit einer Nummernplakette und trägt diese in ein manuell geführtes ständiges Register ein , in der in chronologischer Reihenfolge der Eingang , die Art des Gegenstands sowie der Kaufpreis verzeichnet ist .

Die Unterbringung wird weder zu Beginn noch später verzeichnet ; ferner werden Gegenstände nicht nach Arten zusammengefasst . Es wird nicht regelmässig kontrolliert , ob die Bestandsverzeichnisse mit dem Bestand übereinstimmen . Das Parlament unterrichtet den Hof davon , daß es aufgrund des Umzugs von Personal und Mobiliar zwischen den verschiedenen Gebäuden nicht möglich sei , Unterlagen über die Unterbringung von Gegenständen zu führen . Der Hof hat jedoch festgestellt , daß aus den Registereintragungen gewöhnlich nicht einmal hervorging , ob sich Gegenstände in Luxemburg , Brüssel oder Straßburg befanden .

6.2.2.2 . Obwohl getrennte Unterlagen für Büromaschinen geführt wurden , befanden sich die Angaben über deren Unterbringung während der Prüfung des Hofes nicht auf dem laufenden Stand , sie wurden ferner weder im Lager noch anhand des Bestandsverzeichnisses überprüft . Der Hof wurde davon unterrichtet , daß seither Überprüfungen dieser Gegenstände eingeführt wurden . 6.2.3 . Rat 6.2.3.1 . Der Rat kennzeichnet jeden Gegenstand beim Eingang mit einer unauslöslichen handgeschriebenen Bestandsnummer . Das Bestandsverzeichnis wird manuell geführt und besteht aus einem in chronologischer Reihenfolge geführten Buch und einer Kartei von in Kategorien eingeteilten Vermögenswerten , bei denen die Unterbringung nur in einer kleinen Zahl von Fällen erfasst ist .

Die für das Inventar zuständige Dienststelle kann infolgedessen nur einen kleinen Teil der gesamten Vermögenswerte jährlich überprüfen . 6.2.3.2 . Getrennte Unterlagen für Büromaschinen werden in ähnlicher Weise geführt wie in den andern Organen . Sie werden regelmässig anläßlich der Wartung überprüft , stimmen jedoch nicht mit der in der vorigen Ziffer genannten Kartei überein . 6.2.4 . Wirtschafts - und Sozialausschuß Nachdem im Wirtschafts - und Sozialausschuß jeder Gegenstand mit einer Nummernplakette gekennzeichnet worden ist , werden einzelne Angaben in ähnlicher Weise wie beim Rat manuell verzeichnet ( d.h .

Buch plus Kartei nach Kategorien ) . Die Unterbringung wird auch nur bei wenigen Gegenständen festgehalten . Die Übereinstimmung des Bestandsverzeichnisses mit dem tatsächlichen Bestand wird nicht kontrolliert , sogar nicht im Falle von Büromaschinen , die regelmässig anläßlich von Wartungsarbeiten geprüft werden . 6.2.5 . Gerichtshof Wie bereits erwähnt , war der Gerichtshof zum Zeitpunkt der Prüfung damit befasst , ein Verfahren zur Überprüfung der Lagerbestände einzuführen , in dem alle Lagerbestände gezählt , mit Bestandsnummern ( Plaketten ) gekennzeichnet und manuell in ständigen Registern erfasst wurden .

Der Hof wurde davon unterrichtet , daß dies nun abgeschlossen ist und die Einführung eines mechanischen Bestandsverzeichnisses vorgesehen ist . 7 . AUSSONDERUNGEN 7.1 . Kriterien und Befugnisse 7.1.1 . Abgesehen von den Gegenständen , die offensichtlich nicht länger verwendet werden können , sollte die Frage , wann alte aber verwendbare Gegenstände auszusondern sind , gewöhnlich auf fundierten Kriterien für Neuanschaffungen beruhen . Die Kommission hat für sich formell solche Kriterien festgelegt , und auch der Rat hat unabhängig , jedoch etwas inoffizieller , Leitlinien für Neuanschaffungen ausgearbeitet .

Die anderen drei Organe haben in dieser Hinsicht keine Kriterien festgelegt . Die Arbeitsgruppe zur Harmonisierung von Beschaffungen hat jedoch festgestellt , daß die Organe de facto als zeitliche Norm für Neuanschaffungen die in Tabelle 8 aufgeführten Zeiträume festlegten . TABELLE 8 * Anzahl von Jahren * * Kommission * Rat * Parlament * Gerichtshof * Mechanische Schreibmaschinen * 7 * 7 * 7 * - * Elektrische Schreibmaschinen * 7 * 7 * 5 * 8 * Diktiergeräte * 5 * 5 * 5 * 5 * Büromobiliar * 10 * 16 * 10 * - * Mobiliar für Ablagezwecke ( z.B . Regale ) * 14 * 16 * 14 * - * Die in der Tabelle aufgeführten Zeiträume werden nicht immer streng angewandt .

Andere Faktoren - wie Beschaffenheit und gegenwärtige Erfordernisse - können auch berücksichtigt werden , was zur Folge hat , daß Gegenstände über diese Zeiträume hinaus beibehalten werden . Zum Zeitpunkt der Prüfung wurden im Parlament infolgedessen Schreibmaschinen und Büromobiliar verwendet , die 12 bzw . 15 Jahre alt waren . 7.1.2 . Werden Gegenstende abgetreten , ausgesondert oder kommen sie durch Verlust abhanden , sind die Organe nach Artikel 61 der Haushaltsordnung verpflichtet , dafür Sorge zu tragen , daß der Anweisungsbefugte eine entsprechende Erklärung ausstellt , die mit dem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs zu versehen ist .

Solche Erklärungen sind von allen Organen auszustellen . Die Kommission hat ausserdem ein " Comité de Réforme " eingesetzt , der alle Aussonderungen über 25 000 ERE zu prüfen hat . 7.1.3 . Es sollte an dieser Stelle festgehalten werden , daß im Haushaltsplan zwischen Neubeschaffungen und Ersatzbeschaffungen unterschieden wird . Bei letzteren sollte jedem erworbenen Gegenstand ein abgetretener , ausgesonderter oder als verloren erklärter Gegenstand entsprechen . 7.2 . Aussonderungsverfahren 7.2.1 . Die in den Organen zur Aussonderung von Vermögenswerten angewandten Verfahren hängen offensichtlich von der Beschaffenheit des betreffenden Gegenstands ab .

Im Falle beschädigter Gegenstände kann Aussonderung die einzige Lösung darstellen ; ein Gegenstand kann jedoch nach Instandsetzung erneut von Nutzen sein . Die Kommission unterrichtete den Hof davon , daß eine Instandsetzung und/oder Wiederverwendung angestrebt wird , wo dies wirtschaftlich möglich ist . 7.2.2 . Im Zuge einer Erneuerungspolitik kann ein Organ beschließen , gewisse Gegenstände zu erneuern , obwohl diese noch immer von Nutzen sind . In manchen Fällen können diese gegen neue Gegenstände eingetauscht werden . Mitunter werden Gegenstände auf dem offenen Markt veräussert .

In diesem Fall teilt die Kommission die Gegenstände in " Lose " ein , die als Ganze veräussert werden ; solche Lose setzen sich sowohl aus verwendbaren als aus relativ wertlosen Vermögenswerten zusammen . Die Beschaffungsabteilung nimmt im Anschluß daran mit einer Auswahl von etwaigen interessierten Firmen telefonisch Kontakt auf , lädt sie zu einer Prüfung des Loses oder der Lose ein und ersucht sie , schriftliche Angebote zu übermitteln . In den Jahren 1977 und 1978 ergaben von der Kommission in Brüssel durchgeführte Veräusserungen einzelner Mobiliarlose Einnahmen in Höhe von 102 000 bfrs pro Los .

Auch Schreibmaschinen wurden nach diesem Verfahren zu Preisen zwischen 600 und 2 000 bfrs pro Maschine veräussert . In den vergangenen drei Jahren beliefen sich die aus allen Veräusserungen erzielten Gesamteinnahmen auf 9,6 Millionen bfrs ( von denen 5,7 Millionen bfrs durch die Veräusserung von Fahrzeugen erzielt wurden ) . 7.2.3 . Bei der Prüfung der vom Parlament diesbezueglich angewandten Verfahren wurden keine Mobiliarveräusserungen nach Losen festgestellt ; alle abgenutzten Mobiliarstücke wurden bei einem Luxemburger Lieferanten gegen Neubeschaffungen mit einer Ermässigung von 10 % eingetauscht .

Bei zwei nach dem Losverfahren durchgeführten Veräusserungen , die in der lokalen Presse veröffentlicht wurden , konnten jedoch pro Maschine Einnahmen zwischen 1 360 und 3 000 bfrs erzielt werden . 7.2.4 . Eine im Rat durchgeführte stichprobenmässige Prüfung von 19 Veräusserungen ergab keine Hinweise auf Veräusserungen oder Tauschgeschäfte mit Dritten , obwohl der Hof davon unterrichtet wurde , daß solche Vorkehrungen getroffen werden , wenn sie in wirtschaftlicher Hinsicht möglich sind . In Tabelle 9 wird eine Aufgliederung der 19 Fälle gegeben und gezeigt , daß der Hof in 13 Fällen anhand der verfügbaren Unterlagen nicht feststellen konnte , wie und von wem die betreffenden Gegenstände veräussert wurden .

Der Rat teilte dem Hof mit , daß diese Gegenstände keinen Eintauschwert mehr besassen . TABELLE 9 Vom Rat getätigte Veräusserungen * Anzahl der Fälle * Kaufwert in bfrs * Verlust oder Diebstahl * 2 * 19 034 * Gegen Heue Gegenstände eingetauscht * 4 * 486 440 * Keine Unterlagen über die endgültige Veräusserung oder Bestimmung dieser Gegenstände oder dieser Gegenstandsgruppe * 13 * 563 577 * * 19 * 1 069 051 * 7.3 . Aussonderung aus den laufenden Bestandsverzeichnissen 7.3.1 . Vermögenswerte , die von der Kommission im Rahmen ihrer Erneuerungspolitik auszusondern sind , werden anhand der losen Inventarkarteiblätter festgestellt und anschließend aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen .

Da das Bestandsverzeichnis keine vollständigen Angaben über die Unterbringung der Gegenstände enthält , konnte der Hof nicht überprüfen , ob die Gegenstände wirklich ausgesondert wurden . Gegenstände , die vor Ablauf der vorgesehenen Nutzungsdauer ( z.B . wegen Beschädigungen ) ersetzt werden müssen , werden bei ihrer Rückkehr ins Lager anhand ihrer Kennzeichnungsplaketten festgestellt und aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen . 7.3.2 . Im Rahmen des gegenwärtigen im Parlament manuell angewandten Verfahrens zur Überprüfung der Lagerbestände können keine Gegenstände aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen werden , deren Bestandsverweise Plaketten fehlen ; infolgedessen enthält das Bestandsverzeichnis Gegenstände , die de facto ausgesondert wurden .

Andererseits wurden anläßlich von Neubeschaffungen in einigen Fällen Gegenstände aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen , obwohl sie weiterhin verwendet wurden . 7.3.3 . Eine stichprobenmässige Überprüfung des Bestandsverzeichnisses des Wirtschafts - und Sozialausschusses ergab , daß die Unterlagen nicht auf dem neuesten Stand waren , da seit 1975 keine Veräusserungen verzeichnet waren . Es wurde beispielsweise festgestellt , daß 7 Schreibmaschinen und ein Fahrzeug , die 1976 veräussert wurden , noch immer im Bestandsverzeichnis eingetragen waren . Es wurden nun Bemühungen dahin gehend unternommen , diese Schwachstellen zu beseitigen .

8 . VERSICHERUNG 8.1 . Die Organe sind in bezug auf ihre Vermögenswerte im allgemeinen gegen Risiken durch Versicherungen gedeckt . Die Frage , ob ein bestimmter Vermögenswert versichert oder gegen ein Risiko gedeckt werden sollte , wird grundsätzlich anhand der Zweckmässigkeit des Vermögenswerts bemessen . In Fällen , in denen die Versicherungsprämie im Verhältnis zum etwaigen Nutzen zu hoch erscheint , kann das Organ den Beschluß fassen , keinen Versicherungsschutz einzugehen . 8.2 . Im Anschluß an die Ausschreibung zur Einreichung von Angeboten schließt die Kommission durch zwei Vermittler ihre wesentlichsten Versicherungen mit mehreren Versicherungsgesellschaften ab .

Der Wert der versicherten Vermögenswerte ( insbesondere Mobiliar , Anlagen und Papiervorräte ) wird anhand des ursprünglichen Kaufpreises festgestellt , der jährlich indexiert ist . Diese Bewertung ist jedoch nich direkt von den Bestands - und/oder Lagerverzeichnissen abhängig oder mit ihnen in Übereinstimmung . 8.3 . Im allgemeinen können die anderen Organe die Versicherungspolicen der Kommission verwenden , mitunter schließen sie jedoch ihre eigenen Versicherungen ab . 9 . BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSHOFES Beschaffungen 9.1 Wie bereits oben erwähnt , hat sich der Hof in der vorliegenden Überprüfung der Beschaffungstätigkeiten zum grössten Teil auf die Beschaffung von Bürobedarf , Anlagen usw . beschränkt , die von den zuständigen Beschaffungsabteilungen jedes Organs durchgeführt wurden .

Der Hof hält eine solche Zentralisierung innerhalb jedes Organs für äusserst wünschenswert , da es den Beschaffungsabteilungen infolge der so erzielten Kenntnisse ermöglicht wird , Angebote von einer grösseren Zahl von Lieferanten einzuholen und infolgedessen die niedrigsten Preise zu wählen . Der Hof empfiehlt der Kommission , zu gewährleisten , daß in den gemeinsamen Durchführungsbestimmungen sowohl die Aufgaben der Beschaffungs - und der Verbraucherabteilungen als auch die Zuständigkeit der Verbraucherabteilungen für die endgültige Wahl von Lieferanten deutlich festgelegt werden sowie ferner die Möglichkeit zu prüfen , die bestehenden Befugnisse anderer Abteilungen zur Tätigkeit ihrer eigenen Beschaffungen auf die zentrale Beschaffungsstelle zu übertragen .

9.2 . Da für die Organe keine festen Zielsetzungen bestehen , hat sich der Hof darum bemüht , die Verfahren , Beschaffungstätigkeiten und Erfahrungen mit anderen allgemein anerkannten Verfahren zu vergleichen . Er begrüsst die Einrichtung der Arbeitsgruppe zur Harmonisierung der Beschaffungen , die , wie er hofft , weiterhin sowohl den Informationsaustausch als auch die Anwendung von interinstitutionellen Verträgen ( Rahmenverträge ) fördern wird . Der Hof räumt zwar ein , daß die Organe die Förderung ein * Monopolstellung von Firmen in allen Bereichen zu vermeiden haben , vertritt aber die Auffassung , daß dies einerseits durch Rahmenverträge , durch die zahlreiche Lieferanten/Firmen ( wie im Falle der Mobiliaraufträge der Kommission ) beteiligt werden , und andererseits durch die Vermeidung von automatischen Vertragsverlängerungen geschehen kann .

Er empfiehlt , die Vergabe von Aufträgen noch stärker zu zentralisieren , damit die Organe ihren wesentlichsten Bedarf durch zentral ausgeschriebene und abgeschlossene Verträge decken können . Nach Ansicht des Hofes ist ein solches Verfahren , wenn es ordnungsgemäß angewendet wird , im wirtschaftlichen Interesse der Gemeinschaft , da es ihre Marktstellung stärken , das niedrigste Angebot allen Organen ermöglichen und die nun in den Organen bestehende Doppelarbeit verringern würde . Obwohl in Ausnahmefällen ( z.B . Lieferungen nach Straßburg ) das betreffende Organ weiterhin seine eigenen Beschaffungen tätigen muß , schlägt der Hof der Arbeitsgruppe zur Harmonisierung der Beschaffungen vor , zu prüfen , wie die Organe am besten in Zusammenarbeit Angebote für gemeinsame Gegenstände , wie Mobiliar , Bürogeräte und Bürobedarf einholen und Verträge abschließen könnten .

Die Notwendigkeit einer solchen Zentralisierung wird deutlich aus den in den Tabellen 5 , 6 und 7 aufgeführten unterschiedlichen Preisen ersichtlich . 9.3 . In den Argumenten , die die Organe gegen eine Einbusse an Autonomie erheben werden , wird u.a . darauf hingewiesen werden , daß einerseits die kleineren Organe mitunter die niedrigsten Angebote wählten , und daß andererseits eine bevorzugte Wahl möglich sein muß . Nach Ansicht des Hofes ist keines dieser Argumente haltbar . Bei letzterem liegt es auf der Hand , daß in bezug auf wirtschaftliche Beschaffungsverfahren die Einführung eines rationellen Systems deutlicher Normen den ersten Schritt darstellt .

Diese Normen können sowohl in quantitativer als auch qualitativer Hinsicht festgelegt werden und brauchen nicht zu einer übermässigen Vereinheitlichung zu führen . Die zwischen den Organen herrschenden Unterschiede , die in diesem Bericht anhand einer beschränkten Zahl von Gegenständen aufgedeckt wurden , sollten jedoch in Frage gestellt werden . Der Hof möchte beispielsweise wissen , ob die Mobiliarnormen aufgrund von interinstitutionellen Erwägungen festgelegt wurden , und weshalb die Kommission im Rahmen jeder A-3-Stelle ( Tabelle 4 ) für Mobiliar 103 594 bfrs zahlen sollte , wenn andere Organe sich in einem Bereich zwischen 55 000 und 74 000 bfrs bewegen ( Tabelle 1 ) .

Ebensowenig wurden ferner die Argumente für oder gegen IBM-Schreibmaschinen ( Kosten etwa 30 000 bfrs ) als Alternative zu verschiedenen anderen Fabrikaten ( durchschnittlich etwa 20 000 bfrs ) vollständig berücksichtigt ( Tabelle 5 ) . Selbst wenn technische Argumente vorgebracht wurden , kann der bei der Beschaffung von Offset-Druckmaschinen ersichtlich gewordene Mangel an wirtschaftlicher Kontrolle in ähnlicher Weise kritisiert werden ( Ziffer 3.6.6 . ) . Der Hof empfiehlt , sich in stärkerem Masse um eine Harmonisierung der Normen und Preise zu bemühen , und schlägt der Kommission insbesondere vor , den Haushaltsbehörden zu empfehlen , für gemeinsamen verwendete Gegenstände eindeutige Normen festzulegen .

9.4 . Wenn Organe unabhängig voneinander günstigere Bedingungen aushandeln können , als dies im Rahmen von zentral abgeschlossenen Rahmenverträgen möglich ist , sollte dies gefördert werden . Den anderen Organen sollten jedoch auch die niedrigen Preise zugute kommen können , was somit wiederum zu Rahmenverträgen führen würde . 9.5 . Obwohl die Organe danach streben sollten , in stärkerem Masse Beschaffungen zentral zu tätigen und Normen gemeinsam festzulegen , stellt dies nach Ansicht des Hofes keine vollständige Lösung dar . Die Arbeitsgruppe zur Harmonisierung der Beschaffungen hat die Auffassung vertreten , daß infolge der unterschiedlichen Grössen und Aufgaben der Organe die Einführung von einheitlichen Lösungen nicht möglich sei .

Der Hof ist dennoch der Ansicht , daß die Organe hinsichtlich ihrer Beschaffungsverfahren in weitaus stärkerem Masse zusammenarbeiten sollten . Ungeachtet der oben empfohlenen Maßnahmen schlägt er vor , die Einrichtung eines gemeinsamen Vergabebeirats zu erwägen , dem alle Organe ihre wesentlichsten Aufträge zu unterbreiten haben . Dieser gemeinsame Vergabebeirat würde in den einzelnen Organen sowohl die gewünschte Qualität als auch die Zahl der etwaigen Lieferanten und angebotenen Preise vergleichen . Er könnte sich aus unbeteiligten Beamten aus allen Organen zusammensetzen und bei Sitzungen den Finanzkontrolleur als Beobachter hinzuziehen .

Die betreffenden Beschaffungsabteilungen würden dem Vergabebeirat die Aufträge vorlegen . Die Haushaltsordnung sieht gegenwärtig vor , daß in jedem Organ ein Vergabebeirat eingerichtet wird ; nach Ansicht des Hofes läge für grössere Beschaffungen ein gemeinsamer Vergabebeirat eher im Interesse der Gemeinschaft , und er empfiehlt den Organen , entsprechende Erörterungen einzuleiten , damit Vorschläge zur notwendigen Änderung der Haushaltsordnung unterbreitet werden können . 9.6 . Beschaffungen können lediglich dann effizient und wirtschaftlich getätigt werden , wenn die betreffenden Dienststellen so gewillt und beauftragt sind ; die Einführung gemeinsamer Normen wäre lediglich dann sinnvoll , wenn sie nicht auf den derzeitigen hohen Kosten beruhen würde .

In diesem Zusammenhang muß der Hof darauf hinweisen , daß , obwohl Beamte im allgemeinen ihre Aufgaben gewissenhaft zu erfuellen schienen , in diesem Bericht mitunter verschiedene Aspekte sowohl der Beschaffungsverfahren als auch der Verfahren zur Überprüfung der Bestände Anlaß zu Kritik boten . Zwei besondere bei allen Organen festgestellte Mängel betrafen : i ) das Fehlen eines gemeinsamen Systems zur Begründung von Aufträgen . Die in Ziffern 3.4.2 , 3.4.5 , 3.6.1.3 , 3.6.2 , 3.6.3 und 4 geäusserten Bemerkungen verdeutlichen in manchen Fällen insbesondere die Unzulänglichkeiten bei der Begründung der Wahl des Lieferanten sowie die hinsichtlich der Verfahren und Unterlagen herrschenden Unterschiede zwischen den Organen .

Es ist beabsichtigt , in allen Organen in ähnlicher Weise wie in der Kommission die Verwendung einer " justification du marché " zu erwägen ; ii ) mangelhaftes Ausloten des Marktes durch Ausschreibungen zur Einreichung von Angeboten unter Angabe von Preisen ; ferner die hohe Zahl von Fällen , in denen nur ein einziges Angebot oder kostspieligere Angebote gewählt wurden ( insbesondere Ziffern 3.4.3 , 3.4.4 und 3.6.1.3 ) . In Anbetracht dieser Mängel wird den Beschaffungsabteilungen empfohlen , bei der Wahl von Lieferanten preisbewusster vorzugehen ; die Einführung einer deutlichen Bestimmung , derzufolge die Begründung einer Wahl ausführlich zu belegen ist ( und somit bei Prüfungen verfügbar ist ) , könnte ein erster Schritt in diese Richtung sein .

Diese Unterlagen sollten verwahrt werden , bis die Entlastung der betreffenden Rechnungen erteilt wurde . Bestandskontrollen und Bestandsverzeichnisse 9.7 . Ungeachtet der Tatsache , ob es sich um Verbrauchs - oder " Anlagegüter " handelt , sollten im Rahmen einer wirtschaftlichen Haushaltsführung Belege über den Empfang , die Herausgabe und Lagerung dieser Vermögenswerte geführt werden , damit einerseits die gemeinschaftlichen Mittel ordnungsgemäß verwendet und andererseits die verwendeten Gegenstände weiterhin überprüft werden können . Im wesentlichen sollten diese Unterlagen in drei Phasen geführt werden ( Bestandskarten in den Lagern , getrennt geführte Lagerverzeichnisse , Bestandsverzeichnisse und Hauptbuch ) .

Der Hof ist der Ansicht , daß die von den Organen geführten Unterlagen weder den in der Haushaltsordnung festgelegten Bestimmungen noch sonstigen allgemein anerkannten Buchführungsgrundsätzen in ausreichendem Masse entsprechen . Lagerverzeichnisse ( sie erfassen den Eingang , die Herausgabe und das Lagern von Gegenständen zu jeder Zeit ) sind infolgedessen ein wesentlicher Bestandteil der Überprüfung von Vermögenswerten , bilden eine nützliche Kontrolle über den Eingang von Gegenständen und den tatsächlichen Bestand und erleichtern die Beschaffungsverfahren , indem sie über den Nutzungsgrad und erforderliche Neuanschaffungen Aufschluß geben .

Zu diesem Zweck verwendet die Kommission für ihren Papier - und Bürobedarf Bestandsverzeichnisse nach einem Datenverarbeitungssystem , wie auch das Parlament in geringerem Masse , während der Rat manuelle Systeme verwendet . Der Hof begrüsst den vom Parlament gefassten Beschluß , sich dem Datenverarbeitungssystem der Kommission anzuschließen . Er ist jedoch der Ansicht , daß das allgemeine Fehlen sonstiger Lagerverzeichnisse , insbesondere im Falle von Mobiliar , einen Mangel darstellt . Er empfiehlt jedem Organ , für alle erworbenen und eingegangenen Waren ungeachtet der Verzeichnisse des Lagerverwalters vollständige Lagerverzeichnisse einzuführen und regelmässige Kontrollen über die Übereinstimmung des tatsächlichen Bestandes mit dem Bestandsverzeichnis durchzuführen .

9.8 . Neben der Möglichkeit , materielle Überprüfungen der Tätigkeiten des Lagerverwalters durchzuführen , erfuellen solche Lagerverzeichnisse mindestens drei weitere sinnvolle Aufgaben . Sie ermöglichen eine Veranschlagung des in solchen Lagern aufbewahrten Kapitals , sie können ferner zu hohe Lagerbestände feststellen und erforderliche Neubeschaffungen überprüfen . Bestandteil des Verfahrens zur Überprüfung von Lagerbeständen sollte sein , die Lagerbestände der Gemeinschaft auf den wirtschaftlichsten Umfang zu beschränken , wobei dem Nutzungsgrad , dem Lieferverzug und Alternativen , wie die Rückgabe von Lagerbeständen an den Lieferanten , Rechnung getragen werden sollte .

Den in Ziffer 5.3.4.3 festgestellten hohen Lagerbeständen hätte entgegengewirkt werden sollen , und zwar notfalls durch eine Anderung der Auftragsfristen . 9.9 . Bestandsverzeichnisse stellen ferner bei Prüfungen eine Erleichterung dar . Infolge fehlender Lagerverzeichnisse von Mobiliar konnte der Hof keine effiziente Überprüfung der getätigten Beschaffungen durchführen : Obwohl jede Zahlung durch eine gewöhnlich von der Annahmestelle unterzeichnetz Quittung belegt war , konnte häufig nicht festgestellt werden , ob und wo diese Gegenstände untergebracht oder ob sie jemals an den Lagerverwalter weitergeleitet wurden .

Dies war gewiß bei Gegenständen mit einem Preis unter dem Inventarwert wie Stühlen usw . der Fall . Trotz der Tatsache , daß Gegenstände in einem Bestandsverzeichnis erfasst werden müssten , konnte hinsichtlich der Weiterleitung von Gegenständen infolge mangelnder formeller Kontrollverfahren sowie aufgrund fehlender Überprüfungen der tatsächlichen Bestände weder bestätigt werden , daß bei den Organen alle bezahlten Güter eingingen und ordnungsgemäß verwendet wurden , noch daß hinsichtlich der Verwaltung irgendwelche Verantwortungen bestehen . Der Hof empfiehlt allen Organen nachdrücklich , insbesondere für Mobiliar möglichst schnell Lagerverzeichnisse einzuführen .

9.10 . Bestandsverzeichnisse werden ferner im allgemeinen als ein wesentlicher Bestandteil zur Überprüfung von Vermögenswerten betrachtet und sind als solche der Haushaltsordnung zufolge erforderlich . Die bestehenden Verzeichnisse weisen im Hinblick auf Vermerke über die Unterbringung von Gegenständen erhebliche Mängel auf . Aus diesem Grunde lassen sich aus den Bestandsverzeichnissen keine Schlußfolgerungen über den tatsächlichen Bestand ziehen ; ferner können weder tatsächlichen Überprüfungen dieser Vermögenswerte durchgeführt werden , noch Empfänger in irgendeiner Hinsicht verantwortlich gemacht werden .

Diebstähle und andere Verluste werden u.U . nicht festgestellt , Gegenstände können zur Aussonderung aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen werden , obwohl sie de facto weiterhin verfügbar sind , und Verbraucher fühlen sich nicht für die von ihnen verwendeten Gegenstände verantwortlich , da es nicht erforderlich ist , in den Bestandsverzeichnissen die anschließenden Weiterleitungen zu erfassen . Der Hof empfiehlt , die gegenwärtigen von den Organen angewandten Verfahren noch eingehender zu überprüfen , damit eine wirksame Erfassung des Lagerbestands ermöglicht und infolgedessen eine körperliche Überprüfung erleichtern wird .

9.11 . Es ist umstritten , ob die Gemeinschaften einen Versicherungsschutz eingehen oder Risiken in eigener Verantwortung tragen sollten . Der Hof hat diese Frage nicht als einen Gegenstand dieser Prüfung erachtet . Es liegt jedoch auf der Hand , daß bei einem etwaigen Versicherungsschutz von realistischen Berechnungen ausgegangen werden sollte , und eine ordnungsgemässe Führung von Lager - und Bestandsverzeichnissen auch in dieser Hinsicht eine angemessene Grundlage für die Feststellung sowohl des Gesamtwerts als auch des Bestands der zu versichernden Vermögenswerte ermöglichen könnte .

Angenommen vom Hof am 24 . September 1980 . ( 1 ) ABl . Nr . L 356 vom 31 . 12 . 1977 . ( 2 ) Siehe Ziffer 3.6.5 . ( 3 ) Siehe Ziffer 3.6.6 . ( 4 ) ABl . Nr . S 1 vom 3 . 1 . 1979 ; Nr . S 26 vom 7 . 2 . 1979 ; Nr . S 62 vom 29 . 3 . 1979 ; Nr . S 93 vom 17 . 5 . 1979 . ( 5 ) ABl . Nr . L 170 vom 1 . 7 . 1975 . ( 6 ) Die Beträge sind gemäß Artikel 85 der Durchführungsmaßnahmen indexgebunden . ANLAGE I Mittelbindungen für die Beschaffung von verwaltungsmässigen Vermögenswerten ( ohne Forschung ) * * ( 1 000 ERE ) * * Erläuterung : * Immobilien * Büromaschinen * Mobiliar * Technische Anlagen * Fahrzeuge * Papier - und Bürobedarf * Insgesamt * * Haushaltsposten : * 2000 * 2200 , 2201 * 2210 , 2211 * 2220 , 2221 * 2230 , 2231 * 2300 * * Kommission ( einschließlich des Amtes für Veröffentlichungen ) * 1977 * 369,7 * 221,6 * 981,8 * 1 368,2 * 227,8 * 2 963,6 * 6 132,7 * * 1978 * - * 209,5 * 651,1 * 1 747,1 * 271,3 * 3 474,7 * 6 353,7 * Parlament * 1977 * - * 151,5 * 436,0 * 327,7 * 50,1 * 619,9 * 1 585,2 * * 1978 * - * 194,4 * 590,0 * 837,4 * 71,1 * 724,1 * 2 417,0 * Rat * 1977 * - * 96,0 * 277,7 * 275,4 * 11,3 * 565,7 * 1 226,1 * * 1978 * - * 79,0 * 158,2 * 289,4 * 24,0 * 802,0 * 1 352,6 * Gerichtshof * 1977 * - * 29,9 * 27,1 * 44,7 * 64,8 * 191,4 * 357,9 * * 1978 * - * 36,1 * 48,2 * 113,8 * 34,1 * 177,5 * 409,7 * Wirtschafts - und Sozialausschuß * 1978 * - 15,3 * 9,2 * 51,4 * 8,0 * 133,8 * 217,7 * * 1978 * - * 35,0 * 19,9 * 86,6 * 6,0 * 116,9 * 264,4 * Insgesamt * 1977 * 369,7 * 514,3 * 1 731,8 * 2 067,4 * 362,0 * 4 474,4 * 9 519,6 * * 1978 * - * 554,0 * 1 467,4 * 3 074,3 * 406,5 * 5 295,2 * 10 797,4 * Der Erwerb von sowohl beweglichen als auch unbeweglichen Vermögenswerten geht mitunter zu Lasten der folgenden Artikel im Haushaltsplan :

Restaurants und Kantinen ( 142 ) , Ärztlicher Dients ( 143 ) , Sprachkurse usw . ( 151 ) , Herrichtung der Diensträume ( 214 ) , Betriebskosten des Rechenzentrums ( 224 ) . Eine Feststellung der betreffenden Beträge ist ohne ausführliche Angaben nicht möglich , da sich diese Artikel auch auf andere verwaltungsmässige Ausgaben erstrecken . Der Hof ist der Ansicht , daß die Beträge in bezug auf die obigen Zahlen nicht von Bedeutung sind . ANLAGE II Bewertung der vorhandenen Vermögenswerte ( ohne Forschung ) Kaufwert * ( 1 000 ERE ) * * 31 . Dezember 1977 * 31 . Dezember 1978 * * Bestandsverzeichnisse * Lagerverzeichnisse * Bestandsverzeichnisse * Lagerverzeichnisse * Kommission * 25 932,6 * 1 333,7 ( 1 ) * 29 279,5 * 1 491,2 ( 1 ) * Parlament * 5 915,8 * ( 2 ) * 6 551,1 * ( 2 ) * Rat * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) * Gerichtshof * ( 2 ) * ( 2 ) * 1 613,0 * ( 2 ) * Wirtschafts - und Sozialausschuß * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) * Insgesamt * 31 848,4 * 1 333,7 * 37 443,6 * 1 491,2 * ( 1 ) Ohne das Amt für Amtliche Veröffentlichungen .

( 2 ) Verzeichnisse wurden nicht ausgewertet . ANLAGE III Zahl der Schreibmaschinen , die zum 31 . Dezember 1978 in Brüssel , Luxemburg und Straßburg verfügbar waren * Mechanische * Elektrische * Insgesamt * * Olympia * Olivetti * Sonstige * Olympia * Olivetti * Sonstige * IBM * Alle * Kommission , Brüssel * 538 * 264 * 11 * 1 114 * 1 416 * 14 * 44 * 3 401 * Kommission , Luxemburg * 274 * 83 * - * 89 * 779 * - * 35 * 1 260 * Parlament * 642 * 199 * - * 15 * 81 * - * 1 076 * 2 013 * Rat * 144 * - * - * 70 * 1 011 * 13 * 30 * 1 268 * Gerichtshof * - * 1 * - * - * 134 * - * 35 * 170 * Wirtschafts - und Sozialausschuß * 35 * 1 * - * - * 209 * - * 5 * 250 * Insgesamt * 1 633 * 548 * 11 * 1 288 * 3 630 * 27 * 1 225 * 8 362 * * 2 192 ( 26 % ) * 6 170 ( 74 % ) * * Schreibmaschinen im Verhältnis zum Personal ( zum 31 .

Dezember 1978 ) * a Zahl der Schreibmaschinen * b Personal * Durchschnitt a : b * Kommission * 4 661 * 9 042 * 0,52 * Parlament * 2 013 * 1 706 * 1,18 * Rat * 1 268 * 1 463 * 0,87 * Gerichtshof * 170 * 280 * 0,61 * Wirtschafts - und Sozialausschuß * 250 * 315 * 0,79 * Insgesamt * 8 362 * 12 806 * 0,65 * ANLAGE IV Übersicht über die Kosten des von der Kommission für die Laufbahngruppe A 3 ausgewählten Mobiliars ( anläßlich der Vergabe im Rahmen der Ausschreibung Nr . 402/7 ) Erläuterung * Preise von 3 ausgewählten Lieferanten ( bfrs ) * Preise von 5 nicht ausgewählten Lieferanten ( bfrs ) * * A * B * C * D * E * F * G * H * Schreibtisch * 20 380 * * * 12 955 * 15 562 * * 16 676 * 17 112 * niedriger Schrank ( 1 ) * 11 025 * * * 7 864 * 8 100 * * 8 077 * 10 769 * Konferenztisch * 3 800 * * * 3 339 * 5 661 * * 5 201 * 6 101 * Telefonanrichte * 2 435 * * * 2 923 * 3 219 * * 4 957 * 3 050 * niedriger Tisch * 3 465 * * * 1 364 * 2 986 * * 3 534 * 3 800 * Insgesamt * 41 105 * * * 28 445 * 35 528 * * 38 445 * 40 832 * Drehsessel * * 8 364 * * * 5 772 * 6 275 * * 5 904 * 6 Konferenzstühle * * 26 934 * * * 25 308 * 13 278 * * 25 710 * Insgesamt * * 35 298 * * * 31 080 * 19 553 * * 31 614 * 4 niedrige Sessel * * * 26 072 * 18 169 * * * 21 665 * 15 960 * ( 1 ) In der Ausschreibung für die Vergabe im Rahmen der Ausschreibung hieß es " 1 niedriger Schrank " , während letztlich 2 niedrige Schränke erworben wurden .