Bericht des Hofes über die Prüfung der operationellen Effizienz der Finanzverwaltung des Europäischen Währungsinstituts im Haushaltsjahr 1997, zusammen mit den Antworten des Instituts Amtsblatt Nr. C 164 vom 10/06/1999 S. 0001 - 0006 Bericht des Hofes über die Prüfung der operationellen Effizienz der Finanzverwaltung des Europäischen Währungsinstituts im Haushaltsjahr 1997, zusammen mit den Antworten des Instituts (1999/C 164/01) INHALT >PLATZ FÜR EINE TABELLE> EINLEITUNG 1. Der Hof legt im vierten aufeinanderfolgenden Jahr(1) einen Bericht über die Ergebnisse seiner Prüfung der operationellen Effizienz der Finanzverwaltung des Europäischen Währungsinstituts (EWI) vor(2).
Der Jahresabschluß des EWI zu dem am 31. Dezember 1997 abgeschlossenen Haushaltsjahr wurde am 24. März 1998 vom Rat des EWI genehmigt und im Mai 1998 nach der Prüfung und uneingeschränkten Bestätigung durch eine private Wirtschaftsprüfungsgesellschaft veröffentlicht(3). 2. Der Rat des EWI war die Haushaltsbehörde des Instituts und bestand gemäß Artikel 109f des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft aus einem Präsidenten und den Präsidenten der nationalen Zentralbanken, von denen einer zum Vizepräsidenten bestellt wurde(4). Das Institut unterlag den in seiner Satzung enthaltenen Finanzvorschriften, die in den Beschlüssen seines Rates näher ausgeführt wurden.
FINANZVERWALTUNG DES INSTITUTS IM JAHR 1997 Verwaltungsführung 3. Die Zahl der ständigen Mitarbeiter des EWI erhöhte sich von 217 Personen zum 31. Dezember 1996 auf 334 Personen zum 31. Dezember 1997. Dieses feste Personal setzte sich zusammen aus sieben Mitarbeitern in der Geschäftsführung, 39 Führungskräften, 161 Fachkräften und 127 Mitarbeitern mit Verwaltungs- und Unterstützungsaufgaben. Im Laufe des Jahres 1997 wurden 135 Personen neu eingestellt, während 18 Mitarbeiter ihr Dienstverhältnis beendeten. Im Durchschnitt des Jahres 1997 waren 281 ständige Mitarbeiter beschäftigt - gegenüber 202 Mitarbeitern im Jahr 1996.
Haushaltsführung 4. Im Jahr 1997 standen den berichtigten Mittelansätzen von 89,4 Mio ECU Gesamtausgaben von 74,5 Mio ECU gegenüber. Folglich blieb ein Betrag von 14,9 Mio ECU, d. h. 16,6 % des Haushaltsplans, ungenutzt. Im Jahr 1996 waren bei Mittelansätzen in Höhe von 42,1 Mio ECU tatsächliche Ausgaben von 38,6 Mio ECU verbucht worden, so daß sich die ungenutzten Mittel auf 3,5 Mio ECU (8,3 %) belaufen hatten. 5. Eine Analyse der unzureichenden Mittelverwendung ergibt, daß die Differenz zwischen Haushaltsansätzen und Haushaltsausführung zum Teil auf die Verzögerungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zurückzuführen ist (die Personalausgaben waren 17,9 % niedriger als veranschlagt, was sich auch auf die weiteren mit dem Personal verbundenen Ausgaben auswirkte).
Ein weiterer Grund für die Differenz ist der vom EWI für die Aufstellung der jährlichen Haushaltspläne angewandte Ansatz: Die in den Ansätzen der einzelnen Abteilungen vorhandenen Margen werden im Gesamthaushaltsplan kumuliert, so daß ihre Summe die nötige Gesamtmarge überschreitet. Bei der Konsolidierung der sektoralen Haushaltsansätze im Gesamthaushaltsplan müßte dieser überschüssige Betrag gestrichen werden. TÄTIGKEIT DES INSTITUTS IM JAHR 1997 6. Das EWI setzte 1997 seine Vorbereitungen für die dritte Stufe der Wirtschafts- und Währungsunion (WWU) und die Einführung des Euro fort.
Die Arbeiten fielen insbesondere in die Bereiche Geldpolitik, Devisenpolitik, Statistik, Zahlungsverkehrssysteme, Ausgabe der Euro-Banknoten und Euro-Münzen, Rechnungslegungsvorschriften und -grundsätze, Informations- und Kommunikationssysteme sowie Rechtsfragen. Sämtliche Arbeiten wurden in Arbeitsgruppen und Unterausschüssen gemeinsam vom Personal des EWI und der nationalen Zentralbanken ausgeführt. 7. In seinem Jahresbericht 1997 gab das Institut Einzelheiten über seine Tätigkeiten bekannt. Außerdem veröffentlichte es im Jahr 1997 18 Berichte zu spezifischen Themen, die teilweise von besonderer Bedeutung sind, z.
B. die Berichte über die einheitliche Geldpolitik in der dritten Stufe der WWU (fünf Berichte), der Fortschrittsbericht über das TARGET-Projekt (Trans-European Automated Real-time Gross Settlement Express Transfer System)(5) und der Bericht über die Konvergenz in den EU-Mitgliedstaaten. 8. Im übrigen beantwortete das Institut im Jahr 199731 Anfragen im Rahmen des Konsultationsverfahrens (fünf vom EU-Rat, zwei von der Europäischen Kommission und 24 von Behörden der EU-Mitgliedstaaten). OPERATIONELLE EFFIZIENZ DER FINANZVERWALTUNG DES EWI IM JAHR 1997 9. Die Ergebnisse der Prüfungen sind insgesamt zufriedenstellend.
Dennoch hält der Hof es für nötig, die folgenden Bemerkungen anzuführen. 10. Bei seinen Prüfungsarbeiten legte der Hof besonderes Gewicht auf die Untersuchung der sich im Entwicklungsstadium befindlichen Vorhaben, insbesondere der Vorhaben im Zusammenhang mit dem Europäischen System der Zentralbanken (ESZB). 11. Die bereits früher(6) festgestellte Tendenz, eher die Dienste externer Berater in Anspruch zu nehmen, als neue Mitarbeiter einzustellen, hat sich 1997 verstärkt. Die durchzuführenden Aufgaben wurden nicht immer deshalb an Berater vergeben, weil spezifische Fachkenntnisse oder besondere Fähigkeiten erforderlich waren; vielmehr war dies in erster Linie eine Sofortmaßnahme gegen Personalengpässe und zur Bewältigung der sich durch die unmittelbar bevorstehende dritte Stufe ergebenden starken Sachzwänge.
12. Im Fall des FCRS-Projekts (Foreign Currency Reserves Subledger)(7) wurde dem Berater die Aufgabe des Projektleiters übertragen, ohne daß ein besonderer Kontrollrahmen vorhanden war oder spezifische, diesen außerordentlichen Umständen angepaßte Kontrollinstrumente eingesetzt wurden. 13. Die verstärkte Inanspruchnahme von Beratern erschwerte die Koordination, Begleitung und Kontrolle der Vorhaben. Dies führte insbesondere beim FCRS-Projekt und in geringerem Maße beim Vorhaben ECB Accounting System(8) zu einer unzulänglichen Bedarfsermittlung, Verzögerungen bei der Projektplanung und mangelnder Kontrolle über die Ausgaben.
14. Das Institut hat für eine große Zahl von Sitzungen weiterhin regelmäßig externe Dolmetscher verpflichtet (3,7 % der nicht zu den Personalausgaben gehörenden Verwaltungsausgaben). Seit seiner Errichtung sind die Dolmetscher dem Institut immer von derselben Agentur zur Verfügung gestellt worden, ohne daß jemals eine Ausschreibung stattfand oder ein schriftlicher Vertrag abgeschlossen wurde. Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 6. Mai 1999 in Luxemburg angenommen. Für den Rechnungshof In Abwesenheit von Jan O. Karlsson Präsident des Hofes Bernhard Friedmann Präsident m.d.
W.d. G.b. (1) Die Berichte zu den vorangehenden Haushaltsjahren wurden im Amtsblatt veröffentlicht; Haushaltsjahre 1994 und 1995: ABl. C 394 vom 31.12.1996; Haushaltsjahr 1996: ABl. C 42 vom 9.2.1998. (2) Der Bericht wurde gemäß Artikel 17.4 des (vierten) Protokolls im Anhang des EG-Vertrags (Satzung des EWI) erstellt. (3) Der Jahresabschluß wurde gemäß den Artikeln 11 und 17 des (vierten) Protokolls im Anhang des EG-Vertrags (Satzung des EWI) erstellt und veröffentlicht. (4) Am 1. Juni 1998 wurde das Europäische Währungsinstitut von der Europäischen Zentralbank abgelöst. (5) Transeuropäisches automatisiertes Echtzeit-Brutto-Expreß-Überweisungssystem.
(6) Siehe Ziffer 4.1 des Berichts des Hofes zum Haushaltsjahr 1996 (ABl. C 42 vom 9.2.1998, S. 3). (7) Nebenbuch über die Währungsreserven. (8) Rechnungslegungssystem der EZB. ANHANG 1 Bilanz zum 31. Dezember 1997 >PLATZ FÜR EINE TABELLE> >PLATZ FÜR EINE TABELLE> ANHANG 2 Gewinn- und Verlustrechnung((Vom Hof für die Zwecke dieses Berichts angepaßte Darstellung.)) für das am 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr >PLATZ FÜR EINE TABELLE> >PLATZ FÜR EINE TABELLE> ANTWORTEN DES INSTITUTS 11. Aufgrund der Schwierigkeiten des EWI hinsichtlich der Gewinnung und Einstellung ausreichend qualifizierter Mitarbeiter bestand fast ausnahmslos die Notwendigkeit, auf die Dienste externer Berater zurückzugreifen.
Dies wirkte sich auch erheblich auf die in der Ziffern 12 und 13 angesprochenen Probleme aus. 12.- 13. 1997 waren sowohl der Projektmanager für das FCRS-Projekt als auch die meisten Teammitglieder externe Berater. Diese Situation war nicht akzeptabel und daher wurden Anstrengungen unternommen, sie so schnell wie möglich zu korrigieren. Mitte 1998 wurde ein geeigneter organisatorischer Rahmen geschaffen. Die Position des Projektmanagers wurde einem Mitarbeiter der EZB übertragen, der auch Managemententscheidungen trifft. Externe Berater werden derzeit lediglich auf einer niedrigeren Ebene in Anspruch genommen.
Seither liegt die Zuständigkeit für das FCRS-Projekt bei einer ständigen Lenkungsgruppe, die regelmäßig zusammentritt. Die Planungs- und Bedarfsermittlungsverfahren wurden folglich verbessert. Es sollte jedoch festgehalten werden, daß die unzureichende Ermittlung des Bedarfs dieses wie auch des Central Accounting-Projekts in erster Linie auf die Tatsache zurückzuführen ist, daß es nicht möglich war, die komplexen und besonders harmonisierten Rechnungslegungsanforderungen des ESZB, die für beide Projekte von zentraler Bedeutung, jedoch noch nicht endgültig fixiert waren, bis Herbst 1998 abschließend festzulegen.
Die hieraus resultierende Unsicherheit, die - wie das Projektmanagement bereits 1997 mehrfach unterstrich - ein erhebliches Risiko für das Projekt darstellte, wirkte sich wiederum auf den Planungsprozeß und somit auf die entsprechenden Budgets aus. 14. Im Dezember 1998 wurde mit der Einleitung eines Ausschreibungsverfahrens, das in der ersten Jahreshälfte 1999 abgeschlossen werden wird, eine Korrektur der Situation in Angriff genommen.