Initiative de la République portugaise en vue de l'adoption d'une décision du Conseil portant création d'un secrétariat pour les autorités de contrôle communes chargées de la protection des données, instituées par la convention portant création d'un Office européen de police (convention Europol), la convention sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes et la convention d'application de l'accord de Schengen relatif à la suppression graduelle des contrôles aux frontières communes (convention de Schengen) Journal officiel n° C 141 du 19/05/2000 p. 0020 - 0022 Initiative de la République portugaise en vue de l'adoption d'une décision du Conseil portant création d'un secrétariat pour les autorités de contrôle communes chargées de la protection des données, instituées par la convention portant création d'un Office européen de police (convention Europol), la convention sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes et la convention d'application de l'accord de Schengen relatif à la suppression graduelle des contrôles aux frontières communes (convention de Schengen) (2000/C 141/08) LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE, vu l'article 30 du traité sur l'Union européenne, vu l'article 2 du protocole intégrant l'acquis de Schengen dans le cadre de l'Union européenne, vu l'initiative de la République portugaise, vu l'avis du Parlement européen, considérant ce qui suit:
(1) La convention portant création d'un Office européen de police (convention Europol), la convention sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes et la convention d'application de l'accord de Schengen relatif à la suppression graduelle des contrôles aux frontières communes (convention de Schengen) ont institué des autorités de contrôle communes chargées de veiller à la bonne application des dispositions figurant dans ces instruments et concernant la protection des données. (2) Afin que leur fonctionnement soit efficace et par souci d'économie, ces autorités de contrôle communes doivent être secondées par un secrétariat chargé de la protection des données, unique et indépendant, qui, dans l'accomplissement de ses tâches, est lié exclusivement par des instructions reçues de ces organismes.
(3) Pour des raisons pratiques, et sans préjudice de toute décision ultérieure prévoyant la transformation des autorités de contrôle communes en une autorité unique dotée de la personnalité juridique et d'un budget propre, il convient que l'administration du secrétariat chargé de la protection des données soit étroitement liée au secrétariat général du Conseil, son indépendance dans l'accomplissement de ses tâches étant, cependant, garantie. (4) Afin de garantir cette indépendance, il convient que les décisions portant sur la nomination et la révocation du chef du secrétariat chargé de la protection des données soient arrêtées par le secrétaire général adjoint du Conseil, sur proposition des autorités de contrôle communes, et que les autres fonctionnaires affectés au secrétariat chargé de la protection des données soient placés sous l'autorité exclusive du chef du secrétariat.
(5) Il y a lieu d'imputer les frais administratifs du secrétariat chargé de la protection des données au budget général de l'Union européenne. Europol devrait contribuer au financement de certaines dépenses afférentes aux réunions portant sur des questions de mise en oeuvre de la convention Europol. (6) Étant donné que la décision du Conseil du 20 mai 1999 concernant l'autorité de contrôle commune instituée par l'article 115 de la convention d'application de l'accord de Schengen, du 14 juin 1985, relatif à la suppression graduelle des contrôles aux frontières communes, signée le 19 juin 1990(1), est remplacée par la présente décision, elle devrait être abrogée à partir de la date à laquelle la présente décision devient applicable, A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
Article premier Création et tâches du secrétariat chargé de la protection des données 1. Il est créé un secrétariat (ci-après dénommé "secrétariat chargé de la protection des données") pour les autorités de contrôle communes instituées par la convention portant création d'un Office européen de police (convention Europol), la convention sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes et la convention d'application de l'accord de Schengen relatif à la suppresion graduelle des contrôles aux frontières communes (convention de Schengen). 2. Le secrétariat chargé de la protection des données accomplit les tâches prévues pour les secrétariats des autorités de contrôle communes, telles qu'elles figurent dans le règlement intérieur respectif de ces organismes.
Article 2 Secrétariat chargé de la protection des données 1. Le secrétariat chargé de la protection des données est dirigé par un secrétaire chargé de la protection des données, dont l'indépendance dans l'exercice de ses fonctions est garantie, qui ne peut recevoir d'instructions que des autorités de contrôle et de leur président respectif. Le secrétaire général adjoint du Conseil, sur proposition des autorités de contrôle communes, nomme le secrétaire chargé de la protection des données pour une période de deux ans, dont le mandat est renouvelable. 2. Le secrétaire chargé de la protection des données est choisi parmi les personnalités qui sont citoyens de l'Union européenne, jouissent pleinement de leurs droits civils et politiques et offrent toute garantie d'indépendance.
Il s'abstient de tout acte incompatible avec ses fonctions et, pendant la durée de son mandat, n'exerce aucune autre activité professionnelle, rémunérée ou non. Après la cessation de ses fonctions, il est tenu de respecter les devoirs d'honnêteté et de délicatesse quant à l'acceptation de certaines fonctions ou de certains avantages. 3. Le secrétaire chargé de la protection des données peut être révoqué par le secrétaire général adjoint du Conseil, sur proposition des autorités de contrôle communes, s'il ne remplit plus les conditions requises pour l'exercice de ses fonctions ou s'il a gravement manqué à ses obligations.
4. Hormis par la révocation conformément au paragraphe 3, le mandat du secrétaire chargé de la protection des données prend fin par la démission au moment où celle-ci prend effet. En cas de démission, il reste en fonction jusqu'à son remplaclement. 5. Le secrétaire chargé de la protection des données est tenu, tant pendant la durée de ses fonctions qu'après la cessation de celles-ci, au secret professionnel en ce qui concerne toute information confidentielle dont il a eu connaissance dans l'exercice de ses fonctions. 6. Pendant la durée de son mandat, le secrétaire chargé de la protection des données est soumis, sauf si la présente décision en dispose autrement, aux dispositions applicables aux personnes ayant la qualité d'agent temporaire au sens de l'article 2, point a), du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes, y compris les articles 12 à 15 et l'article 18 du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes.
Le grade et l'échelon auxquels il est recruté sont déterminés en fonction des critères applicables aux fonctionnaires et aux autres agents du secrétariat général du Conseil. Si elle est déjà fonctionnaire des Communautés, la personne nommée est détachée, pour la durée de son mandat, dans l'intérêt du service, en vertu de l'article 37, point a), premier tiret, du statut des fonctionnaires des Communautés européennes (statut des fonctionnaires). La première phrase du dernier alinéa de l'article 37 du statut des fonctionnaires est applicable sans préjudice du paragraphe 1 du présent article.
Article 3 Personnel 1. Le secrétariat chargé de la protection des données est pourvu du personnel nécessaire à l'accomplissement de ses tâches. Les membres du personnel affectés au secrétariat chargé de la protection des données occupent des emplois figurant dans l'organigramme des emplois joint à la section du budget général de l'Union européenne relative au Conseil. 2. Dans l'exercice de leurs fonctions, les membres du personnel visés au paragraphe 1 reçoivent exclusivement leurs instructions du secrétaire chargé de la protection des données et des autorités de contrôle communes.
Ainsi, ils ne peuvent ni solliciter ni accepter d'instructions d'aucun gouvernement, d'aucune autorité, d'aucune organisation ni d'aucune personne, à l'exception du secrétaire chargé de la protection des données et des autorités de contrôle communes. 3. Sans préjudice du paragraphe 2, le personnel affecté au secrétariat chargé de la protection des données est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Pour ce qui est de l'exercice des compétences conférées par le statut des fonctionnaires à l'autorité investie du pouvoir de nomination et de celles relevant du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes, le personnel est soumis aux mêmes dispositions que celles applicables aux fonctionnaires et aux autres agents du secrétariat général du Conseil.
Article 4 Soutien administratif 1. Le secrétariat général du Conseil fournit les bureaux et l'équipement nécessaires au secrétariat chargé de la protection des données pour accomplir ses tâches. Il met également à la disposition des autorités de contrôle communes les moyens, notamment des services d'interprétation, nécessaires à la tenue de leurs réunions dans les locaux du Conseil. 2. Les présidents des autorités de contrôle communes fixent, sous réserve de l'accord préalable de la présidence du Conseil, les dates de leurs réunions qui se tiendront dans les locaux du Conseil.
Article 5 Financement 1. Dans les limites prévues dans la fiche financière, les frais généraux du secrétariat chargé de la protection des données (notamment les frais d'équipement, les rémunérations, les indemnités et les autres frais de personnel) sont imputées à la section du budget général de l'Union européenne relative au Conseil. 2. Les coûts directement liés aux réunions (notamment les frais de voyage des délégués et les coûts d'interprétation et de traduction) sont supportés: - soit par le Conseil, pour les réunions portant sur des questions de mise en oeuvre des dispositions de la convention de Schengen et pour les réunions portant sur des questions de mise en oeuvre de la convention sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes, - soit par Europol, pour les réunions portant sur des questions de mise en oeuvre de la convention Europol.
Si un délégué d'un État membre prenant part aux réunions de l'une des autorités de contrôle communes assiste à deux réunions, ou plus, au cours d'une seule mission et qu'une de ces réunions a trait à des questions de mise en oeuvre de la convention Europol, ses frais de voyage sont supportés par Europol. Article 6 Dispositions finales 1. La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de son adoption par le Conseil. Elle devient applicable à partir du 1er janvier 2001. 2. À compter de la date d'entrée en vigueur de la présente décision, les décisions et les actes nécessaires à la mise en oeuvre de celle-ci peuvent être adoptés.
Ils ne prennent pas effet avant la date à laquelle la présente décision devient applicable. 3. La présente décision est publiée au Journal officiel des Communautés européennes. 4. À la date à laquelle la présente décision devient applicable, la décision 1999/438/CE est abrogée. Toutefois, elle continue d'être applicable aux dépenses résultant de faits antérieurs à cette date. Fait à... Par le Conseil Le président ... (1) JO L 176 du 10.7.1999, p. 34.