2004/338/CE,Euratom: Decisión del Consejo, de 22 de marzo de 2004, por la que se aprueba su Reglamento interno

El Reglamento interno del Consejo de 22 de julio de 2002 (2002/682/CE, Euratom) se sustituye por las disposiciones siguientes, que entrarán en vigor el 23 de marzo de 2004: «»

1 El Consejo se reunirá por convocatoria de su Presidente, a iniciativa de éste, de uno de sus miembros o de la Comisión .

2 Siete meses antes de entrar en funciones, y después de haber consultado a las Presidencias anterior y posterior a su mandato cuando proceda, la Presidencia dará a conocer las fechas que prevé para las sesiones que deberá celebrar el Consejo con objeto de llevar a cabo su labor legislativa o tomar decisiones operativas.

3 El Consejo tendrá su sede en Bruselas. Durante los meses de abril, junio y octubre, el Consejo celebrará sus sesiones en Luxemburgo . Cuando concurran circunstancias excepcionales y por causas debidamente justificadas, el Consejo o el Comité de Representantes Permanentes (Coreper), podrán decidir, por unanimidad, que una sesión del Consejo se celebre en otro lugar.

1 El Consejo podrá reunirse en diferentes formaciones, en función de los asuntos que se traten. El Consejo, reunido en su formación de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores (denominado en lo sucesivo «Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores»), convocado con arreglo a lo dispuesto en la letra a) del apartado 2, decidirá la lista de dichas formaciones, que figuran en el anexo I.

2 El Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores abarcará los dos ámbitos principales de actividad que se mencionan a continuación, para los que celebrará sesiones distintas, con órdenes del día separados y eventualmente en fechas diferentes dedicadas, respectivamente, a: a) la preparación y las acciones consecutivas a las reuniones del Consejo Europeo, incluida la coordinación necesaria de todos los trabajos preparatorios, la coordinación general de las políticas, las cuestiones institucionales y administrativas, los expedientes horizontales que afecten a varias políticas de la Unión y cualquier asunto que le encomiende el Consejo Europeo, teniendo en cuenta las normas de funcionamiento de la unión económica y monetaria; b) el conjunto de la actuación exterior de la Unión, a saber, la Política Exterior y de Seguridad Común, la política europea de seguridad y defensa, el comercio exterior, la cooperación para el desarrollo y la ayuda humanitaria.

3 Para preparar las reuniones del Consejo Europeo, el Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores, convocado con arreglo a lo dispuesto en la letra a) del apartado 2: a) elaborará un proyecto de orden del día comentado a partir de una propuesta de la Presidencia, a más tardar cuatro semanas antes de la reunión del Consejo Europeo; b) celebrará una reunión preparatoria final la víspera de la reunión del Consejo Europeo y aprobar el orden del día. Las contribuciones de otras formaciones del Consejo a los trabajos del Consejo Europeo se remitirán al Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores, convocado con arreglo a lo dispuesto en la letra a) del apartado 2, a más tardar dos semanas antes de la reunión del Consejo Europeo. Salvo en casos de urgencia e imprevisibles relacionados, por ejemplo, con acontecimientos internacionales de actualidad, ninguna otra formación o comité preparatorio del Consejo podrá reunirse entre la reunión preparatoria final a que se refiere la letra b) del apartado 2 y la reunión del Consejo Europeo. La Presidencia, asistida por la Secretaría General, tomará las medidas necesarias para la organización práctica de los trabajos del Consejo Europeo, con arreglo a las normas que el propio Consejo Europeo haya acordado.

4 El Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores, convocado con arreglo a lo dispuesto en la letra a) del apartado 2, presentará para su aprobación por el Consejo Europeo un programa estratégico plurianual para los tres años siguientes, que se basará en una propuesta conjunta elaborada por las Presidencias afectadas, que consultarán para ello a la Comisión.

5 A la vista del programa estratégico plurianual, y una vez realizadas las consultas apropiadas, las dos Presidencias en ejercicio durante el año siguiente presentarán conjuntamente un proyecto de programa operativo anual de las actividades del Consejo para dicho año. Este proyecto de programa se presentará en diciembre de cada año al Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores. El proyecto se referirá, entre otros, a los puntos pertinentes que surjan del diálogo sobre las prioridades políticas para ese año, realizado a iniciativa de la Comisión. Las dos Presidencias afectadas ultimarán el programa basándose en el debate del Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores, convocado con arreglo a lo dispuesto en la letra a) del apartado 2.

6 La Presidencia entrante fijará órdenes del día provisionales indicativos para las sesiones del Consejo previstas para el siguiente semestre, en los que se mencionarán los trabajos legislativos y las decisiones operativas previstos. Estos órdenes del día provisionales indicativos se fijarán a más tardar una semana antes de iniciarse el mandato, en función del programa operativo anual y tras consultar a la Comisión. Cuando sea necesario, se podrán prever otras sesiones del Consejo además de las ya previstas con anterioridad. La Presidencia interesada fijará órdenes del día provisionales indicativos similares a los contemplados en el párrafo primero para las sesiones del Consejo previstas para el semestre siguiente, tras consultar a la Comisión y a la Presidencia siguiente, a más tardar una semana antes del inicio de su mandato. Si en el transcurso de un semestre ya no estuviera justificada una de las sesiones previstas durante este período, la Presidencia no la convocará.

1 Teniendo en cuenta el programa anual del Consejo, el Presidente fijará el orden del día provisional de cada sesión. Éste será enviado a los demás miembros del Consejo y a la Comisión al menos catorce días antes del comienzo de la sesión.

2 El orden del día provisional comprenderá los puntos cuya solicitud de inclusión, presentada por un miembro del Consejo o por la Comisión, y, en su caso, cuya documentación correspondiente hayan tenido entrada en la Secretaría General al menos dieciséis días antes del comienzo de dicha sesión. El orden del día provisional indicará igualmente mediante un asterisco los puntos respecto de los cuales la Presidencia, un miembro del Consejo o la Comisión pueden solicitar una votación. Esta indicación se realizará una vez cumplidos todos los requisitos de procedimiento establecidos en los Tratados.

3 Los puntos relativos a la adopción de un acto o de una posición común correspondientes a una propuesta legislativa o a una propuesta de medida que deba adoptarse en aplicación del título VI del Tratado de la Unión Europea sólo podrán incluirse en el orden del día provisional con vistas a una decisión si ha transcurrido el plazo de seis semanas previsto en el punto 3 del Protocolo sobre el cometido de los parlamentos nacionales en la Unión Europea. El Consejo podrá decidir por unanimidad que no se aplique el plazo de seis semanas cuando la inclusión de un punto corresponda a la excepción por motivos de urgencia a que hace referencia el punto 3 del citado Protocolo.

4 Sólo podrán incluirse en el orden del día provisional los puntos respecto de los cuales se haya enviado la documentación a los miembros del Consejo y a la Comisión, a más tardar en la fecha de envío de dicho orden del día.

5 La Secretaría General comunicará a los miembros del Consejo y a la Comisión las solicitudes de inclusión y la documentación respecto de las cuales no se hayan respetado los plazos antes establecidos. Salvo que la urgencia impulse a actuar de modo distinto y sin perjuicio del apartado 2, la Presidencia retirará del orden del día provisional los puntos relativos a trabajos legislativos, en el sentido del artículo 7, que el Coreper no haya terminado de examinar a más tardar antes de finalizar la semana precedente a la semana anterior de dicha sesión.

6 El orden del día provisional se dividirá en una parte A y en una parte B. Se incluirán en la parte A los puntos que puedan ser aprobados por el Consejo sin debate, lo cual no excluirá la posibilidad de que cualquier miembro del Consejo o la Comisión expresen su opinión cuando se proceda a la aprobación de dichos puntos y hagan constar en acta sus declaraciones.

7 Al comienzo de cada sesión, el Consejo adoptará el orden del día. Se requerirá la unanimidad del Consejo para incluir en el orden del día cualquier punto que no figure en el orden del día provisional. Los puntos así incluidos podrán ser sometidos a votación siempre que se hayan cumplido todos los requisitos de procedimiento establecidos en los Tratados.

8 Sin embargo, cuando una toma de postura en relación con un punto A pueda ocasionar un nuevo debate o cuando algún miembro del Consejo o la Comisión lo solicite, dicho punto se retirará del orden del día, salvo que el Consejo decida otra cosa.

9 Toda solicitud de inclusión de un punto «Varios» irá acompañada de un documento explicativo.

Sin perjuicio de las disposiciones relativas a la delegación de voto contemplada en el artículo 11, un miembro del Consejo que no pueda asistir a una sesión podrá hacerse representar.

1 Las sesiones del Consejo no serán públicas, salvo en los casos contemplados en el artículo 8.

2 La Comisión será invitada a participar en las sesiones del Consejo. Lo mismo ocurrirá con el Banco Central Europeo, siempre que éste ejerza su derecho de iniciativa. Sin embargo, el Consejo podrá deliberar sin la presencia de la Comisión o del Banco Central Europeo.

3 Los miembros del Consejo y de la Comisión podrán estar acompañados de funcionarios que les asistan. Los nombres y funciones de dichos funcionarios serán comunicados previamente a la Secretaría General. El Consejo podrá determinar el número máximo de personas por delegación que podrán estar presentes al mismo tiempo en la sala de reuniones, incluidos los miembros del Consejo.

4 El acceso a las sesiones del Consejo estará sujeto a la presentación de un pase expedido por la Secretaría General.

1 Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 8 y 9 y en las normas sobre acceso del público a los documentos, las deliberaciones del Consejo estarán amparadas por el secreto profesional, siempre que el Consejo no decida otra cosa.

2 El Consejo o el Coreper podrán autorizar la presentación ante los Tribunales de una copia o de un extracto de cualquier documento del Consejo que no haya sido ya declarado accesible al público de conformidad con las normas sobre acceso del público a los documentos.

El Consejo actúa en su capacidad legislativa según lo dispuesto en el párrafo segundo del apartado 3 del artículo 207 del Tratado CE cuando adopta normas jurídicamente vinculantes en o para los Estados miembros, mediante reglamentos, directivas, decisiones marco o decisiones, con arreglo a las disposiciones correspondientes de los Tratados, con excepción de las deliberaciones que conduzcan a la adopción de medidas de orden interno, actos administrativos o presupuestarios, actos relativos a las relaciones interinstitucionales o internacionales, o actos no vinculantes (tales como conclusiones, recomendaciones o resoluciones). Cuando se le sometan propuestas o iniciativas legislativas, el Consejo se abstendrá de adoptar actos que no estén previstos por los Tratados, como es el caso de las resoluciones o de las declaraciones distintas de las contempladas en el artículo 9.

1 Las deliberaciones del Consejo sobre actos que se han de adoptar conforme al procedimiento de codecisión en virtud del artículo 251 del Tratado CE estarán abiertos al público en las condiciones siguientes: a) la presentación por parte de la Comisión de sus propuestas legislativas más importantes y el debate consiguiente en el Consejo estarán abiertos al público; la lista de dichas propuestas la aprobará al principio de cada semestre el Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores, convocado con arreglo a lo dispuesto en la letra a) del apartado 2 del artículo 2, a partir de una recomendación de la Presidencia y tras consultar a la Comisión; b) la votación sobre actos legislativos estará abierta al público, así como las deliberaciones finales del Consejo previos a la votación y las explicaciones de voto correspondientes . En estos casos, las deliberaciones del Consejo estarán abiertas al público mediante la transmisión audiovisual de la sesión, en particular en una sala de escucha. El resultado de la votación se indicará por medios visuales. En la medida de lo posible, la Secretaría General informará al público con antelación de las fechas y horas aproximadas en que tendrán lugar estas transmisiones audiovisuales y tomará todas las medidas prácticas para garantizar la correcta aplicación del presente apartado.

2 El Consejo de Asuntos Generales y Relaciones Exteriores, convocado con arreglo a lo dispuesto en la letra a) del apartado 2 del artículo 2, celebrará un debate público al año sobre el programa operativo anual del Consejo y, en su caso, sobre el programa de trabajo anual de la Comisión. Este debate anual será retransmitido al público por medios audiovisuales.

3 El Consejo celebrará al menos un debate público sobre las nuevas propuestas legislativas importantes distintas de las contempladas en el apartado 1, previa decisión por mayoría cualificada del Consejo o del Coreper. El Consejo o el Coreper podrán decidir, caso por caso, por mayoría cualificada que se celebren otros debates públicos sobre cuestiones importantes que afecten a los intereses de la Unión. Corresponderá a la Presidencia, a los miembros del Consejo o a la Comisión proponer cuestiones o asuntos específicos para tales debates. Dichos debates serán transmitidos al público por medios audiovisuales.

1 Además de los casos en que las deliberaciones del Consejo estén abiertas al público en virtud del apartado 1 del artículo 8, cuando el Consejo actúe en su capacidad legislativa con arreglo al artículo 7, se harán públicos los resultados de las votaciones y las explicaciones de voto de los miembros del Consejo, así como las declaraciones consignadas en el acta del Consejo y los puntos de dicha acta relativos a la adopción de actos legislativos. Se aplicará la misma norma a: a) los resultados de las votaciones y las explicaciones de voto, así como a las declaraciones en al acta del Consejo y a los puntos de dichas actas que se refieran a la adopción de una posición común de conformidad con los artículos 251 o 252 del Tratado CE; b) los resultados de las votaciones y las explicaciones de voto de los miembros del Consejo o sus representantes en el Comité de Conciliación creado por el artículo 251 del Tratado CE, así como las declaraciones al acta del Consejo y los puntos de dichas actas relacionados con la reunión del Comité de Conciliación; c) los resultados de las votaciones y las explicaciones de voto, así como las declaraciones al acta del Consejo y los puntos de dichas actas relacionados con la celebración por parte del Consejo de un convenio sobre la base del título VI del Tratado de la Unión Europea.

2 Además, los resultados de las votaciones se harán públicos: a) cuando el Consejo actúe en el marco del título V del Tratado de la Unión Europea, mediante decisión unánime del Consejo o del Coreper adoptada a solicitud de uno de sus miembros; b) cuando el Consejo adopte una posición común de conformidad con lo estipulado en el título VI del Tratado de la Unión Europea, mediante decisión unánime del Consejo o del Coreper adoptada a solicitud de uno de sus miembros; c) en los demás casos, mediante decisión del Consejo o del Coreper adoptada a solicitud de uno de sus miembros. Cuando los resultados de las votaciones en el Consejo se hagan públicos, de conformidad con las letras a), b) y c), las explicaciones de voto que se hayan realizado con ocasión de la votación también podrán hacerse públicas, a petición de los miembros del Consejo interesados, observando el presente Reglamento interno, la seguridad jurídica y los intereses del Consejo. Las declaraciones incluidas en el acta del Consejo y los puntos de esta acta relativos a la adopción de los actos citados en las letras a), b) y c) se harán públicos por decisión del Consejo o del Coreper a petición de uno de sus miembros.

3 No se harán públicas las votaciones derivadas de deliberaciones que den lugar a votaciones indicativas o a la adopción de actos preparatorios.

Las disposiciones específicas sobre acceso del público a los documentos del Consejo figuran en el anexo II.

1 El Consejo procederá a la votación por iniciativa de su Presidente. El Presidente deberá además iniciar un procedimiento de votación a instancia de cualquier miembro del Consejo o de la Comisión, siempre que la mayoría de los miembros que componen el Consejo se pronuncie en tal sentido.

2 Los miembros del Consejo votarán en el orden de los Estados miembros fijado en el artículo 203 del Tratado CE, comenzando por el miembro que, de acuerdo con dicho orden, siga al miembro que ejerza la Presidencia.

3 En caso de votación, cada miembro del Consejo podrá actuar en representación de uno solo de los demás miembros .

4 Para que el Consejo pueda proceder a una votación deberá estar presente la mayoría de los miembros del Consejo que, en aplicación de los tratados, puedan participar en la votación. Antes de celebrarse la votación, el Presidente, asistido por la Secretaría General, comprobará la existencia del quórum.

1 Los actos del Consejo relativos a un asunto urgente podrán adoptarse mediante votación por escrito cuando el Consejo o el Coreper decidan por unanimidad aplicar este procedimiento. El Presidente podrá, asimismo, en circunstancias especiales, proponer que se aplique dicho procedimiento; en ese caso, podrá realizarse una votación por escrito cuando todos los miembros del Consejo acepten este procedimiento.

2 Se requerirá la aceptación de la Comisión para la utilización del procedimiento escrito cuando la votación por escrito se refiera a un asunto que la Comisión haya sometido al Consejo.

3 La Secretaría General establecerá mensualmente una relación de los actos adoptados mediante el procedimiento escrito.

4 Por iniciativa de la Presidencia, el Consejo podrá actuar asimismo, con vistas a la aplicación de la Política Exterior y de Seguridad Común, mediante procedimiento escrito simplificado (COREU). En ese caso, la propuesta se entenderá adoptada una vez transcurrido el plazo fijado por la Presidencia en función de la urgencia del asunto, salvo objeción de un miembro del Consejo .

5 La Secretaría General declarará la terminación de los procedimientos escritos.

1 De cada sesión se levantará acta, que, tras ser aprobada, será firmada por el Secretario General, Alto Representante de la Política Exterior y de Seguridad Común (denominado en lo sucesivo «Secretario General») o por el Secretario General Adjunto. Podrán delegar la firma en directores generales de la Secretaría General. El acta contendrá por regla general, para cada punto del orden del día: la mención de los documentos sometidos al Consejo, las decisiones tomadas o las conclusiones a las que haya llegado el Consejo, las declaraciones efectuadas por el Consejo y aquéllas cuya inclusión haya solicitado un miembro del Consejo o la Comisión.

2 El proyecto de acta será elaborado por la Secretaría General en un plazo de quince días y sometido al Consejo o al Coreper para su aprobación.

3 Cualquier miembro del Consejo o la Comisión podrá solicitar, antes de dicha aprobación, una elaboración más detallada del acta para un punto del orden del día. Estas solicitudes podrán ir dirigidas al Coreper.

1 Salvo decisión en contrario adoptada por el Consejo por unanimidad y motivada por la urgencia, el Consejo deliberará y decidirá únicamente sobre la base de documentos y de proyectos establecidos en las lenguas previstas por el régimen lingüístico en vigor.

2 Cualquier miembro del Consejo podrá oponerse a la deliberación si el texto de las eventuales enmiendas no se ha establecido en aquéllas de las lenguas indicadas en el apartado 1 que él designe.

En el texto de los actos adoptados conjuntamente por el Parlamento Europeo y el Consejo, así como en el de los actos adoptados por el Consejo, figurará la firma del Presidente en ejercicio en el momento de su adopción y la del Secretario General o la del Secretario General Adjunto. El Secretario General y el Secretario General Adjunto podrán delegar la firma en directores generales de la Secretaría General.

Para la aplicación del presente Reglamento interno, se tendrán en cuenta debidamente, conforme al anexo III, los casos en los que, en aplicación de los tratados, uno o varios miembros del Consejo no pueden participar en la votación.

1 Se publicarán en el Diario Oficial, por mediación del Secretario General o del Secretario General Adjunto: a) los actos a que se refieren los apartados 1 y 2 del artículo 254 del Tratado CE; b) los actos mencionados en el párrafo primero del artículo 163 del Tratado Euratom; c) las posiciones comunes adoptadas por el Consejo conforme a los procedimientos previstos en los artículos 251 y 252 del Tratado CE, así como sus exposiciones de motivos; d) las decisiones marco y las decisiones mencionadas en el apartado 2 del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea; e) los convenios celebrados por el Consejo con arreglo al apartado 2 del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea. En el Diario Oficial se mencionará la entrada en vigor de estos convenios; f) los convenios firmados entre Estados miembros sobre la base del artículo 293 del Tratado CE. En el Diario Oficial se mencionará la entrada en vigor de estos convenios; g) los acuerdos internacionales celebrados por la Comunidad. En el Diario Oficial se mencionará la entrada en vigor de estos acuerdos; h) los acuerdos internacionales celebrados de conformidad con el artículo 24 del Tratado de la Unión Europea, salvo que el Consejo decida otra cosa basándose en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión . En el Diario Oficial se mencionará la entrada en vigor de estos acuerdos.

2 Salvo decisión contraria del Consejo o del Coreper, se publicarán en el Diario Oficial, por mediación del Secretario General o del Secretario General Adjunto: a) las iniciativas que presente al Consejo un Estado miembro en virtud de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 67 del Tratado CE; b) las iniciativas que presente al Consejo un Estado miembro en virtud de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea; c) las posiciones comunes contempladas en el apartado 2 del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea; d) las directivas distintas de las contempladas en los apartados 1 y 2 del artículo 254 del Tratado CE, las decisiones distintas de las contempladas en el apartado 1 del artículo 254 del Tratado CE, las recomendaciones y los dictámenes.

3 El Consejo o el Coreper decidirán, en cada caso y por unanimidad, si procede publicar en el Diario Oficial, por mediación del Secretario General o del Secretario General Adjunto, las estrategias comunes, las acciones comunes y las posiciones comunes a que se refiere el artículo 12 del Tratado de la Unión Europea.

4 El Consejo o el Coreper decidirán, en cada caso y teniendo en cuenta la eventual publicación del acto de base, si procede publicar en el Diario Oficial, por mediación del Secretario General o del Secretario General Adjunto: a) las medidas de aplicación de las acciones comunes contempladas en el artículo 12 del Tratado de la Unión Europea; b) las acciones comunes, las posiciones comunes o cualquier otra decisión adoptadas sobre la base de una estrategia común en el sentido contemplado en el primer guión del apartado 2 del artículo 23 del Tratado de la Unión Europea; c) las posibles medidas de aplicación de las decisiones contempladas en el apartado 2 del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea, así como las posibles medidas de aplicación de los convenios celebrados por el Consejo de conformidad con el apartado 2 del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea; d) otros actos del Consejo como las decisiones sui generis o las resoluciones.

5 Cuando un acuerdo celebrado entre las Comunidades y uno o más Estados u organizaciones internacionales cree un órgano competente para tomar decisiones, el Consejo decidirá, en el momento de la celebración de dicho acuerdo, si procede publicar en el Diario Oficial las decisiones que tome este órgano.

1 El Secretario General, el Secretario General Adjunto o, en su nombre, un director general, notificarán a sus destinatarios las directivas distintas de las contempladas en los apartados 1 y 2 del artículo 254 del Tratado CE y las decisiones distintas de las contempladas en el apartado 1 del artículo 254 del Tratado CE.

2 El Secretario General, el Secretario General Adjunto o, en su nombre, un director general, notificarán a sus destinatarios los actos siguientes, en la medida en que no se publiquen en el Diario Oficial: a) las recomendaciones; b) las estrategias comunes, las acciones comunes y las posiciones comunes a que se refiere el artículo 12 del Tratado de la Unión Europea; c) las posiciones comunes a que se refiere el apartado 2 del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea; d) las medidas de aplicación de los actos adoptados sobre la base de los artículos 12 y 34 del Tratado de la Unión Europea.

3 El Secretario General, el Secretario General Adjunto o, en su nombre, un director general, expedirán a los Gobiernos de los Estados miembros y a la Comisión copias auténticas de las directivas del Consejo distintas de las contempladas en los apartados 1 y 2 del artículo 254 del Tratado CE, así como las decisiones y recomendaciones del Consejo.

1 El Coreper tiene el cometido de preparar los trabajos del Consejo y de ejecutar los mandatos que éste le confíe. En cualquier caso , velará por que las políticas y las acciones de la Unión sean coherentes entre sí y se respeten los principios y normas siguientes: a) los principios de legalidad, subsidiariedad, proporcionalidad y motivación de los actos; b) las normas que establecen las atribuciones de las instituciones y órganos de la Unión; c) las disposiciones presupuestarias; d) las normas de procedimiento, de transparencia y de calidad de la redacción.

2 Todos los puntos inscritos en el orden del día de una sesión del Consejo serán previamente examinados por el Coreper, salvo decisión en contrario de este último. El Coreper procurará llegar a un acuerdo a su nivel, que presentará al Consejo para su adopción. Presentará de manera adecuada los asuntos al Consejo y, dado el caso, le presentará orientaciones, opciones o propuestas de solución. En caso de urgencia, el Consejo podrá decidir por unanimidad deliberar sin que haya tenido lugar dicho examen previo.

3 Podrán constituirse comités o grupos de trabajo creados o avalados por el Coreper para la realización de determinadas tareas de preparación o de estudio previamente definidas. La Secretaría General actualizará y publicará la lista de las instancias preparatorias. Sólo podrán reunirse en calidad de instancias preparatorias del Consejo los comités y grupos de trabajo que figuren en dicha lista.

4 Según los puntos inscritos en su orden del día, el Coreper estará presidido por el representante permanente o el representante permanente adjunto del Estado miembro que ejerza la Presidencia del Consejo. También estarán presididos por un delegado de dicho Estado miembro los distintos comités contemplados en los Tratados, salvo decisión en contrario del Consejo. Se procederá de la misma manera en los comités y grupos de trabajo a que se refiere el apartado 3, salvo decisión en contrario del Coreper.

5 Para preparar las sesiones de las formaciones del Consejo que se reúnen una vez por semestre y cuando estas sesiones se celebren durante la primera mitad del semestre, las reuniones de los comités distintos del Coreper y las de los grupos de trabajo celebradas durante el semestre anterior estarán presididas por un delegado del Estado miembro al que corresponda la Presidencia de dichas sesiones del Consejo.

6 Cuando una cuestión se vaya a tratar esencialmente durante un semestre, un delegado del Estado miembro que ejerza la Presidencia durante ese semestre podrá presidir, durante el semestre anterior, reuniones de comités distintos del Coreper y de grupos de trabajo, al tratar esa cuestión. La aplicación práctica de este párrafo deberá haberse convenido entre las dos Presidencias afectadas. En el caso preciso del estudio del presupuesto comunitario de un ejercicio concreto, las reuniones de las instancias preparatorias del Consejo distintas del Coreper que traten de puntos del orden del día del Consejo relativos al estudio del presupuesto serán presididas por un delegado del Estado miembro que vaya a ejercer la Presidencia durante el segundo semestre del año anterior al ejercicio de que se trate. Esto será también de aplicación, previo acuerdo con la otra Presidencia, a la presidencia de sesiones del Consejo en las que vayan a debatirse dichos puntos de presupuesto. Las Presidencias afectadas deberán consultarse acerca de las disposiciones prácticas que vayan a tomarse.

7 De acuerdo con las disposiciones correspondientes contempladas a continuación, el Coreper podrá adoptar las siguientes decisiones de procedimiento, a condición de que los puntos correspondientes a las mismas se hayan incluido en el orden del día provisional al menos tres días hábiles antes de la reunión. Se precisará la unanimidad del Coreper para establecer excepciones a dicho plazo : a) la decisión de celebrar una sesión del Consejo en un lugar distinto de Bruselas o Luxemburgo (apartado 3 del artículo 1); b) la autorización de presentar ante los Tribunales una copia o un extracto de un documento del Consejo (apartado 2 del artículo 6); c) la decisión de celebrar un debate público del Consejo (apartado 3 del artículo 8); d) la decisión de hacer públicos los resultados de las votaciones en los casos previstos en los apartados 2 y 3 del artículo 9; e) la decisión de aplicar el procedimiento escrito (apartado 1 del artículo 12); f) la aprobación o la modificación del acta del Consejo (apartados 2 y 3 del artículo 13); g) la decisión de publicar o no un texto o un acto en el Diario Oficial (apartados 2, 3 y 4 del artículo 17); h) la decisión de consultar a una institución o a un órgano; i) la decisión de fijar o prolongar un plazo para la consulta a una institución o a un órgano; j) la decisión de prolongar los plazos previstos en el apartado 7 del artículo 251 del Tratado CE; k) la aprobación del texto de una carta dirigida a una institución o a un órgano.

1 La Presidencia velará por la aplicación del presente Reglamento interno y por un buen desarrollo de los debates. La Presidencia atenderá especialmente a cumplir y hacer cumplir las disposiciones del anexo IV relativas a los métodos de trabajo para el Consejo ampliado. Para garantizar que los debates se desarrollen adecuadamente, podrá, además, salvo decisión contraria del Consejo, adoptar cualquier medida necesaria para favorecer la utilización óptima del tiempo disponible durante las sesiones, y en particular: a) limitar, para tratar un punto determinado, el número de personas por delegación presentes en la sala de reunión durante la sesión y decidir que se autorice o no la apertura de una sala de escucha; b) establecer el orden en que el que se tratarán los diferentes puntos y determinar la duración de los debates dedicados a los mismos; c) modular el tiempo dedicado a un punto concreto, en particular limitando la duración de las intervenciones y fijando los turnos de palabra; d) pedir a las Delegaciones que presenten por escrito sus propuestas de modificación del texto sometido a debate, en un plazo determinado y si procede con una breve explicación; e) pedir a las Delegaciones que tengan posiciones idénticas o similares sobre un punto, texto o pasaje concretos, que elijan a una de ellas para expresar una posición conjunta, bien durante la sesión, bien de antemano por escrito.

2 Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 4 a 6 del artículo 19 y de sus competencias y de su responsabilidad política general, la Presidencia estará asistida por el representante del Estado miembro que desempeñará la siguiente Presidencia. Este último, a petición de la Presidencia y siguiendo sus instrucciones, la sustituirá en los casos en que sea necesario, asumirá, si procede, determinadas tareas y velará por la continuidad de los trabajos del Consejo.

Sin perjuicio de las demás disposiciones del presente Reglamento interno, la Presidencia organizará las reuniones de los distintos comités y grupos de trabajo de manera que se disponga de sus informes antes de la reunión del Coreper que los estudie. Salvo que la urgencia impulse a actuar de modo distinto, la Presidencia aplazará a una reunión ulterior del Coreper los puntos relativos a trabajos legislativos, en el sentido del artículo 7, para los que el comité o el grupo de trabajo no haya terminado sus trabajos al menos cinco días hábiles antes de la reunión del Coreper.

A fin de asistir al Consejo en su cometido de velar por la calidad de la redacción de los actos legislativos por él adoptados, el Servicio Jurídico estará encargado de verificar, con la suficiente antelación, la calidad de la redacción de las propuestas y proyectos de actos y de formular sugerencias en materia de redacción dirigidas al Consejo y a sus órganos, de conformidad con el Acuerdo interinstitucional de 22 de diciembre de 1998. A lo largo de todo el proceso legislativo, quienes presenten textos en el marco de los trabajos del Consejo prestarán particular atención a la calidad de su redacción.

1 El Consejo estará asistido por una Secretaría General dirigida por un Secretario General, al que asistirá a su vez un Secretario General Adjunto, responsable de la gestión de la Secretaría General. El Consejo nombrará al Secretario General y al Secretario General Adjunto, pronunciándose por mayoría cualificada.

2 El Consejo decidirá la organización de la Secretaría General . Bajo su autoridad, el Secretario General y el Secretario General Adjunto tomarán todas las medidas necesarias para garantizar el buen funcionamiento de la Secretaría General.

3 La Secretaría General estará estrecha y permanentemente asociada a la organización, la coordinación y el control de la coherencia de los trabajos del Consejo, así como a la ejecución de su programa anual. Bajo la responsabilidad y la dirección de la Presidencia, la asistirá en la búsqueda de soluciones. De conformidad con las disposiciones del Tratado de la Unión Europea, el Secretario General asistirá al Consejo y a la Presidencia en las cuestiones de Política Exterior y de Seguridad Común, incluida la coordinación de los trabajos de los representantes especiales. Si procede, el Secretario General podrá invitar a la Presidencia a que convoque a un comité o a un grupo de trabajo, en particular en el ámbito de la Política Exterior y de Seguridad Común, o a que incluya un punto en el orden del día de un comité o grupo de trabajo.

4 El Secretario General o el Secretario General Adjunto someterán al Consejo el proyecto del estado de previsiones de los gastos de este último con la suficiente antelación para garantizar el respeto de los plazos fijados por las disposiciones financieras.

5 El Secretario General, asistido por el Secretario General Adjunto, será plenamente responsable de la gestión de los créditos consignados en la sección II —Consejo— del presupuesto y tomará todas las medidas necesarias para garantizar una buena gestión de los mismos. Asimismo, ejecutará dichos créditos de conformidad con las disposiciones del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas.

Las normas sobre la seguridad serán aprobadas por el Consejo por mayoría cualificada.

Cuando el Secretario General sea designado depositario de un acuerdo celebrado de conformidad con el artículo 24 del Tratado de la Unión Europea o celebrado entre la Comunidad y uno o más Estados u organizaciones internacionales, de un convenio celebrado entre Estados miembros o de un convenio celebrado en virtud del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea, los actos de ratificación, aceptación o aprobación de dichos acuerdos o convenios se depositarán en la sede del Consejo. En estos casos, el Secretario General ejercerá las funciones de depositario y velará asimismo por que se publique en el Diario Oficial la fecha de entrada en vigor de los acuerdos o convenios en cuestión.

El Consejo podrá estar representado ante el Parlamento Europeo por la Presidencia o, con el consentimiento de ésta, por la Presidencia siguiente o por el Secretario General. Por mandato de la Presidencia, el Consejo también podrá estar representado ante dichas comisiones por su Secretario General Adjunto o por altos funcionarios de la Secretaría General. El Consejo podrá igualmente, mediante comunicación escrita, dar a conocer sus puntos de vista al Parlamento Europeo.

Las disposiciones relativas a la forma de los actos figuran en el anexo V.

La correspondencia destinada al Consejo se dirigirá al Presidente, a la sede del Consejo, a la siguiente dirección: Consejo de la Unión Europea Rue de la Loi/Wetstraat 175 B-1048 Bruselas

Toda persona física o jurídica tendrá acceso a los documentos del Consejo con arreglo a los principios, condiciones y límites que se definen en el Reglamento (CE) no 1049/2001 y las disposiciones específicas establecidas en el presente anexo.

1 A efectos de la aplicación del apartado 5 del artículo 4 y del apartado 3 del artículo 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001 y salvo que, tras haberse examinado teniendo en cuenta los apartados 1, 2 y 3 del artículo 4 del mismo, se deduzca claramente que el documento no debe divulgarse, se consultará al tercero de que se trate siempre que: a) el documento sea un documento sensible, tal como se define en el apartado 1 del artículo 9 del mencionado Reglamento; b) el documento proceda de un Estado miembro y haya sido presentado al Consejo antes del 3 de diciembre de 2001, o el Estado miembro interesado haya solicitado que no se divulgue el documento en cuestión sin su consentimiento previo.

2 En todos los demás casos, cuando se solicite al Consejo un documento de terceros que obre en su poder, la Secretaría General consultará a efectos de la aplicación del apartado 4 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001 al tercero de que se trate, salvo que, tras haberse examinado, teniendo en cuenta los apartados 1, 2 y 3 del artículo 4 del mencionado Reglamento, se deduzca claramente que el documento debe o no debe divulgarse.

3 Se consultará al tercero por escrito (incluido el correo electrónico), y se le concederá un plazo razonable para la respuesta, teniendo en cuenta el plazo establecido en el artículo 7 del Reglamento (CE) no 1049/2001. En los casos a que se refiere el apartado 1, se solicitará al tercero en cuestión que aporte su dictamen por escrito.

4 Cuando no quepa aplicar al documento las letras a) o b) del apartado 1 y, a la luz del dictamen negativo del tercero, la Secretaría General no tenga el convencimiento de que resultan aplicables los apartados 1 o 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, el asunto se someterá al Consejo. En caso de que el Consejo tenga la intención de divulgar el documento, se informará inmediatamente al tercero por escrito de la intención del Consejo de divulgar el documento una vez transcurrido un plazo de diez días hábiles como mínimo. Al mismo tiempo se señalará al tercero lo dispuesto en el artículo 243 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

Las peticiones de consulta que reciba el Consejo por parte de otra institución o por un Estado miembro relativa a una solicitud de un documento del Consejo deberán dirigirse por correo electrónico a [email protected] o por fax al número (32-2) 285 63 61. La Secretaría General emitirá su dictamen en nombre del Consejo con la mayor brevedad, teniendo en cuenta el plazo que pueda requerir la decisión que deba adoptar la institución o el Estado miembro de que se trate y dentro de un plazo máximo de cinco días hábiles.

Toda solicitud de un Estado miembro con arreglo al apartado 5 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001 se presentará por escrito a la Secretaría General.

Cuando un Estado miembro remita una solicitud al Consejo, ésta será tramitada de conformidad con los artículos 7 y 8 del Reglamento (CE) no 1049/2001 y las disposiciones correspondientes del presente anexo. En caso de denegación de acceso total o parcial, se informará al solicitante de que cualquier solicitud confirmatoria deberá dirigirse directamente al Consejo.

La solicitud de acceso a un documento del Consejo deberá dirigirse por escrito al Secretario General del Consejo/Alto Representante, rue de la Loi/Wetstraat 175, B-1048 Bruselas, o por correo electrónico a [email protected] o por fax al número (32-2) 285 63 61.

Sin perjuicio de los apartados 2 y 3 del artículo 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001, todas las solicitudes de acceso a documentos del Consejo serán examinadas por la Secretaría General.

Sin perjuicio de los apartados 2 y 3 del artículo 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001, todas las solicitudes confirmatorias deberán ser objeto de una decisión del Consejo.

Los gastos de realización y envío de las copias de los documentos del Consejo serán fijados por el Secretario General.

1 Corresponderá a la Secretaría General la responsabilidad de facilitar al público el acceso al registro de los documentos del Consejo.

2 Además de las referencias a los documentos, se indicarán en el registro los documentos elaborados después del 1 de julio de 2000 que ya hayan sido puestos a disposición del público. Supeditado a lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las instituciones y órganos de la Comunidad Europea y a la libre circulación de estos datos , y al artículo 16 del Reglamento (CE) no 1049/2001, se publicará en Internet su contenido.

1 El presente artículo se aplicará a todos los documentos del Consejo, siempre que no estén clasificados y sin perjuicio de la posibilidad de presentar una solicitud por escrito de conformidad con el artículo 6 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

2 A efectos del presente artículo, se entenderá por: “difusión”, la distribución de la versión definitiva de un documento a los miembros del Consejo, sus representantes o delegados; “documento legislativo”, todo documento que se refiera al estudio y a la adopción de un acto legislativo con arreglo al artículo 7 del Reglamento interno del Consejo.

3 La Secretaría General hará accesibles al público los siguientes documentos tan pronto como se haya procedido a su difusión: a) los documentos no elaborados por el Consejo o un Estado miembro y hechos públicos por sus autores o con su aprobación; b) los órdenes del día provisionales de las sesiones del Consejo en sus diversas formaciones; c) cualquier texto adoptado por el Consejo destinado a publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea.

4 Siempre que claramente no les sean aplicables las excepciones establecidas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, la Secretaría General también podrá poner a disposición del público los siguientes documentos tan pronto como se haya procedido a su difusión: a) los órdenes del día provisionales de los comités y grupos de trabajo; b) otros documentos, como las notas informativas, los informes, los informes de situación, los informes sobre la marcha de las deliberaciones en el Consejo o en alguno de sus órganos preparatorios que no recojan la posición particular de las Delegaciones, con exclusión de los dictámenes y contribuciones del Servicio Jurídico.

5 Además de los documentos enumerados en los apartados 3 y 4, la Secretaría General hará accesibles al público los siguientes documentos legislativos tan pronto como se haya procedido a su difusión: a) las notas de transmisión y las copias de cartas que se refieran a actos legislativos remitidos al Consejo por otras instituciones u órganos de la Unión Europea o, sin perjuicio del apartado 5 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, por un Estado miembro; b) las notas presentadas al Coreper o al Consejo para su aprobación (notas puntos “I/A” y “A”), así como las propuestas de actos legislativos a que correspondan; c) las decisiones adoptadas por el Consejo mediante el procedimiento a que se refiere el artículo 251 del Tratado CE y los textos conjuntos aprobados por el Comité de Conciliación.

6 Una vez que se haya procedido a la adopción de las decisiones a que se refiere la letra c) del apartado 5 o a la adopción definitiva del acto correspondiente, la Secretaría General hará accesibles al público todos los documentos legislativos relacionados con dicho acto que se hayan elaborado antes de adoptarse dichas decisiones y a los que no les sean aplicables las excepciones establecidas en los apartados 1 y 2 y en el segundo párrafo del apartado 3 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001; por ejemplo, notas informativas, informes, informes de situación e informes sobre la marcha de las deliberaciones en el Consejo o en alguno de sus órganos preparatorios (Resultados de los trabajos), con excepción de los dictámenes y contribuciones del Servicio Jurídico. A petición de un Estado miembro, no se harán accesibles al público de conformidad con la presente Decisión los documentos a que se refiere el párrafo anterior que recojan la posición particular de la Delegación de ese Estado miembro en el Consejo.