2004/338/CE,Euratom: Décision du Conseil du 22 mars 2004 portant adoption de son règlement intérieur

Le règlement intérieur du Conseil du 22 juillet 2002 (2002/682/CE, Euratom) est remplacé par les dispositions suivantes, qui entrent en vigueur le 23 mars 2004. «»

1 Le Conseil se réunit sur convocation de son président, à l'initiative de celui-ci, d'un de ses membres ou de la Commission .

2 La présidence fait connaître, sept mois avant la date de sa prise de fonctions, après avoir consulté, le cas échéant, les présidences précédente et suivante, les dates qu'elle envisage pour les sessions que le Conseil devra tenir aux fins d'accomplir son travail législatif ou de prendre des décisions opérationnelles.

3 Le Conseil a son siège à Bruxelles. Pendant les mois d'avril, de juin et d'octobre, le Conseil tient ses sessions à Luxembourg . En cas de circonstances exceptionnelles et pour des raisons dûment justifiées, le Conseil ou le Comité des représentants permanents (Coreper), statuant à l'unanimité, peut décider qu'une session du Conseil se tiendra dans un autre lieu.

1 Le Conseil peut siéger en formations différentes, en fonction des matières traitées. Le Conseil, dans sa formation «Affaires générales et relations extérieures» (dénommé ci-après «Conseil affaires générales et relations extérieures»), réuni dans le cadre d'une session visée au paragraphe 2, point a), décide de la liste de ces formations, qui figure à l'annexe I.

2 Le Conseil «Affaires générales et relations extérieures» couvre les deux principaux domaines d'activité mentionnés ci-après, pour lesquels il tient des sessions distinctes, avec des ordres du jour séparés et éventuellement à des dates différentes, consacrées respectivement: a) à la préparation et au suivi des réunions du Conseil européen, y compris à la coordination nécessaire de tous les travaux préparatoires, à la coordination générale des politiques, aux questions institutionnelles et administratives, aux dossiers horizontaux affectant plusieurs politiques de l'Union, ainsi qu'à tout dossier transmis par le Conseil européen, en tenant compte des règles de fonctionnement de l'Union économique et monétaire; b) à la conduite de l'ensemble de l'action externe de l'Union, à savoir la politique étrangère et de sécurité commune, la politique européenne de sécurité et de défense, le commerce extérieur, ainsi que la coopération au développement et l'aide humanitaire.

3 Pour préparer les réunions du Conseil européen, le Conseil «Affaires générales et relations extérieures», réuni dans le cadre d'une session visée au paragraphe 2, point a): a) établit, quatre semaines au moins avant la réunion du Conseil européen et sur proposition de la présidence, un projet d'ordre du jour annoté; b) tient une dernière session de préparation la veille de la réunion du Conseil européen et approuve l'ordre du jour. Les contributions des autres formations du Conseil aux travaux du Conseil européen sont transmises au Conseil «Affaires générales et relations extérieures» réuni dans le cadre d'une session visée au paragraphe 2, point a), au plus tard deux semaines avant la réunion du Conseil européen. Excepté pour des raisons impératives et imprévisibles liées, par exemple, à l'actualité internationale, aucune autre formation du Conseil ou comité préparatoire à un Conseil ne peut se réunir entre la dernière session préparatoire visée au paragraphe 2, point b), et la réunion du Conseil européen. Les mesures nécessaires à l'organisation pratique des travaux du Conseil européen sont prises par la présidence en liaison avec le secrétariat général, conformément aux règles dont le Conseil européen est lui-même convenu.

4 Le Conseil «Affaires générales et relations extérieures», réuni dans le cadre d'une session visée au paragraphe 2, point a), recommande au Conseil européen, en vue de son adoption, un programme stratégique pluriannuel pour les trois années qui suivent, sur la base d'une proposition conjointe des présidences concernées établie en consultation avec la Commission.

5 À la lumière de ce programme stratégique pluriannuel, et après avoir procédé aux consultations appropriées, les deux présidences qui seront en exercice l'année suivante présentent conjointement un projet de programme opérationnel annuel des activités du Conseil pour cette année là. Ce projet de programme est présenté en décembre de chaque année au Conseil «Affaires générales et relations extérieures». Il tient compte, entre autres, des éléments pertinents résultant du dialogue sur les priorités politiques annuelles engagé à l'initiative de la Commission. La version définitive du programme annuel est établie par les deux présidences à la lumière des débats du Conseil «Affaires générales et relations extérieures» réuni dans le cadre d'une session visée au paragraphe 2, point a).

6 La future présidence établit des ordres du jours provisoires des sessions du Conseil prévues pour le semestre suivant, mentionnant à titre indicatif les travaux législatifs et les décisions opérationnelles envisagés. Ces ordres du jour provisoires sont établis au plus tard une semaine avant la date de sa prise de fonctions, sur la base du programme opérationnel annuel et après consultation de la Commission. En fonction des nécessités, des sessions supplémentaires du Conseil peuvent être prévues, par rapport à celles envisagées antérieurement. Des ordres du jour provisoires analogues des sessions du Conseil prévues pour le semestre suivant celui visé au premier alinéa sont établis par la présidence concernée, après consultation de la Commission et de la présidence suivante, au plus tard une semaine avant la date de sa prise de fonctions. S'il s'avère, durant un semestre, que l'une des sessions prévues durant cette période ne se justifie plus, la présidence ne la convoque pas.

1 En tenant compte du programme annuel du Conseil, le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque session. Celui-ci est adressé aux autres membres du Conseil et à la Commission au moins quatorze jours avant le début de la session.

2 L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d'inscription présentée par un membre du Conseil ou par la Commission et, le cas échéant, la documentation y afférente sont parvenues au secrétariat général au moins seize jours avant le début de cette session. L'ordre du jour provisoire indique également par un astérisque les points sur lesquels la présidence, un membre du Conseil ou la Commission peuvent demander un vote. Cette indication est apportée lorsqu'il a été satisfait à toutes les règles de procédure prévues par les traités.

3 Les points relatifs à l'adoption d'un acte ou d'une position commune concernant une proposition législative ou une proposition de mesure à adopter en application du titre VI du traité sur l'Union européenne ne sont inscrits à l'ordre du jour provisoire en vue d'une décision que si le délai de six semaines prévu par le point 3 du protocole sur le rôle des parlements nationaux dans l'Union européenne est écoulé. Le Conseil peut déroger à l'unanimité au délai de six semaines lorsque l'inscription d'un point relève de l'exception d'urgence prévue au point 3 dudit protocole.

4 Seuls peuvent être inscrits à l'ordre du jour provisoire les points pour lesquels la documentation est adressée aux membres du Conseil et à la Commission au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour.

5 Le secrétariat général communique aux membres du Conseil et à la Commission les demandes d'inscription et la documentation au sujet desquelles les délais prescrits ci-dessus n'ont pas été respectés. Sauf si l'urgence commande d'agir autrement et sans préjudice du paragraphe 2, la présidence retire de l'ordre du jour provisoire les points relatifs à des travaux législatifs au sens de l'article 7 dont le Coreper n'a pas achevé l'examen au plus tard à la fin de la semaine antérieure à celle qui précède ladite session.

6 L'ordre du jour provisoire est divisé en une partie A et une partie B. Sont inscrits dans la partie A les points pour lesquels une approbation par le Conseil est possible sans débat, ce qui n'exclut pas la possibilité pour chacun des membres du Conseil et pour la Commission d'exprimer leur opinion à l'occasion de l'approbation de ces points et de faire inscrire des déclarations au procès-verbal.

7 L'ordre du jour est arrêté par le Conseil au début de chaque session. L'unanimité du Conseil est requise pour l'inscription à l'ordre du jour d'un autre point que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire. Les points ainsi inscrits peuvent être mis au vote si toutes les règles de procédure prévues par les traités ont été respectées.

8 Toutefois, au cas où une prise de position au sujet d'un point A est susceptible d'entraîner un nouveau débat ou si un membre du Conseil ou la Commission le demande, ce point est retiré de l'ordre du jour, sauf si le Conseil en décide autrement.

9 Toute demande d'inscription d'un point «divers» est accompagnée d'un document explicatif.

Sous réserve des dispositions concernant la délégation de vote visée à l'article 11, un membre du Conseil empêché d'assister à une session peut se faire représenter.

1 Les sessions du Conseil ne sont pas publiques, sauf dans les cas visés à l'article 8.

2 La Commission est invitée à participer aux sessions du Conseil. Il en est de même pour la Banque centrale européenne, dans les cas où celle-ci exerce son droit d'initiative. Toutefois, le Conseil peut décider de délibérer hors la présence de la Commission ou de la Banque centrale européenne.

3 Les membres du Conseil et de la Commission peuvent se faire accompagner de fonctionnaires qui les assistent. Les noms et qualités de ces fonctionnaires sont communiqués au préalable au secrétariat général. Le nombre maximum de personnes par délégation présentes dans la salle de réunion du Conseil en même temps, y compris les membres du Conseil, peut être déterminé par le Conseil.

4 L'accès aux sessions du Conseil est subordonné à la production d'un laissez-passer délivré par le secrétariat général.

1 Sans préjudice des articles 8, 9 et des dispositions relatives à l'accès du public aux documents, les délibérations du Conseil relèvent du secret professionnel, pour autant que le Conseil n'en décide pas autrement.

2 Le Conseil ou le Coreper peut autoriser la production en justice d'une copie ou d'un extrait des documents du Conseil qui n'ont pas déjà été rendus accessibles au public conformément aux dispositions relatives à l'accès du public aux documents.

Le Conseil agit en sa qualité de législateur au sens de l'article 207, paragraphe 3, second alinéa, du traité CE lorsqu'il adopte des normes juridiquement obligatoires dans ou pour les États membres, par des règlements, directives, décisions-cadres ou décisions sur la base des dispositions pertinentes des traités, à l'exclusion des délibérations conduisant à l'adoption de mesures d'ordre intérieur, d'actes administratifs ou budgétaires, d'actes concernant les relations interinstitutionnelles ou internationales ou d'actes non obligatoires (tels que conclusions, recommandations ou résolutions). Lorsqu'il est saisi de propositions ou d'initiatives législatives, le Conseil s'abstient d'adopter des actes non prévus par les traités, tels que des résolutions ou des déclarations autres que celles visées à l'article 9.

1 Les délibérations du Conseil sur les actes adoptés selon la procédure de codécision visée à l'article 251 du traité CE sont ouvertes au public dans les conditions suivantes: a) la présentation par la Commission de ses principales propositions législatives et le débat qui s'ensuit au sein du Conseil sont ouverts au public. La liste de ces propositions est adoptée au début de chaque semestre par le Conseil «Affaires générales et relations extérieures» réuni dans le cadre d'une session visée à l'article 2, paragraphe 2, point a), sur recommandation de la présidence et après consultation de la Commission; b) le vote sur les actes législatifs est ouvert au public, de même que les délibérations finales du Conseil aboutissant à ce vote et les explications de vote qui l'accompagnent . En pareils cas, les délibérations du Conseil sont ouvertes au public par la retransmission de la session du Conseil par des moyens audiovisuels, notamment dans un salle d'écoute. Le résultat du vote est indiqué par des moyens visuels. Dans la mesure du possible, le secrétariat général informe le public à l'avance des dates et heures approximatives auxquelles auront lieu ces retransmissions audiovisuelles et prend toutes les mesures pratiques nécessaires pour assurer la bonne mise en œuvre du présent paragraphe.

2 Le Conseil «Affaires générales et relations extérieures» réuni dans le cadre d'une session visée à l'article 2, paragraphe 2, point a), tient une fois par an un débat public d'orientation sur le programme opérationnel annuel du Conseil et, le cas échéant, sur le programme de travail annuel de la Commission. Ce débat public d'orientation annuel fait l'objet d'une retransmission publique par des moyens audiovisuels.

3 Le Conseil tient au moins un débat public sur les nouvelles propositions législatives importantes autres que celles visées au paragraphe 1, sur décision du Conseil ou du Coreper, statuant à la majorité qualifiée. Le Conseil ou le Coreper peut, au cas par cas, décider à la majorité qualifiée que d'autres débats publics auront lieu concernant des questions importantes touchant aux intérêts de l'Union. Il incombe à la présidence, aux membres du Conseil ou à la Commission de proposer des questions ou des thèmes spécifiques pour de tels débats. Ces débats publics font l'objet d'une retransmission publique par des moyens audiovisuels.

1 Outre les cas où les délibérations du Conseil sont ouvertes au public en vertu de l'article 8, paragraphe 1, lorsque le Conseil agit en sa qualité de législateur au sens de l'article 7, les résultats des votes et les explications de vote des membres du Conseil, ainsi que les déclarations inscrites au procès-verbal du Conseil et les points de ce procès-verbal relatifs à l'adoption d'actes législatifs, sont rendus publics. La même règle s'applique aux: a) résultats des votes et aux explications de vote, ainsi qu'aux déclarations inscrites au procès-verbal du Conseil et aux points de ce procès-verbal relatifs à l'adoption d'une position commune en application des articles 251 ou 252 du traité CE; b) résultats des votes et aux explications de vote des membres du Conseil ou de leurs représentants au comité de conciliation institué par l'article 251 du traité CE, ainsi qu'aux déclarations inscrites au procès-verbal du Conseil et aux points de ce procès-verbal relatifs à la réunion du comité de conciliation; c) résultats des votes et aux explications de vote, ainsi qu'aux déclarations inscrites au procès-verbal du Conseil et aux points de ce procès-verbal relatifs à l'établissement par le Conseil d'une convention sur la base du titre VI du traité sur l'Union européenne.

2 En outre, les résultats des votes sont rendus publics a) lorsque le Conseil agit dans le cadre du titre V du traité sur l'Union européenne, par décision unanime du Conseil ou du Coreper prise à la demande d'un de leurs membres; b) lorsque le Conseil adopte une position commune au sens du titre VI du traité sur l'Union européenne, par décision unanime du Conseil ou du Coreper prise à la demande d'un de leurs membres; c) dans les autres cas, par décision du Conseil ou du Coreper prise à la demande d'un de leurs membres. Lorsque les résultats des votes au Conseil sont rendus publics, conformément aux points a), b) et c), les explications de vote qui ont été faites lors du vote sont également, à la demande des membres du Conseil concernés, rendues publiques, dans le respect du présent règlement intérieur, de la sécurité juridique et des intérêts du Conseil. Les déclarations inscrites au procès-verbal du Conseil et les points de ce procès-verbal relatifs à l'adoption des actes visés aux points a), b) et c) sont rendus publics par décision du Conseil ou du Coreper prise à la demande d'un de leurs membres.

3 Les délibérations conduisant à des votes indicatifs ou à l'adoption d'actes préparatoires ne donnent pas lieu à publicité des votes.

Les dispositions particulières concernant l'accès du public aux documents du Conseil figurent à l'annexe II.

1 Le Conseil procède au vote à l'initiative de son président. Le président est, par ailleurs, tenu d'ouvrir une procédure de vote à l'initiative d'un membre du Conseil ou de la Commission, pour autant que la majorité des membres qui composent le Conseil se prononce en ce sens.

2 Les membres du Conseil votent dans l'ordre des États membres fixé conformément à l'article 203 du traité CE et aux articles correspondants des deux autres traités communautaires, en commençant par le membre qui, selon cet ordre, suit le membre exerçant la présidence.

3 En cas de vote, chaque membre du Conseil peut recevoir délégation d'un seul des autres membres .

4 La présence de la majorité des membres du Conseil qui, en application des traités, peuvent participer au vote, est requise pour que le Conseil puisse procéder à un vote. Au moment du vote, le président, assisté du secrétariat général, vérifie que le quorum est atteint.

1 Les actes du Conseil relatifs à une affaire urgente peuvent être adoptés au moyen d'un vote par écrit lorsque le Conseil ou le Coreper décide à l'unanimité d'avoir recours à cette procédure. Le président peut également, dans des circonstances particulières, proposer de recourir à cette procédure; dans ce cas, le vote par écrit peut avoir lieu lorsque tous les membres du Conseil acceptent cette procédure.

2 L'acceptation par la Commission du recours à la procédure écrite est requise dans les cas où le vote par écrit porte sur une matière dont la Commission a saisi le Conseil.

3 Le secrétariat général établit mensuellement un relevé des actes adoptés selon la procédure écrite.

4 À l'initiative de la présidence, le Conseil peut également, aux fins de la mise en œuvre de la politique étrangère et de sécurité commune, agir par procédure écrite simplifiée (COREU). Dans ce cas, la proposition est réputée adoptée à l'issue du délai fixé par la présidence en fonction de l'urgence de l'affaire, sauf objection d'un membre du Conseil .

5 Le secrétariat général constate l'achèvement des procédures écrites.

1 Il est établi un procès-verbal de chaque session, lequel, après approbation, est signé par le secrétaire général/haut représentant pour la politique étrangère et de sécurité commune (dénommé ci-après «secrétaire général») ou par le secrétaire général adjoint. Ils peuvent déléguer leur signature aux directeurs généraux du secrétariat général. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour: la mention des documents soumis au Conseil, les décisions prises ou les conclusions auxquelles le Conseil a abouti, les déclarations faites par le Conseil et celles dont un membre du Conseil ou la Commission ont demandé l'inscription.

2 Le projet de procès-verbal est établi par le secrétariat général dans un délai de quinze jours et soumis pour approbation au Conseil ou au Coreper.

3 Chaque membre du Conseil ou la Commission peut, avant l'approbation du procès-verbal, demander l'élaboration plus détaillée de celui-ci sur un point de l'ordre du jour. Ces demandes peuvent être formulées au Coreper.

1 Sauf décision contraire prise par le Conseil à l'unanimité et motivée par l'urgence, le Conseil ne délibère et ne décide que sur la base de documents et projets établis dans les langues prévues par le régime linguistique en vigueur.

2 Chaque membre du Conseil peut s'opposer au délibéré si le texte des amendements éventuels n'est pas établi dans celles des langues visées au paragraphe 1 qu'il désigne.

Le texte des actes adoptés conjointement par le Parlement européen et le Conseil, ainsi que celui des actes adoptés par le Conseil, est revêtu de la signature du président en exercice lors de leur adoption et de celle du secrétaire général ou du secrétaire général adjoint. Le secrétaire général et le secrétaire général adjoint peuvent déléguer leur signature à des directeurs généraux du secrétariat général.

Pour l'application du présent règlement intérieur, il sera dûment tenu compte, conformément à l'annexe III, des cas dans lesquels, en application des traités, un ou plusieurs membres du Conseil ne peuvent pas participer au vote.

1 Sont publiés au Journal officiel, à la diligence du secrétaire général ou du secrétaire général adjoint: a) les actes visés à l'article 254, paragraphes 1 et 2, du traité CE; b) les actes visés à l'article 163, premier alinéa, du traité Euratom; c) les positions communes adoptées par le Conseil selon les procédures visées aux articles 251 et 252 du traité CE, ainsi que leur exposé des motifs; d) les décisions-cadres et les décisions visées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne; e) les conventions établies par le Conseil conformément à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne. Mention est faite au Journal officiel de l'entrée en vigueur de ces conventions; f) les conventions signées entre États membres sur la base de l'article 293 du traité CE. Mention est faite au Journal officiel de l'entrée en vigueur de ces conventions; g) les accords internationaux conclus par la Communauté Mention est faite au Journal officiel de l'entrée en vigueur de ces accords. h) les accords internationaux conclus conformément à l'article 24 du traité sur l'Union européenne, à moins que le Conseil n'en décide autrement sur la base des articles 4 et 9 du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission . Mention est faite au Journal officiel de l'entrée en vigueur de ces accords.

2 Sauf décision contraire du Conseil ou du Coreper sont publiés au Journal officiel, à la diligence du secrétaire général ou du secrétaire général adjoint: a) les initiatives présentées au Conseil par un État membre en vertu de l'article 67, paragraphe 1, du traité CE; b) les initiatives présentées au Conseil par un État membre en vertu de l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne; c) les positions communes visées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne; d) les directives autres que celles visées à l'article 254, paragraphes 1 et 2, du traité CE, les décisions autres que celles visées à l'article 254, paragraphe 1, du traité CE, les recommandations et les avis.

3 Le Conseil ou le Coreper décide, au cas par cas et à l'unanimité, s'il y a lieu de publier au Journal officiel, à la diligence du secrétaire général ou du secrétaire général adjoint, les stratégies communes, les actions communes et les positions communes visées à l'article 12 du traité sur l'Union européenne.

4 Le Conseil ou le Coreper décide, au cas par cas et en tenant compte de l'éventuelle publication de l'acte de base, s'il y a lieu de publier au Journal officiel, à la diligence du secrétaire général ou du secrétaire général adjoint: a) les mesures d'application des actions communes visées à l'article 12 du traité sur l'Union européenne; b) les actions communes, les positions communes ou toute autre décision adoptées sur la base d'une stratégie commune, ainsi qu'il est prévu à l'article 23, paragraphe 2, premier tiret, du traité sur l'Union européenne; c) les éventuelles mesures de mise en œuvre des décisions visées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne ainsi que les éventuelles mesures d'application des conventions établies par le Conseil conformément à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne; d) les autres actes du Conseil tels que les décisions sui generis ou les résolutions.

5 Lorsqu'un accord conclu entre les Communautés et un ou plusieurs États ou organisations internationales institue un organe compétent pour prendre des décisions, le Conseil décide, au moment de la conclusion de cet accord, s'il y a lieu de publier au Journal officiel les décisions que prendra cet organe.

1 Les directives autres que celles visées à l'article 254, paragraphes 1 et 2, du traité CE et les décisions autres que celles visées à l'article 254, paragraphe 1, du traité CE sont notifiées à leurs destinataires par le secrétaire général, le secrétaire général adjoint ou un directeur général agissant en leur nom.

2 Dans la mesure où ils ne sont pas publiés au Journal officiel, les actes suivants sont notifiés à leurs destinataires par le secrétaire général, le secrétaire général adjoint ou un directeur général agissant en leur nom: a) les recommandations; b) les stratégies communes, les actions communes et les positions communes visées à l'article 12 du traité sur l'Union européenne; c) les positions communes visées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne; d) les mesures d'application des actes adoptés sur la base des articles 12 et 34 du traité sur l'Union européenne.

3 Le secrétaire général, le secrétaire général adjoint ou un directeur général agissant en leur nom, délivre aux gouvernements des États membres et à la Commission des expéditions des directives du Conseil autres que celles visées à l'article 254, paragraphes 1 et 2, du traité CE, ainsi que les décisions et les recommandations du Conseil.

1 Le Coreper a pour tâche de préparer les travaux du Conseil et d'exécuter les mandats qui lui sont confiés par celui-ci. Il veille, en tout état de cause , à la cohérence des politiques et actions de l'Union et au respect des principes et règles suivants: a) principes de légalité, de subsidiarité, de proportionnalité et de motivation des actes; b) règles fixant les attributions des institutions et organes de l'Union; c) dispositions budgétaires; d) règles de procédure, de transparence et de qualité rédactionnelle.

2 Tous les points inscrits à l'ordre du jour d'une session du Conseil font l'objet d'un examen préalable du Coreper, sauf décision contraire de ce dernier. Le Coreper s'efforce de trouver un accord à son niveau, qui sera soumis à l'adoption du Conseil. Il assure une présentation adéquate des dossiers au Conseil et, le cas échéant, lui présente des orientations, des options ou des propositions de solution. En cas d'urgence, le Conseil peut décider à l'unanimité de délibérer sans que cet examen préalable ait eu lieu.

3 Des comités ou des groupes de travail peuvent être institués par le Coreper, ou avec son aval, pour l'accomplissement de certaines tâches de préparation ou d'étude préalablement définies. Le secrétariat général met à jour et rend publique la liste des instances préparatoires. Seuls les comités et groupes de travail figurant sur cette liste peuvent se réunir en qualité d'instance préparatoire du Conseil.

4 Le Coreper est présidé, selon les sujets inscrits à son ordre du jour, par le représentant permanent ou le représentant permanent adjoint de l'État membre qui exerce la présidence du Conseil. Sont également présidés par un délégué de cet État membre les différents comités prévus par les traités, sauf décision contraire du Conseil. Il en est de même des comités et des groupes de travail visés au paragraphe 3, sauf décision contraire du Coreper.

5 Pour la préparation des sessions des formations du Conseil se réunissant une fois par semestre et lorsque ces sessions se tiennent au cours de la première moitié du semestre, les réunions des comités autres que le Coreper, ainsi que celles des groupes de travail, se tenant au cours du semestre précédent sont présidées par un délégué de l'État membre appelé à exercer la présidence desdites sessions du Conseil.

6 Lorsqu'un dossier doit être essentiellement traité au cours d'un semestre donné, un délégué de l'État membre qui exercera la présidence pendant ledit semestre peut assurer, pendant le semestre précédent, la présidence des réunions des comités, autres que le Coreper, et des groupes de travail lorsqu'ils traitent dudit dossier. La mise en œuvre pratique du présent alinéa fait l'objet d'un accord entre les deux présidences concernées. Dans le cas particulier de l'examen du budget communautaire pour un exercice donné, les réunions des instances préparatoires du Conseil, autres que le Coreper, qui s'occupent de la préparation des points de l'ordre du jour du Conseil relatifs à l'examen du budget sont présidées par un délégué de l'État membre qui exercera la présidence du Conseil au cours du deuxième semestre de l'année précédant l'exercice en cause. Il en va de même, moyennant l'accord de l'autre présidence, pour la présidence des sessions du Conseil au moment où les points en question du budget sont examinés. Les présidences concernées se consulteront sur les modalités pratiques.

7 Conformément aux dispositions pertinentes visées ci-après, le Coreper peut adopter les décisions de procédure suivantes, à condition que les points y relatifs aient été inscrits à son ordre du jour provisoire au moins trois jours ouvrables avant la réunion. L'unanimité du Coreper est requise pour déroger à ce délai : a) décision de tenir une session du Conseil dans un autre lieu que Bruxelles ou Luxembourg (article 1er, paragraphe 3); b) autorisation de production en justice d'une copie ou d'un extrait d'un document du Conseil (article 6, paragraphe 2); c) décision de tenir un débat public du Conseil (article 8, paragraphe 3); d) décision de rendre publics les résultats des votes dans les cas prévus à l'article 9, paragraphes 2 et 3; e) décision de recourir à la procédure écrite (article 12, paragraphe 1); f) approbation ou amendement du procès-verbal du Conseil (article 13, paragraphes 2 et 3); g) décision de publier ou non un texte ou un acte au Journal officiel (article 17, paragraphes 2, 3 et 4); h) décision de consulter une institution ou un organe; i) décision de fixer ou de prolonger un délai pour la consultation d'une institution ou d'un organe; j) décision de prolonger les délais visés à l'article 251, paragraphe 7, du traité CE; k) approbation du texte d'une lettre adressée à une institution ou à un organe.

1 La présidence assure l'application du présent règlement intérieur et veille au bon déroulement des débats. La présidence veille notamment à respecter et faire respecter les dispositions de l'annexe IV relatives aux méthodes de travail pour un Conseil élargi. Pour assurer le bon déroulement des débats, elle peut en outre, sauf décision contraire du Conseil, prendre toute mesure propre à favoriser une utilisation optimale du temps disponible pendant les sessions, et notamment: a) limiter, pour le traitement d'un point particulier, le nombre de personnes par délégation présentes dans la salle de réunion durant la session et décider d'autoriser ou non l'ouverture d'une salle d'écoute; b) organiser l'ordre dans lequel les points seront traités et déterminer la durée des débats qui y seront consacrés; c) aménager le temps consacré à un point particulier, notamment en limitant le temps de parole des intervenants et en déterminant l'ordre des interventions; d) demander aux délégations de présenter leurs propositions d'amendement du texte en discussion par écrit, avant une date donnée, le cas échéant assorties d'une brève explication; e) demander aux délégations qui, sur un point particulier, ou sur un texte, ou une partie de texte, ont des positions identiques ou voisines, de choisir l'une d'entre elles pour exprimer leur position commune lors de la session ou par écrit, avant la session.

2 Sans préjudice des dispositions de l'article 19, paragraphes 4 à 6, et de ses compétences et de sa responsabilité politique générale, la présidence est assistée par le représentant de l'État membre qui exercera la présidence suivante. Ce dernier, agissant à la demande de la présidence et sur ses instructions, la remplace en tant que de besoin, la décharge, s'il y a lieu, de certaines tâches et assure la continuité des travaux du Conseil.

Nonobstant les autres dispositions du présent règlement intérieur, la présidence organise les réunions des différents comités et groupes de travail de façon que leurs rapports soient disponibles avant la réunion du Coreper qui les examine. Sauf si l'urgence commande d'agir autrement, la présidence reporte à une réunion suivante du Coreper les points relatifs à des travaux législatifs au sens de l'article 7 pour lesquels le comité ou le groupe de travail n'a pas achevé ses travaux au moins cinq jours ouvrables avant la réunion du Coreper.

En vue d'assister le Conseil dans sa tâche de veiller à la qualité rédactionnelle des actes législatifs qu'il adopte, le service juridique est chargé de vérifier, en temps utile, la qualité rédactionnelle des propositions et projets d'actes et de formuler des suggestions d'ordre rédactionnel à l'attention du Conseil et de ses instances, conformément à l'accord interinstitutionnel du 22 décembre 1998. Tout au long du processus législatif, ceux qui soumettent des textes dans le cadre des travaux du Conseil portent une attention particulière à leur qualité rédactionnelle.

1 Le Conseil est assisté d'un secrétariat général, placé sous la responsabilité d'un secrétaire général, assisté d'un secrétaire général adjoint chargé de la gestion du secrétariat général. Le secrétaire général et le secrétaire général adjoint sont nommés par le Conseil statuant à la majorité qualifiée.

2 Le Conseil décide de l'organisation du secrétariat général . Sous son autorité, le secrétaire général et le secrétaire général adjoint prennent toutes les mesures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du secrétariat général.

3 Le secrétariat général est associé étroitement et en permanence à l'organisation, à la coordination et au contrôle de la cohérence des travaux du Conseil et de la mise en œuvre de son programme annuel. Sous la responsabilité et la direction de la présidence, il assiste celle-ci dans la recherche de solutions. Conformément aux dispositions du traité sur l'Union européenne, le secrétaire général assiste le Conseil et la présidence pour les questions relevant de la politique étrangère et de sécurité commune, y compris dans la coordination des travaux des représentants spéciaux. Le cas échéant, le secrétaire général peut inviter la présidence à convoquer un comité ou groupe de travail, notamment dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune, ou à inscrire un point à l'ordre du jour d'un comité ou groupe de travail.

4 Le secrétaire général ou le secrétaire général adjoint soumet au Conseil, en temps utile pour assurer le respect des délais imposés par les dispositions financières, le projet d'état prévisionnel des dépenses de celui-ci.

5 Le secrétaire général, assisté du secrétaire général adjoint, est pleinement responsable de la gestion des crédits inscrits à la section II — Conseil — du budget et prend toutes les mesures nécessaires pour en assurer une bonne gestion. Il exécute lesdits crédits conformément aux dispositions du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

Les réglementations sur la sécurité sont adoptées par le Conseil statuant à la majorité qualifiée.

Dans le cas où le secrétaire général est désigné comme dépositaire d'un accord conclu conformément à l'article 24 du traité sur l'Union européenne ou conclu entre la Communauté et un ou plusieurs États ou organisations internationales, d'une convention conclue entre États membres ou d'une convention établie en vertu de l'article 34 du traité sur l'Union européenne, les actes de ratification, d'acceptation ou d'approbation de ces accords ou conventions sont déposés au siège du Conseil. Dans ces cas, le secrétaire général exerce les fonctions de dépositaire et veille également à ce que soit publiée au Journal officiel la date d'entrée en vigueur des accords ou conventions en question.

Le Conseil peut être représenté devant le Parlement européen et ses commissions par la présidence ou, avec l'accord de celle-ci, par la présidence suivante ou par le secrétaire général. Sur mandat de la présidence, le Conseil peut également se faire représenter devant ces commissions par son secrétaire général adjoint ou par de hauts fonctionnaires du secrétariat général. Le Conseil peut, en outre, par la voie d'une communication écrite, porter ses vues à la connaissance du Parlement européen.

Les dispositions relatives à la forme des actes figurent à l'annexe V.

La correspondance destinée au Conseil est adressée au président, au siège du Conseil, à l'adresse suivante: Conseil de l'Union européenne Rue de la Loi 175 B-1048 Bruxelles

Toute personne physique ou morale a accès aux documents du Conseil, sous réserve des principes, conditions et limites définis par le règlement (CE) no 1049/2001 et des dispositions particulières prévues dans la présente annexe.

1 Aux fins de l'application de l'article 4, paragraphe 5, et de l'article 9, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1049/2001 et s'il ne résulte pas clairement de l'examen du document au regard de l'article 4, paragraphes 1, 2 et 3, du règlement (CE) no 1049/2001 qu'il ne doit pas être divulgué, le tiers concerné est consulté si: a) le document est un document sensible au sens de l'article 9, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001; b) le document provient d'un État membre et: a été soumis au Conseil avant le 3 décembre 2001, ou l'État membre concerné a demandé qu'il ne soit pas divulgué sans son accord préalable.

2 Dans tous les autres cas, lorsque le Conseil est saisi d'une demande relative à un document en sa possession émanant d'un tiers, le secrétariat général, aux fins de l'application de l'article 4, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1049/2001 consulte le tiers concerné, à moins qu'il ne résulte clairement de l'examen du document au regard de l'article 4, paragraphes 1, 2 et 3, du règlement (CE) no 1049/2001, qu'il doit ou qu'il ne doit pas être divulgué.

3 Le tiers est consulté par écrit (y compris par courrier électronique) et un délai de réponse raisonnable lui est accordé, compte tenu du délai fixé à l'article 7 du règlement (CE) no 1049/2001. Dans les cas visés au paragraphe 1, le tiers est invité à communiquer son avis par écrit.

4 Lorsque le document ne relève pas du paragraphe 1, point a) ou b), et que, compte tenu de l'avis négatif du tiers, le secrétariat général n'a pas acquis la conviction que l'article 4, paragraphe 1 ou 2, du règlement (CE) no 1409/2001 est applicable, le Conseil est saisi du dossier. Si le Conseil envisage de rendre le document accessible au public, le tiers est immédiatement informé par écrit que le Conseil a l'intention de rendre le document accessible au public après un délai d'au moins dix jours ouvrables. Simultanément, l'attention du tiers est attirée sur l'article 243 du traité instituant la Communauté européenne.

Les demandes de consultation du Conseil émises par une autre institution ou par un État membre et portant sur une demande concernant un document du Conseil sont envoyées par courrier électronique à l'adresse [email protected] ou par télécopieur au numéro suivant: (32-2) 285 63 61. Le secrétariat général rend son avis au nom du Conseil rapidement, en tenant compte du délai nécessaire pour permettre une décision de l'institution ou de l'État membre concernés, et au plus tard dans un délai de cinq jours ouvrables.

Toute demande présentée par un État membre en vertu de l'article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1049/2001 est présentée par écrit au secrétariat général.

Lorsqu'un État membre soumet une demande au Conseil, elle est traitée conformément aux articles 7 et 8 du règlement (CE) no 1049/2001 et aux dispositions pertinentes de la présente annexe. Lorsque l'accès est totalement ou partiellement refusé, le demandeur est informé de ce que toute demande confirmative doit être adressée directement au Conseil.

Les demandes d'accès à un document sont adressées par écrit au secrétaire général du Conseil/haut représentant, rue de la Loi/Wetstraat 175, B-1048 Bruxelles, par courrier électronique à l'adresse [email protected] ou par télécopieur au numéro suivant: (32-2) 285 63 61.

Sous réserve de l'article 9, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE) no 1049/2001, toute demande d'accès à un document du Conseil est examinée par le secrétariat général.

Sous réserve de l'article 9, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE) no 1049/2001, toute demande confirmative fait l'objet d'une décision du Conseil.

La redevance due pour la réalisation et l'envoi de copies de documents du Conseil est fixée par le secrétaire général.

1 Le secrétariat général est chargé de fournir un accès public au registre des documents du Conseil.

2 Outre les références aux documents, le registre indique les documents qui, parmi ceux qui ont été établis après le 1er juillet 2000, ont déjà été rendus accessibles au public. Sous réserve du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données , et de l'article 16 du règlement (CE) no 1049/2001, leur contenu est publié sur Internet.

1 Le présent article s'applique à tous les documents du Conseil, pour autant qu'ils ne soient pas classifiés, et sans préjudice de la possibilité de présenter une demande écrite conformément à l'article 6 du règlement (CE) no 1049/2001.

2 Aux fins du présent article, on entend par: “diffusion”, la distribution de la version finale d'un document aux membres du Conseil, à leurs représentants ou délégués, “documents législatifs”, les documents établis ou reçus au cours des procédures d'adoption d'actes législatifs au sens de l'article 7 du règlement intérieur du Conseil.

3 Le secrétariat général rend accessibles au public, dès leur diffusion, les documents suivants: a) les documents dont l'auteur n'est ni le Conseil ni un État membre, qui ont été rendus publics par leur auteur ou avec son accord; b) les ordres du jour provisoires des sessions du Conseil dans ses différentes formations; c) tout texte adopté par le Conseil et destiné à être publié au Journal officiel de l'Union européenne.

4 À condition qu'ils ne soient manifestement couverts par aucune des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, le secrétariat général peut également rendre accessibles au public, dès leur diffusion, les documents suivants: a) les ordres du jour provisoires des comités et des groupes; b) d'autres documents tels que les notes d'information, les rapports, les rapports d'étape et les rapports sur l'état des travaux du Conseil ou d'une de ses instances préparatoires, qui ne reflètent pas les positions individuelles des délégations, à l'exclusion des avis et des contributions du service juridique.

5 Outre les documents visés aux paragraphes 3 et 4 ci-dessus, le secrétariat général du Conseil rend accessibles au public, dès leur diffusion, les documents législatifs suivants: a) les notes de transmission et les copies de lettres relatives à des actes législatifs adressées au Conseil par d'autres institutions ou organes de l'Union européenne ou, sous réserve de l'article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1049/2001, par un État membre; b) les notes soumises au Coreper et/ou au Conseil pour approbation (notes point “I/A” et point “A”), ainsi que les projets d'actes législatifs auxquels elles font référence; c) les décisions adoptées par le Conseil au cours de la procédure visée à l'article 251 du traité CE et les projets communs approuvés par le comité de conciliation.

6 Après l'adoption d'une des décisions visées au paragraphe 5, point c), ou l'adoption définitive de l'acte concerné, le secrétariat général rend accessibles au public tous les documents législatifs relatifs à cet acte qui ont été établis avant l'une de ces décisions et ne sont couverts par aucune des exceptions visées à l'article 4, paragraphes 1 et 2, et paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 1049/2001, tels que les notes d'information, les rapports, les rapports d'étape et les rapports sur l'état des travaux du Conseil ou d'une de ses instances préparatoires (“résultats des travaux”), à l'exclusion des avis et des contributions du service juridique. À la demande d'un État membre, les documents qui sont couverts par le premier alinéa et qui reflètent la position de la délégation de cet État membre au sein du Conseil, ne sont pas rendus accessibles au public en vertu de la présente décision.