Reglamento (CE) n o  1078/2008 de la Comisión, de 3 de noviembre de 2008 , por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n o  861/2006 del Consejo por lo que respecta a los gastos efectuados por los Estados miembros para la recopilación y gestión de los datos básicos sobre pesca

El presente Reglamento establece las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) no 861/2006 por lo que respecta a los gastos efectuados por los Estados miembros para la recopilación y gestión de los datos básicos sobre pesca.

1 Los Estados miembros que deseen recibir una contribución financiera de la Comunidad para la aplicación de su programa plurianual mencionado en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 199/2008, en lo sucesivo «el programa nacional», presentarán a la Comisión, a más tardar el 31 de marzo del año anterior al período de aplicación de dicho programa: a) las previsiones presupuestarias anuales correspondientes al primer año de aplicación del programa nacional, y b) las previsiones presupuestarias anuales indicativas correspondientes a cada uno de los años siguientes a la aplicación del programa nacional.

2 Los Estados miembros presentarán las previsiones presupuestarias anuales definitivas correspondientes a cada uno de los años de aplicación de su programa nacional siguiente al primer año, en caso de que dichas previsiones varíen con respecto a las previsiones presupuestarias indicativas ya presentadas. Las previsiones presupuestarias anuales definitivas se presentarán a más tardar el 31 de octubre anterior al año de aplicación de que se trate.

3 En lo que atañe al primer programa nacional que abarca el período 2009-2010, las previsiones presupuestarias anuales se presentarán el 15 de octubre de 2008, a más tardar.

1 Las previsiones presupuestarias anuales incluirán los gastos anuales previstos en que el Estado miembro espere incurrir a la hora de aplicar su programa nacional.

2 Las previsiones presupuestarias anuales se presentarán: a) por categorías de gastos con arreglo al anexo I del presente Reglamento; b) por módulos, de acuerdo con la definición de la Decisión de la Comisión por la que se establece el programa comunitario plurianual sobre la recopilación, gestión y uso de los datos del sector de la pesca y la acuicultura, y c) si procede, por regiones, de acuerdo con la definición del artículo 1, letra a), del Reglamento (CE) no 665/2008 de la Comisión .

3 Los Estados miembros presentarán las previsiones presupuestarias anuales por medios electrónicos y a través de los formularios financieros establecidos y facilitados por la Comisión.

1 La Comisión evaluará las previsiones presupuestarias anuales teniendo en cuenta los programas nacionales aprobados de acuerdo con el artículo 6, apartado 3, del Reglamento (CE) no 199/2008.

2 A efectos de la evaluación de las previsiones presupuestarias anuales, la Comisión podrá solicitar a los Estados miembros más aclaraciones sobre los gastos en cuestión. Los Estados miembros deberán facilitar dichas aclaraciones en el plazo de 15 días naturales a partir de la solicitud de la Comisión.

3 En caso de que los Estados miembros no faciliten suficientes aclaraciones en el plazo indicado en el apartado 2, la Comisión podrá excluir, según proceda, los gastos correspondientes de las previsiones presupuestarias anuales respectivas pendientes de aprobación.

La Comisión aprobará las previsiones presupuestarias anuales y decidirá acerca de la contribución financiera comunitaria a cada uno de los programas nacionales, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 24 del Reglamento (CE) no 861/2006 y sobre la base del resultado de la evaluación de las previsiones presupuestarias anuales a que se refiere el artículo 4.

1 Se autorizará a los Estados miembros a transferir los importes establecidos en las previsiones presupuestarias anuales aprobadas de conformidad con el artículo 5 entre módulos y categorías de gastos tan solo dentro de la misma región, siempre que: a) los importes transferidos no excedan de 50000 EUR o el 10 % del presupuesto total aprobado para la región, en caso de que el importe de dicho presupuesto sea inferior a 500000 EUR; b) informen a la Comisión cuando se plantee la necesidad de proceder a una transferencia.

2 Las demás modificaciones de las previsiones presupuestarias anuales aprobadas de conformidad con el artículo 5 deberán justificarse debidamente y serán aprobadas por la Comisión antes de que se realice el gasto.

1 Para poder beneficiarse de la contribución financiera comunitaria, los gastos deberán: a) haber sido realmente efectuados por el Estado miembro; b) referirse a una acción prevista en el programa nacional; c) figurar en las previsiones presupuestarias anuales; d) pertenecer a una de las categorías enumeradas en el anexo I; e) referirse a una acción ejecutada de conformidad con las condiciones establecidas en el Reglamento (CE) no 199/2008 y sus disposiciones de aplicación; f) ser identificables y comprobables y, concretamente, estar consignados en los registros contables del Estado miembro y sus socios; g) haberse fijado de conformidad con las normas contables aplicables y ajustarse a los requisitos de la legislación nacional; h) ser razonables y justificados y cumplir el principio de buena gestión financiera, en especial en lo referente a los requisitos de economía y relación coste/eficacia; i) haberse efectuado durante el período de ejecución de la acción previsto en el programa nacional.

2 Los gastos subvencionables deberán estar relacionados con a) las siguientes actividades de recopilación de datos: la recopilación de datos sobre los puntos de muestreo mencionados en el artículo 10 del Reglamento (CE) no 199/2008 mediante muestreo directo o entrevistas y consultas, la observación en el mar de la pesca comercial y recreativa mencionada en el artículo 11 del Reglamento (CE) no 199/2008, las campañas científicas de investigación a que se refiere el artículo 12 del Reglamento (CE) no 199/2008; b) las siguientes actividades de gestión de datos previstas en el programa comunitario plurianual mencionado en el artículo 3 del Reglamento (CE) no 199/2008: el desarrollo de bases de datos y de sitios web, la incorporación de datos (almacenamiento), el control y la validación de la calidad de los datos, la transformación de los datos primarios en datos detallados o agregados, el proceso de transformación de los datos socioeconómicos primarios en metadatos; c) las siguientes actividades de utilización de datos previstas en el programa comunitario plurianual mencionado en el artículo 3 del Reglamento (CE) no 199/2008: la elaboración de conjuntos de datos y su uso para apoyar los análisis científicos como base para la gestión de la pesca, las estimaciones de los parámetros biológicos (edad, peso, sexo, grado de madurez y fecundidad), la preparación de conjuntos de datos para la evaluación de poblaciones y la elaboración de modelos bioeconómicos, y los correspondientes análisis científicos.

Los siguientes gastos no podrán beneficiarse de la contribución financiera comunitaria: a) los márgenes de beneficio, las provisiones y las deudas incobrables; b) los intereses adeudados y los gastos bancarios; c) los costes salariales medios; d) los costes indirectos tales como edificios y terrenos, administración, personal de apoyo, material de oficina, infraestructuras, costes de explotación y mantenimiento, tales como costes de telecomunicaciones, bienes y servicios; e) los equipos que no estén destinados a la recopilación y gestión de datos, tales como escáneres, impresoras, teléfonos móviles, radioteléfonos portátiles, vídeos y cámaras; f) la adquisición de vehículos; g) los gastos de distribución, comercialización y publicidad destinados a promocionar productos y actividades comerciales; h) los gastos de representación, salvo aquellos que la Comisión considere estrictamente necesarios para la ejecución del programa nacional; i) los gastos suntuarios y de publicidad; j) todos los gastos relativos a otros programas/proyectos financiados por terceros; k) todos los gastos efectuados para proteger los resultados de los trabajos llevados a cabo en el marco del programa nacional; l) las exacciones recuperables de cualquier tipo (incluido el IVA); m) los recursos puestos a disposición del Estado miembro de forma gratuita; n) el valor de las contribuciones en especie; o) los gastos innecesarios o desproporcionados.

1 Los Estados miembros podrán contar con la asistencia de socios a la hora de aplicar su programa nacional. Los socios serán organizaciones expresamente identificadas en el programa nacional para ayudar a los Estados miembros a poner en aplicación la totalidad o una parte significativa de dicho programa. Los socios participarán directamente en la ejecución técnica de una o varias tareas del programa y estarán sujetos a las mismas obligaciones que los Estados miembros por lo que respecta a la aplicación de los programas nacionales.

2 En el contexto del programa, los socios no actuarán como subcontratistas del Estado miembro ni de otros socios.

3 Durante períodos determinados, algunas tareas específicas del programa nacional podrán ser llevadas a cabo por subcontratistas, aunque estos no recibirán la consideración de socios. Los subcontratistas serán personas físicas o jurídicas que presten servicios a los Estados miembros o los socios. El posible recurso a la subcontratación durante la ejecución del proyecto, si no está previsto en la propuesta de programa inicial, estará sujeto a la autorización previa por escrito de la Comisión.

1 Los Estados miembros presentarán a la Comisión solicitudes de reembolso de los gastos a que haya dado lugar la ejecución de los programas nacionales a más tardar el 31 de mayo de cada año siguiente al año natural de que se trate. Dichas solicitudes deberán constar de: a) una carta en la que figure el importe total cuyo reembolso se solicite, en la que se indiquen claramente los datos enumerados en el anexo II; b) un informe financiero desglosado por categorías de gastos, módulos y, en su caso, por regiones, según se indican en los formularios financieros mencionados en el artículo 3, apartado 3; el informe financiero se presentará en el formato establecido y facilitado por la Comisión a los Estados miembros; c) la declaración de gastos definida en el anexo III, y d) los justificantes correspondientes según se indican en el anexo I.

2 Las solicitudes de reembolso se presentarán a la Comisión por medios electrónicos.

3 A la hora de presentar las solicitudes de reembolso, los Estados miembros adoptarán todas las disposiciones adecuadas para comprobar y certificar: a) que las acciones desarrolladas y la declaración de los gastos efectuados en virtud de la decisión mencionada en el artículo 5 se atienen al programa aprobado por Comisión; b) que la solicitud de reembolso se ajusta a las condiciones establecidas en los artículos 7 y 8; c) que los gastos se han realizado de conformidad con las condiciones establecidas en el Reglamento (CE) no 861/2006, el presente Reglamento, la decisión mencionada en el artículo 5 y la normativa comunitaria en materia de adjudicación de contratos públicos.

1 La Comisión evaluará las solicitudes de reembolso desde el punto de vista de su cumplimiento del presente Reglamento.

2 A efectos de la evaluación de las solicitudes de reembolso, la Comisión podrá solicitar más aclaraciones al Estado miembro. Este deberá facilitar dichas aclaraciones en el plazo de 15 días naturales a partir de la solicitud de la Comisión.

En caso de que los Estados miembros no comuniquen suficientes clarificaciones en el plazo mencionado en el artículo 11, apartado 2, y la Comisión considere que las solicitudes de reembolso no se ajustan a las condiciones establecidas en el presente Reglamento, la Comisión solicitará al Estado miembro que presente sus observaciones en el plazo de 15 días naturales. En caso de que, tras el correspondiente examen, se confirme que ha habido incumplimiento, la Comisión denegará el reembolso de la totalidad o parte del gasto en cuestión y, en su caso, solicitará el reembolso de los pagos indebidos o anulará los importes pendientes.

La Comisión aprobará las solicitudes de reembolso sobre la base del resultado del procedimiento establecido en los artículos 11 y 12.

1 La contribución financiera comunitaria concedida a un Estado miembro de acuerdo con el artículo 8 respecto a cada año de aplicación del programa nacional se abonará en dos tramos como se indica a continuación: a) un pago de prefinanciación equivalente al 50 % de la contribución comunitaria; dicho pago se realizará tras la notificación al Estado miembro de la decisión a que se refiere el artículo 5 y la recepción de una carta en la que se solicite el pago de prefinanciación y en la que figuren claramente los datos enumerados en el anexo II; b) un saldo anual basado en la solicitud de reembolso mencionada en el artículo 10; el pago se realizará en un plazo de 45 días a partir de la aprobación por la Comisión de la solicitud de reembolso mencionada en el artículo 12.

2 Las reducciones en concepto de penalización mencionadas en el artículo 8 del Reglamento (CE) no 199/2008 se aplicarán al saldo anual a que se refiere el apartado 1, letra b).

3 Las declaraciones de gastos adicionales y los justificantes correspondientes no se aceptarán después del pago del saldo.

1 Las previsiones presupuestarias anuales y las solicitudes de reembolso se expresarán en euros.

2 Por lo que respecta al primer año de aplicación del programa nacional, los Estados miembros que no participan en la tercera fase de la unión económica y monetaria aplicarán el tipo de cambio publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea el 1 de marzo del año anterior al período de aplicación de dicho programa. Para el primer programa nacional que abarca el período 2009-2010, dicha fecha será el 1 de octubre de 2008.

3 Para cada uno de los años de aplicación del programa nacional siguientes al primero, los Estados miembros que no participan en la tercera fase de la unión económica y monetaria aplicarán el tipo de cambio publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea el 1 de octubre del año anterior al año de aplicación de que se trate.

4 Los Estados miembros que no participan en la tercera fase de la unión económica y monetaria especificarán el tipo de cambio utilizado en las previsiones presupuestarias anuales y la solicitud de reembolso.

Los Estados miembros facilitarán a la Comisión y al Tribunal de Cuentas toda la información que soliciten estas instituciones a efectos de las auditorías y correcciones financieras mencionadas en el artículo 28 del Reglamento (CE) no 861/2006.

El presente Reglamento entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Será aplicable a los gastos efectuados a partir del 1 de enero de 2009.