Règlement (CE) n o  1078/2008 de la Commission du 3 novembre 2008 fixant les modalités d’application du règlement (CE) n o  861/2006 du Conseil en ce qui concerne les dépenses supportées par les États membres pour la collecte et la gestion des données de base dans le secteur de la pêche

Le présent règlement fixe les modalités d’application du règlement (CE) no 861/2006 en ce qui concerne la participation financière de la Communauté aux dépenses supportées par les États membres pour la collecte et la gestion des données de base dans le secteur de la pêche.

1 Les États membres qui souhaitent bénéficier d’une participation financière de la Communauté pour la mise en œuvre de leur programme pluriannuel au sens de l’article 4 du règlement (CE) no 199/2008, ci-après dénommé «le programme national», soumettent à la Commission pour le 31 mars de l’année précédant la période de mise en œuvre de ce programme: a) des prévisions budgétaires annuelles pour la première année de mise en œuvre du programme national; et b) des prévisions budgétaires annuelles indicatives pour chacune des années suivantes de mise en œuvre du programme national.

2 Les États membres soumettent, après les premières prévisions, des prévisions budgétaires annuelles définitives pour chacune des années de mise en œuvre de leur programme national lorsqu’elles diffèrent des prévisions budgétaires indicatives déjà présentées. Les prévisions budgétaires annuelles définitives sont soumises pour le 31 octobre précédant l’année de mise en œuvre concernée.

3 En ce qui concerne le premier programme national, qui couvre la période 2009-2010, les prévisions budgétaires annuelles sont présentées au plus tard le 15 octobre 2008.

1 Les prévisions budgétaires annuelles comprennent les dépenses annuelles prévues qu’un État membre s’attend à devoir supporter pour la mise en œuvre de son programme national.

2 Les prévisions budgétaires annuelles sont présentées: a) par catégorie de dépenses, conformément à l’annexe I du présent règlement; b) par module au sens de la décision de la Commission établissant le programme pluriannuel pour la collecte, la gestion et l’utilisation de données dans les secteurs de la pêche et de l’aquaculture; et c) le cas échéant, par région au sens de l’article 1er, point a), du règlement (CE) no 665/2008 de la Commission .

3 Les États membres soumettent les prévisions budgétaires annuelles par voie électronique, au moyen des formulaires financiers que la Commission a établis et leur a communiqués.

1 La Commission évalue les prévisions budgétaires annuelles en tenant compte des programmes nationaux approuvés conformément à l’article 6, paragraphe 3, du règlement (CE) no 199/2008.

2 Aux fins de l’évaluation des prévisions budgétaires annuelles, la Commission peut demander à un État membre de lui fournir des précisions sur les dépenses considérées. L’État membre fournit ces précisions dans les quinze jours calendrier suivant la demande de la Commission.

3 Si l’État membre ne fournit pas de précisions suffisantes dans le délai visé au paragraphe 2, la Commission peut, le cas échéant, exclure les dépenses considérées des prévisions budgétaires annuelles à approuver.

La Commission approuve les prévisions budgétaires annuelles et arrête, pour chaque programme national, une décision relative à la participation financière annuelle de la Communauté, conformément à la procédure définie à l’article 24 du règlement (CE) no 861/2006 et sur la base des résultats de l’évaluation des prévisions budgétaires annuelles prévue à l’article 4.

1 Les États membres sont autorisés à transférer les montants établis dans les prévisions budgétaires annuelles approuvées conformément à l’article 5 d’un module à l’autre et d’une catégorie de coûts à l’autre, uniquement au sein d’une même région, à condition: a) que les montants transférés ne dépassent pas 50000 EUR, ou 10 % du budget total approuvé pour la région dans les cas où le montant de ce budget est inférieur à 500000 EUR; b) qu’ils informent la Commission de la nécessité d’un transfert.

2 Toute autre modification des prévisions budgétaires annuelles approuvées conformément à l’article 5 doit être dûment justifiée et approuvée par la Commission avant que la dépense ne soit réalisée.

1 Pour être admissibles au bénéfice d’une participation financière de la Communauté, les dépenses doivent: a) avoir été réellement supportées par l’État membre; b) concerner une action prévue dans le programme national; c) être indiquées dans les prévisions budgétaires annuelles; d) relever d’une des catégories énumérées à l’annexe I; e) porter sur une action exécutée dans le respect des conditions prévues par le règlement (CE) no 199/2008 et ses modalités d’application; f) être identifiables et vérifiables, et notamment être inscrites dans la comptabilité de l’État membre et de ses partenaires; g) être déterminées conformément aux normes comptables applicables et satisfaire aux exigences de la législation nationale; h) être raisonnables, justifiées et répondre aux exigences d’une bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l’économie et l’efficience; i) avoir été supportées au cours de la période de mise en œuvre de l’action prévue dans le programme national.

2 Les dépenses admissibles concernent: a) les activités suivantes relatives à la collecte de données: collecte de données sur les sites d’échantillonnage visés à l’article 10 du règlement (CE) no 199/2008 à partir d’échantillonnages directs ou d’interviews et de questions, observation en mer de la pêche commerciale et de la pêche récréative conformément à l’article 11 du règlement (CE) no 199/2008, campagnes de recherche océanographiques conformément à l’article 12 du règlement (CE) no 199/2008; b) les activités suivantes relatives à la gestion des données, prévues dans le programme communautaire pluriannuel visé à l’article 3 du règlement (CE) no 199/2008: mise au point d’une base de données et d’un site web, saisie de données (stockage), contrôle de la qualité des données et validation, traitement des données primaires, en vue d’établir des données détaillées ou agrégées, transformation des données socio-économiques primaires en métadonnées; c) les activités suivantes relatives à l’utilisation des données, prévues dans le programme communautaire pluriannuel visé à l’article 3 du règlement (CE) no 199/2008: production d’ensembles de données et leur utilisation à l’appui d’analyses scientifiques comme base d’informations pour la gestion de la pêche, évaluations de paramètres biologiques (âge, poids, sexe, maturité et fécondité), préparation d’ensembles de données aux fins de l’évaluation des stocks, de la modélisation bioéconomique et d’analyses scientifiques correspondantes.

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles au bénéfice d’une participation financière de la Communauté: a) les marges bénéficiaires, provisions et créances douteuses; b) les intérêts débiteurs et frais bancaires; c) les dépenses moyennes de main-d’œuvre; d) les coûts indirects, tels que ceux qui concernent les bâtiments et les sites, l’administration, le personnel de soutien, les fournitures de bureau, l’infrastructure, les coûts de fonctionnement et d’entretien (par exemple, les coûts des télécommunications), les équipements et services; e) les dépenses relatives aux équipements qui ne sont pas utilisés pour la collecte de données et à des fins de gestion, tels que les scanneurs, les imprimantes, les téléphones portables, les émetteurs-récepteurs portatifs de radio (talkies-walkies), les équipements vidéo et les appareils photographiques; f) les achats de véhicules; g) les dépenses de distribution, de commercialisation et de publicité destinées à promouvoir des produits ou des activités commerciales; h) les frais de représentation, à l’exception de ceux qui sont reconnus par la Commission comme absolument nécessaires pour la mise en œuvre du programme national; i) les dépenses de luxe et de publicité; j) toute dépense concernant d’autres programmes/projets financés par un tiers; k) toutes les dépenses liées à la protection des résultats des travaux exécutés dans le cadre du programme national; l) tout type de prélèvement récupérable (y compris la TVA); m) les ressources mises gratuitement à la disposition de l’État membre; n) les valeurs des apports en nature; o) les dépenses inutiles ou inconsidérées.

1 Les États membres peuvent être assistés par des partenaires pour la mise en œuvre du programme national. Les partenaires sont des organismes expressément désignés dans le programme national afin d’assister les États membres dans la mise en œuvre de la totalité ou d’une part importante du programme. Les partenaires participent directement à la mise en œuvre technique d’une ou de plusieurs tâches du programme national et sont soumis aux mêmes obligations que les États membres en ce qui concerne la mise en œuvre des programmes nationaux.

2 Les partenaires n’agissent pas, dans le cadre du programme, en tant que sous-traitants pour le compte de l’État membre ou des autres partenaires.

3 Pendant une durée déterminée, des tâches spécifiques du programme national peuvent être exécutées par des sous-traitants, qui ne sont pas considérés comme des partenaires. Les sous-traitants sont des personnes physiques ou morales fournissant des services aux États membres et/ou aux partenaires. S’il n’est pas prévu dans la proposition de programme initiale, le recours à des sous-traitants pendant la mise en œuvre de l’action est subordonné à l’autorisation écrite préalable de la Commission.

1 Les États membres soumettent à la Commission les demandes de remboursement relatives aux dépenses supportées pour la mise en œuvre des programmes nationaux au plus tard le 31 mai de l’année suivant l’année civile concernée. Ces demandes comprennent: a) une lettre précisant le montant total du remboursement demandé et décrivant clairement les éléments énoncés à l’annexe II; b) un rapport financier, présenté par catégorie de dépenses, par module et, le cas échéant, par région, conformément aux formulaires financiers visés à l’article 3, paragraphe 3. Le rapport financier est présenté dans le format établi et communiqué aux États membres par la Commission; c) un état des dépenses, conformément à l’annexe III; et d) les pièces justificatives appropriées, conformément à l’annexe I.

2 Les demandes de remboursement sont présentées à la Commission par voie électronique.

3 Lors de l’introduction des demandes de remboursement, les États membres prennent les mesures nécessaires pour vérifier et certifier que: a) les actions menées et l’état des dépenses supportées dans le cadre de la décision visée à l’article 5 correspondent au programme national approuvé par la Commission; b) la demande de remboursement répond aux conditions fixées dans les articles 7 et 8; c) les dépenses ont été supportées conformément aux conditions fixées dans le règlement (CE) no 861/2006, dans le présent règlement, dans la décision visée à l’article 5 et dans la législation communautaire relative à la passation des marchés publics.

1 La Commission évalue si les demandes de remboursement sont conformes au présent règlement.

2 Aux fins de l’évaluation de la demande de remboursement, la Commission peut demander à un État membre de lui fournir des précisions. L’État membre fournit ces précisions dans les 15 jours calendrier suivant la demande de la Commission.

Si l’État membre ne fournit pas de précisions suffisantes dans le délai indiqué à l’article 11, paragraphe 2, et que la Commission considère que la demande ne remplit pas les conditions prévues par le présent règlement, elle demande à l’État membre de présenter ses observations dans un délai de quinze jours calendrier. Si l’examen confirme que la demande n’est pas conforme, la Commission refuse de rembourser tout ou partie des dépenses concernées et, le cas échéant, demande le remboursement des paiements indus ou procède au dégagement des montants restant à liquider.

La Commission approuve les demandes de remboursement sur la base du résultat de la procédure prévue aux articles 11 et 12.

1 La participation financière de la Communauté accordée conformément à l’article 8 à un État membre pour chaque année de mise en œuvre du programme national est versée en deux tranches, comme suit: a) un préfinancement correspondant à 50 % de la participation communautaire. Ce paiement est effectué après notification à l’État membre de la décision visée à l’article 5 et réception d’une lettre demandant le paiement du préfinancement et indiquant clairement les éléments prévus à l’annexe II; b) un paiement annuel du solde sur la base de la demande de remboursement visée à l’article 10. Le versement est effectué dans les quarante-cinq jours suivant l’approbation par la Commission de la demande de remboursement visée à l’article 12.

2 La réduction de l’aide visée à l’article 8 du règlement (CE) no 199/2008 est appliquée au paiement annuel du solde visé au paragraphe 1, point b).

3 Aucune déclaration de dépenses ni aucune pièce justificative supplémentaires ne sont acceptées après l’exécution du paiement du solde.

1 Les prévisions budgétaires annuelles et les demandes de remboursement sont exprimées en euros.

2 Pour la première année de mise en œuvre du programme national, les États membres qui ne participent pas à la troisième phase de l’Union économique et monétaire appliquent le taux de change publié dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne le 1er mars de l’année précédant la période de la mise en œuvre de ce programme. En ce qui concerne le premier programme national, qui couvre la période 2009-2010, cette date est fixée au 1er octobre 2008.

3 Pour chacune des années suivantes de mise en œuvre du programme national, les États membres qui ne participent pas à la troisième phase de l’Union économique et monétaire appliquent le taux de change publié dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne le 1er octobre de l’année précédant l’année de mise en œuvre concernée.

4 Les États membres qui ne participent pas à la troisième phase de l’Union économique et monétaire indiquent le taux de change utilisé dans les prévisions budgétaires annuelles et dans la demande de remboursement.

Les États membres fournissent à la Commission et à la Cour des comptes toute information que ces institutions peuvent demander pour les audits et les corrections financières visées à l’article 28 du règlement (CE) no 861/2006.

Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne. Il s’applique aux dépenses supportées à compter du 1er janvier 2009.