Décision du collège 2009-8 adoptant le règlement financier applicable à Eurojust

Le présent règlement spécifie clairement le principe et les règles essentiels gouvernant l’établissement et l’exécution du budget d’Eurojust.

Aux fins du présent règlement, on entend par: 1) «décision instituant Eurojust», la décision 2002/187/JAI du Conseil du 28 février 2002 instituant Eurojust afin de renforcer la lutte contre les formes graves de criminalité, telle que modifiée par la décision du Conseil du 18 juin 2003 (2003/659/JAI); 2) «Eurojust», l’unité de coopération judiciaire mise en place par la décision instituant Eurojust en tant qu’organe de l’Union européenne; 3) «collège», l’unité à laquelle il est fait référence à l’article 10, paragraphe 1, de la décision instituant Eurojust; 4) «le directeur administratif», la personne mentionnée à l’article 29 et à l’article 36, paragraphe 1, de la décision instituant Eurojust; 5) «personnel», le directeur administratif ainsi que le personnel auquel il est fait référence à l’article 30 de la décision instituant Eurojust; 6) «budget», le budget d’Eurojust auquel il est fait référence à l’article 34 de la décision instituant Eurojust; 7) «autorité budgétaire», le Parlement européen et le Conseil de l’Union européenne; 8) «règlement financier général», le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 sur le règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes; 9) «règlement financier-cadre», le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002; 10) «modalités d’exécution du règlement financier général», le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes ; 11) «modalités d’exécution du règlement financier d’Eurojust» les modalités d’exécution de ce règlement financier; 12) «règlementation financière d’Eurojust», la décision instituant Eurojust, le présent règlement financier et les règles d’exécution financières d’Eurojust; 13) «statut», règlements et règles applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes.

Dans les conditions définies au présent règlement, l’établissement et l’exécution du budget respectent les principes d’unité et de vérité budgétaire, d’annualité, d’équilibre, d’unité de compte, d’universalité, de spécialité, de bonne gestion financière — qui suppose un contrôle interne efficace et efficient — et de transparence.

Le budget est l’acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, l’ensemble des recettes et des dépenses estimées nécessaires pour l’exécution de la décision instituant Eurojust.

Le budget comprend: a) des recettes propres comprenant toutes les redevances ou taxes et, sous réserve de l’article 51, les intérêts qu’Eurojust est autorisé à percevoir en vertu de services prodigués en plus des missions qui lui sont confiées ainsi que d’autres recettes éventuelles; b) des recettes comprenant les contributions financières éventuelles des États membres qui accueillent l’organisme; c) une subvention accordée par les Communautés européennes; d) des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques selon l’article 19, paragraphe 1; e) les dépenses d’Eurojust, y compris les dépenses administratives.

1 Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à une ligne du budget.

2 Aucun crédit ne doit être inscrit au budget s’il ne correspond pas à une dépense estimée nécessaire.

3 Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget.

Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d’un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre.

1 Le budget comporte des crédits non dissociés et, lorsque des exigences de fonctionnement le justifient, des crédits dissociés. Ces derniers donnent lieu à des crédits d’engagement et à des crédits de paiement.

2 Les crédits d’engagement couvrent le coût total des engagements juridiques souscrits pendant l’exercice en cours.

3 Les crédits de paiement couvrent les paiements qui découlent de l’exécution des engagements juridiques souscrits au cours de l’exercice et/ou des exercices antérieurs.

4 Les crédits administratifs sont des crédits non dissociés. Les dépenses de fonctionnement résultant de contrats couvrant des périodes dépassant la durée de l’exercice, soit conformément aux usages locaux, soit relatifs à la fourniture de matériel d’équipement, sont imputées au budget de l’exercice au cours duquel elles sont effectuées.

1 Les recettes d’Eurojust visées à l’article 5 sont prises en compte au titre d’un exercice sur la base des montants perçus au cours de l’exercice.

2 Les recettes d’Eurojust ouvrent à la même hauteur des crédits de paiement.

3 Les crédits alloués au budget au titre d’un exercice ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses engagées et payées au cours de cet exercice ainsi que pour couvrir les montants dus au titre d’engagements qui remontent à des exercices antérieurs.

4 Les engagements de crédits sont comptabilisés sur la base des engagements juridiques effectués jusqu’au 31 décembre.

5 Les paiements sont comptabilisés au titre d’un exercice sur la base des paiements exécutés par le comptable, au plus tard le 31 décembre de cet exercice.

1 Les crédits non utilisés à la fin de l’exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés. Toutefois, ils peuvent faire l’objet d’une décision de report, limité au seul exercice suivant, prise par le collège, au plus tard le 15 février, conformément aux dispositions des paragraphes 2 à 7.

2 Les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l’objet d’un report.

3 Pour les crédits d’engagement et les crédits non dissociés non encore engagés à la clôture de l’exercice, le report peut porter sur les montants correspondant aux crédits d’engagement pour lesquels la plupart des étapes préparatoires à l’acte d’engagement, à définir dans les modalités d’exécution du règlement financier d’Eurojust, sont achevées au 31 décembre; ces montants peuvent être engagés jusqu’au 31 mars de l’année suivante.

4 Pour les crédits de paiement, le report peut porter sur les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d’engagement reportés, lorsque les crédits prévus sur les lignes concernées au budget de l’exercice suivant ne permettent pas de couvrir les besoins. Eurojust utilise par priorité les crédits autorisés pour l’exercice en cours et n’a recours aux crédits reportés qu’après épuisement des premiers.

5 Les crédits non dissociés, correspondant à des obligations régulièrement contractées à la clôture de l’exercice, sont reportés de droit au seul exercice suivant.

6 Les crédits reportés non engagés au 31 mars de l’exercice N + 1 sont automatiquement annulés. La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.

7 Les crédits disponibles au 31 décembre au titre de recettes affectées visées à l’article 19 font l’objet d’un report de droit. Eurojust informe la Commission au plus tard le 1er juin de l’année N + 1 de l’exécution des recettes affectées reportées. Les crédits disponibles correspondant aux recettes affectées reportées doivent être utilisés en priorité.

Les dégagements, à la suite de la non-exécution totale ou partielle des actions auxquelles les crédits ont été affectés, intervenant au cours des exercices ultérieurs par rapport à l’exercice pendant lequel ces crédits ont été engagés, donnent lieu à l’annulation des crédits correspondants.

Les crédits figurant au budget peuvent être engagés avec effet au 1er janvier, dès que le budget devient définitif.

1 Les dépenses de gestion courante peuvent faire, à partir du 15 novembre de chaque année, l’objet d’engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l’exercice suivant. Toutefois, ces engagements ne peuvent pas dépasser le quart des crédits décidés par le collège figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l’exercice en cours. Ils ne peuvent pas porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n’a pas encore été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté.

2 Les dépenses qui, tels les loyers, doivent être effectuées par anticipation peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l’exercice suivant. Dans ce cas, le plafond fixé au paragraphe 1 n’est pas applicable.

1 Si le budget n’est pas arrêté à l’ouverture de l’exercice, les règles suivantes s’appliquent aux opérations d’engagement et de paiement relatives aux dépenses dont l’imputation sur une ligne budgétaire spécifique aurait été possible au titre de l’exécution du dernier budget régulièrement arrêté.

2 Les opérations d’engagement peuvent être effectuées par chapitre, dans la limite du quart de l’ensemble des crédits autorisés pour l’exercice précédent sur le chapitre en question, augmenté d’un douzième pour chaque mois écoulé. Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement par chapitre dans la limite du douzième des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent. La limite des crédits prévus dans l’état provisionnel de recettes et de dépenses ne peut être dépassée.

3 À la demande du directeur administratif, si la continuité de l’action d’Eurojust et les nécessités de la gestion l’exigent, le collège peut autoriser simultanément deux ou plusieurs douzièmes provisoires, tant pour les opérations d’engagement que pour les opérations de paiement au-delà de ceux rendus automatiquement disponibles par les dispositions des paragraphes 1 et 2. Les douzièmes additionnels sont autorisés par entier et ne sont pas fractionnés.

1 Le budget doit être équilibré en recettes et en crédits de paiement.

2 Les crédits d’engagement ne peuvent dépasser le montant de la subvention communautaire, augmenté des recettes propres et des autres recettes éventuelles visées à l’article 5.

3 Eurojust ne peut souscrire des emprunts.

4 Les fonds communautaires versés à Eurojust constituent, par rapport au budget de celui-ci, une subvention d’équilibre qui a le caractère d’un préfinancement au sens de l’article 81, paragraphe 1, point b) i), du règlement financier général.

5 Eurojust applique une gestion des liquidités rigoureuse, en tenant dûment compte des recettes affectées, afin de garantir que les soldes de trésorerie sont limités à des besoins dûment justifiés. Dans ses demandes de paiement, Eurojust présente des prévisions détaillées et actualisées sur ses besoins réels de trésorerie au cours de l’exercice, ainsi que des informations sur les recettes affectées.

1 Si le solde découlant du compte de résultat au sens de l’article 81 est positif, il est remboursé à la Commission à hauteur de la subvention communautaire versée au cours de l’exercice. La partie du solde qui dépasse le montant de la subvention communautaire versée au cours de l’exercice est inscrite dans le budget de l’exercice suivant en recettes. Eurojust fournira, au plus tard le 31 mars de l’année N, une estimation de l’excédent d’exploitation de l’année N – 1, qui doit être reversé ultérieurement au budget communautaire de l’année N, afin de compléter les informations déjà disponibles sur l’excédent de l’année N – 2. La Commission tient dûment compte de ces informations lorsqu’elle évalue les besoins financiers d’Eurojust pour l’année N + 1. La différence entre la subvention communautaire inscrite au budget général des Communautés européennes et celle qui a été effectivement versée à l’organisme fait l’objet d’une annulation.

2 Si le solde découlant du compte de résultat prévu à l’article 81 est négatif, il est inscrit dans le budget de l’exercice suivant.

3 Les recettes ou crédits de paiement sont inscrits dans le budget au cours de la procédure budgétaire par recours à la procédure de la lettre rectificative et, en cours d’exécution du budget, par voie de budget rectificatif.

Le budget est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition des comptes en euros. Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable et, dans le cas des régies d’avances, le régisseur d’avances sont autorisés à effectuer des opérations dans les monnaies nationales dans les conditions précisées dans les modalités d’exécution du règlement financier d’Eurojust.

L’ensemble des recettes couvre l’ensemble des crédits de paiement sous réserve de l’article 19. Les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles, sous réserve de l’article 21.

1 Les recettes suivantes sont affectées en vue de financer des dépenses spécifiques: a) les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs; b) les participations d’États membres, de pays tiers ou d’organismes divers à des actions d’Eurojust, dans la mesure où cela est prévu dans l’accord conclu entre Eurojust et les États membres, pays tiers ou organismes en cause; c) les recettes provenant de tiers pour des fournitures, des prestations de services ou des travaux effectués sur leur demande, à l’exception des redevances et taxes visées à l’article 5, point a); d) le produit de fournitures, de prestations de services et de travaux effectués en faveur des institutions communautaires ou d’autres organismes communautaires; e) les recettes provenant de la restitution des sommes qui ont été indûment payées; f) le produit de la vente des véhicules, des matériels, des installations, des matières ainsi que des appareils à usage scientifique et technique, qui sont remplacés ou mis au rebut, lorsque la valeur comptable est totalement amortie; g) le montant des indemnités d’assurances perçues; h) les recettes provenant d’indemnités locatives; i) les recettes provenant de la vente de publications et films, y compris ceux sur support électronique.

1 bis L’acte de base applicable peut également prescrire l’affectation à des dépenses spécifiques, des recettes qu’il prévoit.

2 Toute recette au sens du paragraphe 1, points a) à d), doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes encourues par l’action ou la destination en question.

3 Le budget prévoit la structure d’accueil des catégories de recettes affectées visées aux paragraphes 1 et 1 bis ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.

1 Le directeur administratif peut accepter toutes libéralités en faveur d’Eurojust, telles que des fondations, des subventions et des dons et legs.

2 L’acceptation de libéralités susceptibles d’entraîner des charges est soumise à l’autorisation préalable du collège, qui se prononce dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle la demande lui a été soumise. Si le collège ne statue pas dans ce délai, la libéralité est réputée acceptée.

1 Peuvent être déduits du montant des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net: a) les pénalités infligées aux titulaires de marchés ou aux bénéficiaires de subventions; b) les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et demande de paiement; c) les intérêts produits par les versements de préfinancement.

2 Les prix des marchandises, autres produits ou prestations fournis à Eurojust sont imputés budgétairement pour leur montant intégral hors taxes lorsqu’ils incorporent des charges fiscales qui font l’objet d’un remboursement: a) soit par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes, par l’État qui accueille l’organisme sur la base du nombre de sièges convenus ou sur la base d’autres conventions pertinentes; b) ou par un État membre ou les pays tiers sur la base d’autres conventions pertinentes. Les charges fiscales nationales éventuellement supportées par Eurojust à titre temporaire en application du premier alinéa sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États en cause.

3 Un solde négatif éventuel est inscrit en tant que dépense au budget.

4 Les différences de change enregistrées au cours de l’exécution budgétaire peuvent être compensées. Le résultat final, positif ou négatif, est repris au solde de l’exercice.

Les crédits dans leur totalité sont spécialisés par titre et chapitre; les chapitres sont subdivisés en articles et postes.

1 Le directeur administratif peut procéder à des virements de chapitre à chapitre et d’article à article sans limitation et de titre à titre dans une limite totale de 10 % des crédits de l’exercice qui figurent sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement.

2 Au-delà de la limite visée au paragraphe 1, le directeur administratif peut proposer au collège des virements de crédits de titre à titre. Le collège dispose d’un délai de trois semaines pour s’opposer à ces virements; passé ce délai, ils sont réputés adoptés.

3 Les propositions de virement et les virements effectués conformément aux paragraphes 1 et 2 sont accompagnés des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à alimenter que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

4 Le directeur administratif informe le collège dans les meilleurs délais des virements effectués. Il informe l’autorité budgétaire de tous les virements effectués en application du paragraphe 2.

1 Ne peuvent être dotées de crédits par voie de virement que les lignes budgétaires pour lesquelles le budget autorise un crédit ou porte la mention «pour mémoire» (p.m.).

2 Les crédits correspondant à des recettes affectées ne peuvent faire l’objet de virement que pour autant qu’elles conservent leur affectation.

1 Les crédits budgétaires sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.

2 Le principe d’économie prescrit que les moyens mis en œuvre par Eurojust en vue de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix. Le principe d’efficience vise au meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus. Le principe d’efficacité vise à l’atteinte des objectifs spécifiques fixés et à l’obtention des résultats escomptés.

3 Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et datés sont fixés pour tous les secteurs d’activité couverts par le budget. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs de performance établis par activité, et des informations sont fournies au collège par le directeur administratif. Ces informations sont fournies chaque année dans les meilleurs délais et figurent au plus tard dans les documents accompagnant l’avant-projet de budget.

4 En vue d’améliorer la prise de décisions, Eurojust procède à une évaluation régulière ex ante et ex post des programmes ou des actions. Cette évaluation s’applique à tous les programmes et activités qui occasionnent des dépenses importantes, et les résultats de cette évaluation sont communiqués au collège.

5 Les objectifs et mesures exposés aux paragraphes 3 et 4 ne concernent pas le travail afférant aux affaires.

1 Le budget est exécuté selon le principe d’un contrôle interne efficace et efficient.

2 Aux fins de l’exécution du budget, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants: a) l’efficacité, l’efficience et l’économie des opérations; b) la fiabilité des informations; c) la préservation des actifs et de l’information; d) la prévention et la détection de la fraude et des irrégularités; e) la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.

1 Le budget est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.

2 Une synthèse du budget et des budgets rectificatifs, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne dans un délai de trois mois à compter de leur adoption. Cette synthèse indique les cinq principales lignes budgétaires de recettes, les cinq principales lignes budgétaires de dépenses pour les budgets administratif et de fonctionnement, le tableau des effectifs et une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimée en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, ainsi que des experts nationaux détachés. Elle mentionne également les chiffres de l’exercice précédent.

3 Le budget comprenant le tableau des effectifs et les budgets rectificatifs, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, ainsi qu’une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, et des experts nationaux détachés, sont transmis pour information à l’autorité budgétaire, à la Cour des comptes et à la Commission, et sont publiés sur le site internet d’Eurojust dans un délai de quatre semaines à compter de leur adoption.

4 Eurojust communique, sur son site internet, des informations sur les bénéficiaires de fonds en provenance de son budget, notamment les noms des experts engagés conformément à l’article 74 ter. Les informations publiées sont aisément accessibles, claires et exhaustives. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité et de sécurité, en particulier de protection des données à caractère personnel telles qu’énoncées dans la décision instituant Eurojust et dans les dispositions du règlement intérieur d’Eurojust relatives au traitement et à la protection des données à caractère personnel. Lorsque les informations ne sont publiées que sous une forme anonyme, Eurojust communique au Parlement européen de manière appropriée, sur demande, les informations relatives aux bénéficiaires concernés.

1 Le budget est établi conformément aux dispositions de la décision instituant Eurojust.

2 Chaque année, le directeur administratif prépare et soumet à l’approbation du collège un projet d’état prévisionnel des dépenses et des recettes pour Eurojust pour l’exercice financier suivant.

3 Le collège, sur la base du document provisoire établi par le directeur administratif, transmet à la Commission un projet d’état prévisionnel des dépenses et des recettes pour Eurojust et les principes directeurs généraux qui sous-tendent ce projet d’état prévisionnel chaque année avant le 10 février. Le collège transmet l’état prévisionnel à la Commission, au plus tard le 31 mars.

4 L’état prévisionnel des dépenses et des recettes d’Eurojust inclut: a) un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois permanents et temporaires, dont la prise en charge sera autorisée dans la limite des crédits budgétaires par grade et par catégorie; b) en cas de changement du nombre d’emplois, un état justificatif motivant les demandes d’emplois nouveaux; c) une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements; d) des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités ainsi que les nouveaux objectifs mesurés par des indicateurs. Les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu’une hausse ou une réduction du budget proposé de l’organisme budgétaire est susceptible d’apporter par rapport à son budget de l’année N.

5 Eurojust transmet à la Commission et à l’autorité budgétaire, au plus tard le 31 mars de chaque année: a) son projet de programme de travail; b) son plan pluriannuel actualisé en matière de politique du personnel, établi conformément aux orientations fixées par la Commission; c) des informations sur le nombre de fonctionnaires, d’agents temporaires et d’agents contractuels, conformément aux définitions du statut et du régime applicable aux autres agents (ci-après dénommés «statut») pour les années N – 1 et N, ainsi qu’une estimation pour l’année N + 1; d) des informations sur les contributions en nature accordées par l’État membre hôte à Eurojust; e) une estimation du solde découlant du compte de résultat au sens de l’article 81 pour l’année N – 1. La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l’adoption du budget général, transmet l’état prévisionnel d’Eurojust à l’autorité budgétaire et propose le montant de la subvention destiné à Eurojust et les effectifs qu’elle estime nécessaires pour celui-ci. La Commission établit le projet de tableau des effectifs d’Eurojust et une estimation des effectifs en personnel contractuel exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont proposés.

6 L’autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs d’Eurojust, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l’article 32, paragraphe 1. Le tableau des effectifs est publié dans une annexe de la section III — Commission — du budget général.

7 Le budget et le tableau des effectifs sont arrêtés par le collège. Ils deviennent définitifs après l’arrêt définitif du budget général fixant le montant de la subvention ainsi que le tableau des effectifs et sont, le cas échéant, ajustés en conséquence.

Toute modification au budget, y compris au tableau des effectifs, fait l’objet d’un budget rectificatif adopté conformément à la même procédure que pour le budget initial, selon les dispositions de la décision instituant Eurojust et de l’article 27.

Le budget comporte un état des recettes et un état des dépenses.

Dans la mesure où la nature des activités d’Eurojust le justifie, l’état des dépenses doit être présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination. Cette nomenclature est définie par Eurojust et distingue clairement crédits administratifs et opérationnels.

Le budget fait apparaître: 1) dans l’état des recettes: a) les prévisions de recettes d’Eurojust pour l’exercice concerné; b) les recettes prévues de l’exercice précédent, et les recettes de l’exercice N – 2; c) les commentaires appropriés pour chaque ligne de recette; 2) dans l’état des dépenses: a) les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice concerné; b) les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice précédent, ainsi que les dépenses engagées et les dépenses payées au cours de l’exercice N – 2; c) un état récapitulatif des échéanciers des paiements à effectuer au cours des exercices ultérieurs en raison des engagements budgétaires pris au cours d’exercices antérieurs; d) les commentaires appropriés pour chaque subdivision.

1 Le tableau des effectifs visé à l’article 27 comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice précédent ainsi que le nombre d’emplois réellement pourvus. Il constitue, pour Eurojust, une limite impérative; aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite. Toutefois, le collège peut procéder à des modifications du tableau des effectifs, jusqu’à concurrence de 10 % des postes autorisés, sauf en ce qui concerne les grades AD 16, AD 15, AD 14 et AD 13, et cela à une double condition: a) ne pas affecter le volume des crédits du personnel correspondant à un plein exercice; b) rester dans la limite du nombre total de postes autorisés par le tableau des effectifs.

2 Par dérogation au paragraphe 1, deuxième alinéa, les cas d’exercice d’activité à temps partiel autorisés par l’autorité investie du pouvoir de nomination conformément aux dispositions du statut peuvent être compensés. Lorsqu’un agent demande le retrait de l’autorisation avant la fin de la période accordée, Eurojust prend les mesures appropriées pour respecter, dès que possible, la limite visée au paragraphe 1, point b).

Le directeur administratif exerce les fonctions d’ordonnateur. Il exécute le budget en recettes et en dépenses conformément à la réglementation financière d’Eurojust, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués. Sans préjudice des responsabilités de l’ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, Eurojust participe aux activités de prévention de la fraude de l’Office européen de lutte antifraude. Ces activités n’affecteront en rien le travail opérationnel d’Eurojust tel que prévu dans la décision d’Eurojust et n’entraînera notamment pas l’accès à ou la transmission d’aucun document lié aux affaires à l’Office européen de lutte antifraude (OLAF).

1 Le directeur administratif peut déléguer ses pouvoirs d’exécution du budget à des agents d’Eurojust soumis au «statut» dans les conditions déterminées par la réglementation financière d’Eurojust. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.

2 Le délégataire peut subdéléguer les pouvoirs reçus selon les conditions précisées dans les modalités d’exécution du règlement financier d’Eurojust. Chaque acte de subdélégation nécessite l’accord explicite du directeur administratif.

1 Il est interdit à tout acteur financier, au sens du chapitre 2 du présent titre, et à toute autre personne participant à l’exécution, à la gestion, à l’audit ou au contrôle du budget d’adopter tout acte à l’occasion duquel ses propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de Eurojust. Si un tel cas se présente, la personne concernée a l’obligation de s’abstenir et d’en référer à l’autorité compétente.

2 Il y a conflit d’intérêts lorsque l’exercice impartial et objectif des fonctions d’une personne visée au paragraphe 1 est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec le bénéficiaire.

3 L’autorité compétente visée au paragraphe 1 est le supérieur hiérarchique de l’agent concerné. Si celui-ci est le directeur administratif, l’autorité compétente est alors le collège.

1 Le budget est exécuté par le directeur administratif dans les services placés sous son autorité.

2 Dans la mesure où cela s’avère indispensable, peuvent être confiées par voie contractuelle à des entités ou à des organismes extérieurs de droit privé des tâches d’expertise technique et des tâches administratives, préparatoires ou accessoires, qui n’impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d’un pouvoir discrétionnaire d’appréciation.

Les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont séparées et incompatibles entre elles.

1 L’ordonnateur est chargé d’exécuter les recettes et dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière et d’en assurer la légalité et la régularité.

2 Pour exécuter des dépenses, l’ordonnateur procède à des engagements budgétaires et à des engagements juridiques, à la liquidation des dépenses et à l’ordonnancement des paiements ainsi qu’aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.

3 L’exécution des recettes comporte l’établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et l’émission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas échéant, la renonciation aux créances constatées.

4 L’ordonnateur met en place des normes minimales arrêtées par les modalités d’exécution du règlement financier d’Eurojust. Ces normes minimales seront établies sur la base des normes fixées par la Commission pour ses propres services, et en tenant compte des risques associés à l’environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne adaptés à l’exécution de ses tâches, y compris, le cas échéant, des vérifications ex post. L’ordonnateur met notamment en place au sein de ses services une fonction d’expertise et de conseil destinée à l’assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.

5 Avant qu’une opération ne soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents distincts de l’agent ayant initié l’opération. L’initiation et la vérification ex ante et ex post d’une opération sont des fonctions séparées.

6 L’ordonnateur conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l’exécution du budget. Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. En tout état de cause, seront applicables les règles détaillées en matière de protection des données, telles qu’énoncées dans la décision instituant Eurojust et dans les dispositions du règlement intérieur d’Eurojust relatives au traitement et à la protection des données à caractère personnel.

1 Par «initiation d’une opération visée à l’article 38, paragraphe 5», il faut entendre l’ensemble des opérations préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents visés aux articles 33 et 34.

2 Par «vérification ex ante d’une opération visée à l’article 38, paragraphe 5», il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur compétent afin d’en vérifier les aspects opérationnels et financiers.

3 Chaque opération fait l’objet au moins d’une vérification ex ante. Cette vérification a pour objet de constater notamment: a) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables; b) l’application du principe de bonne gestion financière visé à l’article 25. Aux fins de la vérification ex ante, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux. Dans le cas visé au deuxième alinéa, l’ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, effectue une vérification ex post appropriée, conformément au paragraphe 4.

4 Les vérifications ex post sur pièces et, si nécessaire, sur place visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget, et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3. Ces vérifications peuvent être organisées par sondage sur la base d’une analyse de risques.

5 Les fonctionnaires ou autres agents chargés des vérifications visées aux paragraphes 2 et 4 sont distincts de ceux exécutant les tâches visées au paragraphe 1 et ne sont pas subordonnés à ces derniers.

6 Tout agent responsable du contrôle de la gestion des opérations financières doit avoir les compétences professionnelles requises. Il respecte un code spécifique de normes professionnelles arrêté par Eurojust et fondé sur les normes arrêtées par la Commission pour ses propres services.

1 L’ordonnateur rend compte au collège de l’exercice de ses fonctions sous la forme d’un rapport annuel d’activités confirmant que les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation, sauf disposition contraire dans une réserve formulée en liaison avec des domaines précis de recettes et de dépenses, accompagné des informations financières et de gestion. Ce rapport d’activité annuelle indique les résultats de ses opérations par rapport aux objectifs qui lui ont été assignés pour des opérations non afférentes aux affaires, les risques associés à ces opérations, l’utilisation des ressources mises à sa disposition et le fonctionnement efficient et efficace du système de contrôle interne. L’auditeur interne, au sens de l’article 71, prend connaissance du rapport annuel d’activités ainsi que des autres éléments d’information identifiés.

2 Le collège transmet chaque année, au plus tard le 15 juin, à l’autorité budgétaire et à la Cour des comptes, une analyse et appréciation du rapport d’activité annuel à l’exercice antérieur. Cette analyse et appréciation est incluse dans le rapport annuel d’Eurojust, selon les dispositions de la décision d’Eurojust.

Tout agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations qui estime qu’une décision que son supérieur lui impose d’appliquer ou d’accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu’il est tenu de respecter en informe par écrit le directeur administratif et, en cas d’inaction de ce dernier dans un délai raisonnable, l’instance visée à l’article 47, paragraphe 4, ainsi que le collège. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, il informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur.

Dans le cas où il est procédé à une délégation ou à une subdélégation de pouvoirs d’exécution du budget conformément à l’article 34, l’article 38, paragraphes 1, 2 et 3, s’applique mutatis mutandis aux ordonnateurs délégués ou subdélégués.

1 Le collège nomme un comptable, soumis au statut, qui est fonctionnellement indépendant dans l’exercice de ses tâches. Celui-ci est chargé dans Eurojust: a) de la bonne exécution des paiements, de l’encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées; b) de préparer et de présenter les comptes conformément au titre VII; c) de la tenue de la comptabilité conformément au titre VII; d) de mettre en œuvre, conformément au titre VII, les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission; e) de définir et de valider les systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de valider les systèmes définis par l’ordonnateur et destinés à fournir ou à justifier des informations comptables; le comptable est habilité à vérifier le respect des critères de validation; f) de la gestion de la trésorerie.

2 Le comptable obtient de l’ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine d’Eurojust et de l’exécution budgétaire.

2 bis Avant leur adoption par le directeur administratif, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu’il a une assurance raisonnable quant au fait qu’ils présentent une image fidèle de la situation financière d’Eurojust. À cet effet, le comptable s’assure que les comptes ont été élaborés conformément aux règles, méthodes et systèmes comptables établis, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées. L’ordonnateur transmet toutes les informations dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions. L’ordonnateur demeure pleinement responsable de l’utilisation appropriée des fonds qu’il gère, ainsi que de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous son contrôle.

2 ter Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes. Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.

2 quater Le comptable d’Eurojust signe les comptes annuels de celui-ci et les envoie au comptable de la Commission.

3 Sous réserve du paragraphe 4 du présent article et de l’article 44, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.

4 Le comptable peut, pour l’exercice de ses tâches, déléguer certaines de ses fonctions à des agents soumis au statut placés sous sa responsabilité hiérarchique. Le cas échéant, le comptable informe au préalable l’ordonnateur de son intention de déléguer.

5 L’acte de délégation définit les tâches, droits et obligations conférés aux délégataires.

Si cela s’avère indispensable en vue du paiement de dépenses de faible montant et d’encaissement d’autres recettes visées à l’article 5, il peut être créé des régies d’avances qui sont alimentées par le comptable et qui sont sous la responsabilité de régisseurs d’avances désignés par ce dernier. Le montant maximal de chaque dépense ou recette pouvant être payée par le régisseur d’avances à des tiers ne peut dépasser pour chaque dépense ou recette un montant à préciser dans les modalités d’exécution du règlement financier d’Eurojust. Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 66, paragraphe 1 bis, chèque ou autres moyens de paiement, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.

1 Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, les ordonnateurs délégués ou subdélégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation ou subdélégation par l’autorité qui les a nommés. L’ordonnateur peut à tout moment retirer son accord sur une subdélégation spécifique.

2 Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, le comptable peut à tout moment être suspendu de ses fonctions, temporairement ou définitivement, par le collège. Celui-ci nomme un comptable intérimaire.

3 Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, les régisseurs d’avances peuvent à tout moment être suspendus de leurs fonctions, temporairement ou définitivement, par le comptable.

1 Les dispositions du présent chapitre ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager l’ordonnateur et les agents visés à l’article 45 dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers des Communautés et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés ou des États membres.

2 Tout ordonnateur, comptable ou régisseur d’avances engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut, sans préjudice des dispositions des articles 47, 48 et 49. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, les autorités et instances désignées par la législation en vigueur seront saisies.

1 L’ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions du statut.

1 bis La responsabilité pécuniaire de l’ordonnateur est engagée notamment si: a) l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement et à ses modalités d’exécution; b) l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, omet d’établir un acte engendrant une créance, omet ou retarde l’émission d’un ordre de recouvrement, ou retarde l’émission d’un ordre de paiement, engageant ainsi la responsabilité civile d’Eurojust à l’égard de tiers.

2 Lorsqu’un ordonnateur délégué ou subdélégué considère qu’une décision qui lui incombe est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, il doit le signaler par écrit à l’autorité délégante. Si l’autorité délégante donne par écrit l’instruction motivée d’exécuter la décision susvisée à l’ordonnateur délégué ou subdélégué, ce dernier, qui doit l’exécuter, est dégagé de sa responsabilité.

3 En cas de délégation, l’ordonnateur reste responsable de l’efficacité et de l’efficience des systèmes de gestion et de contrôle interne mis en place et du choix de l’ordonnateur délégué.

4 L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission conformément à l’article 66, paragraphe 4, du règlement financier général afin de déterminer l’existence d’une irrégularité financière et ses conséquences éventuelles peut exercer à l’égard d’Eurojust les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission, à moins que le collège ne décide de créer une instance fonctionnellement indépendante ou de participer à une instance commune établie par plusieurs organismes communautaires. Pour les cas présentés par Eurojust, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission comprend un agent d’Eurojust. Sur la base de l’avis de cette instance, le directeur administratif décide de l’engagement d’une procédure disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance a décelé des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur et à l’auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur administratif, l’instance le transmet au collège et à l’auditeur interne de la Commission. Le directeur administratif se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l’instance dans son rapport annuel d’activités et décrit les mesures de suivi adoptées.

5 Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par Eurojust en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions conformément au statut. La décision motivée est prise par l’autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.

Constitue notamment une faute susceptible d’engager, dans les conditions du statut, la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire d’un comptable, le fait: a) de perdre ou de détériorer des fonds, des valeurs et des documents dont il a la garde, ou de causer cette perte ou cette détérioration par sa négligence; b) de modifier des comptes bancaires ou des comptes courants postaux sans notification préalable à l’ordonnateur; c) d’effectuer des recouvrements ou des paiements non conformes aux ordres de recouvrement ou de paiement correspondants; d) d’omettre d’encaisser des recettes dues.

Constitue notamment une faute susceptible d’engager, dans les conditions du statut, la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire d’un régisseur d’avances, le fait: a) de perdre ou de détériorer des fonds, des valeurs et des documents dont il a la garde ou de causer cette perte ou détérioration par sa négligence; b) de ne pouvoir justifier par des pièces régulières des paiements qu’il effectue; c) de payer à d’autres que les ayants droit; d) d’omettre d’encaisser des recettes dues.

Eurojust présente à la Commission, dans des conditions et selon une périodicité convenues avec elle, des demandes de paiement de tout ou partie de la subvention communautaire appuyées par une prévision de trésorerie, conformément à l’article 15, paragraphe 5.

Les fonds versés à Eurojust par la Commission au titre de la subvention portent intérêts au profit du budget général.

Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier une créance d’Eurojust fait préalablement l’objet d’une prévision de créance de la part de l’ordonnateur compétent.

1 La constatation d’une créance est l’acte par lequel l’ordonnateur ou l’ordonnateur délégué: a) vérifie l’existence des dettes du débiteur; b) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette; c) vérifie les conditions d’exigibilité de la dette.

2 Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible doit être constatée par un ordre de recouvrement donné au comptable, accompagné d’une note de débit envoyée au débiteur. Ces deux actes sont établis et adressés par l’ordonnateur compétent.

3 Les contrats et les conventions de subventions conclus par Eurojust prévoient que toute créance non remboursée à sa date d’échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément aux règles d’application du règlement financier général. Les conditions dans lesquelles des intérêts de retard sont dus à Eurojust, notamment le taux de ces intérêts, figurent explicitement dans les contrats et conventions de subventions.

4 Dans des cas dûment justifiés, certaines recettes courantes peuvent faire l’objet de constatations prévisionnelles. Une constatation prévisionnelle couvre plusieurs recouvrements individuels qui ne doivent donc pas faire l’objet d’une constatation individuelle. Avant la clôture de l’exercice, l’ordonnateur est tenu d’effectuer les modifications aux constatations prévisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellement constatées.

L’ordonnancement des recouvrements est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent donne au comptable, par l’émission d’un ordre de recouvrement, l’instruction de recouvrer une créance qu’il a constatée.

1 Les montants indûment payés sont recouvrés.

2 Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l’ordonnateur compétent ou l’ordonnateur compétent responsable. Il est tenu de faire diligence en vue d’assurer la rentrée des recettes d’Eurojust et doit veiller à la conservation des droits de celui-ci.

3 Lorsque l’ordonnateur compétent envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme au principe de bonne gestion financière et de proportionnalité. Cette renonciation fait l’objet d’une décision dûment motivée de l’ordonnateur. L’ordonnateur ne peut déléguer une telle décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5000 EUR. La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.

4 L’ordonnateur compétent annule une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur de droit ou de fait met en évidence qu’une créance n’avait pas été correctement constatée. Cette annulation s’exprime par une décision de l’ordonnateur compétent et fait l’objet d’une motivation adéquate.

5 L’ordonnateur compétent ajuste à la hausse ou à la baisse le montant d’une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur factuelle entraîne la modification du montant de la créance, pour autant que cette correction n’entraîne pas l’abandon du droit constaté au bénéfice d’Eurojust. Cet ajustement est effectué par une décision de l’ordonnateur compétent et fait l’objet d’une motivation adéquate.

1 Le recouvrement effectif par le comptable donne lieu de la part du comptable à l’établissement d’un enregistrement dans les comptes et à l’information de l’ordonnateur compétent.

2 Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

1 Si, à l’échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n’a pas eu lieu, le comptable en informe l’ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation et, si celle-ci n’est pas possible, par l’exécution forcée.

2 Le comptable procède au recouvrement par compensation et à due concurrence des créances d’Eurojust à l’égard de tout débiteur lui-même titulaire d’une créance certaine, liquide et exigible à l’égard d’Eurojust pour autant que la compensation soit juridiquement possible.

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et aux deux conditions suivantes: a) le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 86 des règles d’application du règlement financier général pour toute la période du délai accordé à compter de la date indiquée dans la note de débit; b) il constitue, afin de protéger les droits d’Eurojust, une garantie financière couvrant la dette tant en principal qu’en intérêts.

Le comptable tient une liste des montants à recouvrer, dans laquelle les créances d’Eurojust sont regroupées selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Il précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l’objet d’une renonciation totale ou partielle. Cette liste est jointe au rapport d’Eurojust sur la gestion budgétaire et financière. Eurojust établit une liste des créances de l’organisme indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à payer par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsque aucun paiement ou aucun paiement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le respect de la législation relative à la protection des données.

Les créances détenues par Eurojust sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur Eurojust, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans, qui est stipulé dans les contrats et conventions de subventions conclus par Eurojust.

Dans la mesure où des redevances ou des taxes visées à l’article 5, point a), sont perçues par Eurojust, celui-ci fait au début de chaque exercice l’objet d’une estimation globale provisoire. Lorsque les redevances ou les taxes sont entièrement déterminées par la législation ou par les décisions du collège, l’ordonnateur peut s’abstenir d’émettre des ordres de recouvrement et établir directement des notes de débit après avoir constaté la créance. Dans ce cas, tous les renseignements relatifs à la créance d’Eurojust sont enregistrés. Le comptable tient une liste des notes de débit et indique leur nombre et leur montant global dans le rapport d’Eurojust sur la gestion budgétaire et financière. Lorsqu’Eurojust utilise un système de facturation séparé, le comptable inscrit régulièrement, et au moins sur une base mensuelle, la somme cumulée des redevances ou charges reçues dans les comptes. En règle générale, la prestation des services en vertu des missions confiées n’est effectuée par Eurojust qu’après paiement en entier du montant de la redevance ou de la taxe correspondante. Si, à titre exceptionnel, il y a eu prestation de service sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante, les sections 3, 4 et 5 du présent chapitre s’appliquent.

1 Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.

2 Tout engagement de dépense doit être précédé d’une décision de financement. Cela n’est pas applicable au travail afférent aux affaires.

3 Le programme de travail d’Eurojust vaut décision de financement pour les activités qu’il recouvre, dans la mesure où celles-ci sont clairement identifiées et des critères d’encadrement exactement définis. Le programme de travail comprend des objectifs détaillés et des indicateurs de performance.

4 Les crédits administratifs peuvent être exécutés sans être précédés d’une décision de financement.

1 L’engagement budgétaire consiste en l’opération de réservation des crédits nécessaires pour procéder à l’exécution de paiements ultérieurs en exécution d’un engagement juridique.

2 L’engagement juridique est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent crée ou constate une obligation de laquelle résulte une charge pour le budget.

3 L’engagement budgétaire est individuel lorsque le bénéficiaire et le montant de la dépense sont déterminés.

4 L’engagement budgétaire est global lorsqu’au moins l’un des éléments nécessaires à l’identification de l’engagement individuel reste indéterminé.

5 L’engagement budgétaire est provisionnel lorsqu’il est destiné à couvrir des dépenses courantes de nature administrative dont soit le montant, soit les bénéficiaires finaux ne sont pas déterminés de manière définitive. L’engagement budgétaire provisionnel est mis en œuvre, soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques individuels ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans certains cas exceptionnels liés aux dépenses de gestion du personnel, directement par des paiements.

1 Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget, l’ordonnateur compétent doit procéder préalablement à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.

2 Les engagements budgétaires globaux couvrent le coût total des engagements juridiques individuels y afférents conclus jusqu’au 31 décembre de l’année N + 1. Les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l’année N. À l’expiration des périodes visées aux premier et second alinéas le solde non couvert par un engagement juridique de ces engagements budgétaires est dégagé par l’ordonnateur compétent.

3 Les engagements juridiques contractés pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice ainsi que les engagements budgétaires correspondants comportent, sauf lorsqu’il s’agit de dépenses de personnel, une date limite d’exécution fixée en conformité avec le principe de bonne gestion financière. Les parties de ces engagements non exécutées six mois après cette date limite d’exécution font l’objet d’un dégagement, conformément à l’article 11. Le montant de l’engagement budgétaire correspondant à un engagement juridique qui n’a donné lieu à aucun paiement au sens de l’article 67 dans les trois ans qui ont suivi sa signature fait l’objet d’un dégagement.

Lors de l’adoption d’un engagement budgétaire, l’ordonnateur compétent s’assure: a) de l’exactitude de l’imputation budgétaire; b) de la disponibilité des crédits; c) de la conformité de la dépense à la réglementation financière d’Eurojust; d) du respect du principe de bonne gestion financière.

La liquidation d’une dépense est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent: a) vérifie l’existence des droits du créancier; b) vérifie les conditions d’exigibilité de la créance; c) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la créance.

1 Toute liquidation d’une dépense est appuyée sur des pièces justificatives attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement exécutés, ou sur la base d’autres titres justifiant le paiement.

2 La décision de liquidation s’exprime par la signature d’un «bon à payer» par l’ordonnateur compétent.

3 Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur compétent. Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l’ordonnateur compétent.

1 L’ordonnancement des dépenses est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent donne au comptable, par l’émission d’un ordre de paiement, l’instruction de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.

1 bis Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services, y compris des services de location, ou des livraisons de biens, et en fonction de son analyse du risque, l’ordonnateur peut décider l’application d’un système de débit direct

2 L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur compétent, puis transmis au comptable. Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur compétent conformément à l’article 38, paragraphe 6.

3 Le cas échéant, l’ordre de paiement transmis au comptable est accompagné d’une attestation certifiant l’inscription des biens aux inventaires visés à l’article 90, paragraphe 1.

1 Le paiement doit s’appuyer sur la démonstration que l’action correspondante a été réalisée conformément aux dispositions de l’acte de base au sens de l’article 49 du règlement financier général et du contrat ou de la convention de subvention et couvre une des opérations suivantes: a) un paiement de la totalité des montants dus; b) un paiement des montants dus selon les modalités suivantes: i) un préfinancement, éventuellement fractionné en plusieurs versements; ii) un ou plusieurs paiements intermédiaires; iii) un paiement de solde des montants dus. Les préfinancements sont imputés pour tout ou partie sur les paiements intermédiaires. La totalité du préfinancement et des paiements intermédiaires s’impute sur le paiement des soldes.

2 La comptabilité distingue les différents types de paiements visés au paragraphe 1 au moment de leur exécution.

Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.

Les opérations de liquidation, d’ordonnancement et de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions des modalités d’exécution du règlement financier général.

En cas de gestion des recettes et des dépenses par des systèmes informatiques, les signatures peuvent être apposées par procédure informatisée ou électronique.

Eurojust dispose d’une fonction d’audit interne. L’auditeur interne est nommé et exerce ses fonctions conformément à l’article 38, paragraphes 2 et 3, de la décision instituant Eurojust.

1 L’auditeur interne conseille Eurojust dans la maîtrise des risques, en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d’exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière. Il est chargé: a) d’apprécier l’adéquation et la qualité des systèmes de contrôle et d’audit internes ainsi que la performance des services dans la réalisation des programmes et des actions en relation avec les risques qui y sont associés; et b) d’apprécier l’efficience et l’efficacité des systèmes de contrôle interne applicables à toute opération d’exécution du budget.

2 L’auditeur interne exerce ses fonctions sur l’ensemble des activités et des services d’Eurojust. Il dispose d’un accès complet et illimité à toute information requise pour l’exercice de ses tâches.

3 L’auditeur interne fait rapport au collège et au directeur administratif de ses constatations et recommandations. Ceux-ci assurent le suivi des recommandations issues des audits.

4 L’auditeur interne soumet à Eurojust un rapport annuel indiquant notamment le nombre et le type d’audits internes effectués, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations. Ce rapport annuel mentionne en outre les problèmes systémiques relevés par l’instance spécialisée mise en place en application de l’article 66, paragraphe 4, du règlement financier général.

5 Eurojust transmet annuellement à l’autorité de décharge et à la Commission un rapport établi par son directeur administratif résumant le nombre et le type des audits internes effectués par l’auditeur interne, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

6 Cet article ne s’applique pas au travail et aux pièces afférentes aux affaires.

La responsabilité de l’auditeur interne, dans l’exercice de ses fonctions, est déterminée dans les modalités d’exécution du règlement financier d’Eurojust conformément à l’article 87 du règlement financier général.

1 En ce qui concerne la passation des marchés publics, les dispositions pertinentes du règlement financier général et des règles d’application du règlement financier général s’appliquent, sous réserve des paragraphes 4 à 7 du présent article.

2 Eurojust peut, à sa demande, être associé en tant que pouvoir adjudicateur, à l’attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels, ainsi qu’à l’attribution des marchés d’autres organismes communautaires.

3 Eurojust participe à la base de données centrale commune créée et gérée par la Commission conformément à l’article 95 du règlement financier général.

4 Eurojust peut passer un marché, sans avoir recours à une procédure de passation de marché public, avec la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction des organes de l’Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 du Conseil , pour la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux que ces derniers assurent.

5 Sous réserve des dispositions susmentionnées, Eurojust a le droit de participer à des procédures de passation des marchés publics entreprises par l’État qui accueille l’organisme ou un organisme communautaire ou une organisation internationale, ou à en bénéficier, à condition de respecter dans ces procédures de passation de marchés publics des normes offrant des garanties équivalentes aux normes acceptées sur le plan international, notamment en ce qui concerne la transparence, la non-discrimination et la prévention des conflits d’intérêt. Seul le directeur administratif a le droit de décider que les garanties sont équivalentes aux normes acceptées sur le plan international.

6 Aux fins de l’application de l’article 101 du règlement financier général, l’appel d’offres prévoit qu’Eurojust peut, jusqu’à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation.

7 Aux fins de l’application de l’article 103 du règlement financier général, les appels d’offres lancés par Eurojust prévoient que ce dernier peut suspendre la procédure et prendre toutes les mesures nécessaires, y compris l’annulation de la procédure, conformément aux conditions fixées par ledit article. Aux fins de l’application de l’article 103 du règlement financier général, les contrats conclus par Eurojust avec des opérateurs économiques stipulent que cet organisme peut prendre les mesures visées dans ledit article, conformément aux conditions qui y sont fixées.

Le collège notifie, dès que possible, à l’autorité budgétaire son intention d’exécuter un projet qui peut avoir des incidences financières significatives pour le financement de son budget administratif, en particulier les projets de nature immobilière, tels que la location ou l’acquisition d’immeubles. Il en informe la Commission. Si une branche de l’autorité budgétaire a l’intention de délivrer un avis, elle notifie à Eurojust concerné, dans les deux semaines suivant la réception de l’information sur le projet, son intention de délivrer un tel avis. À défaut de réponse, Eurojust peut procéder à l’opération projetée. Cet avis est transmis à Eurojust dans un délai de quatre semaines à compter de la notification visée au deuxième alinéa.

L’article 265 bis des règles d’application du règlement financier général s’applique mutatis mutandis à la sélection des experts. Ces experts seront chargés, contre une rémunération fixe, d’assister Eurojust notamment dans l’évaluation des propositions et des demandes de subventions ou des soumissions, ainsi que de fournir une assistance technique aux fins du suivi et de l’évaluation finale des projets. Eurojust peut également recourir aux listes d’experts établies par la Commission ou par d’autres organismes communautaires

1 Lorsque Eurojust octroie des subventions aux autorités publiques afin qu’elles effectuent des tâches pour Eurojust conformément à l’article 3 de la décision instituant Eurojust pour la réalisation de tâches du réseau judiciaire européen conformément à l’article 26, paragraphe 2, point b), de la décision instituant Eurojust, ou par délégation de la Commission conformément à l’article 54, paragraphe 2, point b), du règlement financier général, les dispositions pertinentes du règlement financier général et des règles d’application du règlement financier général s’appliquent, sous réserve des paragraphes 2 et 3 du présent article.

2 Les subventions sont couvertes par des conventions écrites entre Eurojust et le bénéficiaire.

3 Aux fins de l’application de l’article 119, paragraphe 2, du règlement financier général, les conventions de subventions conclues par Eurojust disposent que ce dernier peut suspendre, réduire ou supprimer la subvention dans les cas visés à l’article 183 des règles d’application du règlement financier général après que le bénéficiaire a été mis en mesure de formuler ses observations.

Les comptes annuels d’Eurojust comprennent: a) les états financiers d’Eurojust; b) les états sur l’exécution du budget. Les comptes d’Eurojust sont accompagnés d’un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice. Les comptes d’Eurojust sont accompagnés d’un rapport sur la gestion budgétaire et financière au cours de l’exercice. Le rapport rend compte, notamment, du taux d’exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.

Les comptes doivent être réguliers, sincères et complets et présenter une image fidèle: a) en ce qui concerne les états financiers, des éléments d’actif, de passif, des charges et des produits, des droits et des obligations non repris à l’actif et au passif, ainsi que des flux de trésorerie; b) en ce qui concerne les états sur l’exécution budgétaire, des éléments de l’exécution du budget en recettes et en dépenses.

Les états financiers sont établis sur la base des principes comptables généralement admis, tels que précisés dans les modalités d’exécution du règlement financier général, à savoir: a) la continuité des activités; b) la prudence; c) la permanence des méthodes comptables; d) la comparabilité des informations; e) l’importance relative; f) la non-compensation; g) la prééminence de la réalité sur l’apparence; h) la comptabilité d’exercice.

1 Selon le principe de la comptabilité d’exercice, les états financiers tiennent compte des charges et des produits afférents à l’exercice, sans considération de la date de paiement ou d’encaissement.

2 La valeur des éléments d’actif et de passif est déterminée en fonction des règles d’évaluation fixées par les méthodes comptables prévues à l’article 132 du règlement financier général.

1 Les états financiers sont présentés en euros et comprennent: a) le bilan et le compte de résultat économique, qui représentent la situation patrimoniale et financière ainsi que le résultat économique au 31 décembre de l’exercice écoulé; ils sont présentés suivant la structure établie par la directive du Conseil concernant les comptes annuels de certaines formes de sociétés, en tenant toutefois compte de la nature particulière des activités d’Eurojust; b) le tableau des flux de trésorerie faisant apparaître les encaissements et les décaissements de l’exercice ainsi que la situation de trésorerie finale; c) l’état de variation des capitaux propres présentant de manière détaillée les augmentations et les diminutions, intervenues durant l’exercice, de chacun des éléments des comptes de capitaux.

2 L’annexe aux états financiers complète et commente l’information présentée aux états visés au paragraphe 1 et fournit toutes les informations complémentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activités d’Eurojust.

Les états sur l’exécution budgétaire sont présentés en euros. Ils comprennent: a) le compte de résultat de l’exécution budgétaire, qui récapitule la totalité des opérations budgétaires de l’exercice en recettes et en dépenses; il est présenté suivant la même structure que le budget lui-même; b) l’annexe du compte de résultat de l’exécution budgétaire, qui complète et commente l’information donnée par celui-ci.

Le comptable communique, au plus tard pour le 1er mars suivant l’exercice clos, ses comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière pour cet exercice, visé à l’article 76 de la présente décision, au comptable de la Commission et à la Cour des comptes, afin que le comptable de la Commission puisse procéder à la consolidation comptable telle que prévue à l’article 128 du règlement financier général. Le comptable communique également le rapport sur la gestion budgétaire et financière au Parlement européen et au Conseil au plus tard pour le 31 mars suivant l’exercice clos.

1 Selon les dispositions de l’article 129, paragraphe 1, du règlement financier général, la Cour des comptes formule, au plus tard pour le 15 juin suivant l’exercice clos, ses observations à l’égard des comptes provisoires d’Eurojust.

2 À la réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires d’Eurojust, le directeur administratif établit les comptes définitifs d’Eurojust, conformément à l’article 43, sous sa propre responsabilité et les transmet au collège qui rend un avis sur ces comptes.

3 Le directeur administratif transmet ces comptes définitifs accompagnés de l’avis du collège, au plus tard pour le 1er juillet suivant l’exercice clos, au comptable de la Commission et à la Cour des comptes ainsi qu’au Parlement européen et au Conseil; les documents susmentionnés doivent être envoyés dans un délai de deux semaines, lorsque les observations de la Cour des comptes sont reçues après le 15 juin.

4 Les comptes définitifs d’Eurojust, consolidés avec ceux de la Commission, sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne avant le 15 novembre suivant l’exercice clos.

5 Le directeur administratif adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations formulées par celle-ci dans le cadre de son rapport annuel, au plus tard pour le 30 septembre suivant l’exercice clos. Eurojust adresse ses réponses simultanément à la Commission.

1 La comptabilité d’Eurojust est le système d’organisation de l’information budgétaire et financière permettant de saisir, de classer et d’enregistrer des données chiffrées.

2 La comptabilité se compose d’une comptabilité générale et d’une comptabilité budgétaire. Ces comptabilités sont tenues par année civile, en euros.

3 Les données de la comptabilité générale et budgétaire sont arrêtées à la clôture de l’exercice budgétaire en vue de l’établissement des comptes visés au chapitre 1.

4 Les paragraphes 2 et 3 ne font pas obstacle à la tenue, par l’ordonnateur, d’une comptabilité analytique.

Les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable harmonisé à appliquer par Eurojust sont arrêtés par le comptable de la Commission, conformément à l’article 133 du règlement financier général.

La comptabilité générale retrace de façon chronologique, suivant la méthode en partie double, les événements et opérations qui affectent la situation économique, financière et patrimoniale d’Eurojust.

1 Les différents mouvements par compte ainsi que leurs soldes sont inscrits dans les livres comptables.

2 Toute écriture comptable, y compris les corrections comptables, s’appuie sur des pièces justificatives auxquelles elle fait référence.

3 Le système comptable doit permettre de retracer toutes les écritures comptables.

Après la clôture de l’exercice budgétaire et jusqu’à la date de la reddition des comptes définitifs, le comptable d’Eurojust procède aux corrections qui, sans entraîner un décaissement ou un encaissement à la charge de cet exercice, sont nécessaires à une présentation régulière, fidèle et sincère des comptes.

1 La comptabilité budgétaire permet de suivre, de manière détaillée, l’exécution du budget.

2 Aux fins du paragraphe 1, la comptabilité budgétaire enregistre tous les actes d’exécution budgétaire en recettes et en dépenses prévus au titre IV du présent règlement.

1 Eurojust tient en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par le comptable de la Commission, des inventaires de toutes les immobilisations corporelles, incorporelles et financières constituant le patrimoine d’Eurojust. Eurojust vérifie la concordance entre les écritures d’inventaire et la réalité.

2 Les ventes de biens meubles font l’objet d’une publicité appropriée.

La Cour des comptes assure le contrôle des comptes d’Eurojust conformément à l’article 248 du traité CE.

1 Eurojust communique à la Cour des comptes le budget définitivement arrêté. Il informe la Cour des comptes, dans les meilleurs délais, de toutes ses décisions et de tous les actes pris en exécution des articles 10, 14, 19 et 23.

2 Eurojust transmet à la Cour des comptes la réglementation financière qu’il a arrêtée.

3 La désignation des ordonnateurs, des comptables et des régisseurs d’avances, ainsi que les délégations faites en vertu de l’article 34, de l’article 43, paragraphes 1 et 4, et de l’article 44 sont notifiées à la Cour des comptes.

Le contrôle effectué par la Cour des comptes est régi par les articles 139 à 144 du règlement financier général. Le contrôle doit être effectué de manière à protéger les données sensibles afférentes aux affaires.

1 Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, donne, avant le 30 avril de l’année N + 2, décharge au directeur administratif sur l’exécution du budget de l’exercice N. Le directeur informe le collège des observations du Parlement européen contenues dans la résolution accompagnant la décision de décharge.

2 Si la date prévue au paragraphe 1 ne peut être respectée, le Parlement européen ou le Conseil informe le directeur administratif des motifs pour lesquels la décision a dû être différée.

3 Au cas où le Parlement européen ajourne la décision octroyant la décharge, le directeur administratif, en coopération avec le collège, s’efforce de prendre, dans les meilleurs délais, les mesures de nature à permettre et à faciliter la levée des obstacles à cette décision.

1 La décision de décharge porte sur les comptes de la totalité des recettes et des dépenses d’Eurojust ainsi que sur le solde qui en découle et sur l’actif et le passif d’Eurojust décrits dans le bilan financier.

2 En vue d’octroyer la décharge, le Parlement européen examine, à la suite du Conseil, les comptes, les états et le bilan financiers d’Eurojust. Il examine également le rapport annuel de la Cour des comptes accompagné des réponses du directeur administratif d’Eurojust ainsi que ses rapports spéciaux pertinents, au regard de l’exercice budgétaire concerné, et sa déclaration d’assurance concernant la fiabilité des comptes et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.

3 Le directeur administratif soumet au Parlement européen, à la demande de ce dernier, de la même manière que prévu à l’article 146, paragraphe 3, du règlement financier général, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l’exercice en cause.

1 Le directeur administratif met tout en œuvre pour donner suite aux observations accompagnant la décision de décharge du Parlement européen ainsi qu’aux commentaires accompagnant la recommandation de décharge adoptée par le Conseil, en tenant compte des tâches d’Eurojust.

2 À la demande du Parlement européen ou du Conseil, le directeur administratif fait rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations et commentaires. Il en transmet la copie à la Commission et à la Cour des comptes.

Pour les questions budgétaires relevant de leurs compétences respectives, le Parlement européen, le Conseil et la Commission sont habilités à obtenir la communication de toutes informations et justifications nécessaires.

Le collège, sur proposition du directeur administratif, arrête, en tant que de besoin et avec l’accord préalable de la Commission, les modalités d’exécution du règlement financier d’Eurojust.

La présente décision entre en vigueur le jour suivant l’adoption par le collège et sera publiée au Journal officiel de l’Union européenne. Elle remplace la décision portant sur le règlement financier d’Eurojust adoptée le 20 avril 2006.