Beschluss über einen Kodex für Gute Verwaltungspraxis

In ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit beachten die Bediensteten des Cedefop die Grundsätze, die in diesem Beschluss niedergelegt sind, der den Kodex für gute Verwaltungspraxis (nachstehend als „der Kodex“ bezeichnet) darstellt.

1 Der Kodex gilt für alle Beamten und sonstigen Bediensteten, auf die das Statut der Beamten und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten Anwendung finden, in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit. Im Folgenden bezieht sich der Begriff „Beamte“ sowohl auf die Beamten als auch auf die sonstigen Bediensteten.

2 Das Cedefop ergreift die notwendigen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Vorschriften dieses Kodex auch auf andere Personen Anwendung finden, die für das Zentrum tätig sind, z. B. auf Personen, die im Rahmen von privatrechtlichen Verträgen beschäftigt werden, oder von den nationalen öffentlichen Diensten abgestellte Sachverständige und Praktikanten.

3 Der Begriff „Öffentlichkeit“ bezieht sich auf natürliche und juristische Personen, unabhängig davon, ob sie ihren Wohnsitz bzw. ihren eingetragenen Sitz in einem Mitgliedstaat haben oder nicht.

1 Der vorliegende Kodex enthält die allgemeinen Grundsätze guter Verwaltungspraxis, die auf die Gesamtheit der Beziehungen der Beamten zur Öffentlichkeit Anwendung finden, sofern sie nicht spezifischen Vorschriften unterliegen.

2 Die im vorliegenden Kodex dargelegten Grundsätze gelten nicht für die Beziehungen zwischen dem Organ und dessen Beamten. Diese Beziehungen unterliegen den Vorschriften des Statuts der Beamten und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften.

Der Beamte handelt nach dem Grundsatz der Rechtmäßigkeit und wendet die in den Rechtsvorschriften der Gemeinschaft niedergelegten Regeln und Verfahren an. Der Beamte achtet insbesondere darauf, dass Beschlüsse, die die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen berühren, eine rechtliche Grundlage haben und ihr Inhalt mit den geltenden Rechtsvorschriften übereinstimmt.

1 Bei der Behandlung von Ersuchen der Öffentlichkeit und bei der Beschlussfassung gewährleistet der Beamte, dass der Grundsatz der Gleichbehandlung beachtet wird. Einzelpersonen, die sich in der gleichen Situation befinden, werden auf vergleichbare Weise behandelt.

2 Wird bei der Behandlung ein Unterschied gemacht, stellt der Beamte sicher, dass diese unterschiedliche Behandlung durch die objektiven wesentlichen Eigenschaften des betreffenden Falles gerechtfertigt ist.

3 Der Beamte enthält sich insbesondere jeder ungerechtfertigten unterschiedlichen Behandlung von Einzelpersonen aus Gründen der Nationalität, des Geschlechts, der Rasse oder der ethnischen Herkunft, der Religion oder des Glaubens, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Ausrichtung.

1 Bei der Beschlussfassung stellt der Beamte sicher, dass die getroffenen Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zum angestrebten Ziel stehen. Der Beamte vermeidet es insbesondere, die Rechte der Bürger einzuschränken oder ihnen Belastungen aufzuerlegen, wenn diese Einschränkungen oder Belastungen nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Zweck der durchgeführten Maßnahmen stehen.

2 Bei der Beschlussfassung achtet der Beamte auf einen angemessenen Ausgleich zwischen den Belangen von Privatpersonen und dem allgemeinen öffentlichen Interesse.

Befugnisse dürfen ausschließlich zur Erreichung der Ziele ausgeübt werden, für die sie in den einschlägigen Vorschriften übertragen worden sind. Der Beamte sieht insbesondere davon ab, von den Befugnissen für Zwecke Gebrauch zu machen, für die keine rechtliche Grundlage besteht bzw. die nicht mit einem öffentlichen Interesse begründet werden können.

1 Der Beamte handelt unparteiisch und unabhängig. Der Beamte enthält sich jeder willkürlichen Handlung, die sich nachteilig auf Einzelpersonen auswirkt, sowie jeder Form der Vorzugsbehandlung, mit welchen Gründen auch immer sie motiviert sein mag.

2 Der Beamte darf sich nicht von äußeren Einflüssen welcher Art auch immer einschließlich von politischen Einflüssen oder persönlichen Interessen leiten lassen.

3 Der Beamte sieht davon ab, sich an einer Beschlussfassung in einer Angelegenheit zu beteiligen, die seine eigenen Interessen oder diejenigen seiner Familie, Verwandten, Freunde und Bekannten betrifft.

Bei der Beschlussfassung berücksichtigt der Beamte alle wesentlichen Faktoren und misst jedem von ihnen das ihm gebührende Gewicht bei; alle nicht zur Sache gehörenden Umstände finden keine Berücksichtigung.

1 Der Beamte handelt in seiner eigenen Verwaltungspraxis und im Verhältnis zur Verwaltungstätigkeit des Cedefop folgerichtig. Der Beamte hält sich an die regulären Verwaltungspraktiken des Cedefop, sofern nicht berechtigte Gründe dafür vorliegen, in einem Einzelfall von diesen Praktiken abzuweichen.

2 Der Beamte beachtet die berechtigten und billigen Erwartungen, die die Öffentlichkeit in Anbetracht des Handelns des Cedefop in der Vergangenheit hegt.

Der Beamte soll fair und vernünftig handeln.

1 Der Beamte legt in seinen Beziehungen zur Öffentlichkeit ein dienstleistungsorientiertes, korrektes, höfliches und zugängliches Verhalten an den Tag. Bei der Beantwortung von Schriftverkehr, Telefongesprächen und E-Mails bemüht sich der Beamte, so hilfsbereit wie möglich zu sein und an ihn gerichtete Fragen im Einklang mit seinen beruflichen Verpflichtungen als Mitglied des Personals zu beantworten.

2 Ist der Beamte nicht für die betreffende Angelegenheit verantwortlich, verweist er den Bürger an den zuständigen Beamten.

3 Tritt ein Fehler auf, der die Rechte oder Interessen einer Einzelperson beeinträchtigt, entschuldigt sich der Beamte dafür.

Der Beamte stellt sicher, dass jeder Bürger der Union bzw. jede Einzelperson, die sich in einer der Vertragssprachen schriftlich an das Organ wendet, eine Antwort in der gleichen Sprache erhält.

1 Für jedes an das Zentrum gerichtete Schreiben bzw. jede ihm übermittelte Beschwerde wird innerhalb einer Frist von 15 Werktagen eine Empfangsbestätigung ausgestellt, es sei denn, dass innerhalb dieser Frist eine inhaltlich fundierte Antwort übermittelt werden kann.

2 In der Antwort bzw. der Empfangsbestätigung werden der Name und die Telefonnummer des Beamten angegeben, der mit der Angelegenheit befasst ist, sowie seine bzw. ihre Dienststelle.

3 Keine Empfangsbestätigung und keine Antwort muss in Fällen übermittelt werden, in denen Schreiben bzw. Beschwerden aufgrund ihrer übermäßigen Zahl, wegen ständiger Wiederholung oder ihres sinnlosen Charakters den Tatbestand des Missbrauchs erfüllen.

1 Wird ein Schreiben oder eine Beschwerde an das Zentrum an eine Abteilung oder ein Referat gerichtet oder übermittelt, die nicht zur Behandlung des Schreibens bzw. der Beschwerde befugt ist, tragen seine Dienststellen dafür Sorge, dass die Akte unverzüglich an die zuständige Dienstelle des Cedefop weitergeleitet wird.

2 Die Dienststelle, bei der das Schreiben bzw. die Beschwerde ursprünglich eingegangen ist, setzt den Verfasser von dieser Weiterleitung in Kenntnis und gibt den Namen und die Telefonnummer des Beamten an, an den die Akte weitergeleitet worden ist.

1 In Fällen, in denen die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen berührt werden, stellt der Beamte sicher, dass die Verteidigungsrechte auf jeder Stufe des Beschlussfassungsverfahrens respektiert werden.

2 Jede Einzelperson hat in Fällen, in denen ein Beschluss gefasst werden muss, der ihre Rechte oder Interessen berührt, das Recht, schriftliche Bemerkungen zu unterbreiten und erforderlichenfalls mündliche Anmerkungen vorzutragen, ehe der Beschluss gefasst wird.

1 Der Beamte stellt sicher, dass über jedes Ersuchen bzw. jede Beschwerde an das Cedefop innerhalb einer angemessenen Frist, unverzüglich und auf keinen Fall später als zwei Monate nach dem Datum des Eingangs entschieden wird. Die gleiche Regelung gilt für die Beantwortung von Schreiben von Einzelpersonen.

2 Kann über eine an das Zentrum gerichtete Forderung oder Beschwerde wegen des komplexen Charakters der aufgeworfenen Fragen nicht innerhalb der vorstehend genannten Frist entschieden werden, unterrichtet der Beamte den Verfasser so rasch wie möglich. In diesem Falle sollte eine abschließende Entscheidung dem Verfasser in der kürzestmöglichen Zeit mitgeteilt werden.

1 Für jede Entscheidung des Zentrums, die sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, sind die Gründe zu nennen, auf die sie sich stützt; dazu sind die relevanten Tatsachen und die Rechtsgrundlage der Entscheidung eindeutig anzugeben.

2 Der Beamte sieht von Entscheidungen ab, die sich auf unzureichende, vage Gründe stützen und die keine individuelle Argumentation enthalten.

3 Ist es wegen der großen Anzahl von Personen, die von ähnlichen Entscheidungen betroffen sind, nicht möglich, die Gründe für die Entscheidung im Detail mitzuteilen, und werden deshalb Standardantworten erteilt, stellt der Beamte sicher, dass er anschließend dem Bürger, der ausdrücklich darum bittet, eine individuelle Argumentation liefert.

1 Eine Entscheidung des Cedefop, die sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, enthält eine Angabe der Möglichkeiten, Berufung gegen die Entscheidung einzulegen. Angegeben werden insbesondere die Art der Rechtsmittel, die Institutionen, vor denen sie in Anspruch genommen werden können, sowie die Fristen für ihre Inanspruchnahme.

2 In den Entscheidungen ist insbesondere auf die Möglichkeit hinzuweisen, Gerichtsverfahren einzuleiten und Beschwerden an den Bürgerbeauftragten zu richten, gemäß den in den Artikeln 263 und 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union festgelegten Bedingungen.

1 Der Beamte stellt sicher, dass Entscheidungen, die die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen beeinträchtigen, der betreffenden Person bzw. den betreffenden Personen schriftlich mitgeteilt werden, sobald die Entscheidung gefasst worden ist.

2 Der Beamte sieht so lange davon ab, die Entscheidung anderen Adressaten mitzuteilen, bis die Personen bzw. die betreffenden Personen unterrichtet worden sind.

1 Der Beamte, der mit personenbezogenen Daten umgeht, die einen Bürger betreffen, achtet die in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr niedergelegten Grundsätze.

2 Der Beamte sieht insbesondere davon ab, personenbezogene Daten für unrechtmäßige Zwecke zu verarbeiten bzw. solche Daten an unbefugte Personen weiterzuleiten.

1 Der Beamte stellt, sofern er für die betreffende Angelegenheit verantwortlich ist, Einzelpersonen die von ihnen angeforderten Informationen zur Verfügung. Der Beamte stellt sicher, dass die übermittelte Information klar und verständlich ist.

2 Ist ein mündlich vorgetragenes Informationsbegehren zu kompliziert oder zu umfassend, legt der Beamte der betreffenden Person nahe, ihren Antrag schriftlich zu formulieren.

3 Kann ein Beamter die angeforderte Information wegen ihres vertraulichen Charakters nicht offen legen, teilt er der betreffenden Person gemäß Artikel 18 dieses Kodex die Gründe mit, warum er die Information nicht liefern kann.

4 Informationsbegehren zu Fragen, für die er nicht verantwortlich ist, leitet der Beamte an die zuständige Person weiter und gibt deren Namen und Telefonnummer an. Der Beamte leitet Informationsbegehren, die ein anderes Organ oder eine andere Institution der Gemeinschaft betreffen, an dieses Organ bzw. diese Institution weiter.

5 Gegebenenfalls verweist der Beamte — je nach Gegenstand des Begehrens — die Person, die um Informationen bittet, an die Dienststelle des Cedefop, die für die Information der Öffentlichkeit zuständig ist.

1 Im Fall von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten gewährt der Beamte Zugang zu diesen Dokumenten gemäß den allgemeinen Grundsätzen und Beschränkungen aufgrund der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates .

2 Kann der Beamte einem mündlichen Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht nachkommen, wird dem Bürger nahegelegt, seinen Antrag schriftlich zu formulieren.

Die Stabsabteilungen des Cedefop haben angemessene Verzeichnisse über ihren Posteingang und –ausgang, die von ihnen erhaltenen Dokumente und die von ihnen ergriffenen Maßnahmen zu führen.

1 Das Cedefop ergreift die erforderlichen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass dieser Kodex die weitestmögliche Verbreitung unter den Bürgern erfährt. Das Cedefop gewährleistet insbesondere die Verbreitung einer entsprechenden Broschüre, in der dieser Kodex vorgestellt wird und die den vollständigen Text des Kodex in einem Anhang enthält.

2 Das Cedefop übermittelt allen Bürgern, die dies wünschen, eine Ausfertigung dieses Kodex.

Gegen jedwedes Versäumnis eines Beamten, den in diesem Kodex dargelegten Grundsätzen nachzukommen, kann gemäß Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union und dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten gerichtet werden.

Dieser Beschluss tritt am 1. Juli 2011 in Kraft und ersetzt alle vorherigen Beschlüsse und den Kodex für gute Verwaltungspraxis in der 2005 veröffentlichten Fassung. Er wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.