Décision relative à un code de bonne conduite administrative

Dans leurs relations avec le public, le personnel du Cedefop respecte les principes énoncés dans la présente décision et qui constituent le code de bonne conduite administrative, ci-après dénommé «le code».

1 Le code s'applique à tous les fonctionnaires et autres agents soumis au statut et au régime applicable aux autres agents, dans leurs relations avec le public. Le terme fonctionnaire s'applique ci-après aux fonctionnaires et aux autres agents.

2 Le Cedefop prend les mesures nécessaires pour veiller à ce que les dispositions inscrites dans ce code s'appliquent également aux autres personnes travaillant pour lui, comme celles travaillant sous des contrats de droit privé, les experts détachés des fonctions publiques nationales et les stagiaires.

3 On entend par public les personnes physiques ou morales, ayant ou non leur résidence ou leur siège statutaire dans un État membre.

1 Le code contient les principes généraux de bonne conduite administrative qui s'appliquent à toutes les relations des fonctionnaires avec le public, à moins que celles-ci soient régies par des dispositions spécifiques.

2 Les principes énoncés dans ce code ne s'appliquent pas aux relations entre l'institution et ses fonctionnaires. Celles-ci sont régies par le statut et le régime applicable aux autres agents des Communautés européennes.

Le fonctionnaire agit conformément au droit et applique les règles et procédures inscrites dans la législation communautaire. Il veille notamment à ce que les décisions affectant les droits ou les intérêts des personnes aient une base juridique et à ce que leur contenu soit conforme au droit.

1 Dans le traitement des demandes émanant du public et dans la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que le principe d'égalité de traitement soit respecté. Les membres du public se trouvant dans la même situation sont traités de la même manière.

2 En cas d'inégalité de traitement, le fonctionnaire veille à ce qu'elle soit justifiée par les caractéristiques objectives pertinentes de l'affaire traitée.

3 Le fonctionnaire évite notamment toute discrimination injustifiée entre les membres du public qui serait fondée sur la nationalité, le sexe, les origines raciales ou ethniques, la religion ou les convictions, un handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle.

1 Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que les mesures prises soient proportionnelles à l'objectif poursuivi. Il évite notamment de restreindre les droits des citoyens ou de leur imposer des contraintes lorsque ces restrictions ou ces contraintes sont disproportionnées par rapport à l'objectif de l'action engagée.

2 Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire trouve un juste équilibre entre les intérêts des personnes privées et l'intérêt public général.

Les pouvoirs ne sont exercés que pour les buts pour lesquels ils ont été conférés par les dispositions pertinentes. Le fonctionnaire évite notamment d'user de ces pouvoirs à des fins qui n'ont pas de base juridique ou qui ne sont pas motivées par un intérêt public.

1 Le fonctionnaire est impartial et indépendant. Il s'abstient de toute action arbitraire qui lèse les membres du public ainsi que de tout traitement préférentiel pour quelque raison que ce soit.

2 Le fonctionnaire se soustrait à toute influence extérieure, de quelque nature qu’elle soit, y compris politique, et n’obéit à aucun intérêt personnel.

3 Le fonctionnaire s’abstient de participer à la prise de décision portant sur une affaire concernant ses propres intérêts, ceux de sa famille, de parents, d’amis et de connaissances.

Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire tient compte des facteurs pertinents et les pondère comme il se doit dans la décision, tout en excluant tout élément non pertinent.

1 Le fonctionnaire est cohérent dans sa conduite administrative ainsi qu'avec l'action administrative du Cedefop. Il se conforme aux pratiques administratives habituelles du Centre, à moins qu'il ne soit légitimement fondé de s'écarter de ces pratiques dans un cas spécifique.

2 Il répond aux attentes légitimes et raisonnables des membres du public à la lumière du comportement antérieur du Cedefop.

Le fonctionnaire agit de manière équitable et raisonnable.

1 Le fonctionnaire est consciencieux, correct, courtois et abordable dans ses relations avec le public. Dans ses réponses à la correspondance, aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques, le fonctionnaire s'efforce dans la mesure du possible d'être serviable et de répondre aux questions posées en respectant les obligations professionnelles qui lui incombent à titre de membre du personnel.

2 Si la question ne relève pas de sa compétence, le fonctionnaire oriente le citoyen vers le fonctionnaire compétent.

3 Il présente des excuses en cas d'erreur portant préjudice aux droits ou intérêts d'un membre du public.

Le fonctionnaire veille à ce que chaque citoyen de l'Union ou membre du public qui écrit à l'institution dans l'une des langues du traité reçoive une réponse dans la même langue.

1 Toute lettre ou requête adressée au Centre fait l'objet d'un accusé de réception dans un délai de 15 jours ouvrables, sauf si une réponse substantielle peut être envoyée endéans cette période.

2 La réponse ou l'accusé de réception indique le nom et le numéro de téléphone du fonctionnaire qui traite le dossier ainsi que le service auquel il appartient.

3 L'envoi d'un accusé de réception et d'une réponse n'est pas nécessaire lorsque les lettres ou les requêtes sont en nombre excessif ou lorsqu'elles revêtent un caractère répétitif ou inapproprié.

1 Si une lettre ou une requête destinée au Cedefop est adressée ou transmise à une unité ou un département non compétent pour en traiter, ses services veillent à ce que le dossier soit transmis sans délai vers le service compétent du Centre.

2 Le service qui reçoit initialement la lettre ou la requête informe l'auteur de cette transmission et indique le nom et le numéro de téléphone du fonctionnaire auquel le dossier a été confié.

1 Dans les cas où les droits ou les intérêts de citoyens sont en jeu, le fonctionnaire veille à ce que les droits de défense soient respectés à chaque étape de la procédure de prise de décision.

2 Dans les cas où une décision affectant ses droits ou ses intérêts doit être prise, tout membre du public a le droit de soumettre des observations écrites et, si nécessaire, de présenter des observations orales avant que la décision ne soit adoptée.

1 Le fonctionnaire veille à ce qu'une décision relative à chaque demande ou plainte adressée au Cedefop soit prise dans un délai raisonnable, sans retard, et en tout cas au plus tard deux mois après la date de réception. La même règle s'applique à la réponse aux lettres envoyées par des membres du public.

2 Si, en raison de la complexité des questions soulevées, le Centre ne peut pas statuer dans le délai susmentionné, le fonctionnaire en informe l'auteur le plus tôt possible. Dans ce cas, l'auteur doit se voir notifier une décision définitive dans le délai le plus bref possible.

1 Toute décision du Centre pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit indiquer les raisons sur lesquelles elle se fonde en précisant les faits pertinents et la base juridique de la décision.

2 Le fonctionnaire évite de prendre des décisions reposant sur des motifs imprécis, insuffisamment détaillés ou ne contenant pas de raisonnement individuel.

3 S'il est impossible, en raison du grand nombre de personnes concernées par des décisions similaires, de communiquer de manière détaillée les motifs de la décision et lorsque des réponses types sont donc apportées, le fonctionnaire assure qu'il apportera ultérieurement une réponse motivée individuelle au citoyen qui en fait expressément la demande.

1 Une décision du Cedefop pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit contenir une indication des voies de recours existant en vue d'attaquer cette décision. Elle doit notamment indiquer la nature des recours, les organes qui peuvent être saisis ainsi que les délais applicables à l'introduction des recours.

2 Les décisions doivent notamment se référer à la possibilité d'engager un recours juridictionnel et de transmettre des plaintes au médiateur dans les conditions spécifiées respectivement aux articles 263 et 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

1 Le fonctionnaire veille à ce que les décisions affectant les droits ou intérêts des citoyens soient notifiées par écrit à la personne ou aux personnes concernées, dès que la décision a été prise.

2 Le fonctionnaire s'abstient de communiquer la décision à d'autres sources aussi longtemps que la ou les personne(s) concernée(s) n'a/n'ont pas été informée(s).

1 Le fonctionnaire qui traite les données personnelles d'un citoyen respecte les principes définis dans le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données.

2 Le fonctionnaire évite notamment de traiter des données personnelles à des fins non légitimes ou de les transmettre à des tiers non autorisés.

1 Lorsqu'il est compétent pour l'affaire en cause, le fonctionnaire fournit des renseignements aux membres du public qui le demandent. Il veille à ce que les renseignements communiqués soient clairs et compréhensibles.

2 Au cas où une demande orale de renseignements serait trop compliquée ou trop longue à traiter, le fonctionnaire demande à la personne concernée de formuler sa demande par écrit.

3 Si, en raison de la confidentialité, un fonctionnaire ne peut pas divulguer les renseignements demandés, il ou elle indique, conformément à l'article 18 du présent code, à la personne concernée les raisons pour lesquelles il ne peut pas communiquer les renseignements.

4 Suite aux demandes de renseignements sur des questions pour lesquelles il n'est pas compétent, le fonctionnaire oriente le demandeur vers la personne compétente et indique le nom et le numéro de téléphone de celle-ci. Suite aux demandes de renseignements concernant une autre institution ou un autre organe communautaire, le fonctionnaire oriente le demandeur vers cette institution ou cet organe.

5 En fonction de l'objet de la demande, le fonctionnaire oriente la personne à la recherche de renseignements vers le service du Cedefop compétent pour la transmission d'informations au public.

1 En cas de demande d’accès aux documents, le fonctionnaire donne accès à ces documents conformément aux principes et limites généraux énoncés dans le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil .

2 Si le fonctionnaire ne peut donner suite à une demande orale d'accès à des documents, il demande au citoyen de formuler sa demande par écrit.

Les services du Cedefop tiennent un registre du courrier «entrée» et «sortie» des documents qu'ils reçoivent et des mesures qu'ils prennent.

1 Le Cedefop prend les mesures nécessaires afin que le code fasse l’objet de la plus large publicité possible parmi les citoyens. Il s’assure notamment de la diffusion d’une brochure pertinente contenant une présentation du code et le texte intégral de celui-ci en annexe.

2 Le Cedefop fournit un exemplaire du code à tous les citoyens qui le lui demandent.

Tout manquement d'un fonctionnaire à se conformer aux principes énoncés dans le présent code peut faire l'objet d'une plainte auprès du médiateur européen conformément à l'article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne et au statut du médiateur européen .

La présente décision entre en vigueur le 1er juillet 2011 et remplace les décisions antérieures ainsi que le code de bonne conduite administrative publié en 2005. Elle sera publiée dans le Journal officiel de l’Union européenne.