Règlement intérieur type pour les comités — Règlement intérieur du comité [nom du comité]

1 Le comité est convoqué par son président, soit à l’initiative de celui-ci, soit à la demande de la majorité simple des membres du comité.

2 Conformément à l’article 3, paragraphe 5, deuxième alinéa, du règlement (UE) no 182/2011, lorsque la procédure écrite est close sans résultat, le président convoque une réunion du comité dans un délai raisonnable.

3 Des réunions conjointes du comité avec d’autres comités peuvent être convoquées pour des questions relevant de leurs compétences respectives .

1 Le président établit l’ordre du jour et le soumet au comité.

2 L’ordre du jour distingue entre: a) les projets d’actes d’exécution dont l’adoption est envisagée par la Commission et pour lesquels un avis est demandé au comité selon la procédure [consultative/d’examen] prévue à l’article …, paragraphe …, de [acte de base] . b) les autres questions soumises à l’examen du comité pour information ou simple échange de vues, soit à l’initiative du président, soit sur demande écrite d’un membre du comité [soit conformément aux dispositions spécifiques de l’article …, paragraphe …, de (acte de base) …].

1 Aux fins de l’article 3, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (UE) no 182/2011, le président transmet aux membres du comité l’invitation, le projet d’ordre du jour et le projet d’acte d’exécution pour lequel un avis est demandé au comité suffisamment tôt avant la date de la réunion, compte tenu de l’urgence et de la complexité du dossier, et au plus tard quatorze jours civils avant cette date . Les autres documents utiles pour la réunion, notamment les documents accompagnant le projet d’acte d’exécution, sont transmis, dans la mesure du possible, dans le même délai. La transmission de tous les documents s’effectue conformément à l’article 12, paragraphe 2.

2 Dans des cas dûment justifiés, le président peut, de sa propre initiative ou à la demande d’un membre du comité, raccourcir le délai de transmission des documents indiqué au paragraphe 1. Sauf dans des cas d’extrême urgence , ce délai ne peut être inférieur à cinq jours civils.

1 Le comité émet son avis sur le projet d’acte d’exécution dans le délai fixé par le président conformément à l’article 3, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (UE) no 182/2011.

2 Lorsqu’il est procédé à un vote dans le cadre de la procédure consultative, celui-ci est émis à la majorité simple des membres qui composent le comité, conformément à l’article 4, paragraphe 1, du règlement (UE) no 182/2011. Lorsque l’avis du comité est demandé dans le cadre de la procédure d’examen, celui-ci est émis à la majorité qualifiée, conformément à l’article 5, paragraphe 1, du règlement (UE) no 182/2011.

3 Sauf objection d’un membre du comité, le président peut, sans procéder à un vote formel, établir que le comité a émis un avis favorable, par consensus, sur le projet d’acte d’exécution.

4 Le président, en concertation avec les membres du comité, peut, de sa propre initiative ou à la demande d’un membre du comité, renvoyer le vote à la fin de la réunion ou à une réunion ultérieure.

5 En application de l’article 3, paragraphe 4, deuxième alinéa, du règlement (UE) no 182/2011, le président s’efforce de trouver des solutions qui recueillent le soutien le plus large possible au sein du comité. Avant le vote, le président informe le comité de la manière dont les débats et les propositions de modifications ont été pris en compte, en particulier les propositions qui ont été largement soutenues au sein du comité.

1 Chaque État membre est considéré comme un membre du comité. Chaque membre du comité décide de la composition de sa délégation et en informe le président. Avec l’autorisation du président, les délégations peuvent se faire accompagner d’experts extérieurs.

2 Les informations suivantes sont communiquées au président dans un délai raisonnable, et au plus tard cinq jours civils avant toute réunion du comité: a) la composition de chaque délégation, sauf si celle-ci est déjà connue du président; b) les noms et fonctions des éventuels experts accompagnant les délégations et les raisons pour lesquelles leur présence est nécessaire. Si le président ne formule pas d’objection à la participation d’un expert avant la réunion du comité, l’autorisation visée au paragraphe 1 est considérée comme accordée.

3 Les frais de voyage par la Commission sont remboursés conformément aux règles applicables sous réserve des dotations budgétaires prévues à cet effet

4 La délégation d’un État membre peut assurer la représentation d’un seul autre État membre. L’État membre représenté en informe le président avant la réunion ou, au plus tard, avant le vote.

1 Le comité peut créer des groupes de travail pour l’examen de questions particulières. Les groupes de travail sont présidés par un représentant de la Commission.

2 Sous la responsabilité de leur président, les groupes font rapport au comité.

1 Les représentants de [préciser l’État ou l’organisme tiers concerné] sont invités à assister aux réunions du comité conformément aux dispositions de [préciser l’acte juridique, par exemple l’accord conclu par l’Union, la décision du conseil d’association ou tout autre acte de base qui prévoit la présence desdits observateurs].

2 Les représentants des pays en voie d’adhésion sont invités à assister aux réunions du comité à compter de la signature du traité d’adhésion.

3 Le président peut décider l’audition de représentants d’autres tierces parties ou d’autres experts sur des points particuliers à son initiative ou à la demande d’un membre du comité. Les membres peuvent toutefois, à la majorité simple, s’opposer à ce qu’ils participent à la réunion.

4 Les représentants de tierces parties et les experts visés aux paragraphes 1 à 3 n’assistent et ne participent pas aux votes du comité.

1 Conformément à l’article 3, paragraphe 5, du règlement (UE) no 182/2011, le président peut obtenir l’avis du comité au moyen d’une procédure écrite . En particulier, le président peut recourir à la procédure écrite pour obtenir l’avis du comité lorsque le projet d’acte d’exécution a déjà été examiné pendant une réunion du comité.

2 Le président informe sans délai les membres du comité du résultat de la procédure écrite, au plus tard dans les quatorze jours civils suivant l’expiration du délai fixé.

Le secrétariat du comité et, le cas échéant, des groupes de travail créés selon l’article 6, paragraphe 1, est assuré par les services de la Commission.

1 Aux fins de l’article 3, paragraphe 6, du règlement (UE) no 182/2011, un procès-verbal est établi pour chaque réunion sous la responsabilité du président. Les membres du comité ont le droit de demander que leur position figure au procès-verbal. Le président envoie le procès-verbal aux membres du comité sans tarder, et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réunion. Les membres du comité informent le président, par écrit, de leurs observations éventuelles concernant le projet de procès-verbal. En cas de désaccord, la question fait l’objet d’une discussion au sein du comité. Si le désaccord subsiste, les observations concernées sont annexées au procès-verbal définitif.

2 Aux fins de l’article 10 du règlement (UE) no 182/2011, le président est responsable de la rédaction d’un compte rendu sommaire décrivant chacun des points de l’ordre du jour et le résultat du vote relatif à tout projet d’acte d’exécution soumis au comité. Ce compte rendu sommaire ne fait pas mention de la position individuelle des États membres au cours des délibérations du comité.

1 À chaque réunion, le président établit une liste de présence précisant les autorités ou organismes dont relèvent les personnes désignées par les États membres pour les représenter.

2 Au début de chaque réunion, les membres désignés par les États membres, les experts autorisés par le président à participer à la réunion conformément à l’article 5, paragraphe 1, et à l’article 7, paragraphe 3, ainsi que les représentants de tierces parties invités à assister à la réunion en vertu de l’article 7, informent le président de l’existence de tout conflit d’intérêts pour un point déterminé de l’ordre du jour. Dans l’éventualité d’un tel conflit d’intérêts, la personne en question s’abstient de participer aux points de l’ordre du jour concernés, à la demande du président.

1 La correspondance concernant le comité est adressée à la Commission, à l’attention du président du comité.

2 La correspondance destinée aux membres du comité est adressée aux représentations permanentes des États membres, de préférence par voie électronique. Lorsqu’une représentation permanente a indiqué à la Commission une adresse électronique particulière permettant de centraliser toute correspondance concernant les travaux des comités, la correspondance est transmise à cette adresse. La correspondance peut également être adressée directement aux personnes désignées par les États membres pour les représenter au comité.

1 Les demandes d’accès aux documents du comité sont traitées conformément au règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil . Conformément à son règlement intérieur, tel que modifié par la décision 2001/937/CE, CECA, Euratom , il revient à la Commission de statuer sur les demandes visant l’accès à ces documents. Lorsque la demande est adressée à un État membre, celui-ci applique l’article 5 dudit règlement.

2 Les délibérations du comité revêtent un caractère confidentiel.

3 Les documents transmis aux membres du comité, aux experts et aux représentants de tierces parties revêtent un caractère confidentiel , sauf si l’accès à ces documents est accordé conformément au paragraphe 1, ou s’ils sont publiés par la Commission par ailleurs.

4 Les membres du comité ainsi que les experts et les représentants de tierces parties sont tenus de respecter les obligations de confidentialité établies au présent article. Le président veille à ce que les experts et les représentants de tierces parties aient connaissance des exigences qu’ils sont tenus de respecter en matière de confidentialité.

Le comité et ses groupes de travail assurent le traitement des données à caractère personnel conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil . Le président fait fonction de responsable du traitement de ces données, au sens de l’article 2, point d), dudit règlement.